Regulamin przeprowadzania konkursu na staż urzędniczy w Sądzie Rejonowym w Raciborzu

Transkrypt

1 Regulamin przeprowadzania konkursu na staż urzędniczy w Sądzie Rejonowym w Raciborzu Na podstawie art. 3b ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury (Dz.U ) ustala się, co następuje: Artykuł I. Terminologia 1. Regulamin dokument opisujący szczegółowo sposób postępowania, aby osiągnąć wyznaczony cel, 2. komisja oznacza to komisję konkursową 3. kandydat każda osoba ubiegająca się o przyjęcie do pracy w Sądzie w odpowiedzi na ogłoszenie o wolnym stanowisku pracy, 4. Prezes oznacza to Prezesa Sądu Rejonowego w Raciborzu 5. Dyrektor oznacza to Dyrektora Sądu Rejonowego w Raciborzu 6. BIP Biuletyn Informacji Publicznej 7. Sąd Sąd Rejonowy w Raciborzu 8. komisja rekrutacyjna komisja powołana przez Prezesa Sądu do przeprowadzenia postępowania kwalifikacyjnego celem wyłonienia kandydata, z którym zostanie nawiązany stosunek pracy 9. zgłoszenie - oznacza to złożone przez kandydata zgłoszenie o przystąpieniu do konkursu Artykuł II. Opis postępowania Sekcja 2.01 Zasady ogólne ogłaszania naboru: Zasady naboru na staż urzędniczy określone zostały w ustawie z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury (z.u ) oraz w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 kwietnia 2013 r. w sprawie stanowisk i szczegółowych zasad wynagradzania urzędników i innych pracowników sądów i prokuratury oraz odbywania stażu urzędniczego (Dz.U ). W pozostałym zakresie obowiązują następujące zasady naboru, o ile nie kolidują z przepisami innych ustaw: 1) Prezes lub Dyrektor Sądu, podejmuje decyzję o rozpoczęciu naboru kandydatów w kierowanym przez siebie Sądzie, określając: a) stanowisko pracy, na które prowadzony jest nabór, b) liczbę osób lub wymiar etatu, c) niezbędne wykształcenie, w tym preferowane kierunki, d) wymagania związane ze stanowiskiem pracy, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe, e) zakres zadań wykonywanych na stanowisku,

2 f) wymagane dokumenty, g) termin, sposób i miejsce składania dokumentów. 2) Wniosek zawierający potwierdzenie wakatu przygotowuje Dyrektor Sądu nadzorujący przedmiotowo kadry. W oparciu o w/w informacje, wyznaczony pracownik opracowuje projekt ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy, zwanego dalej ogłoszeniem. Ogłoszenie powinno być sporządzone na podstawie opisu stanowiska pracy i zawierać w szczególności: a) nazwę i adres Sądu, b) określenie stanowiska pracy, c) wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodne z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe, d) zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy, e) informację o warunkach pracy na danym stanowisku pracy, f) wskazanie wymaganych dokumentów, termin i miejsce składania dokumentów. 3) Sąd może gromadzić na potrzeby postępowania rekrutacyjnego dane osobowe przewidziane w przepisach Kodeksu pracy wynikających z art takie jak: a) imię (imiona) i nazwisko, b) imiona rodziców, c) datę urodzenia, d) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), e) wykształcenie, f) przebieg dotychczasowego zatrudnienia. 4) Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w pkt 3, także: a) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, b) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL). 5) Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w pkt 3 i 4. 6) Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. 7) W zakresie nieuregulowanym wyżej, do danych osobowych, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. 8) W przypadku złożenia oferty zawierającej dane wrażliwe, których nie można przetwarzać, wyznaczony pracownik wzywa kandydata do stawienia się w Sądzie w celu anonimizacji tych danych bądź wyrażenia zgody na ich przetwarzanie przez Sąd pod rygorem zanonimiowania tych danych przez Sąd 9) Ogłoszenie, po zaakceptowaniu przez Prezesa lub Dyrektora Sądu, podlega zamieszczeniu przez wyznaczonego pracownika: a) na tablicy ogłoszeń Sądu, b) na stronie BIP Sądu. c) w innych przewidzianych odrębnymi przepisami miejscach 10) Termin składania dokumentów przez kandydatów, wyznaczony w ogłoszeniu, nie może być krótszy niż 14 dni od dnia ogłoszenia, chyba, ze przepis szczególny stanowi inaczej, lub szczególna sytuacja uzasadnia jego skrócenie.

3 11) W przypadku odmiennych procedur wynikających ze szczególnych unormowań określonych w innych aktach prawnych, przepisy tych aktów mają pierwszeństwo przed zapisami unormowanymi w Regulaminie. Sekcja 2.02 Przyjmowanie ofert 1) Po ukazaniu się ogłoszenia następuje przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych od kandydatów zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku. 2) Każda osoba spełniająca kryteria wynikające z ustawy i wymogi określone w ogłoszeniu, ma prawo złożyć ofertę pracy i uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. 3) Dokumenty aplikacyjne składane przez osoby ubiegające się o zatrudnienie mogą być składane tylko w formie pisemnej lub elektronicznej z bezpiecznym podpisem kwalifikowanym. Dokumenty aplikacyjne należy składać osobiście w biurze podawczym lub Oddziale Administracyjnym Sądu lub za pośrednictwem poczty do dnia wskazanego w ogłoszeniu. O zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego lub data wynikająca z prezentaty Sądu. 4) Sąd nie przyjmuje dokumentów aplikacyjnych drogą elektroniczną z wyjątkiem dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym. Oferty, które wpłynęły droga elektroniczną bez ważnego podpisu kwalifikowanego są natychmiast usuwane z systemu informatycznego. 5) Oferty przekazywane są do pracownika wyznaczonego pracownika, który dokonuje ich weryfikacji pod kątem spełnienia przez kandydata wymagań formalnych, czyli sprawdzenia, czy wszystkie oferty zostały złożone z zachowaniem wymaganego terminu oraz, czy kandydaci złożyli wszystkie niezbędne dokumenty. 6) Oferty złożone przed dniem opublikowania ogłoszenia, jak również te, które wpłynęły po zakończeniu rekrutacji nie uczestniczą w procesie rekrutacji 7) Czynności związane ze zniszczeniem ofert dokonywane są przez komisję rekrutacyjną. Pracownik komórki ds. kadr jest odpowiedzialny za sporządzenie protokołu z tych czynności. 8) Nie jest dopuszczalne uzupełnianie dokumentacji w trakcie trwania konkursu. 9) W razie wycofania oferty konkursowej w trakcie trwania konkursu, odwołanie pisma wycofującego jest niedopuszczalne. 10) W przypadku, gdy w złożonych dokumentach brak jest oświadczenia kandydata o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych lub brak jest podpisu pod takim oświadczeniem, dane osobowe kandydata są przetwarzane tylko dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, zaś w pozostałym zakresie, dane są anonimizowane z urzędu przez Sąd. Sekcja 2.03 Tryb pracy komisji rekrutacyjnej 1) Zadaniem komisji rekrutacyjnej jest wybranie najlepszych kandydatów do pracy spełniających wymagania zawarte w ogłoszeniu, w ramach przeprowadzonego postępowania rekrutacyjnego zgodnie z zasadami określonymi w ustawy. 2) Po upływie terminu składania ofert pracy, wyznaczony pracownik komórki właściwej ds. kadr przekazuje przewodniczącemu komisji rekrutacyjnej ewidencję ofert oraz dokumenty kandydatów.

4 3) Członkowie komisji rekrutacyjnej dokonują analizy złożonych ofert i porównania ich z wymaganiami formalnymi określonymi w ogłoszeniu, biorąc pod uwagę w szczególności: a) wykształcenie kandydatów, b) stopień spełnienia wymogów niezbędnych, c) stopień spełnienia wymogów dodatkowych. 4) Do udziału w następnym etapie postępowania komisja rekrutacyjnej wyłania grupę kandydatów, których oferty spełniły wszystkie wymagania pod względem formalnym i merytorycznym. 5) Komisja rekrutacyjna przeprowadza kolejne etapy postępowania, które w szczególności mogą polegać na rozwiązywaniu testów, przeprowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych lub innych form sprawdzania wiedzy. 6) W postępowaniu rekrutacyjnym kandydaci podlegają ocenie. Łączną ocenę kandydata stanowi suma punktów z poszczególnych etapów postępowania rekrutacyjnego i maksymalnie może wynosić 100%. 7) Komisja rekrutacyjna kończy postępowanie rekrutacyjne, wyłania najlepszego kandydata, spełniającego wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, których przedstawia Prezesowi lub Dyrektorowi Sądu celem zatrudnienia wybranego kandydata. 8) W przypadku uzyskania przez dwóch lub więcej kandydatów równej liczby punktów o wskazaniu do zatrudnienia decyduje komisja rekrutacyjna, biorąc pod uwagę wszystkie uzyskane punkty i zaprezentowane przez kandydata umiejętności. Uzasadnienie wyboru musi być odnotowane w protokole z posiedzenia komisji rekrutacyjnej. 9) Wyniki pracy komisji rekrutacyjnej zostają przedstawione do akceptacji Prezesowi lub Dyrektorowi Sądu w formie protokołu z przeprowadzonego naboru. 10) Protokół z przeprowadzonego naboru oraz dokumenty aplikacyjne wyłonionego kandydata są podstawą do zatrudnienia w Sądzie. 11) Po zakończeniu prac związanych z naborem, oraz podjęciu decyzji o zatrudnieniu kandydata i zawarciu z nim umowy o pracę, komisja rekrutacyjna kończy swą pracę. Sekcja 2.04 Przebieg postępowania rekrutacyjnego 1) Postępowanie rekrutacyjne powinno składać się z następujących etapów: a) kontrola pod względem formalnym złożonych ofert, b) ocena ofert pod względem merytorycznym, c) sprawdzenie wiedzy kandydatów, d) rozmowa kwalifikacyjna. 2) Kontrola formalna złożonych ofert polega na sprawdzeniu przez pracownika ds. kadr czy kandydat spełnia wymagania formalne, określone w ogłoszeniu o naborze a w szczególności: a) dane dotyczące stanowiska pracy, którego dotyczy oferta, b) termin i miejsce składania dokumentów, c) kompletności i zgodności rodzaju, liczby i formy załączonych dokumentów z wymaganiami określonymi w ogłoszeniu o naborze, 3) Komisja rekrutacyjna ocenia oferty pod względem merytorycznym, tj. zgodności rodzaju posiadanego przez kandydata wykształcenia z określonym w ogłoszeniu o naborze. a) Oferty, które nie spełniają wymagań formalnych są odrzucane. Oferty, które spełniają wymagania formalne są poddawane analizie i ocenie merytorycznej. b) Po sprawdzeniu ofert pod względem spełnienia przez kandydatów wymagań formalnych i merytorycznych komisja rekrutacyjna sporządza listę kandydatów spełniających te wymagania.

5 c) Sekretarz komisji rekrutacyjnej przedstawia Prezesowi lub Dyrektorowi Sądu listę kandydatów spełniających wymagania formalne i merytoryczne, wynikające z ogłoszenia o naborze, zawierającą imię, nazwisko i miejsce zamieszkania kandydata. Lista kandydatów stanowi załącznik do protokołu. d) Lista kandydatów spełniających wymagania formalne stanowi informację publiczną. e) Przewodniczący komisji rekrutacyjnej wyznacza termin przeprowadzenia sprawdzianu wiedzy. Nie może on się odbyć w terminie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania kandydatom zawiadomienia o terminie sprawdzianu. 7) Testy sprawdzające wiedzę są przygotowywane przez komisję rekrutacyjną chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej. 8) Testy mogą mieć formę papierową lub elektroniczną w postaci testu jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru, testu uzupełnienia, pytań otwartych, formę pracy pisemnej. 9) Zakres tematyczny testów sprawdzających wiedzę powinien być dostosowany do stanowiska pracy, na który został ogłoszony nabór, 10) Generowanie zestawu pytań testowych dokonywane jest pod nadzorem przewodniczącego komisji rekrutacyjnej, który osobiście nadzoruje jego powielanie, bezpośrednio przed rozpoczęciem sprawdzianu pisemnego. Osoby uczestniczące w przygotowaniu i przechowywaniu testów obowiązane są do bezwzględnego zachowania tajemnicy ich treści, pod rygorem odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy służbowej. 11) Rozmowę kwalifikacyjną przeprowadza komisja rekrutacyjna 12) Każdy członek komisji rekrutacyjnej indywidualnie dokonuje oceny kandydata w następujących obszarach: a) dotychczasowy przebieg pracy zawodowej (doświadczenie zawodowe), b) komunikatywność (nawiązanie i podtrzymanie kontaktu), c) poprawność formułowania myśli, d) odporność na stres, e) autoprezentacja (wizerunek, ogólne wrażenie), f) inny obszar oceny istotny z punktu widzenia danego stanowiska. 13) Ocena dokonywana jest na arkuszu oceny kandydata, według następującej skali ocen: a) spełnia wymagania w stopniu niedostatecznym 1, b) spełnia wymagania w stopniu miernym 2, c) spełnia wymagania w stopniu dostatecznym 3, d) spełnia wymagania w stopniu dobrym 4, e) spełnia wymagania w stopniu bardzo dobrym 5. chyba, ze przepis szczególny stanowi inaczej, 14) Sekretarz komisji rekrutacyjnej przenosi na zbiorczy arkusz oceny kandydatów liczbę punktów przyznanych przez członków komisji rekrutacyjnej danemu kandydatowi za poszczególne obszary oceny. Arkusz ten musi być podpisany przez przewodniczącego i wszystkich członków komisji rekrutacyjnej. 15) Na zakończenie rozmów kwalifikacyjnych komisja rekrutacyjna podsumowuje wyniki osiągnięte przez poszczególnych kandydatów oraz tworzy ich listę rankingową. 16) Ostatecznego wyboru kandydata dokonuje Prezes lub Dyrektor Sądu. 17) Z przeprowadzonego naboru sporządzony zostaje protokół. Protokół z przeprowadzonego naboru musi być podpisany przez przewodniczącego i wszystkich członków komisji rekrutacyjnej biorących udział w naborze oraz zatwierdzony przez Prezesa lub Dyrektora Sądu. 18) Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze wyznaczony pracownik upowszechnia informację o wyniku naboru przez umieszczenie jej na tablicy ogłoszeń Sądu, oraz w Biuletynie.

6 19) Dokumenty złożone przez kandydatów, którzy nie zostali zakwalifikowani lub wybrani podlegają zniszczeniu. Po upływie 3 miesięcznego terminu dokumenty podlegają zniszczeniu, jeżeli w tym okresie nie zostaną odebrane przez osoby, które je złożyły. Z czynności zniszczenia dokumentów sporządza się protokół zniszczenia. Sekcja 2.05 Informowanie kandydatów o wynikach postępowania rekrutacyjnego Kandydatów, którzy brali udział w rozmowie kwalifikacyjnej, pracownik komórki ds. kadr, działając z upoważnienia Prezesa lub Dyrektora Sądu, informuje o wynikach postępowania rekrutacyjnego. Sekcja 2.06 Oferty złożone poza postępowaniem rekrutacyjnym 1) Oferty pracy przesłane poza postępowaniem rekrutacyjnym stanowią zbiór doraźny, tymczasowy. 2) Dane osobowe z tego zbioru mogą być przechowywane doraźnie przez okres 6 miesięcy 3) Po upływie okresu przechowywania dane podlegają zniszczeniu przez Kierownika Oddziału Administracyjnego. 4) Zbiór doraźny ofert pracy przesłanych poza postępowaniem rekrutacyjnym prowadzi kierownik oddziału Administracyjnego i przechowuje te dane w wydzielonym miejscu 5) Kandydaci składający oferty poza konkursem mogą odebrać dokumenty w ciągu całego okresu, kiedy są przechowywane. Artykuł III. Nawiązanie stosunku pracy 1) Ostatnim etapem procesu rekrutacji jest potwierdzenie oferty i przygotowanie umowy o pracę. 2) Pracownik komórki właściwej ds. kadr odpowiada za przygotowanie poprawnych merytorycznie dokumentów niezbędnych do prawidłowego nawiązania stosunku pracy. 3) Stosunek pracy nawiązuje się na podstawie umowy o pracę. 4) Dokumenty aplikacyjne kandydata, który został wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną dołączone do jego akt 5) Sąd nie zwraca złożonych w toku postępowania konkursowego kopii dokumentów urzędowych, oświadczeń oraz innych złożonych do celów rekrutacji materiałów. Poza tym kandydat w ciągu roku od dnia zakończeniu konkursu może domagać się zwrotu oryginałów lub urzędowo poświadczonych odpisów dokumentów, które były załączone do złożonej przez niego dokumentacji. 6) Po upływie co najmniej 12 miesięcy od zakończeniu konkursu dokumenty rekrutacyjne podlegają komisyjnemu zniszczeniu.