OSZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OSZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA W celu przeprowadzenia oszacowania wartości przyszłego zamówienia, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości zwraca się z prośbą o dokonanie szacunkowej wyceny usługi organizacji spotkań informacyjnych dla potencjalnych beneficjentów w ramach Programów Operacyjnych: Inteligentny Rozwój, Polska Wschodnia oraz Wiedza, Edukacja i Rozwój. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu szacowania 1. Przedmiot zamówienia 1.1.Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednodniowych spotkań informacyjnych dla potencjalnych beneficjentów w ramach Programów Operacyjnych: Inteligentny Rozwój, Polska Wschodnia oraz Wiedza, Edukacja i Rozwój. 1.2.Przedmiot zamówienia obejmuje organizację: spotkań informacyjne w Warszawie dla ok osób (łącznie), dotyczących Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR), w tym: - 2 spotkań na 120 osób - 1 spotkań na 80 osób - 2 spotkań na 60 osób - 13 spotkań na 50 osób - 4 spotkań dla 40 osób z czego: 2 spotkań informacyjne dotyczące Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR) na 50 osób łącznie 100 osób, po 1 spotkaniu w następujących miastach: Gdańsk, Kraków. 1

2 spotkań informacyjnych dla ok. 800 osób (łącznie), dotyczących Programu Operacyjnego Polska Wschodnia (PO PW) z czego: 2 spotkań dla 100 osób (w Warszawie ) spotkań informacyjnych z zakontraktowanymi prelegentami: - 1 spotkanie dla 100 osób (w Lublinie ) - 10 spotkań dla 50 osób (po 2 spotkania w następujących miastach: Białystok, Olsztyn, Lublin, Rzeszów, Kielce) spotkań w formie konsultacji z Partnerami/Partnerami Społecznymi w Warszawie dla ok. 520 osób (łącznie), dotyczących Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja i Rozwój (POWER), w tym: - 7 spotkań dla 60 osób - 1 spotkanie dla 100 osób W przypadku odstąpienia od realizacji zaplanowanej liczby konkursów w ramach poszczególnych programów wdrażanych przez Zamawiającego, Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z określonej powyżej liczby spotkań informacyjnych, które należy traktować jako liczby maksymalne. W przypadku, gdy liczba zgłoszonych uczestników w ramach poszczególnych spotkań będzie znacząco niższa niż liczba zaplanowanych uczestników, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od organizacji spotkania, jednak nie później niż 7 dni od wyznaczonego i zaakceptowanego terminu spotkania. Alternatywnie Zamawiający może w uzgodnieniu z Wykonawcą wyznaczyć inny termin organizacji spotkania lub też zmniejszyć liczbę uczestników spotkania, co spowoduje proporcjonalne zmniejszenie kosztów organizacji spotkania. 2. Przedmiot zamówienia według klasyfikacji CPV: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji usługi publikacji usługi drukowania i powiązane usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 2

3 2. Wymagania szczegółowe Zadanie 1 Rejestracja uczestników spotkań informacyjnych 1. Do zadań Wykonawcy należy rekrutacja uczestników poszczególnych spotkań, w tym przygotowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym zaproszeń, rozesłanie zaproszeń drogą listowną lub przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, potwierdzenia obecności: elektronicznie lub telefoniczne, etc). 2. W przypadku niewystarczającej liczby osób zarejestrowanych na dane spotkanie, Wykonawca odpowiada za rozesłanie zaproszeń do osób z własnych baz przedsiębiorców, tak aby zapewnić wymaganą frekwencję na spotkaniu. 3. Innym sposobem rekrutacji uczestników spotkań (poza wysłaniem bezpośrednich zaproszeń) będzie formularz rejestracyjny on-line, który stworzy Zamawiający. Formularz zamieszczony zostanie przez Zamawiającego na stronie internetowej PARP ( w specjalnej zakładce poświęconej spotkaniom informacyjnym w ramach poszczególnych programów. W zależności od charakteru spotkań rejestracja będzie prowadzona w trybie otwartym lub zamkniętym. Zamawiający udostępni Wykonawcy podgląd do listy osób rejestrujących się przy użyciu w/w formularza w celu koordynacji przebiegu rekrutacji uczestników spotkań. 4. Rekrutacja uczestników na poszczególne spotkania informacyjne powinna być przeprowadzona każdorazowo. 5. Uczestnicy dojeżdżają na spotkania informacyjne we własnym zakresie. 6. Uczestnicy nie mają zapewnionych noclegów, z wyjątkiem prelegentów pkt Wykonawca przygotuje wstępną, imienną listę uczestników, którzy potwierdzili udział ww. spotkaniach 8. We wszystkich spotkaniach będzie uczestniczyć dodatkowo max. do 7 osób z PARP, które odpowiadać będą za ich koordynację, w tym prelegenci. Osoby te nie są wliczane do liczby przeszkolonych uczestników. Zadanie 2 - Wynajęcie pomieszczeń niezbędnych do przeprowadzenia spotkań informacyjnych PO IR, PO WER, PO PW. 1. Po podpisaniu umowy Wykonawca przedłoży Zamawiającemu propozycję 3 lokalizacji na potrzeby organizacji minimum 10 pierwszych spotkań. Zamawiający w ustalonym terminie dokona ich ostatecznego wyboru. W przypadku odrzucenia przez Zamawiającego wszystkich propozycji Wykonawca przedstawi propozycje 3 kolejnych 3

4 lokalizacji. Propozycje lokalizacji dotyczące pozostałych spotkań będą przekazywane sukcesywnie podczas trwania umowy. 2. Sala powinna być dostępna od godzin porannych (m.in. ze względu na konieczność odpowiedniego ustawienia wyposażenia) do godzin popołudniowych w adekwatnym wymiarze godzin, który w każdym przypadku będzie wystarczający do właściwego przygotowania spotkania oraz jego demontażu. 3. Wymagania Zamawiającego co do sali konferencyjnej: (i) sala klimatyzowana, z dostępem do Internetu, dostępna przez jeden dzień w hotelu lub innym budynku spełniającym standardy hotelu minimum trzygwiazdkowego, (ii) lokalizacja: centrum Warszawy w pobliżu Dworca Centralnego, z dobrym dojazdem zarówno samochodem, jak i środkami transportu miejskiego, w przypadku innych miast w centrum miasta, w pobliżu dworca PKP, z dobrym dojazdem zarówno samochodem, jak i środkami transportu miejskiego, (iii) sala powinna pomieścić liczbę osób przewidzianych na poszczególne spotkania w ustawieniu szkolnym lub w podkowę (stoły i krzesła). 4. Wykonawca zapewni łatwo dostępne oraz dobrze oznakowane szatnie (wraz z obsługą) oraz toalety dla uczestników. Zadanie 3 Obsługa recepcji i rejestracja gości podczas spotkań. 1. Do zadań Wykonawcy należy zapewnienie sprawnej obsługi recepcji podczas każdego spotkania. 2. Wykonawca oddeleguje w tym celu co najmniej 2 osoby, które w miejscu wydzielonym na potrzeby recepcji będą dokonywały rejestracji osób przybywających na spotkanie. Do obowiązków osób pracujących na recepcji należało będzie również wydawanie materiałów konferencyjnych oraz potwierdzenie delegacji uczestnikom, którzy zgłoszą taką potrzebę. 3. Wykonawca przygotuje listę obecności uczestników w formie drukowanej. Aby usprawnić proces rejestracji, lista obecności powinna być przygotowana w 2 egzemplarzach. Każdy z uczestników zobowiązany zostanie przez Wykonawcę do złożenia własnoręcznego podpisu/parafki na przygotowanej wcześniej liście obecności. 4. Lista obecności uczestników musi być opatrzona odpowiednią wizualizacją danego Programu (w tym logo programu, logo PARP, emblemat UE wraz ze słownym odniesieniem, informacja o finansowaniu spotkania w ramach środków UE). 5. Lista musi zawierać w stosunku do każdego uczestnika następujące dane: a. imię i nazwisko, 4

5 b. nazwę firmy/instytucji, c. zajmowane stanowisko, d. telefon i adres , e. podpis. 6. Wykonawca przeprowadzi wśród uczestników każdego spotkania ankietę ewaluacyjną (oceniającą spotkanie), której wzór zostanie przekazany przez Zamawiającego. 7. Wykonawca odpowiada za zebranie ankiet od uczestników oraz przygotowanie podsumowania wyników przeprowadzonej ewaluacji po każdym spotkaniu, w tym przygotowanie zbiorczego podsumowania wyników wszystkich spotkań przeprowadzonych w ramach każdego programu oddzielnie. 8. Wykonawca odpowiada za rejestrację pytań zadawanych przez uczestników oraz odpowiedzi udzielonych przez ekspertów PARP podczas spotkań dotyczących programów/działań (o ile zachodzi potrzeba ich rejestrowania i Zamawiający nie zdecyduje o odstąpieniu od tej czynności), a następnie ich spisanie i przekazanie w wersji elektronicznej Zamawiającemu. Zadanie 4 Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników spotkań informacyjnych PO IR, PO WER, PO PW. Zadanie Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników jednodniowych spotkań informacyjnych PO IR, PO WER, PO PW. 1. Wykonawca zapewni: a) 2 przerwy kawowe dla uczestników (podczas każdego spotkania PO IR, POPW, POWER). W ramach przerwy kawowej będą zapewnione: napoje gorące, w tym herbata, kawa (dodatkowo: cytryna, mleko, cukier), napoje zimne, w tym woda gazowana i niegazowana, soki owocowe oraz ciastka; b) lunch dla uczestników każdego spotkania. W menu powinny się znaleźć co najmniej: sałatki, surówki, zupa, 2 dania główne (mięsne i wegetariańskie), ciastka deserowe i owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata. Menu powinno odpowiadać ilości przewidzianych uczestników spotkań oraz zaproszonych ekspertów. 2. Poczęstunki będą serwowane we foyer lub wydzielonej sali. W trakcie przerw kawowych oraz wszystkich zaplanowanych posiłków Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną i bezkolizyjną obsługę (minimum 3 osoby, w przypadku lunchu) oraz zapewnienie porządku i czystości. 5

6 Zadanie Wynajęcie powierzchni cateringowej na potrzeby organizacji poczęstunku podczas spotkań PO IR, PO WER, PO PW. 1. Tuż przy salach, w których odbywać się będą spotkania Wykonawca zapewni foyer lub salę/pomieszczenie o powierzchni odpowiadającej liczbie zgłoszonych uczestników, w którym odbędzie się poczęstunek przewidziany zgodnie z programem spotkania (przerwa kawowa, lunch etc.). 2. Foyer/pomieszczenie powinno (i) umożliwić swobodny przepływ osób w trakcie poczęstunku, (ii) umożliwić rozstawienie bufetu oraz stanowisk z napojami zimnymi i ciepłymi, (iii) powinno być klimatyzowane. Zadanie 5 - Wymagania techniczne 1. Wykonawca odpowiada za kompleksowe przygotowanie sal do spotkań informacyjnych wraz z ich oznakowaniem zgodnym z Księgą Identyfikacji Wizualnej PARP oraz logo Programu (fiszki i tabliczki informacyjne z tytułem i godzinami spotkania). 2. Wykonawca odpowiada za właściwą aranżację sali konferencyjnej/szkoleniowej tj. ustawienie krzeseł i stołów (w układzie teatralnym, szkolnym lub w podkowę) uwzględniające konieczność sprawnego przemieszczania się, ustawienie elementów technicznych (sprzęt, oświetlenie, nagłośnienie itp.). 3. W sali konferencyjnej/szkoleniowej Wykonawca zapewni klimatyzację oraz niezbędny sprzęt do realizacji prezentacji multimedialnych (np. ekran, rzutnik, laptop). 4. Wykonawca zapewni niezbędne urządzenia nagłaśniające. Dodatkowo dostępne będą dla uczestników minimum 2 mikrofony bezprzewodowe. 5. Oświetlenie i nagłośnienie sali konferencyjnej podczas spotkań musi być dostosowane do charakteru i potrzeb poszczególnych ich części. 6. Wykonawca odpowiada za koordynację i sprawność działania urządzeń i personelu obsługi technicznej (minimum 3 osoby). 7. Wykonawca odpowiada za zaopatrzenie wszystkich prelegentów oraz ekspertów podczas wszystkich sesji w wodę mineralną gazowaną i niegazowaną oraz szklanki. 8. Wykonawca będzie odpowiedzialny za odebranie od Zamawiającego oraz rozstawienie zgodnie z uzgodnieniami z Zamawiającym materiałów informacyjnych (ulotki, broszury, publikacje etc.) i promocyjnych (banery, roll-up etc.), które pobierze od Zamawiającego przed spotkaniem lub planowaną serią spotkań. Po realizacji zadania Wykonawca 6

7 dostarczy ww. materiały informacyjne (pozostałe po spotkaniu) i materiały promocyjne do siedziby Zamawiającego. Zadanie 6 - Druk i dystrybucja materiałów szkoleniowych 1. Wykonawca odpowiada za przygotowanie graficzne do druku i wydrukowanie materiałów szkoleniowych (prezentacji, programu, materiałów informacyjnych PARP itp.) dla uczestników zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej PARP oraz poszczególnych programów operacyjnych. 2. Materiały szkoleniowe (informacja nt. PARP, prezentacje prelegentów, itp.) zostaną przygotowane i dostarczone w wersji elektronicznej przez Zamawiającego w ustalonym terminie przed rozpoczęciem spotkania. Materiały te obejmować będą: (i) pliki tekstowe - w formacie.doc, (ii) elementy graficzne logo PARP i innych działań realizowanych przez PARP (pliki w formatach.cdr,.bmp,.jpg,.tif i inne). 3. Przed spotkaniem Wykonawca przedstawi Zamawiającemu gotowy do druku projekt materiałów szkoleniowych przygotowanych dla uczestników. Zamawiający ma prawo do weryfikacji układu tekstu i szaty graficznej ww. materiałów oraz do dokonania własnej korekty. Wykonawca zobowiązany jest nanieść uwagi Zamawiającego. 4. Wykonawca odpowiada za powielenie kompletu materiałów szkoleniowych dla uczestników w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników każdego spotkania oraz spakowanie kompletu ww. materiałów wraz z pozostałymi elementami kompletu odebranymi przez Wykonawcę od Zamawiającego (długopis, notes) zgodnie ze wskazaną przez Zamawiającego kolejnością. 5. Jeżeli w przesłanym pliku będzie kilka dokumentów Wykonawca ułoży je w całość zgodnie z numerem nadanym przez Zamawiającego każdemu dokumentowi. Liczba stron kompletu materiałów dla uczestników spotkań wyniesie ok Wykonawca zrealizuje druk materiałów szkoleniowych zgodnie z poniższymi wymaganiami: Dane dotyczące materiałów szkoleniowych Nakład 2330 szt. Format A4 Papier druk offsetowy/cyfrowy/ ksero, papier 80 g, Objętość 50 stron (+2strony okładki) 7

8 Kolor Oprawa Czarno-biały bigowanie, szycie zeszytowe, bindowanie 7. Każdorazowo Wykonawca dostarczy odpowiednią liczbę egzemplarzy materiałów szkoleniowych w miejsce organizacji spotkania. Zadanie 7 Przygotowanie materiałów informacyjnych - katalogu firm w formie e-booka. 1. Wykonawca opracuje katalog firm w formie e-booka wraz z przygotowaniem projektu graficznego zawierającego treść oraz zdjęcia. Wykonawca otrzyma wkład merytoryczny od Zamawiającego w postaci konspektu tematycznego do poruszenia w e-booku. 2. Wykonawca na podstawie ustalonych z Zamawiającym treści, przekazanych danych oraz pozyskanych informacji, opracuje treść e-booka. 3. Treść e-booka zostanie uzgodniona z Zamawiającym, wykonawca jest zobowiązany do uzyskania akceptacji Zamawiającego dla treści e-booka, a w przypadku zgłaszania uwag do ich uwzględnienia w ostatecznej wersji katalogu firm. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji tekstów, żądania poprawy lub opracowania tekstu od nowa (jeżeli jego poprawienie nie będzie możliwe). 5. Katalog firm w formie e-booka powinien spełniać następujące wymagania: - Format:A4, - Liczba firm: min.50, - Zawartość grafiki (tabele, wykresy, zdjęcia etc.) w stosunku do całej zawartości publikacji ok. 20%. - projekt graficzny zgodny z systemem identyfikacji wizualnej PARP oraz zasadami promocji Programu Operacyjnego Polska Wschodnia, dostępnymi pod linkiem: zakresie-informacji-i-promocji-programow-operacyjnych-politykispojnosci-na-lata / 6. Skład publikacji (wstęp do przygotowania publikacji elektronicznej): - publikacja powinna być składana za pomocą programu Adobe InDesigne w wersji CS6 na platformie MS Windows (w uzgodnieniu z Zamawiającym Wykonawca może posłużyć się inna wersja oprogramowania). - gotowe wersje katalog firm w formie e-booka powinna zostać 8

9 przygotowana/dostarczona w następujących formatach: a) PDF b) EPUB c) MOBI d) Strona HTML Zadanie 8 Zapewnienie transmisji internetowej na żywo (STREAMING LIVE spotkań PO IR i PO WER i PO PW, przy zapewnieniu możliwości jednoczesnego korzystania z transmisji dla minimum 1000 użytkowników. 1. Wykonawca zapewni jakość dźwięku i obraz: a) w formacie 16:9, b) wielkość okna wideo minimum 640x360 pikseli, c) bitrate obrazu co najmniej 400 kb/s, d) dźwięk stereo, bitrate co najmniej 96 kb/s, e) odtwarzacz musi zapewniać możliwość regulacji poziomu dźwięku, f) odtwarzacz musi zapewniać możliwość odtwarzania pełnoekranowego, 2. Wykonawca zapewni jakość infrastruktury informatycznej w miejscu transmisji, tj. łącze sztywne o przepustowości (upload) minimum 1 MB, oraz awaryjny backup (do pół godziny) za pomocą łączy GSM. 3. Transmisje on-line mają być zrealizowane z wykorzystaniem min. 2 kamer. 4. Wykonawca zapewni montaż urządzeń i okablowania do transmisji danych. 5. Wykonawca przed spotkaniem dostarczy kod html odtwarzacza do osadzenia w artykule na stronie www, za pomocą którego przeprowadzana będzie transmisja. 6. Wykonawca przygotuje plik.png o rozmiarach 1920x1080 do odtwarzacza, który będzie wyświetlany poza czasem transmisji (wizualizacja, nazwa imprezy, data). Najpóźniej na dzień roboczy przed transmisją on-line osoby odpowiedzialne za transmisję ze strony Wykonawcy i Zamawiającego przeprowadza testy poprawności zaimplementowania odtwarzacza i prawidłowości wyświetlania strumienia transmisji. 7. Wykonawca prześle Zamawiającemu na wskazany przez niego adres raport statystyk dotyczący użytkowników transmisji każdego z wydarzeń w ciągu 48h od zakończenia spotkań. Podsumowanie aktywności internautów biorących udział w wydarzeniu będzie zawierało następujące dane: a) Liczbę użytkowników oglądających wydarzenie w całości (w tym osobno ilość unikalnych użytkowników), 9

10 b) Liczbę użytkowników oglądających wydarzenie przynajmniej przez jedną godzinę (w tym osobno ilość unikalnych użytkowników), c) Liczbę użytkowników oglądających wydarzenie choćby incydentalnie (w tym osobno ilość unikalnych użytkowników), d) Średni czas połączenia, e) Lokalizację połączenia z wykorzystaniem mechanizmu GeoIP. 8. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu zmontowane nagranie w kontenerze MP4 kodowany h264 na nośniku Bluray (lub innym uzgodnionym i zaakceptowanym przez obie strony nośniku) najpóźniej do 4 dniu od dnia zakończenia spotkania zgodnie z wymaganiami technicznymi dotyczącymi jakości przekazywanych materiałów tj.: a) filmy będą przygotowane/przeedytowane przez Wykonawcę (brak usterek audio i video, zrównoważony poziom dźwięku, itd.), b) Rozdzielczość obrazu: 1280x720 px (HD 720). Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany rozdzielczości obrazu na większą przy jednoczesnym poinformowaniu o tym Wykonawcy najpóźniej na dzień przed danym dniem emisyjnym. Zastrzeżenie to jest spowodowane opcją przekazania nagranych materiałów do innego emitenta, c) ilość klatek na sekundę: 25, d) dźwięk stereo o próbkowaniu 48 khz, e) rzeczywista wielkość pojedynczego pliku przygotowanego w opcji umożliwiającej bezpośredni upload do serwisu YouTube mniejsza niż 2GB, f) Filmy wideo nie powinny zawierać poziomych ani pionowych pasów wzdłuż krawędzi ekranu, g) Filmy przygotowane zgodnie ze specyfikacją m.in. serwisu YouTube ( h) Materiał winien być opatrzony wizualizacją Zamawiającego (intro, outro z formatką informacyjną, logotyp portalu w prawym górnym rogu w czasie trwania całego materiału), i) Płyty (bluray lub inne uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony nośniki) na których zostaną dostarczone materiały będą opisane: data nagrania, nazwa imprezy, nr kolejnej płyty, ilość płyt. Ponadto Wykonawca wraz z przekazanymi nagraniami przekaże transkrypcję w formie podpisów tekstowych w wersjach językowych transmisji, synchronizowanych czasowo 10

11 z obrazem tak aby możliwe było ich umieszczenie korzystając z funkcjonalności YouTube (tj. zgodnie z aktualnymi wytycznymi serwisu YouTube). Zadanie 9 Zapewnienie prelegentów z Polski (Zadanie dotyczy spotkań wymienionych w punkcie spotkanie na 100 osób w Lublinie oraz 10 spotkań na 50 osób po 2 spotkania w następujących miastach: Białystok, Olsztyn, Lublin, Rzeszów, Kielce. 1. Wykonawca zaproponuje co najmniej 5 prelegentów (ekspertów zewnętrznych) z dziedziny wskazanej przez Zamawiającego. 2. Zamawiający wybierze 2 prelegentów, których Wykonawca zakontraktuje. 3. Jeżeli Zamawiający nie zaakceptuje prelegentów wskazanych przez Wykonawcę, Wykonawca zobligowany będzie do przedstawienia kolejnych 5 kandydatów. 4. Zamawiający może wskazać prelegentów, których Wykonawca powinien zakontraktować. Zamawiający przekaże Wykonawcy dane kontaktowe takich prelegentów. 5. W każdym spotkaniu wskazanym weźmie udział 2 prelegentów. 6. Wykonawca zapewni prelegentom zarówno nocleg, transport, jak i wyżywienie w trakcie organizowanego spotkania. 7. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zobowiązania oraz wszelkie kwestie formalno-prawne wobec zakontraktowanych prelegentów. 8. Wykonawca będzie zobowiązany do wypłacenia wynagrodzenia prelegentom (w tym zwrot kosztów podróży na terenie kraju, z wyłączeniem biletów lotniczych). 4. Termin wykonania zamówienia Zamówienie będzie realizowane od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2015 roku. 11