Internetowy System Obsługi Konferencji

Transkrypt

1 Internetowy System Obsługi Konferencji

2 coffee.ispsa.pl Internetowy System Obsługi Konferencji Instytut Studiów Programistycznych S.A. wychodząc naprzeciw potrzebom organizatorów konferencji, stworzył Internetowy System Obsługi Konferencji - coffee. Coffee ma postać rozbudowanego systemu informatycznego, obsługiwanego w niezwykle prosty sposób za pomocą stron WWW. Oferuje szereg funkcji, które zastępują żmudną pracę sztabu ludzi odpowiedzialnych za organizację konferencji, kongresów lub zjazdów. Usprawnienie, które wprowadzi coffee oraz łatwość obsługi zostaną natychmiast zauważone przez organizatora konferencji oraz jej uczestników, co z pewnością przyczyni się do wzrostu ich liczby.

3 Kompleksowa obsługa konferencji Czas spojrzeć w przyszłość 3 Funkcje systemu Coffee jest pierwszym systemem do kompleksowej obsługi konferencji na polskim rynku. Dzięki niezwykle bogatej funkcjonalności, którą posiada system, macie Państwo okazję na zaoszczędzenie cennego czasu oraz redukcję kosztów. System coffee został stworzony z myślą o usprawnieniu pracy organizatorów konferencji. Dlatego tak wiele wysiłku włożyliśmy w dopracowanie każdego z modułów, aby zastąpił on, w możliwie jak największym stopniu, pracę wykonywaną dotychczas przez organizatora. Już teraz możecie Państwo skorzystać z nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Bogata funkcjonalność systemu coffee z pewnością przyczyni się do podniesienia standardu oferowanych przez Państwa usług. 4 Funkcje systemu System coffee składa się ze zintegrowanych ze sobą modułów. Dzięki temu możecie Państwo skorzystać z wersji systemu przygotowanych przez nas, bądź samodzielnie kompletować moduły (wersja Moje coffee) w zależności od funkcjonalności, którą chcecie Państwo uzyskać. Każdy z modułów odpowiedzialny jest za inny obszar procesu organizacji konferencji. Rejestracja i zarządzanie uczestnikami Jest to podstawowy moduł systemu coffee odpowiedzialny za rejestrację i zarządzanie uczestnikami. Umożliwia rejestrację uczestników konferencji oraz zarządzanie danymi zebranymi w czasie rejestracji. Organizator posiada dostęp do statystyk uczestników, może także eksportować dane do formatu Microsoft Excel. Moduł umożliwia zalogowanym uczestnikom konferencji samodzielne edytowanie wprowadzonych danych. Płatności i fakturowanie Zadaniem tego modułu jest rozliczanie i rejestrowanie płatności uczestników konferencji. Daje on możliwość wystawiania faktur indywidualnych i zbiorowych. Moduł płatności obsługuje faktury pro-forma, zaliczkowe oraz zwykłe faktury VAT. Organizator ma stały dostęp do statystyk wszystkich należności oraz możliwość eksportu wszystkich danych do formatu Microsoft Excel. Usługi informacyjne Dzięki temu modułowi macie Państwo zapewniony stały, szybki i bezproblemowy kontakt on-line z uczestnikami konferencji. Pozwala on na rozsyłanie poczty zbiorowej, czyli tzw. newslettery. Dzięki specjalnym filtrom możliwe jest wyselekcjonowanie żądanej grupy odbiorców, do których chcecie Państwo wysłać wiadomość. Moduł ten pozwala także na drukowanie etykiet adresowych na kopertach pocztowych. Drukowanie identyfikatorów i certyfikatów Ten moduł ma za zadanie usprawnić proces wydruku identyfikatorów i certyfikatów uczestnictwa, które następnie przydzielane są poszczególnym uczestnikom konferencji. Możecie Państwo skorzystać z narzędzia do definiowania szablonów identyfikatorów i certyfikatów. Umożliwia to drukowanie materiałów dla wielu osób jednocześnie, co bardzo przyspiesza pracę. Rezerwacja i rozdział miejsc hotelowych Moduł zakwaterowania pozwala organizatorowi na bardzo proste i przyjazne zarządzanie hotelami, pokojami oraz rozmieszczeniem w nich uczestników konferencji. Możliwe jest dowolne definiowanie hoteli oraz kategorii pokoi wraz z ich cenami. Dla tak przyjętych warunków zakwaterowania uczestnicy określają swoje preferencje podczas rejestracji. Następnie organizator ma możliwość dowolnego rozlokowania uczestników pomiędzy dostępne pokoje, mając na uwadze ich preferencje prezentowane przez system coffee. Wszystkie listy zakwaterowania można wydrukować lub eksportować do formatu Microsoft Excel. Układanie programu konferencji Dzięki temu modułowi macie Państwo możliwość ułożenia planu dla każdego dnia konferencji w niezwykle prosty sposób. Poza tym moduł ten pozwala na wygodny wybór streszczeń na poszczególne sesje prezentacyjne oraz przeglądanie całego programu konferencji. Uczestnicy za pomocą tego modułu mogą tworzyć swój indywidualny program konferencji. Również w tym module istnieje możliwość eksportu wszystkich danych do Microsoft Excel i Adobe Acrobat (PDF). Przyjmowanie, recenzja i dobór streszczeń Moduł ten jest bezcennym narzędziem podczas przyjmowania streszczeń prac naukowych i tematycznych. Dzięki temu modułowi możliwe jest nie tylko składanie streszczeń przez Internet, ale także zarządzanie ich recenzją. Po wybraniu recenzentów oraz przydzieleniu im prac, organizator może już tylko czekać na wyniki recenzji. Dodatkowo system udostępnia narzędzie, które w inteligentny sposób podpowiada organizatorowi, które streszczenia powinien wybrać do ostatecznej prezentacji na konferencji. Wszystkie streszczenia można eksportować do popularnego formatu Adobe Acrobat (PDF). Obsługa kart kredytowych i przelewów on-line Obsługa kart kredytowych jest zintegrowana z modułem obsługującym płatności i fakturowanie. Pozwala na wygodną dla uczestników możliwość płatności przelewami on-line oraz za pomocą kart kredytowych. Organizator dostaje natychmiastową informację o uregulowaniu należności przez uczestnika. coffee 3 coffee 4

4 Wersje systemu Wersje dopasowane do Państwa potrzeb Instytut Studiów Programistycznych S.A. przygotował trzy pakiety konferencyjne od funkcjonalności, której Państwo oczekujecie na swojej konferencji. Istnieje również możliwość stworzenia swojego własnego pakietu dzięki wersji Moje coffee. Otwórz się na nowe technologie Chcąc podążać z duchem czasu, a tym samym nie dać się zostawić w tyle konkurencji, warto korzystać z najnowszych osiągnięć informa- systemu coffee. Wybór pakietu zależy 3 tycznych. Instytut Studiów Progra- 4 mistycznych S.A. daje Państwu taką możliwość dzięki swoim produktom. Organizowanie konferencji nigdy dotąd nie było tak łatwe i przyjemne. Wersje systemu CAPPUCCINO LATTEE ESPRESSO Moje Jest podstawowym pakietem konferencyjnym. Składa się z modułów, które pomogą w podstawowych czynnościach organizacyjnych. coffee CAPPUCCINO składa się z następujących modułów: Rejestracja i zarządzanie uczestnikami Płatności i fakturowanie Usługi informacyjne Drukowanie identyfikatorów i certyfikatów Jest to profesjonalny pakiet stworzony dla organizatorów, którzy oczekują czegoś więcej niż standard. coffee LATTEE poza funkcjonalnością coffee CAPPUCCINO posiada: Rezerwacja i rozdział miejsc hotelowych Przyjmowanie, recenzja i dobór streszczeń Jest ekskluzywnym pakietem konferencyjnym stworzonym dla organizatorów, których konferencje są na najwyższym poziomie. coffee ESPRESSO poza funkcjonalnością coffee CAPPUCCINO posiada: Rezerwacja i rozdział miejsc hotelowych Przyjmowanie, recenzja i dobór streszczeń Obsługa kart kredytowych i przelewów on-line Układanie programu konferencji Jest to elastyczna wersja systemu ściśle dopasowana do indywidualnych potrzeb klienta. W tej wersji to Państwo jesteście twórcami systemu coffee i możecie w dowolny sposób połączyć ze sobą moduły. Sposób w jaki zestawicie Państwo moduły zależy tylko i wyłącznie od funkcjonalności, której potrzebuje dana konferencja. coffee 5 coffee 6

5 związaną z metodami płatności. Możecie 3 przewidział taką możliwość. Poniższe 4 Metody płatności Wersje dopasowane do Państwa potrzeb Instytut Studiów Programistycznych S.A. przygotował dla Państwa szeroką ofertę Państwo dokonać wyboru w zależności od tego, czy chcecie zorganizować jedną konferencję, czy też jesteście częstymi organizatorami konferencji. Coś dla zdecydowanych Jeżeli zainteresował Państwa system coffee, warto rozważyć możliwość posiadania go na własność. Instytut Studiów Programistycznych S.A. dwie opcje zakupu zostały stworzone właśnie z myślą o tych z Państwa, którzy chcieliby stać się właścicielami coffee. Metody płatności Licencja Abonament Licencja wieczysta Dedykowane Jest to opcja dla tych z Państwa, którzy organizują konferencje nie częściej niż dwa razy do roku. Ta metoda nabycia systemu coffee umożliwia zorganizowanie dokładnie jednej konferencji przy użyciu systemu. Cena za licencję uzależniona jest od wybranego pakietu konferencyjnego lub zestawu modułów w wersji Moje coffee. System coffee umieszczony jest na dedykowanym serwerze WWW, dlatego Państwo jako nabywcy licencji nie musicie ponosić kosztów związanych z hostowaniem, czy obsługą techniczną systemu. Dodatkowo zespół konsultantów zapewni wsparcie i pomoc w obsłudze systemu bez żadnych dodatkowych opłat. Po zakończeniu konferencji nabywca licencji ma 30 dni, aby zdecydować, które dane chciałby zarchiwizować. Operacja ta wykonywana jest w ramach obsługi technicznej i nie podlega dodatkowej opłacie. Instytut Studiów Programistycznych S.A. umożliwia niedostępną do tej pory na rynku opcję abonamentową. Dzięki niej istnieje możliwość stałego dostępu do systemu coffee oraz zorganizowanie dowolnej liczby konferencji i zarejestrowanie dowolnej liczby uczestników. Wysokość miesięcznej opłaty jest uzależniona od liczby uczestników, którą organizator ma zamiar zarejestrować w czasie trwania abonamentu. Organizator ma możliwość wybrania dowolnej wersji systemu każdorazowo, gdy zaczyna proces organizacji konferencji przy użyciu systemu coffee. Podobnie jak w przypadku licencji na jedną konferencję, nabywca abonamentu nie ponosi żadnych dodatkowych opłat związanych z hostowaniem i utrzymaniem systemu coffee. Przysługuje mu również darmowa pomoc konsultantów w czasie trwania całego abonamentu. Ta forma rozliczenia jest przeznaczona dla organizatorów, którzy mają do czynienia z bardzo dużą liczbą organizowanych konferencji. Zakup licencji wieczystej umożliwia zorganizowanie dowolnej liczby konferencji z nielimitowaną liczbą uczestników przy pomocy systemu coffee. Nabywca uiszcza jednorazową opłatę równoważną wartości całego systemu. Za dodatkową opłatą może także nabywać aktualizacje systemu coffee, które podnoszą funkcjonalność aplikacji. Przez cały okres licencjonowania nabywca ma prawo korzystać z darmowej pomocy technicznej konsultantów. Nabywca licencji wieczystej może wybierać dowolne wersje systemu coffee każdorazowo przy nowym procesie organizacji konferencji. Wychodząc naprzeciw potrzebom wymagających klientów oferujemy system coffee w wersji dedykowanej. Jest on tworzony na bazie standardowego systemu coffee, jednak budowany jest z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb klienta. Coffee dedykowane może być zintegrowane z istniejącym już w firmie klienta systemem informatycznym. Dodatkowo klient może dowolnie rozszerzać każdy z modułów, dostosowując jego funkcjonalność do swoich indywidualnych potrzeb. Projektantem dedykowanego coffee jest sam zamawiający. To od niego zależy wielkość oraz funkcjonalność systemu. Jeśli pragniecie Państwo zintegrować coffee z używanymi przez siebie systemami lub przebudować któryś z modułów tak, aby sprostał konkretnym potrzebom - ta opcja jest stworzona dla Państwa. coffee 7 coffee 8

6 Zadbamy o wszystkie szczegóły NOTATKI Usługi dodatkowe 3 Z każdą organizowaną konferencją wiąże się wiele dodatkowych czynności, które wymagają od organizatora poświęcenia choć trochę czasu i pracy. Dlatego też Instytut Studiów Programistycznych S.A. oferuje szereg usług dodatkowych, które zapewnią kompleksową obsługę konferencji. Notatki Oficjalna strona www konferencji Obecnie większość organizowanych konferencji nie może obyć się bez strony WWW umieszczonej w globalnej sieci Internet. Witryna internetowa zapewnia wiele użytecznych informacji oraz jest oczywistą promocją danej konferencji. Dlatego też oddajemy do dyspozycji doświadczonych webmasterów oraz grafików, którzy zapewnią profesjonalny serwis WWW poświęcony konferencji. Dodatkowo zostanie on przygotowany w taki sposób, aby możliwe było bezpośrednie zalogowanie się do systemu coffee. Organizator może sam zdecydować o wyglądzie graficznym serwisu lub po prostu dostarczyć szablon graficzny zakupiony na specjalnie poświęconych temu zagadnieniu portalach internetowych. Studio graficzne Każda organizowana konferencja wymaga rożnego typu materiałów konferencyjnych, ulotek, programów konferencji, zaproszeń na imprezy towarzyszące. Z tego względu oferujemy usługi naszego studia graficznego, które zrzesza wyłącznie zawodowych grafików. Dzięki ich profesjonalnemu podejściu oraz bogatemu doświadczeniu gwarantujemy, że przygotowane przez nich materiały na długo zapadną w pamięci uczestników konferencji. System zarządzania treścią (CMS) System zarządzania treścią jest obecnie bardzo popularnym narzędziem umożliwiającym dowolne aktualizowanie informacji na stronie WWW. Ponadto daje możliwość określania sposobu prezentowania tych informacji, co daje ogromne możliwości zarządzania stroną WWW. Dlatego też oferujemy zintegrowanie systemu CMS z oficjalną stroną WWW konferencji oraz systemem coffee. Dzięki temu organizator konferencji będzie mógł wygodnie zarządzać informacjami prezentowanymi na witrynie internetowej poświęconej konferencji. Stanowiska komputerowe W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić życie bez Internetu. Jest on niezbędnym narzędziem w codziennej pracy. Z tego względu oferujemy przygotowanie dowolnej liczby stanowisk komputerowych z bezpośrednim podłączeniem do Internetu oraz z zainstalowanymi popularnymi programami narzędziowymi np.: Microsoft Word, Excel, PowerPoint lub Adobe Acrobat. Na specjalne życzenie możemy także udostępnić sieć bezprzewodową WiFi (tzw. hot spoty) w określonych miejscach obiektu konferencyjnego. coffee 9 coffee 10

7 Copyright 2007 coffee. All rights reserved coffee.ispsa.pl Instytut Studiów Programistycznych S.A. Warszawa , Korytnicka 28 KRS: Sąd Rejonowy dla M.St.Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego NIP: Kapitał zakładowy: ,00 zł