ODBIORY PACZEK SI W SKLEPACH TXM

Transkrypt

1 ODBIORY PACZEK SI W SKLEPACH TXM Zawartość 1. Informacje ogólne Przyjęcie przesyłek przez sklepy TXM Wydanie zamówienia SI Widok zamówień Odbiór zamówienia Zwroty zamówień Rejestracja zwrotu towaru Przykład wydrukowanego Formularza Zwrotu Reklamacje Przykład wydrukowanego Formularza Reklamacji Informacje ogólne Moduł do obsługi zamówień klepu internetowego dostępny jest na platformie HD: aplikacje.redan.wew Odbiory przesyłek Wszystkie pytania, zgłoszenia, awarie zgłaszamy na platformę HD dział: sklep internetowy temat: Odbiory osobiste. W pilnych sprawach prosimy o kontakt z numerami telefonów: - Biurowy: od pn pt ( ) - Dyżurny: w tygodniu po godzinie oraz weekendy w godzinach pracy sklepów. Numerów tych nie udostępniamy klientom. Paczki oczekujące na klientów powinny być przechowywane na zapleczu. Paczki powinny być magazynowane w sposób ułatwiający szybką identyfikację, w wydzielonym miejscu. Zaleca się ułożenie wg numeru zamówienia. 1

2 Numer zamówienia jest wydrukowany na etykiecie przyklejonej do foliopaku/pudełka. Sklep stacjonarny nie prowadzi operacji gotówkowych. Płatności i zwroty dokonywane są za pośrednictwem sklepu internetowego. Nie ma możliwości wymiany towaru. Jeżeli Klient chce dokonać zamiany produktu z rozpakowanego zamówienia ze sklepu internetowego na produkt z półki sklepu to powinien wpierw dokonać zwrotu na zasadach opisanych w tej instrukcji, a następnie zakupić towar ze sklepu za zasadach sprzedaży detalicznej. Nie ma możliwości zmiany ceny produktu ze sklepu internetowego w markecie. Sprzedaż internetowa stanowi odrębny kanał dystrybucji i jest uwarunkowana wieloma innymi względami. 2

3 2. Przyjęcie przesyłek przez sklepy TXM Paczki dla zamówień internetowych są dostarczone do sklepu stacjonarnego w torbie z regularnym towarem TXM. Torba z paczką ze sklepu internetowego będzie to niemal zawsze torba z dokumentem MM. W przypadku wysyłki większej ilości paczek, kolejne torby zostaną oznaczone na naklejkach na torbach literami SI (skrót od sklepu internetowego). Litery te będą naniesione czerwonym flamastrem. Paczki internetowe powinny zostać wyjęte i zarejestrowane w systemie przyjęć w pierwszej kolejności. Aby przyjąć paczki należy: zalogować się na platformie HD, wybrać odbiory przesyłek, następnie wybrać opcję Przyjęcie zamówień TXM. W formatce należy wprowadzić/zeskanować kod etykiety na zamówieniu. Poniżej przykład formatki oraz etykiety. Jeśli numer wprowadzamy ręcznie, wbijamy numer znajdujący się bezpośrednio pod kodem kreskowym zaczynający się od liter FVWW i potem 8 cyfr. System weryfikuje czy zamówienie trafiło do właściwego sklepu. 3

4 Jeżeli dane są POPRAWNE zamówienie zostaje przyjęte na wirtualny stan sklepu. Do klienta zostanie wysyłany oraz sms z kodem uprawniającym do odbioru zamówienia. Od tego momentu zamówienie będzie oznaczone statusem: W SKLEPIE. Jeżeli dane są NIEPOPRAWNE zamówienie również zostaje przyjęte na stan sklepu. Zamówienie będzie oznaczone statusem BŁĘDNIE NADANA. Sklep ma obowiązek skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta. Uwagi: o Nie można otwierać paczek. Kartony/foliopaki muszą być w nienaruszonym stanie Klienci sklepu internetowego są proszeni o przeprowadzenie takiej weryfikacji w celu uniknięcia zgłoszeń dotyczących braków w zamówieniu. o Jeżeli paczka jest uszkodzona prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta (tel.: , a po godzinie i w weekendy na telefon dyżurny) w celu uzgodnienia dalszego postępowania. Takiej paczki proszę NIE PRZYJMOWAĆ do systemu. Biuro Obsługi Klienta zweryfikuje z pracownikiem stan produktów i uzgodni z Klientem dalszy tryb postępowania. o W uzasadnionych przypadkach uwzględnia się możliwość przekazania paczki w inny sposób (np.: dzięki uprzejmości RKS). Dopóki jednak zamówienie nie zostanie dostarczone na magazyn, lub do właściwego sklepu, status ten będzie wskazywał na stan sklepu, do którego błędnie trafił. 3. Wydanie zamówienia SI Aby wydać paczkę należy zalogować się na platformie HD, wybrać zakładkę: Zamówienia lista TXM Widok zamówień Pracownik po zalogowaniu się widzi zamówienia, które są przypisane do sklepu. Zamówienia mogą mieć następujące statusy: 1) PAKOWANA zamówienie jest kompletowane w Magazynie, 2) W DRODZE przesyłka (po trzykrotnym sprawdzeniu przez magazyn) zostaje przekazana Firmie Kurierskiej DHL, 3) W SKLEPIE paczka oczekuje na obiór przez Klienta przez 7 dni, 4) ODEBRANA Klient odebrał paczkę posługując się kodem odbioru. W razie problemów z odbiorem zamówienia prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta (szczegóły str. 1) 5) BŁĘDNIE NADANA paczka została błędnie wysłana sklep odsyła paczkę do Magazynu, aby ten dokonał właściwej wysyłki (sytuacja opisana powyżej), 4

5 6) ODESŁANA DO MAGAZYNU pracownik sklepu stacjonarnego może nadać taki status w aplikacji. Jest to możliwe w przypadku jeśli Klient przez 7 roboczych dni nie odbierze zamówienia. Taka modyfikacja jest możliwa tylko dla statusów W SKLEPIE oraz BŁĘDNIE NADANA. Po odebraniu paczki przez Kuriera należy wprowadzić modyfikację w aplikacji Redan. Wybierając: Obiór przesyłek -> Zamówienia lista TXM. Następnie należy otworzyć szczegóły zamówienia poprzez kliknięcie w wiersz z konkretnym zamówieniem. Teraz w polu status należy wybrać odesłana do Magazynu. 7) ANULOWANA status dla zamówień testowych oraz zaginionych. Istnieje możliwość sortowania i filtrowania zamówień we wszystkich kolumnach. W tym celu należy wybrać filtr, który pomoże nam odnaleźć poszukiwane zamówienie. Klient ma 7 dni roboczych na odebranie paczki, jeśli tego nie zrobi, data przyjęcia zmieni kolor na czerwony. Takie paczki odsyłamy do Magazynu Głównego z najbliższym zwrotem toreb. W wyjątkowych sytuacjach wysyłać paczkę osobno. Zostaje zmieniony status na ODESŁANA DO MAGAZYNU, do Klienta automatycznie zostanie wysłana wiadomość o odesłaniu paczki na magazyn sklepu internetowego Odbiór zamówienia Należy zalogować się na platformie HD, wybrać zakładkę zamówienia lista TXM Następnie należy wyszukać zamówienie Klienta używając filtru w kolumnie zamówienie Najczęściej spotykanym filtrem jest NUMER ZAMÓWIENIA, aczkolwiek zamówienie możemy znaleźć również wpisując NAZWISKO. 5

6 UWAGA! Używaj filtrów będąc na pierwszej stronie listy zamówień. Po odszukaniu zamówienia należy wejść w szczegóły klikając wybrany wiersz tabeli. Po kliknięciu otrzymamy poniższy widok: W polu Kod odbioru należy wprowadzić podany przez klienta kod. Jeżeli kod jest poprawny system poprosi o potwierdzenie wydania paczki. Po zatwierdzeniu paczka zostaje oznaczona jako ODEBRANA. UWAGA! o Jeżeli klient zapomniał kodu jest możliwość ponownego przesłania go smsem na numer telefonu przypisany do zamówienia. W tym celu należy kliknąć WYŚLIJ PONOWNIE KOD (sms zostanie wysłany w tej samej chwili). o Jeżeli nastąpi przerwa w dostępie do aplikacji to możemy zweryfikować odbiór takiego zamówienia kontaktując się z Biurem Obsługi Klienta pod numerem telefonu: (po godzinie i w weekendy kontakt na telefon dyżurny ). Pracownik powinien poinformować jakie zamówienie ma być wydane i jaki kod jest przekazywany przez Klienta. BOK wykona operację wydania w systemie za pracownika sklepu. 6

7 4. Zwroty zamówień Klient, który zamówił paczkę przez sklep internetowy może ją zwrócić do 14 dni kalendarzowych bez podania przyczyny (prawo Kupujących tylko przy sprzedaży internetowej). Zwrot płatności następuje na konto, z którego zamówienie zostało opłacone. Klient może zwrócić towar: o nieuszkodzony, o nieubrudzony, o bez śladów użytkowania, o zaleca się z oryginalnymi metkami, opakowaniu. Sklepy mogą rejestrować zwroty: o Towaru odebranego w ich placówce, o Towaru odebranego w każdym innym sklepie TXM, o Towaru dostarczonego do Klienta przez każdą inną formę transportu (Kurier, Poczta Polska, Paczkomaty, Paczka w Ruchu). Płatność zostanie zwrócona do 14 dni przez sklep internetowy Rejestracja zwrotu towaru. Aplikacja dostępna jest na platformie HD, w module Reklamacje i Zwroty. Wybieramy zakładkę Zwroty z zamówień ecommerce (strzałka 1), a następnie należy kliknąć na ikonę nowego zwrotu (strzałka 2). Do zarejestrowania wniosku zwrotu wymagane jest podanie przez klienta pełnego numeru zamówienia sklepu internetowego (na końcu duża litera T lub A). System na podstawie tego numeru wyszuka pozycje na zamówieniu. Należy zaznaczyć pole dla pozycji, która ma się znaleźć na wniosku, oraz ewentualnie zmodyfikować ilość sztuk. 7

8 Jeżeli Klient dostarczył towar, który nie może być jednoznacznie zidentyfikowany po kodzie należy taką weryfikację przeprowadzić na podstawie nazwy produktu i ZDJĘCIA. Klikając w miniaturkę zdjęcia otrzymamy jego powiększenie. Dane identyfikacyjne będą uzupełnione automatycznie z możliwością edycji. Dla celów statystycznych należy zaznaczyć powody zwrotu towaru, w tym celu należy wybrać przyczynę z listy. Jeśli żadna z podanych przyczyn nie jest właściwa, całkowicie pomijamy ten etap. Po poprawnym wypełnieniu Formularza i kliknięciu Zapisz wniosek zostanie zarejestrowany, nada mu się unikatowy numer. 8

9 o o Następnie należy wydrukować wniosek klikając przycisk DRUKUJ ETYKIETĘ system wygeneruj plik PDF gotowy do wydruku pamiętaj, aby Formularz wydrukować w dwóch kopiach. Formularze powinny być podpisane zarówno przez Klienta, jak i podpisane i podstemplowane przez pracownika sklepu: Jedną z kopii należy przekazać Klientowi. Druga kopia powinna być dołączona do paczki przesłanej do magazynu centralnego. Jeżeli Klient posiada przyniesiony ze sobą Formularz z numerem rachunku należy go spiąć z Formularzem Zwrotu. Formularz nie jest obligatoryjny. Istnieje możliwość podania numeru rachunku poprzez Biuro Obsługi Klienta. Tuż po podpisaniu Formularzy należy OD RAZU przejść do pakowania zwracanych produktów wraz z Formularzem. Produkty powinny być starannie zapakowane w foliopak. Foliopak należy podpisać numerem wniosku, który będzie widoczny w aplikacji HD. 9

10 Do wszystkich wniosków mają dostęp uprawnieni pracownicy Centrali (w tym Biuro Obsługi Klienta) Przykład wydrukowanego Formularza Zwrotu 5. Reklamacje Zasadność reklamacji będzie zweryfikowana z Biurem Obsługi Klienta. W przypadku pozytywnej informacji to BOK zatwierdzi możliwość wykonania zwrotu reklamowanego produktu w sklepie TXM. Aplikacja dostępna jest w module Reklamacje i Zwroty: zakładka Reklamacje z zamówień ecommerce. 10

11 Zgodnie z poniższym rysunkiem wybieramy: Reklamacje i Nowy Formularz. Następnie określamy gdzie dokonano zakupu. W polu Gdzie zakup należy wprowadzić sklep internetowy TXM24. Następnie należy wprowadzić numer paragonu, który zawsze jest zakończony: /FWW17. Poniższy paragon przedstawia gdzie znajduje się jego numer. 11

12 W przypadku faktury numeru należy szukać zgodnie z poniższym widokiem. Procedura przyjęcia towaru jest niemal identyczna jak w przypadku zwrotów. Jedyna różnica polega na tym, że wniosek reklamacyjny należy rejestrować dla każdego produktu osobno jeden wniosek może być zarejestrowany tylko dla jednego produktu Przykład wydrukowanego Formularza Reklamacji 12