INSTYTUT SPORTU ZESPÓŁ CERTYFIKACJI

Transkrypt

1 INSTYTUT SPORTU ZESPÓŁ CERTYFIKACJI OPIS SYSTEMU CERTYFIKACJI Informator dla klientów(dostawców) Warszawa, styczeń 2010 r.

2 2 Instytut Sportu ul. Trylogii 2/16, Warszawa konto bankowe Bank Zachodni WBK S.A. Oddział 1 w Warszawie nr centrala ; dyrektor fax insp@insp.waw.pl Zespół Certyfikacji Kierownik mgr inż. Zdzisław Nosarzewski tel zdzislaw.nosarzewski@insp.waw.pl Gł. Spec ds. Certyfikacji inż. Andrzej Mirgos tel. centrala w.290 andrzej.mirgos@insp.waw.pl certyfikacja@insp.waw.pl Gł. Spec. ds. Jakości mgr inż. Bohdan Karpiłowski tel. centrala w.288 bohdan.karpilowski@insp.waw.pl

3 3 1 Informacje ogólne Certyfikację wyrobów w Instytucie Sportu prowadzi Zespół Certyfikacji stanowiący Jednostkę Certyfikującą. Uzyskane w procesie certyfikacji dokumenty są potwierdzeniem że wyrób posiadający: - certyfikat uprawniający do oznaczania znakiem bezpieczeństwa - jest zgodny z wymaganiami bezpieczeństwa ustalonymi w dokumencie przywołanym w certyfikacie, to znaczy, że każdy nowy egzemplarz wyrobu wyprodukowany zgodnie z wzorem typu i użytkowany zgodnie z zasadami prawidłowego użytkowania nie stwarza zagrożenia dla życia i zdrowia (poza zakresem akredytacji PCA - oznaczony znakiem B 18 ), - certyfikat zgodności - spełnia wymagania normy lub kryteriów technicznych wymienionych w tym dokumencie. 2 Przepisy prawne i dokumenty normatywne dotyczące systemu certyfikacji a. Ustawa z 30 sierpnia 2002 o systemie oceny zgodności (Dz. U. z 2002, Nr 166, poz z późniejszymi zmianami), b. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003, Nr 6, poz. 69), c. PN-EN-45011:2000 Wymagania ogólne dotyczące jednostek prowadzących systemy certyfikacji wyrobów. 3 Certyfikacja wyrobów w Zespole Certyfikacji Instytutu Sportu Zespół Certyfikacji jest jednostką certyfikującą akredytowaną w krajowym systemie akredytacji jednostek certyfikujących wyroby i posiada certyfikat akredytacji nr AC 074. Zespół Certyfikacji przeprowadza certyfikację dobrowolną wyrobów na: a) znak bezpieczeństwa (poza zakresem akredytacji PCA - oznaczony znakiem B 18 ), b) zgodność z wymaganiami norm krajowych i europejskich w ramach akredytacji otrzymanej od Polskiego Centrum Akredytacji. Zespół Certyfikacji uzyskał akredytację r. Ważność obecnego certyfikatu akredytacji upływa w dniu r. Z wnioskiem o dokonanie certyfikacji może wystąpić producent, importer krajowy, importer zagraniczny. 4.Zasady programów certyfikacji Zespół Certyfikacji stosuje programy certyfikacji wyrobu zgodne z przewodnikami PKN ISO/IEC 53:2007 i PKN ISO/IEC 67:2007. Program opiera się na następujących zasadach: a) Ocenie systemu zarządzania jakością ocenianego Dostawcy i jego zdolności do stałego dostarczania wyrobów zgodnych z wyszczególnionymi wymaganiami; b) Badaniu zgodności wyrobu z wyszczególnionymi wymaganiami; c) Zastosowanie programu nadzoru do zapewnienia stałej zgodności z wyszczególnionymi wymaganiami; d) Nadzór nad stosowaniem znaku zgodności i logo jednostki certyfikującej. 4.1 Etapy programu Programy stosowane w Zespole Certyfikacji posiadają następujące etapy: a) wybór; b) określenie,

4 4 c) przegląd i atestacja; d) nadzór (nie zawsze dla wszystkich wyrobów). Etapy te są spójne z wymaganiami ustalonymi w normie PN-EN 45011: Stosowane programy Zespół Certyfikacji opracował następujące programy certyfikacji: a) dotyczące urządzeń placów zabaw; b) dotyczące następujących wyrobów: stacjonarny sprzęt treningowy (cały zakres), sprzęt gimnastyczny (poręcze, skrzynie do skoków, konie i kozły, drążki, równoważnie, kółka, trampoliny), sprzęt (do tenisa stołowego, tenisa, koszykówki, siatkówki, badmintona), bramki (do piłki nożnej, do piłki ręcznej, do hokeja na trawie). Trzy pierwsze etapy tj. wybór, określenie, przegląd i atestacja będą takie same dla obu programów. Etap czwarty będzie inny dla wyrobów wymienionych w punkcie a) od wymienionych w punkcie b). 5.Program certyfikacji grupy wyrobów Wyposażenie placów zabaw. Akronim programu ZABAWIS wg systemu 1b Definicje Zestaw urządzeń zabawowych trwale połączone urządzenia na placu zabaw. System budowy zestawów zabawowych określony sposób łączenia ustalonych urządzeń zabawowych: huśtawek, zjeżdżalni, kolejek linowych, pomostów ruchomych z urządzeniami bez elementów ruchomych na placach zabaw. Program dotyczy następujących wyrobów Wyrób (urządzenie) lub zestaw urządzeń Zestawy zabawowe złożone z urządzeń bez elementów ruchomych. Urządzenia odrębnie instalowane, bez elementów ruchomych. Zestawy zabawowe w skład których wchodzą: huśtawki, zjeżdżalnie, kolejki linowe, pomosty ruchome. Urządzenia odrębnie instalowane: huśtawki, zjeżdżalnie, kolejki linowe, karuzele, Normy ustalające wymagania funkcjonalne i bezpieczeństwa PN-EN :2009. PN-EN :2009; PN-EN :2009; PN-EN :2009; PN-EN :2009. PN-EN :2009; PN-EN :2009; PN-EN :2009; PN-EN :2009; PN-EN :2009; PN-EN :2009. urządzenia kołyszące. System budowy zestawów zabawowych PN-EN :2009; PN-EN :2009; PN-EN :2009; PN-EN :2009. ICS

5 5 Jest to najczęściej produkcja jednostkowa realizowana przez małe firmy, które podejmują produkcję, gdy uzyskają zlecenie na realizację placu zabaw dla dzieci. W programie certyfikacji tego wyrobu będzie miał zastosowanie system 1b wg przewodnika PKN -ISO/IEC Guide 67:2007. Składający się z następujących elementów: -wyboru, -określenia właściwości przez badanie zgodności wyrobu z wymaganiami normy, -oceny, -udzielenie certyfikatu, Na rynku powstają teraz podmioty, które podejmują się profesjonalnej obsługi placów zabaw poprzez dostarczanie odpowiednich procedur, instrukcji nadzoru, konserwacji, napraw i przeglądów użytkowanego sprzętu. Zgodnie z przepisami prawa użytkownik jest odpowiedzialny za prawidłową i bezpieczną eksploatację placu zabaw i jest to oddzielny podmiot gospodarczy, z którym Zespół Certyfikacji nie ma żadnych powiązań biznesowych. Opis czynności poszczególnych etapów: a) wybór Podczas tego etapu Zespół Certyfikacji gromadzi informacje o Dostawcy w celu określenia jaki jest poziom zarządzania jakością Dostawcy i czy posiada zdolność do stałego dostarczania wyrobów zgodnych z wyszczególnionymi wymaganiami. W celu ułatwienia oceny Dostawca wypełnia i przysyła z wnioskiem o wydanie certyfikatu informacji o firmie na specjalnym formularzu (do pobrania ze strony internetowej Instytutu Sportu). Wraz z Wnioskiem o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu należy złożyć następujące załączniki: Dokumentację techniczno-handlową umożliwiającą dokładną identyfikację wyrobu (rysunki konstrukcyjne, katalogi, schematy, opisy itp.) ponadto: - w przypadku typoszeregów - dokładny opis różnic między poszczególnymi modelami wchodzącymi w skład typoszeregu, - w przypadku zestawów - dokładny opis oraz schematy możliwych do złożenia z danego zestawu wyrobów, Opinię właściwej, uprawnionej jednostki, jeśli wyrób podlega ocenie na podstawie wymagań innych przepisów, Atesty na materiały i elementy, Kwestionariusz Dostawcy, Sprawozdanie z badań wyrobu, Inne, np. informacje o dostępności wzoru uzgodnione z Zespołem Certyfikacji. W przypadku dokumentacji w innym języku Dostawca dostarcza jego tłumaczenie. W przypadku nadesłania kopii, każdy z dokumentów musi być potwierdzony na zgodność z oryginałem przez Dostawcę. Gł. Specjalista ds. Certyfikacji dokonuje przeglądu złożonej dokumentacji i jeżeli dokumentacja jest niezgodna z wymaganiami powiadamia Dostawcę, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty przyjęcia wniosku, o konieczności dokonania uzupełnień. Po dokonanych uzupełnieniach i skompletowaniu dokumentacji, Gł. Specjalista ds. Certyfikacji ocenia czy złożone dokumenty spełniają wymagania procesu certyfikacji. Jeżeli tak, to Wniosek zostaje wpisany do Rejestru wniosków. Jeden, poświadczony podpisem przyjmującego oraz numerem z rejestru i datą przyjęcia, egzemplarz wniosku przekazywany jest Dostawcy. Wnioski są rejestrowane według kolejności zgłoszeń.

6 6 Po przyjęciu wniosku lub wniosków przez Gł. Specjalistę ds. Certyfikacji do Dostawcy przesyłana jest Umowa o dokonanie dobrowolnej certyfikacji na zgodność z normą/na znak bezpieczeństwa i nadzór na stosowaniem wydanych certyfikatów. Podpisanie i zwrócenie umowy jest bezwzględnym warunkiem kontynuacji procesu certyfikacji. Jeżeli Dostawca certyfikuje kilka wyrobów Zespół Certyfikacji może zawrzeć z nim umowę zbiorczą. Umowy są zapisywane w Rejestrze umów z posiadaczami certyfikatów. Po przyjęciu wniosku i kompletu wymaganych dokumentów Dostawcy ustalana jest wizyta pracownika Zespołu Certyfikacji (w przypadku pierwszego zgłoszenia wniosku przez Dostawcę), a także pracownika laboratorium przeprowadzającego ocenę zgodności wyrobu z wymaganiami normy. Jeżeli jest to pierwsza ocena systemu jakości u Dostawcy ocenie będzie podlegać: a) poziom zarządzania jakością Dostawcy i tego, czy posiada on zdolności do dostarczania wyrobów posiadających taki sam poziom jakości, b) ocenę zgodności wyrobu z wymaganiami norm. Przebiega to zgodnie z procedurami stosowanymi przez podwykonawcę z którym Zespól Certyfikacji podpisał porozumienie o współpracy. Ocena ta powinna być przeprowadzona wg metod zalecanych w normie EN ISO 19011:2002 Wytyczne dotyczące auditowania systemu zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego. b) określanie Zadaniem oceniającego jest sprawdzenie czy: - informacje przekazane w Kwestionariuszu Dostawcy są rzetelne i prawdziwe, - Dostawca posiada niezbędne wyposażenie, personel i obiekty do realizacji wyrobu na odpowiednim poziomie jakości i utrzymania tego poziomu, - Dostawca ma zdolność do monitorowania i pomiaru wyrobu w sposób zapewniający zgodność z wymaganiami norm. Może to odbywać się poprzez weryfikacje wyników badań Dostawcy, - upewnienie się, że Dostawca notuje wszystkie reklamacje i wdraża działania z nich wynikające w celu poprawy systemu jakości, - ocena zgodności poprzez badanie, czy wyrób spełnia wymagania normy lub/i norm. Jeżeli Dostawca ma system jakości certyfikowany przez jednostkę akredytowaną przez PCA Kierownik Zespołu Certyfikacji może, po upewnieniu się o ważności certyfikatu oraz o tym, że zgłoszony wyrób jest objęty zakresem certyfikatu, zrezygnować z oceny Dostawcy. Raport z oceny warunków organizacyjno-technicznych jest dołączany do dokumentów certyfikacyjnych producenta/importera. Wzór wyrobu jest oceniany w Zespole Certyfikacji jednym z wymienionych sposobów: a) Dostawca dostarcza do Zespołu Certyfikacji wzór wyrobu do oceny, b) pracownik Zespołu Certyfikacji uczestniczy w badaniach wzoru wyrobu w laboratorium, c) podczas oceny warunków organizacyjno-technicznych pracownik Zespołu Certyfikacji dokonuje oceny wzoru wyrobu badanego przez laboratorium. Jeżeli wzór znajduje się w innym miejscu Dostawca zobowiązany jest umożliwić ocenę przedstawicielowi Zespołu Certyfikacji. Ocena wzoru wyrobu z dokumentacją wyrobu zostaje przedstawiona w załączniku Arkusz oceny wyrobów z wymaganiami normy.

7 7 Wzory wyrobów winny być przechowywane przez Dostawcę przez cały okres ważności certyfikatu. W przypadku wyrobów jednostkowych o dużych gabarytach, produkowanych na zamówienie, niekonieczne jest przechowywanie wzoru przez posiadacza certyfikatu, a jedynie informacja o miejscu jego zlokalizowania i zapewnienie dostępu przedstawicielowi Zespołu Certyfikacji. c) przegląd Gł. Specjalista ds. Certyfikacji dokonuje oceny otrzymanych od Dostawcy sprawozdań z badań. W przypadku wątpliwości co do wyników lub zastosowanych metod kontaktuje się z laboratorium, które wykonywało badania. Jeżeli, po uzyskanych od laboratorium wyjaśnieniach, wątpliwości pozostały wnioskuje o rozpatrzenie wyników badań przez Komitet Techniczny. Gł. Spec. ds. Certyfikacji dokonuje, na piśmie, analizę zebranej dokumentacji certyfikacyjnej i ocenę wyrobu na formularzu Raport z oceny zgodności z normą. Analiza jest zakończona wnioskiem stwierdzającym, czy informacje zawarte w zebranych do certyfikacji dokumentach są wystarczające i czy wyrób i Dostawca spełniają kryteria certyfikacji oraz czy należy wydać Dostawcy certyfikat, lub jeśli nie, to dlaczego. Analizę dokumentacji Główny Specjalista ds. Certyfikacji załącza do teczki i przekazuje do weryfikacji Kierownikowi ds. Jakości. Po zakończeniu weryfikacji dokumentacja przekazywana jest Kierownikowi Zespołu Certyfikacji w celu podjęcia decyzji o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu. W wątpliwych przypadkach co do oceny wyrobu potrzebna jest stanowisko Komitetu Technicznego. Kierownik ds. Jakości przedstawia do oceny Komitetowi Technicznemu pełną dokumentację, który wydaje ją w formie orzeczenia. Komitet Techniczny przed wydaniem orzeczenia może dokonać oględzin wyrobu. Pełna dokumentacja certyfikacyjna, wraz z Orzeczeniem Komitetu Technicznego, przekazywana jest Kierownikowi Zespołu Certyfikacji w celu podjęcia ostatecznej decyzji o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu. Certyfikat nie może być udzielony dopóki nie są spełnione wszystkie kryteria. Niezgodności muszą być skorygowane, udokumentowane przez Zespół Certyfikacji i zatwierdzone przez Kierownika Zespołu Certyfikacji. Wszelkie informacje, dotyczące wyrobu certyfikowanego, uzyskane z innych źródeł niż Dostawca udostępniane są Dostawcy w celu ustosunkowanie się do nich. W przypadku typoszeregu wyrobów oraz zestawów wyrobów dopuszcza się wydanie decyzji o całym typoszeregu/zestawie na podstawie oceny wyników badań przedstawiciela (przedstawicieli) typoszeregu lub zestawu. Jednak w takim przypadku konieczne jest przeprowadzenie wnikliwej analizy, czy przebadany przedstawiciel danego typoszeregu/zestawu posiada najbogatsze wyposażenie i czy można na jego podstawie ocenić, iż pozostałe modele wchodzące w skład danego typoszeregu/zestawu również spełnią wymagania procesu certyfikacji. Analizę wg Instrukcji do analizy wyrobu przedstawiciela typoszeregu lub zestawu przeprowadza Gł. Specjalista ds. Certyfikacji, a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości wnioskuje o przeprowadzenie takiej analizy przez Komitet Techniczny. Jeżeli w wyniku dokonanej analizy typoszeregu/zestawu ustalono, iż otrzymane od Dostawcy wyniki badań przedstawiciela/li typoszeregu/zestawu nie są wystarczające do oceny całego typoszeregu/zestawu - Gł. Specjalista ds. Certyfikacji kontaktuje się pisemnie z Dostawcą i proponuje: - albo ograniczenie zakresu certyfikacji do wyrobów, które mogą być ocenione na podstawie otrzymanych wyników badań, - albo dokonanie odpowiednich badań uzupełniających w laboratorium. Jednocześnie Dostawca jest poinformowany o wstrzymaniu postępowania certyfikacyjnego

8 8 do momentu otrzymania sprawozdania z badań uzupełniających, bądź korekty do wniosku (ograniczenie certyfikowanego typoszeregu/zakresu). d) udzielenie certyfikatu Zespół Certyfikacji w terminie 3 miesięcy od dnia zarejestrowania wniosku wydaje lub odmawia wydania certyfikatu. O decyzji Dostawca jest powiadamiany niezwłocznie. W przypadku odmowy należy podać jej uzasadnienie. Certyfikaty są rejestrowane w Rejestrze certyfikatów i wypisywane przez Gł. Specjalistę Zespołu ds. Certyfikacji oraz przedstawiane do podpisu Kierownikowi Zespołu Certyfikacji. Certyfikat wypełnia Specjalista Zespołu Certyfikacji w dwóch egzemplarzach. Dostawca otrzymuje dwa egzemplarze nr 1 (kartonowy) i nr 2 (miękki), za pokwitowaniem. Kopia egzemplarza nr 2 jest przechowywana w teczce razem z dokumentacją certyfikacyjną wyrobu. W przypadku stwierdzenia w wydanym certyfikacie błędów (liternictwo, numeracja lub zły zapis) wydany certyfikat zostaje anulowany. Wydany zostanie nowy certyfikat z kolejnym numerem z rejestru certyfikatów. Data ważności nowego certyfikatu będzie taka sama jak certyfikatu z błędami. Informacje o zmianach zostaną zamieszczone na stronie internetowej Zespołu. Dla wyrobów certyfikowanych po raz pierwszy certyfikat jest wydawany na trzy lata. Przy kolejnych wystąpieniach okres ważności może być wydłużony do 5 lat. Takie wydłużenie ważności jest możliwe tylko w przypadku, kiedy Dostawca wywiązywał się z zobowiązań wynikających z Umowy o dokonanie dobrowolnej certyfikacji.... W przypadku negatywnego orzeczenia Komitetu Technicznego i takiej decyzji Kierownika Zespołu Certyfikacji, Główny Specjalista ds. Certyfikacji opracowuje pismo informujące Dostawcę o zakończeniu procesu certyfikacji z wynikiem negatywnym podpisane przez Kierownika Zespołu Certyfikacji. Pismo zawiera uzasadnienie podjętej decyzji. Dostawcy przysługuje prawo odwołania od negatywnej decyzji do Dyrektora Instytutu Sportu w terminie 14 dniowym. Szczegółowy tryb postępowania w przypadku odwołań opisano w procedurze Reklamacje i odwołania. Do przedłużenia certyfikatu stosuje się całą procedurę. Przy przedłużaniu certyfikatu Zespół Certyfikacji może wykorzystać poprzednio przeprowadzone badania wyrobu. 6. Programy certyfikacji wyrobów z grupy Sprzęt i wyposażenie do sportów w pomieszczeniach zamkniętych i na wolnym powietrzu. Akronim programu DSPOTRIS wg systemu 5 Akronim programu MSPOTRIS wg systemu 1b Programy dotyczą następujących wyrobów Wyrób (urządzenie) lub zestaw urządzeń Poręcze równoległe i poręcze kombinowane asymetryczne/równoległe. Normy ustalające wymagania funkcjonalne i bezpieczeństwa PN-EN 913:2008; PN-EN 914:2008 Skrzynie do skoków PN-EN 913:2008; PN-EN 916:2005 Konie i kozły PN-EN 913:2008; PN-EN 12196:2005 ICS

9 9 Drążki. PN-EN 913:2008; PN-EN 12197:2000 Równoważnie. PN-EN 913:2008; PN-EN 12432:2001 Kółka. PN-EN 913:2008; PN-EN 12655:2001 Trampoliny. PN-EN 913:2008; PN-EN 13219:2008 Stacjonarny sprzęt treningowy. Sprzęt PN-EN 957-1:2006 do treningu siłowego PN-EN 957-2:2005 Stacjonarny sprzęt treningowy. Ławy do PN-EN 957-1:2006 ćwiczeń siłowych. PN-EN 957-4:2005 Stacjonarny sprzęt treningowy. Rowery PN-EN 957-1:2006 treningowe stacjonarne i urządzenia PN-EN 957-5:2009 korbowe do treningu ramion, dodatkowe szczególne wymagania bezpieczeństwa i metody badań. Stacjonarny sprzęt treningowy. Bieżnie PN-EN 957-1:2006 ruchome. PN-EN 957-6:2004 Stacjonarny sprzęt treningowy. Trena- PN-EN 957-1:2006 żery wioślarskie. Stacjonarny sprzęt treningowy. Pedałowe symulatory chodu, symulatory wchodzenia na schody i pedałowe symulatory wspinania się. Stacjonarny sprzęt treningowy. Trenażery eliptyczne. Stacjonarny sprzęt treningowy. Rowery treningowe ze stałym kołem lub bez wolnego biegu. PN-EN 957-7:2002 PN-EN 957-1:2006 PN-EN 957-8:2002 PN-EN 957-1:2006 PN-EN 957-9:2005 PN-EN 957-1:2006 PN-EN :2006 Tenis stołowy. Stoły do tenisa PN-EN :2007 stołowego, Tenis stołowy. Słupki do zestawów PN-EN :2006 siatki. Sprzęt do koszykówki PN-EN 1270:2006 Sprzęt do badmintona PN-EN 1509:2008 Sprzęt do siatkówki PN-EN 1271: Bramki do piłki nożnej PN-EN 748: Bramki do piłki ręcznej PN-EN 749: Bramki do hokeja na trawie PN-EN 750: Sprzęt do tenisa PN-EN 1510: Na rynku polskim działają firmy małe i średnie. Za małą firmę uważa się firmę zatrudniającą mniej niż 10 pracowników.

10 10 Większe firmy często produkują poszczególny sprzęt w sposób ciągły. Dla tych wyrobów zastosowany będzie system 5 wg przewodnika PKN -ISO/IEC Guide 67:2007. Dla firm małych będzie stosowany system 1b wg przewodnika PKN -ISO/IEC Guide 67: Program DSPOTRIS wg systemu 5 Opis czynności poszczególnych etapów. a) wybór Przebieg tego etapu został opisany w punkcie 5a). b) określanie Przebieg tego etapu został opisany w punkcie 5b). c) przegląd Przebieg tego etapu został opisany w punkcie 5c). d) udzielenie certyfikatu Przebieg tego etapu został opisany w punkcie 5d). e) nadzór Zespół Certyfikacji sprawuje, zgodnie z zawartą umową, nadzór nad wydanymi certyfikatami. Inspekcja przeprowadzana jest raz w okresie certyfikowanym i określona w Umowie o dokonanie dobrowolnej certyfikacji. Terminy inspekcji ustala i nadzoruje Główny Specjalista ds. Certyfikacji opracowując Plan inspekcji w ramach nadzoru nad wyrobem certyfikowanym u Dostawców w roku.... Inspektor wyznaczony w planie inspekcji dostaje od Głównego Specjalisty ds. Certyfikacji numer (numery) wydanych certyfikatów, datę ich wydania, nazwy i typy wyrobów objętych tymi certyfikatami, a także wskazówki dotyczące przeprowadzenia badań lub ew. pobrania w trakcie inspekcji próbek do badań w laboratorium. W terminie do 14 dni przed wyznaczonym w harmonogramie terminem inspekcji Główny Specjalista ds. Certyfikacji informuje posiadacza certyfikatu o planowanym terminie i zakresie inspekcji i ustala konkretny termin. Gł. Specjalista ds. Certyfikacji może przyśpieszyć termin inspekcji u posiadacza certyfikatu jeżeli uzna, że jest to konieczne na podstawie napływających do Zespołu Certyfikacji reklamacji. W trakcie inspekcji wykonuje się następujące czynności: sprawdza czy nie uległy pogorszeniu warunki techniczno organizacyjne, które mogą powodować wytwarzanie wyrobu niezgodnego z wymaganiami dokumentów odniesienia, a więc nie spełniającego warunków certyfikatu; sprawdza, czy Dostawca realizuje ustalenia określone w umowie i certyfikacie, dotyczące sposobów wykorzystywania certyfikatów tj. np. oznaczania znakiem B innego wyrobu lub wyrobu nie spełniającego wymagań ustalonych w dokumentacji normatywnej; sprawdza prowadzenie przez Dostawcę odpowiednich zapisów, w tym: - zapisów reklamacji dotyczących wyrobów certyfikowanych, - zapisów dotyczących działań korygujących niezgodności stwierdzonych podczas poprzedniej inspekcji.

11 11 Z dokonanej inspekcji sporządzany jest Raport z inspekcji u Dostawcy w nadzorze który zawiera m.in. wyniki przeprowadzonych badań, wynikające z inspekcji wnioski oraz opis stwierdzonych niezgodności. Jeden egzemplarz Raportu z inspekcji... zostaje u producenta/importera i jest podstawą do przeprowadzenia ewentualnych działań korygujących. Jeżeli inspekcja wymaga wyznaczenia próbki wyrobu do badań inspektor wpisuje do sprawozdania nazwę, typ wybranego wyrobu i jego numer fabryczny, plombuje próbkę i poleca Dostawcy dostarczenie tej próbki do wytypowanego laboratorium w celu wykonania określonych badań. Nazwy i adresy laboratoriów w których mają być przeprowadzone badania, a także zakres badań są przekazywane posiadaczowi certyfikatu przez inspektora. Sporządzony raport winien być uzgodniony z Dostawcą i podpisany przez inspektora i wyznaczonego przedstawiciela Dostawcy. Jeżeli wyniki inspekcji są negatywne, lub nie zostaną spełnione ustalone pokontrolne działania korygujące, następuje zawieszenie lub cofnięcie certyfikatu. Jeżeli w trakcie nadzoru zostanie stwierdzone, że wyrób nie spełnia wymagań bezpieczeństwa certyfikat jest cofany w trybie natychmiastowym, a Dostawca powiadamiany odpowiednim pismem. W raportach podane są terminy usunięcia niezgodności i usterek. Posiadacz certyfikatu zobowiązany jest powiadomić Zespół Certyfikacji o usunięciu niezgodności w ustalonym terminie. Usunięcie niezgodności jest sprawdzane przez Zespół Certyfikacji przy ponownej inspekcji. Jeżeli niezgodności nie zostały usunięte inspektor sporządza Raport z inspekcji.. i na tej podstawie Kierownik Zespołu Certyfikacji może podjąć decyzję o cofnięciu certyfikatu. Posiadacz certyfikatu powiadamiany jest o decyzji Kierownika Zespołu w trybie natychmiastowym. W przypadku interwencji odbiorców lub odnośnych władz, kwestionujących zgodność wyrobów z wymaganiami dokumentów odniesienia, Kierownik Zakładu Certyfikacji zarządza inspekcję specjalną z wytypowaniem do badań kontrolnych próbki kwestionowanego wyrobu. Sposób przeprowadzenia inspekcji i oceny jej wyników wg podanego powyżej opisu. W trakcie kontroli inspektor powiadamia posiadacza certyfikatu o konieczności przeprowadzenia sprawdzających (kontrolnych) badań na miejscu lub w określonym laboratorium i przedstawienia do Zakładu Certyfikacji wyników tych badań. Nazwy i adresy laboratoriów w których mają być przeprowadzone badania, a także zakres badań, są przekazywane posiadaczowi certyfikatu przez inspektora. Po otrzymaniu i przeanalizowaniu wyników badań i raportu z kontroli, Gł. Specjalista ds. Certyfikacji powiadamia pisemnie interweniującego i posiadacza certyfikatu o zgodności lub braku zgodności wyrobu z wymaganiami określonymi w dokumencie odniesienia. Jeżeli wyniki inspekcji lub badań są negatywne, lub nie zostaną spełnione ustalone pokontrolne działania korygujące, następuje zawieszenie lub cofnięcie certyfikatu. Wyniki badań w nadzorze oraz kopie pism wysyłanych i otrzymywanych od Dostawcy Główny Specjalista ds. Certyfikacji dołącza do dokumentów wyrobu. Gdy wyrób jest niezgodny z wymaganiami certyfikatu następuje zawieszenie, lub cofnięcie certyfikatu. Osoby współpracujące z Zespołem Certyfikacji przy nadzorze nad posiadaczami certyfikatów powinny być wybierane z Rejestru osób i instytucji współpracujących z Zespołem Certyfikacji.

12 Program MSPOTRIS wg systemu 1b Opis czynności poszczególnych etapów a) wybór Przebieg tego etapu został opisany w punkcie 5a). b) określanie Przebieg tego etapu został opisany w punkcie 5b). c) przegląd Przebieg tego etapu został opisany w punkcie 5c). d) udzielenie certyfikatu Przebieg tego etapu został opisany w punkcie 5d). 7.Informacje dodatkowe dla Dostawcy przy składaniu wniosku o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu 7.1 Wniosek Producent lub importer do Zespołu Certyfikacji składa wniosek na odpowiednich formularzach 1, w dwóch egzemplarzach. Wniosek wypełnia się na jeden wyrób z jego odmianami (inny wyrób, inny wniosek). Nazwy wyrobów na wniosku powinny być identyczne jak w sprawozdaniu z badań dostarczonym z laboratorium. Na odwrotnej (drugiej) stronie wniosku należy zaznaczyć, jakie dokumenty do niego dołączono. We wniosku należy wpisać aktualny numer dokumentu odniesienia (normy wraz z jej zmianami). W przypadku kiedy norma zawiera wymagania bezpieczeństwa, certyfikat na znak B potwierdza wymagania bezpieczeństwa ustalone w tej normie. W przypadku przedłużania ważności certyfikatu Dostawca powinien złożyć ponownie wniosek o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu z pełną dokumentacją techniczną i atestami dotyczącymi materiałów używanych do jego produkcji oraz kwestionariusz producenta/ importera. Jeżeli wniosek dotyczy przedłużenia okresu ważności certyfikatu, należy dopisać przy nazwie wyrobu: Dotyczy przedłużenia ważności certyfikatu nr..., sprawozdanie z badań nr.... Do przedłużenia certyfikatu Zespół Certyfikacji może wykorzystać poprzednio przeprowadzone badania wyrobu. 7.2 Sprawozdanie z badań wyrobu wykonanych w laboratorium akredytowanym (wybranym przez Dostawcę ze wskazanych przez Zespół Certyfikacji). Nazwy i typy badanych wyrobów muszą być identyczne jak we wniosku, który ich dotyczy. Sprawozdanie musi zawierać wszystkie niezbędne wyniki badań. 7.3 Dokumentacja techniczna umożliwiająca dokładną identyfikację wyrobu (rysunki konstrukcyjne, wykaz zastosowanych podzespołów i materiałów z podaniem nazwy, typu, producenta oraz podstawowych/znamionowych danych, katalogi, schematy, opisy itp.). 1 W zależności od wydawanego certyfikatu: a) certyfikat zgodności z normami krajowymi, międzynarodowymi, dokumentami normatywnymi oraz normami lub dyrektywami organizacji regionalnych zał. 20a; b) certyfikat uprawniający do oznaczania wyrobu znakiem B zał. 20b.

13 13 Dokumentacja techniczna (mogą to być rysunki lub szkice) musi zawierać następujące informacje: a) podpis osoby upoważnionej przez producenta oraz logo producenta, b) wyszczególnienie wszystkich elementów składowych wchodzących w skład omawianego wyrobu, c) zaznaczenie (przy każdym z elementów) użytych materiałów z oznaczeniem rodzaju, typu, ilości, itp., d) wymiary mające wpływ na bezpieczeństwo i identyfikacje wyrobu, e) zaznaczenie (przy każdym z elementów) rodzaju pokryć, f) zaznaczenie sposobu i rodzaju połączeń jeżeli ma to wpływ na bezpieczeństwo i identyfikację wyrobu, g) dokumentacja powinna określać wyrób spełniający wymagania dokumentu odniesienia (normy wymienionej we wniosku) należy zapoznać się z aktualną jego wersją Opinia właściwej uprawnionej jednostki w przypadku jeśli wyrób podlega ocenie na podstawie wymagań innych przepisów (dotyczy to np. wymaganych atestów PZH na stosowane farby, lakiery, tworzywa, inne materiały). W przypadku dołączenia atestów na materiały używane do produkcji Dostawca dołącza oświadczenie, że używa wyłącznie materiały (do określonego elementu), których atesty dołączył. 7.5 Kwestionariusz producenta/importera - kwestionariusz producenta lub importera wypełnia się w jednym egzemplarzu do zgłoszenia nawet kilku wniosków. Dokument ten jest potrzebny do poznania, ustalenia statusu Dostawcy. 7.6 Inne dokumenty uzgodnione z Zespołem Certyfikacji jeżeli zaistnieje konieczność dostarczenie innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia procesu certyfikacji Dostawca zostanie o tym wcześniej poinformowany. W przypadku nadesłania kopii, każdy z dokumentów musi być potwierdzony na zgodność z oryginałem przez Dostawcę. 8 Zawieranie umowy o warunkach stosowania certyfikatu i zasadach nadzoru w trakcie korzystania z certyfikatu Dostawca podpisuje Umowę o dokonanie dobrowolnej certyfikacji na zgodność z normą/na znak bezpieczeństwa 2 i nadzór nad stosowaniem wydanych certyfikatów. Umowa zawarta między Dostawcą a Zespołem Certyfikacji ustala podstawowe obowiązki stron, w tym m.in.: a) zasady posługiwania się certyfikatem zgodności i/lub odpowiednim znakiem, b) nadzór obejmujący okresowe kontrole systemu jakości Dostawcy oraz badania i ocenę jakości wykonania próbek pobieranych u Dostawcy i/lub w handlu, c) zasady i tryb przedłużania, rozszerzania, ograniczania, zawieszania i cofania certyfikatu, d) zobowiązania finansowe związane z nadzorem oraz prawem do posługiwania się certyfikatem zgodności lub znakiem, e) inne ustalenia konieczne do sprawowania nadzoru przez jednostkę, w tym zasady wzajemnego informowania o zmianach istotnych dla stron. 2 Certyfikat Instytutu Sportu. Bez akredytacji PCA.

14 14 9 Ocena systemu jakości Dostawcy Po ustaleniu terminu osoba uprawniona przez Kierownika Zespołu Certyfikacji przeprowadza ocenę systemu jakości Dostawcy (producenta/importera). Ocena warunków organizacyjnotechnicznych sprawdza zdolność Dostawcy do prowadzenia stabilnej produkcji/importu. Osoba dokonująca oceny warunków organizacyjno-technicznych u producenta/importera sporządza raport z inspekcji, który przekazuje Gł. Specjaliście ds. Certyfikacji. Raport jest dołączony do dokumentacji certyfikacyjnej. Podczas oceny warunków organizacyjno-technicznych może być również oceniany wzór wyrobu badanego przez laboratorium. Jeżeli Dostawca ma system jakości certyfikowany przez jednostkę akredytowaną np. w PCA, Kierownik Zespołu Certyfikacji może, po upewnieniu się o ważności certyfikatu, zrezygnować z oceny Dostawcy. 10 Przerwanie procesu certyfikacji Zespół Certyfikacji może przerwać proces certyfikacji kiedy: a) Dostawca nie nadeśle w uzgodnionym terminie odpowiednich dokumentów i/lub informacji, b) Dostawca nie wywiązuje się z zobowiązań finansowych, c) Wniosek o przerwanie procesu certyfikacji złoży Dostawca. 11 Udzielenie, utrzymanie, rozszerzenie, ograniczenie, zawieszanie i cofnięcie certyfikatu Decyzje o udzieleniu, utrzymaniu, rozszerzeniu, ograniczeniu, zawieszeniu i cofnięciu certyfikatu podejmuje Kierownik Zespołu Certyfikacji. Utrzymywanie trwa przez okres ważności certyfikatu (trzy lata), jeżeli producent/importer spełnia warunki ustalone w Umowie o dokonanie certyfikacji.... Przedłużenie certyfikatu może nastąpić, na wniosek Dostawcy, jeśli wyrób dalej spełnia wszystkie wymagania jakie przypisano mu w certyfikacie. Wydaje się wtedy nowy certyfikat, a okres jego ważności może być przedłużony do pięciu lat. Rozszerzenie zakresu certyfikatu może nastąpić, na wniosek Dostawcy, o odmiany lub wersje certyfikowanego wyrobu, jeżeli nie różnią się znacząco i spełniają wszystkie wymagania jakie przypisano do wyrobu podstawowego. Rozszerzenie zakresu certyfikatu ma formę aneksu do certyfikatu z datą podpisania aneksu oraz terminem ważności takim jak certyfikat na wyrób podstawowy. Ograniczanie zakresu certyfikatu o odmiany i wersje może nastąpić: na wniosek Dostawcy np. z przyczyn zmian w profilu produkcji, zmian w środkach produkcji, zmian konstrukcyjnych itp. w wyniku kontroli podczas której stwierdzono utratę możliwości produkcji części wyrobów wymienionych w certyfikacie. Zawieszenie certyfikatu, na określony czas, może nastąpić w przypadku negatywnych wyników badań kontrolnych wyrobu lub na wniosek Dostawcy. Zawieszając certyfikat Zespół Certyfikacji określa termin i warunki, po spełnieniu których certyfikat zostanie przywrócony i powiadamia o tym Dostawcę. Czas zawieszenia nie może wynosić dłużej niż 6 miesięcy. Po tym okresie, jeżeli przyczyna zawieszenia nie została usunięta, certyfikat jest cofnięty. Cofnięcie certyfikatu następuje w przypadku: - niespełnienia przez Dostawcę warunków ustalonych w Umowie o warunkach... lub nie dotrzymania ustalonego poziomu jakości wyrobu określonego w wymaganiach - rezygnacji Dostawcy z certyfikatu - niedostosowania wyrobu do zmian w dokumentach stanowiących podstawę certyfikacji. Decyzja udzielenia, utrzymania, rozszerzenia, ograniczenia, zawieszenia lub cofnięcia certy-

15 15 fikatu publikowana jest na stronie internetowe Instytutu Sportu Po ograniczeniu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu Dostawca powinien zaniechać oznaczania nim wyrobów i wycofać wyroby nie spełniające ustalonych wymagań z handlu. 12 Przeniesienie praw do certyfikatu W przypadku zmiany statusu własności nowy właściciel firmy, może wystąpić do Zespołu Certyfikacji o przeniesienie praw do certyfikatu. Po sprawdzeniu, że nie nastąpiło pogorszenie właściwości wyrobu, jak również warunków organizacyjno-technicznych u nowego właściciela, oraz nie zachodzą inne uwarunkowania ograniczające przeniesienia praw do certyfikatu, Zespół Certyfikacji może wydać certyfikat dla nowego właściciela z terminem ważności jak dla poprzedniego właściciela. Zmiany w certyfikacie dla tego samego posiadacza można dokonywać również po zmianie nazwy firmy, adresu itp. W takim przypadku stary certyfikat zostaje anulowany, a wydany nowy z terminem ważności jak dla certyfikatu anulowanego. Każda zmiana wpisywana jest do rejestru certyfikatów. 13 Poufność i ochrona praw klienta Zespół Certyfikacji Instytutu Sportu prowadzi działalność certyfikacyjną w sposób zapewniający, na każdym etapie, poufność, obiektywność i bezstronność działań. Odpowiednio sformułowane zakresy czynności i obowiązków pracowników, podpisywana przez nich deklaracja poufności, obiektywności i bezstronności oraz sposób gromadzenia i przechowywania danych zapewniają poufność i ochronę praw Klienta. Od podwykonawców wymagamy przestrzegania poufności, obiektywności i bezstronności przy zawieraniu umów. Informacje uzyskane w trakcie certyfikacji są niedostępne dla osób trzecich. 14 Opłaty za proces certyfikacji i w okresie ważności certyfikatu Wszystkie opłaty ponosi posiadacz certyfikatu na podstawie cen zawartych w Cenniku opłat za usługi certyfikacyjne wyrobów. Opłaty za inspekcje są rozliczane wg czasu pracy w delegacji, kosztów przejazdów, zakwaterowań i diet pracowników zespołu. Koszty badań są rozliczone bezpośrednio między Klientem a laboratorium badawczym i nie są wliczone do kosztów certyfikacji. 15 Archiwizowanie dokumentacji certyfikacyjnej Przechowywanie dokumentacji jest zgodne z Instrukcją Kancelaryjną Instytutu Sportu wprowadzoną Zarządzeniem nr 24/09 Dyrektora Instytutu Sportu z dnia 11 listopada 2009 r. 16 Uprawnienia i zobowiązania Klienta wynikające z tytułu wnioskowania o uzyskanie certyfikatu Dostawca jest uprawniony do: szczegółowej informacji o przebiegu procesu certyfikacji wyrobów w Zespole Certyfikacji; wyboru akredytowanego laboratorium badawczego do badań wyrobu; wymagania od Zespołu Certyfikacji poufności, obiektywności i bezstronności; odwołania się w przypadkach spornych do Dyrektora Instytutu Sportu zgodnie z Procedurą odwołań i reklamacji ; stosowania uzyskanego certyfikatu w reklamie.

16 16 Dostawca zobowiązany jest do: złożenia wraz z Wnioskiem... wymaganej dokumentacji określonej w punkcie 4.2 niniejszego informatora; spełnienia wymagań określonych w Umowie o dokonanie dobrowolnej certyfikacji ; dostarczania wyrobów zgodnych z wymaganiami określonymi w normach, przepisach stanowiących podstawę certyfikacji; informowania Zespołu Certyfikacji o dokonywanych zmianach w wyrobie, procesie produkcji, systemie zarządzania jakością oraz działaniach korygujących; usunięcia z wyrobu oraz ze wszystkich folderów i innych materiałów informacyjnych i reklamowych, w przypadku ograniczenia, zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu, informacji o uzyskanym certyfikacie i zwrotu certyfikatu; wniesienia, w ustalonych terminach, opłat za usługi certyfikacyjne. W przypadku ponownego ubiegania się Dostawcy o certyfikat, po jego cofnięciu, Zespół Certyfikacji przeprowadza ponownie proces certyfikacji. 17 Informacje dodatkowe Wymienione w tekście normy można obejrzeć i kupić w: Polskim Komitecie Normalizacyjnym ul. Świętokrzyska 14B Warszawa Dział Sprzedaży tel , fax Czytelni adres j. w. tel Załączniki niezbędne w procesie certyfikacji: Wnioski o certyfikację (dostępne na stronie internetowej Instytutu Sportu), Kwestionariusz producenta/importera (dostępny na stronie internetowej Instytutu Sportu).