instrukcja obs³ugi Znamy Twoje potrzeby

Transkrypt

1 Znamy Twoje potrzeby (C) RESET2 Sp. z o.o. - wszystkie prawa zastrze one, ³¹cznie z prawem do reprodukcji czêœci lub ca³oœci publikacji w jakiejkolwiek formie. Do³o yliœmy wszelkich starañ, by zawarte w tej instrukcji informacje opisywa³y rzetelnie i kompletnie dzia³anie programu, jednak e nie mo emy zagwarantowaæ, e instrukcja zaspokoi wszystkie wymagania u ytkownika programu oraz e nie zawiera b³êdów. instrukcja obs³ugi W trosce o niezawodnoœæ oprogramowania, jego wysoki poziom techniczny oraz zgodnoœæ ze zmieniaj¹cym siê stanem prawnym, zastrzegamy sobie prawo do aktualizowania w pierwszej kolejnoœci programu, a dopiero potem jego instrukcji obs³ugi. RESET2 Sp. z o.o. Wrzesieñ 2009

2 SPIS TREŚCI Wstęp... 7 Opis systemu... 7 Wymagania systemowe instalowanie programu Wersja jednostanowiskowa Wersja sieciowa Pierwsze uruchomienie programu Wczytanie licencji Licencja O programie Aktualizacja programu Konwersja danych z wcześniejszej wersji Inicjalizacja bazy danych Rozpoczęcie pracy Okno główne Konfiguracja okna głównego Ogólne zasady pracy Funkcje dostępne w każdym oknie Kolumny okna Wyszukiwanie Biblioteki Przegląd wydruku Użytkownicy Wybór użytkownika Grupy użytkowników Wprowadzanie danych firmy Rachunki bankowe firmy Zgłoszenie podmiotu gospodarczego Właściciele i wspólnicy Przychody z działalności Biura rachunkowe Urzędy skarbowe Miejscowości Wersje programu Plan kont Ogólne informacje o kontach Zakładanie kont Obroty i salda Obroty Obroty powiązane Rachunek zysków i strat oraz bilans Planowane salda Wydruki Lista kontrahentów Wprowadzanie kontrahenta Grupy kontrahentów Banki Kody pocztowe Zmiana danych adresowych Adresowanie kopert Księga handlowa Przygotowanie bibliotek Zdarzenia gospodarcze Kontrakty MPK Oddziały Księgowanie dokumentów Rodzaje wpisów Unia kont Pozycje w księdze handlowej Płatności

3 Rozliczenie podatku VAT Dekret księgowy Polecenie księgowania Bilans otwarcia Przeksięgowanie VAT Przeksięgowanie wyniku finansowego Import danych Import faktur z programu R2faktury Import dekretów z programu R2płatnik Zamknięcie miesiąca Rejestry VAT Deklaracje VAT e-deklaracje Rozliczenie podatku CIT Przykładowe księgowanie zdarzeń Windykacja należności Kasa/Bank Raporty kasowe i bankowe Wpłaty i wypłaty (KP, KW, inne) Automatyczne KP / KW Raporty walutowe Należności i zobowiązania Rozrachunki z kontrahentem Windykacja należności Kalkulator odsetkowy Ewidencja środków trwałych Grupy środków Lokalizacje Osoby odpowiedzialne Wprowadzanie do ewidencji Klasyfikacja środków trwałych Dokumenty zakupu i sprzedaży Operacje na środkach Przyjęcie do użytkowania Lokalizacja i osoba odpowiedzialna Modernizacja środka Korekta wartości Zakończenie użytkowania Części składowe Struktura kosztów Amortyzacja środka Plan amortyzacji Odpisy miesięczne Dekret księgowy Tabela amortyzacyjna Ewidencja wyposażenia Wprowadzanie wyposażenia Likwidacja wyposażenia Miesięczne rozliczenie PIT Rozliczenie podatku wg skali (PIT-5) Rozliczenie podatku liniowego (PIT-5L) Dochody wg udziałów Polecenia przelewów bankowych Ewidencja przelewów Nowe polecenie przelewu Przelew do urzędu skarbowego Przelew do ZUS Wydruk przelewów Eksport do systemów bankowych Zestawienia i raporty Zestawienia z okien Własne zestawienia Zestawienia SQL Wzory dokumentów

4 Parametry systemu Bieżąca data i okres Hasło użytkownika Ustawienia kont Rejestry księgowe Unie kont Parametry naliczania Waluty Odsetki Definicje dokumentów Makiety dokumentów Edytor makiet Język Ustawienia środowiska Konfiguracja Konfiguracja przelewów Formy płatności Bezpieczeństwo danych Archiwum danych Baza danych Weryfikacja bazy danych Odtwarzanie danych Serwisowanie danych Wysyłanie danych do serwisu Pobieranie danych z serwisu Kodowanie danych Dekodowanie danych Odtwarzanie zakodowanych danych

5 WSTĘP INSTRUKCJA OBSŁUGI systemu R2fk podzielona została tematycznie na rozdziały, zawierające następujące zagadnienia: Wstęp - opis programu oraz wymagania systemowe Instalowanie programu - instalacja programu w wersji jednostanowiskowej i sieciowej, wczytanie licencji oraz import danych początkowych Rozpoczęcie pracy - opis podstawowych zasad pracy z programem oraz wprowadzanie użytkowników i danych firmy Plan kont - przygotowanie zakładowego planu kont Lista kontrahentów - przygotowanie biblioteki kontrahentów Księga handlowa - prowadzenie księgi handlowej wraz z rejestrami VAT i rozliczeniem podatku VAT oraz rozliczenie podatku dochodowego CIT Kasa/bank - prowadzenie raportów kasowych i raportów bankowych Należności i zobowiązania - rozrachunki z kontrahentami oraz windykacja przeterminowanych należności Ewidencja środków trwałych - ewidencjonowanie i amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Ewidencja wyposażenia - prowadzenie ewidencji wyposażenia Miesięczne deklaracje PIT - miesięczne i roczne rozliczenia podatku dochodowego Polecenia przelewów bankowych - wydruk i ewidencjonowanie bankowych poleceń przelewów Parametry systemu - parametry związane ze środowiskiem i pracą całego systemu Bezpieczeństwo danych - zabezpieczenie, pielęgnacja i serwisowanie bazy danych Załączniki - niedostępne w instrukcji drukowanej specyfikacje plików wymiany danych Opis systemu R2fk to system umożliwiający kompleksowe prowadzenie pełnej księgowości. Zawiera wiele modułów dodatkowych, pozwalających na prowadzenie wszystkich wymaganych ewidencji oraz na pełne rozliczenie firmy i jej właścicieli z urzędem skarbowym. Oto podstawowe cechy systemu: plan kont wbudowany przykładowy plan kont - można go przystosować do swojego planu lub stworzyć od początku własny plan kont możliwość tworzenia kont o 8-poziomowej strukturze automatyczne tworzenie kont analitycznych dostawcy/odbiorcy po wpisaniu kontrahenta do biblioteki bieżący dostęp do informacji o obrotach z wybranego miesiąca oraz obrotach narastająco na danym koncie raporty i zestawienia: Dziennik dekretów, Analityczne zestawienie obrotów, Zestawienie obrotów i sald, Obliczenie dochodu, Rachunek zysków i strat, Bilans ewidencja planowanych sald oraz rozliczanie wykonania planu - dla jednostek budżetowych księga handlowa rejestrowanie wszystkich rodzajów dokumentów: faktury VAT zakupu i sprzedaży, polecenia księgowania rejestrowanie faktur eksportowych oraz importowych w walutach obcych lub w PLN automatyczne generowanie dekretów o zadanym schemacie w trakcie wprowadzania dokumentów, możliwość bieżącej korekty proponowanego dekretu rozbudowana biblioteka kontrahentów biblioteka zdarzeń gospodarczych kontrola poprawności wprowadzanych danych rozliczanie płatności grupowanie obrotów wg dowolnych kryteriów ewidencja VAT rejestry sprzedaży i zakupów VAT według aktualnych wzorów wydruk deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, VAT-12 rozliczanie transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT, WNT, Import usług) oddzielne rejestry VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych wydruk deklaracji VAT-UE wraz z załącznikami VAT-UE/A i VAT-UE/B oraz deklaracji korygującej VAT-UEK e-deklaracje VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, VAT-12, VAT-UE, VAT-UEK wydruk zgłoszeń VAT-R, VAT-Z historia zmian formy opodatkowania VAT (brak, miesięcznie, kwartalnie) rozliczanie podatku dochodowego rozliczenie podatku dochodowego CIT rozliczanie podatku dochodowego PIT, wg skali lub liniowego, dla osób fizycznych i wspólników spółek osobowych wydruk miesięcznych lub kwartalnych zestawień należnego podatku dochodowego wydruk deklaracji rocznej PIT-36L historia zmian formy opodatkowania (miesięcznie, kwartalnie, wg skali, liniowo) wydruk formularzy identyfikacyjno-aktualizacyjnych niezbędnych w obrocie gospodarczym kasa/bank raporty kasowe RK, dokumenty wpłaty KP i wypłaty KW, możliwość prowadzenia jednocześnie kilku kas, możliwość wprowadzenia kilku raportów w obrębie jednego dnia raporty bankowe dla dowolnej liczby rachunków bankowych automatyczne księgowanie wpłat i wypłat na podstawie rozrachunków z kontrahentem automatyczne generowanie dekretów o zadanym schemacie w trakcie wprowadzania KP/KW, możliwość bieżącej korekty proponowanego dekretu 7 8

6 prowadzenie walutowych raportów bankowych i kasowych automatyczne dekretowanie różnic kursowych moduł należności i zobowiązań szybki dostęp do szczegółowej ewidencji rozrachunków z kontrahentem (złotówkowej i walutowej) windykacja należności kalkulator odsetkowy obliczający odsetki ustawowe i podatkowe ewidencja środków trwałych ewidencja środków trwałych, środków o niskiej wartości oraz wartości niematerialnych i prawnych ewidencja przeprowadzonych operacji ewidencja dokumentów zakupu i sprzedaży ewidencja części składowych pełna i aktualna Klasyfikacja Środków Trwałych możliwość określenia osoby odpowiedzialnej i lokalizacji możliwość podziału na grupy (inne niż podział wg KŚT) oddzielna amortyzacja bilansowa i podatkowa generowanie planu amortyzacji automatyczne naliczanie odpisów dla środka lub grupy środków automatyczne generowanie polecenia księgowania z umorzeniem środków szybka selekcja środków wg różnych kryteriów wydruk karty środka trwałego, ewidencji i wykazu środków wydruk planu amortyzacji i tabeli amortyzacyjnej dowolne zestawienia wg różnych kryteriów rozbudowana biblioteka kontrahentów ewidencja wyposażenia ewidencja wyposażenia z podziałem na grupy możliwość określenia osoby odpowiedzialnej i lokalizacji dokumenty zakupu i sprzedaży wydruk ewidencji wyposażenia ewidencja przelewów wydruk i ewidencjonowanie bankowych przelewów przelewy do ZUS i urzędu skarbowego współpraca z całą gamą systemów bankowych Dodatkowe zalety to: wersja dla biura rachunkowego możliwość obsługi wielu podmiotów o różnej formie prowadzonej księgowości: pełna księgowość, księga przychodów i rozchodów, ryczałt kontrola wprowadzania i poprawiania danych przez różnych użytkowników możliwość przesyłania wszystkich wydruków pocztą internetową w formacie HTML lub PDF wersja sieciowa 9 10 praca w dowolnej sieci w środowisku Windows NT, 2000, XP, Vista możliwość nadania haseł i uprawnień poszczególnym użytkownikom możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe moduły ujednolicone standardy pracy w programie do obsługi sprzedaży R2faktury (magazyn, faktury) i systemie płacowo-kadrowym R2płatn (magazyn, faktury) i systemie płacowo-kadrowym R2płatnik automatyczny import faktur, kasy oraz kosztów wynagrodzeń zgodność z aktualnymi przepisami oraz pewność otrzymania nowej wersji uwzględniającej ich zmiany wewnętrzna pomoc kontekstowa oraz porady techniczne przez telefon i w siedzibie użytkownika aktualizacja programu i serwisowanie danych przez internet automatyczne pobieranie parametrów naliczania ze strony producenta (np. podatki, składki ZUS) Aby program R2fk pracował prawidłowo, musi być zainstalowany na komputerze spełniającym odpowiednie wymagania systemowe. Wymagania systemowe Minimalna konfiguracja komputera niezbędna do uruchomienia programu R2fk to: system operacyjny Windows (98, Me, NT, 2000, XP lub Vista) procesor z zegarem przynajmniej 1GHz pamięć operacyjna RAM: przynajmniej 256MB przynajmniej 64MB wolnego miejsca na dysku twardym stacja CD-ROM lub DVD-ROM dostęp do internetu (wczytanie licencji, pobieranie aktualizacji) monitor i karta graficzna o rozdzielczości min. 800x600 drukarka laserowa lub atramentowa Zalecana konfiguracja do wydajnej pracy sieciowej przy dużej ilości księgowanych dokumentów, to: procesor z zegarem przynajmniej 2GHz pamięć operacyjna RAM: 512MB lub 1GB jeśli chcemy równocześnie pracować na kilku aplikacjach i przełączać się między nimi stabilny system operacyjny, najlepiej Windows XP lub Vista karta i osprzęt sieciowy w technologii 100Mb lub 1Gb Oprogramowanie antywirusowe. Jeśli na komputerze zainstalowane jest oprogramowanie antywirusowe, to musi mieć wyłączoną funkcję skanowania w czasie rzeczywistym lub przynajmniej wyłączone skanowanie plików używanych przez program. Np. w przypadku programu antywirusowego BitDefender w. 9.0, który ma w opcjach skanowania ustawione "Skanowanie wszystkich plików", należy w wykluczeniach ("Skanowanie tylko zdefiniowanych rozszerzeń"-"nie skanuj plików o rozszerzeniu") wpisać:

7 .db;.px;.lck;.ini;.prt;.xg0;.xg1;.xg2;.xg3;.yg0;.yg1;.yg2;.yg3;.mb;.rml;.val;.txt;.net;.png;.lic;.bmp; Wpisanie w wykluczeniach tylko niektórych rozszerzeń może powodować błędy w działaniu programu. Zamiast wykluczać ze skanowania poszczególne pliki bardziej sensowne jest ustawienie skanowania podczas dostępu tylko plików wykonywalnych ("Skanowanie tylko plików wykonywalnych"). Połączenie internetowe. Jeśli w trakcie pracy z programem napotkamy błędy przy próbie korzystania z funkcji internetowych programu, należy się przyjrzeć konfiguracji połączenia internetowego. Jeśli na komputerze zainstalowane jest oprogramowanie zapory internetowej (firewall), to należy: upewnić się, czy program zapory nie wpisał programu Rfk.exe na listę programów z zablokowanym dostępem do internetu skonfigurować program zapory tak, żeby były dostępne odpowiednie porty i możliwość połączenia z konkretnymi numerami IP: aktualizacja programu (menu Zbiory - Narzędzia - Aktualizacja programu): Host: ftp.reset.pl, IP: , port 20 protokół UDP, port 21 protokół FTP aktualizacja parametrów naliczania (menu Ustawienia - Parametry naliczania) i odsetek (menu Ustawienia - Odsetki): Host: ftp.reset.pl, IP: , port 20 protokół UDP, port 21 protokół FTP serwisowanie danych (menu Zbiory - Narzędzia - Serwisowanie danych): IP: , port 20 protokół UDP, port 21 protokół FTP zdalny serwis: IP: , , , , , protokół TCP/IP, porty W przypadku, gdy komputer korzysta z internetu za pośrednictwem serwera proxy, należy w programie w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Internet w grupie FTP zaznaczyć pole Użyj serwera proxy i wprowadzić odpowiednią nazwę hosta (np ) oraz numer portu (np. 4421)

8 INSTALOWANIE PROGRAMU Rozdział jest poświęcony czynnościom związanym z zainstalowaniem i uruchomieniem programu. Dowiemy się w nim: jak zainstalować program R2fk - w zależności od potrzeb i zakupionej wersji programu mamy dwie możliwości: instalacja wersji jednostanowiskowej - jeśli zamierzamy pracować na jednym komputerze instalacja wersji sieciowej - jeśli chcemy pracować w tym samym czasie na wielu komputerach połączonych w sieć lub na różnych komputerach połączonych w sieć, ale tylko na jednym z nich jednocześnie jakie czynności wykonać przy pierwszym uruchomieniu programu jak do wersji demonstracyjnej (bo taka właśnie się zawsze instaluje) wczytać licencję z naszymi danymi, potwierdzającą, że jesteśmy legalnym użytkownikiem programu oraz co oznaczają poszczególne informacje, które zawiera licencja jak sprawdzić numer i datę wydania posiadanej wersji programu i jak zaktualizować program do najnowszej wersji jak dokonać konwersji danych z wcześniejszej wersji lub z innych systemów przynajmniej 64MB wolnego miejsca (64MB jest potrzebne dla programu, ale w praktyce wolnego miejsca na dysku powinno być o wiele więcej, gdyż Windows potrzebuje miejsca na tymczasowe pliki systemowe). Włożyć firmową płytę z wersjami demonstracyjnymi do napędu CD-ROM, po chwili na ekranie powinien się pojawić obrazek z firmową płytą. UWAGA. Jeśli obraz płyty się nie ukaże, należy samodzielnie uruchomić program INSTALUJ.EXE (znajdujący się w katalogu głównym CD-ROM) klikając: Start - Uruchom - w pozycji Otwórz wpisać: D:\Instaluj i nacisnąć OK (Enter). Uruchomi się program instalacyjny. Na pierwszym ekranie klikamy w pozycję R2fk. Standardowo program R2fk instaluje się w katalogu C:\Program Files\Reset2\FK.XXX (gdzie XXX to numer wersji). Jeśli chcemy podać inny katalog, należy w oknie Sposób instalacji wybrać Instalacja szczegółowa i na kolejnym ekranie określić katalog (folder), w którym ma zostać zainstalowany program (przycisk Dalej kontynuuje instalację). Aby uruchomić program należy kliknąć: Start - Programy - RESET2 - R2fk - R2fk w.2.0x (numer wersji może być inny) Wersja jednostanowiskowa Poniższy opis dotyczy instalacji wersji jednostanowiskowej, tzn. takiej, która będzie uruchamiana tylko na jednym komputerze. Jeśli chcemy korzystać z programu na kilku komputerach połączonych w sieć, należy zapoznać się z opisem instalacji wersji sieciowej. Przed zainstalowaniem programu należy zapoznać się z jego wymaganiami systemowymi. Aby zainstalować program należy: Upewnić się czy na twardym dysku jest W nowym programie nie będzie żadnych danych. Jeśli korzystaliśmy do tej pory z jakiegoś innego systemu księgowego możemy dotychczasowe dane zaimportować - patrz rozdział Inicjalizacja bazy danych. Wersja sieciowa Poniższy opis dotyczy instalacji sieciowej i ma sens jeśli: testujemy wersję demonstracyjną i zamierzamy w przyszłości nabyć wersję sieciową, posiadamy wersję sieciową programu i chcemy z niego korzystać jednocześnie na wielu komputerach połączonych w sieć, posiadamy wersję jednostanowiskową programu i chcemy z niego korzystać na różnych komputerach połączonych w sieć, ale tylko na jednym z nich jednocześnie

9 W innych przypadkach należy zapoznać się z opisem instalacji wersji jednostanowiskowej. Aby zainstalować sieciowo program: 1. Ustalamy, który komputer będzie pracował jako główny, tzn. taki, na którym będą przechowywane dane naszego programu. Nazwiemy ten komputer umownie serwerem. 2. Instalujemy program R2fk na serwerze (instalacja standardowa, tak jak dla wersji jednostanowiskowej), jeśli wybierzemy Instalację szczegółową to w oknie Zaznacz składniki należy wybrać Pełna instalacja. 3. Dysk (lub folder), na którym została zainstalowana R2fk (standardowo C:) udostępniamy innym komputerom. 4. Na pozostałych komputerach (nazwiemy je umownie końcówkami) instalujemy w sposób następujący: w oknie Sposób instalacji wybieramy Instalacja szczegółowa w oknie Zaznacz składniki wybieramy Instalacja sieciowa na końcówce (zaznaczony zostanie tylko moduł Borland Database Engine - biblioteki obsługi baz danych) 5. Na końcówkach tworzymy skróty do pliku RFK.EXE znajdującego się na dysku serwera w katalogu C:\Program Files\Reset2\FK.20x\BIN (lub w innym, jeśli zmieniliśmy katalog w trakcie instalacji lub wgrywamy inną wersję niż 2.0x). 6. Uruchamiamy program z dowolnej końcówki i w pozycji menu głównego Zbiory-Zmiana bazy danych zmieniamy katalog bazy danych na taki, który zawiera symboliczną nazwę serwera, na przykład jeśli: katalog, w którym program został zainstalowany na serwerze to C:\Program Files\Reset2\FK.20x serwer nazwaliśmy symbolicznie SERWER (w momencie konfigurowania serwera do pracy w sieci) dysk C: serwera został udostępniony jako Dysk_C to katalog bazy danych zmieniamy na: \\SERWER\Dysk_c\Program Files\Reset2\FK.20x 7. Korzystając z pozycji menu głównego Zbiory-Wybór użytkownika tworzymy użytkowników, którzy będą mieli dostęp do programu R2fk To wszystko. Możemy przystąpić do normalnej pracy. W przyszłości, jeśli będziemy wgrywać jakieś nowe wersje programu R2fk, wgrywamy je tylko na dysku serwera. Należy pamiętać o tym, że program i dane wgrane są na dysk serwera, w związku z czym jeśli serwer nie będzie uruchomiony końcówki nie będą mogły skorzystać z programu. Jeśli przy próbie wejścia do programu pojawi się komunikat Użytkownik zablokowany oznacza to, że program uważa, że taki użytkownik pracuje aktualnie w programie. Jeśli tak nie jest (np. zabrakło zasilania i komputer się zresetował) należy wejść do programu jako Administrator (w skrócie Admin) i w oknie z użytkownikami odłączyć zablokowanego użytkownika. Pierwsze uruchomienie programu Podczas pierwszego uruchomieniu po zainstalowaniu program zaproponuje wykonanie trzech dodatkowych czynności: 1. wczytanie licencji - patrz rozdział Wczytanie licencji 2. pobranie z internetu najnowszej aktualizacji programu. Należy taką aktualizację bezwzględnie pobrać, gdyż tylko dzięki temu będziemy mieli pewność, że pracujemy na najnowszej wersji programu zgodnej z aktualnymi przepisami i pozbawionej ewentualnych usterek wykrytych od czasu powstania wersji instalacyjnej programu. 3. pobranie z internetu aktualnych parametrów naliczania (m.in. stawki podatku dochodowego, składki ZUS itp.). Należy je bezwzględnie pobrać, gdyż tylko dzięki temu będziemy mieli pewność, że program będzie wykonywał obliczenia w oparciu o aktualnie obowiązujące parametry. Aktualizację programu i parametrów naliczania należy wykonywać regularnie w trakcie pracy z programem. Najlepszym rozwiązaniem jest zautomatyzowanie tych czynności poprzez ustawienie w menu Ustawienia - Środowisko - Internet parametru Sprawdzaj automatycznie czy jest dostępna nowa wersja. Po włączeniu tego parametru program będzie sprawdzał przy pierwszym uruchomieniu każdego dnia czy jest dostępna aktualizacja programu lub parametrów naliczania

10 Wczytanie licencji Licencja Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się okienko zatytułowane Wczytaj licencję. Jeśli posiadasz płytę CD-ROM z licencją, włóż ją do stacji i kliknij w przycisk Wczytaj licencję. Jeśli nie wczytasz licencji program będzie pracował jako wersja demonstracyjna, tzn. po 60 dniach od daty zainstalowania przestanie drukować i eksportować dane. Po wczytaniu licencji na ekranie pojawi się okno z warunkami licencji. Należy je dokładnie przeczytać i zaakceptować lub nie. Dalsza praca programu możliwa jest po zaakceptowaniu warunków licencji i oznacza, że warunki te zostały przyjęte. W przypadku korzystania z programu w wersji demonstracyjnej również wymagane jest zapoznanie się z warunkami licencji dla tej wersji. Dodatkowo w licencji wersji demonstracyjnej możemy klikając w przycisk Konfiguracja określić konfigurację programu (transakcje zagraniczne, liczbę środków trwałych, liczbę użytkowników itp.). Dzięki temu będziemy mieli pewność, że po zakupie programu otrzymamy dokładnie taką wersję jak ta, którą testowaliśmy. Licencję można zaktualizować w dowolnym momencie pracy z programem, korzystając z polecenia menu w okienku głównym programu Pomoc - Wczytaj licencję z pliku. Na instalacyjnej płycie CD-ROM, otrzymanej przy zakupie systemu, figuruje również klucz do programu w formie hasła. Umożliwia on pobranie licencji z internetu. W tym celu z menu głównego wybieramy Pomoc - Pobierz licencję z internetu, wpisujemy odczytany z płyty Klucz i Numer seryjny, po czym klikamy w przycisk Pobierz licencję. Warunki licencji możemy przejrzeć w dowolnym momencie pracy z programem, korzystając z polecenia menu w okienku głównym programu Pomoc - Licencja. Tam również można w każdej chwili zmienić konfigurację wersji demonstracyjnej, jeśli stwierdzimy, że konfiguracja wybrana przy pierwszym uruchomieniu programu nie odpowiada naszym potrzebom. Obok umowy licencyjnej odczytać możemy dane tego konkretnego egzemplarza programu: Licencjobiorca - dane nabywcy Nr seryjny - numer seryjny nadany przez producenta temu egzemplarzowi programu Abonament ważny do - do tej daty można bezpłatnie aktualizować program (patrz: Aktualizacja programu) Konfiguracja - informacja o konfiguracji programu (wersja jednostanowiskowa, sieciowa, wersja dla biura rachunkowego...) 17 18

11 O programie Po uruchomieniu programu możemy w każdej chwili odczytać podstawowe informacje o programie. W tym celu w menu głównym wybieramy Pomoc - O programie. Odczytujemy: nazwa programu wersja nr, z dnia - numer i data powstania tej wersji programu nazwa i adres producenta adres strony internetowej producenta i poczty elektronicznej aktualizacje - dokładny numer i data ostatniej aktualizacji programu i instrukcji obsługi Aktualizacja programu Program R2fk objęty jest 12 miesięcznym abonamentem na uaktualnienia. Datę ważności posiadanego abonamentu można sprawdzić w menu głównym Pomoc-Licencja w polu Abonament ważny do. Wszystkie nowe wersje programu, opublikowane w serwisie internetowym producenta z datą nie większą niż data ważności abonamentu, można samodzielnie pobrać na swój komputer. Istnieją dwa rodzaje aktualizacji programu i związane z nimi dwa sposoby pobierania: 1. aktualizacje zawierające drobne ulepszenia i poprawki: Takie aktualizacje pojawiają się stosunkowo często (przynajmniej raz w miesiącu) i możemy je pobierać bezpośrednio z programu. Poleceniem menu głównego Zbiory - Narzędzia - Aktualizacja programu wywołamy okienko (takie jak obok), z którego wybieramy następujące funkcje: Pobierz - po kliknięciu w ten przycisk pojawi się okienko Pobieranie aktualizacji zawierające szczegółowe informacje o dostępnych aktualizacjach programu i jego instrukcji obsługi (pomocy kontekstowej). Aktualizację programu możemy pobrać tylko wtedy, gdy data jej wydania mieści się w okresie ważności naszego abonamentu. Klikając w przycisk Pobierz pobierzemy wybrane aktualizacje z internetu na nasz komputer. Aktualizuj program i instrukcję - pobrana aktualizacja zostanie rozpakowana i zastąpi nasz aktualny program. Po zamknięciu programu i ponownym uruchomieniu, uruchomi się już zaktualizowany program. UWAGI: 1. Jeśli przy próbie pobrania aktualizacji programu pojawiają się błędy, należy sprawdzić konfigurację połączenia internetowego. 2. Aktualizację można pobrać w powyższy sposób tylko wtedy, jeśli komputer, na którym jest uruchomiony program ma połączenie z internetem. Jeśli nie ma połączenia, to możemy na dowolnym innym komputerze posiadającym takie połączenie otworzyć stronę i zgodnie z opisem pobrać plik UPDATE.EXE. Plik ten należy przenieść na komputer, na którym jest zainstalowany program R2fk, wgrać do podkatalogu BIN katalogu bazy danych i uruchomić. Wcześniej należy wyłączyć program R2fk. 3. Jeśli korzystamy z wersji sieciowej programu, aktualizację możemy pobrać z dowolnej końcówki, pod warunkiem, że w czasie pobierania żaden inny użytkownik nie pracuje w programie. 4. W opisany tu sposób możemy pobierać takie nowe wersje programu, których pierwsza cyfra numeru jest zgodna z pierwszą cyfrą numeru naszej bieżącej wersji programu (Pomoc - O programie - Aktualizacja), czyli np. mamy wersję 2.03 i pobieramy W momencie gdy ukaże się wersja np lub nowsza w okienku z opisem aktualizacji pojawi się stosowna informacja i będziemy musieli skorzystać z drugiego, opisanego niżej, sposobu aktualizacji. 2. nowe wersje programu związane z większymi zmianami Takie aktualizacje pojawiają się stosunkowo rzadko (mniej więcej raz na rok). Mają one zmienioną pierwszą cyfrę numeru wersji i publikowane są na stronie internetowej producenta jako wersja demonstracyjna (pełna wersja instalacyjna). Po zapoznaniu się z opisem zmian i datą wydania, należy taką wersję demonstracyjną pobrać na dysk twardy naszego komputera (klikając w link FK.EXE) i uruchomić. W uruchomionym w ten sposób programie instalacyjnym wybieramy Instalację standardową i instalujemy nową wersję. W wyniku instalacji będziemy mieli w komputerze dwa programy np.: R2fk w.2.0x (dotychczasowy) i R2fk w.3.0x (nowy). Nowy program będzie wersją demonstracyjną bez żadnych danych. Dane i licencję należy wczytać z dotychczasowej wersji programu - patrz: Konwersja danych z wcześniejszej wersji. UWAGI: 1. Po upewnieniu się, że nowa wersja programu zawiera wszystkie nasze dotychczasowe dane i pracuje prawidłowo, możemy starą wersję usunąć z komputera, żeby nie zajmowała niepotrzebnie miejsca na dysku. Przed usunięciem starego programu należy na wszelki wypadek wykonać w nim archiwizację danych i zachować plik archiwum w bezpiecznym miejscu. 2. Jeśli korzystamy z wersji sieciowej programu, aktualizację wykonujemy na serwerze lub z dowolnej końcówki, ale na dysku serwera.

12 3. Jeśli instalujemy w ten sposób wersję programu, której numer jest zgodny z numerem naszego dotychczasowego programu na pierwszej cyfrze, to w przypadku nieważnego abonamentu, zaktualizowany program będzie miał zablokowane wydruki i eksport danych. wywołując w poprzedniej wersji programu funkcję Zmiana bazy danych (w menu Zbiory -Narzędzia). W przypadku, gdy data ważności abonamentu jest już nieaktualna, należy skontaktować się z dystrybutorem lub producentem w celu przedłużenia abonamentu na kolejne 12-miesięcy. Po otrzymaniu płyty CD-ROM lub klucza z licencją zawierającą przedłużoną datę abonamentu wczytujemy nową licencję do dotychczasowego programu - patrz: Wczytanie licencji. Posiadając ważny już abonament możemy przystąpić do zaktualizowania programu. Aktualizację programu należy wykonywać regularnie w trakcie pracy z programem. Najlepszym rozwiązaniem jest zautomatyzowanie tej czynności poprzez ustawienie w menu Ustawienia - Środowisko - Internet parametru Sprawdzaj automatycznie czy jest dostępna nowa wersja. Po włączeniu tego parametru program będzie sprawdzał przy pierwszym uruchomieniu każdego dnia czy jest dostępna aktualizacja programu lub parametrów naliczania. Konwersja danych z wcześniejszej wersji Inicjalizacja bazy danych W przypadku aktualizacji programu do nowego katalogu, w nowo zainstalowanej wersji nie będzie żadnych wprowadzonych dotychczas danych. Żeby je uzyskać należy wywołać funkcję Konwersja danych z wcześniejszej wersji w pozycji menu głównego Zbiory - Narzędzia. W okienku Konwerter program będzie nas prowadził przez proces konwersji i w pewnym momencie zapyta o katalog z danymi źródłowymi, czyli o miejsce instalacji poprzedniej wersji. Domyślnie program podpowie standardowy folder instalacyjny poprzedniej wersji programu. Jeśli zainstalowaliśmy dotychczasową wersję do innego katalogu niż standardowy, to musimy go wskazać klikając albo program zrobi to za nas po wybraniu funkcji Wyszukaj. W przypadku problemów ze zlokalizowaniem dotychczasowej bazy danych możemy ją odczytać, Program R2fk umożliwia wstępną inicjalizację bazy danych na podstawie danych zgromadzonych w innym programie finansowo-księgowym. Polecenie menu głównego Zbiory - Narzędzia - Inicjalizacja bazy danych udostępnia trzy rodzaje inicjalizacji: Inicjalizacja na podstawie pliku buforowego Jest to uniwersalny sposób inicjalizacji bazy danych umożliwiający wykorzystanie danych z dowolnego używanego dotychczas programu. Aby możliwy był import danych, muszą one zostać wcześniej zapisane w pliku o określonym formacie. Specyfikację pliku buforowego zawiera załącznik do instrukcji wywoływanej w programie. Przygotowanie pliku buforowego najlepiej zlecić informatykowi. Jeśli pracowaliśmy dotychczas w systemie RESET2 Turbo Firma dla DOS (moduł Turbo Księga), to system ten ma gotową funkcję, eksportującą plik z danymi w potrzebnym formacie. Możliwe jest zarówno zainicjalizowanie pustej bazy systemu R2fk, a więc takiej, z którą mamy do czynienia tuż po jego instalacji, jak również zasilenie bazy dodatkowymi danymi, dotyczącymi nowych, innych firm niż obecnie znajdujące się w jego bazie danych. Aby dołączyć dane do już istniejących, należy odznaczyć parametr Kasuj istniejące dane

13 Inicjalizacja bazy danych obejmuje: dane firmy (lub firm w przypadku biura rachunkowego) dane właścicieli i współwłaścicieli (wraz z udziałami w firmach) plan kont (tylko dla firm z pełną księgowością) kontrahentów środki trwałe wyposażenie biblioteki zdarzeń gospodarczych i kontraktów deklaracje VAT deklaracje PIT oraz dla firm z uproszczoną księgowością księgę i ewidencję koszty przebiegu pojazdów (wraz z bibliotekami samochodów, tras, celów wyjazdów i rodzajów zakupów) Inicjalizacja na podstawie bazy danych programu R2księga Jeśli korzystaliśmy do tej pory z programu R2księga, to możemy w ten sposób zaimportować kompletną bazę danych tego programu (firmy, właścicieli, kontrahentów, środki trwałe, wszystkie wpisy do księgi, itd.). Ten rodzaj inicjalizacji jest przeznaczony przede wszystkim dla biur rachunkowych, które chcą rozszerzyć funkcjonalność używanego do tej pory programu R2księga o możliwość rozliczania firm prowadzących pełną księgowość. Inicjalizacja na podstawie bazy danych programu TFK Jeśli korzystaliśmy do tej pory z systemu RESET2 Turbo FK dla DOS, to możemy w ten sposób zaimportować kontrahentów, plan kont oraz rejestry. Wystarczy wskazać folder w którym znajdują się dane systemu TFK

14 ROZPOCZĘCIE PRACY Po uruchomieniu programu pokaże się okno główne, zawierające wszystkie narzędzia i funkcje dostępne w programie. Wciskając F1 w dowolnym miejscu programu, możemy uzyskać pomoc kontekstową, dotyczącą aktualnego okna w programie. Jeśli testujemy wersję demonstracyjną, powinniśmy ją odpowiednio skonfigurować, tak aby pracować na wersji programu zapewniającej potrzebną nam funkcjonalność. Po wstępnym zapoznaniu się zasadami pracy powinniśmy określić użytkowników, którzy będą korzystali z programu oraz wprowadzić dane naszej firmy oraz ewentualnie właściciela lub wszystkich wspólników. Okno główne Okno główne programu, zawiera najważniejsze narzędzia potrzebne do pracy. Na górnym pasku obok nazwy programu odczytać możemy numer wersji. Poniżej menu główne (Zbiory, Okna, Raporty,...), zawierające wszystkie podstawowe funkcje systemu. Pod menu głównym zestawy narzędzi, zawierające: przyciski z podstawowymi oknami systemu, dotyczącymi wybranej firmy: lista kontrahentów lista właścicieli i współwłaścicieli wszystkich firm wybór aktualnej firmy z możliwością wywołania listy obsługiwanych firm wybór użytkownika z możliwością wywołania biblioteki użytkowników W dolnej części okna znajdziemy numer seryjny programu, nazwę właściciela programu o tym numerze seryjnym oraz datę, uważaną przez program za aktualną. Wygląd okna głównego programu możemy dostosować do własnych preferencji - patrz: Konfiguracja okna głównego. Do menu głównego możemy przejść klikając myszką w odpowiedniej pozycji menu. Możemy również wcisnąć klawisz F10 lub lewy Alt, a następnie klawiszami strzałek (lub naciskając podkreśloną literę) wybrać odpowiednią pozycję. Żeby zakończyć pracę, należy w pozycji menu głównego Zbiory wybrać funkcję Zamknij lub wcisnąć Alt F4 w oknie głównym. Przejść do innych aplikacji (bez wychodzenia z programu) możemy używając klawiszy Alt Tab. Musimy jednak pamiętać, że program cały czas pozostanie otwarty. W pozycji menu Pomoc - Szybki start możemy wywołać skróconą instrukcję obsługi umożliwiającą szybkie rozpoczęcie pracy z programem. W pozycji menu Pomoc - Instrukcja obsługi możemy wywołać pełną instrukcję obsługi. W pozycji menu Pomoc - Instrukcja obsługi do wydrukowania możemy wywołać pełną instrukcję obsługi w formacie PDF. Opcja ta umożliwia łatwy wydruk całej instrukcji na drukarce. Można z niej skorzystać jeśli zakupiliśmy program bez drukowanej instrukcji obsługi. W kolejnych rozdziałach dowiemy się o ogólnych zasadach pracy z programem, funkcjach dostępnych w każdym oknie oraz o tym co można zrobić z każdym przygotowanym wydrukiem. Możemy te rozdziały przejrzeć teraz lub później, jeśli będziemy chcieli usystematyzować sobie wiedzę o zasadach obsługi programu. Konfiguracja okna głównego księga handlowa ewidencja środków trwałych ewidencja wyposażenia raporty kasowe i bankowe windykacja należności przelewy bankowe Każdy użytkownik może dostosować układ głównego okna programu w zakresie: zmiany położenia każdego z pasków narzędzi (zestawu przycisków) z możliwością wyciągnięcia dowolnego zestawu na zewnątrz okna - przeciągając myszą początek każdego zestawu uwidocznienia poszczególnych pasków narzędzi - prawy klawisz myszy wyłączenia lub zmiany tła w programie - patrz niżej: Ustawienia tła plan kont 25 26

15 Lista pozycji (rekordów) ma formę tabeli. W wierszach tabeli znajdują się kolejne pozycje (np. banki), a w kolumnach wielkości opisujące pozycje (w przypadku banków - nazwa banku i numer oddziału). W oknach złożonych prowadzone są ewidencje wymagające określenia dla każdej pozycji wielu wartości. Klikając prawym klawiszem myszy na dowolnym przycisku okna głównego uzyskujemy dostęp do włączenia lub wyłączenia dowolnego paska z przyciskami oraz tła UWAGA. Jeśli przypadkowo wyłączymy pewne paski narzędzi to najprostszą formą powrotu do ustawień oryginalnych jest skorzystanie z funkcji Przywróć wszystkie paski. Ustawienia tła Tło jest bardzo ważnym elementem, gdyż powoduje, że użytkownik widzi na pulpicie tylko okna uruchomionego systemu. Zaawansowany użytkownik, który pracuje na kilku aplikacjach jednocześnie może zrezygnować z tła. Wtedy będzie miał dostęp do wszystkich ikonek pulpitu i okien innych programów. Klikając prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu tła programu możemy je wyłączyć (Tło) lub zmienić Ustawienia tła, tzn. możemy ustalić własny obrazek tła (Zmień tło), przywrócić tło standardowe (Standardowe) lub uczynić tło półprzeźroczystym (Kontrast). UWAGA. Dostęp do ustawień tła jest możliwy tylko wtedy, gdy tło jest włączone. Jeśli tło jest wyłączone, to musimy je najpierw włączyć, klikając prawym klawiszem w obszarze okna głównego i wybierając z menu pozycję Tło. Dlatego okno złożone zawiera dodatkowo zakładki Lista, Pozycja i Razem (w górnej części okna). Kliknięcie w zakładki lub naciśnięcie klawiszy Ctrl Tab przełącza okno na strony Lista, Pozycja i Razem. Zakładka Pozycja umożliwia wprowadzanie i modyfikacje pozycji z listy. Na zakładce Razem można równocześnie oglądać listę z pozycjami oraz poszczególne pola aktualnie wybranej pozycji. Oknami złożonymi są np. okna z księgą handlową, planem kont, środkami trwałymi, kontrahentami itp. Funkcje dostępne w każdym oknie Ogólne zasady pracy Wszystkie ewidencje i biblioteki prowadzone przez program (księga handlowa, plan kont, środki trwałe, kontrahenci, banki i inne) związane są z oddzielnymi oknami. Obsługa okien (większość przycisków i klawiszy) jest taka sama niezależnie od tego jaką ewidencję takie okno zawiera. Okna dzielą się na dwa rodzaje: proste i złożone. Okno proste składa się z paska narzędziowego udostępniającego najważniejsze funkcje (na górze) oraz listy pozycji (poniżej). Okna proste to np. kontrakty i banki. Dostęp do wszystkich funkcji wywoływanych w programie jest możliwy zarówno z klawiatury, jak i przy pomocy myszy. Działanie i wywoływanie podstawowych funkcji jest podobne w większości okien programu: F1 - wywołanie pomocy kontekstowej związanej z danym oknem F12 - określenie daty bieżącej, dat zamknięcia oraz okresu pracy, czyli przeglądania, wprowadzania i drukowania danych F3 - lista wszystkich funkcji związanych z danym oknem, dostępna również po kliknięciu prawym klawiszem myszy w oknie F5 - powiększenie okna na cały ekran, ponowne naciśnięcie przywraca pierwotny rozmiar 27 28

16 Ins, F7 - wprowadzanie nowej pozycji (np. nowy wpis w księdze, nowy kontrahent) F6,Enter - modyfikowanie pozycji Del, F8 - usuwanie pozycji Ctrl Ins - kopiowanie pozycji do bufora Shift Ins - utworzenie nowej pozycji na bazie pozycji wpisanej wcześniej do bufora Ctrl F5 - odświeżanie zawartości okna przydatne przy pracy sieciowej F2 - wydruki związane z danym oknem (np. wydruk księgi, ewidencji, dokumentów) Dodatkowo w każdym oknie mamy możliwość wydruków systemowych: Okno - wydruk okna w takiej formie, jak widzimy na ekranie, jeśli przejdziemy na zakładkę Pozycja - wydrukujemy wszystkie dane wprowadzone w danej pozycji Lista - lista wszystkich pozycji uwidocznionych w oknie, przed wydrukiem możemy wybrać kolumny, które chcemy uwidocznić Zestawienia - wydruk zestawień własnych dotyczących danego okna (patrz: Zestawienia z okien) Ctrl F7, Ctrl F - wyszukiwanie pozycji w oknie, dostępne również po bezpośrednim rozpoczęciu pisania, Ctrl L wyszukuje następną pozycję patrz Wyszukiwanie F4 - właściwości, czyli uporządkowanie i zakres widocznych danych, szybkie przełączanie niektórych zakresów umożliwia Shift F4 (np. kontrahentów stałych, właścicieli danej firmy) +/- z klawiatury numerycznej - wybór (podświetlenie) pozycji o zadanych kryteriach Ctrl Enter - podsumowanie kolumn w oknie Ctrl F4 - wybór kolumn widocznych w oknie, określenie właściwości tych kolumn (szerokość, nazwa, czcionka, kolor itp.) oraz ustalenie rozmiaru i położenia całego okna - patrz Kolumny okna - praca na wybranych (podświetlonych) pozycjach Ctrl + pokazuje tylko podświetlone pozycje Ctrl - pokazuje wszystkie pozycje Ctrl A podświetla wszystkie pozycje Ctrl N odświetla wszystkie pozycje Ctrl C zmienia podświetlenie wszystkich pozycji na przeciwne Ctrl D - usuwa wszystkie podświetlone pozycje UWAGA. Dowolne pojedyncze pozycje możemy podświetlić ręcznie wciskając klawisze Shift na wybranej pozycji. - import pozycji i eksport zawartości okna w wybranych formatach 29 W każdym oknie dostępne są również dodatkowe funkcje właściwe dla danego okna (np. w księdze import faktur, w środkach trwałych automatyczna amortyzacja, w bibliotece kontrahentów rozrachunki i windykacja oraz wyślij wiadomość i otwórz stronę www). Z niektórych okien można wywołać okna podrzędne naciskając klawisze Shift Ctrl W, np. w środkach trwałych okna z operacjami, amortyzacją, dokumentami oraz częściami składowymi). Jeśli okno jest wywoływane z innego okna (na przykład kontrahenci czy zdarzenia wywoływane z księgi), dodatkowo w górnym prawym rogu okna (np. kontrahenci) umieszczony jest przycisk, który przypisze wybraną pozycję (kontrahenta) do okna głównego (księgi). Szybki wybór umożliwia kombinacja klawiszy Alt Enter. Okna wywoływane niezależnie można zamknąć przyciskiem Zamknij lub kombinacją klawiszy Alt F4. Kolumny okna Po naciśnięciu w każdym oknie z danymi przycisku lub klawiszy Ctrl F4 pojawi się okienko Kolumny okna umożliwiające określenie zestawu i właściwości poszczególnych kolumn widocznych w oknie, a także położenia i rozmiaru całego okna. Możemy określić: 30 Kolumny - wybieramy kolumny widoczne w oknie Dostępne - lista wszystkich kolumn dostępnych w bieżącym oknie. Naciskając klawisz Ins lub klikając w przycisk Dodaj przenosimy podświetloną kolumnę na koniec znajdującej się obok listy Aktywne. Przyciskiem Wszystkie możemy od razu przenieść wszystkie dostępne kolumny. Aktywne - lista aktywnych, tzn. widocznych, kolumn okna. Klawiszem Del lub przyciskiem Skasuj możemy usunąć podświetloną kolumnę. Naciskając klawisze Shift lub klikając w przyciski z niebieskimi strzałkami możemy zmienić pozycję (wyżej/niżej) podświetlonej kolumny na liście aktywnych kolumn. Kolumny i pola systemowe - większość dostępnych w danym oknie kolumn odpowiada informacjom wprowadzanym przez użytkownika w tym oknie. Część kolumn odpowiada natomiast polom systemowym, tzn. takim które nie są widoczne w trakcie wprowadzania danych i zawierają wewnętrzne informacje niezbędne do prawidłowej pracy programu. Zaznaczając pole Kolumny i pola systemowe spowodujemy dodanie wszystkich kolumn systemowych do listy dostępnych kolumn. Nazwy pól systemowych zaczynają

17 się zawsze od Z kolumn systemowych korzysta się zwykle tylko w celach serwisowych. Wyjątkami, zawierającymi bezpośrednio przydatne informacje, - odpowiednio: nazwa użytkownika, który utworzył daną pozycję okna oraz data i czas - odpowiednio: nazwa użytkownika, który jako ostatni modyfikował daną pozycję okna oraz data i czas tej modyfikacji Właściwości kolumny - ustalamy właściwości bieżącej kolumny (bieżącej tzn. wybranej na liście aktywnych kolumn) Nazwa kolumny - możemy zmienić nazwę kolumny na inną bardziej dla nas zrozumiałą (lub przydatną) Szerokość - szerokość kolumny w pikselach. Szerokość kolumny możemy również ustawić bezpośrednio w oknie przesuwając w lewo lub prawo krawędź kolumny. Kolor tła - możliwość zmiany tła kolumny ze standardowego białego koloru na dowolny inny Położenie - sposób justyfikacji kolumny, tzn. "Lewo " " Prawo" " Środek " Czcionka - właściwości czcionki używanej w kolumnie: typ, styl, rozmiar, kolor, itp. Standardowo jest używana czcionka "MS Sans Serif", styl regularny, rozmiar 8. Położenie i wielkość okna - określenie położenia lewego górnego rogu okna (Lewa krawędź, Górna krawędź) oraz Szerokości i Wysokości okna. Lewy górny róg ekranu ma współrzędne 0,0. Wartości, które można wpisać w tych czterech polach mieszczą się w zakresie odpowiednio: Górna krawędź, Wysokość - od 0 do pionowej rozdzielczości ekranu (zwykle 600, 768 lub 900) Lewa krawędź, Szerokość - od 0 do poziomej rozdzielczości ekranu (zwykle 800, 1024 lub 1440) Wszystkie określone tu ustawienia pamiętane są niezależnie dla każdego użytkownika programu. Pozwala to na optymalne przystosowanie programu do upodobań użytkownika, rozdzielczości używanego przez niego monitora oraz rodzaju wykonywanych przez niego w programie działań. Klikając w przycisk Domyślne możemy przywrócić domyślne właściwości okna, przewidziane przez producenta dla aktualnej rozdzielczości ekranu. Przywrócenie pierwotnych ustawień kolumn i położenie na ekranie wszystkich okien umożliwia funkcja Domyślne konfiguracje okien z pozycji menu głównego Ustawienia. Wyszukiwanie Po naciśnięciu w każdym oknie z danymi przycisku lub klawisz Ctrl F albo Ctrl F7 pojawi się okienko Szukaj umożliwiające wyszukanie pozycji okna zawierającej określoną wartość we wskazanym polu. Dla ułatwienia okienko Szukaj wywołuje się również automatycznie po rozpoczęciu pisania szukanego tekstu na zakładce Lista. W okienku określamy kryteria i parametry wyszukiwania: Tekst - szukany tekst, najczęściej początek lub cała nazwa Szukaj po - wybieramy z listy pól dostępnych w tym oknie pole, które powinno zawierać wpisany wyżej tekst. Lista pól zawiera zarówno pola dostępne dla użytkownika w trakcie wprowadzania danych w tym oknie jak i tzw. pola systemowe, zawierające informacje wewnętrzne programu. Nazwy pól systemowych zaczynają się od Pola systemowe będą dostępne na liście pól, jeśli wcześniej włączyliśmy je w zestawie dostępnych kolumn okna. Z wyszukiwania po polach systemowych korzysta się zwykle tylko w celach serwisowych. Szybko - przyspiesza wyszukiwanie pierwszej pozycji spełniającej zadane kryteria. Nie przyspiesza wyszukiwania po polach pochodzących z bibliotek. Wyłączamy pole Szybko przy wyszukiwaniu fragmentu tekstu (a nie początku), albo gdy chcemy skorzystać z niektórych opcjonalnych ustawień wyszukiwania - patrz niżej. Przycisk Ustawienia umożliwia określenie opcjonalnych parametrów wyszukiwania: Opcje - opcje wyszukiwania. Uwaga na rozmiar liter - zaznaczamy jeśli istotny jest rozmiar liter w wyszukiwanym tekście. Początek nazwy - zaznaczamy, jeśli szukany tekst musi się znajdować na początku nazwy. Fragment nazwy - zaznaczamy, jeśli wystarczy, żeby szukany tekst był fragmentem nazwy. UWAGA. Wyłączenie parametrów Początek nazwy oraz Fragment nazwy oznacza, że chcemy wyszukać pozycje okna, które w zadanym polu mają dokładnie taką nazwę jak wpisany tekst. Kierunek - kierunek wyszukiwania: Naprzód albo Do tyłu. Niedostępne jeśli zaznaczono parametr Szybko. Zakres - zakres wyszukiwania: czy przeszukać Całość czy tylko Podświetlone pozycje. Niedostępne jeśli zaznaczono parametr Szybko

18 Skąd - skąd rozpocząć wyszukiwanie: Od kursora, czyli od bieżącej pozycji albo Od początku. Niedostępne jeśli zaznaczono parametr Szybko. Przycisk OK rozpoczyna wyszukiwanie. Jeśli chcemy wyszukać kolejną pozycję spełniającą zadane kryteria można wywołać ponownie okienko wyszukiwania Ctrl F i kliknąć w przycisk Następny lub zamiast wywoływać okno wyszukiwania nacisnąć klawisze Ctrl L bezpośrednio w oknie z danymi. Biblioteki Szukając odpowiedniej pozycji możemy używać klawiszy,pgup, PgDn. Możemy również wpisać fragment nazwy - kursor automatycznie przesunie się na pierwszą pozycję, która ten fragment zawiera. Jeśli poszukiwanej pozycji nie ma na liście, musimy ją wprowadzić klawiszem Ins lub klikając. Obok bibliotek wspólnych dla wszystkich firm mamy również biblioteki indywidualne, przygotowywane oddzielnie pod potrzeby danej firmy. Możemy podzielić je na kilka grup: biblioteki księgi (Kontrahenci, Zdarzenia gospodarcze, Oddziały, Kontrakty, MPK) biblioteki środków (Grupy, Lokalizacje, Osoby odpowiedzialne, Kontrakty, MPK) biblioteki przejazdów (Trasy, Cele wyjazdów, Rodzaje zakupów) Program prowadzi biblioteki urzędów skarbowych, banków, miejscowości, kodów pocztowych oraz klasyfikacji środków trwałych. Dzięki temu nie trzeba każdorazowo wprowadzać nazw i związanych z nimi informacji. Do danych z bibliotek możemy się dostać poprzez menu główne (Okna - Biblioteki - Urzędy skarbowe, Banki, Miejscowości, Kody pocztowe, KŚT). Biblioteki są wspólne dla wszystkich firm obsługiwanych w programie, tzn. jeśli będąc w jednej firmie wprowadzimy nowy bank na listę banków, będzie on również widziany po zmianie firmy. Wykaz miejscowości, kodów pocztowych oraz Klasyfikacja Środków Trwałych są niemodyfikowalne, natomiast w bibliotece urzędów skarbowych oraz banków dostępne są standardowe funkcje: Ins - dopisanie pozycji do biblioteki F6, zakładka Pozycja, - poprawa danych już istniejącej pozycji Del - wykasowanie pozycji z biblioteki Raz wprowadzone pozycje istnieją na liście, z której są później wybierane podczas wprowadzania danych. Gdy na przykład podczas wprowadzania nowej firmy lub właściciela chcemy określić, któremu urzędowi skarbowemu podlega, wywołujemy bibliotekę urzędów wciskając lub klikając lub właściciela., ustawiamy się na odpowiednim urzędzie i (Enter) przypisujemy do firmy 33 Przegląd wydruku Każdy przygotowany w programie wydruk (np. dziennik dekretów, deklaracja VAT-7 itd.) pojawia się w oknie Przegląd wydruku, gdzie można go przejrzeć oraz klikając w odpowiednie przyciski: 34 Drukuj - wydrukować na drukarce, ten sam efekt uzyskamy naciskając klawisz Enter lub klawisze Ctrl P albo Alt D. Eksportuj do pliku w formacie PDF - zapisać na dysku w formacie PDF, np. po to, żeby komuś go przekazać lub przesłać. Eksportuj do edytora tekstu - wysłać do zewnętrznego edytora po to, aby przed wydrukiem dokonać jakichś drobnych modyfikacji. Chodzi tu o edytor, który potrafi edytować pliki w formacie HTML. Może to być Microsoft Word lub np. NVu - dobry darmowy edytor HTML. Wcześniej należy wskazać plik wykonywalny edytora w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Eksport. Edytuj - poprawić przed wydrukiem w notatniku systemowym. Różnica między Eksportuj do edytora tekstu a Edytuj polega na tym, że w edytujemy wydruk graficznie, a w poprawiamy Źródłowy kod HTML, co jest trudniejsze i wymaga pobieżnej choćby znajomości języka HTML. Wyślij jako - wysłać pocztą internetową jako załącznik w formacie PDF lub HTML. Zalecamy PDF, gdyż uniemożliwia nieautoryzowaną modyfikację przesłanego wydruku. Wcześniej należy prawidłowo ustawić parametry serwera SMTP w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Internet. Zapisz wydruk jako... - zapisać na dysku w formacie HTML W przypadku wydruków seryjnych (np. ewidencje obejmujące więcej niż jeden miesiąc) przycisk Drukuj wszystko spowoduje wydrukowanie całej ewidencji, natomiast przycisk Drukuj wydrukuje tylko wybrany miesiąc (np. Styczeń 2008).

19 Kopie - po określeniu Ilości kopii program sam wyliczy Ile kartek zajmie w całości nasz wydruk Drukuj jako jeden dokument - zaznaczamy przy wydrukach na drukarce z dupleksem, tzn. takiej która sama potrafi wydrukować na obu stronach jednej kartki Wstaw brakujące parzyste strony (duplex) - zaznaczamy w przypadku wydruku na dupleksie dokumentu wielostronicowego. Dzięki temu na przykład do deklaracji PIT- 36L składającej się z trzech stron wydruku zostanie dodana czwarta pusta strona po to, żeby kopia deklaracji zaczęła się drukować na nowej kartce papieru, a nie na odwrocie drugiej kartki oryginału. Drukuj znakowo (na drukarce igłowej) - zaznaczamy jeśli chcemy wydrukować dokument na drukarce igłowej w trybie znakowym, a nie graficznym. Nie należy zaznaczać tego parametru, jeśli w polu Drukarka wybraliśmy drukarkę laserową lub atramentową. W obecnej wersji programu prawidłowe wydruki znakowe można uzyskać tylko z niektórych rodzajów dokumentów, np. RK, KP, KW. Większości złożonych wydruków (dziennik dekretów, rejestry VAT, deklaracje) nie da się prawidłowo wydrukować w trybie znakowym. Przed wydrukiem należy ustawić parametry wydruku na drukarce igłowej - patrz rozdział PARAMETRY SYSTEMU - Środowisko. Użytkownicy Przed wydrukiem lub wykonaniem innej z opisanych wyżej operacji możemy: Poprzednia strona, Następna strona - przejrzeć poszczególne strony przygotowanego do wydruku dokumentu, o ile oczywiście dokument składa się z kilku stron. Celowo mówimy tu o stronach dokumentu, a nie wydruku, bo np. w przypadku dziennika dekretów lub rejestrów VAT wydruk każdego miesiąca jest oddzielnym dokumentem. Powiększ czcionkę, Pomniejsz czcionkę - zmienić wielkość liter. Zmiana wielkości czcionki zapamiętana będzie przy kolejnych wydrukach danego dokumentu. Ustawienia drukarki - zmienić ustawienia drukarki lub wybrać inną drukarkę. Jeśli chcemy tylko zmienić drukarkę, to wygodniej jest to zrobić przed samym wydrukiem w oknie Wydruk - patrz niżej. Właściwości F4 - zmienić czcionkę, marginesy, orientację oraz odcienie szarości. Zmiany te dotyczą tylko bieżącego rodzaju dokumentu i będą wykorzystane przy kolejnych wydrukach tego rodzaju dokumentu. Zmiany odcieni szarości dla wszystkich wydruków możemy dokonać w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Wydruki. Przed rozpoczęciem normalnej pracy należy określić listę osób obsługujących program. W przypadku, gdy program jest obsługiwany przez więcej niż jedną osobę, można każdemu użytkownikowi przyporządkować własne ustawienia parametrów i ustalić, jakie operacje i przez kogo mogą być wykonywane. UWAGA. W przypadku wersji jednostanowiskowej, jeśli program będzie użytkowany najczęściej przez tą samą osobę, rozdziały dotyczące użytkowników możemy na razie pominąć. Po kliknięciu przycisku Drukuj pojawia się okienko Wydruk, w którym określamy opcje i parametry wydruku: Drukarka - drukarka na jaką zostanie wysłany wydruk. Wszystkie wydruki drukują się prawidłowo na dowolnych drukarkach laserowych lub atramentowych. Strony wydruku - określamy czy chcemy drukować Wszystkie, czy tylko wybrane Od-do strony wydruku. Możemy również wybrać strony tylko Parzyste lub Nieparzyste co jest przydatne jeśli chcemy wydrukować dwustronnie np. deklarację PIT, a nie posiadamy drukarki z dupleksem, więc sami musimy przekładać kartki w drukarce 35 36

20 Do listy użytkowników wchodzimy po kliknięciu lub Zbiory - Wybór użytkownika. Nowego użytkownika wprowadzamy klawiszem Ins lub klikając. Wpisujemy: Nazwa - symboliczny identyfikator użytkownika wprowadzany podczas wyboru użytkownika (czyli uruchomienia programu lub zmiany użytkownika) Nazwisko, Imię - nie jest wymagane, gdyż wszędzie posługujemy się symboliczną nazwą użytkownika Hasło - hasło dostępu, które każdy użytkownik może później samodzielnie zmieniać z pozycji menu głównego Ustawienia - Hasło użytkownika Wymuszaj zmianę hasła - po zaznaczeniu tej opcji program będzie żądał zmiany hasła co 30 dni Grupa praw dostępu - przydzielamy użytkownika do grupy użytkowników, dla której określone są prawa dostępu do poszczególnych okien i funkcji programu, zmiany praw dostępu danej grupy lub wprowadzenie nowej grupy możemy dokonać, wchodząc do pozycji Grupy użytkowników z poziomu menu głównego Zbiory - Narzędzia Lista użytkowników (wraz z możliwością jej modyfikacji) dostępna jest tylko dla Administratora (ADMIN), inny użytkownik wybierając z menu głównego funkcję Zbiory - Wybór użytkownika ma tylko możliwość zmiany użytkownika. Dodatkowo Administrator może sprawdzić, kto aktualnie pracuje w programie (Zalogowany) oraz w szczególnych przypadkach odłączyć (przycisk Odłącz) pracującego użytkownika. Żądanie zakończenia sesji informuje, że użytkownik jest w trakcie odłączania (żądanie zostało wysłane lecz nie zostało jeszcze wykonane). UWAGA. Mogło się zdarzyć, że przed zakończeniem pracy w programie komputer został wyłączony lub wystąpiła jakaś awaria i program pokazuje, że jakiś użytkownik pracuje w programie, chociaż w rzeczywistości już tak nie jest. Aby upewnić się kto rzeczywiście pracuje w danym momencie w programie, można wywołać funkcję menu podręcznego (prawy klawisz myszy lub klawisze Alt F3) Sprawdź czy na pewno podłączeni. Grupy użytkowników Grupy praw dostępu szczególnie przydatne są przy pracy sieciowej. W przypadku wersji jednostanowiskowej też możemy korzystać z ich właściwości, lecz nie jest to konieczne. Grupy użytkowników są to grupy praw dostępu, czyli służą do ustalenia praw dostępu dla poszczególnych osób. Prawa przydzielamy do grupy osób (np. dla osób wprowadzających dane, czy osób sprawdzających i zamykających okresy rozliczeniowe), następnie przy użytkowniku ustalamy do jakiej grupy należy. Jeśli jakiś pracownik ma inne prawa niż dana grupa, wprowadzamy nową grupę i przydzielamy ją jemu. UWAGA. Do modyfikowania listy użytkowników i przypisywania ich do grup użytkowników dostęp ma tylko Administrator (ADMIN). Przez prawa dostępu rozumiemy prawo danego użytkownika programu do przeglądania i wprowadzania danych oraz do wykonywania poszczególnych funkcji (np. przeliczenia, raporty). Do wprowadzania i modyfikacji grup użytkowników wchodzimy z pozycji menu głównego Zbiory - Narzędzia - Grupy użytkowników. UWAGA. Dostęp do modyfikacji grup użytkowników mają tylko użytkownicy przypisani do grupy, w której zaznaczone są prawa Narzędzia i Grupy użytkowników na zakładce Nadzór. Wybór użytkownika W przypadku, gdy na liście istnieje kilku użytkowników, przy wejściu do programu program prosi o wprowadzenie nazwy (identyfikatora) oraz hasła. Gdy na liście użytkowników jest tylko jedna pozycja (czyli Administrator), przy wejściu program nie wymaga nazwy. Zmiany użytkownika można również dokonać podczas pracy, wywołując z menu głównego funkcję Zbiory - Wybór użytkownika. Listę użytkowników można modyfikować (patrz rozdział: ROZPOCZĘCIE PRACY - Użytkownicy), jednak może tego dokonać tylko Administrator. Każdy użytkownik może zmienić swoje hasło - patrz rozdział: PARAMERY SYSTEMU - Hasło użytkownika. Wprowadzanie nowej grupy użytkowników (Ins) i ustalenie jej praw dostępu odbywa się w kilku etapach: 1. Nazwa - wprowadzenie nazwy grupy użytkowników. 2. Rodzaj praw - ogólne określenie praw (Nadzór, Dostęp do danych) i poziomów dostępu (Korygowanie, Wprowadzanie, Przeglądanie, Brak praw), jakie chcielibyśmy ustawić