IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów

Transkrypt

1 Oprogramowanie IBM IBM Collaboration Solutions IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów Październik 2011

2 2 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów Spis treści 3 Przegląd 5 Oprogramowanie Sametime: prosta i efektyw-na komunikacja zunifikowana 7 Zaawansowana sygnalizacja dostępności 9 Wiadomości błyskawiczne w środowisku korporacyjnym 13 Konferencje elektroniczne 19 Komunikacja głosowa i wideo 21 Praca grupowa w ramach społeczności 24 Dostęp mobilny 25 Procesy biznesowe zoptymalizowane komunikacyjnie (CEBP) 28 Telefonia 31 Administracja i bezpieczeństwo 33 Obsługiwane platformy 33 Rodzina produktów Sametime

3 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów 3 Przegląd Oprogramowanie IBM Lotus Sametime to znakomita platforma zunifikowanej komunikacji i pracy grupowej. Udostępnia podstawowy zestaw zintegrowanych usług komunikacji synchronicznej (w czasie rzeczywistym), które ułatwiają efektywne współdziałanie ze współpracownikami, klientami i partnerami biznesowymi. Oprogramowanie Sametime oferuje między innymi następujące funkcje: Zaawansowana sygnalizacja dostępności ułatwia szybkie dotarcie do odpowiednich osób dzięki wykorzystaniu informacji o statusie dostępności, lokalizacji i gotowości do rozmowy telefonicznej. Bezpieczny komunikator klasy korporacyjnej może przyczynić się do ograniczenia kosztów rozmów telefonicznych i korzystania z poczty głosowej, a jednocześnie umożliwia ciągłą komunikację ze współpracownikami, w sytuacji gdy rozmowa telefoniczna nie jest możliwa. Konferencje elektroniczne z obsługą komunikacji dźwiękowej i wideo mogą ograniczyć konieczność podróży i podnoszą jakość współpracy z pracownikami pracującymi zdalnie. Zintegrowana obsługa komunikacji VoIP (Voice over Internet Protocol) i wysokiej jakości transmisja wideo umożliwiają bardziej interaktywną współpracę, przyczyniając się do obniżenia kosztów komunikacji telefonicznej. Współpraca w ramach społeczności niejednokrotnie pozwala uniknąć wielogodzinnych poszukiwań informacji i dotrzeć bezpośrednio do ekspertów zatrudnionych w organizacji. Nrzędzia społecznościowe przydatne są także do utrzymywania kontaktów z klientami i partnerami Dzięki obsłudze urządzeń przenośnych użytkownicy mają dostęp do informacji i współpracowników także podczas podróży. Integracja z oprogramowaniem Lotus, IBM WebSphere i Microsoft pozwala na włączenie narzędzi pracy grupowej do środowiska codziennej pracy użytkowników, a tym samym sprzyja aktywnemu stosowaniu tych narzędzi. Otwarte aplikacyjne interfejsy programistyczne (API) wraz z rozszerzalnym oprogramowaniem klienckim umożliwiają udostępnienie funkcji komunikacyjnych praktycznie w każdym środowisku i miejscu pracy. Wbudowane oprogramowanie umożliwiające rozmowy telefoniczne i funkcje zarządzania połączeniami umożliwiają realizowanie usług głosowych nowej generacji w istniejącej infrastrukturze telefonicznej. Oprogramowanie Sametime udostępnia powyższe funkcje i usługi, a także dodatkowe rozwiązania oferowane przez Partnerów Handlowych IBM, w ramach zunifikowanego interfejsu użytkownika (patrz rys. 1). Użytkownik ma możliwość swobodnego przełączania się między tekstowymi rozmowami sieciowymi, połączeniami głosowymi i wideo oraz konferencjami elektronicznymi, a tym samym może wybrać sposób komunikacji najlepiej odpowiadający specyfice bieżącego zadania. Rysunek 1: Klient Sametime Connect może wyświetlać informacje o dostępności i gotowości do rozmowy telefonicznej oraz umożliwia błyskawiczny dostęp do różnych metod komunikacji.

4 4 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów Co szczególnie ważne, usługi te mogą być udostępniane wprost w aplikacjach, z których użytkownicy korzystają na co dzień: w kliencie poczty elektronicznej, w aplikacjach biurowych, systemach korporacyjnych i aplikacjach WWW (patrz rys. 2). W odróżnieniu od licznych izolowanych, niezintegrowanych technologii komunikacyjnych, oprogramowanie Sametime oferuje spójny interfejs pracy grupowej, który sprzyja szerokiej akceptacji wśród użytkowników i przyczynia się do praktycznej realizacji koncepcji komunikacji zunifikowanej. Architektura oparta na standardach dostępnych technologicznych umożliwia uzupełnianie oprogramowania Sametime o niestandardowe aplikacje i ułatwia tworzenie procesów biznesowych zoptymalizowanych komunikacyjnie. Koszt rozwiązań do zunifikowanej komunikacji i pracy grupowej opartych na oprogramowaniu Sametime zwraca się zwykle w okresie krótszym niż rok i mówimy tu jedynie o bezpośrednich, kwotowych oszczędnościach. Klienci IBM korzystający z oprogramowania Sametime odnoszą szereg wymiernych korzyści, takich jak: Rysunek 2: Integracja Sametime z oprogramowaniem IBM Cognos obejmuje sygnalizację dostępności i rozpoczynanie rozmowy sieciowej jednym kliknięciem. Oprogramowanie Sametime z jednej strony unifikuje środowisko pracy użytkownika, a z drugiej pozwala wykorzystać dotychczas używane technologie. Sametime działa z różnymi klienckimi i serwerowymi systemami operacyjnymi, platformami poczty elektronicznej, usługami katalogowymi, systemami telefonii oraz audio- i wideokonferencji. Oprogramowanie Sametime jest standardowo gotowe do integracji z produktami IBM WebSphere Portal, IBM Lotus Notes, IBM Lotus Quickr, IBM Connections oraz oprogramowaniem firmy Microsoft (Microsoft Office, Outlook, SharePoint). Sametime może korzystać z różnych usług katalogowych, LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), także Microsoft Active Directory. Minimalizacja kosztów dojazdu na spotkania wewnętrzne i zewnętrzne. Ograniczenie lub eliminacja kosztownych miesięcznych subskrypcji usług konferencyjnych w sieci WWW. Redukcja wydatków na usługi telefoniczne wynikająca z przechodzenia na sieciowe rozmowy tekstowe i głosowe. Unikanie kosztownych połączeń komórkowych w roamingu i połączeń z hoteli podczas podróży zagranicznych. Niższe koszty utrzymania centrum zgłoszeniowego dzięki udostępnieniu konsultacji w formie rozmów sieciowych. Ograniczenie kosztów infrastruktury wynikające z zastosowania prostych telefonów IP z oprogramowaniem Sametime w miejsce rozbudo-wanych, drogich urządzeń. Odłożenie w czasie kosztownych modernizacji central abonenckich. Niższe koszty najmu i utrzymania powierzchni biurowej wynikające z możliwości pracy zdalnej z domu. Niższe koszty komunikacji telefonicznej z pracownikami zdalnymi (np. rezygnacja z drugiej linii telefonicznej w domowym biurze). Niższe koszty konferencji audio dzięki możliwości realizowania konferencji ad hoc w ramach własnej infrastruktury. Wykorzystanie oprogramowania umożliwiającego rozmowy telefoniczne za pośrednictwem internetu. Jednak prawdziwy potencjał komunikacji zunifikowanej tkwi we wzroście produktywności pracy. Czas, jaki tracimy na oczekiwanie na odpowiedź, na oddzwonienie, na zebranie całego zespołu projektowego, na eksperta znającego odpowiedzi na pytania jest źródłem poważnych strat.

5 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów 5 Niepotrzebne oczekiwanie i opóźnienia sprawiają, że niejednokrotnie tracimy szansę na zawarcie korzystnych transakcji, wywołujemy niezadowolenie klientów i opieramy nasze decyzje na niesprawdzonych lub niepełnych informacjach. Dzięki rozwiązaniom do komunikacji zunifikowanej i pracy grupowej opartym na oprogramowaniu Sametime klienci IBM: Szybciej docierają do osób posiadających potrzebne informacje i spędzają więcej czasu na efektywnej pracy. Ponoszą niższe koszty obsługi swoich klientów i utrzymania własnych struktur pomocy technicznej. Uzyskują większą sprzedaż dzięki usprawnieniu procesów decyzyjnych i zdolności do szybszego odpowiadania na pytania klientów. Szybciej realizują projekty w rozproszonych zespołach. Mogą zapewnić pracownikom równowagę między pracą a życiem prywatnym, pozwalając im pracować w dogodnym dla nich miejscu. Mogą zatrudniać najlepszych specjalistów bez względu na miejsce zamieszkania. Rozwijają kulturę pracy zespołowej na skalę globalną lub w obrębie jednego budynku. Oprogramowanie Sametime, obecne na rynku od ponad 10 lat, jest produktem dojrzałym, sprawdzonym w praktyce i wysoce skalowalnym wdrażano je z powodzeniem w środowiskach, w których pracuje od kilkudziesięciu do ponad użytkowników. Najnowsza wersja IBM Sametime 8.5 oraz oprogramowanie IBM Sametime Unified Telephony stanowią kolejne ważne kroki na drodze rozwoju komunikacji zunifikowanej. poczta głosowa, sieciowe kontakty społeczne) we wspólnej sieci danych, czemu towarzyszy redukcja kosztów komunikacji i infrastruktury. Niestety, choć rozwiązania do komunikacji zunifikowanej są z definicji zunifikowane na poziomie zaplecza technicznego, rzadko udostępniają użytkownikom równie jednolity interfejs obsługi. Nierzadko spotyka się rozwiązania zintegrowane, których użytkownicy muszą opanować obsługę kilku programów klienckich. Ponadto programy klienckie rzadko są zintegrowane ze sobą nawzajem, przez co zmuszają użytkowników do zmiany narzędzia za każdym razem, gdy wybierają inną formę komunikacji, a tym samym zaburzają sprawną realizację bieżących zadań. Ta złożoność i uciążliwość nie sprzyja akceptacji nowych rozwiązań komunikacyjnych, a w rezultacie przedsiębiorstwo nie uzyskuje oczekiwanego zwrotu z inwestycji. Dlatego oprogramowanie Sametime zostało zaprojektowane w taki sposób, aby narzędzia do komunikacji zunifikowanej były wygodne dla użytkowników, by były przez nich akceptowane i umożliwiały praktyczne wykorzystanie potencjału infrastruktury technicznej. W tę koncepcję wpisuje się także wersja Sametime 8.5, w której wprowadzono szereg nowych funkcji i udoskonaleń. Niniejszy dokument może pomóc Czytelnikom w poznaniu i ocenie możliwości, jakie oferuje nowa wersja Sametime 8.5. Należy zwrócić uwagę, że zestaw dostępnych funkcji może zależeć od platformy (stacjonarna, przenośna, WWW) oraz systemu operacyjnego. Szczegółową dokumentację techniczną i opis wymagań systemowych można znaleźć pod adresem ibm. com/lotus/sametime. Oprogramowanie Sametime: prosta i efektywna komunikacja zunifikowana Termin komunikacja zunifikowana oznacza konsolidację różnych kanałów komunikacji synchronicznej (głos, wideo, konferencje) z kanałami asynchronicznymi (poczta elektroniczna, Rysunek 1: Klient Sametime Connect może wyświetlać informacje o dostępności i gotowości do rozmowy telefonicznej oraz umożliwia błyskawiczny dostęp do różnych metod komunikacji. Rysunek 3: Konferencje elektroniczne w Sametime 8.5 łatwo je rozpoczynać, prowadzić i łatwo w nich uczestniczyć. Aby podnieść komfort i jakość współpracy, konferencje elektroniczne mogą być uzupełnione o przekaz audio i wideo.

6 6 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów Klient IBM Lotus Sametime Connect został wyposażony w nowy interfejs konferencji elektronicznych (patrz rys. 3). Nowy panel konferencji Sametime zawiera skonsolidowany widok konferencji i kalendarza oraz umożliwia rozpoczęcie lub przyłączenie się do konferencji jednym kliknięciem. Zapraszanie osób na konferencję sprowadza się do przeciągania ich nazwisk z listy kontaktów. Przyjęcie zaproszenia na konferencję to także kwestia jednego kliknięcia podobnie jak przystąpienie do grupowej rozmowy sieciowej. Możliwe jest płynne przechodzenie między rozmową tekstową, połączeniem głosowym/wideo a konferencją. Udostępnianie materiałów uczestnikom konferencji również realizuje się techniką prostego przeciągania i upuszczania. Możliwe jest także udostępnianie zawartości ekranu z komputera z systemem Microsoft Windows, Linux lub Apple Macintosh. Nowy klient rozmowy sieciowej i konferencji działają w środowisku przeglądarki i nie wymagają pobierania żadnych komponentów na komputer lokalny. Mogą być zatem swobodnie uruchamiane niezależnie od tego, gdzie akurat pracuje użytkownik. Udoskonalona obsługa komunikacji audio i wideo ułatwia integrację z posiadanymi już systemami audio- i wideokonferencji oraz sprzyja aktywnemu ich wykorzystaniu. Nowe kodeki audio i wideo umożliwiają uzyskanie wysokiej jakości transmisji głosu i wideo, poprawiając ogólny komfort pracy zespołowej. Nowe interfejsy API Web 2.0 umożliwiają osadzanie funkcji Sametime w serwisach WWW i aplikacjach, tak aby użytkownicy nie musieli otwierać osobnych narzędzi do komunikacji. Sametime 8.5 obsługuje teraz nowego klienta rozmów sieciowych działającego w środowisku przeglądarki na platformie Apple iphone. Udoskonalono też klienta IBM Sametime Mobile, który działa na urządzeniach z systemem Microsoft Windows Mobile, Nokia, Blackberry. Nowe widoki społecznościowe ułatwiają znajdowanie osób, z którymi użytkownik najczęściej współpracuje. Udoskonalona integracja z programami Microsoft Outlook i Microsoft Office sprawia, że użytkownicy mają pod ręką więcej funkcji oprogramowania Sametime. Oczywiście IBM nadal rozwija warstwę infrastrukturalną oprogramowania Sametime z myślą o łatwości zarządzania i ograniczeniu kosztów eksploatacji. Nowa konsola systemowa IBM Lotus Sametime centralizuje konfigurację, wdrażanie, zarządzanie i egzekwowanie strategii w odniesieniu do wszystkich usług Sametime. Nowy serwer IBM Sametime Media Manager z interfejsami opartymi na protokole SIP (Session Initiation Protocol) oraz odpowiednimi wywołaniami API może współdziałać z systemami wideo- i audiokonferencyjnymi innych firm, natomiast nowe kodeki wideo (H.264) i audio (G.722.1) zapewniają wysoką jakość przekazu, w niewielkim stopniu wykorzystując przepustowość sieci, a także umożliwiają administratorowi sterowanie parametrami obrazu wideo (wymiary, szybkość połączenia, itp.). Nowa infrastruktura konferencji elektronicznych pozwala na zapewnienie wysokiej dostępności bez stosowania dodatkowych serwerów i lepiej współpracuje z firewallami, ponieważ połączenia z użytkownikami realizowane są przy użyciu protokołu HTTPS. Nowy komponent IBM Sametime Proxy Server z interfejsem API Web 2.0 upraszcza integrację usług z serwisami i aplikacjami WWW. Oprogramowanie Sametime obsługuje nowe systemy operacyjne i platformy, w tym IBM Lotus Domino 8.5, Microsoft Windows Server 2008 (edycje 32-bitowe i 64-bitowe) oraz 64-bitowe systemy Linux.

7 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów 7 Zaawansowana sygnalizacja dostępności Informacje o dostępności użytkowników są jednym z filarów komunikacji zunifikowanej. Zaawansowana sygnalizacja dostępności obejmuje wiele mechanizmów, które dostarczają kompletnych informacji o dostępności danej osoby a przez to stwarzają dogodny kontekst dla efektywnej komunikacji i współpracy. Wiedząc, czy współpracownik jest aktywny, połączony (online), przebywa na spotkaniu, rozmawia przez telefon, czy też jest w delegacji na innym kontynencie, można wybrać właściwą formę i odpowiedni czas do nawiązania z nim kontaktu. Zaawansowana sygnalizacja dostępności może być powiązana z zewnętrznymi źródłami informacji ułatwiających wybranie osoby, do której należy zwracać się w sprawach niecierpiących zwłoki. Oto wybrane funkcje i elementy sygnalizacji dostępności w oprogramowaniu IBM Sametime 8.5: Status aktywności W oprogramowaniu Sametime użytkownik może wybierać spośród wielu konfigurowalnych statusów aktywności. Należą do nich m.in. statusy: połączony, dostępny, biorę udział w konferencji, nieobecny, nie przeszkadzać. Status użytkownika pozwala innym osobom zorientować się, kiedy i w jaki sposób należy się z nim kontaktować. Ikony statusu dostępności Ikony ułatwiają szybkie ustalenie statusu danej osoby wystarczy rzut oka. Ikony informują także, czy dana osoba używa klienta Sametime Mobile, oraz jeśli skonfigurowane są opcjonalne mechanizmy integracji czy rozmawia właśnie przez telefon. Niestandardowy komunikat o statusie Jest to pole tekstowe, w którym użytkownik może wpisać informację o tym, co w danej chwili robi. Może to być prosta notatka o dostępności lub udziale w zebraniu albo konkretna informacja w rodzaju: jestem na spotkaniu i mogę odpowiadać z opóźnieniem albo prowadzę zebranie, nie mogę teraz rozmawiać. Rysunek 4: Zaawansowana sygnalizacja dostępności w programie Lotus Notes lub kliencie poczty elektronicznej Microsoft pozwala zorientować się, kto w danej chwili może nam pomóc i jak najlepiej skontaktować się z tą osobą. W programie Lotus Notes wskaźniki dostępności są widoczne obok nazw kontaktów w skrzynce odbiorczej, kalendarzu i książce adresowej, a także w aplikacjach, np. wirtualnych pomieszczeniach dla zespołów i na listach dyskusyjnych. Zautomatyzowana sygnalizacja miejsca pobytu (patrz rys. 5) Jeśli użytkownik po raz pierwszy nawiąże połączenie z danego miejsca, oprogramowanie Sametime wykryje ten fakt i umożliwi zdefiniowanie profilu, takiego jak: biuro, dom, różne placówki klientów itd. Sametime rozpoznaje też miejsca, w których użytkownik pracował wcześniej, i automatycznie dopasowuje ustawienia. Informacje o miejscu pobytu są widoczne na wizytówce Sametime i w oknie rozmowy sieciowej. Na tej podstawie inne osoby mogą określić, czy pora do nawiązania kontaktu jest odpowiednia. Dane o miejscu pobytu mogą być także przekazywane do niestandardowych wtyczek i innych aplikacji (np. dostarczających informacji o pogodzie, o wolnych pomieszczeniach konferencyjnych itp.). Oczywiście użytkownik ma możliwość ukrycia informacji o swoim miejscu pobytu.

8 8 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów Ustawianie stanu dostępności i komunikatu o statusie przed zalogowaniem Oprogramowanie Sametime umożliwia ustawienie stanu dostępności i niestandardowego komunikatu o statusie jeszcze przed zalogowaniem. Rysunek 5: Zautomatyzowana sygnalizacja miejsca pobytu pozwala zorientować się, gdzie w danej chwili znajdują się współpracownicy i eksperci. Wizytówka zawiera dane kontaktowe, w tym wszelkie niestandardowe komunikaty o statusie. Status telefonii Status telefonii informuje o tym, czy dana osoba już rozmawia przez telefon a zatem pozwala uniknąć niepotrzebnych prób połączenia i przepełniania poczty głosowej oraz pomaga szybciej nawiązać kontakt. Funkcje telefonii są dostępne w edycjach IBM Sametime Standard i IBM Sametime Advanced, a ich zestaw zależy od wybranej metody integracji: może to być wbudowana telefonia VoIP, wtyczki do współpracy z systemami telefonii innych firm lub oprogramowanie Sametime Unified Telephony. Różnice w dostępności funkcji występują także pomiędzy klientem stacjonarnym, przenośnym i działającym w przeglądarce. Więcej informacji za-wiera sekcja Telefonia w dalszej części opracowania. Alerty powiadamiające o dostępności użytkowników Alerty powiadamiają użytkownika, gdy wybrane osoby staną się dostępne. Mogą mieć charakter jednorazowy lub powtarzalny, tak aby użytkownik był powiadamiany o każdej zmianie statusu danej osoby (gdy staje się dostępna, rozłącza się itp.). Selektywne listy chroniące prywatność nie przeszkadzać Listy chroniące prywatność pomagają uniknąć niepożądanych przerw w pracy, a jednocześnie nie ograniczają efektywnej komunikacji dla niektórych osób użytkownik jest widoczny jako dostępny, a dla innych jako niedostępny. Ustawianie statusu dostępności z paska zadań, okna rozmowy sieciowej, programu Sametime Connect, klientów WWW i Sametime Mobile Użytkownik oprogramowania Sametime zawsze ma pod ręką opcję zmiany swojego statusu, co zachęca do aktywnego aktualizowania informacji o bieżącej dostępności. Automatyczna aktualizacja statusu Oprogramowanie Sametime automatycznie zmienia status użytkownika na nieobecny, gdy komputer przez określony czas pozostaje nieaktywny lub gdy użytkownik zablokuje dostęp do systemu. Automatyczna aktualizacja statusu na podstawie kalendarza Oprogramowanie Sametime może automatycznie zmienić status użytkownika na biorę udział w konferencji, gdy wynika to z kalendarza w programie Lotus Notes lub Microsoft Outlook. Automatyczna zmiana statusu na czas uczestnictwa w konferencji Sametime Oprogramowanie Sametime może automatycznie zmienić status użytkownika na biorę udział w konferencji, gdy uczestniczy on w konferencji elektronicznej. Serwerowe usługi lokalizacji geograficznej Serwerowe usługi lokalizacji geograficznej udostępniają centralne, wspólne repozytorium, w którym zapisywane są informacje o miejscu pobytu. Zaawansowane usługi lokalizacyjne wskazują miejsce pobytu osób oraz miejsce, z którego ostatnio nawiązywali połączenie. Dostępność aktualnych informacji o lokalizacji osób pomaga w podejmowaniu decyzji i zapewnia lepszą orientację w sytuacji.

9 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów 9 Wiadomości błyskawiczne w środowisku korporacyjnym Komunikatory do przesyłania wiadomości błyskawicznych należą do najchętniej wybieranych narzędzi komunikacji między współpracownikami. Podczas zaimprowizowanej rozmowy sieciowej można od razu uzyskać odpowiedzi na proste pytania lub ustalić, czy współpracownik ma obecnie czas na komunikację w innej formie. Jednak treść wiadomości błyskawicznych nie musi ograniczać się do tekstu. Istnieje możliwość włączania do rozmowy skomentowanych kopii ekranu oraz emotikonów. Rozmowę, która rozpoczęła się jako prosta wymiana wiadomości tekstowej, można bezpośrednio przekształcić w rozmowę głosową lub wideo z udziałem kilku osób, sesję udostępniania ekranu lub konferencję elektroniczną. Bezpieczne, ściśle zintegrowane narzędzia, jakie oferuje oprogramowanie Sametime 8.5, umożliwiają swobodną zmianę metody komunikacji w trakcie rozwijającej się rozmowy. Efektywnie wykorzystywane komunikatory mogą przyczynić się do ograniczenia kosztów, przyspieszenia pracy i usprawnienia procesów decyzyjnych dzięki lepszemu dostępowi do informacji. Oprogramowanie Sametime 8.5 oferuje następujące funkcje obsługi wiadomości błyskawicznych istotne w środowisku korporacyjnym: Logowanie do więcej niż jednej społeczności Sametime (także do społeczności zewnętrznych) Klient Sametime Connect umożliwia jednoczesne zalogowanie się w więcej niż jednej społeczności Sametime (na więcej niż jednym serwerze). W każdej społeczności użytkownik może mieć inny stan dostępności i komunikat o statusie. Listę kontaktów można filtrować w taki sposób, aby zawierała tylko osoby z danej społeczności, lub aby osoby z róż-nych społeczności były zebrane w osobne grupy. Dostęp anonimowy lub gościnny Z nowych klientów rozmowy sieciowej i konferencji działających w środowisku przeglądarki mogą korzystać użytkownicy anonimowi. Rozwiązanie takie jest przydatne, gdy chcemy wykorzystać te narzędzia jako publiczny kanał komunikacji z działem obsługi klienta lub zapraszać klientów i partnerów do udziału w konferencjach elektronicznych. Wyświetlanie wizytówek (patrz rys. 5) Wizytówki zapewniają błyskawiczny dostęp do najważniejszych danych kontaktowych (imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pobytu i numer telefonu). Wyświetlane są w oknie rozmowy sieciowej, a także po zatrzymaniu wskaźnika nad imieniem i nazwiskiem na liście kontaktów. Dane kontaktowe są pobierane automatycznie z katalogu firmowego. Wyszukiwanie kontaktów z automatycznym uzupełnianiem/ szybkie znajdowanie Pasek szybkiego znajdowania umożliwia wyszukiwanie kontaktów bez przechodzenia przez kilka poziomów listy kontaktów. Rysunek 6: Komunikatory i sygnalizacja dostępności to narzędzia ułatwiające nawiązanie rozmowy. Zdjęcia nadają kontaktom bardziej ludzki wymiar.

10 10 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów Widok kontaktów głównych Ten widok w kliencie Sametime Connect znakomicie ułatwia znajdowanie osób, z którymi użytkownik chce utrzymywać kontakt zamiast nazwisk widok ten przedstawia twarze. Aby dodać do niego nowe osoby, wystarczy przeciągnąć je z listy kontaktów. Widok często używanych kontaktów Ten nowy widok w kliencie Sametime Connect za-wiera dynamicznie budowaną listę osób, z którymi użytkownik najczęściej prowadzi rozmowy sieciowe. Lista może zawierać imiona i nazwiska lub zdjęcia. Widok niedawno używanych kontaktów Ten nowy widok w kliencie Sametime Connect zawiera dynamicznie budowaną listę osób, z którymi użytkownik ostatnio się kontaktował. Lista może zawierać imiona i nazwiska lub zdjęcia. Inicjowanie rozmów sieciowych z użytkownikami spoza listy kontaktów Pasek szybkiego znajdowania w oprogramowaniu Sametime umożliwia szybkie dotarcie do współpracowników, którzy nie figurują na liście kontaktów użytkownika. Ułatwia to zachowanie porządku na liście kontaktów użytkownik może dopisywać do niej tylko te osoby, z którymi regularnie współpracuje. Grupy osobiste definiowane przez użytkownika i grupy zagnieżdżone Grupy umożliwiają uporządkowanie listy kontaktów w sposób optymalny dla danego użytkownika. Możliwe jest nawet umieszczanie grup w innych grupach. Publiczne grupy list kontaktów tworzone przez administratorów Administratorzy mogą tworzyć grupy użytkowników zdefiniowanych w katalogu firmowym. Ułatwia to użytkownikom końcowym dodawanie do list kontaktów całych działów lub zespołów oraz usprawnia jednoczesne wysyłanie ogłoszeń do większej liczby osób v. Opcje sortowania listy kontaktów Listy kontaktów można sortować w sposób najbardziej intuicyjny dla danego użytkownika: według nazwisk osób i grup lub tylko według nazwisk osób w grupach. Można też określić, czy widoczne są wszystkie osoby, czy tylko osoby połączone. Usuwanie rzadko używanych kontaktów z listy Funkcja oczyszczania listy kontaktów pozwala łatwo określić, kiedy ostatnio użytkownik kontaktował się z daną osobą, i zdecydować, czy ta osoba nadal ma figurować na liście kontaktów. Automatyczne wysyłanie wiadomości , jeśli wybrana osoba jest niepołączona Oprogramowanie Sametime proponuje wysłanie wiadomości , jeśli osoba, z którą próbowano nawiązać rozmowę sieciową, przeszła w tryb bez połączenia (wiadomość zawiera transkrypcję dotychczasowej rozmowy). Bezpieczna tekstowa rozmowa sieciowa między dwiema osobami Sametime umożliwia prowadzenie poufnych, szy-frowanych rozmów między dwiema osobami nie-zależnie od tego, czy znajdują się w tym samym budynku, czy na różnych kontynentach. Bezpieczna tekstowa rozmowa sieciowa między wieloma osobami Tekstowe rozmowy sieciowe prowadzone między kilkoma osobami naraz są szyfrowane, aby zapobiec przechwyceniu informacji poufnych. Komunikacja głosowa i wideo Więcej informacji zawiera sekcja Komunikacja głosowa i wideo w dalszej części opracowania. Integracja z telefonią Funkcje telefonii są dostępne w edycjach Sametime Standard i Sametime Advanced, a ich zestaw zależy od wybranej metody integracji: może to być wbudowana telefonia VoIP, wtyczki do współpracy z systemami telefonii innych firm lub oprogramowanie Sametime Unified Telephony. Różnice w dostępności funkcji występują także pomiędzy klientem stacjonarnym i działającym w przeglądarce. Więcej informacji zawiera sekcja Telefonia w dalszej części opracowania. Ogłoszenia (kierowane do wybranych użytkowników i grup) Użytkownicy i administratorzy mogą wysyłać wiadomości do dużej liczby użytkowników naraz. Ogłoszenia mogą być wysyłane do użytkowników lub grup użytkowników.

11 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów 11 Zabezpieczenie przed przypadkowym rozpoczęciem rozmowy sieciowej z udziałem dużej liczby osób To ustawienie powoduje, że oprogramowanie Sametime dodatkowo potwierdza polecenie rozpoczęcia rozmowy sieciowej lub połączenia, jeśli liczba kontaktów zaznaczonych przez użytkownika przekracza ustalony limit. Rozmowy sieciowe na kartach Wszystkie prowadzone przez użytkownika rozmowy sieciowe z pojedynczymi osobami lub większymi grupami zebrane są w jednym oknie podzielonym na karty. Takie rozwiązanie ułatwia utrzymanie porządku na ekranie i prowadzenie kilku rozmów równolegle. Użytkownik może wybrać, czy na kartach mają być wyświetlane zdjęcia, czy nazwiska, i czy zakładki kart mają być rozmieszczone pionowo, czy po-ziomo. Narzędzie do tworzenia zrzutów ekranu Narzędzie do tworzenia zrzutów ekranu umożliwia wklejenie kopii fragmentu ekranu użytkownika do okna rozmowy sieciowej tak aby była widoczna dla wszystkich uczestników. Zrzut ekranu można przed wysłaniem uzupełnić o adnotacje w postaci linii, strzałek, kwadratów i okręgów. Możliwe jest także skopiowanie przechwyconego obrazu do schowka lub zapisanie w pliku. Błyskawiczne udostępnianie ekranu Błyskawiczne udostępnianie ekranu umożliwia innym osobom obserwację ekranu użytkownika, fragmentu tego ekranu lub okna jednej aplikacji, a nawet sterowanie elementami na tym ekranie bez konieczności organizowania pełnej konferencji elektronicznej. Wyświetlanie danych i zdjęcia użytkownika w oknie rozmowy sieciowej Każde okno rozmowy sieciowej zawiera najważniejsze informacje o rozmówcach: zdjęcia, stanowiska, numery telefonów, miejsca pobytu i strefy czasowe. Oprogramowanie Sametime można skonfigurować w taki sposób, aby pobierały zdjęcia zapisane na innych serwerach lub w innych katalogach. Wyświetlanie statusu rozmówcy w oknie rozmowy sieciowej Gdy rozmówca zmieni swój status dostępności, zacznie pisać lub zamknie okno, odpowiednia informacja będzie widoczna w oknie rozmowy sieciowej. Dzięki temu rozmowa przebiega płynniej i bardziej przypomina naturalną interakcję. Formatowanie tekstu W rozmowach sieciowych można stosować formatowanie, takie jak zmiana czcionki, wielkości, stylu i koloru tekstu, w celu uwypuklenia pewnych treści. Emotikony Emotikony (uśmieszki itp.) wzbogacają rozmowy tekstowe o kontekst i umożliwiają przekazywanie emocji. Palety emotikonów Palety emotikonów umożliwiają zapisywanie, porządkowanie i szybkie wybieranie własnych emotikonów. Palety emotikonów można eksportować i importować. Możliwe jest także przypisanie skrótów klawiszowych do emotikonów. Rysunek 7: Sametime oferuje możliwość formatowania tekstu rozmowy, wbudowane narzędzie do przesyłania plików, sprawdzanie pisowni i inne rozwiązania, które w wielu przypadkach skutecznie zastępują pocztę elektroniczną.

12 12 IBM Sametime 8.5 przewodnik dla recenzentów Przesyłanie plików (patrz rys. 7) Wbudowane narzędzie do przesyłania plików ułatwia udostępnianie plików współpracownikom za pośrednictwem oprogramowania Sametime, bez zapełniania skrzynki pocztowej obszernymi załącznikami. Plik do przesłania można wyszukać w oknie dialogowym lub przeciągnąć wprost z pulpitu do okna rozmowy. Wysyłanie odsyłaczy hipertekstowych i odsyłaczy do dokumentów Notes W treści rozmowy można zawsze umieścić odsyłacz hipertekstowy do strony WWW. Możliwe jest także wysyłanie odsyłaczy do dokumentów z programu Notes. Odbiorca może otworzyć odsyłacz i przeglądać dokumenty oraz używać aplikacji bezpośrednio w środowisku Notes. Sprawdzanie pisowni Sametime natychmiast zaznacza nieprawidłowo napisane wyrazy, umożliwiając skorygowanie ich przed kliknięciem przycisku Wyślij. Znaczniki daty i godziny Każda interakcja opatrzona jest znacznikiem daty i godziny. Znaczniki takie pomagają śledzić przebieg rozmowy i ocenić, jak długo rozmówca czeka na odpowiedź. Historia rozmowy sieciowej Sesję rozmowy sieciowej można zapisać na komputerze lokalnym (wraz ze wszystkimi udostępnionym obrazami, formatowaniem tekstu, emotikonami i znacznikami czasu) oraz przeszukiwać, pobierać i wyświetlać w przeglądarce historii rozmów Sametime. (Partnerzy Handlowi IBM oferują także rozwiązania umożliwiające archiwizację i monitorowanie rozmów sieciowych po stronie serwera). Historię rozmowy sieciowej można też zapisać w pliku poczty elektronicznej użytkownika. Automatyczne wyświetlanie ostatniego fragmentu poprzedniej rozmowy Oprogramowanie Sametime wyświetla w oknie rozmowy sieciowej transkrypcję ostatnich interakcji, aby możliwe było wygodne kontynuowanie komunikacji w kontekście poprzedniej wymiany zdań. Tryb poza protokołem /wyłączanie zapisu transkrypcji W trybie poza protokołem uczestnicy rozmowy sieciowej nie mogą zapisywać jej treści na komputerach lokalnych. Jest to zabezpieczenie przed skopiowaniem informacji poufnych lub objętych szczególną ochroną. Drukowanie transkrypcji Zapis tekstowej rozmowy sieciowej można wydrukować bezpośrednio z okna historii rozmów sieciowych. Wysyłanie transkrypcji pocztą elektroniczną Możliwe jest tworzenie wiadomości zawierających transkrypcje istotnych rozmów sieciowych. Klient działający w przeglądarce, bez pobierania kodu W wersji Sametime 8.5 wprowadzono nowy interfejs sygnalizacji obecności i rozmów sieciowych, który działa w środowisku przeglądarki WWW i nie wymaga pobierania oprogramowania na komputer lokalny. Interfejs ten może działać w popularnych przeglądarkach WWW bez konieczności instalowania apletów ani pobierania kodu. Całe wdrożenie realizowane jest w oparciu o kod na serwerze. Klient rozmów sieciowych działający w przeglądarce jest szczególnie przydatny we współpracy z organizacjami zewnętrznymi oraz dla użytkowników niestacjonarnych. Obsługiwany jest zarówno dostęp anonimowy, jak i uwierzytelniony. Mechanizmy zabezpieczeń i szyfrowania używane przez oprogramowanie Sametime bazują na protokole SSL (Secure Sockets Layer), przez co oferują wyższy poziom ochrony komunikacji biznesowej niż masowe usługi dla użytkowników prywatnych. Uwaga: nie wszystkie możliwości omówione w niniejszym dokumencie są obecnie dostępne za pośrednictwem klienta działającego w przeglądarce.