SYSTIM.PL. Kadry i Płace w Systim

Transkrypt

1 SYSTIM.PL Kadry i Płace w Systim 1

2 Spis treści Kadry...3 Lista pracowników...4 Dodawanie nowego pracownika...8 Płatnik...12 Składki ZUS...12 Zestawienie urlopów...14 Umowy...16 Lista dodanych umów...16 Dodanie nowej umowy dla pracownika...16 Szablony dokumentów kadrowo-płacowych...21 Płatnik deklaracje ZUS...22 Wydrukuj / Pobierz / Usuń dodane umowy...23 Rachunki...24 Lista rachunków...24 Dodawanie nowych rachunków...24 Szablony dokumentów kadrowo-płacowych...27 Płatnik deklaracje ZUS...28 Zestawienie rachunków...28 Wydrukuj, pobierz, usuń rachunki...28 Eksportuj do banku...29 Zestawienie podatkowe...30 Płace...31 Lista płac...31 Konfiguracja...31 Deklaracje podatkowe...35 Premie pracownicze...36 Potrącenia pracownicze...37 Dodawanie nowej listy płac...41 Eksport do banku...45 Zestawienie podatkowe

3 Program Systim pozwala firmom usprawnić procesy kadrowo-płacowe związane przede wszystkim z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, wyliczaniem listy płac, ewidencją umów i czasu pracy, tworzeniem rachunków do umów cywilnoprawnych, generowaniem deklaracji oraz ich wysyłaniem bezpośrednio z programu Systim do Urzędu Skarbowego. Moduł kadr i płac wspomaga kompleksowo zarządzanie płacami i danymi kadrowymi pracowników. Kadry W zakładce Kadry widoczna jest lista wszystkich zatrudnionych w firmie osób początkowo będzie ona prawdopodobnie pusta, jednakże po dodaniu pracowników utworzy się pełna lista wszystkich dodanych pracowników do programu z możliwością ich sortowania po wybranych danych (opcja filtruj wg lub kliknięcie w nazwę kolumny, np. nazwisko ). Poprzez osoby zatrudnione rozumiemy tutaj wszystkie osoby, które otrzymują od naszej firmy wynagrodzenie w formie umowy o pracę, umów cywilnoprawnych, jako członkowie zarządu na podstawie powołania, a także właściciele firmy. Widzimy tutaj dodatkowe menu opcji po lewej stronie. Mamy możliwość podejrzenia listy pracowników, jak również dodanie do niej nowego pracownika. Możliwość podejrzenia listy wygenerowanych dokumentów (np. DRA) do ZUS-u (opcja Płatnik ). Widzimy także historię edycji, dzięki której wiemy kto utworzył danego pracownika, edytował go i kiedy (lista ta jest niezbędna aby program spełniał wymogi GIODO). Kolejne opcje to składki ZUS właścicieli, gdzie można wprowadzać składki opłacane przez właścicieli firmy, oraz zestawienie urlopów. Opcja utwórz deklarację ZUS pozwala nam na tworzenie deklaracji za pracowników. Poszczególne opcje będą rozpisane w dalszej części. 3

4 Lista pracowników Na liście pracowników widzimy wszystkich dodanych pracowników, mamy tutaj możliwość korzystania z dodatkowych opcji dotyczących danych pracowników po najechaniu myszką na danego pracownika na liście, pojawią się opcje dodatkowe w postaci ikon. Opcje dostępne przy pozycji danego pracownika to kolejno: edycja danych pracownika, pobranie kwestionariusza osobowego, pobranie karty wynagrodzeń, pobranie PIT-2 (można dodać je potem do dokumentacji pracowniczej), podgląd kalendarza pracownika (na kalendarzu pracownika można zaznaczyć, np. dni urlopu chorobowego), podgląd kalendarza czasu pracy pracownika (w kalendarzu zaznacza się czas pracy danego pracownika), pobranie ewidencji czasu pracy, możliwość utworzenia deklaracji ZUS oraz możliwość usunięcia pracownika (o ile nie ma on już umowy, rachunków czy list płac w takim wypadku można go jedynie ukryć opcją archiwalny ). Tutaj należy przede wszystkim zwrócić uwagę na ikonę opcji pokaż kalendarz pracownika. W opcji tej zobaczymy kalendarz pracowniczy, w którym będziemy mogli dodawać różne zdarzenia, takie jak urlopy bezpłatne, płatne, chorobowe itd. Automatycznie pojawią się tutaj też informacje o delegacjach wprowadzanych w zakładce delegacje. Wprowadzamy tu dane, które później zostaną użyte na liście płac dla obliczenia różnych 4

5 kwot wynagrodzeń urlopowych, chorobowych, potrąceń za urlopy bezpłatne itd. Klikając na dowolny dzień, możemy dodać nowe zdarzenie, podając jego rodzaj, czas trwania oraz ewentualny dodatkowy opis i zatwierdzając przyciskiem Zapisz. Dodane zdarzenie możemy przesuwać chwytając je i przeciągając w inny dzień na kalendarzu. Można je również przedłużyć na kolejne dni, chwytając je z prawej skrajnej strony i przeciągając dalej. Można wreszcie po najechaniu na dany element, użyć czerwonego przycisku usuń, aby dane zdarzenie usunąć. Informacje które wprowadzimy na kalendarzu będą później brane pod uwagę przy naliczaniu m.in. listy płac, wynagrodzenia urlopowego, chorobowego i urlopów. Kolejną wartą uwagi ikoną opcji jest pokaż kalendarz czasu pracy pracownika. Tutaj należy dla danego miesiąca i dla danego pracownika ustalić jego czas pracy. 5

6 Aby dokładnie rozliczać czas pracy (godziny nadliczbowe, nocne itd.), na początek należy włączyć na koncie pracownika zapisywanie czasu pracy w formie godzin od-do. Domyślnie dostępna jest opcja wpisywania wyłącznie ilości przepracowanych godzin, która pozwala na wygodniejsze wprowadzanie czasu pracy, ale uniemożliwi automatyczne naliczanie godzin nadliczbowych, nocnych itd. Aby to zmienić w module administracja wybieramy opcję Rodzaj kalendarza w czasie pracy i ustawiamy na szczegółowy. Informacje tu wprowadzone będą później brane pod uwagę przy naliczaniu m.in. listy płac, wynagrodzenia urlopowego, chorobowego i urlopów. 6

7 Od tej chwili każdy użytkownik programu będzie mógł wprowadzać swoje godziny pracy w trybie szczegółowym, czyli z podaniem od której, do której godziny pracował. W tym miejscu można dla danego pracownika uzupełnić jego faktyczny czas pracy. Możemy zrobić to automatycznie na dwa sposoby. Pierwsza opcja, to zaimportowanie czasu pracy z zestawienia czasu pracy, który pracownik wprowadził w zakładce czas pracy - do tego służy opcja pobierz z czasu pracy. Po kliknięciu tej opcji kalendarz zostanie wypełniony zgodnie z tym, co wpisał pracownik. Istotne jest, aby w edycji danego pracownika (w kadrach) powiązać go z użytkownikiem (w zakładce użytkownicy, czyli z osobą która się loguje do programu). Tylko dzięki tej ustawionej opcji program wie, z którego użytkownika pobrać dane. Jeśli powiązania brak, to wyświetli się komunikat brak konta użytkownika. Druga opcja, to wypełnienie kalendarza wg obowiązującego danego pracownika w danym miesiącu grafiku to można wykonać opcję pobierz dane z grafiku. Wymaga to wcześniejszego wypełnienia harmonogramu pracy za dany miesiąc. Dane można również wpisywać ręcznie, jak i edytować w późniejszym czasie, np. już po zaimportowaniu ich z grafiku czy czasu pracy. Po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzamy je przyciskiem zapisz. Teraz na liście pracowników będziemy mogli pobrać ewidencję czasu pracy, klikając przy danej osobie na link pobierz ewidencję czasu pracy. W ewidencji tej zobaczymy naliczone pracownikowi nadgodziny, godziny pracy wg grafiku i faktyczne. 7

8 Tak będzie wyglądała ewidencja czasu pracy wybranego pracownika w pobranej wersji PDF: Dodawanie nowego pracownika Aby rozpocząć pracę z kadrami i płacami, zacznijmy od pierwszego etapu przyjęcia nowego pracownika. W tym celu wchodzimy w zakładkę Kadry, wybieramy opcję dodaj nowego pracownika, lub klikamy ikonkę zielony plus w prawym górnym rogu listy pracowników. 8

9 Kliknięcie na zielony znak plus spowoduje otwarcie nowego okna z możliwością wprowadzenia wszelkich danych dotyczących danego pracownika. Program wymusza na nas uzupełnienie podstawowych danych oznaczonych czerwoną gwiazdką obowiązkowe jest tutaj podanie: imienia i nazwiska danej osoby, resztę pól system pozwala uzupełnić w późniejszym czasie. Dobrze jednak wprowadzić w tym miejscu wszystkie dane, które posiadamy o pracowniku, ponieważ będą one później łatwiejsze do odszukania oraz dodatkowo ułatwią wystawianie innych dokumentów na podstawie wprowadzonych danych, np wystawienie umów czy deklaracji podatkowych i ZUS, ponieważ bez uzupełnienia tych danych opcje te mogą nie 9

10 działać prawidłowo bądź nie da się później wysłać deklaracji do urzędu skarbowego czy wyeksportować do programu Płatnik. Z ważnych pól w tym oknie warto zwrócić uwagę na: 1. Status ( zatrudniony bądź archiwalny ) - pole to określa, czy dany użytkownik jest obecnie zatrudniony, czy planuje się go zatrudnić w przyszłości lub też nie jest zatrudniony, ale trzeba go jeszcze rozliczyć, np. w kwestii zaliczek czy wysłania deklaracji PIT. Jeśli dany pracownik przestał już u nas pracować najlepiej oznaczyć go jako archiwalny - taki pracownik nie będzie pojawiał się na liście pracowników, chyba że specjalnie wybierze się opcję, aby program takich pracowników jednak wyświetlał. 2. Pole Data ważności badania lekarskiego i Data następnego szkolenia BHP uzupełnienie danego pola będzie skutkowało późniejszą możliwością podglądu kiedy zbliża się termin końca ważności badania lub obowiązek przeprowadzenia następnego szkolenia BHP. Przypomnienia będą pojawiały się na panelu głównym na koncie Systim (zaraz po zalogowaniu się do konta) oraz informacja widoczna będzie także w kolumnach na liście pracowników. 3. Pole Urząd Skarbowy - po kliknięciu w dane pole pojawia się rozwijana lista wyboru z której można wybrać Urząd Skarbowy do którego ma zostać przypisany dany pracownik. 4. Pole Udziały w firmie - jest istotne, jeśli dana osoba jest właścicielem firmy pozwoli to wtedy prawidłowo wyliczyć kwoty na deklaracjach PIT. 5. Pole Przypisany użytkownik - po kliknięciu w dane pole pojawia się lista wyboru zapisanych w programie użytkowników. Po wybraniu z listy danego użytkownika zostaje on przypisany do pracownika. Poza tym warto uzupełnić resztę danych o pracowniku (imiona, nazwiska, daty urodzenia itd.) oraz wszystkie adresy w zakładce adresy, jak również uzupełnić zakładkę ZUS dane te będą potrzebne do wygenerowania deklaracji ZUS i podatkowych. Warto również uzupełnić historię wykształcenia i doświadczenia, dzięki czemu program samodzielnie obliczy dla danego pracownika datę przejścia na 26-dniowy wymiar urlopu. Po uzupełnieniu danych klikamy zapisz, aby dane zapisać. 10

11 Po zapisaniu trafiamy na listę pracowników. Tu zwróćmy uwagę na filtry w górnej części strony, nad listą pracowników. Dzięki nim możemy wyświetlić pracowników według: wszystkich, tylko aktywnych (zatrudnieni), lub tylko archiwalnych. Dodatkowo obok listy wyboru filtrowania widoczne jest puste pole z możliwością wyszukiwania pracownika po nazwie wystarczy uzupełnić pole o wybrane dane pracownika, np. imię, nazwisko, pesel etc. Po wpisaniu wybranego słowa wyszukiwania, należy kliknąć znajdującą się obok ikonę lupy - program dokona wyszukiwania i wyświetli na liście odnalezionego (poszukiwanego) pracownika. Na liście pracowników warto zwrócić uwagę na kolumny klikając w nazwy kolumn, możemy posortować daną listę według wybranych nazw kolumn. Jest to zwłaszcza przydatne, gdy chcemy sprawdzić, komu kończą się terminy badań lekarskich lub szkoleń BHP wystarczy kliknąć daną kolumnę, by posortować pracowników od tych, którym termin badania/szkolenia BHP wygasają w najbliższym czasie, do tych którym wygasają najpóźniej. Płatnik Opcja ta zostanie opisana w kolejnym rozdziale. Składki ZUS Z opcji menu po lewej stronie warto zwrócić uwagę również na składki ZUS właścicieli. W tej opcji widzimy listę wszystkich dodanych składek ZUS właścicieli firmy z możliwością dodania nowych składek poprzez kliknięcie ikony zielony znak plus. 11

12 Kliknięcie w ikonę zielony znak plus spowoduje otworzenie się nowego okna z możliwością uzupełnienia danych dotyczących składek właścicieli. Należy pamiętać, aby składkę za Fundusz Pracy księgować bezpośrednio do KPiR - moduł Księgowość zakładka KPiR. Pozostałe składki również zalecamy księgować bezpośrednio do KPiR. W tej zakładce najlepiej wprowadzać jedynie składki zdrowotne. Pozostałe składki ZUS można albo zaksięgować albo wpisać również w opcji Składki ZUS. Jednakże należy pamiętać, aby nie księgować ich w dwóch miejscach - nie można pozostałych składek zaksięgować w KPiR i w opcji Składki ZUS. 12

13 Wprowadzone prowadzone zapłacone składki właścicieli zaksięgowane do KPiR znajdą się tylko w KPiR, natomiast cała reszta zarejestrowanych składek (poprzez opcję Składki ZUS ) nie pojawi się w KPiR. Tak więc uzupełnienie danych w okienku Składki ZUS nie powoduje przeniesienia danych do KPiR. Wszystkie wprowadzone składki zostaną uwzględnione przy naliczaniu podatku, co będzie widoczne na deklaracjach oraz w zestawieniu podatkowym PIT. Oznacza to, że wszystkie zaksięgowane zapłacone składki ZUS zostaną przeniesione do deklaracji i zestawienia podatkowego PIT. Z wprowadzonych danych będzie można utworzyć ww. dokumenty. Istotne są tu pola za okres oraz okres odliczenia. Przykładowo jeśli składka ZUS dotyczy okresu pracy za marzec 2017, to pole za okres będzie ustawione na zaś pole okres odliczenia będzie ustawione na , czyli okres w którym odliczyliśmy składkę od podatku. Podsumowując: zaksięgowane dane w KPiR + w zakładce składki ZUS => na ich postawie tworzy się deklarację PIT 36 i PIT 36 L. zaksięgowane dane w KPiR + zakładce składki ZUS => na ich podstawie tworzy się zestawienie podatkowe PIT, i obliczane są zaliczki na podatek. Po dodaniu składek ZUS dodatkowo zobaczymy tutaj opcje dostępne po najechaniu kursorem na daną pozycję dodanych składek ZUS. Są to: możliwość edycji wprowadzonych składek ZUS, dodania kolejnych składek na podstawie już dodanych oraz usunięcia. 13

14 Zestawienie urlopów Ostatnia z dostępnych opcji w menu po lewej stronie to zestawienie urlopów. Możemy zaznaczyć wybranych pracowników i pobrać dla nich takie zestawienie. Pokaże nam ono informacje o wykorzystanych, należnych i zaległych urlopach dla wybranych pracowników. Opcja "historia edycji" pokaże nam wymagane przez ustawę o ochronie danych osobowych informacje o pracownikach i edycjach ich danych. Tak będzie wyglądało pobranie zestawienie w wersji PDF: 14

15 Umowy Kolejnym krokiem przy zatrudnieniu nowego pracownika jest zawarcie z nim umowy. Lista dodanych umów W tym celu przejdźmy do zakładki umowy. Podobnie jak w poprzedniej zakładce, tak i w tej pojawi się nam lista, ale tym razem zawartych umów z pracownikami. Lista na początku będzie pusta, chyba, że wcześniej wprowadziliśmy już jakieś umowy w programie. 15

16 Dodanie nowej umowy dla pracownika Aby utworzyć nową umowę, kliknijmy opcję dodaj umowę po lewej stronie, lub zielony przycisk znaczek plus po prawej stronie listy, na górze. Zobaczymy wówczas ekran, na którym wprowadzamy nową umowę uzupełniamy obowiązkowe pola oznaczone czerwoną gwiazdką o konkretne dane. 16

17 Na początek wypełniamy podstawowe dane w pierwszej części (nad linią oddzielającą). Po lewej stronie uzupełniamy: okresu (rok i miesiąc), według którego naliczone zostaną domyślnie stawki na umowie. Następnie wybieramy rodzaj umowy, np. umowa o dzieło oraz uzupełniamy pole z numerem dokumentu i wszelkimi datami (data zawarcia umowy, rozpoczęcia i opcjonalnie zakończenia). Ważne jest wypełnienie pól data zawarcia umowy, czyli kiedy umowa została podpisana, data rozpoczęcia, czyli od kiedy pracownik rozpocznie pracę. Jeśli umowa jest zawarta na czas określony, to uzupełniamy również pole Data zakończenia. W momencie, gdy będziemy już wiedzieli, kiedy umowa została faktycznie zakończona, np. wypowiedziana, lub upłynął termin, na jaki umowa została zawarta, wówczas będziemy mogli uzupełnić pole Data faktycznego zakończenia. 17

18 Natomiast po prawej stronie wybieramy pracownika, dla którego chcemy wystawić daną umowę, wpisujemy zakres jego obowiązków oraz wymiar pracy (np. 1/1, 1/2). Na koniec uzupełniamy resztę pól dotyczących umowy (poniżej linii oddzielającej). Program nie wymusza podania wszystkich informacji, ale trzeba pamiętać, że jeśli ich nie podamy wszystkich, to nie będą się one drukować, np. na deklaracjach czy umowach. Z obowiązkowych pól widzimy tutaj podstawę wynagrodzenia, kwotę brutto, wybór składek ZUS (brak, wszystkie, bez składki chorobowej, bez ubezpieczenia społecznego), składka wypadkowa oraz wybór kosztów uzyskania (zwykłe, zwiększone, brak, 20%, 50% etc.). 18

19 Należy wrócić uwagę na dodatkowe opcje na samym dole, takie jak: uwzględnij kwotę wolną od podatku (możemy jej nie uwzględniać, jeśli pracownik zatrudniony jest również w innym miejscu pracy), działalność wykonywana osobiście (np. dla członków zarządu), nie naliczaj kosztów uzyskania przychodu dla kwot 200 zł i mniejszych (rozliczenie w pit 8AR), nalicz podatek 32% po przekroczeniu progu podatkowego itd. Wróćmy jeszcze na chwilę do wcześniejszych opcji, gdzie znajduje się kalkulator pozwalający na wprowadzenie stałych składników płacowych danego pracownika i obliczenie jego wynagrodzenia. Jeśli na liście składników płacowych brakuje nam niektórych, to możemy je dodać, wybierając opcję dodaj składniki płacowe. Spowoduje to przejście do ekranu dodawania składników i zamknięcie okna dodawania umowy, bez zapisywania zmian. Kalkulator pozwala na obliczanie wynagrodzenia zarówno od brutto, od netto, jak i od łącznego kosztu pracodawcy (w tym ostatnim przypadku po wprowadzeniu kwoty należy wyjść z pola, klikając, np. na inne pole, aby kwota została przeliczona). Obliczając wynagrodzenie, pamiętajmy o wybraniu odpowiednich dla danego pracownika składek ZUS oraz wprowadzeniu składki wypadkowej odpowiedniej dla naszego przedsiębiorstwa. W dolnej części okna trzeba również wybrać odpowiednie koszty uzyskania przychodu. Dla umów cywilnoprawnych dla kwot 200 zł i mniejszych program automatycznie rozliczać będzie taką umowę w PIT 8AR. Jeśli tego nie chcemy, należy odznaczyć opcję w dolnej części okna. Jeśli chcemy pracownikowi od razu naliczać podatek wg stawki dla drugiego progu podatkowego, zaznaczmy opcję nalicz podatek 32%.... Opcja jest przydatna, jeśli chcemy oszacować łączny roczny koszt pracodawcy za danego pracownika. Opcja ta jest domyślnie aktywna w umowach o pracę. Natomiast w umowach cywilnoprawnych opcja nie jest domyślnie aktywna, gdyż takim osobom nie naliczamy podatku w podwyższonej wysokości w przypadku przekroczenia progu podatkowego rozliczą go sobie dopiero w zeznaniu rocznym. W przypadku umów z członkami zarządu z tytułu powołania zaznaczymy opcję działalność wykonywana osobiście, dzięki czemu program rozliczy te umowy w odpowiednich pozycjach w PIT11 i PIT4R. Wartą uwagi jest jeszcze opcja prawa autorskie i licencje, która spowoduje naliczanie danego składnika z autorskimi kosztami uzyskania przychodu. 19

20 Po uzupełnieniu danych w umowie, klikamy zapisz, po czym system przenosi nas na główne okno zakładki umowy. Po najechaniu na dodaną przez nas umowę zobaczmy opcje dotyczące tej umowy możemy ją usunąć, edytować, pobrać do PDF i wydrukować, a także wystawić inną umowę na podstawie już wystawionej. Uwaga! Aby pobrać wystawioną umowę lub jakikolwiek inny dokument kadrowo-płacowy do formatu ODT należy wcisnąć jednocześnie klawisz shift + alt na klawiaturze oraz kliknąć ikonę PDF.W tym momencie zostanie pobrany dokument w wersji edytowalnej /odt (możliwy do otworzenia w programach Open Office i MS Word). W tym miejscu możemy również pobrać świadectwo pracy. Na świadectwie pracy program automatycznie zbierze dane dotyczące umowy i wyświetli ich podsumowanie, można je w tym momencie jeszcze zmodyfikować, jeśli jest taka potrzeba i następnie pobrać świadectwo pracy do PDF. Kolejną z opcji jest wystawienie aneksu do umowy, kliknięcie tej opcji spowoduje otwarcie okna podobnego do tego, które wiedzieliśmy wcześniej, wprowadzając umowę. Są tu jednak dodatkowe pola warunki przed zmianą umowy oraz warunki po zmianie umowy. Wprowadzamy tutaj te warunki pierwotnej umowy, które są zmieniane, i w drugim okienku w takiej wersji, w jakiej będą istnieć po zmianach. 20

21 Po wprowadzeniu zmian klikamy zapisz. Zapisanie aneksu spowoduje, że program automatycznie zakończy pierwotną umowę (lub aneks, jeśli aneksujemy umowę już wcześniej aneksowaną) uzupełniając w niej datę data faktycznego zakończenia umowy. Umowę możemy również wypowiedzieć, używając opcji wypowiedz umowę. Wówczas po oznaczeniu wypowiedzenia będziemy mogli pobrać wypowiedzenie do PDF, aby je wydrukować. Szablony dokumentów kadrowo-płacowych Warto zwrócić jeszcze uwagę w tej zakładce na opcje po lewej stronie. Opcja szablony pozwala nam na przeglądanie dostępnych szablonów/wzorów wydruków. Wzory wydruków dokumentów kadrowo-płacowych możemy dowolnie modyfikować, zmieniając przez to wygląd dokumentów, które drukujemy z programu - głównie dotyczy to umów i rachunków. Opcją dodaj szablon możemy również wprowadzić nowy szablon wydruku do umowy. Na szablonach możemy stosować znaczniki, dzięki którym program wie, w które miejsce w umowie wstawić odpowiednią wartość, np. pod znacznik #IMIE# program podstawi imię danego pracownika. Lista wszystkich znaczników dostępna jest w programie w zakładce pomoc. Opcje lewej stronie do wydruku i pobrania do PDF umożliwiają jednoczesne pobranie/wydruk wielu dokumentów, wystarczy wpierw oznaczyć wybrane umowy ptaszkiem po lewej stronie danej 21

22 umowy na liście i następnie kliknąć wybraną ikonkę wydruku czy pobrania do PDF. Umowy w ten sposób można również masowo usunąć. Płatnik deklaracje ZUS Gdy już mamy umowę to musimy pracownika zgłosić do ubezpieczeń ZUS. W tym celu przy danej umowie (lub przy pracowniku) klikamy opcję eksportuj do płatnika. Opcję możemy wykonać jednocześnie dla kilku pracowników najpierw ich zaznaczając, a następnie wybierając utwórz deklarację ZUS z listy opcji po lewej stronie. Po wybraniu tej opcji pojawi nam się okienko, gdzie możemy utworzyć nową Z okienka Symbol formularza wybieramy jaki formularz chcemy utworzyć, pracownik opłaca jedynie ubezpieczenie zdrowotne, zaś ZUA w przypadku gdy składki lub ZWUA jeśli chcemy osobę wyrejestrować z ubezpieczeń, bo np. już u Następnie uzupełniamy kolejne pola i klikamy zapisz. 22 deklarację ZUS. np. ZZA, gdy opłaca też inne nas nie pracuje.

23 Gdy deklaracja zostanie zapisana, zamykamy okienko i przechodzimy do menu opcji Płatnik korzystając z opcji po lewej stronie okna. W tym miejscu widzimy wszystkie ostatnio utworzone deklaracje ZUS możliwe do pobrania. Uwaga! Program płatnik może nie pozwolić zaimportować deklaracji, które nie zawierają kompletu danych, dlatego, jeśli taki problem występuje, to upewnijmy się, że uzupełniliśmy w umowie i danych pracownika wszystkie dane, które są wymagane na danej deklaracji ZUS. Wydrukuj / Pobierz / Usuń dodane umowy Ostatnia opcja widoczna po lewej stronie w menu to opcja wydrukuj umowy i pobierz umowy do PDF lub usuń umowy. Opcje te używane są do wykonywania masowych czynności dla więcej niż jednej umowy dodanej do pracownika. Aby dane funkcje wykonały się prawidłowo należy wpierw zaznaczyć wybrane umowy na liście, a następnie kliknąć jedną z wybranych opcji. 23

24 Rachunki Kolejną zakładką w programie są Rachunki. W zakładce tej można dodawać wszelkie rachunki do umów zlecenia lub umów o dzieło dla danych pracowników. Lista rachunków Po wejściu do zakładki domyślnie wyświetli się lista rachunków do umów cywilnoprawnych. Dodawanie nowych rachunków Rachunki można wystawiać bezpośrednio w tej zakładce opcją dodaj rachunek, ale wykonywać tę opcję jedynie dla pojedynczych rachunków, niepowtarzalnych. Jeśli wystawiamy co miesiąc (a w zasadzie przyjmujemy rachunek bo wystawić zleceniobiorca) to lepiej wpierw dodać umowę i na jej podstawie co miesiąc wystawiać (opcja wystaw rachunek do umowy). Dzięki temu program będzie mógł sam wynagrodzenie chorobowe i obliczać inne składniki płacowe. zalecamy rachunek powinien rachunek obliczać Dodając rachunek, wypełniamy pola podobne do tych, jakie znajdują się na umowie o dzieło/zlecenie. Jeśli rachunek wystawiamy z umowy, to automatycznie większość pól zostanie wypełniona, i musimy jedynie zweryfikować ich poprawność. 24

25 Najważniejsze pola oznaczone są czerwoną gwiazdką i muszą być obowiązkowo uzupełnione, jest to: ustalenie okresu, numer dokumentu, data rachunku oraz wybór przypisanego pracownika. Na rachunkach bardzo ważne jest pole data wypłaty. Określa ono, kiedy za dany rachunek zapłaciliśmy, a co za tym idzie, za jaki okres rachunek powinien być zaksięgowany, kiedy zapłacić składki ZUS i podatek (okres, za który będą one należne zaś zapłacone będą w miesiącu następnym). 25

26 Kolejną ważną opcją jest wymiar czasu pracy (np. 1/2), szablon księgowania oraz ewentualnie szablon księgowania składek ZUS pracodawcy według tych szablonów księgowania będzie można w łatwy sposób księgować wszystkie wynagrodzenia i składki co miesiąc. Natomiast w drugiej części (pod linia oddzielającą) należy uzupełnić kolejne dane, takie jak: podstawa wynagrodzenia, kwota brutto, składki ZUS, składka wypadkowa, koszty uzyskania przychodu, podstawy ubezpieczeń, kwot i kosztów uzyskania przychodu z ubiegłych miesięcy. Należy jeszcze zwrócić uwagę na pozycję potrącenia z obciążeń przy których może być widoczny przycisk pokaż - trzeba będzie w tym wypadku naliczyć dane potrącenia. Po kliknięciu w opcje pokaż, ukaże się nowe okienko z możliwością powiązania potrąceń. Widoczny jest tam przycisk pobierz obciążenia. Potrącenia (np. komornicze) należy wpierw dodać w programie, o czym powiemy później. 26

27 Warto jeszcze zwrócić tutaj uwagę na te same pola, które występowały w umowach należy odpowiednio je ustawić: nie naliczaj kosztów uzyskania przychodu dla kwot 200 zł i mniejszych (rozliczenie w PIT 8AR) i nalicz podatek 32% po przekroczeniu progu. Druga opcja może być przydatna np. w sytuacji gdy pracownik rozlicza się wspólnie z małżonkiem, i wie, że w rozliczeniu rocznym nie przekroczą wspólnie progu podatkowego. Po uzupełnieniu wszystkich ważnych pól o dane należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać rachunek. Po dodaniu rachunku, gdy najedziemy myszką na dany rachunek, zobaczymy związane z nim opcje, takie jak możliwość jego usunięcia, ponownej edycji, wystawienia nowego rachunku na podstawie tego, wystawienia umowy na podstawie danych rachunku, wydruk rachunku i pobranie go do PDF. Wartymi uwagi są opcje zaksięguj składki ZUS pracodawcy i zaksięguj kwotę brutto. Opcje te umożliwiają zaksięgowanie kwot wynikających z danego rachunku do modułu księgowość. Warto tu pamiętać, że aby zaksięgować je do pełnej księgowości trzeba tam wpierw przygotować odpowiednie wzorcowe szablony księgowań. Szablony dokumentów kadrowo-płacowych Ta opcja została już opisana wcześniej. 27

28 Płatnik deklaracje ZUS Ta opcja również została już opisana wcześniej. Zestawienie rachunków Zobaczmy jeszcze opcje zestawienie rachunków po lewej stronie okienka. Pomijając już opcje, które znamy z innych zakładek, omówmy pozostałe. Pierwszą z nich jest właśnie zestawienie rachunków. Opcja ta umożliwia z jednej strony pobranie zestawienia rachunków do wydruku, a z drugiej zaksięgowanie kwot brutto lub ZUS pracodawcy. Jak wspomniano już wyżej, opcja ta umożliwia z jednej strony pobranie zestawienia rachunków do wydruku (mamy tu dwie opcje dla potrzeb księgowych wg dat wypłaty oraz wg daty rachunku). Możemy też w tym miejscu zaksięgować kwoty brutto rachunków oraz składki ZUS pracodawcy bezpośrednio od wszystkich rachunków, wybierając opcję zaksięguj. Opcja ta księguje zestawienie wg daty wypłaty rachunków. Wydrukuj, pobierz, usuń rachunki Po lewej stronie znajduje się też opcja wydrukuj rachunki, pobierz rachunki do PDF lub usuń rachunki, dzięki tym opcjom można wykonywać masowe działania na danych rachunkach. Oznacza to, iż można wydrukować, pobrać lub usunąć wiele rachunków jednocześnie. Najpierw należy jednak zaznaczyć wybrane rachunki na liście poprzez postawienie ptaszka w odpowiedniej kratce, a następnie można kliknąć na wybraną opcję (wyżej opisaną). W zależności od tego jaka opcja zostanie wybrana, taka operacja zostanie wykonana względem zaznaczonych wcześniej rachunków. 28

29 Eksportuj do banku Opcja pozwala na eksport rachunków w formie przelewów do banku dla wybranych pracowników. Po zaznaczeniu rachunków klikamy opcję eksportuj do banku i pobieramy plik, który zapisujemy, np. na pulpicie komputera. Następnie z poziomu naszego systemu bankowego możemy taki plik zaimportować, aby masowo wykonać przelewy. 29

30 Program ostrzeże nas, jeśli do jakiegokolwiek z rachunków nie mamy podanego numeru konta bankowego (w danych pracownik w zakładce Kadry ), lub gdy numer rachunku bamkowego jest nieprawidłowy. Zestawienie podatkowe Opcja ta jest dla użytkownika czysto informacyjna, nie wykonuje żadnej czynności jednakże ukazuje zestawienie PIT dla poszczególnych miesięcy w wybranym roku. Widzimy tutaj zestawienie z podziałem na kolumny danych: brutto pracodawcy, kwota brutto i netto, do wypłaty, zaliczka na podatek i możliwość dopisania zaliczki zapłaconej. Na głównej liście widzimy też informację o należnych za dany okres zaliczkach. 30

31 Płace Zakładka Płace umożliwia tworzenie listy płac, harmonogramów pracy, generowanie deklaracji oraz dodawanie premii i potrąceń dla wybranych pracowników. Lista płac Na liście płac widzimy wszystkie wystawione listy płac z podziałem na miesiące. Po najechaniu na wybraną listę płac ukażą się dodatkowe ikony opcji: edycja listy płac, wydruk, pobranie listy płac do PDF, pobranie listy wypłat, zaksięgowanie płac brutto, zaksięgowanie składek ZUS pracodawcy, wykonanie przelewu do banku, usunięcie listy płac. Konfiguracja Przejdźmy wpierw do opcji konfiguracja widocznej po lewej stronie. 31

32 W nowym oknie widoczne będą kolejne opcje podzielone na sekcje: dane konfiguracyjne, składniki brutto, wypłacanie zasiłków i okresy rozliczeniowe. Opcja dane konfiguracyjne Na początek wybierzmy opcję dane konfiguracyjne. W tej zakładce warto uzupełnić pełne dane naszej firmy, dane te będą służyć do wysyłania deklaracji ZUS i podatkowych. Po uzupełnieniu danych klikamy zapisz. Opcja wypłacanie zasiłków Następnie przejdźmy znów do opcji konfiguracja i wybierzmy opcję wypłacanie zasiłków. W opcji tej będziemy mogli zdefiniować, czy nasza firma w danym roku sama wypłaca zasiłki (gdyż zatrudnia co najmniej 20 pracowników), czy też nie jest do tego zobowiązana, a zasiłki wypłaca ZUS. 32

33 Opcja składniki brutto Kolejną opcją w konfiguracji jest opcja składniki brutto. W opcji tej będziemy mogli ustalić jakie składniki płacowe znajdą się na naszych umowach, rachunkach i listach płac. Mogą to być różnorodne składniki typu premie, dodatki itd. Składniki można dowolnie dodawać, jak i usuwać. Niektóre z nich są domyślnie w programie dostępne i nie można ich usunąć, ale można oznaczyć, aby nie wyświetlały się np. przy umowach cywilnoprawnych czy w umowach o pracę (co za tym idzie odpowiednio w rachunkach i listach płac). Można również zaznaczyć, jakie składniki mają wliczać się do składników chorobowych. Można tutaj również ustalić, czy dany składnik będzie uwzględniany w obliczaniu urlopowym. Obliczenia będą zależne od wybranego rodzaju składnik stały czy składnik zmienny. Jeżeli zostanie ustawiony składnik stały będzie on obliczany (przepisywany) z umowy. Natomiast jeżeli zostanie 33

34 wybrany składnik zmienny obliczana będzie średnia z 3. ostatnich miesięcy. Oczywiście brak ustalonego składnika spowoduje, że nic nie będzie obliczanie w tym wypadku. Obok można jeszcze ustalić obliczanie przy urlopie bezpłatnym oraz godziny nadliczbowe. Dodatkowo na końcu znajduje się jeszcze opcja niewliczane do podstawy składek ZUS, co powoduje, iż dany składnik nie jest uwzględniany do obliczania kwot ZUS nie płaci się od niego ZUS, tylko podatek. Tak więc dodanie dowolnego, własnego składnika nie spowoduje wliczenia jego podanej kwoty do składek ZUS, jednakże kwota zostanie wliczona do podatku. Dodatkowo na końcu znajduje się jeszcze kolumna ze zmiennymi danych składników, np. SKLADNIK_8, którą można zastosować do szablonów umów, rachunków itp. Dzięki dodaniu zmiennej do szablonu dokumentu na wydruku, np. listy płac pojawi się kwota z wybranego składnika. Niepotrzebne składniki można wyłączyć, a więc odhaczyć pozostawiając puste pole, tzw. kwadrat. Opcja okresy rozliczeniowe Ostatnia opcja pracowników. okresy rozliczeniowe dotyczy konfiguracji okresów rozliczeniowych dla Po wybraniu opcji okresy rozliczeniowe w nowym oknie ukaże się możliwość dodania nowego okresu rozliczeniowego. 34

35 Korzystając z ikonki plus po prawej stronie na górze listy wprowadzamy kolejne okresy rozliczeniowe. Aby wprowadzić okresy rozliczeniowe, wybieramy, od jakiego miesiąca okres ma się zaczynać, ile okresów chcemy dodać oraz ile miesięcy ma trwać każdy z okresów rozliczeniowych. Deklaracje podatkowe Kolejną z opcji, jakie omówimy, to opcja deklaracje. Zakładka ta umożliwia wygenerowanie deklaracji podatkowych dla pracowników. Dostępne są takie deklaracje jak PIT11, PIT4R, PIT 37, PIT8AR. Program automatycznie uzupełnia pola deklaracji na podstawie rachunków i list płac wprowadzonych w programie, ale daje też możliwość modyfikacji niektórych danych. Po wystawieniu deklaracje można wydrukować lub wysłać do urzędu skarbowego elektronicznie, przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego lub danych uwierzytelniających (do wysłania e-deklaracji niezbędne jest zainstalowanie bezpłatnego dodatkowego programu SystimPlus, oraz zakup i zainstalowanie podpisu elektronicznego). 35

36 Premie pracownicze Przejdźmy teraz do widocznej po lewej stronie opcji premie pracowników. W tym miejscu możemy wprowadzać premie pracowników. W tym celu użyjemy opcji dodaj premię. Następnie wybieramy pracownika, jego umowę, składnik, do którego premie mają być naliczane, kwota oraz okres, za który premia jest przyznana ( miesiąc od i miesiąc do - premia w określonej wysokości przyznawana będzie co miesiąc). Po wprowadzeniu danych zapisujemy przyciskiem zapisz. Premia pojawi się na liście premii, gdzie możemy ją edytować lub usunąć. Dodana tak premia będzie się automatycznie dodawała podczas tworzenia listy płac i rachunku do wybranej umowy tego pracownika. 36

37 Potrącenia pracownicze Podobnie wygląda opcja potrącenia pracownicze. Nowe potrącenie pracownicze dodajemy przy pomocy opcji dodaj potrącenie. Należy tu wybrać pracownika, następnie rodzaj potrąceń (np. komornicze), kwotę łączną, która ma zostać potrącona (łączną całkowitą kwotę, nie chodzi tu o kwotę miesięczną!) i ewentualny dodatkowy opis. Program na liście płac umożliwi dobranie i wyliczenie kwoty potrącenia odpowiednio do możliwości finansowych pracownika. W momencie tworzenia rachunku czy list płac program wyświetli informację o istniejących potrąceniach i pozwoli na odliczenie ich od wypłaty pracownika. Omówimy to jeszcze przy tworzeniu listy płac. Po naliczeniu potrącenia do danego rachunku/listy płac będzie można w edycji danego potrącenia zobaczyć szczegóły co zostało naliczone, gdzie i w jakiej kwocie. 37

38 Harmonogramy czasu pracy Następnie przejdźmy do opcji harmonogramy pracy. W tym miejscu możemy określić harmonogramy pracy dla danych grup pracowników. Harmonogramów możemy utworzyć dowolną ilość. Dzięki tworzeniu harmonogramów pracy program będzie mógł samodzielnie i automatycznie naliczać wynagrodzenia chorobowe, urlopowe, potrącać za urlop bezpłatne, obliczać ekwiwalenty i wykonywać inne istotne dla kadr i płac obliczenia. Klikając na harmonogramy pracy przejdziemy do listy utworzonych harmonogramów. Aby dodać harmonogram musimy kliknąć opcję dodaj harmonogram, a następnie kliknąć zielony znak plus. Otworzy się małe okienko z możliwością uzupełnienia wybranych pól. W nowym oknie musimy podać nazwę harmonogramu, wybrać jaki dzień będzie dniem wolnym wg tego harmonogramu, podać normę dobową, oraz podać jakie godziny będą godzinami nocnymi. Następnie klikamy zapisz, aby utworzyć harmonogram. 38

39 Po dodaniu harmonogramu, ukaże się on na liście wszystkich wcześniej dodanych harmonogramów. Przy każdym harmonogramie są trzy opcje możliwość usunięcia harmonogramu, przejścia do edycji jego parametrów (można edytować pola, które wcześniej już uzupełnialiśmy) oraz przejścia do uzupełnienia samego harmonogramu. Gdy wybierzemy drugą ikonę opcji wypełnij grafik czasu pracy będziemy mogli ustalić, w jakie dni i po ile godzin pracować mają pracownicy zatrudnieni wg danego harmonogramu. Dodatkowo zobaczymy informacje zaczytane z dodanego harmonogramu pracy, takie jak: ustalony dzień wolny, norma dobowa i zakres godzin nocnych. U góry widzimy jeszcze możliwość wyboru harmonogramu dla danego roku po kliknięciu rozwinie się lista z wyborem Następnie wybierzmy, czy chcemy edytować harmonogram w trybie uproszczonym gdzie podajemy tylko czas pracy w godzinach czy w trybie szczegółowym, gdzie podajemy dodatkowo również dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Drugi tryb będzie miał dla nas znaczenie, jeśli chcemy w naszym zakładzie pracy rozliczać nadgodziny i pracę w nocy. Wówczas istotne jest dla programu podawanie dokładnego czasu pracy w godzinach, aby program mógł odpowiednio wyliczyć nadgodziny. W przeciwnym wypadku będzie to niemożliwe. 39

40 Harmonogram czasu pracy możemy wypełniać ręcznie lub automatycznie. Aby wypełniać go ręcznie, wystarczy, że wybierzemy dany dzień i wpiszemy w niego odpowiednie godziny pracy. Aby wypełnić automatycznie, wybierzmy opcję wypełnij. Po wybraniu opcji pojawi się okno, w którym możemy automatycznie wypełnić cały kalendarz trybem tygodniowym (po 5 dni pracy) podajemy, ile godzin dziennie pracownik ma do przepracowania i wybieramy w jakich godzinach. Dodatkowo możemy odhaczyć także opcję pomiń święta oraz pomiń niedzielę. Możemy również wybrać tryb mieszany, tutaj wypełniamy w okienkach wzór, według którego program ma wypełnić harmonogram. Np. wpisując tutaj i pozostawiając pozostałe okna puste, kalendarz wypełni się w sposób charakterystyczny dla zrównoważonego czasu pracy najpierw dwa dni po 12 godzin, następnie dwa dni wolne. Ponieważ kolejne pola pozostawiliśmy puste, to kolejne dni będą wypełniane znów od początku najpierw dwa dni po 12 godzin, potem dwa dni wolne. Poniżej możemy również wybrać, aby w tym trybie program pomijał święta i/lub niedzielę. W tym trybie program będzie ignorował dzień wolny. 40

41 Następnie wybieramy jeszcze, od kiedy program ma wypełnić harmonogram i klikamy wypełnij. Po wypełnieniu możemy zamknąć to okienko, wprowadzić ewentualne ręczne zmiany do harmonogramu i kliknąć zapisz. Opcja wypełnij wygląda prawie identycznie również przy trybie harmonogramu szczegółowy. Uwaga! Należy pamiętać, aby przed zmianą roku na inny wpierw zapisać zmiany! Gdy dodamy już harmonogram czasu pracy, musimy przejść do umowy danego pracownika i w umowie wybrać jeden z harmonogramów, którego umowa dotyczy. Jest to niezbędne aby program mógł prawidłowo powiązać umowę z harmonogramem pracy i dzięki temu poprawnie naliczać składniki płacowe. Dodawanie nowej listy płac Powróćmy teraz do zakładki płace. Tu wybierzmy opcję listy płac. Zobaczymy tutaj zestawienie list płac za poszczególne miesiące i lata. Warto zwrócić tutaj uwagę na kolumnę wypłacono, gdzie pokazuje się informacja o dacie wypłaty danej listy płac. Data ta ma bardzo duże znaczenie dla poprawności działania programu, zarówno w listach płac, jak i w rachunkach. Początkowo data ta jest pusta, ale powinniśmy ją uzupełnić, gdy tylko będziemy wiedzieli, że wynagrodzenia zostały wypłacone. Przykładowo, jeśli wypłaciliśmy wynagrodzenia za grudzień w styczniu (załóżmy, że 11 stycznia), to wpisujemy tam datę styczniową. Wówczas za styczeń wyślemy deklarację ZUS. Również kwoty zaliczek na podatek uwzględnimy w deklaracjach PIT11 i PIT4 za styczeń. Płatne zaś będą zarówno składki ZUS, jak i zaliczki dopiero w lutym. 41

42 Kliknijmy nowa lista płac, aby dodać nową listę, wybierzmy tutaj dowolny rok i miesiąc. Po kliknięciu Zapisz, program utworzy listę płac za dany miesiąc. Taka właśnie dodana lista płac powinna się wówczas pojawić na liście na ekranie. Po najechaniu na listę płac zobaczymy opcje jej dotyczące możliwość usunięcia listy płac, pobrania pliku z przelewami do wyeksportowania do systemu bankowego, zaksięgowania listy płac bądź kwot ZUS pracodawcy z listy płac. Następnie możliwe jest pobranie listy płac do PDF oraz listy płac w formie podzielonej na strony, aby można wykorzystać jako tzw. paski wypłat dla pracowników, jest tu również możliwość wydrukowania listy płac. Ostatnią z opcji jest edycja, po kliknięciu tej opcji przejdziemy do edycji danej listy płac. Program automatycznie po dodaniu nowej listy płac wypełni ją pracownikami, którzy w danym miesiącu mają umowy o pracę. Jeśli w danym miesiącu pracownik ma dwie lub więcej umów, lub aneksem zmieniono istotny parametr tejże umowy (np. wymiar czasu pracy), to na liście płac wystąpi taka osoba dwukrotnie. Jeśli później dodamy nowego pracownika i nową umowę, to trzeba go będzie jeszcze ręcznie dodać na listę płac w dolnej jej części będą wyświetlone wszystkie osoby, które w danym momencie mają zawarte umowy. Zwróćmy uwagę, że po wejściu w daną listę płac po lewej stronie pojawi się opcja lista płac nr... - opcja ta pozwoli nam szybko wrócić do edycji ostatnio przeglądanej listy płac. Przy każdym z pracowników na liście płac dostępne są ikony umożliwiające usunięcie danego pracownika, przejście do edycji jego danych, oraz edycję jego składników płacowych. Po kliknięciu w pierwszą opcję przejdziemy bezpośrednio do edycji danych płacowych danego pracownika. 42

43 Program automatycznie po pierwszym wejściu w edycję płac danej osoby uzupełni je o dane właściwe dla jego umowy wpisze takie składniki płacowe jak na umowie. Następnie naszym zadaniem jest ewentualna korekta podstawowych składników płacowych, takich jak podstawa wynagrodzenia, premie i inne. Program umożliwia zarówno przeliczanie z kwoty netto do kwot brutto, jak i w odwrotną stronę, a także przeliczanie z kwoty brutto pracodawcy do kwoty brutto i następnie netto. Po wejściu w płace danego pracownika program najpierw automatycznie obliczy kwotę wynagrodzenia proporcjonalnie do okresu zatrudnienia danego pracownika (jeśli pracownik zakończył pracę w połowie miesiąca, to program obliczy wynagrodzenie, proporcjonalnie uwzględniając jego harmonogram płac). Aby naliczyć płace dla danego pracownika, musimy zastosować kilka opcji najpierw musimy obliczyć wynagrodzenie, odejmując od niego czas nieprzepracowany (np. urlopy bezpłatne). Po kliknięciu przycisku oblicz przy wynagrodzeniu podstawowym program automatycznie zliczy ten czas na podstawie harmonogramu i kalendarza pracowniczego, ale da nam możliwość skorygowania obliczonych w ten sposób godzin. Po kliknięciu przelicz wynagrodzenie kwoty zostaną automatycznie przeliczone. Warto zwrócić uwagę, że proporcjonalnie zostaną zmniejszone tylko te składniki płacowe, które w konfiguracji -> składniki płacowe oznaczone zostały jako obliczaj proporcjonalnie przy urlopie bezpłatnym. Jeśli dany składnik nie jest zależny od urlopu bezpłatnego, to można tam oznaczyć, aby nie był w ten sposób obliczany. Wówczas na liście płac pojawi się on w pełnej, miesięcznej kwocie. Warto jeszcze zwrócić uwagę, że jeśli program ma informacje o urlopach bezpłatnych danego pracownika, to przy przycisku oblicz pojawi się ikonka wykrzyknik to sygnalizująca. 43

44 Następnie możemy obliczyć wynagrodzenie urlopowe, podobnie jak powyżej użyjemy do tego przycisku oblicz znajdującego się przy polu wynagrodzenie urlopowe. Jeśli dany pracownik w miesiącu miał urlop, to również przy przycisku pojawi się ikonka wykrzyknik. Program automatycznie zliczy ilość godzin urlopu wypoczynkowego, godziny pracy, oraz kwoty wypłat z 3 ostatnich miesięcy na podstawie archiwalnych list płac, harmonogramów i kalendarzy pracowniczych, ale pozwoli na dowolną modyfikację tego wyliczenia, jeśli będzie to niezbędne, np. gdy chcemy zwiększyć ilość miesięcy do ustalenia podstawy, zmienić składniki wynagrodzeń, lub zmienić ilość godzin do wyliczenia urlopu. Jest to zwłaszcza przydatne, gdy w programie nie mamy jeszcze wprowadzonych danych archiwalnych z poprzednich okresów. Do obliczania wynagrodzenia urlopowego program uwzględni tylko te składniki płacowe, które zostały oznaczone w konfiguracji -> składniki brutto jako uwzględnij w obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, dlatego warto wpierw skonfigurować dane w tej zakładce. Po sprawdzeniu danych klikamy zastosuj, aby zapisać obliczenia. Poniżej następnie klikamy opcję oblicz przy wynagrodzeniu chorobowym, aby obliczyć to wynagrodzenie za dany miesiąc. Program automatycznie obliczy wynagrodzenie chorobowe, zasiłek i potrącenie na podstawie wprowadzonych do programu danych i przedstawia wyniki w formie kalkulatora. Możemy na tym etapie zmodyfikować wprowadzone tam dane, jeśli nie są prawidłowe, np. ze względu na brak danych archiwalnych. Do obliczania wynagrodzenia chorobowego program uwzględni tylko te składniki płacowe, które zostały oznaczone w "konfiguracji -> składniki płacowe" jako uwzględnij w obliczaniu wynagrodzenia chorobowego, dlatego warto wpierw skonfigurować dane w tej zakładce. Po sprawdzeniu danych klikamy zastosuj, aby zapisać obliczenia. W składnikach płacowych dostępna jest też opcja dodaj składniki płacowe, która umożliwia przejście do edycji składników płacowych, pamiętajmy jednak, że jej wybranie spowoduje zamknięcie 44

45 tego okienka. Poniżej znajdują się składniki ZUS i koszty uzyskania przychodu, które automatycznie zostaną przeniesione z umowy, można je jednak również na tym etapie edytować. Ważnym elementem są wyliczane przez program podstawy ubezpieczeń z ubiegłych miesięcy tego roku, kwoty do opodatkowania z ubiegłych miesięcy tego roku oraz kwoty odliczone za prawa autorskie. Kwoty te obliczone zostaną proporcjonalnie na podstawie archiwalnych list płac (i odpowiednio rachunków), ale możemy je tu zmienić, jeśli w programie brak danych archiwalnych. Kwoty te używane są do obliczania momentów, kiedy pracownik przekroczy określone progi, np. próg odliczania autorskich kosztów uzyskania przychodu, próg opłacania składek emerytalnych i rentowych czy próg podatkowy (32%). Na koniec danego miesiąca pamiętajmy o terminowej wypłacie wynagrodzeń, uzupełnieniu pól data wypłaty w rachunkach i listach płac, wydrukowaniu zestawień płac i rachunków dla celów archiwalnych, wysłaniem deklaracji ZUS (ZUA, ZZA, DRA i innych). Na koniec roku pamiętać należy o przesłaniu deklaracji PIT-4R i PIT-11 do urzędu skarbowego. Eksport do banku Opcja pozwala na eksport listy płac w formie przelewów do banku. Po zaznaczeniu list płac klikamy opcję eksportuj do banku i odznaczamy opcję zaznacz jako wypłacone, następnie klikamy przycisk eksportuj. Zestawienie podatkowe Opcja opisana została we wcześniejszych rozdziałach 45