ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/6.1.1/PI PWP/2013 z dnia r prowadzone w trybie zasady konkurencyjności

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/6.1.1/PI PWP/2013 z dnia r prowadzone w trybie zasady konkurencyjności I. Narodowe Forum Doradztwa Kariery zaprasza do złożenia oferty dotyczącej usługi organizacji i realizacji wizyty studyjnej w kraju Partnera ponadnarodowego w postaci zorganizowania pobytu, wyżywienia i środków transportu w Belgii w ramach projektu PI PWP NOWY MODEL REKRUTACJI partnerstwo na rynku pracy współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.1. Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałanie Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy. II. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja wizyty studyjnej w Belgii w terminie marzec 2013 r. III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. INFORMACJE OGÓLNE: 1.1. Liczba uczestników: 8 +/-2 osoby/1 grupa, 1.2. Liczba uczestników może ulec zmianie. Uzależniona będzie od kosztu udziału jednej osoby określonego przez składającego ofertę, przy jednoczesnym uwzględnieniu środków finansowych przeznaczonych na realizację wizyty studyjnej Uczestnicy: zespół projektowy 1.4. Liczba dni wizyty studyjnej: 5 dni (wraz z przejazdami/dojazdami), 1.5. Środek transportu: samolot 2. SZCZEGÓŁOWY OPIS 2.1 Miejsce docelowe wizyty studyjnej: Bruksela Cobbeco Consulting 1 Av. de la Renaissance, 1000 Bruxelles. 2.2 Termin wyjazdu: wizyta będzie trwać 5 dni (cztery noclegi), planowany terminy wizyty r r. 3. ZAKRES USŁUGI TRANSPORTOWEJ: 3.1 Zapewnienie przelotu na trasie: lotnisko Warszawa Okęcie lotnisko Brussels Airport/Brussels South Charleroi Airport lotnisko Warszawa Okęcie, gdzie wylot z Warszawy Okęcie nastąpi nie później niż o godz , a wylot z Brussels Airport/Brussels South Charleroi Airport nastąpi nie wcześniej niż o godz Zapewnienie transportu uczestnikom wizyty z Białegostoku na trasie: Białystok lotnisko w Warszawie Białystok, uczestnikom wizyty z Bielska Podlaskiego na trasie: Bielsk Podlaski lotnisko w Warszawie Bielsk Podlaski 3.3 zapewnienie transportu w Belgii na trasie: lotnisko Brussels Airport/Brussels South Brussels South Charleroi Airport hotel; hotel lotnisko Brussels Airport/Brussels South Charleroi Airport.

2 3.4 zapewnienie transportu na miejsca spotkań i noclegów przy założeniu, że w każdym dniu wizyty spotkania mogą odbywać się w odległości do 100 km od miejsca zakwaterowania. 4. ZAKRES USŁUGI ORGANIZACJI I REALIZACJI WIZYTY STUDYJNEJ: 4.1 Organizacja wizyty studyjnej we współpracy z przedstawicielem Zamawiającego oraz Partnerem ponadnarodowym w Belgii, u którego będzie realizowana wizyta studyjna. Informacja o szczegółowym programie wizyty zostanie przekazana Wykonawcy w terminie do 5 dni od dnia podpisania umowy, 4.2 Zapewnienie 4 noclegów wszystkim uczestnikom wizyty w tym samym hotelu w mieście Bruksela, w pokojach jednoosobowych z łazienką, w hotelu co najmniej 3 gwiazdkowym leżącym nie dalej niż ok. 600 metrów od centrum Brukseli oraz zapewnienie pełnego wyżywienia (śniadanie obiad kolacja) drugiego, trzeciego i czwartego dnia pobytu. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia uczestnikom wizyty: a. pierwszego dnia (dzień przyjazdu): obiadu i kolacji, b. piątego dnia (dzień wyjazdu): śniadania i obiadu, c. obiady i kolacje mają składać się z przystawki, dania głównego, deseru oraz napoju. Każdorazowo uczestnik wizyty musi mieć możliwość wyboru spośród dwóch propozycji przystawek, dwóch dań oraz spośród dwóch deserów oraz napojów. 4.3 Zorganizowanie i zapewnienie uczestnikom wizyty czasu wolnego ukierunkowanego na zapoznanie się z regionem i jego tradycjami, 4.4 Zapewnienie uczestnikom wizyty ubezpieczenia KL (na kwotę nie mniejszą ), NNW (nie mniejsza niż zł) i bagażu (nie mniejsza niż zł) na czas pobytu i podróży, 4.3 Zapewnienie i rozliczenie całkowitych należności uczestnikom wizyty z tytułu delegacji krajowych i zagranicznych, 4.4 Zapewnienie miejsc parkingowych oraz poniesienie wszelkich opłat z nimi związanych (na terenie Belgii i na terenie Polski), 5. Przedstawienie do akceptacji Zamawiającemu szczegółowego harmonogramu wizyty studyjnej nie później niż na 5 dni przed terminem wizyty studyjnej. Szczegółowy harmonogram wizyty studyjnej powinien zawierać co najmniej: daty, godziny oraz miejsce wyjazdów i planowanego powrotu, miejsca i godziny spotkań, miejsce noclegu/posiłków itp. 6. Przekazanie Zamawiającemu, w terminie nie później niż na 5 dni przed terminem wizyty, informacji w formie papierowej na temat rodzaju, zakresu i warunków ubezpieczenia uczestników oraz nazwy i adresu ubezpieczyciela, a także przedstawienie ogólnych informacji o obowiązujących przepisach paszportowych, wizowych i sanitarnych oraz o wymaganiach zdrowotnych dotyczących udziału w wizycie studyjnej, 7. Zorganizowanie przez Wykonawcę spotkania informacyjnego z uczestnikami wizyty studyjnej nie później niż na 3 dni przed terminem rozpoczęcia wizyty, 8. Sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu w terminie do 5 dni roboczych od dnia wykonania przedmiotu umowy Sprawozdania z realizacji wizyty studyjnej, oryginałów dokumentacji: listy obecności z każdego dnia wizyty oraz kserokopie polisy ubezpieczeniowej potwierdzonej za zgodność z oryginałem. 9. Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy. 10. Określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów faksu oraz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia.

3 11. Za dzień zakończenia wszystkich zobowiązań umowy uważa się dzień, w którym Zamawiający podpisze protokół odbioru. IV. Wymagania stawiane Wykonawcy: A. Wymagania podstawowe 1. Składana oferta musi być zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, w przeciwnym razie nie będzie brana pod uwagę. 2. Wymagania wobec Wykonawcy ubiegającego się o realizację zamówienia muszą być spełnione według zasady spełnia/nie spełnia. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w szczególności dotyczące: V. KRYTERIA OCENY OFERTY: a) Cena brutto - 70% 1) posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadanie wiedzy i doświadczenia - Wykonawca winien wskazać posiadanie wiedzy i doświadczenia poprzez wykazanie realizacji przynajmniej 2 usług w zakresie organizacji i realizacji zagranicznej wizyty (w zakresie minimum transportu, zakwaterowania i wyżywienia) o wartości netto co najmniej złotych każda w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi zostały wykonane należycie. Zaproponowana cena powinna obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Ceną oferty jest wysokość wynagrodzenia brutto za wykonane usługi i jest stała Cenę ofert należy podać cyframi i słownie w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wykonawca może podać tylko jedną cenę. Oferty z cenami wariantowymi zostaną odrzucone. Rozliczenia za wykonane zamówienie odbywać się będą w walucie PLN. W kryterium Cena ofertowa brutto najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie z wzorem: C = (cena oferty brutto najtańszej oferty x 70 pkt) : cena oferty badanej.

4 b) Doświadczenie realizacji wizyt studyjnych realizowanych ze środków UE 30 pkt. W ramach tego kryterium oceniona zostanie należyta realizacja wizyt (wyjazdów) studyjnych współfinansowanych ze środków UE innych niż wykazanych w wymaganiach podstawowych. Za każdą należycie zorganizowaną (udokumentowaną) wizytę (wyjazd) studyjny inną niż wykazane w wymaganiach podstawowych Zamawiający przyzna 10 pkt. - łącznie nie więcej niż 30 pkt. VI. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY: 1. Na kompletną ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki: 1) Wypełniony i podpisany Formularz ofertowy Załącznik nr 1. 2) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 2. 3) Oświadczenie o braku powiązań osobowych i/lub kapitałowych Załącznika nr 3 4) Wykaz części zamówienia, których wykonanie wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom Załącznik nr 4. Jeżeli wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom określony zakres zamówienia, musi to wykazać na Załączniku nr 4. Wykonawca wykonujący zamówienie wyłącznie własnymi siłami nie dołącza niniejszego oświadczenia. 5) Pełnomocnictwa osób podpisujących ofertę do podejmowania zobowiązań w imieniu firmy składającej ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów. 6) Inne Oświadczenia i dokumenty, potwierdzające spełnienie wymagań o których w zapytaniu ofertowym - Jeśli Wykonawca dołącza inne dokumenty niż wymienione powyżej proszę o wykazanie ich jako załączniki 2. Kompletna oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym wraz z załącznikami w terminie do r. do godz w siedzibie Biura Projektu NFDK przy ul. 1 Armii Wojska Polskiego 9 lok. 402, Białystok drogą pocztową (opcjonalnie scan na adres projekt.nfdk@gmail.com, w tytule prosimy podać numer zapytania ofertowego), faxem, przesyłką kurierską lub osobiście. 3. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu prawidłowego złożenia/dostarczenia oferty ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską. Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. 4. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną powiadomieni drogą e- mail. 5. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. 6. Wykonawca może złożyć w prowadzonym postępowaniu wyłącznie jedną ofertę. 7. Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia i załączniki, składające się na ważną ofertę. 8. Dokumenty powinny być sporządzone zgodnie z zaleceniami oraz przedstawionymi przez Zamawiającego wzorcami załącznikami, a w szczególności zawierać wszystkie informacje oraz dane. VII. Pozostałe informacje i warunki unieważnienia postępowania 1. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Wykonawcy będą zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego. 2. Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu, gdy złożone przez Wykonawcę kopie dokumentów będą nieczytelne lub będą budzić wątpliwości co do ich prawdziwości.

5 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania bez wyboru żadnej oferty, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, na każdym jego etapie bez podania przyczyny. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy cena tej oferty przekroczy o mniej niż 25% kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy: Cena najkorzystniejszej oferty przekroczy o ponad 25% kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. Postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia. Jeżeli Zamawiający uzna, że oferta, którą musiałby wybrać jako najkorzystniejszą nie gwarantuje uzyskania założonego efektu merytorycznego. Jeżeli Zamawiający uzna, że udzielenie zamówienia w bieżącym postępowaniu nie doprowadzi do realizacji jego celu.

6 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 2/6.1.1/ PI PWP/2013 FORMULARZ OFERTOWY WYKONAWCY Dane dotyczące Wykonawcy Nazwa:... Siedziba:... Numer telefonu/faksu:... Adres .. Numer REGON:... Numer NIP:... Zobowiązania Wykonawcy 1. Zobowiązuję się wykonać przedmiot zamówienia: Organizacji i realizacji wizyty studyjnej w kraju Partnera ponadnarodowego (w Belgii) w postaci zorganizowania pobytu, wyżywienia, środków transportu w ramach projektu PI PWP NOWY MODEL REKRUTACJI partnerstwo na rynku pracy współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.1. Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałanie Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy. 2. Oferuję realizację zamówienia za cenę brutto od osoby podaną poniżej: Cena brutto...zł (Słownie:...) 3. Świadomy odpowiedzialności karnej oświadczam, że: zapoznałem się z treścią dokumentacji do postępowania zgodnego z zasada konkurencyjności, nr 2/6.1.1/ PI PWP/2013 w cenie mojej oferty uwzględnione zostały wszystkie koszty wykonania przedmiotu zamówienia, 4. Oświadczam, że wyrażam zgodę na otrzymywanie korespondencji w trakcie postępowania drogą elektroniczną lub faksem wskazanym w danych Wykonawcy. Integralną część oferty stanowią następujące dokumenty: data i podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy

7 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 2/6.1.1/ PI PWP/ /nazwa wykonawcy/ /miejscowość i data/ OŚWIADCZENIE O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU dotyczącego usługi organizacji i realizacji wizyty studyjnej w kraju Partnera ponadnarodowego (w Belgii) w postaci zorganizowania pobytu, wyżywienia, środków transportu w ramach projektu PI PWP NOWY MODEL REKRUTACJI partnerstwo na rynku pracy współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.1. Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałanie Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy Oświadczam, że spełniam niżej wymienione warunki dotyczące: a. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b. posiadania wiedzy i doświadczenia, zgodnie z wymogami określonymi opisie przedmiotu zamówienia: l. p. Nazwa Zleceniodawcy Termin i miejsce realizacji 1 2 wielkość grupy Wartość usługi Na każde żądanie Zamawiającego (w szczególności w przypadku wyboru złożonej oferty jako najkorzystniejszej) dostarczę niezwłocznie (przed podpisaniem umowy) odpowiednie dokumenty potwierdzające prawdziwość każdej z kwestii zawartych w oświadczeniu, celem potwierdzenia, iż wszystkie informacje są zgodne z prawdą. data i podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy

8 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego nr 2/6.1.1/ PI PWP/ /nazwa wykonawcy/ /miejscowość i data/ OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH I/LUB KAPITAŁOWYCH Dotyczy oferty usługi organizacji i realizacji wizyty studyjnej w kraju Partnera ponadnarodowego (w Belgii) w postaci zorganizowania pobytu, wyżywienia, środków transportu w ramach projektu PI PWP NOWY MODEL REKRUTACJI partnerstwo na rynku pracy współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.1. Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałanie Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy Oświadczam, iż nie ma powiązań z (nazwa Wykonawcy) Zamawiającym (Narodowym Forum Doradztwa Kariery) lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego (NFDK) lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego (NFDK) czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: (a) Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; (b) Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; (c) Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; (d) Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. data i podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy

9 Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego nr 2/6.1.1/ PI PWP/ /nazwa wykonawcy/ /miejscowość i data/ WYKAZ CZĘŚCI ZAMÓWIENIA, KTÓRE WYKONAWCA ZAMIERZA POWIERZYĆ PODWYKONAWCOM Oświadczamy, że wykonanie przedmiotu zamówienia na usługę organizacji i realizacji wizyty studyjnej w Belgii zamierzamy wykonać przy pomocy podwykonawców. Lp. 1. Części zamówienia przewidziane do wykonania przez podwykonawcę data i podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy