OG/328/2011 Katowice dnia r TREŚĆ ZAPYTAŃ WRAZ Z WYJAŚNIENIAMI ORAZ MODYFIKACJA TREŚCI REGULAMINU KONKURSU OFERT

Transkrypt

1 OG/328/2011 Katowice dnia r TREŚĆ ZAPYTAŃ WRAZ Z WYJAŚNIENIAMI ORAZ MODYFIKACJA TREŚCI REGULAMINU KONKURSU OFERT Dotyczy: postępowania konkursowego prowadzonego na podstawie Wewnętrznego Regulaminu Przetargowego Zamawiającego na: Dostawę i wdroŝenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów zgodnie z Wymaganiami Szczególnymi załącznikiem nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert. Kod CPV: Nr postępowania: OG/46/ 2011 Działając na podstawie Rozdziału VI pkt. 4 i pkt. 5 Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający informuje, iŝ otrzymał zapytania dotyczące treści Regulaminu Konkursu Ofert, na które udziela następujących wyjaśnień i dokonuje modyfikacji: Zapytanie 1: W ogłoszeniu o wszczęciu postępowania oraz regulaminie konkursu ofert par. III. Termin realizacji zamówienia jest zapisane: Zamawiający oczekuje, aby dostawa wraz z wdroŝeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw została zakończona w terminie do 30 dni od daty podpisania umowy, natomiast w załączniku nr 1 (formularz ofertowy) zapisane jest: Termin realizacji zamówienia do 60 dni od daty podpisania umowy. W związku z tym prosimy o odpowiedź na poniŝsze pytanie: Jaki jest oczekiwany termin realizacji zamówienia 30 czy 60 dni? Wyjaśnienie 1: Oczekiwany termin realizacji zamówienia wynosi 30 dni. Zapytanie 2: W regulaminie konkursu ofert par. IV Warunki i kryteria punkt 1.2 jest zapisane: wykonali minimum dwie prace/usługi polegające na dostawie i wdroŝeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw, przeznaczonego dla co najmniej 200 stanowisk kaŝdy. Z jakiego powodu wymagacie Państwo wykazanie doświadczenia przy wdroŝeniu minimum 2 prac/usług systemu dla co najmniej 200 stanowisk kaŝde skoro w niniejszym postępowaniu dostarczony system ma być dla 40 stanowisk? Wyjaśnienie 2: Kwestia wymagań pozostaje wewnętrzną sprawą Górnośląskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów S.A. i związana jest z dalszymi planami rozwoju Spółki. Jej rozproszona struktura organizacyjna oraz dąŝenie do zapewnienia jak najlepszej wydajności i funkcjonalności oprogramowania (na które wpływ ma doświadczenie Wykonawcy we wdraŝaniu systemu w duŝych podmiotach) ma wpływ na określenie w/w kryterium. Zapytanie 3: W regulaminie konkursu ofert par. V Wykaz doświadczeń i dokumentów punkt 9. jest zapisane: Jednocześnie wraz z wymaganymi dokumentami w pierwszym etapie konkursu ofert, Wykonawcy zobowiązani są do dostarczenia na nośniku elektronicznym wizualizacji systemu do elektronicznego obiegu dokumentów i spraw. Co rozumiecie Państwo przez wizualizację systemu do elektronicznego obiegu dokumentów? 1

2 Wyjaśnienie 3: Przez wizualizację systemu Zamawiający rozumie wersję demonstracyjną systemu. Sposób i schemat wizualizacji wg uznania Wykonawcy, powinien on jednak obrazować działanie systemu podczas jego praktycznego stosowania. Zapytanie 4: W regulaminie konkursu ofert par. V Wykaz doświadczeń i dokumentów punkt 9. jest zapisane: Jednocześnie wraz z wymaganymi dokumentami w pierwszym etapie konkursu ofert, Wykonawcy zobowiązani są do dostarczenia na nośniku elektronicznym wizualizacji systemu do elektronicznego obiegu dokumentów i spraw. W jakim celu potrzebujecie Państwo tej wizualizacji? Wyjaśnienie 4: Wizualizacja niezbędna jest w celu zapoznania Zamawiającego z oferowanym przez Wykonawcę systemem. Zapytanie 5: W regulaminie konkursu ofert w załączniku nr 4 jest zapisane: Dostawa i wdroŝenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw przeznaczonych dla 40 stanowisk. Czy mamy rozumieć, Ŝe z systemu będzie korzystało 40 uŝytkowników nazwanych a tym samym Wykonawca ma udzielić licencji dla 40 uŝytkowników nazwanych? Wyjaśnienie 5: Tak. Zapytanie 6: W regulaminie konkursu ofert w załączniku nr 4 jest zapisane: Dostawa i wdroŝenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw przeznaczonych dla 40 stanowisk. Czy oznacza to, Ŝe w systemie będzie załoŝonych tylko 40 nazwanych uŝytkowników, którzy jednocześnie będą korzystali z tego systemu? JeŜeli jednak będzie załoŝonych więcej niŝ 40 uŝytkowników nazwanych to prosimy o podanie właściwej ilości uŝytkowników nazwanych, którzy będą korzystać z systemu. Wyjaśnienie 6: Tak, w systemie będzie załoŝonych 40 nazwanych uŝytkowników, którzy jednocześnie będą korzystali z systemu. Zapytanie 7: W regulaminie konkursu ofert w załączniku nr 4 par. I punkt 4 jest zapisane: Przyjazd serwisanta do siedziby Zamawiającego w czasie maksymalnie do 2 godzin od momentu zgłoszenia awarii. Czy zamiast przyjazdu dopuszczacie Państwo moŝliwość pracy zdalnej gdyŝ powyŝszy zapis uniemoŝliwia podmiotom spoza okręgu Katowic spełnienie tego warunku? Wyjaśnienie 7: Tak. Dopuszczamy pracę zdalną, z zastrzeŝeniem, iŝ dostęp obejmuje serwer z aplikacją i danymi zapisanymi przez tę aplikację. Zapytanie 8: W regulaminie konkursu ofert w załączniku nr 4 par. I punkt 4 jest zapisane: Czas usunięcia usterek maksymalnie do 24 godz. od zgłoszenia (dot. RównieŜ dni świątecznych). Czy mamy rozumieć, Ŝe system będzie wykorzystywany przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku? 2

3 Wyjaśnienie 8: Modyfikacja treści Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający informuje, Ŝe modyfikuje, zgodnie z postanowieniami Rozdz. VI p.5 Regulaminu Konkursu Ofert, treść Regulaminu Konkursu Ofert w następujący sposób: W Załączniku nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Rozdz. I p.4: wykreśla się treść: 4. Licencje na system elektronicznego obiegu dokumentów powinny obejmować: Instalację Systemu na serwerze oraz kompletną konfigurację programu na potrzeby jednostki z wprowadzeniem struktury organizacyjnej Firmy (układu stanowisk i komórek organizacyjnych), nadanie loginów, haseł uŝytkowników oraz wszelkich parametrów identyfikujących uŝytkowników Przeszkolenie pracowników w 3 grupach: - administratorzy oraz osoby wyznaczone przez Zamawiającego (tzw. Liderzy, którzy we własnym zakresie będą, w razie potrzeby, szkolić pozostałych pracowników) - kadra zarządzająca - pozostali wyznaczeni pracownicy (łącznie 50 godzin szkoleń). Salę szkoleń powyŝej 30 pracowników zapewni Dostawca. Przyjazd serwisanta do siedziby Zamawiającego w czasie maksymalnie do 2 godzin od momentu zgłoszenia awarii Czas usunięcia usterek maksymalnie do 24 godz. od zgłoszenia (dot. równieŝ dni świątecznych) Roczna gwarancja Serwis techniczny (pomoc techniczna, udzielanie konsultacji telefonicznych i pisemnych w zakresie uŝytkowania programu, informowanie i pomoc w instalacji nowych wersji programu, usuwanie nieprawidłowości w działaniu programu, dokonywanie w miarę moŝliwości, drobnych modyfikacji programu dla potrzeb Klienta). jednocześnie wpisując treść: Instalację Systemu na serwerze oraz kompletną konfigurację programu na potrzeby jednostki z wprowadzeniem struktury organizacyjnej Firmy (układu stanowisk i komórek organizacyjnych), nadanie loginów, haseł uŝytkowników oraz wszelkich parametrów identyfikujących uŝytkowników Przeszkolenie pracowników w 3 grupach: - administratorzy oraz osoby wyznaczone przez Zamawiającego (tzw. Liderzy, którzy we własnym zakresie będą, w razie potrzeby, szkolić pozostałych pracowników) - kadra zarządzająca - pozostali wyznaczeni pracownicy (łącznie 50 godzin szkoleń). Salę szkoleń powyŝej 30 pracowników zapewni Dostawca. Przyjazd serwisanta do siedziby Zamawiającego w czasie maksymalnie do 2 godzin od momentu zgłoszenia awarii Czas usunięcia usterek maksymalnie do 24 godz. od zgłoszenia Roczna gwarancja Serwis techniczny (pomoc techniczna, udzielanie konsultacji telefonicznych i pisemnych w zakresie uŝytkowania programu, informowanie i pomoc w instalacji nowych wersji programu, usuwanie nieprawidłowości w działaniu programu, dokonywanie w miarę moŝliwości, drobnych modyfikacji programu dla potrzeb Klienta). Zapytanie 9: Prosimy o doprecyzowanie kryteriów na podstawie których komisja przyzna punkty. Np. za kaŝde kolejne udokumentowane wdroŝenie powyŝej 2 moŝna otrzymać 1 punkt. Wyjaśnienie 9: Zamawiający doprecyzowuje sposób przyznawania punktów, dopisując treść: 3

4 w Rozdz. XII p.4 ppkt. 4.2 ust. a) Liczba punktów zostanie przyznana zgodnie z poniŝszym zakresem punktacji: Prostota obsługi/ intuicyjna obsługa systemu tak 1-10 pkt nie 0 pkt System zawiera interaktywną pomoc uŝytkownika tak 1-5 pkt nie 0 pkt MoŜliwość szybkiego wprowadzania modyfikacji systemu z poziomu uprawnionych uŝytkowników w przypadku zmian organizacyjnych tak 5 pkt nie 0 pkt Wykorzystanie w systemie bazy danych nie wymagającej opłat licencyjnych tak 5 pkt nie 0 pkt w Rozdz. XII p.4 ppkt. 4.3 ust. a) Liczba punktów zostanie przyznana zgodnie z poniŝszym zakresem punktacji: 2 wdroŝenia 1 punkt 3 wdroŝenia 2 punkty 4 wdroŝenia 3 punkty 5 wdroŝeń 4 punkty 6 wdroŝeń i więcej 5 punktów Zapytanie 10: Jaki jest przewidywany termin wdroŝenia Systemu: 30 dni (informacja zawarta w Punkcie III Regulaminu Termin realizacji zamówienia) czy 60 dni (informacja zawarta w Podpunkcie b) Załącznika nr 1 do Regulaminu Konkursu Ofert)? Wyjaśnienie 10: Oczekiwany termin realizacji zamówienia wynosi 30 dni. Zapytanie11: W punkcie I.1 (Wymagania Szczególne) Załącznika nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający wymaga aby system posiadał Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz przepisami wewnętrznymi Zamawiającego. Prosimy o udostępnienie przepisów wewnętrznych Zamawiającego. Prosimy o udostępnienie przepisów wewnętrznych Zamawiającego, z którymi ma być zgodny oferowany system. Wyjaśnienie 11: Statut Zamawiającego znajduje się na stronie Zamawiającego w zakładce BIP / zakładka dokumenty pod adresem: Regulamin organizacyjny zostanie udostępniony Wykonawcy wybranemu do realizacji zamówienia. śądanie tego typu dokumentów na etapie składania ofert nie jest uzasadnione. Zapytanie 12: W punkcie II.4 (Wymagania Szczególne) Załącznika nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający wymaga aby System musi być w całości zrealizowany w technologii AJAX tj. wszystkie operacje wykonywane przez uŝytkownika muszą odbywać się bez konieczności odświeŝania strony. Czy jeśli oferowany system jest zrealizowany w technologii AJAX oraz w oparciu o technologię ramek pozwalających na odświeŝanie tylko tych fragmentów okna aplikacji, w których operacje uŝytkownika spowodowały zmiany to Zamawiający uzna to wymaganie za spełnione? Wyjaśnienie 12: Tak, ale w sytuacji gdy odświeŝanie okna aplikacji (ramki), nie będzie się łączyło z wywołaniem Ŝądania strony wyświetlającej ramkę. 4

5 Zapytanie 13: W punkcie II.5 (Wymagania Szczególne) Załącznika nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający wymaga aby System powinien posiadać tzw. Standardowy graficzny interfejs uŝytkownika (GUI) implementujący funkcjonalność tzw. Okien. Wymagane jest, aby poszczególne formatki systemu uruchamiane były w formie niezaleŝnych okien dających się przesuwać, wzajemnie zasłaniać, minimalizować i przywracać (analogicznie jak w systemie Windows) lub menadŝerze graficznym KDE lub Gnome system Linux. Czy poprzez standardowy graficzny interfejs uŝytkownika (GUI) implementujący funkcjonalność tzw. Okien. Zamawiający rozumie taki interfejs aplikacji jako interfejs w którym dostępne są okna wyskakujące tzw. Popup window, które wraz z głównym oknem aplikacji będzie pozwalał na dowolne manipulacje tymi oknami? Wyjaśnienie 13: Dopuszcza się interfejs aplikacji w którym dostępne są wyskakujące okna tzw. Popup window, pod warunkiem, Ŝe będą one stanowiły jedynie wyjątek dla niektórych operacji np. wydruki raportów, porównanie rysunków, wykresów, natomiast nie dopuszcza się wyskakujących okien dla otwierania formatek, kartotek, formularzy itp. Zapytanie 14: W punkcie III Obieg faktur kosztowych (Wymagania funkcjonalne) Załącznik nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający wymaga aby 4. System umoŝliwi integrację z systemem finansowo księgowym Zamawiającego poprzez moŝliwość eksportu do niego pliku wymiany pozwalającego na automatyczne wprowadzenie wcześniej zapisanych dekretów zgodnie z ustalonym schematem. W związku z wymaganiem Zamawiającego prosimy o udostępnienie schematu pliku wymiany. Wyjaśnienie 14: Struktura plików wymiany dostarczona będzie Wykonawcy po podpisaniu umowy. Zapytanie 15: W punkcie III Wydruki kancelaryjne (Wymagania funkcjonalne) Załącznika nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający wymaga aby Producent systemu powinien posiadać umowę z Pocztą Polską, która zezwala na uŝycie przygotowanego przez system szablonu we wszystkich placówkach na terenie Polski, lub w inny sposób zapewnić przyjęcie wydrukowanej z systemu ksiąŝki przez placówki, z których korzystać będzie Zamawiający. Prosimy o określenie listy placówek z których korzysta Zamawiający. Wyjaśnienie 15: Zamawiający posiada umowę z Pocztą Polską S.A. z siedzibą w Warszawie ul. Rakowiecka 26, Warszawa w ramach której działa Przedstawicielstwo Handlowe w Katowicach przy pl. Oddz. MłodzieŜy Powstańczej 7, Katowice. Zapytanie 16: W punkcie X Wymagania dotyczące współpracy z BIP (Wymagania funkcjonalne) Załącznika nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający wymaga aby System musi posiadać funkcję umoŝliwiającą publikację informacji zawartych na stronach BIP poprzez mechanizm WebServices lub inny gwarantujący podobną funkcjonalność. Czy poprzez publikację na stronach BIP Zamawiający rozumie publikację i aktualizację stanu spraw? Wyjaśnienie 16: Tak. Zapytanie 17: W załączniku nr 1 do Regulaminu Konkursu Ofert znajduje się zapis: Będziemy związani ofertą w czasie wskazanym w Regulaminie Konkursu Ofert, a w razie wygrania postępowania zobowiązujemy się podpisać umowę na realizację zamówienia w terminie zaproponowanym przez zamawiającego o treści zgodnej z załączonym, parafowanym wzorem umowy. Prosimy o wyjaśnienie czy załączony parafowany wzór umowy dopiero powstanie w dalszym etapie czy teŝ jest juŝ gdzieś udostępniony. 5

6 Wyjaśnienie 17: Modyfikacja treści Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający informuje, Ŝe modyfikuje, zgodnie z postanowieniami Rozdz. VI p.5 Regulaminu Konkursu Ofert, treść Regulaminu Konkursu Ofert w następujący sposób: W Załączniku nr 1 do Regulaminu Konkursu Ofert Formularz ofertowy pkt. 2: wykreśla się treść: 2. Będziemy związani ofertą w czasie wskazanym w Regulaminie Konkursu Ofert, a w razie wygrania postępowania zobowiązujemy się podpisać umowę na realizację zamówienia w terminie zaproponowanym przez zamawiającego o treści zgodnej z załączonym, parafowanym wzorem umowy. jednocześnie wpisując treść: 2. Będziemy związani ofertą w czasie wskazanym w Regulaminie Konkursu Ofert, a w razie wygrania postępowania zobowiązujemy się podpisać umowę na realizację zamówienia w terminie zaproponowanym przez zamawiającego. Jednocześnie informujemy, iŝ treść projektu umowy, zaproponowana przez Wykonawcę wybranego do realizacji zamówienia, będzie weryfikowana i podpisana po zatwierdzeniu przez Zamawiającego. Zapytanie 18: W załączniku nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert, punkt I Wymagania niefunkcjonalne, podpunkt 1. System obiegu dokumentów zwany dalej Systemem ma zapewnić: ( ) Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz przepisami wewnętrznymi Zamawiającego. Czy przepisy wewnętrzne Zamawiającego są gdzieś sprecyzowane i czy moŝna je udostępnić na potrzeby weryfikacji funkcjonalnej oferowanego rozwiązania pod kątem przygotowania oferty. Wyjaśnienie 18: Statut Zamawiającego znajduje się na stronie Zamawiającego w zakładce BIP / zakładka dokumenty pod adresem: Regulamin organizacyjny zostanie udostępniony Wykonawcy wybranemu do realizacji zamówienia. śądanie tego typu dokumentów na etapie składania ofert nie jest uzasadnione. Zapytanie 19: W załączniku nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert, punkt I Wymagania niefunkcjonalne, podpunkt 4. Licencje na system elektronicznego obiegu dokumentów powinny obejmować: ( ) Przyjazd serwisanta do siedziby Zamawiającego w czasie maksymalnie do 2 godzin od momentu zgłoszenia awarii. Czy dopuszczacie Państwo zdalne interwencje serwisowe (za pośrednictwem VPNa) dysponując jednocześnie infrastrukturą do świadczenia tego typu wsparcia? Wyjaśnienie 19: Tak. Dopuszczamy pracę zdalną, z zastrzeŝeniem, iŝ dostęp obejmuje serwer z aplikacją i danymi zapisanymi przez tę aplikację. W załączeniu 1. Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do Regulaminu Konkursu Ofert 2. Wymagania Szczególne stanowiące Załącznik nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Modyfikacje treści Regulaminu Konkursu Ofert są wiąŝące dla wszystkich Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia i winny być złoŝone wraz z ofertą. Kopia: OG a/a 6

7 Załącznik nr 1 do Regulaminu Konkursu Ofert... (pieczęć firmowa wykonawcy) FORMULARZ OFERTOWY Dotyczy postępowania konkursowego prowadzonego wg Wewnętrznego Regulaminu Przetargowego Zamawiającego na: Dostawę i wdroŝenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw zgodnie z Wymaganiami Szczególnymi załącznikiem nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert WYKONAWCA:... (pełna nazwa firmy)... (adres firmy)... (telefon)... (fax)... NIP..., REGON... Spełniając warunki Regulaminu Konkursu Ofert, składamy ofertę wykonania przedmiotu zamówienia tj.: Dostawy i wdroŝenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw zgodnie z Wymaganiami Szczególnymi załącznikiem nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert : a) za cenę: Wartość netto :...zł, (słownie...) Wartość brutto:......zł, (słownie...) W tym: Cena sprzętu informatycznego (zgodnie z wykazem sprzętowym wyszczególnionym w Wymaganiach szczególnych załączniku nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert) netto:...zł/brutto:...zł, Cenę oprogramowania netto:...zł/brutto:...zł, Pozostałe koszty obsługa konsultanta w siedzibie Zamawiającego w ilości 50 godzin w pierwszym roku funkcjonowania Systemu: netto:...zł/brutto:...zł, przeszkolenie pracowników: netto:...zł/brutto:...zł, serwis techniczny: netto:...zł/brutto:...zł, inne: 7

8 netto:...zł/brutto:...zł, b) Termin realizacji zamówienia: do 60 dni od daty podpisania umowy c) Warunki płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury VAT przez Zamawiającego. d) Doświadczenie zawodowe:. Ilość wdroŝeń systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw Szczegółowy wykaz wdroŝeń stanowi załącznik A do formularza ofertowego. Ponadto oświadczamy, Ŝe: 1. Zapoznaliśmy się ze wszystkimi warunkami i szczegółowymi wymaganiami dotyczącymi powyŝszego postępowania określonymi w Regulaminie Konkursu Ofert i przyjmujemy je bez zastrzeŝeń. 2. Będziemy związani ofertą w czasie wskazanym w Regulaminie Konkursu Ofert, a w razie wygrania postępowania zobowiązujemy się podpisać umowę na realizację zamówienia w terminie zaproponowanym przez zamawiającego. 3. Wszystkie oświadczenia i informacje załączone do oferty są kompletne, dokładne i prawdziwe. Oferta zawiera... stron ponumerowanych w kolejności ułoŝenia, w tym... załączników. Wykaz załączników dołączamy do niniejszego Formularza ofertowego data podpis osoby/osób uprawnionej reprezentowania wykonawcy 8

9 Załącznik nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Wymagania Szczególne Dostawa i wdroŝenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw przeznaczonego dla 40 stanowisk. I. Wymagania niefunkcjonalne 1. System obiegu dokumentów zwany dalej Systemem ma zapewnić: Obsługę zamawiającego w zakresie obiegu dokumentów i spraw zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz przepisami wewnętrznymi Zamawiającego. 2. System musi cechować się wysoką wydajnością, prostotą obsługi, płynnością i szybkością działania. Stosowany w Systemie interfejs powinien mieć logiczny i intuicyjny charakter zbliŝony do interfejsów stosowanych w powszechnie uŝywanych programach biurowych. 3. Zamawiający wymaga dostarczenia produktu gotowego, tj. istniejącego i funkcjonującego na dzień składania ofert. 4. Licencje na system elektronicznego obiegu dokumentów powinny obejmować: Instalację Systemu na serwerze oraz kompletną konfigurację programu na potrzeby jednostki z wprowadzeniem struktury organizacyjnej Firmy (układu stanowisk i komórek organizacyjnych), nadanie loginów, haseł uŝytkowników oraz wszelkich parametrów identyfikujących uŝytkowników Przeszkolenie pracowników w 3 grupach: - administratorzy oraz osoby wyznaczone przez Zamawiającego (tzw. Liderzy, którzy we własnym zakresie będą, w razie potrzeby, szkolić pozostałych pracowników) - kadra zarządzająca - pozostali wyznaczeni pracownicy (łącznie 50 godzin szkoleń). Salę szkoleń powyŝej 30 pracowników zapewni Dostawca. Przyjazd serwisanta do siedziby Zamawiającego w czasie maksymalnie do 2 godzin od momentu zgłoszenia awarii Czas usunięcia usterek maksymalnie do 24 godz. od zgłoszenia Roczna gwarancja Serwis techniczny (pomoc techniczna, udzielanie konsultacji telefonicznych i pisemnych w zakresie uŝytkowania programu, informowanie i pomoc w instalacji nowych wersji programu, usuwanie nieprawidłowości w działaniu programu, dokonywanie w miarę moŝliwości, drobnych modyfikacji programu dla potrzeb Klienta). 5. Cena przedmiotu zamówienia winna uwzględniać koszty związane z zapewnieniem obsługi konsultanta w siedzibie Zamawiającego w ilości do 50 godzin w pierwszym roku funkcjonowania Systemu. II. Wymagania techniczne 1. System musi być zbudowany w architekturze klient serwer, co najmniej trójwarstwowej z wyróŝnieniem warstwy danych, aplikacji oraz prezentacji. Wymagany rodzaj klienta to tzw. cienki klient, czyli przeglądarka internetowa. 2. System (komponent klienta) musi umoŝliwiać pracę poprzez przeglądarkę internetową Internet Explorer w wersji 7 lub nowszej lub Firefox w wersji 2 lub nowszej. 9

10 3. System musi być w pełni interoperacyjny tj. zarówno komponenty serwera, jak i stacji roboczych muszą pozwalać się uruchomić na systemach Windows i Linux. 4. System musi być w całości zrealizowany w technologii AJAX tj. wszystkie operacje wykonywane przez uŝytkownika muszą odbywać się bez konieczności odświeŝania strony. Dopuszczalne jest przełączanie się pomiędzy modułami systemu poprzez przeładowanie strony. 5. System powinien posiadać tzw. standardowy graficzny interfejs uŝytkownika (GUI) implementujący funkcjonalność tzw. okien. Wymagane jest, aby poszczególne formatki systemu uruchamiane były w formie niezaleŝnych okien dających się przesuwać, wzajemnie zasłaniać, minimalizować i przywracać (analogicznie jak w systemie Windows) lub menadŝerze graficznym KDE lub Gnome systemu Linux. 6. Wszystkie elementy Systemu muszą posiadać interfejs w języku polskim. UŜytkownicy mogą ustawić i zmieniać język z poziomu aplikacji. 7. System musi posiadać obsługę mechanizmu przeciągnij i upuść (ang. Drag And Drop), umoŝliwiającą przenoszenie dokumentów, notatek, zdarzeń do wybranych folderów lub spraw utworzonych w Systemie. 8. System musi być zabezpieczony przed lukami bezpieczeństwa, szczególnie przed wstrzykiwaniem kodu SQL (SQL injection) oraz Cross Site Scripting. 9. System musi gromadzić pliki dokumentów w odrębnym repozytorium plikowym. W bazie danych mogą znajdować się jedynie metadane opisujące pliki, dokumenty, sprawy, zdarzenia itp. System musi pozwalać na rozdzielenie repozytorium plikowego oraz bazy danych na odrębne serwery. 10. System musi wykorzystywać bazę danych o otwartym kodzie źródłowym obsługującą triggery, ograniczenia (constraint), języki proceduralne oraz zgodność ze standardem SQL. III. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa 1. System powinien spełniać podstawowe warunki bezpieczeństwa poprzez: Szyfrowanie całej komunikacji przeglądarki z serwerem za pomocą protokołu SSL Jednoznaczną identyfikację uŝytkownika wykonującego operacje w Systemie Wymuszenie określonej złoŝoności hasła stosowanego przez uŝytkownika Wymuszenie okresowej zmiany hasła uŝytkownika Blokowanie moŝliwości zalogowania się z danego adresu IP po określonej w ustawieniu n-tej próbie błędnego logowania 2. Zapisywanie wykonywanych przez uŝytkownika operacji, przy czym zapis powinien obejmować przynajmniej operacje polegające na: - dodaniu dokumentu - odczycie nadesłanego dokumentu - odczycie załącznika - zapisie i modyfikacji pliku dodanego do dokumentu i sprawy - utworzeniu sprawy - wysłaniu dokumentu mailem 3. System musi posiadać: MoŜliwość autentykacji uŝytkowników poprzez LDAP, w tym Active Directory 10

11 Funkcję umoŝliwiającą kontrolę liczby aktualnie zalogowanych uŝytkowników Funkcję wyrzucenia oraz zablokowania uŝytkownika 4. System musi umoŝliwiać przeglądanie: Historii zmian dotyczącej załatwianych dokumentów, spraw, zdarzeń i konta uŝytkownika z określeniem osoby dokonującej zmian, czasu i opisu zmian Danych dotyczących logowania uŝytkowników do systemu. Rejestrowane muszą być próby udanego i nieudanego logowania z datą i godziną. IV. Wymagania dotyczące instrukcji obsługi 1. System powinien być opatrzony polskojęzyczną instrukcją obsługi przeznaczoną do oferowanej wersji (zwaną dalej Instrukcją), opisującą szczegółowo zarówno aspekty techniczne (instalację, konfigurację, wymagane komponenty do poprawnej pracy) oraz funkcjonalne wszystkich elementów. 2. Instrukcja: Powinna być podzielona względem poszczególnych części składowych Systemu, ich funkcjonalności oraz pod względem najczęściej realizowanych scenariuszy uŝycia Powinna zawierać zrzuty ekranów odnoszące się do opisywanych funkcji Powinna być wyposaŝona w wyszukiwarkę. Wymagania funkcjonalne I. MoŜliwości ustawienia systemu, konfiguracji i dostosowania 1. System musi posiadać narzędzia umoŝliwiające jego konfigurację poprzez graficzny interfejs. 2. Konfiguracji poprzez graficzny interfejs muszą podlegać: Domyślnie wstawiane do dokumentów dane firmowe (nazwa Firmy, adres, tel/faks, REGON, KRS, dane dotyczące kapitału zakładowego) Procedury i etapy obiegu dokumentów i spraw (procedury określają, jaką drogę powinien przejść dany dokument, tzn.jakie są etapy jego obsługi) z uwzględnieniem komórek i jednostek organizacyjnych Zamawiającego Statusy dokumentów, spraw itp. Ustawienia systemowego konta pocztowego Szablony znaków spraw i dzienników (rejestrów) Wykaz akt oraz wyciąg z wykazu akt Dodatkowe formanty dla spraw Terminy załatwienia (np. 7,14,30 dni) Kategorie zdarzeń Kalendarze korporacyjne (ogólnodostępne kalendarze firmowe) Zasoby moŝliwe do rezerwacji w kalendarzu. UŜytkownik będzie mógł dokonać rezerwacji, określając parametry: - osoba rezerwująca - zasób (np. sala konferencyjna, samochód, itp.) - cel rezerwacji zasobu (nazwa projektu, działanie) - czas rezerwacji (data, godziny) Dodatkowe formatki dla zdarzeń Kanały RSS Portlety (panele prezentujące dane z dowolnych raportów na stronie startowej) Zarządzanie jednostkami 11

12 Zarządzanie obrazkami (np. logo firmowe, stempel do wydruku kopert itp.) Menu raportów (dostępnych w przycisku w kaŝdym module oraz w kartotekach sprawy i kontrahenta) Źródła danych (tzw. connection strings pozwalające na raportowanie danych z innych systemów) Dodatkowe formanty dla kartoteki pracowników Dzienniki Typy dokumentów (wraz z moŝliwością dodawania dodatkowych formantów) Szablony dokumentów (pozwalające na ich generowanie oraz generowanie treści pism z wcześniej zdefiniowanych szablonów np. pismo firmowe, odpowiedź w sprawie itp.) Znaczniki szablonów (wraz z moŝliwością tworzenia własnych znaczników pozwalających pobrać dowolne dane z bazy danych skojarzone z dokumentem lub sprawą) Dyspozycje wysyłki/doręczenia pism (z moŝliwością powiązania ceny za poszczególne rodzaje wysyłki) Miejsca przechowywania dokumentacji papierowej Listy dystrybucyjne (tzw. rozdzielniki pozwalające na przekazanie dokumentów do zadanej grupy pracowników) Dodatkowe formanty kartoteki kontrahenta Typy adresów (siedziba, oddział itp.) Słownik ulic (powiązany z kodami pocztowymi) Województwa Odsetki ustawowe Konta bankowe Waluty wraz z moŝliwością pobrania online aktualnych kursów zdefiniowanych walut MPK miejsca powstawania kosztów RK rodzaje kosztów Formy płatności Typy dokumentów księgowych Struktura organizacyjna tworzona w formie drzewa pozwalająca określić następujące typy węzłów: - jednostkę organizacyjną - komórkę organizacyjną - stanowisko Usunięte elementy struktury organizacyjnej powinny pozostać zapisane w bazie danych i być moŝliwe do wyświetlenia oraz uŝytkowania przez odpowiednio uprawnionego uŝytkownika Tam gdzie mowa jest o dodatkowych formantach system powinien umoŝliwiać skonfigurowanie następujących typów pól: - pole tekstowe - pole liczbowe - pole opisu - pole wielokrotnego wyboru (checkbox) - pole opcji (radio) - pole jednokrotnego wyboru (list) - pole daty - pole kontaktu z bazy teleadresowej - pole pracownika (wybór z bazy uŝytkowników) - pole osoby kontaktowej (wybór z bazy osób kontaktowych) 12

13 3. System umoŝliwia zarządzanie kontami pracowników (uŝytkowników systemu) w sposób właściwy dla duŝych organizacji tj. posiada moŝliwość tworzenia grup i ról, do których moŝna przypisać uprawnienia. 4. System pozwala na tworzenie kont uŝytkowników z moŝliwością wprowadzenia podstawowych danych o pracowniku takich jak: Imię Nazwisko Inicjały Stanowisko Nazwa uŝytkownika Telefon wew. Telefon Zdjęcie 5. System winien oferować moŝliwość przypisania dla konta uŝytkownika kaŝdego z dostępnych uprawnień. KaŜde konto uŝytkownika moŝna przypisać do jednej lub wielu grup i ról. Powinna istnieć moŝliwość ustalania priorytetów grup, które będą wpływać na efektywnie przyznane uprawnienia dla danego konta. 6. System umoŝliwia dla kaŝdego konta uŝytkownika: Przypisanie przynajmniej do jednego stanowiska w strukturze organizacyjnej Opisanie dodatkowymi formantami. 7. System pozwala na zdefiniowanie dowolnej ilości grup i ról. Dla kaŝdej grupy lub roli moŝna przydzielić uprawnienia do poszczególnych części systemu oraz do poszczególnych elementów struktury organizacyjnej. 8. System gwarantuje moŝliwość przydzielenia roli administratora do więcej niŝ jednego uŝytkownika systemu poprzez nadanie mu odpowiednich uprawnień. 9. System musi pozwalać na przydzielenie lub odebranie następujących uprawnień: Dostęp do poszczególnych modułów w zakresie: Dokumenty: - usuwanie - usuwanie dokumentów z kosza - edycja - tworzenie Sprawy: - prawo do przydzielania spraw - usuwanie -zamykanie spraw Kalendarz Kontrahenci: - usuwanie - edycja - eksport listy kontaktów - dodawanie - dane adresowe - przywracanie usuniętych kontaktów Zmiana trybu automatycznej archiwizacji Zarządzanie kontami pracowników 13

14 Zarządzanie grupami/rolami Zarządzanie strukturą organizacyjną Faksowanie Przywileje: - dostęp do danych osób fizycznych - prawo do wznawiania sprawy - zmiana znaku sprawy Zarządzanie bazą wiedzy Poczta: - usuwanie maili z kosza Raporty: - tworzenie, edycja i usuwanie raportów - przeglądanie raportów (oraz enumeratywnie do kaŝdego z utworzonych raportów) Panel sterowania/słowniki/konfiguracja Prawo do wykonywania upgradu systemu System musi umoŝliwiać dodawanie uŝytkownika do struktury organizacyjnej z poziomu formatki ustawień konta uŝytkownika 10. System winien posiadać udokumentowane struktury bazy danych (tabele, widoki, procedury wbudowane). 11. System powinien udostępniać interfejs programistyczny (API) udostępniany w standardzie SOAP pozwalający minimalnie na: Dodawanie dokumentów Dodawanie załączników Tworzenie spraw Tworzenie zdarzeń Tworzenie kontrahentów Pobieranie list spraw, zdarzeń, dokumentów. 12. System powinien być zaopatrzony w działające przykłady i dokumentację API pozwalające specjalistom na samodzielne rozwinięcie ich do działających programów. II. Ogólne wymagania dotyczące pracy z systemem 1. System musi zapewniać moŝliwość: Wygodnej, wspólnej pracy nad prowadzonymi sprawami Zablokowania dostępu do określonej sprawy/dokumentu danemu uŝytkownikowi, któremu wcześniej sprawa/dokument został przydzielony. UŜytkownik zajmujący stanowisko przełoŝonego lub któremu udostępniono określone stanowiska musi mieć moŝliwość wglądu do dokumentów oraz załatwianych przez podwładnych spraw. 2. System musi posiadać: MoŜliwość wglądu do spraw z poziomu dokumentu oraz wglądu do dokumentów z poziomu spraw zgodnie z posiadanymi uprawnieniami Mechanizm przejmowania spraw, dokumentów i zdarzeń między uŝytkownikami. Przejęcie danych musi skutkować przeniesieniem wszystkich informacji z konta jednego uŝytkownika na konto innego uŝytkownika. Funkcja przejęcia danych musi oferować moŝliwość przejęcia poszczególnych typów danych, które zostaną przejęte. Po przejęciu danych wszystkie informacje historyczne muszą zostać zachowane. 14

15 Miejsce, gdzie zaraz po zalogowaniu uŝytkownik będzie informowany o nowych elementach typu: dokument, sprawa, elementy oczekujące na akceptację itp. gdzie po kliknięciu na dany element uŝytkownik zostanie przeniesiony do treści danego elementu. 3. Dane gromadzone w Systemie powinny tworzyć elektroniczne archiwum z moŝliwością przeglądania wg dostępnych indeksów. III. Obieg dokumentów 1. System musi posiadać: Mechanizm rejestracji dokumentów w dowolnej liczbie jednostek Zamawiającego, rozproszonych geograficznie z rozróŝnieniem poszczególnych punktów rejestracji oraz osób rejestrujących Centralną numerację dokumentów, gwarantującą unikalność numeracji. System musi nadawać numer wszystkim rodzajom rejestrowanych dokumentów 2. System pozwala określić adres podstawowy oraz musi umoŝliwiać opisanie dokumentu przynajmniej następującymi metadanymi: Rodzaj pisma: przychodzący, wychodzący, wewnętrzny Krótki opis Numer dokumentu nadawany automatycznie Data wpływu Data pisma Numer zewnętrzny Numer nadawczy Opis dokumentu Słowa kluczowe Lokalizacja fizyczna Nadawca/Adresat (moŝliwy do wpisania ręcznego bądź wyboru z listy uŝytkowników Systemu) Dane teleadresowe uwzględniające pola: - pełna nazwa - nazwa krótka - osoba prawna lub fizyczna - NIP - REGON - PESEL - nr telefonu stacjonarnego + tel. komórkowego - nr fax strona WWW Do kontaktu moŝna przypisać kilka adresów, z którym kaŝdy posiada następujące pola: - miasto - kod pocztowy - ulica - numer budynku - numer lokalu - kraj - województwo - powiat - gmina 15

16 3. System musi umoŝliwiać: Lokalizację dokumentów w postaci papierowej oraz moŝliwość zmiany informacji o lokalizacji (w przypadku błędnej informacji widniejącej w Systemie), np. poprzez pole lokalizacja fizyczna Utworzenie dokumentu przez kaŝdego uŝytkownika oraz moŝliwość przekazania dokumentu innemu uŝytkownikowi. Utworzenie dokumentu polega na wypełnieniu formatki opisującej ten dokument oraz zatwierdzeniu tego opisu Dołączenie jednego dokumentu do wielu spraw jednocześnie. W takim przypadku dokument musi przechowywać odwołania ze wszystkich spraw, do których naleŝy. Wszystkie odwołania muszą być widoczne z poziomu dokumentu widoczne jako hyperlink. Po kliknięciu w takie łącze musi nastąpić otwarcie powiązanej sprawy, a sprawa wyświetlona zgodnie z uprawnieniami uŝytkownika System musi umoŝliwiać dekretację oraz pozwolić na wpisanie tekstowego komentarza. Ponadto system powinien pozwolić zapisać termin realizacji dokumentu, dzięki czemu będzie moŝliwe późniejsze raportowanie stanu załatwienia przekazanych dokumentów System musi umoŝliwiać przesyłanie informacji do uŝytkowników wybranych poprzez wybranie stanowiska w strukturze organizacyjnej oraz do grup uŝytkowników (listy dystrybucyjnej) System musi umoŝliwiać dekretację wielopoziomową wraz z odzwierciedleniem historii dekretacji Podczas rejestracji dokumentu System musi umoŝliwiać przechodzenie pomiędzy kolejnymi polami formularza rejestracji przy pomocy przycisku TAB (tabulacji). 4. System musi posiadać: MoŜliwość rejestracji kosztów w przypadku rejestracji korespondencji związanej z opłatami. W przypadku rejestracji dokumentu musi istnieć moŝliwość dodania informacji np.: o kosztach poniesionych w związku z doręczeniem przesyłki Zintegrowany mechanizm skanowania dokumentów i rozpoznawania tekstu OCR oraz umoŝliwić wykorzystanie dowolnego komponentu OCR pozwalającego wywołać się wsadowo z przekazaniem pliku graficznego jako parametru. Ponadto do zaindeksowania dokumentu mogą zostać uŝyte dodatkowe techniki: OMR oraz rozpoznawanie kodów kreskowych Mechanizm umoŝliwiający pracę z załącznikami do dokumentów i zapisywanie ich na serwerze bezpośrednio z pakietu Microsoft Office Word (w wersji co najmniej 2000) oraz OpenOffice (w wersji co najmniej 2). Aplikacje są w tym celu wyposaŝone w odpowiednie funkcje umoŝliwiające integracje z Systemem. Po kliknięciu na plik MS Word umieszczony w Systemie ten otwierany jest w programie MS Word. Po modyfikacji pliku istnieje moŝliwość zapisania zmodyfikowanego pliku bezpośrednio w Systemie z poziomu MS Word/OpenOffice (oraz inne formaty załączonych dokumentów). Plik jest zapisany jako kolejna wersja uprzednio edytowanego pliku System musi zawierać mechanizm tworzenia wersji dowolnych formatów plików. UŜytkownik moŝe dodać kolejną wersje pliku. Wszystkie zmiany zostają odnotowane w Systemie. Na podstawie historii wersji uŝytkownik moŝe przywrócić plik do jego wcześniejszego stanu System musi posiadać moŝliwość przesyłania notatek pomiędzy uŝytkownikami, które nie muszą być powiązane ze sprawami czy dokumentami. 5. System powinien udostępniać informacje o tym, kiedy uŝytkownik odczytał przekazane do niego dokumenty. 16

17 Obieg faktur kosztowych 1. System musi umoŝliwić akceptację faktur kosztowych, zaliczkowych oraz faktur pro forma przez wybranych pracowników, zwanych dalej właścicielami kosztów. 2. Akceptacja: Powinna być moŝliwa z rozpisaniem kwoty netto faktury, co do jednej pozycji oraz zbiorczo Musi być moŝliwa z rozpisaniem zarówno miejsca powstawania kosztów jak i określenia ich rodzaju. Obie wartości przypisywane muszą być słownikowo 3. System musi gwarantować moŝliwość poprawy opisu faktur. 4. System umoŝliwi integrację z systemem finansowo-księgowym Zamawiającego poprzez moŝliwość eksportu do niego pliku wymiany pozwalającego na automatyczne wprowadzenie wcześniej zapisanych dekretów zgodnie z ustalonym schematem. Szablony 1. System wspomaga przygotowanie szablonów dokumentów do otwartego formatu RTF, zawierających predefiniowane pola (znaczniki), wśród których muszą znaleźć się takie które wydrukują następujące dane: Data aktualna Dane teleadresowe odbiorcy z podziałem na nazwę, imię i nazwisko, ulicę, numer domu, numer lokalu, kod, miasto Numer dokumentu Znak sprawy, do której naleŝy dokument Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za sprawę. 2. System powinien równieŝ umoŝliwić utworzenie nowych znaczników, które pozwolą na dostęp do dowolnych danych, do których istnieje relacja w bazie danych. Przygotowanie szablonów powinno odbywać się w edytorze tekstu MS Word lub OpenOffice lub w innym zapewniającym taki sam wygląd wygenerowanego dokumentu we wskazanych edytorach jak podczas tworzenia szablonu. Dostępne w nim powinny być opcje pozwalające na wprowadzenie w dowolne miejsce w dokumencie znaczników i zapisanie dokumentu jako szablon. Obsługa faksów 1. System powinien posiadać moŝliwość wysyłania oraz przyjmowania faksów bezpośrednio z programu (niezaleŝnie od stanowiska, na którym logował się uŝytkownik). W programie dostępna jest lista wszystkich przychodzących oraz wychodzących faksów. 2. Program potrafi wysłać faksem przynajmniej następujące typy plików:.txt.pdf Open Document.jpg.doc.docx 3. System musi posiadać moŝliwość automatycznego rejestrowania faksów. Zamawiający dopuszcza stosowanie aplikacji zewnętrznej do obsługi faksów o ile nie będzie to wymagało wykonywania dodatkowych czynności przez uŝytkowników tzn. aplikacja powinna automatycznie wprowadzać faks na listę dokumentów wskazanego uŝytkownika. MoŜliwy powinien być równieŝ dodatkowy opis takiego faksu. 17

18 Korespondencja seryjna 1. System musi posiadać mechanizm korespondencji seryjnej wykorzystywany do tworzenia treści pism wysyłanych do wielu adresatów przy uŝyciu wspólnego wzorca i zgromadzonych danych teleadresowych. 2. Funkcja korespondencji seryjnej winna być dostępna za pomocą kreatora, który krok po kroku przeprowadza uŝytkownika przez proces jej tworzenia. 3. Po uruchomieniu kreatora korespondencji seryjnej dostępne są następujące opcje: Wybór adresatów poprzez wyszukanie ich po nazwie, numerze NIP lub PESEL i adresie. System powinien równieŝ umoŝliwić dodanie grupy adresatów pochodzących z wcześniej utworzonych filtrów wyszukiwania Mechanizm korespondencji seryjnej musi być równieŝ dostępny w analogicznej formie dla korespondencji . Wydruki kancelaryjne 1. System musi umoŝliwiać: Wydruk kopert o standardowych rozmiarach (DL, B6, C4 duŝa koperta, C6/C5 średnia koperta, C6 - mała koperta oraz zwrotka Wydruk pocztowej ksiąŝki nadawczej zgodnie z wymaganiami Poczty Polskiej Producent systemu powinien posiadać umowę z Pocztą Polską, która zezwala na uŝycie przygotowanego przez system szablonu we wszystkich placówkach na terenie Polski, lub w inny sposób zapewnić przyjęcie wydrukowanej z systemu ksiąŝki przez placówki, z których korzystać będzie Zamawiający. IV. Wymagania dotyczące obsługi spraw 1. System musi posiadać moŝliwość: Wyznaczenia osoby prowadzącej sprawę Zakładania spraw przez kaŝdego uŝytkownika i opisania jej, co najmniej według następujących parametrów: - nazwa nadanie nazwy sprawie (przy czym winien funkcjonować otwarty katalog nazw z moŝliwością jego edycji) - stan np.: otwarta, zamknięta, anulowana - uwagi nadanie rozszerzonego opisu sprawie - data wszczęcia sprawy - termin zakończenia - data zakończenia Mechanizm automatycznie łączący sprawę z danymi teleadresowymi podmiotu, którego ta sprawa dotyczy. UŜytkownik posiada moŝliwość połączenia sprawy z więcej niŝ jednym podmiotem Funkcję określenia czasu wyświetlenia się przypomnienia przed terminem jej realizacji (X dni, X godzin, X minut) Definiowania czasu, względem którego ma nastąpić powiadomienie o zbliŝającym się terminie zakończenia sprawy (np.: powiadom o terminie zakończenia na 5 dni przed jego upływem) 2. System musi umoŝliwiać: Dzielenie spraw według ich waŝności i delegowanie ich do róŝnych osób 18

19 ZałoŜenie sprawy bez konieczności natychmiastowego nadania znaku sprawy zgodnego z JRWA. Musi istnieć moŝliwość nadania znaku w kaŝdej chwili oraz zmiany znaku sprawy Przydzielanie spraw do odrębnych rejestrów spraw, które to rejestry mogą być odrębnie numerowane. Mechanizm numeracji elementów w rejestrach musi pozwalać na ustalanie formatu numeracji poprzez moŝliwość zastosowania takich elementów jak: numer kolejny, symbol komórki, miesiąc, rok. Mechanizm numeracji powinien równieŝ pozwalać na ustalanie wartości początkowych. System musi automatycznie grupować sprawy wg podziału na lata, w których sprawy zostały załoŝone. 3. System musi pozwalać na: Zdefiniowanie formularzy dynamicznych dla zdefiniowanych wzorców spraw. Do kaŝdego typu sprawy moŝe zostać przydzielony odrębny wzorzec a co za tym idzie formularz opisujący daną sprawę Wyszukiwanie spraw wg atrybutów wchodzących w skład formularzy dynamicznych opisujących sprawy. 4. System musi być wyposaŝony w mechanizm umoŝliwiający hierarchiczne tworzenie spraw w strukturze nadrzędna podrzędna i przedstawienie tego połączenia w postaci drzewa z zagnieŝdŝonymi sprawami podrzędnymi. 5. System musi posiadać: MoŜliwość przekazywania spraw bez utraty kontroli nad ich realizacją. UŜytkownik po przekazaniu sprawy musi mieć moŝliwość zachowania dostępu do tej sprawy MoŜliwość blokowania powtórnego wykorzystania tego samego symbolu sprawy w przypadku jego usunięcia i wprowadzenia ponownie poprzez wpisanie go przez uŝytkownika Wbudowany mechanizm umoŝliwiający przeniesienie wybranych spraw oraz dokumentów do archiwum. Sprawy przeniesione do archiwum muszą być nadal dostępne dla uŝytkownika z uprawnieniami tylko do odczytu. 6. System generuje spis spraw z uŝyciem następujących parametrów: Komórka organizacyjna Symbol z JRWA Rok Data rozpoczęcia załatwiania sprawy Data zakończenia załatwiania sprawy Stan sprawy (np.: zakończona, otwarta itd.). 7. System powiadamia o przekroczonych terminach załatwienia spraw poprzez oznaczanie wybranych spraw oraz moŝliwość filtrowania spraw o przekroczonych terminach załatwienia. 8. Administrator Systemu musi posiadać moŝliwość zarządzania etapami spraw. W Systemie musi istnieć moŝliwość definiowania wzorca sprawy (procedury), na podstawie którego moŝliwe jest utworzenie sprawy podzielonej na określone etapy. V. Zarządzanie kontaktami 1. Program rejestruje, przechowuje i umoŝliwia zarządzanie danymi teleadresowymi osób fizycznych i prawnych; umoŝliwia nadawanie im dowolnych atrybutów, na podstawie których moŝna precyzyjnie definiować grupy. 2. Za pomocą programu moŝna rozdzielać dokumentację i zadania na poszczególnych uŝytkowników, a takŝe grupy uŝytkowników/klientów. 19

20 VI. Dodatkowe wymagania usprawniające pracę 1. System musi posiadać mechanizm tworzenia folderów wyszukiwania, umoŝliwiający dodatkowe filtrowanie dokumentów, spraw i kontrahentów w postaci zapamiętanych folderów. Filtrowanie moŝe wykorzystywać dowolne zapisane w bazie danych atrybuty filtrowanych rekordów. 2. System musi umoŝliwiać powiadamianie o zmianach zachodzących na koncie uŝytkownika. Powiadomienia musza dotyczyć, co najmniej: Otrzymania nowego dokumentu Otrzymania nowej sprawy Dołączenia do sprawy dokumentu Modyfikacji wersji dokumentu w obserwowanej sprawie Otrzymania nowego zadania, czy umówienia nowego spotkania Dodania komentarza w zadaniu Zmiany w zdarzeniu, w którym uczestniczy uŝytkownik. 3. Przesyłana informacja powinna zawierać tytuł oraz odwołanie (hyperlink) do modyfikowanego obiektu pozwalający uruchomić formularz z nim związany (dokumentu, sprawy, zadania). 4. System musi umoŝliwiać: Dynamiczną konfigurację szerokości kolumn list wyświetlających dane Ukrywanie wybranych kolumn na listach dokumentów, spraw, zadań Sortowanie dokumentów, spraw, zadań wg kolumn na danej liście. VII. Wymagania dotyczące terminarzy 1. System musi posiadać wbudowany mechanizm terminarzy umoŝliwiający definiowanie terminarzy indywidualnych pozwalających na organizację czasu pracy i terminowe wykonywanie zadań. 2. KaŜdy uŝytkownik posiada moŝliwość udostępnienia swojego terminarza innemu uŝytkownikowi do wglądu w stan wolny/zajęty, wyświetlanie szczegółów zdarzenia oraz zapisu. 3. PrzełoŜony posiada wgląd do terminarzy swoich podwładnych oraz innych osób do których stanowisk posiada uprawniony dostęp. Wpisy o terminach dokonane przez róŝnych uŝytkowników w udostępnionych terminarzach muszą być oznaczane w sposób umoŝliwiający odróŝnienie wpisów dokonywanych przez róŝnych uŝytkowników (preferowane rozróŝnienie poprzez inny kolor wpisu). 4. System musi udostępniać następujące widoki terminarzy: dzienny, tygodniowy, miesięczny, przy czym widok dzienny winien uwzględniać godzinny rozkład dnia. 5. System musi informować uŝytkownika o ewentualnych kolizjach w nowo tworzonych zdarzeniach. 6. System musi posiadać funkcję cyklicznego przypominania o zdarzeniach zapisanych w terminarzach. Do kaŝdego zdarzenia moŝliwe powinno być zdefiniowanie powiadomienia. Powiadamianie wyświetla się za pomocą wyskakującego okienka, w którym wyświetli się opis oraz hyperlink do zdarzenia. Musi istnieć moŝliwość odłoŝenia przypomnienia o zdarzeniu na określony czas lub jego zatwierdzenia, tak, aby więcej się nie pojawiało. 20