o roli IT w organizacji

Transkrypt

1 Skuteczność w SharePoint - spraw by biznes Cię pokochał. Łukasz Wróbel Dyrektor Konsultingu WEBCON Time for SharePoint 2012 Podczas prezentacji nie będziemy mówić o problemach natury technicznej, na które napotykamy pracując z SharePoint, a o których wspominali przedmówcy. o roli IT w organizacji Powiemy o tym, że zmieniają się oczekiwania biznesu wobec IT 1

2 time for SharePoint o tym dlaczego oczekiwania biznesu warto zaspokajać korzystając z SharePoint apetyt rośnie w miarę jedzenia i o tym, że apetyt rośnie w miarę jedzenia, a to stanowi największe wyzwanie dla zarządzających IT w przedsiębiorstwie. 2

3 Zmieniły się czasy i wszystko uległo przyspieszeniu. Technologia stała się wszechobecna i nastąpiła jej konsumeryzacja. Dotyczy to nie tylko rynku elektroniki osobistej ale także IT w organizacji. Informatyka przestała być domeną wybranych działów administracyjnych i finansowych. Dzisiaj wspierać musimy cały biznes i wszystkie najdziwniejsze procesy, które biznes wymyśli, ponieważ to one generują zysk firmy. Pozycja działu IT w firmie zależy od tego czy potrafi reagować na potrzeby biznesu. Jakie? 3

4 chcę. na wczoraj. Po pierwsze potrzeby nasz biznes ma zazwyczaj dzisiaj i chce je dzisiaj realizować. Time to market jest istotny tym bardziej, że rozwiązania dedykowane bardzo często wspierają procesy podlegające dynamicznym zmianom. To znaczy, że dostarczenie rozwiązania za jakiś czas może po prostu nie mieć już sensu. UWAGA: to nie tylko dotyczy stworzenia rozwiązania. Time to market jest równie istotne w cyklu życia naszej aplikacji musimy szybko i sprawnie dostarczać modyfikacje istniejących rozwiązań. Jeśli tego nie zrobimy zmieniające się uwarunkowania biznesowe mogą po prostu pozbawić starą aplikację jej wartości. 4

5 nie interesuje mnie to Drugie z często pojawiających się wymagań jest często przez biznes określane w prosty sposób: nie interesuje mnie to. Biznes nie jest zainteresowany infrastrukturą techniczną pod spodem. Nie jest też zainteresowany powodem, dla którego aplikacja przestaje działać, gdy rzeczywiście odmawia posłuszeństwa, ani faktem, że u innych też nie działa a ticket jest już otwarty. To co interesuje biznes to pewność, dostępność i SKUTECZNOŚĆ rozwiązań jakie dostarcza IT. 5

6 ma być jak w Excelu To czym biznes jest natomiast bardzo zainteresowany to USABILITY użyteczność rozwiązania, jego interfejs. Spektakularne wpadki, które pokazały w ostatnich latach jak ważny jest łatwy w użyciu, prosty i znajomy użytkownikowi interfejs idą w parze z doświadczeniem branży IT. Wszyscy znamy dziesiątki przykładów, gdzie doskonałe z technicznego punktu widzenia rozwiązania IT nie przyjmowały się w organizacjach, bo biznes nie chciał lub nie potrafił z rozwiązań korzystać. 6

7 Z doświadczenia wynika, że interfejs jest jednym w pierwszych powodów sięgnięcia po SharePointa jako platformy budowy rozwiązań dla biznesu. Powodów dla których warto iść w tym kierunku jest jednak znacznie więcej. 7

8 intranet to standard, SharePoint to intranet O ile jeszcze kilka lat temu można się było zastanawiać czy INTRANET jako zjawisko się upowszechni, o tyle w chwili obecnej nikt już chyba nie ma tego typu wątpliwości. Dzisiaj można śmiało powiedzieć, że intranet to standard, szczególnie w większych organizacjach, np. tych które są rozproszone terytorialnie. Jak pokazują statystyki, nie należy się również bać stwierdzenia, że SHAREPOINT stal się dla wielu organizacji po prostu standardem, niejako synonimem słowa intranet. 8

9 spójny interfejs elastycznej platformy Wniosek jest taki skoro ludzie z SharePointa chętnie korzystają i znają jego interfejs, to dostarczając im nasze rozwiązanie we spójnym z SharePointem interfejsie skraca czas jego adopcji przez biznes, zmniejsza koszty wdrożenia, szkolenia i dalszej obsługi. Powodów technicznych dla wykorzystania SharePoint jako platformy dla naszych rozwiązań jest jeszcze co najmniej kilka: elastyczność, kwestie autoryzacji użytkowników (w tym single sign on), skalowalność architektury, korzyści wynikające z faktu, że zarządzamy pojedynczym środowiskiem dla wielu dedykowanych aplikacji. 9

10 To CO? Jaki jest wniosek wynikający z zalet SharePoint? Obniżając koszty utrzymania środowiska, podstawy dla naszych rozwiązań biznesowych, zmniejszamy TCO rozwiązania. Niższe TCO pozwala tworzyć więcej rozwiązań wspierać większą ilość procesów, a zatem lepiej wspierać biznes. Dlatego śmiało zaczynamy wykorzystywać SharePointa. Do prostszych elementów wykorzystujemy dobrodziejstwo inwentarza, dla trudniejszych traktujemy portal jako platformę dla dedykowanych aplikacji tych mniej i bardziej skomplikowanych. 10

11 apetyt rośnie w miarę jedzenia Ponieważ jesteśmy dobrzy w tym co robimy, biznes przyjmuje tworzone dla niego rozwiązania z zadowoleniem. Jego apetyt na wsparcie ze strony technologii rośnie. Teoretycznie powinniśmy się cieszyć, ale doświadczenie pokazuje, że całkiem nietrudno paść ofiarą własnego sukcesu. Dlaczego? 11

12 Tworzymy rozwiązanie, z którego biznes jest zadowolony. Bardzo szybko przychodzą do nas ludzie z innych działów i mówią, zróbcie mi coś takiego jak to, tylko dla mnie. Na wczoraj oczywiście. Tworzymy kolejne aplikacje. Jako dział IT musimy sobie jednak zdawać sprawę, ze cykl życia każdego rozwiązania IT w momencie jego oddania użytkownikom wcale się nie kończy, ale dopiero zaczyna Co więcej, ponieważ wdrażaliśmy rozwiązanie odzwierciedlające dzisiejszy, specyficzny problem biznesu musimy być przygotowani na to, że ten problem się w niedalekiej przyszłości zmieni. Wg badań prowadzonych przez Gartnera dla dużej części firm nawet częściej niż raz w miesiącu! Dlatego nasze zasoby IT tworzą nowe rozwiązania, ale jednocześnie zarządzają zmianą w tych już utworzonych. To bardzo często powoduje, że użytkownicy zaczynają zmieniać swoje nastawienie nie pomaga stwierdzenie, że IT nie potrafi się rozciągnąć Zawsze przecież można zatrudnić nowych ludzi! 12

13 proste: zatrudnijmy nowych ludzi A skoro nasze rozwiązania, które dostarczamy w oparciu o SharePoint, tak dobrze się sprawdzają, to być może warto w ludzi zainwestować? SharePoint consultant to client: - I don't have a solution, but I do admire the problem. Źródło: Co mówi konsultant SharePoint do klienta: NIE MAM ROZWIĄZANIA ALE PODZIWIAM WASZ PROBLEM. 13

14 SharePoint analyst to programmer: - You start coding. I'll go find out what they want. Źródło: Co mówi analityk SharePoint do developera: JESZCZE NIE WIEM CZEGO POTRZEBUJĄ, ALE JUŻ MOŻESZ ZACZĄĆ KODOWAĆ SharePoint consultant to client: - We don't have a SharePoint performance problem. You have a perception problem. Źródło: Co mówi konsultant SharePointa do klienta: NIE MAMY PROBLEMU WYDAJNOŚCIOWEGO. TO PAN MA PROBLEMY Z PERCEPCJĄ. 14

15 o sukcesie decydują kompetencje Źródło: DOŚWIADCZENIE DOŚWIADCZENIE mówi, że SharePoint daje olbrzymie możliwości ale nie jest platformą łatwą. Trzeba ją po prostu poznać. Dlatego budowa kompetencji w zespole jest trudna. W dodatku większość projektów opieranych o SharePoint jest mocno biznesowa dodatkowo konieczne są umiejętności miękkie i znajomość biznesu. zarządzanie zespołem i ryzykiem Stworzenie własnego, silnego zespołu jest zatem trudne i wymaga wysiłku w zarządzaniu tym zespołem, oraz zarządzaniu ryzykiem rotacji, które jest tym większe, że popyt na doświadczonych konsultantów SharePoint jest na rynku olbrzymi! 15

16 niech to zrobią za nas Więc może outsourcing tworzenia rozwiązań dla SharePoint? Tak, ale to nie rozwiązuje problemu jeżeli zewnętrzny dostawca pisze w SharePoint rozwiązania pod klucz ma dokładnie ten sam problem i to samo ryzyko. Oczywiście pisząc tego typu rozwiązania może lepiej zarządzać czasem swoich ludzi, a to pozwala obniżyć koszty. Premię za przeniesienie ryzyka trzeba jednak zapłacić, a to oznacza, że takie rozwiązanie jest po prostu mocno kosztowne. Zazwyczaj koszty te uwidaczniają się dopiero na etapie utrzymania i rozwoju systemu. dedykowane kosztuje 16

17 ROI zysk vs koszt Realizacja projektów informatycznych to odpowiedź na pytania: Jaki zysk daje nam budowa systemu IT? Jakie są koszty jego budowy? Jakie są koszty jego rozwoju i utrzymania? 17

18 Jak wynika z naszego doświadczenia, tego typu wyzwania pojawiają się bardzo często w praktycznie każdej organizacji. Dlatego istnieją na rynku rozwiązania, które pozwolą tworzyć aplikacje taniej, znacznie łatwiej zarządzać ich rozwojem i znacznie obniżyć długoterminowe koszty z nim związane. W dodatku wykorzystanie takich narzędzi pozwala wprowadzić SYSTEMATYCZNOŚĆ i METODYCZNOŚĆ. 18

19 time to market elastyczność Pamiętajmy, że cel jest jeden: umożliwienie szybkiego reagowania na potrzeby biznesu (wdrożenie dzisiaj, utrzymanie jutro) przy zachowaniu odpowiedniego poziomu elastyczności (utrzymanie, rozwój). 19

20 Time to market w praktyce Prezentacja na żywo : Przygotowanie formularza z subelementami, Przygotowanie połączenia do zewnętrznych słowników SQL, Oracle, lista SharePoint, Active Directory, Dodanie obszarów zarządzania załącznikami, Dodanie zarządzania delegowaniem zadań, zastępstwami, Dodanie ścieżki akceptacji dokumentów, Integracja z Exchange, Lync. W mniej niż 10 minut. 20

21 Wybierzmy rozwiązania, które pozwolą nam budować osiedle naszych aplikacji szybko i skutecznie. 21

22 Co więcej wybierzmy takie rozwiązanie, które pozwoli skorzystać z dobrych cech SharePoint, ale pozwoli tez wyeliminować słabości, o których mówili przedmówcy. WEBCON Business Process Suite: - Wykorzystuje interfejs SharePoint oddając szereg webpartów pozwalających tworzyć witryny procesów i intuicyjny interfejs formularzy wykorzystujących m.in. kontrolki SharePoint. - Udostępnia interfejs mobilny dla przeglądania dokumentów i wykonywania zadań (np. akceptacji, startowania procesów, ) z poziomu telefonów i tabletów opartych o ios i Android. - Umożliwia graficzne tworzenie formularzy (w tym zaawansowanych formularzy z subelementami) i obiegów (w tym podobiegów, obiegów zależnych). - Wykorzystuje bazę danych MS SQL Server dla składowania danych i dokumentów nie podlega limitom elementów na liście SharePoint, zrywanie uprawnień nie ma znaczenia. - Oferuje mechanizmy masowej rejestracji dokumentów (m.in. kody kreskowe) i inteligentny system OCR (rejestracja faktur bez potrzeby przygotowywania szablonów per dostawca ). - Oferuje wydajny, zewnętrzny silnik workflow, nie obciążający w3wp, nie generujący problemów przy kaskadowych workflows, etc. ale skalowalny wszerz wraz z SharePoint. - Umożliwia proste raportowanie wydajności procesów za pomocą standardowych webpartów (m.in. KPI procesów) oraz otwartą i przejrzystą relacyjną bazę danych. - Oferuje łatwą integrację z zewnętrznymi źródłami danych (SQL, Oracle, listy SharePoint, Active Directory, webservices, ) oraz własne, dostępne na zewnątrz webservices. 22

23 wujek dobra rada Garść dobrych rad na koniec: technologia to środek do celu Technologia to środek do uzyskania celu. Powinna jak najmniej nas absorbować i działać niezauważenie prosto, przejrzyście i niezawodnie. To ważne bo zaspokajając potrzeby biznesu bardzo często będziemy przede wszystkim rozwiązywać problemy biznesowe, moderować wdrożenie i rozwiązywać konflikty. Technologia powinna być tylko tłem narzędziem, które pozwala zwiększać efektywność firmy. 23

24 zaufanie biznesu to najważniejszy kapitał Wybierając rozwiązanie dzisiaj, nawet jeżeli myślimy o wdrożeniu pojedynczej małej aplikacji czy obiegu, musimy zdawać sobie sprawę z faktu, że jeżeli stracimy zaufanie biznesu (np. przez zbyt długi czas wdrożenia czy reakcji na Change Request, lub co gorsza niestabilność rozwiązania) to możemy długo go nie odbudować Dlatego tak ważny jest wybór takiego rozwiązania, z którego nie będziemy zmuszeni zrezygnować za rok, czy dwa w związku ze wzrostem wymagań co do wydajności, elastyczności czy funkcjonalności systemu. myślmy globalnie, działajmy lokalnie Myślmy zawsze o tym, że tworzymy aplikację, która będzie działać w organizacji. Zawsze tworzymy osiedle, nawet jeżeli dzisiaj budujemy tylko pojedynczy domek. Kiedy jednak zaplanujemy naszą budowę z myślą o całym osiedlu aplikacji, skoncentrujmy działanie na tej jednej pozwoli to szybo dostarczyć użytkownikom biznesowym wartość dodaną i wygenerować zwrot z inwestycji. 24

25 Z naszych rozwiązań korzystają m.in.: Agrainvest IDMSA LPP S.A. MIG HaddadBrands Intersport Answear.com Reporter Solar Ramsat Grupa Attic SIG Izomar Nowy Styl Group Air Liquide Sudzucker Emittel Osadkowski S.A. Optimal Germany Brembo esky Jesteśmy Microsoft Partner of the Year

26 Zapraszamy do współpracy! Zapraszam do kontaktu. Łukasz Wróbel Dyrektor Działu Konsultingu tel.: kom.: ; 26