PROCEDURY PROWADZENIA ELEKTRONICZNEJ DOKUMENTACJI PRZEBIEGU NAUCZANIA

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Statutu Zespołu Szkół nr 4 w Dęblinie PROCEDURY PROWADZENIA ELEKTRONICZNEJ DOKUMENTACJI PRZEBIEGU NAUCZANIA Zespół Szkół nr 4 w Dęblinie 1

2 Spis treści PODSTAWA PRAWNA... 3 ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE... 3 ROZDZIAŁ II. KONTA W DZIENNIKU ELEKTRONICZNYM... 5 ROZDZIAŁ III. PRZEKAZYWANIE INFORMACJI W DZIENNIKU ELEKTRONICZNYM... 8 ROZDZIAŁ IV. SZKOLNY ADMINISTRATOR DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO ROZDZIAŁ V. DYREKTOR SZKOŁY ROZDZIAŁ VI. WYCHOWAWCA KLASY ROZDZIAŁ VII. NAUCZYCIEL ROZDZIAŁ VIII. SEKRETARIAT ROZDZIAŁ IX. RODZICE ROZDZIAŁ X. POSTĘPOWANIE W CZASIE AWARII ROZDZIAŁ XI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

3 PODSTAWA PRAWNA Podstawa prawna funkcjonowania dziennika elektronicznego, przechowywania i przetwarzania w nim danych uczniów, rodziców oraz dokumentowania przebiegu nauczania: Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U r. poz. 922) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. W szkole, za pośrednictwem strony: funkcjonuje elektroniczny dziennik. Oprogramowanie to oraz usługi z nim związane dostarczane są przez firmę zewnętrzną PROGMAN, współpracującą ze szkołą. Podstawą działania dziennika elektronicznego jest umowa podpisana przez Dyrektora Szkoły i uprawnionego przedstawiciela firmy dostarczającej i obsługującej system dziennika elektronicznego. 2. Za niezawodność działania systemu, ochronę danych osobowych umieszczonych na serwerach oraz tworzenie kopii bezpieczeństwa, odpowiada firma nadzorująca pracę dziennika internetowego, pracownicy szkoły, którzy mają bezpośredni dostęp do edycji i przeglądania danych oraz rodzice w zakresie udostępnionych im danych. Szczegółową odpowiedzialność obu stron reguluje zawarta pomiędzy stronami umowa oraz przepisy obowiązującego w Polsce prawa. 3

4 3. Na podstawie Ustawy o przechowywaniu i przetwarzaniu danych osobowych: Art. 23 p.1 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. (tekst jednolity: Dz. U r. Nr 101 poz. 926, ze zmianami) Dyrektor szkoły nie jest zobligowany do zbierania zgody na przetwarzania danych osobowych w związku z obowiązkami wynikającymi z: Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. Nr 23, poz. 225 oraz z 2003 r. Nr 107, poz. 1003). 4. Administratorem danych osobowych jest Zespół Szkół nr 4 w Dęblinie, ul. Kowalskiego 20, Dęblinie. 5. Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja obowiązków wynikających z Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. 6. Każdy rodzic po zalogowaniu się na swoim koncie ma możliwość przeglądania danych dotyczących jego dziecka/ dzieci. 7. Pracownicy szkoły zobowiązani są do stosowania zasad zawartych w poniższym dokumencie, przestrzegania przepisów obowiązujących w szkole. 8. Rodzicom na pierwszym zebraniu w nowym roku szkolnym i uczniom na początkowych godzinach wychowawczych zapewnia się możliwość zapoznania się ze sposobem działania i funkcjonowania dziennika elektronicznego. 9. Wszystkie moduły składające się na dziennik elektroniczny, zapewniają realizację zapisów, które zamieszczone są w Zasadach Wewnątrzszkolnego Oceniania 10. Zasady Wewnątrzszkolnego Oceniania dostępne są na stronie internetowej szkoły jako rozdział Statutu. 11. Dla sprawnego prowadzenia ewidencji elektronicznej szczególnie w sytuacji awarii Dyrektor Szkoły zapewnia każdemu nauczycielowi terminarz do celów ewidencjonowania realizacji procesu nauczania. 4

5 12. Zasady korzystania z dziennika elektronicznego przez rodziców oraz pracowników szkoły określone są w umowie zawartej pomiędzy firmą zewnętrzną dostarczającą system dziennika elektronicznego a placówką szkolną z zastrzeżeniem, że rodzicowi przysługuje prawo bezpłatnego dostępu do informacji o swoim dziecku. 13. Firma PROGMAN ma wyznaczone osoby, które są odpowiedzialne za pomoc w obsłudze dziennika elektronicznego oraz jego doskonalenie. ROZDZIAŁ II. KONTA W DZIENNIKU ELEKTRONICZNYM 1. Każdy użytkownik posiada własne konto w systemie dziennika elektronicznego, za które osobiście odpowiada. Szczegółowe zasady dla poszczególnych kont opisane są w poszczególnych rozdziałach tego dokumentu. 2. Hasło do kont użytkowników powinno być zmieniane co 30 dni. Hasło powinno składać się z co najmniej z 8 znaków, zawierać małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne. 3. Użytkownik jest zobowiązany dbać o zasady bezpieczeństwa w posługiwaniu się loginem i hasłem do systemu, które poznał na szkoleniu (nauczyciele na radzie pedagogicznej, rodzice na zebraniu). 4. Nauczyciel musi mieć świadomość, że poprzez login jest identyfikowany w systemie dziennika elektronicznego. 5. Hasło umożliwiające dostęp do zasobów dziennika elektronicznego każdy użytkownik (Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego, Dyrektor Szkoły, Wychowawca Klasy, Nauczyciel, Pracownik Sekretariatu, Rodzic) utrzymuje w tajemnicy również po upływie ich ważności. 6. W przypadku utraty hasła lub loginu, pracownik szkoły zobowiązany jest do zgłoszenia się do Dyrektora Szkoły lub Administratora Dziennika, rodzic oraz uczeń do wychowawcy klasy. 5

6 7. W dzienniku internetowym funkcjonują następujące grupy kont posiadające odpowiadające im uprawnienia: 1) ADMINISTRATOR SZKOŁY (Administrator Szkolnego Dziennika Elektronicznego): - zarządzanie wszystkimi danymi szkoły: jednostki, klasy, uczniowie, nauczyciele, przedmioty, w tym planem lekcji szkoły oraz zablokowanymi kontami, - wgląd w listę kont użytkowników oraz nadawanie uprawnień, - wgląd w statystyki wszystkich użytkowników, w tym w statystyki logowań, - przeglądanie wszystkich wprowadzonych ocen i frekwencji uczniów, - dostęp do wiadomości systemowych, umieszczanych ogłoszeń oraz wiadomości wysyłanych do użytkownika Administrator przez innych, - dostęp do konfiguracji konta oraz głównych ustawień całego systemu na poziomie szkoły, - dostęp do wydruków i eksportów oraz wybranych opcji panelu dyrektorskiego, - dostęp do konfiguracji własnego konta. 2) DYREKTOR SZKOŁY z uprawnieniami administracyjnymi: - zarządza ocenami, frekwencją oraz może edytować dane wszystkich uczniów, - ma wgląd w statystyki wszystkich uczniów oraz oceny i frekwencję wszystkich uczniów, - ma dostęp do wiadomości systemowych, umieszczanych ogłoszeń, - ma dostęp do konfiguracji własnego konta, - ma dostęp do wydruków i eksportów oraz danych dostępnych z panelu dyrektorskiego, - ma wgląd w statystyki logowań wszystkich nauczycieli, uczniów oraz rodziców, - ma dostęp do danych znajdujących się w panelu dyrektorskim. 3) WYCHOWAWCA KLASY: - zarządzanie tematami prowadzonych lekcji, - zarządzanie ocenami z prowadzonych lekcji, - zarządzanie frekwencją z prowadzonych przedmiotów, - zarządzanie frekwencją w klasie, w której nauczyciel jest wychowawcą, - wgląd w statystyki wszystkich uczniów klasy, której nauczyciel jest wychowawcą, - przeglądanie ocen wszystkich uczniów klasy, której nauczyciel jest wychowawcą, - przeglądanie frekwencji wszystkich uczniów klasy, której nauczyciel jest wychowawcą, - wgląd w statystyki wszystkich uczniów; - dostęp do wiadomości systemowych, ogłoszeń szkoły, wydruków, eksportów, - dostęp do konfiguracji własnego konta. 6

7 4) NAUCZYCIEL: - zarządza tematami, ocenami i frekwencją prowadzonych lekcji, - ma wgląd w statystyki wszystkich uczniów, - może przeglądać frekwencję wszystkich uczniów, - ma dostęp do wiadomości systemowych, umieszczanych ogłoszeń, - ma dostęp do konfiguracji własnego konta, - ma dostęp do wydruków i eksportów, - ma wgląd w dane wszystkich uczniów, - może przeglądać oceny wszystkich uczniów w zakresie nauczanego przedmiotu, - dostęp do konfiguracji własnego konta. 5) SEKRETARIAT: - zarządzanie listami klas, - ma wgląd w listę kont użytkowników oraz w statystyki logowań, - tworzenie statystyk, - dostęp do konfiguracji własnego konta. 6) PEDAGOG: - posiada dostęp do ocen wszystkich uczniów w szkole, - ma wgląd w nieobecności wszystkich uczniów w szkole, - ma dostęp do wiadomości i ogłoszeń - pedagog może prowadzić korespondencję z wszystkimi rodzicami, oraz pracownikami, - ma dostęp do planu lekcji wszystkich klas w szkole, - ma dostęp do menu Uczniowie, gdzie może przeglądać m.in. dane konkretnego ucznia (kartoteka ucznia), uwagi (dodane w bieżącym dniu, bądź dla konkretnej klasy), dane uczniów, kontakty z rodzicami oraz wydarzenia z życia klasy, - ma dostęp do konfiguracji własnego konta. 7) RODZIC: - przeglądanie ocen swojego podopiecznego, - przeglądanie nieobecności swojego podopiecznego, - dostęp do uwag dotyczących swojego podopiecznego, - dostęp do wiadomości systemowych, komunikatów, - dostęp do konfiguracji własnego konta. 7

8 UCZEŃ: - może przeglądać własne oceny i frekwencję. - ma dostęp do wiadomości systemowych i umieszczanych ogłoszeń oraz komunikatów. - ma dostęp do konfiguracji własnego konta. 8. Uprawnienia przypisane do kont, w szczególności tych dyrektorskich, nauczycielskich oraz administratorskich mogą zostać zmienione przez Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego oraz Administratora firmy Progman. ROZDZIAŁ III. PRZEKAZYWANIE INFORMACJI W DZIENNIKU ELEKTRONICZNYM 1. W dzienniku elektronicznym do przekazywania i wymiany informacji służy moduł Komunikator. 2. Użytkownik systemu dziennika elektronicznego zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych nie udostępnia zasobów dziennika osobom trzecim. 3. Przekazywanie informacji rodzicom w dzienniku elektronicznym ma na celu usprawnienie komunikacji oraz łatwy podgląd postępów w nauce swojego dziecka jak również kontrolę realizacji obowiązku szkolnego. 4. Rodzice mają uprawnienia tylko odczytu wiadomości z Komunikatora. 4. W szkole oprócz przekazywania informacji w dzienniku elektronicznym funkcjonują dotychczasowe formy komunikacji z rodzicami (wywiadówki, indywidualne spotkania z nauczycielami, konsultacje). 5. Szkoła może, na życzenie rodzica udostępnić papierowe wydruki, które są przewidziane dla konta Rodzica w systemie dziennika elektronicznego. W szczególnych sytuacjach szkoła może informować rodzica w formie pisemnej. 8

9 6. Pracownikom szkoły nie wolno udzielać żadnych poufnych informacji z dziennika elektronicznego. Wszystkie dane osobowe uczniów i ich rodzin są poufne. Nie wolno przekazywać żadnych informacji odnośnie np.: haseł, ocen, frekwencji itp., rodzicom i uczniom, drogą telefoniczną, która nie pozwala na jednoznaczną identyfikację drugiej osoby. 7. Dane osobowe lub informacje dotyczące ocen, zachowania czy frekwencji szkoła może udostępnić na żądanie: Policji, Prokuratury, Sądu. 8. Moduł Komunikator służy do komunikacji i przekazywania informacji. Należy go wykorzystywać, gdy potrzebna jest informacja zwrotna o przeczytaniu wiadomości lub odpowiedzi na pytanie, oraz gdy pracownik chce przekazać wiadomość tylko pewnej grupie osób np. uczniom tylko jednej klasy. 9. Moduł Komunikator nie może zastąpić oficjalnych podań papierowych, które regulują przepisy odnośnie szkolnej dokumentacji. 10. Odczytanie informacji przez rodzica, zawartej w module Komunikator, jest równoznaczne z przyjęciem do wiadomości treści komunikatu, co potwierdzone zostaje automatycznie odpowiednią adnotacją systemu przy wiadomości. Adnotację potwierdzającą odczytanie wiadomości w systemie uważa się za równoważną skutecznemu dostarczeniu jej do rodzica ucznia. 11. Za pomocą modułu Komunikatora nauczyciele i wychowawcy mogą powiadamiać uczniów i rodziców o zebraniach, liście obowiązujących lektur itp. W przypadku, gdy chcą mieć pewność, że wiadomość zostanie odczytana powinni użyć modułu Uwagi. 12. Wszystkie informacje, umieszczane w dzienniku elektronicznym, których celem jest zbiórka pieniędzy, przeprowadzanie spotkań czy zapisów na zajęcia, w których mogą wziąć udział osoby z poza szkoły, imprez o zasięgu ogólnoszkolnym organizowanych na terenie szkoły i innych o podobnej formie, muszą mieć akceptację dyrektora szkoły. 13. Ważne szkolne zarządzenia dyrektor przesyła do nauczycieli za pomocą modułu Dokumentacja Szkoły lub przez Komunikator. Odczytanie jej przez nauczyciela jest równoznaczne z przyjęciem do wiadomości. 9

10 ROZDZIAŁ IV. SZKOLNY ADMINISTRATOR DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO 1. Za poprawne funkcjonowanie dziennika elektronicznego w szkole odpowiedzialny jest Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego w Zespole Szkół nr 4 w Dęblinie, obowiązki te pełni wskazany przez dyrektora nauczyciel. 2. Dopuszcza się wyznaczenie kilku Szkolnych Administratorów Dziennika Elektronicznego. 3. Wszystkie operacje dokonywane na koncie Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego powinny być wykonywane ze szczególną uwagą i po dokładnym rozpoznaniu zasad funkcjonowania szkoły. Dlatego zaleca się, aby funkcję tą pełnił nauczyciel pracujący w danej szkole, który sprawnie posługuje się systemem i został w tym zakresie odpowiednio przeszkolony. 4. Do podstawowych obowiązków Szkolnego Administratora Dziennika należy: 1) wprowadzanie nowych użytkowników systemu, 2) uzupełnianie i aktualizacja planów lekcji poszczególnych klas - przed rozpoczęciem roku szkolnego oraz w trakcie jego trwania, na prośbę Dyrektora Szkoły, 3) dokonywanie na początku każdego roku szkolnego, po otrzymaniu list od wychowawców klas, aktywacji kont użytkowników, w tym aktywacji kont rodziców, 4) systematyczne sprawdzanie wiadomości na swoim koncie i jak najszybsze odsyłanie odpowiedzi, 5) komunikowanie się z wychowawcami klas, nauczycielami lub z przedstawicielem firmy Progman w razie zaistniałych niejasności, w celu jak najszybszego wyjaśnienia spraw i prawidłowego aktywowania kont. 5. Za poprawność tworzonych jednostek i klas, list nauczycieli, przydziały zajęć, nazewnictwo przedmiotów i wiele innych elementów, których edycja możliwa jest tylko z konta administratora, odpowiada Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego w porozumieniu z Dyrektorem Szkoły. 6. Przeniesienie ucznia z jednej klasy do drugiej klasy Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego musi wykonać niezwłocznie po otrzymaniu takiej wiadomości od Dyrektora Szkoły. Przeniesienia dokonuje według zasad określonych w dzienniku elektronicznym, przenosząc wszystkie dane o ocenach i frekwencji do nowej klasy. 10

11 7. Jeżeli w trakcie roku szkolnego do klasy dojdzie nowy uczeń, Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego wprowadza dane o nowym uczniu w porozumieniu z Sekretariatem Szkoły lub Dyrektorem. 8. Administrator powiadamia wszystkich użytkowników sytemu, że ich działania będą monitorowane, a wyniki ich pracy będą zabezpieczane i archiwizowane. 9. Zapoznaje użytkowników z przepisami i zasadami użytkowania sytemu. 10. Informacje o nowo utworzonych kontach Szkolny Administrator ma obowiązek przekazać bezpośrednio ich właścicielom lub wychowawcom klas. W razie nieznajomości danej osoby, Administrator ma prawo sprawdzić legitymację szkolną lub dowód osobisty celem weryfikacji tożsamości osoby. 11. Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego, logując się na swoje konto, musi zachowywać zasady bezpieczeństwa (mieć zainstalowane i systematycznie aktualizować programy zabezpieczające komputer). 12. Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego ma obowiązek co 30 dni zmieniać hasło. Hasło musi składać się z co najmniej z 8 znaków i być kombinacją dużych i małych liter, cyfr oraz znaków specjalnych. 13. Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego ma obowiązek systematycznie umieszczać ważne ogłoszenia lub powiadamiać za pomocą Komunikatora, odpowiednich użytkowników dziennika elektronicznego w sprawach mających kluczowe znaczenie dla działania systemu 14. Wszelkie ustawienia konfiguracyjne na poziomie szkoły, mające wpływ na bezpośrednie funkcjonowanie zajęć i szkoły, Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego może dokonać wyłącznie po omówieniu tego na radzie pedagogicznej i odnotowaniu tego faktu w protokole rady. 15. Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego może poprosić Dyrektora Szkoły o zwołanie specjalnej rady pedagogicznej w celu przegłosowania nowych ustawień w dzienniku elektronicznym lub przeprowadzenia dodatkowego szkolenia z obsługi systemu. 11

12 16. Raz na rok Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego ma obowiązek: 1) Dokonywania promocji uczniów, 2) Eksportowania danych z dziennika do formatu XML. 17. W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego Administrator ma obowiązek wykonania kopii danych stanowiących dziennik elektroniczny na płycie CD lub DVD, według stanu na dzień zakończenia roku szkolnego. Płyta powinna być opisana z podaniem zawartości i daty utworzenia archiwum. Kopia ta powinna być przechowywana w szkolnym archiwum. 18. Każdy zauważony i zgłoszony Szkolnemu Administratorowi Dziennika Elektronicznego, przypadek naruszenia bezpieczeństwa ma być zgłoszony firmie zarządzającej, w celu podjęcia dalszych działań (zablokowanie dostępu czy pozostawienie w celu zbierania dalszych dowodów). 19. Jeśli nastąpi zablokowanie konta Nauczyciela, Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego powinien: 1) skontaktować się osobiście z nauczycielem i wyjaśnić powód blokady, 2) w razie zaistnienia próby naruszenia bezpieczeństwa powiadomić firmę nadzorującą, poprzez wysłanie informacji do Administratora Progmana. 20. W przypadku zablokowania konta rodzica administrator, po wyjaśnieniu powodów takiej sytuacji, np. przez zbyt dużą liczbę nieudanych logowań (rodzic zgłasza sprawę wychowawcy), dokonuje odblokowania konta lub przypisuje nowy login oraz hasło. Podobne czynności wykonuje w przypadku utracenia lub zapomnienia loginów oraz haseł. 21. Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego jest zobowiązany nie udostępniać nikomu, poza Szkolnym Administratorem Sieci komputerowej, żadnych danych konfiguracyjnych szkolnej sieci komputerowej, mogących przyczynić się na obniżenie poziomu bezpieczeństwa. 12

13 ROZDZIAŁ V. DYREKTOR SZKOŁY 1. Za kontrolowanie poprawności uzupełniania dziennika elektronicznego odpowiada Dyrektor Szkoły lub wyznaczony przez niego Wicedyrektor. 2. Dyrektor Szkoły lub wicedyrektor jest zobowiązany: 1) systematycznie sprawdzać statystyki logowań, 2) kontrolować systematyczność wpisywania ocen i frekwencji przez nauczycieli oraz wpisywanie odpowiedniej adnotacji w module Kontrola Dziennika, 3) wprowadzać w dzienniku elektronicznym planowane zastępstwa w module Plan Zastępstw, 4) wpisywać informacje z przeprowadzonych hospitacji w module Obserwacje, 5) wpisywać wszystkie swoje zalecenia i uwagi dla poszczególnych klas i nauczycieli w Komunikatorze, 6) powiadamiać nauczycieli za pomocą Komunikatora o wszystkich ważnych elementach, mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie szkoły, np.: zmianie planu zajęć, planowanych ogólnoszkolnych imprezach, ważnych wydarzeniach z życia szkoły, 7) dbać o to by w dzienniku elektronicznym w module Dokumentacja Szkoły były zawsze aktualne dokumenty szkolne, 8) systematycznie odpowiadać na wiadomości nauczycieli, 9) bezzwłocznie przekazywać uwagi za pomocą Komunikatora, 10) wpisywać wszystkie swoje zalecenia i uwagi dla nauczycieli w Komunikatorze, 11) kontrolować poprzez odpowiedni panel dostępny na koncie dyrektora szkoły, poprawność, systematyczność, rzetelność itp. dokonywanych wpisów przez nauczycieli, 12) generować odpowiednie statystyki np. zbiorczych dla nauczycieli, a następnie ich wynik i analizę przedstawiać na radach pedagogicznych, 13) dochowywać tajemnicy odnośnie postanowień zawartych w umowie, mogących narazić działanie systemu informatycznego na utratę bezpieczeństwa, 14) dbać o finansowe zapewnienie poprawności działania systemu np. zakup materiałów i sprzętu do drukowania i archiwizowania danych, szkoleń itp. 4. Dyrektor szkoły ma obowiązek wyznaczyć drugą osobę, która może pełnić rolę Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego w przypadku niemożności pełnienia tej funkcji przez pierwszą. 5. Do obowiązków Dyrektora Szkoły należy również zapewnienie szkoleń dla nauczycieli i nowych pracowników szkoły. 13

14 ROZDZIAŁ VI. WYCHOWAWCA KLASY 1. Dziennik elektroniczny danej klasy prowadzi wyznaczony przez Dyrektora Szkoły wychowawca klasy. Każdy wychowawca jest odpowiedzialny za prowadzenie dziennika elektronicznego swojej klasy. 2. Wychowawca klasy ma obowiązek regularnie usprawiedliwiać nieobecności uczniów w swojej klasie. 3. Jeżeli w danych osobowych ucznia nastąpią zmiany np: zmiana nazwiska, wychowawca klasy ma obowiązek zgłosić zmianę administratorowi. 4. Do 15 września w dzienniku elektronicznym, wychowawca klasy sprawdza, czy są uzupełnione wszystkie potrzebne dane uczniów swojej klasy (dane te wpisuje Sekretariat). 5. W dniu poprzedzającym posiedzenie okresowej lub rocznej Rady Pedagogicznej wychowawca klasy dokonuje wydruków odpowiednich statystyk, podpisuje je i przekazuje odpowiedzialnemu za tworzenie statystyk Wicedyrektorowi. 6. W dniach poprzedzających wyjazd klasy na wycieczkę wychowawca klasy uzupełnia zakładkę Wycieczki. Po wprowadzeniu wycieczki należy wskazać uczniów w niej uczestniczących. 7. Oceny z zachowania wpisuje wychowawca klasy według zasad określonych w PSOZ. 8. Wychowawca klasy na bieżąco uzupełnia Wydarzenia Klasowe. 9. Przed datą zakończenia semestru i końca roku szkolnego każdy wychowawca klasy jest zobowiązany do dokładnego sprawdzenia dokonanych wpisów w dzienniku elektronicznym. 10. Skreślenia ucznia z listy uczniów może dokonać Sekretariat Szkoły, Dyrektor lub Szkolny Administrator Dziennika. W takim przypadku konto danego ucznia zostanie zablokowane, jednak dotychczasowe jego dane odnośnie ocen i frekwencji będą liczone do statystyk. 11. Jeśli w ciągu roku szkolnego do klasy dojdzie nowy uczeń, wszystkie dane osobowe wprowadza Sekretariat Szkoły, Dyrektor lub Szkolny Administrator Dziennika. 14

15 12. Wychowawca klasy przegląda frekwencję za ubiegły tydzień i dokonuje odpowiednich zmian np. usprawiedliwień. 13. Wychowawca klasy nie może dokonywać usprawiedliwień z wyprzedzeniem, wpisując je na zajęcia, które się jeszcze nie odbyły. 14. Wychowawca klasy może usprawiedliwić pojedyncze godziny w ciągu całego dnia zajęć, tylko wtedy, gdy zostały one wcześniej zgłoszone lub wynikły z przyczyn niezależnych od ucznia. 15. W dniu poprzedzającym zebrania z rodzicami wychowawcy klasy mogą drukować z systemu dziennika elektronicznego zestawienia ocen, frekwencji i potrzebnych statystyk do wykorzystania w czasie spotkania z rodzicami. 16. Jeżeli rodzic nie jest obecny na zebraniu, nauczyciel ani wychowawca klasy nie mają obowiązku dodatkowego zawiadamiania o ocenach poza określonym w szkole systemem dziennika elektronicznego. Nie dotyczy to przewidywanych ocen niedostatecznych, zarówno półrocznych, jak i rocznych. 17. Nauczyciele mają obowiązek zaznaczać obecności, nieobecności i inne ustalone w szkole, kategorie frekwencji na zajęciach. Jednolity sposób zapisu w całej szkole da możliwość wyświetlania bieżącej procentowej frekwencji i wielu ważnych statystyk przydatnych w pracy dydaktyczno - wychowawczej szkoły. 18. Wychowawca klasy wpisuje uczniom swojej klasy półroczną i roczną ocenę z zachowania w odpowiedniej opcji dziennika elektronicznego, według zasad określonych w PSOZ. 19. Wychowawca klasy ma obowiązek do 15 września sprawdzić wszystkie dane odnośnie klasy i uczniów zamieszczone w panelu Uczniowie. 20. Na pierwszym zebraniu z rodzicami wychowawca klasy ma obowiązek przekazać podstawowe informacje o tym jak korzystać z dziennika elektronicznego. 21. Wychowawca przekazuje Szkolnemu Administratorowi przy pomocy Komunikatora wszystkie zgłoszone przez rodziców informacje o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu dziennika. 15

16 ROZDZIAŁ VII. NAUCZYCIEL 1. Nauczyciel osobiście odpowiada za poprawność danych wprowadzanych do systemu dziennika elektronicznego za pomocą komputera i ponosi za to całkowitą odpowiedzialność w tym zakresie. 2. Nauczyciele są zobowiązani do przestrzegania zasad zapewniających ochronę danych osobowych według przepisów obowiązujących w szkole. 3. Każdy nauczyciel powinien systematycznie wpisywać do dziennika elektronicznego oceny cząstkowe w klasach, w których prowadzi zajęcia. 4. W związku z koniecznością wysłania przez szkołę do określonego dnia pisemnego powiadomienia do rodziców o możliwej ocenie niedostatecznej na koniec semestru/roku, należy wstawić (w panelu Oceny) uczniom zagrożonym ocenę niedostateczną lub nieklasyfikowanie. Wówczas wychowawca będzie mógł spisać wszystkie zagrożenia i przygotować pisemne zawiadomienia. 5. Nauczyciele, którzy wystawili ocenę niedostateczną lub brak klasyfikacji na koniec semestru/roku są zobowiązani, aby wpisać uzasadnienie tej oceny, jednak dopiero po jej ostatecznym zatwierdzeniu. 6. Każdy nauczyciel na początku prowadzonych przez siebie zajęć osobiście sprawdza i wpisuje do dziennika elektronicznego, obecność uczniów na zajęciach. W trakcie trwania zajęć uzupełnia inne elementy np. oceny uzyskane przez uczniów. 7. W przypadku kiedy uczeń, za zgodą i wiedzą rodziców, po złożeniu odpowiedniego podania, nie uczęszcza na lekcje religii lub wychowania fizycznego, w przypadku gdy lekcje te są środkowymi lekcjami według planu zajęć, uczeń jest zobowiązany przebywać na terenie szkoły pod opieką nauczyciela w bibliotece lub świetlicy. 8. Nauczyciel ma obowiązek systematycznie wprowadzać tematy prowadzonych zajęć. 9. Nauczyciele, którzy mieli zastępstwa są zobowiązani do wpisania tematu prowadzonych zajęć. 16

17 10. Ocena wpisana do dziennika elektronicznego nie może być usuwana ani zmieniana bez podania przyczyn takiego postępowania. 11. Jeśli nauczyciel pomyli się wprowadzając błędną ocenę lub nieobecność, powinien jak najszybciej dokonać korekty. 12. Każdy nauczyciel ma obowiązek w dniu pracy co najmniej raz sprawdzić wiadomości na swoim Komunikatorze oraz systematyczne udzielać na nie odpowiedzi. W tym zakresie nauczyciel jest kontrolowany przed Dyrektora Szkoły. 13. Przed posiedzeniem okresowej lub rocznej rady pedagogicznej wszyscy nauczyciele są zobowiązani do wpisania proponowanych ocen śródrocznych i rocznych według zasad określonych w ZWO w terminie wyznaczonym przez dyrektora szkoły (na tydzień, a w przypadku ocen niedostatecznych na miesiąc, przed posiedzeniem rady pedagogicznej). Ocenę zatwierdza się do panelu rodzica przez odpowiedni przycisk. 14. Wystawiona ocena okresowa lub roczna, jeżeli jest już ostateczna, powinna zostać zaakceptowana przy wystawionej ocenie, co będzie jednoznaczne z umieszczeniem jej w panelu rodzica (zatwierdza się do panelu rodzica przez odpowiedni przycisk) 15. Nauczyciele, którzy wystawili ocenę niedostateczną są zobowiązani do wpisania uzasadnienia tej oceny, które umieszcza się przy ocenie. 16. Na dwa dni przed zebraniem z rodzicami nauczyciel ma obowiązek uzupełnienia wszystkich ocen cząstkowych do dziennika elektronicznego, na podstawie których dzień przed zebraniem z rodzicami drukowane będą w szkole odpowiednie informacje dla rodziców. 17. Jeżeli nauczyciel potrzebuje zwolnić ucznia z zajęć np. udział w zawodach sportowych, o fakcie tym, z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem, powinien poinformować dyrektora oraz wychowawcę klasy, za pomocą Komunikatora lub osobiście. 18. Nauczyciel ma obowiązek umieszczać informacje w zakładce Sprawdziany o każdej godzinnej pracy pisemnej, co umożliwi systemowi kontrolowanie ilości prac klasowych dla danej klasy na warunkach określonych w Statucie i blokowanie innych sprawdzianów w ilości wykraczającej ponad dopuszczalną. 17

18 19. Wszyscy nauczyciele w szkole mają obowiązek tak planować swoje prace pisemne, aby nie zostały naruszone zasady opisane w Statucie. 20. Za ujawnienie poufnych danych z dziennika internetowego nauczyciel ponosi takie same konsekwencje jak w przypadku przepisów odnośnie szkolnej dokumentacji. 21. Nauczyciel jest osobiście odpowiedzialny za swoje konto, nie wolno mu nikomu przekazywać danych dostępowych do konta. Nie wolno zapisywać loginów i haseł w pamięci przeglądarki. 22. Po zakończeniu pracy nauczyciel musi pamiętać o wylogowaniu się z konta. 23. Nauczyciel powinien dbać by poufne dane prezentowane na monitorze komputera nie były widoczne dla osób trzecich. 24. W przypadku alarmu ewakuacyjnego nauczyciel ma obowiązek wylogowania się z systemu. 25. Nauczyciel jest zobligowany do ochrony komputera, z którego loguje się do dziennika elektronicznego, aby uczeń lub osoba postronna nie miała dostępu do komputera. 26. W przypadku pojawiających się problemów związanych z wprowadzaniem danych, np. ocen lub tematów, nauczyciele mogą przesłać wiadomość o problemie, za pośrednictwem Komunikatora, do szkolnego administratora, który jest zobowiązany do udzielenia pomocy. ROZDZIAŁ VIII. SEKRETARIAT 1. Za obsługę konta Sekretariat odpowiedzialna jest wyznaczona przez Dyrektora Szkoły osoba, która na stałe pracuje w sekretariacie szkoły. 2. Pracownik sekretariatu musi zwrócić szczególną uwagę na moduł Uczniowie. Ma obowiązek uzupełnić pola odnośnie rodziców, adresów ich zamieszkania oraz telefonów. 18

19 3. Pracownik sekretariatu na początku każdego roku szkolnego w module Uczniowie wiąże danego ucznia z jego rodzeństwem. 4. Osoba pracująca w sekretariacie szkoły jest zobowiązana do przestrzegania przepisów zapewniających ochronę danych osobowych i dóbr osobistych uczniów w szczególności do nie podawania haseł do systemu drogą, która nie zapewnia weryfikacji tożsamości osoby (np. drogą telefoniczną). 5. Pracownik sekretariatu szkoły jest zobowiązany do jak najszybszego przekazywania wszelkich informacji odnośnie nieprawidłowego działania i funkcjonowania dziennika elektronicznego lub zaistniałej awarii, zgłoszonej przez nauczyciela, Szkolnemu Administratorowi Dziennika. ROZDZIAŁ IX. RODZICE 1. Rodzice mają swoje niezależne konta w systemie dziennika elektronicznego, zapewniające podgląd postępów edukacyjnych ucznia w sposób zapewniający ochronę dóbr osobistych innych uczniów. 2. Dostęp do konta Rodzica jest bezpłatny. 3. Rodzic osobiście odpowiada za swoje konto w dzienniku elektronicznym szkoły i ma obowiązek nie udostępniania go swojemu dziecku ani innym nieupoważnionym osobom. 4. Rodzice mają uprawnienia tylko do odczytu wiadomości z Komunikatora, nie mogą wysyłać wiadomości. 5. Jeśli występują błędy we wpisach dziennika elektronicznego, rodzic ma prawo o tym fakcie powiadomić wychowawcę klasy. 6. Jeśli konto rodzica zostanie zablokowane, np. w wyniku kilkakrotnego nieudanego logowania, powinien zgłosić ten fakt osobiście wychowawcy. W przypadku przydzielenia nowego loginu lub hasła powinien osobiście odebrać je od wychowawcy (wychowawca otrzymuje informacje od Administratora) 19

20 7. Rodzic ma możliwość wykorzystania opcji przypominania hasła, jeśli poda adres w Profilu użytkownika. ROZDZIAŁ X. POSTĘPOWANIE W CZASIE AWARII 1. Postępowanie Dyrektora Szkoły w czasie awarii: 1) Dyrektor Szkoły ma obowiązek sprawdzić czy wszystkie procedury odnośnie zaistnienia awarii są przestrzegane przez Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego i nauczycieli. 2) Dopilnować jak najszybszego przywrócenia prawidłowego działania systemu. 3) Zabezpieczyć środki na wypadek awarii w celu przywrócenia normalnego funkcjonowania systemu. 2. Postępowanie Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego w czasie awarii: 1) Obowiązkiem Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego i Administratora Sieci Informatycznej jest niezwłoczne dokonanie naprawy w celu przywrócenia prawidłowego działania systemu. 2) O fakcie zaistnienia awarii i przewidywanym czasie jego naprawy, Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego powinien powiadomić Dyrektora Szkoły oraz nauczycieli. 3) Jeśli usterka może potrwać dłużej niż jeden dzień Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego powinien podać do ogólnej wiadomości odpowiednią informację. 4) Jeśli z powodów technicznych Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego nie ma możliwości dokonania naprawy, powinien w tym samym dniu powiadomić o tym fakcie Dyrektora Szkoły. 3. Jeśli z przyczyn technicznych, nie ma możliwości wprowadzenia danych do systemu, po usunięciu awarii nauczyciele niezwłocznie wprowadzają dane do systemu ze swoich notatek. 20

21 4. Postępowanie nauczyciela w czasie awarii: 1) Nauczyciele mają obowiązek odnotowania osiągnięć uczniów w swoich notesach. 2) Wszystkie awarie sprzętu komputerowego, oprogramowania czy sieci komputerowych, mają być zgłaszane osobiście w dniu zaistnienia jednej z wymienionych osób: a) Dyrektorowi Szkoły b) Szkolnemu Administratorowi Dziennika Elektronicznego c) Pracownikowi Sekretariatu Szkoły. ROZDZIAŁ XI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wszystkie tworzone dokumenty i nośniki informacji, powstałe na podstawie danych z elektronicznego dziennika, mają być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie lub ukradzenie, według zasad określonych w szkole. 2. Jeżeli obsługa systemu wymaga utworzenia dodatkowej kopii dziennika elektronicznego, każdą utworzoną kopię Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego musi zapisać, kiedy została utworzona i dla kogo. Odbiorca kopii osobiście podpisuje odbiór kopii w sekretariacie szkoły. 3. Szkoła może udostępnić dane ucznia bez zgody rodziców odpowiednim organom na zasadzie oddzielnych przepisów i aktów prawnych obowiązujących w szkole np. innym szkołom w razie przeniesienia, uprawnionym urzędom kontroli lub nakazu sądowego. 4. Wszystkie poufne dokumenty i materiały utworzone na podstawie danych z dziennika elektronicznego, które nie będą potrzebne, należy zniszczyć w sposób jednoznacznie uniemożliwiający ich odczytanie. 5. Osoby z zewnątrz (serwisanci, technicy itp.), jeśli wymaga tego potrzeba zobowiązują się do poszanowania i zachowania tajemnicy wynikającej z Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, potwierdzając to własnoręcznym podpisem na odpowiednim dokumencie. 6. Dokumentacja z funkcjonowania dziennika elektronicznego, wydruki, płyty CD lub DVD z danymi powinny być przechowywane w szkolnym archiwum. 21

22 7. Nie należy zostawiać komputera bez nadzoru. 8. Komputery używane do obsługi dziennika elektronicznego powinny spełniać następujące wymogi: 1) Na komputerach wykorzystywanych w szkole do dziennika elektronicznego musi być legalne oprogramowanie antywirusowe. 2) Wszystkie urządzenia i systemy stosowane w szkole powinny być ze sobą kompatybilne. 9. Instalacji oprogramowania może dokonywać tylko Administrator Sieci Komputerowej lub Administrator Dziennika Elektronicznego. Uczeń ani osoba trzecia nie może dokonywać żadnych zmian w systemie informatycznym komputerów 10. W razie kontroli z zewnątrz odpowiedniego organu uprawnionego do kontrolowania dokumentacji szkolnej, na polecenie Dyrektora Szkoły, na czas kontroli Administrator Dziennika Elektronicznego, udostępnia wyznaczonej do tego celu osobie specjalne konto w dzienniku elektronicznym dające możliwość sprawdzenia prawidłowego jego funkcjonowania. 11. Dokument ten powinien być na bieżąco modyfikowany w zależności od wprowadzanych zmian do systemu dziennika elektronicznego. 12. Zatwierdzenia procedur prowadzenia elektronicznej dokumentacji przebiegu nauczania dokonuje Dyrektora Szkoły, po wyrażeniu opinii Rady Pedagogicznej. 13. Zasady Funkcjonowania Dziennika Elektronicznego są załącznikiem do Statutu Szkoły. 14. Procedury Prowadzenia Elektronicznej Dokumentacji Przebiegu Nauczania w Zespole Szkół nr 4 w Dęblinie wchodzą w życie z dniem ogłoszenia. 22