1. Zgłoszenia serwisowe Zlecenia serwisowe Harmonogram serwisu Gwarancje serwisowe...22

Transkrypt

1 1. Zgłoszenia serwisowe Zlecenia serwisowe Harmonogram serwisu Gwarancje serwisowe...22 Stosowane skróty i nazwy: Administrator aplikacji osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie systemu ToyDMS w Państwa ASD. System system ToyDMS, Dealer Management System. Menu kontekstowe menu rozwinięte po wciśnięciu prawego klawisza myszy. Menu główne menu zawierające opcje plik, Moduły, Nowe dokumenty itd. dostępne z okna głównego Systemu. Okno modułu okno główne każdego z modułów Systemu, pojawia się po wybraniu opcji z menu głównego Moduły. Okno przeglądowe część okna obsługi modułu zawierająca dane w formie tabeli. RWS Rozliczenie Wewnętrzne Serwisu, dokument zamykający usterkę(i) kosztowe. PNG Protokół Napraw Gwarancyjnych, dokument zamykający usterkę(i) gwarancyjną. RWS Rozliczenie Wewnętrzne Serwisu, dokument zamykający usterkę(i) kosztowe. Paczka gwarancyjna zbiór wielu protokołów PNG przygotowanych do wysyłki do TMPL. 1

2 1. Zgłoszenia serwisowe Zgłoszenie serwisowe początkuje proces obsługi klienta w naszym serwisie, bez zgłoszenia nie można zarezerwować czasu w harmonogramie jak i utworzyć zlecenia serwisowego, umożliwiającego utworzenie końcowych dokumentów czyli faktury sprzedaży, rozliczenia kosztowego RWS bądź rozliczenia gwarancyjnego PNG. Okno główne modułu zgłoszeń serwisowych jest standardowym oknem obsługi modułu, zawiera wszystkie funkcje i udogodnienia opisane w rozdziale 2 kursu ogólnego I. Dostęp do modułu uzyskamy poprzez wybranie z menu głównego Modułu > Serwis opcji Zgłoszenia serwisowe lub poprzez wybranie przycisku klucza z panelu szybkiego dostępu. Ekran 1 - Panel szybkiego dostępu dla modułu serwisowego. Chcą w szybki sposób zarejestrować nowe zgłoszenie musimy wybrać z menu głównego Nowe dokumenty opcję Zgłoszenie serwisowe. Ekran 2 - Menu Nowe dokumenty wraz z opcjami dla serwisu. Okno rejestracji nowego zgłoszenia serwisowego uzyskamy poprzez wejście w moduł Zgłoszeń serwisowych, wybranie Wyświetl w otwartym filtrze modułu serwisowego i wciśnięcie przycisku Dodaj wraz z wybraniem opcji Dodaj zgłoszenie. Poniżej znajduje się przykładowe okno nowego zgłoszenie wraz z przypisanym klientem i pojazdem zarejestrowanym wcześniej w kartotece. Ekran 3 - Okno główne nowego zgłoszenia serwisowego. 2

3 Standardowymi i niezmiennymi częściami okna zgłoszenia są: pola prezentujące numer zgłoszenia a później numer zlecenia, pole zawierające datę i czas przyjęcia zgłoszenia, zakładki zgłoszenia a później zakładki zlecenia oraz dodatkowe przyciski funkcyjny służące do zapisania zgłoszenia, zatwierdzenia usterek, wydrukowania zgłoszenia lub zlecenia oraz propozycji faktury serwisowej, sprawdzenia informacji o pojeździe flotowym, przeglądnięcia historii napraw pojazdu. Pozostała zawartość okna uzależniona jest od aktualnie otwartej zakładki np. Zgłoszenia serwisowe na Ekranie nr 3. Pierwsza zakładka Zgłoszenie serwisowe pozwala na przypisanie klienta i pojazdu do zgłoszenia poprzez pobranie z kartoteki lub poprzez ręczne wpisanie w celach informacyjnych. Wpisując ręcznie dane klienta i pojazdu musimy wypełnić pola Nazwa klienta oraz Nr rejestracyjny, bez tego nie będzie można zapisać zgłoszenia. W przypadku gdy klient i pojazd są już wprowadzeni do kartotek wystarczy wprowadzić poprawny numer rejestracyjny, pobrać poprzez wciśnięcie klawisza [ENTER] pojazd z kartoteki pojazdów lub w odwrotny sposób wprowadzić dane klienta i pobrać poprzez wciśnięcie klawisza [ENTER] klienta z kartoteki klientów. W obu przypadkach sprawdzane jest powiązanie pojazdu z klientem bądź poprzez dowód rejestracyjny bądź poprzez użytkowników pojazdu, sposób powiązywania klienta z pojazdem został opisany w rozdziale 5b kursu ogólnego I. Pobranie klienta i pojazdu z kartoteki już na samym początku daje nam więcej możliwości w obróbce zgłoszenia oraz przyczynia się do szybszego otworzenia zlecenia serwisowego. W przypadku przypisania klienta z kartoteki jego dane kontaktowe zostaną wyświetlone w zakładce Zgłoszenie serwisowe w ramce Kontakt do klienta. Pobranie pojazdu z kartoteki pozwoli na wyświetlenie szczegółowych informacji o nim wraz z wcześniej zarejestrowanym przebiegiem. Ważną rzeczą w pierwszej zakładce jest możliwość przypisania pracownika przyjmującego zgłoszenia, standardowo przypisywana jest tam osoba tworząca zgłoszenie serwisowe. Pole to brane jest pod uwagę w kilku zestawieniach dla działu serwisu a jego wypełnienie jest wymagane. Poniżej znajduje się pole Uwagi pozwalające na wprowadzenie dodatkowych, własnych uwag do tego zgłoszenia serwisowego. Uwagi te nie są nigdzie drukowane. Kolejną część okna stanowią dodatkowe pola funkcyjne: Samochód zastępczy wyświetlający stosowny obrazek w harmonogramie serwisu, Kosztorys naprawy dający dostęp do zakładki Kosztorys, Towarzystwo ubezp. dające dostęp do nowej zakładki Dane TU, Zlecenie door-to-door wyświetlające stosowny obrazek w harmonogramie serwisu. Następną ważną zakładką jest zakładka Usługi i uwagi, pozwala ona na rejestrację uwag zgłoszonych przez klienta, uwagi te mogą być w późniejszym czasie zweryfikowane przez doradcę serwisowego. Uwagi i opis weryfikacji drukowane są na druku zgłoszenia serwisowego. Zakładka ta umożliwia wprowadzenie usterek będących opisem czynności do wykonania podczas przyjęcia pojazdu na warsztat. Usterki dzielimy na trzy kanały wydatków: Klient usterka zakończona fakturą sprzedaży, Dealer usterka zakończona dokumentem RWS, Gwarant usterka zakończona rozliczeniem PNG. Usterki wprowadzone na poziomie zgłoszenia są przenoszone automatycznie do zlecenia serwisowego, w momencie jego otwarcia. Każda z usterek może podlegać późniejszej weryfikacji przez doradcę przez wybranie przycisku Uwagi serwisanta i wprowadzenie żądanej treści. Szczególnym typem usterki klienckiej jest usterka typu Promocja, dołączana przyciskiem Dołącz promocję. Usterki promocyjne dostępne są dla wybranych kodów modeli, o kodach modeli i miejscu ich rejestracji można przeczytać w rozdziale 5b kursu ogólnego I. Promocje serwisowe pochodzą z systemów centralnych TMPL, ich szczegółowy opis dostarczany jest na stacje dealerski w postaci informacji technicznych. Promocje mogą być zarejestrowane dla pojazdów nie objętych nimi, wtedy nazywamy je promocjami ALLTOY. 3

4 Ekran 4 - Zakładka Usługi i uwagi, podczas edycji. Jeżeli chcemy wprowadzić dodatkowe informacje o pojeździe przyjmowanym możemy skorzystać z zakładki Informacje dodatkowe, zakładka składa się z trzech podzakładek: Akceptacja napraw dla klientów flotowych w tej zakładce wprowadzamy uzyskany numer akceptacji wraz z ewentualnymi uwagami własnymi, Przedmioty pozostawione w pojeździe wprowadzamy w niej informacje o przedmiotach zostawionych w przyjmowanym samochodzie, informacje możemy przenieść ze słownika lub wprowadzić własne, obie informacje pojawiają się na druku zgłoszenia serwisowego, Zauważone uszkodzenia pojazdu wprowadzamy w niej informacje o zauważonych uszkodzeniach pojazdu, informacje możemy przenieść ze słownika lub wprowadzić własne, obie informacje pojawiają się na druku zgłoszenia serwisowego. Ekran 5 - Zakładka Usługi i uwagi, podczas edycji. 4

5 Kolejną często wykorzystywaną zakładką jest zakładka Kosztorys, umożliwia przygotowanie wstępnego kosztorysu naprawy, wprowadzenie przewidywanej robocizny, przewidywanych materiałów oraz usług obcych. Poniżej znajduje się ekran z kosztorysem szczegółowym w trakcie edycji. Ekran 6 - Zakładka Kosztorys, w trakcie rejestracji kosztorysu szczegółowego. Już na etapie tworzenia kosztorysu możemy posłużyć się katalogiem operacji FRM, pobieranie operacji odbywa się z uwzględnieniem kodów WMI oraz VDS z nadwozia pojazdu przypisanego do zgłoszenia. Kod operacji, jej czas i nazwa pobierane są z katalogu, system automatycznie przelicza wartość według stawek za roboczogodziny. Stawki rbg wprowadzane są do systemu poprzez słownik (menu Słowniki > Ogólne firmy > Obsługa tabeli stawek roboczogodzin). Robociznę możemy wprowadzić ręcznie bez pobierania jej z katalogu FRM, do zapisanie niezbędny jest jej czas oraz nazwa. Wprowadzenie kolejnych pozycji potwierdzamy przyciskiem Akceptuj. Ekran 7 - Podzakładka Robocizna - kosztorys szczegółowy. 5

6 Dzięki zakładce Materiały możemy określić przewidywany koszt materiałów użytych do naprawy. Zakładka umożliwia dodanie kolejnych pozycji w oparciu o Cennik główny ASD. Z listy przygotowanych i wycenionych materiałów możemy przygotować stosowne zamówienie w dziale części zamiennych, robimy to poprzez wciśnięcie przycisku Zamów. Podzakładka Dostępność części umożliwia nam sprawdzenie dostępności części u dostawcy (TMPL i TMME). Transmisja wykonuje się po wybraniu przycisku Dostępność i dalej Wyślij. Posiadając połączenie z programem EPC możemy w łatwy sposób wczytać do kosztorysu listę materiałów wyeksportowanych z niego, służy do tego przycisk Pobierz z EPC. Wprowadzenie kolejnych pozycji potwierdzamy przyciskiem Akceptuj. Ekran 8 - Podzakładka Materiały - kosztorys szczegółowy. Ostatnią funkcjonalną częścią kosztorysu jest zakładka Usługi obce, pozwala na oszacowanie przewidywanego kosztu usług obcych wykonywanych poza naszą ASD a stanowiących nasz koszt. Wprowadzenie kolejnych pozycji potwierdzamy przyciskiem Akceptuj. Ekran 9 - Podzakładka Usługi obce - kosztorys szczegółowy. Ostatnią zakładką zgłoszenia serwisowego jest zakładka Harmonogram, pozwala na zarezerwowanie czasu pracy na określonym stanowisku lub dla określonego mechanika (sposób harmonogramowania może być tylko jeden). W tej zakładce określamy także daty i czas przewidywanego przyjęcia pojazdu na warsztat, potwierdzonego przyjęcia pojazdu na warsztat oraz przewidywanego ukończenia prac serwisowych. Daty i czas umieszczane są na wydruku zgłoszenia serwisowego. 6

7 Ekran 10- Fragment wydruku zgłoszenia serwisowego. Rezerwację czasu w harmonogramie rozpoczynamy od wybrania przycisku Dodaj i wypełnienia kolejnych pól. W pierwszej kolejności wprowadzamy czas trwania operacji w pole Czas operacji (format GG:MM), system automatycznie podpowiada jako czas rozpoczęcia aktualną godzinę i datę, obie wartości są do zmiany przez operatora. Po zarezerwowaniu czasu decydujemy jaki to będzie rodzaj operacji oraz wybieramy liczbę pracowników przypisanych do niej lub w przypadku harmonogramowania według stanowisk określamy numer stanowiska warsztatowego. Jeśli chcemy dołączyć jakieś uwagi i zalecenia dla mechanika wprowadzamy je w pola Opis operacji, uwagi te będą wydrukowane na ostatniej karcie zlecenia serwisowego przeznaczonej ściśle dla mechanika. Wprowadzenie kolejnych pozycji potwierdzamy przyciskiem Akceptuj. Ekran 11 - Zakładka Harmonogram, w trakcie edycji. Po zakończonym procesie rejestracji zgłoszenia serwisowego możemy przejść do otworzenia, na jego podstawie, zlecenia serwisowego. Zgłoszenie serwisowe jest dokumentem który może zostać usunięty z systemu przez operatora. Otworzenie zlecenia blokuje tą możliwość. 7

8 2. Zlecenia serwisowe System ToyDMS umożliwia otworzenie zlecenia serwisowego dwoma sposobami, poprzez wybranie z menu Nowe dokumenty opcji Dodaj zlecenie serwisowe lub poprzez wejście we wcześniej zapisane zgłoszenie serwisowe i wybranie zakładki Zlecenie. Poniżej opisano drugi sposób będący kontynuacją poprzedniego rozdziału czyli rejestracją zgłoszenia serwisowego. Wybranie zakładki Zlecenie wyświetla komunikat z pytaniem o potwierdzenie otworzenia zlecenia. Ekran 12 - Komunikat z pytaniem o potwierdzenie otworzenia zlecenia serwisowego. W przypadku gdy zarejestrowane przez nas wcześniej zgłoszenie serwisowe nie posiadało przypisanego klienta i pojazdu z kartoteki system przypomni o tym i będzie wymagał ich rejestracji w kartotece klienta i pojazdu wraz z powiązaniem pojazdu z klientem poprzez dowód rejestracyjny lub użytkownika. W przypadku przypisanego klienta z pojazdem, po potwierdzeniu pytania otrzymamy okno zlecenia serwisowego z szeregiem zakładek i opcji. Poniżej znajduje się opis każdej z nich wraz ze stosownymi ekranami. Ekran 13 - Okno główne zlecenia serwisowego, podczas edycji. 8

9 Pierwsza zakładka Zlecenie serwisowe jest najobszerniejszą zakładką i umożliwia wprowadzenie wielu niezbędnych informacji odnośnie zlecenia serwisowego. W pierwszej kolejności określamy datę i czas realizacji wizyty serwisowej, wprowadzamy odczytany stan licznika i określamy preferowany sposób zapłaty za usługę (pomocny będzie podczas tworzenia faktury). Pole Pracownik prowadzący zlecenie wypełniane jest automatycznie osobą otwierającą zlecenie (można zmienić osobę ręcznie), pole to niezbędne jest do wielu zestawień i wydruków serwisowych. Poniżej tego pola znajduje się lista otwartych zleceń i zgłoszeń serwisowych na pojazd przypisany do naszego zlecenia. Po prawej stronie pola otwartych zleceń znajduje się pole wyświetlające uwagi do pojazdu będącego w posiadaniu klienta flotowego. Zaznaczając szereg pól w ramkach Potwierdzenia, Dodatkowe instalacje w pojeździe i Dokumenty pozostawione w pojeździe spowodujemy ich wydrukowanie na druku zlecenia serwisowego. Na samym dole zakładki wyświetlane są informacje o gwarancji na pojazd a także znajdują się dodatkowe przyciski funkcyjne umożliwiające Zatwierdzenie/Odtwierdzenie usterek, przygotowanie propozycji faktury za naprawę, wyświetlenie informacji o pojeździe klienta flotowego oraz wyświetlenie całej historii napraw pojazdu. Przyciski funkcyjne występują zawsze i są na każdej dalszej zakładce zlecenia serwisowego. Drugą zakładką zlecenia serwisowego jest zakładka Robocizna, pozwala na wprowadzenie i skalkulowanie wykonanych czynności warsztatowych. Ekran 14 - Zakładka Robocizna, podczas edycji. Po wciśnięciu przycisku Dodaj otrzymamy zakładkę edycyjną pozwalającą na wprowadzenie nowej robocizny. Robociznę możemy pobrać z katalogu operacji FRM poprzez przycisk Pobierz operację z FRM dostępny w polu Kod operacji. Katalog operacji jest elektroniczną wersją FRM Toyota, operacje rozpoznawane są po kodach WMI i VDS. Wybór operacji poprzedzamy wybraniem Zespołu i Tablicy a kończymy przyciskiem Wybierz. W dalszym kroku mamy możliwość określenia rodzaju operacji, do wyboru są opcje Mechaniczna, Blacharska i Lakiernicza oraz możemy zaznaczyć iż operacja jest operacją główną. Rodzaj operacji, znacznik operacja główna oraz kod operacji wykorzystywane są do usterek gwarancyjnych gdzie wymagane jest ich podanie. Do usterek gwarancyjnych niezbędne jest także podanie czasu wg FRM, natomiast czas wykonania operacji determinuje końcową wartość robocizny obliczaną na podstawie iloczynu stawki za rbg i czasu wykonania. Kolejne pola umożliwiają zmianę wartości netto przed upustem, rabatu procentowego i nazwy operacji. Stawki za rbg pochodzą z cennika stawek (wywoływany w menu Słowniki> Ogólne firmy> Obsługa tabeli stawek 9

10 roboczogodzin), dostęp do niego mają tylko osoby uprawnione. Jeżeli robocizna nie jest kalkulowana według FRM możemy wprowadzić ją w sposób ręczny wpisując jej nazwę i określając czas wykonania. Dodawanie kończymy przyciskiem Akceptuj. Po wprowadzeniu wszystkich operacji możemy je powiązać z wykonującymi mechanikami, robimy to w zakładce Mechanicy, zakładka uaktywnia się po dodaniu co najmniej jednej robocizny. Po lewej stronie zakładki znajduje się ramka Mechanicy, zaznaczając opcję Wszyscy dostajemy listę z wszystkimi mechanikami wprowadzonymi do systemu a zaznaczając opcję Przypisani do zlecenia dostajemy listę wszystkich mechaników logujących się do zegara i wybierających co najmniej jedną z usterek z tego zlecenia. Po wybraniu operacji (robocizny) z listy Operacja (prawy górny róg zakładki) przenosimy żądanych mechaników z lewej części okna na prawą, robimy to poprzez przyciski przenoszenia (znajdują się na środku pomiędzy obiema częściami) lub poprzez dwuklik myszy na zaznaczonym mechaniku. W przypadku przypisywania kilku mechaników do jednej operacji mamy możliwość określenia procentowego udziału każdego z nich. Każdy następny mechanik odbiera procent wykonania od pierwszego mechanika. Ekran 15 - Zakładka Mechanicy, podczas edycji. Kolejną zakładką jest zakładka Materiały, zawiera ona wszystkie materiały przypisane do zlecenia poprzez dokumenty magazynowe RWZ. Podczas przeglądania pozycji materiałów dostajemy do dyspozycji kilka przycisków funkcyjnych, są nimi: Modyfikuj przycisk otwierający do edycji niewykorzystany materiał, Zwrot przycisk otwierający okno zwrotów na magazyn i jest dostępny dla niewykorzystanych materiałów, % upustu otwiera okno umożliwiające nadanie jednakowego upustu na wszystkie niewykorzystane materiały w zleceniu, Obrót mag. otwiera okno obrotów magazyn-serwis dla zaznaczonego materiału, Niezreal. zam. pokazuje wszystkie niezrealizowane zamówienia na części przypisane do tego zlecenia. Jeżeli zakładka zawiera pozycje materiałowe z ilością 0 oznacza to iż były one korygowane poprzez korektę dokumentu sprzedaży. 10

11 Ekran 16 - Zakładka Materiały, w trakcie przeglądania. Wybranie przycisku Modyfikuj lub dwuklik na pozycji materiał niewykorzystanego otwiera zakładkę w tryb edycji. Do dyspozycji dostajemy szereg pól umożliwiających zmianę numeru katalogowego, ceny netto przed upustem, rabatu procentowego, nazwy materiału oraz w przypadku napraw gwarancyjnych przypisania materiału do Podzlecenia oraz wprowadzenia numeru Faktury zakupowej (standardowo numer jest pobierany z dokumentów dostawy). Większość z pól dostępna jest dla osób posiadających stosowne uprawnienia nadane przez Administratora. Ekran 17 - Zakładka Materiały, podczas edycji. W przypadku dokonywania zwrotów części na magazyn niezbędne jest wciśnięcie przycisku Zwrot, przeniesienie części z lewej strony na prawą w nowo otwartym oknie Zwrot a następne zapisanie zwrotu przyciskiem Zapisz i ostateczne potwierdzenie poprzez zapisanie całego zlecenia głównym przyciskiem Zapisz. Zwrot części możemy cofnąć do momentu zapisu całego zlecenia, robimy to poprzez zaznaczenie części w prawej części okna zwrotów i wybranie przycisku Cofnij. Okno zwrotów zamykamy przyciskiem Zamknij. 11

12 Ekran 18 - Okno zwrotu części na magazyn. W przypadku naprawa zlecanych podwykonawcą ich rejestracji dokonujemy poprzez zakładkę Usługi obce. Wprowadzenie rozpoczynamy wybraniem przycisku Dodaj, otrzymamy w ten sposób okno edycyjne usługi obcej. Usługę możemy powiązać z wcześniej zarejestrowaną fakturą zakupową kosztową, robimy to przyciskiem Faktura zakupowa. Po odszukaniu faktury wybieramy ją przyciskiem Wybierz i edytujemy wartość netto przed upustem i wprowadzamy nazwę wykonanej usługi obcej. W przypadku braku zarejestrowanej faktury zakupowej należy podać jej numer określić oraz określić wartość netto przed upustem. Dla zleceń gwarancyjnych niezbędna jest opcja Podzlecenie. Wprowadzenie kończymy przyciskiem Akceptuj. Ekran 19 - Zakładka Usługi obce, podczas edycji. Zakładka Usterki to kolejna z funkcjonalnych zakładek zlecenia serwisowego, pozwala na dodanie usterek które będą zatwierdzane. Zakładka w trakcie przeglądania zawiera kilka przycisków funkcyjnych, są nimi standardowe Dodaj, Modyfikuj i Usuń, Dołącz promocje przycisk otwierający okno wyboru promocji SDC dostępnych dla kodu modelu pojazdu przypisanego do zlecenia, Kalkulator usterek przycisk otwierający okno umożliwiające wprowadzenie końcowych wartości usterki z kanałem wydatków Klient, 12

13 Przepisanie do uwag przycisk przenoszący niezatwierdzoną oraz pustą usterkę z kanałem wydatków Dealer do uwag zlecenia, Anuluj usterkę przycisk anulujący odrzuconą usterkę gwarancyjną. Ekran 20 - Zakładka Usterki, w trakcie przeglądania. Okno kalkulatora usterek dostępne jest tylko dla usterki powiązanej z jakimkolwiek materiałem lub robocizną lub usługą obcą i tylko dla usterki płatnej przez klienta czyli z kanałem wydatków typu Klient. Ustaloną kalkulację potwierdzamy przyciskiem Akceptuj. Ekran 21 - Okno kalkulatora usterek. Wprowadzenie nowej usterki rozpoczynamy wybraniem przycisku Dodaj, następnie w zakładce edycyjnej określamy kod kanału, do wyboru mamy Klient, Dealer i Gwarant. W przypadku usterek typu klient i dealer musimy określić typ zlecenia wybierając odpowiedni z listy i wprowadzić opis usterki. Opis usterki może być przenoszony z opisu typu zlecenia jest ona także drukowany opcjonalnie na fakturze końcowej. Wprowadzanie kolejnych usterek kończymy przyciskiem Akceptuj i ostatecznie Anuluj. Dla usterek gwarancyjnych otrzymamy większą ilość pól edycyjnych, wypełnienie każdego z nich zależne jest od typu naprawy gwarancyjnej. Informacje o rozliczaniu gwarancji dostępne są w informacjach technicznych TMPL. 13

14 Ekran 22 - Zakładka Usterki, podczas edycji. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych usterek przechodzimy do podzakładki Powiązania, służy ona do powiązania wprowadzonych robocizn, materiałów i usług obcych z zarejestrowanymi usterkami. Kolejne usterki wybieramy za pomocą listy rozwijanej Usterki i przerzucamy do niej kolejno niezbędne pozycje z lewej części zakładki, wykorzystujemy do tego przyciski przenoszące lub dwuklik myszy na zaznaczonej pozycji. Ekran 23 - Zakładka Usterki wraz z opcją Powiązania. Powiązania są niezbędne do zatwierdzenia usterek a także umożliwiają wydrukowanie propozycji faktury serwisowej. Propozycję uzyskamy po zapisaniu zlecenia i wybraniu przycisku Propozycja dla klienta, znajduje się w pasku głównych przycisków funkcyjnych zlecenia. Po otworzeniu okna Wydruku wybieramy przycisk Podgląd i otrzymujemy żądaną propozycję faktury serwisowej. 14

15 Ekran 24 - Podgląd wydruku propozycji faktury serwisowej. Przed zatwierdzeniem wcześniej wprowadzonych i powiązanych usterek wymagane jest przejście do zakładki Uwagi i podanie głębokości bieżnika opon (tylko dla usterek typu przeglądy). Zakładka Uwagi pozwala na wprowadzenie własnych uwag do zlecenia, możemy posiłkować się wcześniej utworzonym słownikiem (lewa część zakładki) lub wprowadzić własną poprzez przycisk Wpisz uwagę. Każda z uwag może zostać wydrukowana na fakturze końcowej dla klienta, robimy to przyciskiem Na fakturę. Ekran 25 - Zakładka Uwagi, podczas edycji. Ostatnią czynnością do zakończenia prac ze zleceniem jest zatwierdzenie usterek, zatwierdzenie rozpoczynamy od wybrania przycisku Zatwierdz/Odtwierdz. W ten sposób na ekranie wywołamy okno Zatwierdzania usterek, składa się ono z trzech ramek każda dla odrębnego kodu kanału Klient, Gwarant, Kosztowe. Pojedyncza ramka zawiera 15

16 pole z listą powiązanych usterek, jeżeli opcja zaznaczenia jest nieaktywna a nazwa usterki wyszarzona oznacza iż usterka nie jest powiązana z czymkolwiek. Zaznaczenie pola obok kodu kanału zaznacza wszystkie dostępne usterki w jego obrębie. W przypadku tworzenia kilku dokumentów sprzedaży dla jednego kanału, musimy zaznaczyć tylko wybrane usterki, następnie przygotować do nich fakturę i powrócić do zatwierdzania pozostałych usterek. Po wybraniu usterek do zatwierdzenia wciskamy przycisk Akceptuj. Ekran 26 - Okno zatwierdzania usterek ze zlecenia. Pierwszym komunikatem który otrzymamy na ekranie jest komunikat z pytaniem o utworzenie dokumentu sprzedaży (dla usterki typu Klient) lub pytanie o utworzenie rozliczenia kosztowego (dla usterki typu Dealer). Kolejność tworzenia dokumentów zamykających usterkę zależna jest od kolejności wyboru usterek w oknie Zatwierdzenia. W przypadku tworzenia faktury zbiorczej anulujemy tworzenie dokumentu sprzedaży wybraniem przycisku Nie w oknie komunikatu. Ekran 27 - Komunikat z pytaniem o utworzenie rozliczenia kosztowego zlecenia. 16

17 Jeżeli potwierdziliśmy chęć utworzenia dokumentu sprzedaży lub rozliczenia kosztowego to na ekranie otrzymamy pierwsze okno przygotowania dokumentu sprzedaży. Okno wygląda tak samo dla rozliczenia kosztowego i dla faktury sprzedaży. Należy pamiętać iż wszelkie upusty są nadawane w odpowiednich zakładkach zlecenia serwisowego, okno dokumentu sprzedaży nie pozwala na modyfikację rabatów. W oknie edycyjnym mamy możliwość zmiany nabywców i płatników, możemy także zmienić formę płatności za fakturę oraz ustalić, w przypadku płatności odroczonych, ich termin, robimy to w zakładce Zapłaty. Zakładki Nagłówek i Stopka umożliwiają wprowadzenie własnych uwag na fakturę. W zakładce Informacje dokonujemy ewentualnej zmiany Imienia i Nazwiska osoby odbierającej i wystawiającej fakturę oraz posiadając uprawnienia możemy zmienić daty sprzedaży i wystawienia. Ekran 28 - Okno przygotowania faktury za usługę płatną. Po wprowadzeniu wszelkich niezbędnych modyfikacji w fakturze serwisowej wciskamy przycisk Zatwierdź i akceptujemy pytanie w wyświetlonym oknie komunikatu. System wyświetli okno wydruku dokumentu sprzedaży, okno zawiera kilka przycisków funkcyjnych a są nimi: Parametry dający dostęp do szczegółowych parametrów wydruku, Drukuj wysyłający wydruk na drukarkę, Drukarka pozwalający na zmianę domyślnej drukarki i Podgląd otwierający okno podglądu przed wydrukowaniem. Ekran 29 - Przyciski funkcyjne okna wydruku dokumentu sprzedaży. 17

18 Ekran 30 - Podgląd faktury sprzedaży. Po wysłaniu dokumentu na drukarkę otrzymamy komunikat umożliwiający dodanie zadania w celu późniejszego wykonania ankiety po usłudze serwisowej. Pojawienie się komunikatu zależne jest od ustalonych parametrów systemu. Ekran 31 - Komunikat z pytaniem o chęć późniejszego ankietowania klienta. Po wybraniu opcji Tak na ekranie otrzymamy okno edycji zadania do terminarza. W przypadku braku ustawionych parametrów systemu odnośnie ankietowania musimy wybrać osobę wykonującą poprzez wciśnięcie przycisku książki adresowej w polu Wykonuje. Treść i temat zadania wypełnione są przez system automatycznie i zawierają informacje przydatne podczas przeprowadzania ankiety. Zadanie wysyłamy wciśnięciem przycisku funkcyjnego Wyślij, znajduje się w górnym pasku przycisków funkcyjnych zadania. 18

19 Ekran 32 - Okno zlecenia zadania ankietowania po usłudze serwisowej. Jeżeli zatwierdzaliśmy kilka usterek z różnym kodem kanału jednocześnie to system wyświetli po raz kolejny komunikat z pytaniem o utworzenie dokumentu sprzedaży. Dalsze kroki są identyczne do opisanych wcześniej. 3. Harmonogram serwisu Harmonogram serwisu prezentuje obciążenie stanowisk warsztatowych lub mechaników na zadany dzień, pokazuje wszystkie zarejestrowane zgłoszenia i zlecenia serwisowe z wprowadzonymi informacjami do zakładki Harmonogram. Uruchamiamy go za pomocą menu głównego Moduły > Serwis i opcji Harmonogram prac serwisu lub za pomocą przycisku na pasku szybkiego dostępu. Harmonogramowanie prac może odbywać się według mechaników lub według stanowisk. Stan zgłoszeń i zleceń obrazują różnokolorowe paski, poniżej znajduję się ich opis. Nowe zgłoszenie Zgłoszenie z zamówionymi częściami Zgłoszenie ze wszystkimi częściami 19

20 Zlecenie - Samochód w ASD Zlecenie skalkulowane Stanowisko niedostępne Paski czasowe mogą zawierać także zestaw ikon, poniżej ich opis. Płynie czas na wykonanie zgłoszenia/zlecenia a nikt się nim nie zajmuje. Symbol pojawia się wtedy, gdy w systemie zostało zaplanowane zlecenie serwisowe i nikt z pracowników nie został do niego przypisany poprzez Rejestrator czasu pracy lub zostało zaplanowane zgłoszenie serwisowe i w odpowiednim czasie nie zostało otworzone do niego zlecenie serwisowe. Klient w poczekalni. Symbol pojawia się wtedy gdy w module zgłoszeń i zleceń serwisowych w zakładce Zlecenie serwisowe została zaznaczona opcja Klient oczekuje w poczekalni. Samochód zastępczy. Symbol pojawia się wtedy gdy w module zgłoszeń i zleceń serwisowych w zakładce Zgłoszenie serwisowe została zaznaczona opcja Samochód zastępczy. Door to door. Symbol pojawia się wtedy gdy w module zgłoszeń i zleceń serwisowych w zakładce Zgłoszenie serwisowe została zaznaczona opcja Zlecenie door-to-door. VIP lub Lexus. Symbol pojawia się wtedy gdy w Kartotece pojazdów w zakładce Dane ogólne została zaznaczona opcja marka Euro-Tax na Lexus lub w procesie konfiguracji został skonfigurowany pojazd marki Lexus a także wtedy gdy w Kartotece klientów w zakładce Dane ogólne zostały wpisane jakiekolwiek informacje w pole Vip. Chcąc przejść do edycji zarejestrowanego zgłoszenia lub zlecenia zaznaczamy do w harmonogramie i otwieramy poprzez dwuklik myszy. W podobny sposób dodajemy nowe zgłoszenie w wolnym zakresie czasu. Jednostka podziału czasu ustalana jest w parametrach systemu i standardowo wynosi 30 minut. Harmonogram może być podzielony na dwie zmiany pracy I i II, oddzielone są od siebie za pomocą linii poziomej (można ją przesuwać w górę iw dół). 20

21 Ekran 33 - Okno prezentujące Harmonogram warsztatu. Chcąc spersonalizować ustawienia wyglądu harmonogramu możemy posłużyć się jego parametrami, wywołujemy je za pomocą menu Funkcje i opcji Parametry. Ekran 34 - Menu Funkcje harmonogramu. W oknie parametrów mamy możliwość zmiany układu widoku harmonogramu, jego wysokości, szerokości prawej części i lewej części a także czasu wyświetlania podpowiedzi w dymkach. 21

22 Ekran 35 - Parametry wyglądu harmonogramu serwisu. Ekran 36 - Podpowiedź informacji szczegółowych tzw. "dymek". 4. Gwarancje serwisowe Moduł gwarancji serwisowych stanowi kontynuację modułu zgłoszeń i zleceń serwisowych, moduł gwarancji zawiera wszystkie zlecenia w których występują usterki z kanałem wydatków Gwarant. Moduł uruchamiamy poprzez menu główne Moduły > Serwis i opcję Gwarancje serwisowe lub poprzez przycisk z panelu szybkiego dostępu. Najważniejszymi częściami funkcjonalnymi modułu są: filtr stanów usterek oraz menu Funkcje. Usterka trafia do tego moduły gdy jej Kod kanału to 001 Gwarant. Podczas edycji usterki gwarancyjnej w zleceniu należy podać jej typ (więcej o typach zleceń można znaleźć w informacjach technicznych TMPL), wprowadzić opis oraz przyczynę powstania. W kolejnych krokach określamy kod objawu T1 oraz kod przyczyny T2. Pozostałe pola wypełniamy zgodnie z informacjami technicznymi z TMPL. W momencie powiązywania robocizny z usterką gwarancyjną system pilnuje poprawności wprowadzonych danych sprawdza użyty kod operacji, operację T3 z informacjami T1 i T2 wprowadzonymi do usterki. 22

23 Ekran 37- Zakładka Usterki podczas edycji usterki gwarancyjnej. Wprowadzając robociznę gwarancyjną możemy użyć tylko jednej operacji T3 i wielu opisów T3. W przypadku opisów T3 nie mamy możliwości podania czasu trwania więc wprowadzając operację T3 musimy podać sumaryczny czas z operacji i opisów. Ekran 38 - Menu kod operacji w zakładce Robocizna. Moduł gwarancji serwisowych zawiera filtr statusów, przedstawiony poniżej. Ekran 39 - Filtr statusów usterek gwarancyjnych. Nie wysłane umieszczane są tutaj wszystkie usterki gwarancyjne które nie zostały jeszcze zatwierdzone w zleceniu serwisowym. Gotowe do utworzenia umieszczane są tutaj wszystkie zatwierdzone usterki gwarancyjne. Gotowe do wysłania lista wyświetlona zawiera wszystkie paczki gwarancyjne nie wysłane do TMPL. Wysłane lista wyświetla zawiera wszystkie paczki gwarancyjne wysłane do TMPL i nie mające odebranych odpowiedzi z TMPL. Anulowane zawiera listę anulowanych usterek gwarancyjnych. Odrzucone pokazuje wszystkie odrzucone usterki gwarancyjne, są one automatycznie odtwierdzane i gotowe do poprawy. Nie zafakturowane zawiera listę usterek zaakceptowanych przez TMPL i gotowych do utworzenia faktury gwarancyjnej. 23

24 Zafakturowane pokazuje listę usterek które umieszczone były na fakturach gwarancyjnych. Ekran 40 - Okno główne modułu gwarancji serwisowych. Kolejną ważną częścią modułu gwarancje serwisowe jest menu Funkcje, umożliwia ono: Przygotowanie pliku do wysyłki, Przetworzenie odebranej odpowiedzi z TMPL, odczytanie Raportu z odbioru PNG, pokazanie Zestawienia pracowników obsługujących gwarancje, Anulowanie transmisji i powrót do przygotowania paczki gwarancyjnej, Wysłanie zaległych faktur przygotowanych wcześniej i zatwierdzonych oraz Anulowanie całego zlecenia serwisowego. Ekran 41 - Menu Funkcje wraz z opcjami. Wybierając opcję Obsługa transmisji otworzymy okno Transmisja gwarancji służące do wysyłania paczek PNG do TMPL, odbierania odpowiedzi na wysłane paczki a także 24

25 wysyłania faktur gwarancyjnych i odbierania akceptacji na nie. Przycisk Wykonaj transmisję robi wszystkie opisane rzeczy na raz w kolejności wysłanie i odbiór. Ekran 42 - Okno główne transmisji paczek gwarancyjnych. Wciskając przycisk Wydruki i wybierając opcję Protokół gwarancyjny otrzymamy okno wydruku PNG, TMPL wymaga podpisania kopii PNG przez klienta. Ekran 43 - Podgląd wydruku Protokołu Naprawy Gwarancyjnej. 25

26 Ekran 1 - Panel szybkiego dostępu dla modułu serwisowego....2 Ekran 2 - Menu Nowe dokumenty wraz z opcjami dla serwisu....2 Ekran 3 - Okno główne nowego zgłoszenia serwisowego....2 Ekran 4 - Zakładka Usługi i uwagi, podczas edycji....4 Ekran 5 - Zakładka Usługi i uwagi, podczas edycji....4 Ekran 6 - Zakładka Kosztorys, w trakcie rejestracji kosztorysu szczegółowego....5 Ekran 7 - Podzakładka Robocizna - kosztorys szczegółowy...5 Ekran 8 - Podzakładka Materiały - kosztorys szczegółowy....6 Ekran 9 - Podzakładka Usługi obce - kosztorys szczegółowy...6 Ekran 10- Fragment wydruku zgłoszenia serwisowego...7 Ekran 11 - Zakładka Harmonogram, w trakcie edycji....7 Ekran 12 - Komunikat z pytaniem o potwierdzenie otworzenia zlecenia serwisowego...8 Ekran 13 - Okno główne zlecenia serwisowego, podczas edycji....8 Ekran 14 - Zakładka Robocizna, podczas edycji...9 Ekran 15 - Zakładka Mechanicy, podczas edycji...10 Ekran 16 - Zakładka Materiały, w trakcie przeglądania...11 Ekran 17 - Zakładka Materiały, podczas edycji Ekran 18 - Okno zwrotu części na magazyn Ekran 19 - Zakładka Usługi obce, podczas edycji...12 Ekran 20 - Zakładka Usterki, w trakcie przeglądania Ekran 21 - Okno kalkulatora usterek Ekran 22 - Zakładka Usterki, podczas edycji...14 Ekran 23 - Zakładka Usterki wraz z opcją Powiązania Ekran 24 - Podgląd wydruku propozycji faktury serwisowej...15 Ekran 25 - Zakładka Uwagi, podczas edycji...15 Ekran 26 - Okno zatwierdzania usterek ze zlecenia...16 Ekran 27 - Komunikat z pytaniem o utworzenie rozliczenia kosztowego zlecenia Ekran 28 - Okno przygotowania faktury za usługę płatną...17 Ekran 29 - Przyciski funkcyjne okna wydruku dokumentu sprzedaży Ekran 30 - Podgląd faktury sprzedaży...18 Ekran 31 - Komunikat z pytaniem o chęć późniejszego ankietowania klienta...18 Ekran 32 - Okno zlecenia zadania ankietowania po usłudze serwisowej...19 Ekran 33 - Okno prezentujące Harmonogram warsztatu...21 Ekran 34 - Menu Funkcje harmonogramu Ekran 35 - Parametry wyglądu harmonogramu serwisu...22 Ekran 36 - Podpowiedź informacji szczegółowych tzw. "dymek"...22 Ekran 37- Zakładka Usterki podczas edycji usterki gwarancyjnej...23 Ekran 38 - Menu kod operacji w zakładce Robocizna Ekran 39 - Filtr statusów usterek gwarancyjnych...23 Ekran 40 - Okno główne modułu gwarancji serwisowych Ekran 41 - Menu Funkcje wraz z opcjami...24 Ekran 42 - Okno główne transmisji paczek gwarancyjnych...25 Ekran 43 - Podgląd wydruku Protokołu Naprawy Gwarancyjnej