RAD SP. Z O.O. ul. Mokotowska 9/6, Warszawa tel./fax: (22) kom.: www: sekretariat@raddev.

Transkrypt

1 Oferta usług i Systemu IT wspierających Związki lub Porozumienia Międzygminne oraz Urzędy Gmin lub Miast we wdrożeniu i realizacji zadań wynikających z regulacji RAD SP. Z O.O. ul. Mokotowska 9/6, Warszawa tel./fax: (22) kom.: www: sekretariat@raddev.pl

2 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Szanowni Państwo, przekazujemy poniżej ogólny opis oferty dotyczący: systemu IT (dalej zwanym Systemem DOC.pl) wspomagającego związki/porozumienia międzygminne, gminy/miasta w realizacji zadań wynikających ze znowelizowanej ustawy o Utrzymaniu Czystości i Porządku w Gminach (dalej zwanej u.c.p.g.), wsparcia w gminach/miastach lub związkach/porozumieniach międzygminnych wdrożenia regulacji u.c.p.g., które, jak wynika z naszych doświadczeń, powinno być realizowane na zasadzie projektu, utworzenia bazy nieruchomości dla celów zarządzania przez gminę/miasto lub związek międzygminny/ porozumienie międzygminne systemem gospodarki odpadami komunalnymi, wsparcia we wdrożeniu usług Systemu DOC.pl, utrzymania Systemu DOC.pl i serwisu oprogramowania, w tym wprowadzania niezbędnych modyfikacji wynikających ze zmian Ustawy oraz prawa miejscowego. W realiach regulacji nowelizacji u.c.p.g. ciężar zarządzania, nadzoru i kontroli oraz w szczególności organizacji procesu finansowania systemem gospodarki odpadami komunalnymi został przeniesiony na barki gmin. W rezultacie urzędy gmin lub miast muszą zmierzyć się z koniecznością wdrożenia i realizacji szeregu dodatkowych zadań. Poniżej zamieszczono ogólny schemat dotyczący usług systemu wspierających realizację zadań gmin lub związków/ porozumień międzygminnych po wdrożeniu regulacji u.c.p.g. (zadania zostały szerzej opisane w zał. nr 1 do niniejszej oferty): Ogólny schemat zadań do realizacji przez gminę wynikających z u.c.p.g. 2

3 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Stosowane przez RAD podejście i tryb wdrożenia w gminach/miastach, związkach/porozumieniach międzygminnych Systemu oraz powiązanych z tym wdrożeniem regulacji u.c.p.g. Skutkiem wejścia w życie regulacji znowelizowanej u.c.p.g. jest to, że gminy/ miasta lub związki/ porozumienia międzygminne muszą podjąć działania mające na celu wdrożenie i realizację wielu ważnych dodatkowych zadań. W rezultacie realizacji tych działań w gminie/ mieście lub związku/ porozumieniu międzygminnym powstanie nowy zmodyfikowany system gospodarki odpadami komunalnymi, którego podstawowe składowe elementy można ogólnie wyróżnić następująco, jako: 1. Zestaw aktów prawnych prawa miejscowego i regulacji wewnętrznych. 2. Umowy, zasady współpracy i kontroli dotyczące podmiotów, firm realizujących na rzecz gminy/związku/ porozumienia zadania zlecone lub podlegających nadzorowi gminy/związku/porozumienia. 3. Relacje, wymiana informacji pomiędzy podmiotami realizujących zadania w obszarze gospodarki komunalnej, a urzędem gminy/miasta lub związkiem/porozumieniem międzygminnym i mieszkańcami oraz właścicielami nieruchomości. 4. Procesy finasowania działania systemu gospodarki odpadami komunalnymi. 5. Organizacja procesów nadzoru i kontroli dotyczących odbioru, przetwarzania i rozliczania masy odpadów komunalnych wytwarzanych na terenie gminy (w tym m.in. w zakresie selektywnej zbiórki). 6. Organizacja realizacji zadań dotyczących zarządzania systemem gospodarki odpadami komunalnymi w urzędzie gminy/miasta/ lub związku/porozumieniu międzygminnym. Proces powstania zmodyfikowanego systemu zarządzania gospodarką odpadami komunalnymi jest rozciągnięty w czasie, co oznacza, że szczegółowe wymagania lub oczekiwania gmin/miast lub związków/ porozumień międzygminnych; nie są na ogół jeszcze przez te podmioty wystarczająco określone, a nawet rozpoznane, mogą ulec zmianie w trakcie podejmowania odpowiednich decyzji przez wymienione podmioty. Biorąc pod uwagę powyższe oraz mając na względzie efektywne/ rzeczywiste wdrożenie Systemu DOC.pl w gminie/mieście lub związku/ porozumieniu międzygminnym, firma RAD stosuje następujące podejście lub tryb wdrażania Systemu DOC.pl: 1. Po podpisaniu umowy na realizację wdrożenia i utrzymanie usług Systemu DOC.pl przez firmę RAD jest przekazywana ankieta oraz wytyczne, które mają na celu określenie szczegółowych wymagań Zamawiającego w zakresie wdrożenia Systemu DOC.pl. Z racji zapisów umowy Zamawiający jest zobowiązany ustosunkować się do kwestii określonych w ankiecie. 2. Po uzgodnieniu i potwierdzeniu z Zamawiającym kompletu wymagań opracowanych przez RAD na podstawie odpowiedzi i informacji otrzymanych od Zamawiającego zostaje opracowany harmonogram wdrożenia Systemu DOC.pl i jego usług (Zamawiający decyduje, jaki zakres usług Systemu DOC.pl chce u siebie wdrożyć, Zamawiający nie musi wdrażać pełnego zakresu usług Systemu). 3. Następnie na podstawie wymagań/ uwarunkowań dotyczących Zamawiającego RAD dostarcza narzędzia i wytyczne dla celów utworzenia przez Zamawiającego w systemie IT bazy nieruchomości, o której dalej szczegółowo mowa w zał. nr 2 do niniejszej Oferty. Baza nieruchomości jest podstawowym modułem Systemu DOC.pl. organizującym zarządzanie obszarem gospodarki komunalnej przez Zamawiającego. 4. Następnie na podstawie wymagań/ uwarunkowań dotyczących Zamawiającego RAD dostarcza narzędzia i wytyczne dla celów integracji Systemu DOC.pl/ wymiany danych z odpowiednimi bazami lub systemami IT wskazanymi przez Zamawiającego. 5. Po zakończeniu prac pierwszego etapu prac wdrożeniowych możliwa jest aktualizacja zasad działania, wdrożenie dodatkowych wymagań Zamawiającego w związku ze zmianami uwarunkowań prawnych lub realizacją zmian indywidualnych. Zakłada się, że po wdrożeniu regulacji u.c.p.g. w 2013 r. pojawi się konieczności wdrożenia wielu modyfikacji w związku z tym, że gminy zmienią swoje pierwotne ustalenia lub oczekiwania w zakresie zarządzania gospodarką odpadami komunalnymi. 3

4 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Kwestie dotyczące realizacji przez związki/porozumienia międzygminne zadań wynikających z regulacji u.c.p.g. Regulacje u.c.p.g. umożliwiają scedowanie obowiązków i zadań gmin w zakresie zarządzania gospodarką odpadami komunalnymi na związki międzygminne. Można założyć różne modele przejęcia zakresu obowiązków i zadań gmin przez związki międzygminne. W zależności od uwarunkowań i z punktu widzenia efektywności i kosztów realizacji poszczególnych zadań, gminy i związki międzygminne powinny wspólnie określić, jakie zadania powinien realizować związek międzygminny na rzecz gmin, a jakie zadania gmina powinna realizować we własnym zakresie. Decyzje podjęte w obszarze podziału obowiązków powinny znaleźć odzwierciedlenia w statucie związku międzygminnego oraz we wdrożeniu odpowiednich usług Systemu, z których będzie korzystał danych związek międzygminny i gminy w związku. Biorąc pod uwagę kontekst obecnych obecnie realizowanych zadań przez związki lub porozumienia międzygminne oraz treść znowelizowanej u.c.p.g. można twierdzić, że większości związków i porozumień międzygminnych powinna wkrótce zmienić i przeorganizować modele swego działania w obszarze zarządzania gospodarką odpadami komunalnymi na rzecz gmin. Efektywne funkcjonowanie systemu gospodarki odpadami komunalnymi oraz optymalna realizacja zadań wynikających z regulacji u.c.p.g. przez urzędy gmin lub miast są, można powiedzieć, ściśle uzależnione od wdrożenia przez gminę i związki międzygminne odpowiedniego systemu IT, który będzie wspierał gminy lub związki w zarządzaniu systemem gospodarki odpadami komunalnymi. Podstawowym przeznaczeniem takiego systemu IT jest wsparcie, usprawnienie i automatyzacja realizacji zadań, które będą wykonywane przez gminy lub związki międzygminne. Rezultatem wdrożenia Systemu IT w gminach lub związkach międzygminnych powinno być m.in.: zmniejszenie kosztów administracyjnej obsługi wspomnianych zadań oraz umożliwienie efektywnego, rzetelnego i optymalnego zarządzania systemem gospodarki odpadami komunalnymi w realiach regulacji u.c.p.g. i w rygorach zasad postępowania administracyjnego oraz ordynacji podatkowej. Stąd też, w naszym systemie zostały przewidziane różne możliwości realizacji zadań przez związek międzygminny lub porozumienie międzygminne oraz różne konfiguracje podziału zadań wynikających z regulacji u.c.p.g. na te, które gmina realizuje we własnym zakresie i na te, które realizuje związek międzygminny. Biorąc pod uwagę: obecną pewnego rodzaju bezwładność decyzyjną gmin w obszarze wdrożenia systemu gospodarki odpadami komunalnymi podlegającym regulacjom z u.c.p.g., wiele różnych stanowisk ekspertów w zakresie wykładni przepisów u.c.p.g., oraz fakt tego, że praktycznie w żadnej gminie i związku/ porozumieniu międzygminnym system w zakresie określonym przez u.c.p.g. nie został do końca wdrożony, bardzo prawdopodobne jest, że w drugiej połowie tego roku i pierwszej połowie roku następnego będą w gminach/miastach i związkach/ porozumieniach międzygminnych realizowane bardzo intensywne prace dotyczące nowego systemu gospodarki odpadami komunalnymi. Dodatkowo, wiele z zadań i założeń dotyczących wdrożeń będzie najprawdopodobniej musiało być na bieżąco modyfikowane, co jest skutkiem braku precyzyjnie wyznaczonych wymagań na system IT wspomagający gminy/miasta w realizacji zadań wynikających z regulacji u.c.p.g., co oznacza konieczność przyszłych realizacji odpowiednich modyfikacji na żywym organizmie. Zakres funkcjonalny systemów IT obecnie wykorzystywanych przez podmioty zajmujące się gospodarką odpadami komunalnymi jest inny niż zakres funkcjonalny, który powinien być realizowany przez system wspomagający gminy/miasta/związki/ porozumienia międzygminne w realizacji zadań wynikających z regulacji u.c.p.g. ich wykorzystanie dla tych celów oceniamy jako raczej niemożliwe lub z ekonomicznego punktu 4

5 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa widzenia niezasadne. Innymi słowy, dla celów wdrożenia regulacji u.c.p.g. przez związki/ porozumienia międzygminne powinien zostać wdrożony specjalnie dedykowany system IT, który został przez nas zbudowany i który Państwu oferujemy. W ramach wdrożenia oferujemy moduły systemu wspierające realizację zadań gminy/miasta lub związku/porozumienia międzygminnego takich, jak: Obsługa deklaracji od mieszkańców. Wydawanie decyzji i obsługa korespondencji. Kontrola prawidłowości zrealizowanych wpłat. Publikowanie informacji i edukacja ekologiczna. Wymiana danych, przyjmowanie i weryfikacja sprawozdań. Utrzymanie i aktualizacja bazy nieruchomości. Prowadzenie ewidencji zezwoleń, firm, punktów, miejsc składowania odpadów. Prowadzenie rejestru działalności regulowanej. Coroczna analiza stanu gospodarki odpadami. Prowadzenie ewidencji umów, zbiorników bezodpływowych, przydomowych oczyszczalni. Ustalanie terminów i wymiarów opłat. Naliczanie zaległości, odsetek. Przygotowywanie raportów, analiz i zestawień. Przygotowywanie okresowych sprawozdań. Księgowanie operacji. (szczegółowy opis wymienionych zadań jest dostępny w Załączniku nr 1 do niniejszej oferty). Poniżej zamieszczono ideowy schemat spodziewanej realizacji zadań przez związek międzygminny (dotyczy on również porozumień międzygminnych) i gminy w związku/porozumieniu międzygminnym: Można teoretycznie zakładać, że porozumienie lub związek międzygminny będzie realizował wszystkie zadania gmin wynikające z regulacji u.c.p.g. Taka sytuacja jest jednak bardzo mało prawdopodobna, biorąc pod uwagę uwarunkowania regulacji u.c.p.g. 5

6 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Dla celów sprawnej realizacji zadań przez związek międzygminny lub porozumienie międzygminne i gminy zakłada się, że użytkownikami jednego systemu IT będą zarówno użytkownicy/pracownicy związku/ porozumienia międzygminnego jak i pracownicy urzędów gmin/miast. Jest to skutek tego, że część zadań wynikających z regulacji u.c.p.g. będzie realizowana przez pracowników związków/ porozumień międzygminnych, a część zadań przez pracowników urzędów gmin lub miast. Odpowiedni podział lub przypisywanie uprawnień w naszym systemie umożliwia elastyczny podział zadań w zależności od zakresu obowiązków związku/porozumienia międzygminnego przyjętego przez związek/porozumienie i gminy (w wypadku związków np. w statucie związku międzygminnego). Ogólna koncepcja wymiany danych informacji w takim systemie jest określona poniżej: Należy jeszcze raz podkreślić, że nasz system pozwala na elastyczne dostosowywanie się do zmian w uwarunkowaniach prawnych dotyczących prawa miejscowego, centralnego i modyfikacji w zakresie zadań realizowanych przez związki/porozumienia międzygminne i gminy/miasta będące pochodną tych zmian. W naszym systemie istnieje możliwość elastycznego wprowadzania zmian w zakresie realizowanych funkcjonalności. Jest to tyle istotne, że po wdrożeniu u.c.p.g. w życie przez gminy/miasta lub związki/porozumienia międzygminne można liczyć się z koniecznością modyfikacji części przyjętych zasad i ustaleń w związku z praktyką działania systemów gospodarki odpadami w gminach/miastach i związkach/porozumieniach międzygminnych. 6

7 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Podstawowe informacje dotyczące oferowanego przez nas Systemu DOC.pl są następujące: 1. System DOC.pl jest efektem współpracy z dwiema grupami roboczymi z dwóch różnych województw na przełomie 2011 i 2012 roku zostały podpisane z zainteresowanymi gminami listy intencyjne na realizację wspólnego przedsięwzięcia budowy Systemu IT wspomagającego gminy w realizacji zadań wynikających ze znowelizowanej u.c.p.g. Na bazie współpracy z gminami, dokonanej we własnym zakresie analizy i współpracy z konsultantami zewnętrznymi zostały określone wymagania na System. 2. Obecnie System DOC.pl wraz z budową bazy nieruchomości jest wdrażany w urzędach miast lub gmin, które podpisały z nami odpowiednie umowy. Przy tej okazji, należy wskazać, że wdrożenie Systemu DOC.pl jest powiązane z wdrożeniem przez gminy regulacji u.c.p.g., czyli konieczne jest określenie wymagań gminy w obszarze zarządzania gospodarką odpadami komunalnymi oraz dostosowanie harmonogramu realizacji poszczególnych usług System DOC.pl do harmonogramu planowanych przez daną gminą działań dotyczących u.c.p.g. Stąd też, wdrożenie naszego Systemu ma charakter działania projektowego, co znajduje odzwierciedlenie w odpowiednich zapisów umowy na wdrożenie Systemu i rozliczenie poszczególnych etapów jego wdrożenia. Zakładamy, że podobny model współdziałania dotyczy również związków i porozumień międzygminnych. 3. System został opracowany w taki sposób i w takiej technologii, że: Gminy/miasta lub związki/porozumienia międzygminne mogą korzystać z usług Systemu z wykorzystaniem Internetu bez konieczności inwestowania w zakup sprzętu komputerowego czy dodatkowego oprogramowania. Istnieje możliwość posadowienia Systemu na dedykowanych serwerach w urzędzie lub w związku/porozumieniu międzygminnym, jeśli gmina/miasto lub związek/porozumienie międzygminne wybierze taką opcję wdrożenia (cena Systemu wtedy będzie wyższa i jest zależna od konkretnych wymogów gminy/związku/porozumienia międzygminnego w tym zakresie). Możliwe jest wdrożenie systemu przez związki/porozumienie międzygminne, jeśli część zadań gminy realizuje związek/porozumienie międzygminne. Zaznacza się, że z większości interpretacji regulacji u.c.p.g. wynika, że związek międzygminny nie może przejąć od gminy wszystkich zadań związanych z zarządzaniem systemem gospodarki odpadami komunalnymi na terenie gminy. 4. W zakresie wsparcia w utrzymaniu Systemu (wprowadzanie zmian, zgłaszanie błędów, sugestii) po jego wdrożeniu zakładamy dwie formy wsparcia: Wsparcie on-line poprzez korzystanie z dedykowanych usług Systemu, Wsparcie oferowane lokalnie poprzez zaufane dla gminy/miasta podmioty. Przykładowe korzyści z wdrożenia usług Systemu: możliwości oferowania efektywnych usług komunikacji i elektronicznego przekazywania danych, łatwe i niemal natychmiastowe wprowadzanie odpowiednich zmian, aktualizacji do Systemu np. w związku ze zmianami uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych, możliwość zarządzania w Systemie przez gminy/miasta lub związki międzygminne indywidualnymi stronami WWW z usługami Systemu i publikowanymi treściami, dostęp do systemu niezależny od godzin pracy urzędu gminy/miasta lub związku/porozumienia międzygminnego, 7

8 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa system tani w eksploatacji dla gmin/miast lub związków/porozumień międzygminnych (m.in. ze względu na brak konieczności po stronie gminy/miasta/związku/porozumienia międzygminnego angażowania własnych zasobów IT do zadania utrzymania Systemu), wysyłanie wiadomości, powiadomień, informacji w trybie SMS i . Standardowy zestaw usług oferowanych w ramach naszej oferty jest następujący: 1. Wdrożenie w gminach/miastach/związkach/porozumieniach międzygminnych usług Systemu wspierającego gminy/miasta w realizacji zadań wynikających z regulacji u.c.p.g. 2. Dostarczenie narzędzi i wytycznych dla celów stworzenia przez gminy/miasta/związki/porozumienia międzygminne w Systemie IT bazy nieruchomości dla celów zarządzania przez gminę Systemem gospodarki odpadami komunalnymi. 3. Utrzymanie usług świadczonych przez System na rzecz gminy/miasta/związku/porozumienia międzygminnego po wdrożeniu Systemu oraz przechowywanie/przetwarzanie danych związanych z zarządzaniem systemem gospodarki odpadami. 4. Utrzymanie stron WWW dedykowanych danym gminom/miastom/związkom/porozumieniom międzygminnym dla celów wymiany informacji w Systemie i zamieszczania materiałów oraz zestawień, o których w mowa w u.c.p.g. 5. Aktualizacja zasad działania w związku ze zmianami uwarunkowań prawnych i realizacja zmian indywidualnych dla danej gminy/miasta/związku/porozumienia międzygminnego w związku z odpowiednimi wnioskami przekazywanymi przez urzędy. 6. Dostarczenie narzędzi i wytycznych dla celów integracji Systemu/wymiany danych z innymi bazami/systemami w urzędach. 7. Realizacja mobilnych aplikacji umożliwiających wymianę danych pomiędzy urzędami gmin/miast lub biurami związków międzygminnych a firmami wywozowymi np. w celu kontroli i sprawozdawczości dotyczącej odpadów komunalnych odbieranych dla poszczególnych nieruchomości, obszarów lub sektorów. 8. Kontrola pracy/tras firm wywozowych na podstawie plików z danymi z nadajników GPS otrzymywanych od tych firm. 9. Moduł symulatora kosztów i kalkulacji opłat, który pozwala na podstawie wprowadzonych danych z roku bazowego lub innych danych obliczanie wymiarów opłat, które powinni ponosić właściciele nieruchomości zamieszkałych i niezamieszkałych z tytułu selektywnej i nieselektywnej zbiórki odpadów. Tryb współpracy z gminą lub związkiem /porozumieniem międzygminnym i tryb wdrożenia systemu stosowany przez nas: 1. Podpisanie umowy o zachowaniu poufności/zachowanie tajemnicy informacji służbowych. Po podpisaniu tych dokumentów ze strony naszej firmy zostaną przekazane bardziej szczegółowe informacje dotyczące specyfiki usług systemu IT. 2. Po podjęciu decyzji przez gminę/miasto lub związek/porozumienie międzygminne podpisanie umowy na zakup systemu i stworzenie bazy nieruchomości. 3. Realizacja działań związanych z przygotowaniem danych gmin/miast/związków/porozumień międzygminnych do załadowania do systemu będzie realizowana w kolejności podpisania przez gminy/miasta/związki międzygminne umów na wdrożenie systemu i przygotowanie danych (innymi słowy w pierwszej kolejności będą obsługiwane gminy/miasta/związki/porozumienia międzygminne, które pierwsze podpisały/podpiszą z nami umowy). Nasza firma, po podpisaniu umów, określa dla gmin/miast/związków/porozumień międzygminnych kolejkę działań i tryb współpracy 8

9 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa z gminami/miastami/związkami/porozumieniami międzygminnymi w zakresie przygotowania danych do załadowania do systemów. 4. Wdrażanie systemu w gminach/miastach/związkach/porozumieniach międzygminnych zgodnie z określonymi terminami. 5. Wprowadzenie zmian do systemu wynikających ze zmian uwarunkowań lokalnych i centralnych (zmiany uwarunkowań prawnych na poziomie centralnym lub zmiany prawa miejscowego) realizowane w ramach usługi utrzymania Systemu DOC.pl. W szczególności chcielibyśmy zwrócić uwagę na aspekt przygotowania się do wdrożenia systemu gospodarki odpadami w kontekście utworzenia bazy nieruchomości w gminie/mieście/związku/porozumieniu międzygminnym. Naszym zdaniem jest to poważne zadanie i gminy/miasta, a przede wszystkim związki/porozumienia międzygminne powinny przynajmniej od początku III kwartału br. rozpocząć przygotowania do budowy takiej bazy. Ogólna koncepcja dotycząca takiego procesu i uzasadnienie naszego stanowisko została w skrócie zawarta dalej w załączniku nr 2 do oferty. Razem z usługami Systemu oferujemy narzędzia, które pozwolą na automatyzację pobierania danych i tworzenie baz nieruchomości w gminach/miastach/związkach/porozumieniach międzygminnych. System posiada również wbudowany symulator kosztów funkcjonowania systemu gospodarki odpadami komunalnymi i naliczania opłat dla właścicieli nieruchomości na bazie danych z roku referencyjnego (chodzi o dane dot. odpadów i dane dotyczące nieruchomości i mieszkańców). Jeżeli są Państwo zainteresowani naszą ofertą, uprzejmie prosimy o skontaktowanie się z nami. Namiary do kontaktów są następujące: numer telefonu: (22) , adres sekretariat@raddev.pl Chcielibyśmy jeszcze raz podkreślić, że dodatkowe dokumenty dotyczące usług naszego Systemu i sposobu jego wdrożenia będziemy mogli udostępnić po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności. Istnieje również możliwość zaprezentowania naszej oferty i Systemu u Państwa w urzędzie bez konieczności podpisania umowy o poufności. W razie konieczności wyjaśnień, dodatkowych pytań, uprzejma prośba o kontakt. Z poważaniem Ryszard Salamonowicz Prezes Zarządu 9

10 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Ogólny opis usług Systemu Załącznik 1 Ogólny schemat zadań do realizacji przez gminę wynikających z u.c.p.g. Publikowanie informacji i edukacja ekologiczna. Wymóg publikowania na stronach internetowych odpowiednich informacji wynika z art. 3.2 pkt 9 ustawy. Dotyczy on publikowania informacji dotyczących: Przedsiębiorców posiadających odpowiednie zezwolenia na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych. Przedsiębiorców wpisanych do rejestru działalności regulowanej, którzy na terenie gminy mogą odbierać odpady komunalne. Przedsiębiorców posiadających odpowiednie zezwolenia na prowadzenie schronisk dla bezdomnych zwierząt, ochrony przed bezdomnymi zwierzętami itp. 10

11 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Firm prowadzących punkty selektywnego zbierania odpadów oraz zbierających zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny, adresów punktów selektywnej zbiórki i punktów zbierania zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego. Osiągniętych przez gminę i przedsiębiorców poziomów recyklingu. Jeśli chodzi o dane podmiotów udostępniane publiczne przez gminę, to dane te zawierają nazwę firmy, oznaczenie siedziby i adres albo imię, nazwisko i adres podmiotu. Wymóg prowadzenia przez gminę działań edukacyjnych i informacyjnych wynika z art. 3.2 pkt 8 ustawy. Usługi Systemu zapewniają publikowanie na odpowiednich internetowych stronach Systemu dedykowanych danej gminie różnego rodzaju dodatkowych dokumentów lub informacji, czyli zapewniają odpowiednią realizację wspomnianych wyżej zadań gminy. Usługi Systemu pozwalają również przekazywanie informacji dotyczących Systemu gospodarki odpadami na terenie gminy w trybie wysyłki wiadomości SMS lub nawet w trybie przekazywanych przez gminę do odpowiednich właścicieli nieruchomości/podmiotów. 1. Udostępnienie gminom stron internetowych, na których będą mogli zamieszczać odpowiednie dokumenty i informacje. 2. Umożliwienie gminom automatycznego generowania i zamieszczania z poziomu Systemu odpowiednich dokumentów i informacji na publicznych stronach WWW. 3. Umożliwienie gminom prowadzenie działań edukacyjnych i informacyjnych poprzez przekazywanie informacji w trybie wysyłki SMS i . Obsługa deklaracji od mieszkańców. Na podstawie danych w deklaracjach o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, które powinny zostać złożone przez właścicieli nieruchomości, gminy wydają odpowiednie decyzje dotyczące wymiaru opłat. Przed wydaniem decyzji deklaracje powinny zostać sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznym. Deklaracje mogą być składane osobiście i korespondencyjnie. W Systemie została zrealizowana usługa polegająca m.in. na tym, że: Dane z przekazanych deklaracji dotyczących danej nieruchomości są porównywane z danymi dotyczącymi nieruchomości zgromadzonych w bazie nieruchomości gminy Poprawność naliczenia wymiary opłaty jest kontrolowana przez System na podstawie danych z przekazanej deklaracji. W wypadku poprawności danych przekazanych w deklaracji w porównaniu do danych w bazie nieruchomości uprawniony użytkownik z Urzędu potwierdza ten fakt. W wypadku braku poprawności danych przekazanych w deklaracji w porównaniu do danych w bazie nieruchomości uprawniony użytkownik z Urzędu stwierdza ten fakt i odpowiednio opisuje go, po czym podejmuje odpowiednie kroki w zależności od charakteru niezgodności. W zależności od rodzaju sprawy użytkownik może systemowo wygenerować odpowiednie pisma lub decyzje w celu przekazania do właściciela nieruchomości (np. podjęcie decyzji o wysokości opłaty na podstawie szacunków, wezwanie do wyjaśnienia wątpliwości w deklaracji/załączników do deklaracji, wezwanie do uzupełnienia braków w złożonej deklaracji, postanowienie o skorygowaniu błędu rachunkowego w decyzji itd.) Jeśli w określonym przez użytkownika terminie nie zostały przekazane deklaracje (lub uzupełnione dane w deklaracji) dla zidentyfikowanych w Systemie nieruchomości, wtedy zostaje systemowo wygenerowana 11

12 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa uprawnionym użytkownikom lista spraw, które wymagają podjęcia odpowiednich decyzji lub kroków urzędowych (np. wezwanie do wyjaśnienia przyczyny nie złożenia deklaracji, decyzja o wysokości opłaty na podstawie szacunków, postanowienie o wszczęciu postępowania itd.). System wspiera automatyczne generowanie odpowiednich pism lub decyzji w tym zakresie. Ważną funkcjonalnością Systemu, usprawniającą w ogromnym stopniu obsługę deklaracji, są możliwości: 1. Wypełnienia przez właścicieli nieruchomości formularzy deklaracji na stronach publicznych gminy udostępnionych systemowo dla tych celów. Dane wprowadzane przez właścicieli nieruchomości są sprawdzane pod względem poprawności, po czym obliczany jest systemowo i generowany odpowiedni wymiar opłaty zgodnie z ustaleniami (odpowiednimi uchwałami odnośnie algorytmu naliczania opłat) podjętymi przez gminę. Taka usługa ma na celu usprawnienie obsługi w zakresie poprawności przekazywanych danych w deklaracji przez pracowników Urzędu. 2. Wygenerowania właściwie wypełnionej deklaracji przez właściciela nieruchomości dla celów wydruku, podpisania i przekazania deklaracji do Urzędu. Dane z zatwierdzonej deklaracji do wydruku są przekazywane automatycznie do bazy nieruchomości w Systemie. 3. Zatwierdzenia faktu przekazania deklaracji do Systemu przez uprawnionego pracownika Urzędu po sprawdzeniu poprawności formalnej i uaktywnienia poprzednio przekazanych danych z deklaracji dla celów wygenerowania odpowiedniej decyzji. Jest to możliwie poprzez wykorzystanie unikalnego kodu kreskowego lub numeru deklaracji przekazanej do Urzędu. W znacznym stopniu usprawnia to obsługę deklaracji w Urzędzie. 4. Sprawdzenia przez właściciela nieruchomości statusu przekazanej deklaracji (poprzez podanie unikalnego numeru referencyjnego deklaracji) oraz wygenerowania wypełnionych formularzy przelewów. 1. Usprawnienie i automatyzacja generowania i przekazywania przez właścicieli nieruchomości deklaracji oraz aktualizacji danych dotyczących wymiaru opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi do Urzędu. 2. Usprawnienie i automatyzacja obsługi sprawdzania poprawności danych w przekazanych deklaracjach w Urzędzie. 3. Usprawnienie i automatyzacja obsługi spraw dotyczących nieprzekazanych w terminie deklaracji. 4. Usprawnienie i automatyzacja obsługi wydawania decyzji dotyczących deklaracji. Wydawanie decyzji i obsługa korespondencji. W związku z zarządzaniem przez Urząd systemem gospodarki odpadami komunalnymi na terenie gminy przez Urząd jest wydawanych i przekazywanych szereg licznych pism, decyzji, protokołów itd. o charakterze postępowania administracyjnego lub dotyczących postępowania w trybie ordynacji podatkowej. Największy zakres prac do realizacji w tym zakresie to sprawy dotyczące: wymiaru opłat od mieszkańców, prowadzenia kontroli, braku przekazania deklaracji, nieprawidłowości w deklaracjach, zaległości, opóźnień w przekazywaniu opłat, umorzeń, egzekucji. Oprócz tego, są przez Urząd wydawane decyzje lub przekazywane pisma lub zaświadczenia dotyczące zezwoleń na prowadzenie określonych działalności przez podmioty, o których mowa w u.c.p.g., wpisów w Rejestrze Działalności Regulowanej, umów lub ich braków na odbiór nieczystości lub na odbiór odpadów komunalnych od nieruchomości niezamieszkałych (jeśli gmina objęła systemem gospodarki odpadami tylko nieruchomości zamieszkałe), złamania przepisów Regulaminu Utrzymania Porządku i Czystości w gminie przez mieszkańców itd. 12

13 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Wdrożenie w gminie znowelizowanej u.c.p.g. powoduje konieczność generowania wielorakich, o różnym charakterze pism i decyzji dotyczących różnych spraw w skali masowej. Biorąc to pod uwagę, w Systemie udostępnia się takie usługi, jak: 1. Prowadzenie metryki sprawy w formie elektronicznej z możliwością wydruku aktualnej metryki sprawy. 2. Masowego automatycznego generowania pism decyzji dla wybranych zakresów nieruchomości lub spraw. 3. Automatyzacja obsługi masowej seryjnej korespondencji związanej z generowaniem pism lub decyzji. 1. Usprawnienie i automatyzacja obsługi i generowania pism oraz decyzji dotyczących wymiaru opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi lub w związku z prowadzonymi sprawami, które dotyczą właścicieli nieruchomości. 2. Usprawnienie i automatyzacja obsługi, generowania i przekazywania pism oraz decyzji w zakresie prowadzonych spraw, które dotyczą innych podmiotów niż właściciele nieruchomości. 3. Usprawnienie i automatyzacja masowej seryjnej korespondencji w obszarze gospodarki odpadami komunalnymi. 4. Usprawnienie i automatyzacja prowadzenia masowych metryk spraw. Kontrola prawidłowości zrealizowanych wpłat. Prowadzenie przez Urząd gospodarki odpadami komunalnymi zgodnie z regulacjami u.c.p.g. wymaga kontrolowania przez Urząd terminowości i prawidłowości wpłacanych przez właścicieli nieruchomości kwot z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, jak również z tytułu odsetek za zwłokę, opłaty prolongacyjnej itp. Dodatkowo, należy wskazać, że istotna jest również kontrola wpływów od mieszkańców pod kątem występowania nadpłat. W konsekwencji istnieje potrzeba porównywania wpłat właścicieli nieruchomości regulowanych do kasy i na konta bankowe Urzędu z terminami, kwotami i tytułami płatności wynikającymi z decyzji Urzędu dotyczących wymiaru opłat, zaległości itd. Stąd też, System wspomagający Urząd zasilany jest plikami zawierającymi dane z wpłatami do kasy i przelewami do banku utrzymującego dane konto Urzędu, co pozwala na skonfrontowanie danych o dokonanych wpłatach właścicieli nieruchomości z danymi wynikającymi z decyzji Urzędu przechowywanych w Systemie. W Systemie w wypadkach podejmowania decyzji o wymiarach opłat, zaległości, odsetek za zwłokę, prolongaty itd. są generowane unikalne identyfikatory, które powinny być zawarte w tytułach zrealizowanych przelewów lub wpłat w kasie, co pozwala na automatyzację w Systemie porównywania danych dotyczących wpłat faktycznie wpłaconych z danymi dotyczącymi wpłat faktycznie należnych zapisanych w Systemie. W wypadkach rozbieżności pomiędzy danymi wpłat faktycznie wpłaconych z danymi dotyczącymi wpłat faktycznie należnych System generuje informacje o rozbieżnościach, co powinno spowodować uruchomienie odpowiednich działań lub decyzji poprzez uprawnionego pracownika Urzędu (np. spowodowanie podjęcia odpowiednich decyzji o wymiarze zaległości lub przekazania pism do właścicieli nieruchomości). 1. Usprawnienie i automatyzacja obsługi kontroli terminowości i prawidłowości wpłacanych przez właścicieli nieruchomości kwot z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, które dotyczą właścicieli nieruchomości. 2. Wsparcie automatyzacji wydawania decyzji w zakresie zaległości, odsetek za zwłokę, prolongaty itp. 13

14 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Wymiana danych, przyjmowanie i weryfikacja sprawozdań. Zgodnie z regulacjami u.c.p.g. podmioty odbierające odpady komunalne lub prowadzące działalność w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych są zobowiązane do przekazywania kwartalnych sprawozdań. Dane przekazane w sprawozdaniach są weryfikowane przez Urząd w kontekście ich poprawności i rzetelności. Oprócz zbadania formalnej poprawności sprawozdań, przekazane w nich dane powinny zostać skonfrontowane z danymi z bazy nieruchomości, które posiada oraz z ewidencji zbiorników bezodpływowych, umów itp. Podmioty odbierające odpady komunalne przekazują również do Urzędu inne informacje np. dotyczące niewywiązania się właścicieli nieruchomości z obowiązków selektywnej zbiórki. Urząd Gminy lub Miasta może również określić w zawartych umowach z podmiotami odbierającymi odpady zakres i tryb przekazywania dodatkowych (poza kwartalnymi sprawozdaniami) informacji i danych dla celów optymalizacji zarządzania system gospodarki odpadami komunalnymi na terenie gminy lub miasta. Usługi Systemu pozwalają na: 1. Przekazywanie sprawozdań i pozostałych informacji bezpośrednio do Urzędu w trybie elektronicznej wymiany danych. 2. Sprawdzanie poprawności danych w sprawozdaniu na etapie ich wypełniania przez podmioty przed przekazaniem do Urzędu, jak i na sprawdzenie poprawności sprawozdania przy przyjmowaniu do Urzędu. 3. Sprawdzenie poprawności danych przekazanych w sprawozdaniu w stosunku do danych z baz systemu Urzędu (np. porównanie liczby właścicieli nieruchomości, od których według sprawozdania podmiot odebrał odpady do liczby właścicieli nieruchomości, od których podmiot powinien odebrać odpady według stanu danych w bazach systemu Urzędu). 4. Uaktualnienie danych dotyczących nieruchomości na podstawie danych przekazanych przez podmioty (np. w zakresie złamania regulaminu utrzymania porządku i czystości, nieprowadzenia selektywnej zbiórki pomimo zadeklarowania jej prowadzenia w deklaracji, liczby, pojemności i rodzajów pojemników przypisanych do danej nieruchomości, umów na wywóz nieczystości ciekłych, umów na odbiór odpadów komunalnych). 1. Usprawnienie i automatyzacja obsługi oraz weryfikacji sprawozdań od podmiotów. 2. Usprawnienie i automatyzacja obsługi uaktualniania danych dotyczących nieruchomości i właścicieli nieruchomości. Utrzymanie i aktualizacja bazy nieruchomości. Podstawową bazą danych Systemu jest baza nieruchomości, w której są zawarte dane nieruchomości objęte systemem gospodarki odpadami komunalnymi zarządzanymi przez gminę, dane właścicieli nieruchomości, dane dotyczące deklaracji oraz dane dotyczące decyzji wydanych przez Urząd, dane zdarzeń i faktów, które są istotne z punktu widzenia zarządzania przez Gminę lub Miasto systemem gospodarki odpadami komunalnym na swoim terenie. Z danymi dotyczącymi nieruchomości w bazie nieruchomości są powiązane dane z ewidencji zbiorników bezodpływowych, przydomowych oczyszczalni ścieków, umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych. Dane zgromadzone w bazie nieruchomości oraz dane w wymienionych wyżej ewidencjach są m.in.: 1. Punktem odniesienia do weryfikacji poprawności danych przekazywanych w deklaracjach oraz podejmowania decyzji o wymiarze opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi dla danej nieruchomości. 14

15 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa 2. Podstawą do podejmowania decyzji i prowadzenia postępowania przez Urząd np. w zakresie złamania przez właścicieli nieruchomości Regulaminu utrzymania porządku i czystości w gminie. 3. Wykorzystywane dla celów kontroli prawidłowości realizacji odbioru odpadów komunalnych dla nieruchomości lub wykonywania przez właścicieli nieruchomości obowiązków wynikających z u.c.p.g. Z punktu widzenia zarządzania systemem odpadami komunalnymi przez Urząd istotne jest np. oznaczenie w bazie nieruchomości: nieruchomości z podziałem na zamieszkałe i niezamieszkałe oraz możliwością tworzenia sektorów o których mowa w art. 6d. pkt 2 ustawy, nieruchomości, które nie segregują odpadów komunalnych, nieruchomości nie posiadających umów na odbieranie odpadów komunalnych oraz opróżnianie zbiorników bezodpływowych. Dane w bazie nieruchomości są aktualizowane m.in. w związku z: 1. Danymi lub informacjami od podmiotów zajmujących się na terenie gminy lub miasta gospodarką odpadami komunalnymi 2. Deklaracjami od właścicieli nieruchomości. 3. Informacjami przekazanymi przez straż miejską i gminną, a nawet policję. 4. Decyzjami Urzędu (np. w zakresie wymiaru opłaty zagospodarowania odpadami komunalnymi) lub postępowaniami Urzędu dotyczącymi właścicieli nieruchomości. 1. Usprawnienie i automatyzacja aktualizacji danych w bazie nieruchomości. 2. Usprawnienie i automatyzacja aktualizacji danych w ewidencjach zbiorników bezodpływowych, przydomowych oczyszczalni ścieków, umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych. 3. Usprawnienie i automatyzacja podejmowania decyzji i prowadzenia postępowania przez Urząd w stosunku do właścicieli nieruchomości. Prowadzenie ewidencji zezwoleń, firm, punktów, miejsc składowania odpadów itd. W związku z regulacjami u.c.p.g. gmina prowadzi ewidencje: zezwoleń wydanych przedsiębiorcom na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych, zezwoleń wydanych przedsiębiorcom na prowadzenie działalności w zakresie ochrony przed bezdomnymi zwierzętami, prowadzenia schronisk dla bezdomnych zwierząt, grzebowisk, spalarni zwłok zwierzęcych i ich części, punktów selektywnego zbierania odpadów, podmiotów zbierających zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny, miejscach zagospodarowania przez podmioty odbierające odpady komunalne od właścicieli nieruchomości z terenu danej gminy zmieszanych odpadów komunalnych, odpadów zielonych oraz pozostałości z sortowania odpadów komunalnych przeznaczonych do składowania. Usługi Systemu zapewniają prowadzenie ewidencji zgodnie z regulacjami u.c.p.g. oraz umożliwiają usprawnienie podejmowania decyzji i obiegu decyzji w związku z obsługą wniosków o zezwolenia, udzielania i cofania zezwoleń. 1. Spełnienie wymogów określonych w u.c.p.g. 2. Usprawnienie i automatyzacja obsługi postępowania dotyczącego udzielania i cofania zezwoleń. 15

16 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Prowadzenie rejestru działalności regulowanej. Działalność w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Rejestr działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, zwany dalej rejestrem", prowadzi wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości w postaci bazy danych zapisanej na informatycznych nośnikach danych, która może stanowić część innych baz danych z zakresu ochrony środowiska, w tym gospodarki odpadami. W rejestrze zamieszcza się: 1. Firmę, oznaczenie siedziby i adres albo imię, nazwisko i adres przedsiębiorcy. 2. Numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile przedsiębiorca taki numer posiada. 3. Numer identyfikacyjny REGON, o ile przedsiębiorca taki numer posiada. 4. Określenie rodzaju odbieranych odpadów komunalnych. 5. Numer rejestrowy. Wójt, burmistrz lub prezydent miasta, dokonując wpisu do rejestru, nadaje przedsiębiorcy numer rejestrowy, przetwarza dane wpisane do rejestru oraz zapewnia bezpieczeństwo tych danych. Usługi Systemu zapewniają prowadzenie rejestru zgodnie z regulacjami u.c.p.g. oraz umożliwiają usprawnienie podejmowania decyzji i obiegu dokumentacji w związku z przyjmowaniem wniosków o wpis do rejestru i wykreślaniem podmiotów z rejestru. Uszczegółowiając chodzi o obsługę wniosków, decyzji, wezwań, odmów wpisu, wpisów do rejestru, zaświadczeń, wykreśleń z rejestru, kontrolę spełnienia warunków prowadzenia działalności regulowanej. 1. Spełnienie wymogów określonych w u.c.p.g. 2. Usprawnienie i automatyzacja podejmowania decyzji dotyczących wpisywania podmiotów do rejestru i ich wykreślania. Coroczna analiza stanu gospodarki odpadami. Samorządy gminne są zobligowane do przeprowadzania corocznej analizy stanu gospodarki odpadami komunalnymi, w celu weryfikacji możliwości technicznych i organizacyjnych gminy w zakresie gospodarowania odpadami komunalnymi, w szczególności dla celów określenia: 1. Możliwości przetwarzania zmieszanych odpadów komunalnych, odpadów zielonych oraz pozostałości z sortowania odpadów komunalnych przeznaczonych do składowania. 2. Potrzeb inwestycyjnych związanych z gospodarowaniem odpadami komunalnymi, kosztów poniesionych w związku z odbieraniem, odzyskiem, recyklingiem i unieszkodliwianiem odpadów komunalnych. 3. Liczby mieszkańców. 4. Liczby właścicieli nieruchomości, którzy nie zawarli umowy i w imieniu których gmina powinna podjąć działania odbioru odpadów. 5. Ilości odpadów komunalnych wytwarzanych na terenie gminy. 6. Ilości zmieszanych odpadów komunalnych, odpadów zielonych oraz pozostałości z sortowania odpadów komunalnych przeznaczonych do składowania odbieranych z terenu gminy. Usługi Systemu wspomagają przeprowadzanie corocznej analizy stanu gospodarki odpadami komunalnymi. 1. Usprawnienie przeprowadzania corocznej analizy stanu gospodarki odpadami komunalnymi. 16

17 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Prowadzenie ewidencji umów, zbiorników bezodpływowych, przydomowych oczyszczalni. W celu kontroli wykonywania przez właścicieli nieruchomości i przedsiębiorców obowiązków wynikających z ustawy samorządy gminne zobowiązane są do prowadzenia ewidencji: 1. Zbiorników bezodpływowych w celu kontroli częstotliwości ich opróżniania oraz w celu opracowania planu rozwoju sieci kanalizacyjnej. 2. Przydomowych oczyszczalni ścieków w celu kontroli częstotliwości i sposobu pozbywania się komunalnych osadów ściekowych oraz w celu opracowania planu rozwoju sieci kanalizacyjnej. 3. Umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości. Usługi Systemu zapewniają prowadzenie ewidencji zgodnie z regulacjami u.c.p.g. oraz umożliwiają usprawnienie podejmowania decyzji i obiegu dokumentów w związku z kontrolą wykonywania przez właścicieli nieruchomości i przedsiębiorców obowiązków wynikających z ustawy. 1. Spełnienie wymogów określonych w u.c.p.g. 2. Usprawnienie i automatyzacja aktualizacji danych w ewidencjach zbiorników bezodpływowych, przydomowych oczyszczalni ścieków, umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych. 3. Usprawnienie i automatyzacja podejmowania decyzji związanych z kontrolą wykonywania przez właścicieli nieruchomości i przedsiębiorców obowiązków wynikających z ustawy. Ustalanie terminów i wymiarów opłat. Naliczanie zaległości, odsetek itp. Urząd jest zobowiązany do kontroli terminowości i prawidłowości wpłat dokonywanych przez właścicieli nieruchomości w związku z zarządzaniem systemem gospodarki odpadami komunalnymi. Stąd też Urząd dla każdej nieruchomości na podstawie ustaleń odpowiednich Uchwał w sprawie terminu, częstotliwości i trybu uiszczania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz danych z konkretnych decyzji wydanych przez Urząd dotyczących wymiarów opłat ustala harmonogramy i wymiary opłat do realizacji przez właścicieli nieruchomości, które powinny być przez nich uregulowane w określonych terminach. Dotyczy to wymiarów opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, jak również zaległości, kar, odsetek itp., jeśli zostały podjęte dla danej nieruchomości odpowiednie decyzje w tym zakresie. W wypadkach rozbieżności pomiędzy danymi wpłat faktycznie wpłaconych z danymi dotyczącymi wpłat faktycznie należnych System generuje informacje o rozbieżnościach, co powinno spowodować uruchomienie odpowiednich działań (np. naliczenie odsetek, kar) lub decyzji poprzez uprawnionego pracownika Urzędu, przy czym w takich wypadkach są ustalane kwoty i okresy zaległości. 1. Usprawnienie i automatyzacja obsługi kontroli terminowości i prawidłowości wpłacanych przez właścicieli nieruchomości kwot z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, które dotyczą właścicieli nieruchomości. 2. Wsparcie automatyzacji wydawania decyzji w zakresie zaległości, odsetek za zwłokę, prolongaty itp. Przygotowywanie raportów, analiz i zestawień. Na użytek Urzędu i Podmiotów Nadzorujących konieczne jest sporządzanie raportów analiz i zestawień. W szczególności odpowiednie raporty i zestawienia będą wspomagać Urząd w opracowywaniu corocznej analizy stanu gospodarki odpadami komunalnymi. Usługi Systemu wspomagają generowanie różnego rodzajów raportów według wybranych przez użytkownika kryteriów i układów danych. 17

18 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa 1. Usprawnienie i automatyzacja generowania raportów. Przygotowywanie okresowych sprawozdań. Wójt, burmistrz lub prezydent miasta jest obowiązany do sporządzania rocznego sprawozdania z realizacji zadań z zakresu gospodarowania odpadami komunalnymi. Sprawozdanie jest przekazywane marszałkowi województwa i wojewódzkiemu inspektorowi ochrony środowiska w terminie do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy. Sprawozdanie takie zawiera: 1. Informacje o masie poszczególnych rodzajów odebranych z obszaru danej gminy odpadów komunalnych oraz sposobie ich zagospodarowania, wraz ze wskazaniem instalacji, do której zostały przekazane odebrane od właścicieli nieruchomości zmieszane odpady komunalne, odpady zielone oraz pozostałości z sortowania odpadów komunalnych przeznaczonych do składowania; 2. Informacje o masie odpadów komunalnych ulegających biodegradacji: a) przekazanych do składowania na składowisku odpadów, b) nieprzekazanych do składowania na składowisku odpadów i sposobie ich zagospodarowania. 3. Liczbę właścicieli nieruchomości, od których zostały odebrane odpady komunalne. 4. Liczbę właścicieli nieruchomości, którzy zbierają odpady komunalne w sposób niezgodny z regulaminem. 5. Informacje o osiągniętych poziomach recyklingu, przygotowania do ponownego użycia i odzysku innymi metodami oraz ograniczenia masy odpadów komunalnych ulegających biodegradacji przekazywanych do składowania. 6. Informacje o ilości i rodzaju nieczystości ciekłych odebranych z obszaru danej gminy. Dane zawarte w sprawozdaniu są weryfikowane przez marszałka województwa i wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska. Usługi Systemu wspomagają generowanie rocznego sprawozdania. Sprawozdania są generowane systemowo na podstawie danych pochodzących z: 1. Kwartalnych sprawozdań otrzymanych od podmiotów zajmujących się gospodarką odpadami komunalnymi. 2. Bazy nieruchomości i ewidencji umów. 1. Spełnienie wymogów określonych w u.c.p.g. 2. Usprawnienie generowania sprawozdań i automatyzacja weryfikacji poprawności danych generowanych w sprawozdaniach. Księgowanie operacji Operacje finansowe związane z gospodarką odpadami komunalnymi (pobieraniem opłat za gospodarowanie, występowaniem nadpłat, naliczonymi odsetkami itd.) są księgowane przez Urząd na kontach z planu kont gminy w związku z dowodami księgowymi. Realizowane są odpowiednie zapisy w ewidencji syntetycznej i analitycznej. Dodatkowo, są generowane zestawienia, raporty i dokumenty. 1. Spełnienie wymogów określonych przez przepisy dot. prowadzenia rachunkowości/zasad księgowania w Urzędzie. 2. Usprawnienie i automatyzacja realizacji operacji księgowych w związku z zarządzaniem systemem gospodarki odpadami komunalnymi przez Urząd. 18

19 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Utworzenie i aktualizacja bazy nieruchomości Załącznik 2 Przygotowanie się do wdrożenia Systemu gospodarki odpadami wymaga utworzenia bazy nieruchomości w gminie. Dane, które będą zawarte w bazie nieruchomości będą m.in. podstawą do: generowania odpowiednich pism i decyzji w związku ze złożeniem lub brakiem faktu złożenia pierwszej deklaracji, generowania odpowiednich pism i decyzji w związku z wątpliwościami, co do wiarygodności/rzetelności danych przekazanych w deklaracji, generowania odpowiednich pism i decyzji w związku z otrzymaniem lub brakiem faktu otrzymania umowy na wywóz odpadów komunalnych lub nieczystości ciekłych, generowania odpowiednich pism i decyzji w związku z aktualizacją lub ponownym złożeniem deklaracji, generowania odpowiednich pism i decyzji w związku z nieprzestrzeganiem przez właścicieli nieruchomości postanowień Regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie gminy lub miasta, generowanie decyzji/pism dotyczących wysokości zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. generowanie decyzji/pism dotyczących egzekucji. 19

20 ul. Mokotowska 9/6, Warszawa Ogólne założenia dotyczące budowy bazy nieruchomości, oraz późniejszej aktualizacji danych w tej bazie są następujące: 1. Na podstawie danych z PODGIK lub wydziałów geodezji zostanie stworzona dla gminy podstawowa kartoteka nieruchomości. Kartoteka ta będzie zawierała nieruchomości, posesje, działki, które będą obejmowały nieruchomości zamieszkałe przez mieszkańców, niezamieszkałe itd. Może się okazać, że nie do wszystkich danych z PODGIK da się przyporządkować dane z innych baz dotyczących właścicieli, mieszkańców gminy itd. 2. Podstawowa kartoteka nieruchomości zostanie uzupełniona, a potem zaktualizowana o dane z: ewidencji ludności, dane podatkowe z gminy, dane z posiadanych przez gminę umów na wywóz odpadów komunalnych, nieczystości, jeśli jest możliwe również w zakresie zużycia wody, dane dotyczące umów, które powinny zostać załączone do pierwszych deklaracji składanych przez właścicieli nieruchomości, inne dane wykorzystywane przez urzędy dla celów weryfikacji danych przekazywanych w deklaracji lub w procesie zarządzania systemem gospodarki odpadami na terenie gminy lub miasta. Chodzi generalnie o to, żeby do podstawowej kartoteki nieruchomości była możliwość dołączenia danych z innych dodatkowych źródeł. Część danych będzie się dublować (chodzi o znaczenie pola, kategorii informacyjnej), ale ważne jest, aby wszystkie dane przechowywane były w Systemie ze wskazaniem na źródło pochodzenia (np. może to dotyczyć adresu z bazy PODGIK i adres z ewidencji ludności, adres z danych podatkowych). 3. Dalsza aktualizacja i uzupełnianie bazy nieruchomości powinno polegać na wykorzystaniu danych ze zweryfikowanych deklaracji wraz załącznikami do deklaracji, których wymaga gmina, danych dotyczących płatności, danych z umów przekazywanych z firm wywozowych, ewentualnie danych z liczników wody, dotyczących metrażu lub zmian metrażu, danych ze służb gminnych, policji, danych z decyzji dotyczących nieruchomości, danych z deklaracji, danych np. od firm wywozowych dotyczących nieruchomości, wywożonych odpadów i pojemników dla danej nieruchomości. 20