ZARZĄDZENIE NR..~.1..I2010 Wójta Gminy Jordanów Śląski z dnia af.listopada 2010r.

Transkrypt

1 ,.. r ZARZĄDZENIE NR..~.1..I2010 Wójta Gminy Jordanów Śląski z dnia af.listopada 2010r. w sprawie: zasad rachunkowości i systemu zarządzania dla projektu pn. "Rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej na obszarze Powiatu Wrocławskiego i 7 gmin oraz wprowadzenie i zwiększenie dostępności elektronicznych usług dla mieszkańców ipodmiotów gospodarezych regionu powiatu i gmin: Czernica, Jordanów Śl., Kąty Wrocławskie, Kobierzyce, Mietków, Sobótka Żórawina" w ramach Regionalnego programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata " Na podstawie art. l Oust.2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.D. z 2009r. Nr 152, poz.l223 z późno zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 201 Or. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 128, poz.861), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 20 lor. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz.207) zarządzam co następuje: 1 Wprowadzam do użytku przepisy wewnętrzne w sprawie zasad rachunkowości regulujących gospodarkę finansową w budżecie gminy Jordanów Śląski, Urzędzie Gminy Jordanów Śląski oraz system zarządzania dla projektu pn. "Rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej na obszarze Powiatu Wrocławskiego i 7 gmin oraz wprowadzenie izwiększenie dostępności elektronicznych usług dla mieszkańców i podmiotów gospodarczych regionu powiatu i gmin: Czernica, Jordanów Śląski, Kąty Wrocławskie, Kobierzyce, Mietków, Sobótka, Żórawina w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata " 2 Postanowienia zawarte w niniejszym zarządzeniu dotyczą wszystkich pracowników biorących udział w realizacji Projektu. I. POSTANOWIENIA OGÓLNE l. Rachunkowość prowadzi się w siedzibie Gminy Jordanów Śląski. 2. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. 3. W ramach roku obrotowego okresami sprawozdawczymi są poszczególne miesiące. 4. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim, w walucie PLN. 5. Księgi rachunkowe prowadzi się w systemie komputerowym przy zastosowaniu programów finansowo-księgowych firmy SIGJD. 3 1

2 Opis stosowania programów komputerowych zawierają odrębne opracowania tej firmy. Aktualizacji programów dokonuje Administrator systemów SIGID. Opisy zmian użytkowanych programów przekazywane są użytkownikom poszczególnych programów. Programy zabezpieczone są indywidualnymi identyfikatorami i hasłami, dla każdego pracownika pracującego na programach. 6. Księgi rachunkowe składają się z dzienników częściowych, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarz), zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz ksiąg pomocniczyfh.! 4 II. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE Pomoc finansową przyznaną umową Nr UDA-RPDS /09-00 z dnia Or. w kwocie nie przekraczającej ,35 (słownie: sześć milionów siedemset sześćdziesiąt dziewięć tysięcy dwieście czterdzieści osiem złotych trzydzieści pięć groszy) całość zadania, w tym dla Gminy Jordanów Śląski w kwocie nie przekraczającej ,12 (słownie: dwieście osiemdziesiąt cztery tysiące sto czternaście złotych dwanaście groszy) i stanowiącą nie więcej niż 84,99 % kwoty całkowitych wydatków kwalifikowanych Projektu, na realizację zadania pn: "Rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej na obszarze Powiatu Wrocławskiego i 7 gmin oraz wprowadzenie izwiększenie dostępności elektronicznych usług dla mieszkańców i podmiotów gospodarczych regionu powiatu i gmin: czernica, Jordanów Śląski, Kąty Wrocławskie, Kobierzyce, Mietków, Sobótka, Żórawina w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla VVojewództwa Dolnośląskiego na lata " (Nr projektu RPDS /09). Beneficjentem - jest Powiat Wrocławski jako lider Projektu (zgodnie z umową o Partnerstwie SP/PR /2009 z dnia r.) a partnerami i realizatorami jest 7 gmin biorących udział w projekcie - w tym GMINA JORDANÓW ŚLĄSKI. Wartość zadania określona we wniosku o dofinansowanie stanowi ,23 PLN. Pomoc finansowa stanowi dochód budżetu gminy. O daty podpisania umowy przez Lidera z Instytucją zarządzającą, realizacja wydatków kwalifikowanych (stanowiących udział własny gminy oraz finansowanych z Funduszu następuje z wyodrębnionego rachunku bankowego prowadzonego przez Bank Spółdzielczy w Kobierzycach oddział w Łagiewnikach (wyciągi bankowe wystawiane dla gminy Jordanów Śląski). Jest to rachunek bankowy budżetu gminy służący realizacji dochodów i wydatków Projektu. Realizacja wydatków niekwalifikowanych i kwalifikowanych, ale poniesionych przed datą podpisania umowy lub bez wskazania ich sfinansowania następuje z rachunku wydatków Urzędu Gminy Jordanów Śląski prowadzonego przez Bank Spółdzielczy w Kobierzycach Oddział Łagiewniki. Transakcje finansowe dotyczące realizowanego Projektu dokonywane są przelewami w Banku Spółdzielczym w Kobierzycach Oddział Łagiewniki filia w Jordanowie Śląskim Dochody budżetu, których źródłem są środki pomocy finansowej otrzymane przez gminę na realizację projektu, wpłyną na wyodrębniony rachunek bankowy. Przekazane zostaną do budżetu gminy i zaliczone do działu Administracja Publiczna, Rozdziału Urzędy gmin/miast i miast na prawach powiatu, paragrafu dotacje rozwojowe. 2

3 2. Wydatki zalicza się do działu Administracja Publiczna, Rozdziału Urzędy gmin/miast i miast na prawach powiatu, paragrafu 605 -wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych dodając końcówkę: 7 - dla wydatków kwalifikowanych, których źródłemfinansowania są środki z Funduszu, nie więcej niż 84,99% 9 - dla wydatków kwalifikowanych, których źródłem finansowania są środki własne gminy stanowiące udział własny gminy 9 - dla wydatków niekwalifikowanych, których źródłem fmansowania są środki własne gminy dla wydatków bez wskazania ich sfinansowania, Dla potrzeb wykorzystania środków na realizacje Projektu rachunkowość w Gminie prowadzi się w sposób następujący: >- W budżecie gminy/organ finansowy prowadzona jest ewidencja planów fmansowych dochodów, wydatków, rozrachunków księgowych na podstawie wyciągów bankowych oraz innych dokumentów księgowych. Z konta budżetu gminy Jordanów Śląski - przekazuje się środki na zasilenie wyodrębnionego dla Projektu rachunku, z którego następnie dokonuje się płatności zobowiązań. Wyodrębnione konto bankowe dla Projektu służy również do zapisów prowadzenia ewidencji budżetu gminy. W organie wyodrębnia się jednostkę organizacyjna dla projektu oraz tworzy się odrębne konta pozabilansowe, na których księgowane są plany, Do prowadzenia ewidencji Projektu w budżecie (organie) gmina korzysta z bilansowych i pozabilansowych kont syntetycznych: DOCHODY (rachunek bankowy budżetu gminy - wpływy) WYDATKI (rachunek bankowy budżetu gminy - wydatki) (rozrachunek - koszty kwalifikowane oraz koszty niekwalifikowane) 224-UG (rozrachunek) dochody budżetu związane z realizacją projektu wydatki budżetu związane z realizacja projektu skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu skumulowana nadwyżka budżetu plan dochodów projektu plan wydatków projektu Zasady ewidencji księgowej: 6 LP Treść Wn Ma L Przekazanie środków własnych z budżetu na wyodrębniony rachunek bankowy dla Projektu Wpływ środków na wyodrębniony rachunek Projektu - zasilenie konta Wpływ środków z realizacji Projektu z 3. Instytucji Zarządzającej Wprowadzenie miesięcznych sprawozdań wydatków Przeksięgowanie zrealizowanych w ciągu roku 5. dochodów budżetowych pod datą ostatniego dnia roku budżetowego 3

4 Przeksięgowanie zrealizowanych w ciągu 6. roku wydatków budżetu pod datą ostatniego dnia roku kalendarzowego 7. Przeniesienie salda konta 961, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu Na wyodrębnionym do Projektu rachunku bankowym księgowane są operacje na podstawie wyciągu bankowego. Dzienniki częściowe dla projektu tworzone są W następujący sposób: w (kolejny nr nadany przez system komputerowy) - Wyciąg bankowy z wyodrębnionego rachunku bankowego. P (kolejny nr nadany przez system komputerowy - Polecenie księgowania. Utworzono dla celów projektu jednostkę organizacyjną o nazwie 03 -ROZBUDOWA INFRASTRU INFOR. Z uwagi na to, że wyodrębniony do projektu rachunek utworzony jest jako subkonto do rachunku gminy - na wyodrębnionym wyciągu bankowym księguje się również operacje, które uwidaczniają ewidencję budżetu gminy jak i dla realizacji projektu. l ~ W Urzędzie Gminy jako jednostce budżetowej i l prowadzona jest ewidencja planów finansowych wydatków, kosztów, wydatków, przyqhodów, zaangażowania oraz rozrachunków realizowanego Projektu. e Zapisy dokonywane w urzędzie gminy jako jednostce budżetowej są dokonywane na podstawie wyciągu bankowego ( zgodnie z datą i operacjami wskazanymi na wyciągu bankowym prowadzonym dla wyodrębnionego konta projektu). W jednostce urzędu gminy prowadzona jest szczegółowa ewidencja analityczna Projektu. Odrębna ewidencja księgowa Projektu realizowana jest poprzez wyodrębnienie jednostki pod nazwą 02 - "INFORMATYZACJA" PROGR. UNIJNY Przyjęcie środków trwałych następuje na podstawie dokumentu protokół przyjęcia środka trwałego (dotyczy to środków trwałych powyżej ceny jednostkowej zł) na konto 011,natomiast pozostałe środki trwałe, przyjmuje się na konto O 13 na podstawie faktury i nie wystawia dokumentu przyjęcia środka trwałego. Wartości niematerialne iprawne poniżej wartości zł przyjmuje się na stan ewidencyjny konta 020 na podstawie faktury i nie wystawia dokumentu przyjęcia środka trwałego, natomiast wartości niematerialne i prawne powyżej ceny jednostkowej zł następuje na podstawie dokumentu protokół przyjęcia środka trwałego. W księdze inwentarzowej prowadzonej w formie komputerowej w programie SIGID wyodrębniona jest także jednostka organizacyjna - do celów Projektu. Do prowadzenia ewidencji Projektu w jednostce Urzędu Gminy korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: środki trwałe pozostałe środki trwałe wartości niematerialne iprawne umorzenia środków trwałych umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych inwestycje ( środki trwałe w budowie) 4

5 400 -koszty według rodzaju 201 -rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 130 -dotacje (zasilenie konta) 223 -rozrachunki (dotacyjne) 401 -pokrycie amortyzacji 761 -koszty na pokrycie amortyzacji fundusz jednostki dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje straty izyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy Oraz konta pozabilansowe: 980 -plan finansowy wydatków budżetowych i wydatki 998 -zaangażowanie wydatków budżetowych Zasady ewidencji księgowej: LP Treść operacji Wn Ma l. Plan finansowy wydatków (zgodnie z uchwałami Poniesione wydatki (miesięcznie) Srodki na realizację projektu (księgowanie memoriałowe) Księgowanie kosztów Projektu na podstawie faktury Zapłata faktury/przelew l Srodki na inwestycje z realizowanego Projektu " Zaangażowanie środków Projektu (księgowanie raz na miesiąc) Zaangażowanie środków Projektu (księgowanie miesięczne) Protokół przyjęcia środka trwałego Przyjęcie na stan pozostałych środków trwałych Przyjecie na stan wartości niematerialnych i /071 prawnych 12. Wyksięgowanie kosztów inwestycji Protokół likwidacji środka trwałego /013/020 Podstawą ewidencji księgowej są dowody zewnętrzne i wewnętrzne: faktury rachunki wyciągi bankowe polecenia księgowania 7 5

6 Dowody księgowe dokumentujące wydatki i koszty realizowanego Projektu muszą być opisywane zgodnie z wymogami dla tego projektu, oraz gromadzone i archiwizowane odrębnie. Każdy dowód księgowy powinien posiadać dekretację księgową tj. wskazanie sposobu ujęcia w księgach rachunkowych, wskazanie klasyfikacji budżetowej oraz miesiąca w jakim powinien zostać ujęty, Do wystawienia wewnętrznych dowodów księgowych upoważnia się inspektora dis. księgowości. Do kontroli formalnej i rachunkowej wewnętrznych i zewnętrznych dokumentów upoważnia się inspektora dis. księgowości lub Skarbnika Gminy. Do kontroli merytorycznej wewnętrznych i zewnętrznych dokumentów upoważnia się inspektora dis. pozyskiwania środków pomocowych, promocji i oświaty lub Sekretarza Gminy. Polecenia księgowania sporządzane są przez inspektora dis. księgowości na podstawie dowodów źródłowych w celu: - przeksięgowania zapisów księgowych dokonanych przed podpisaniem umowy na dofmansowanie - przeksięgowanie zapisów księgowych pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej - skorygowanie błędnych zapisów - dokonania zapisu księgowego w zakresie wprowadzenie sald bilansu otwarcia do ksiąg rachunkowych - dokonania rocznych przeksięgowań w zakresie zrealizowanych dochodów i wydatków - udokumentowanie zapisów technicznych, stosowanych dla zapewnienia prawidłowej ewidencji księgowej budżetu i jednostki. W odrębnym segregatorze oznaczonym nazwą projektu, przechowuje się oryginały dowodów księgowych iinnych dokumentów finansowych. Dowody księgowe przechowuje się przez okres wymagany w umowie o dofinansowanie lub określony innymi przepisami, (nie krócej niż do r.) Miejscem przechowywania dokumentacji jest siedziba Gminy Jordanów Śląski ul. Wrocławska Ustala się następujący obieg dokumentów związanych z realizowanym projektem: 1. Oryginał kompletnego wniosku oraz umowy o udzielenie pomocy fmansowej przechowywany jest u Lidera Projektu - czyli w Powiecie Wrocławskim 2. Oryginały dokumentów księgowych dotyczących realizowanego Projektu przechowuje się na stanowisku inspektora d/s. księgowości.! 3. Faktury (rachunki) celem realizacji składane są w sekretariacie i niezwłocznie najpóźniej następnego dnia, przekazywane na stanowisko I pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizowana inwestycję, 4. Pracownik odpowiedzialny merytorycznie za realizowany projekt niezwłocznie przystępuje do sprawdzenia faktury lub innego dowodu księgowego 5. Na odwrotnej stronie faktury należy zamieścić informacje oraz podpisy i pieczęcie - zgodnie z wymaganiami określonymi w Projekcie, 6. Skarbnik lub inspektor dis. księgowości dokonuje sprawdzenia dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym - poprze złożenie podpisu i daty 6

7 7. Inspektor dis. księgowości dokonuje dekretacji księgowej wskazując miesiąc w jakim dokument powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych, klasyfikacje budżetową oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych - konta księgowe 8. Tak przygotowany dokument przedkłada się do zatwierdzenia Wójtowi lub Sekretarzowi Gminy oraz Skarbnikowi lub inspektorowi dis. księgowości. Zatwierdzone dokumenty są podstawą do dokonania przelewu zapłaty 9. Niezbędne do wniosku o płatność dokumenty przygotowuje inspektor dis. pozyskiwania środków pomocowych, promocji i oświaty (przekazując je do Lidera Projektu w wyznaczonym terminie) 10. W sytuacji, gdyby nie zostały uznane kwalifikowane w kwotach wykazanych we wniosku o płatność opis na fakturach (w załącznikach do faktur) w zakresie kosztów kwalifikowanych i niekwaiifikowanych ulega zmianie, na podstawie decyzji dysponenta środków, poleceniem księgowania dokonuje się ich przeksięgowania 11. Sprawy nieobjęte w niniejszym zarządzeniu uregulowane zostały w odrębnych wewnętrznych przepisach obowiązujących w jednostce. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od daty podpisania umowy z UMWD - nr UDA-RPDS /09-00 z dnia ls r. od zaistnienia pierwszego zdarzenia gospodarki finansowej realizowanego Projektu. 9 7