REGULAMIN PRACY BIURA POLSKIEGO ZWIĄZKU BIATHLONU I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 REGULAMIN PRACY BIURA POLSKIEGO ZWIĄZKU BIATHLONU I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin Pracy Biura Polskiego Związku Biathlonu zwanego dalej Biurem określa strukturę, organizacje, zakres działania i kompetencje jednostek wewnętrznych i pracowników PZBiath Biuro realizuje programy, plany i zadania wynikające ze Statutu PZBiath., obowiązujących przepisów oraz ustaleń Prezesa, Zarządu i Prezydium Zarządu PZBiath. 2. Działalność finansową Biuro prowadzi w ramach zatwierdzonego budżetu PZBiath. w oparciu o ustawę o rachunkowości i prawo podatkowe. 3. Za prawidłową merytorycznie i terminową realizację zadań biura odpowiedzialny jest Prezes urzędujący lub Sekretarz generalny Biuro tworzą pojedyncze osoby oraz zespoły złożone z osób realizujących wspólny program wynikający z uchwał programowych Walnego Zgromadzenia PZBiath., Statutu PZBiath. i obowiązujących przepisów. 2. W skład Biura wchodzą: 2.1. Prezes urzędujący lub Sekretarz Generalny, któremu podlegają bezpośrednio: Pracownicy Biura, w tym m.in. specjalista do spraw logistyki i kontaktów zagranicznych, specjalista ds. wniosków i rozliczeń; specjalista ds. marketingu sportowego, Główna Księgowa, Rzecznik Prasowy, - Kierownik wyszkolenia. 4 Do zadań Biura należy: 1. Współpraca z członkami PZBiath., Ministerstwem Sportu i Turystyki, Międzynarodową Federacją Biathlonu (IBU) i innymi organizacjami, a także Komisjami w Sejmie i Senacie oraz organami samorządu terytorialnego. 2. Realizacja obsługi biurowej i finansowej organów PZBiath: Walnego Zgromadzenia, Prezesa, Zarządu, Prezydium Zarządu, Komisji Rewizyjnej oraz komisji problemowych PZBiath., a także zadań zleconych. 3. Zapewnienie wsparcia organizacyjnego klubom będącym członkami PZBiath. 4. Logistyka, w tym zapewnienie polskiej ekipie możliwości udziału w zawodach, dobrych warunków bytowych i opieki medycznej oraz transportu. 5. Zapewnienie gościom oficjalnym i przedstawicielom prasy akredytacji i opieki zgodnie z przyjętymi standardami. 6. Rozwijanie kontaktów z IBU, rozwijanie współpracy z Federacjami Narodowymi innych państw oraz z PKOl. 7. Promowanie fair play, uczciwości i etyki w sporcie w tym współpraca z Komisją do zwalczania dopingu w sporcie 8. Promowanie zdrowego stylu życia i sportu bez dopingu. 9. Rozwijanie pozytywnego wizerunku zawodników biathlonu w społeczeństwie. 10. Promowanie i czynne wspieranie funkcjonowania klubów biathlonowych. 11. Inspirowanie mediów w kierunku eksponowania dyscypliny biathlon. 12. Realizacja programów doszkalania trenerów kadr narodowych i trenerów olimpijskich. 13. Inspirowanie nowych form współpracy ze środowiskiem sportowym i przedsiębiorcami w celu promowania dyscypliny biathlon. 14. Promocja działalności PZBiath., pozyskiwanie sponsorów dla zadań statutowych PZBiath. Strona 1 z 5

2 15. Przygotowywanie i realizacja umów ze sponsorami. 16. Realizacja programu sponsorskiego wynikającego z zawartych umów. 17. Organizacja Uroczystego Podsumowania Sezonu w Biathlonie. 18. Wykonywanie innych zadań wynikających ze Statutu PZBiath. i Uchwał Władz PZBiath. II. GŁÓWNE ZADANIA DLA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISK 5 1. Prezes jest kierownikiem zakładu pracy w rozumieniu Kodeksu Pracy i innych przepisów obowiązujących. 2. Prezes urzędujący lub Sekretarz Generalny: 1. Kieruje pracą Biura, ustala szczegółowe kompetencje i zadania dla pracowników Biura. 2. Kieruje pracą jednostek i osób bezpośrednio podległych. 3. Składa w zakresie określonym w Statucie PZBiath. oświadczenia dotyczące praw i zobowiązań majątkowych wraz z Prezesem PZBiath. 4. Reprezentuje PZBiath. na zewnątrz w sprawach powierzonych przez Prezesa (dot. Sekretarza generalnego) i Zarząd PZBiath. 5. Udziela wsparcia organizacyjnego klubom będącym członkami PZBiath. 6. Wykonuje uchwały i decyzje Zarządu PZBiath. oraz jego Prezydium. 7. Jest odpowiedzialny przed Prezesem (dot. sekretarza generalnego), Zarządem i Prezydium PZBiath. za prawidłową realizację zadań przez Biuro. 8. Odpowiada za współprace z krajowymi i międzynarodowymi organizacjami sportowymi, a przede wszystkim z IBU, PKOl oraz innymi międzynarodowymi organizacjami, związkami, stowarzyszeniami i klubami sportowymi. 9. Inspiruje kierunki prac komisji problemowych PZBiath., których wnioski, propozycje programowe i potrzeby finansowe przedstawia Zarządowi PZBiath. 6 Zadania jednostek podległych Prezesowi urzędującemu lub Sekretarzowi Generalnemu: 1. Główne zadania Pracowników biurowych: 1.1. Prowadzenie i wieczyste przechowywanie dokumentacji z wyborów Organów Statutowych PZBiath., 1.2. Prowadzenie i wieczyste przechowywanie dokumentacji z posiedzeń Organów Statutowych PZBiath. w tym rejestru decyzji i uchwał, 1.3. Przygotowywanie do druku okresowych sprawozdań i planów Komisji Programowych i Biura PZBiath., 1.4. Prowadzenie kalendarium i obsługa posiedzeń Organów Statutowych PZBiath., 1.5. Obsługa posiedzeń Komisji Programowych PZBiath., 1.6. Prowadzenie dokumentacji polskich biathlonistów, 1.7. Prowadzenie spraw odznaczeń i wyróżnień nadawanych przez PZBiath., 1.8. Prowadzenie prac organizacyjno-technicznych związanych ze zgłoszeniami polskiej reprezentacji do udziału w zawodach i zapewnieniem jej transportu oraz właściwych warunków bytowych, opieki medycznej, 1.9. Logistyka przygotowań wyjazdu i pobytu polskiej reprezentacji na zadaniach szkoleniowych będących w kręgu zainteresowań PZBiath., Współpraca przy organizowaniu pobytu w Polsce oficjalnych gości zagranicznych, Obsługa sekretariatu Prezesa, Sekretarza Generalnego Przygotowywanie korespondencji w języku polskim i językach obcych, Prowadzenie terminarza posiedzeń i spotkań, Realizacja zadań związanych ze współpraca z IBU i innymi organizacjami międzynarodowymi, Realizacja międzynarodowych programów pomocy w przygotowaniach do startu w zawodach, Strona 2 z 5

3 1.16. Popularyzowanie materiałów z zakresu spraw zagranicznych dla kierownictwa PZBiath. oraz na posiedzenia Prezydium i Zarządu PZBiath., Organizacja zagranicznych wyjazdów służbowych kierownictwa i pracowników PZBiath., Współpraca z klubami biathlonowymi w Kraju, Współpraca z Ministerstwem Sportu i Turystyki, Sejmową Komisją Kultury Fizycznej, Współpraca przy organizacji sportowych imprez masowych, Udział w programach rozwoju i promocji dyscypliny biathlon, Udział w programach doskonalenia trenerów, Tworzenie warunków do szerokiego zaangażowania biathlonistów i zawodników kończących karierę sportową w upowszechnianiu zdrowego stylu życia, Realizacja programu sportowych imprez regionalnych pod patronatem PZBiath., Współpraca z klubami biathlonowymi i radami regionalnymi, Realizacja szerokiego programu edukacji sportowej, w tym organizowanie spotkań zawodników biathlonu z młodzieżą i zajęć dla młodzieży szkolnej w oparciu o posiadane materiały i urządzenia, Rozwijanie pozytywnego wizerunku biathlonistów w społeczeństwie, Promocja PZBiath. i pozyskiwanie sponsorów dla zadań statutowych PZBiath., Przygotowywanie i realizacja umów ze sponsorami, w tym w szczególności z dostawcami strojów dla Kadry Olimpijskiej i sprzętu osobistego dla ekip wyjeżdżających na zawody, Realizacja programu sponsorskiego wynikającego z zawartych umów, poprzez promowanie sponsorów w mediach, organizację ich udziału w konferencjach prasowych, Sprawozdawczość w zakresie realizacji programu sponsorskiego, Organizacja Uroczystego Podsumowania Sezonu w biathlonie, Inspirowanie nowych form współpracy ze środowiskiem sportowym i przedsiębiorcami w celu promowania dyscypliny biathlon, Prowadzenie portalu internetowego Prezentacja sylwetek zawodników biathlonu na portalu internetowym, Bieżące informowanie o wynikach zawodów krajowych i międzynarodowych, Obsługa internetowa organów statutowych PZBiath., Przygotowywanie i realizacja umów w zakresie działalności gospodarczej PZBiath., Ubezpieczanie majątku trwałego i ruchomego, aktualizacja zapisów w księgach wieczystych, Krajowym Rejestrze Sądowym, dbałość o kompletowanie licencji i legalności programów komputerowych, Udział w organizacji imprez na zlecenie kontrahentów zewnętrznych, Organów i komisji problemowych PZBiath., Prowadzenie zaopatrzenia w materiały biurowe, środki czystościowe i spożywcze Biura, Organów i komisji problemowych PZBiath., Zabezpieczenie przed dewastacją i zniszczeniem urządzeń, pomieszczeń i majątku, Utrzymywanie czystości, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wyglądu estetycznego Biura PZBiath. i jego otoczenia, Prowadzenie ewidencji, trwałe oznakowanie składników majątku PZBiath., Dysponowanie samochodami służbowymi PZBiath. oraz dbałość o ich stan techniczny, Prowadzenie magazynu oraz dokumentacji magazynowej, nadzorowanie archiwum, Przyjmowanie gości PZBiath., informowanie właściwych osób o przybyciu gości, informowanie gości o realizowanych aktualnie przez PZBiath. programach spotkań i szkoleniach, Prowadzenie prac kancelaryjno-sekretarskich, Organizacja i przygotowanie spotkań w Biurze PZBiath Śledzenie konkursów ogłaszanych przez MSiT, PKOL, IBU, jednostek rządowych samorządowych oraz sporządzanie wniosków i prowadzenie wymaganej dokumentacji. 2. Główne zadania Głównego Księgowego: 2.1. Prowadzenie pełnej rachunkowości PZBiath. z uwzględnieniem m.in. przepisów prawa o działalności gospodarczej, prawa o stowarzyszeniach, prawa podatkowego i o ubezpieczeniach Strona 3 z 5

4 społecznych, 2.2. Opracowywanie rocznego budżetu PZBiath. oraz bieżąca kontrola realizacji tego planu finansowego, 2.3. Nadzór nad prawidłowym wydatkowaniem środków finansowych, 2.4. Opiniowanie pod względem finansowo-księgowym umów oraz innych dokumentów wiążących się ze skutkami finansowymi, 2.5. Sporządzanie kwartalnych rozliczeń planu finansowego PZBiath., 2.6. Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych PZBiath. z uwzględnieniem zasad ustawy o rachunkowości, 2.7. Prowadzenie spraw pracowniczych. 3. Główne zadania Rzecznika Prasowego 3.1. Bieżąca i stała współpraca z mediami, 3.2. Realizowanie strategii wizerunkowej PZBiath., 3.3. Obsługa konferencji prasowych Zarządu i czołowych zawodników PZBiath., 3.4. Koordynowanie informacji przekazywanych do publicznej wiadomości o pracy PZBiath., 3.5. Prowadzenie archiwum prasowego, 3.6. Inicjowanie i podejmowanie działań promujących dyscyplinę biathlon, 3.7. Podział środków finansowych z zakresu promocji i nadzór nad jej realizacją, 3.8. Współpraca z organami samorządu terytorialnego i administracji państwowej w zakresie promocji i sportu, 3.9. Działania w zakresie współpracy zagranicznej PZBiath. w kwestiach medialnych, Inne zadania związane z wizerunkiem PZBiath. zlecone przez Prezesa PZBiath. III. GŁÓWNE ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW W PZBiath Biuro ewidencjonuje wszelką korespondencję wychodzącą i przychodzącą do PZBiath. 2. Korespondencję przychodzącą Biuro przekazuje Prezesowi urzędującemu lub Sekretarzowi Generalnemu, który określa tok realizacji spraw i wyznacza osoby odpowiedzialne. 3. Korespondencję wychodzącą przygotowuje Biuro. Korespondencję przygotowaną na papierze firmowym PZBiath. podpisują wyłącznie osoby upoważnione w Statucie do reprezentowania PZBiath. oraz jego pełnomocnicy. Dla ważności umów i pism o treści finansowej i prawnej niezbędne są dwa podpisy zgodnie z KRS. 4. Treść umów, przed podpisaniem jest konsultowana z Radcą Prawnym i Główną Księgową. Umowy sporządzają upoważnione do tego osoby. 5. Pieczątki firmowe i imienne osób funkcyjnych powinny być przechowywane w wyznaczonych do tego zamkniętych kasach i szafach. 6. Korespondencję może sporządzać każdy Pracownik z zastrzeżeniem, że nie powoduje ona zobowiązań finansowych i prawnych, jeśli takie zobowiązania powinny być podjęte to w korespondencji osoba prowadząca rzeczoną korespondencję przygotowuje pismo na papierze firmowym i przekazuje do podpisu w trybie omówionym powyżej. 8 Poszczególne osoby zobowiązane są do prowadzenia właściwej dla danego typu działalności dokumentacji, starannego jej przechowywania. Strona 4 z 5

5 9 Podstawowe okresy przechowywania dokumentacji w Archiwum: 1. Wieczyście są przechowywane 1.1. Akta założycielskie PZBiath. wraz ze wszystkimi zmianami, 1.2. Akta własności nieruchomości i dokumentacja budowlana, 1.3. Statut PZBiath., wnioski Walnego Zgromadzenia PZBiath., 1.4. Skład Zarządu PZBiath. i Prezydium Zarządu, Komisji Rewizyjnej, 1.5. Sprawy Kadrowe i płacowe pracowników PZBiath., 1.6. Roczne sprawozdania merytoryczne i finansowe PZBiath., 1.7. Umowy międzynarodowe i umowy ze sponsorami PZBiath., 1.8. Umowy ze stałymi najemcami lat są przechowywane dokumenty ubezpieczeniowe, dokumenty ZUS, korespondencja w sprawach majątkowych i formalno-prawnych lat są przechowywane dokumenty finansowo-księgowe, korespondencja w sprawach umów międzynarodowych, umów sponsorskich, umowy o jednorazowy wynajem powierzchni, dowody KP i KW rok są przechowywane, wnioski urlopowe, korespondencja bieżąca, życzenia, podziękowania. 10 Szczegółowe zadania poszczególnych pracowników określają indywidualne zakresy obowiązków włączone do akt pracowniczych. Regulamin przyjęto na posiedzeniu Zarządu PZBiath. w Katowicach w dniu Strona 5 z 5