Seria III: e-publikacje Instytutu INiB, Uniwersytet Jagielloński. Red. Maria Kocójowa Nr 2. E-WŁĄCZENIE CZY E-WYOBCOWANIE? 2006

Transkrypt

1 Krzysztof Kopiński * Archiwum Państwowe Toruń WPŁYW KOMPUTERYZACJI NA OPRACOWYWANIE W ARCHIWACH PAŃSTWOWYCH DOKUMENTACJI AKTOWEJ [THE INFLUENCE OF COMPUTERIZATION ON RECORD PROCESSING IN STATE ARCHIVES] Abstrakt: Dokumentacja aktowa z okresu XIX XXI wieku jest najczęściej spotykanym rodzajem dokumentacji w archiwach państwowych w Polsce. Komputeryzacja nie pozostała również bez wpływu na opracowywanie w archiwach państwowych aktowych materiałów archiwalnych. Celem niniejszego artykułu jest porównanie tradycyjnego opracowywania dokumentacji aktowej z opracowywaniem wspomnianej dokumentacji w dobie informatyzacji i wykazanie podobieństw i zaistniałych różnic. Równie istotna w tym miejscu będzie również analiza wpływu nowych technologii na zmiany zachodzące w opracowywaniu aktowych materiałów archiwalnych w latach ARCHIWA PAŃSTWOWE BAZY DANYCH DOKUMENTACJA AKTOWA OPRACOWYWANIE TRADYCYJNE OPRACOWYWANIE ZINFORMATYZOWANE Abstract: Archival records from 19 th 20 th centuries are the most common kind of records preserved in Polish state archives. The process of computerization has influenced the way such records are processed in state archives. The main goal of this paper is to compare the traditional way of processing archival records with the new one relying strongly on computer technology and to indicate both similarities and differences. Furthermore, what is equally important, the influence of new technologies on changes in processing archival records between 1997 and 2005 is analyzed. ARCHIVAL RECORDS COMPUTERIZED PROCESSING DATABASES STATE ARCHIVES TRADITIONAL PROCESSING * * * Wstęp Problem komputeryzacji polskich archiwów państwowych od wielu lat budzi znaczne zainteresowanie archiwistów, historyków i pracowników informacji naukowej [Ryszewski 1994; , Robótka ; Nawrocki 1985]. Komputeryzacja nie pozostała również bez wpływu na opracowywanie w archiwach państwowych dokumentacji aktowej z okresu XIX XXI w., która jest najczęściej spotykanym rodzajem dokumentacji w archiwach państwowych w Polsce. Przez opracowanie w niniejszym artykule rozumie się działania polega- * Dr KRZYSZTOF KOPIŃSKI, historyk UMK Toruń, studia podyplomowe z archiwistyki oraz programowania i zastosowań komputera. Kierownik Pracowni Informacji Archiwalnej i Ewidencji w Archiwum Państwowym w Toruniu. Autor m.in.: (2005) Komputeryzacja a zamiany we współczesnej ewidencji syntetycznej archiwów państwowych; (2004) Bazy danych archiwum toruńskiego nowe możliwości wyszukiwania informacji. Adres elektr.: kkopinski@torun.ap.gov.pl 45

2 jące na przygotowaniu materiałów archiwalnych zespołu do udostępnienia w zakresie podstawowym, czyli po ich uporządkowaniu i zinwentaryzowaniu [Robótka 2002, s. 74; Robótka, Ryszewski, Tomczak 1989, s. 53]. Celem artykułu jest też porównanie dotychczasowego tradycyjnego opracowywania dokumentacji aktowej z opracowywaniem zinformatyzowanym i wykazanie podobieństw i zaistniałych różnic. Równie istotna w tym miejscu będzie również analiza wpływu nowych technologii na zmiany zachodzące w opracowywaniu dokumentacji aktowej w latach Tradycyjne opracowywanie dokumentacji aktowej Przygotowanie materiałów archiwalnych zespołu, w tym dokumentacji aktowej, do udostępniania w zakresie podstawowym wiąże się z postępowaniem metodycznym składającym się z kilku etapów: studia wstępne, które obejmują zarówno badanie dziejów twórcy zespołu, jak i samych materiałów archiwalnych zespołu. Materiałów na ten temat archiwista poszukiwał w publikowanych przepisach prawnych, normatywach znajdujących się w samym zespole oraz w publikacjach naukowych. wyodrębnienie lub scalenie zespołu, wybór metody porządkowania i porządkowanie właściwe zespołu. Na to ostatnie składa się m.in. segregacja archiwaliów według serii i systematyzacja archiwaliów w seriach. Innymi ważnymi czynnościami związanymi z opracowaniem są: inwentaryzacja zespołu, czyli przygotowanie opisu na poziomie j.a. oraz sporządzenie wstępu do inwentarza. Wynikiem inwentaryzacji jest pomoc archiwalna nazywana inwentarzem archiwalnym [Robótka 2002, s. 74; Robótka, Ryszewski, Tomczak 1989, s. 53 n.]. Jedną z najczęściej spotykanych form inwentarza archiwalnego jest forma książkowa. Inwentarz książkowy określony przepisami z początku lat sześćdziesiątych minionego stulecia uzupełnionymi pismem okólnym z 1984 r. składał się z następujących części: karty tytułowej, spisu treści, wstępu i załączników do niego, i spisu akt usystematyzowanych w jednostki inwentarzowe [Tarakanowska; Rosowska 2001, nr 131, 183, zob. też inne szczegółowe przepisy metodyczne nr 202, 204 (zarządzenia); nr 178, 184, 190, 194 (pisma okólne)]. Przepisy precyzowały, iż inwentarz należy sporządzać dla każdego zespołu (zbioru) oddzielnie. Inwentarz książkowy należało poprzedzić zwięzłym wstępem zawierającym: dzieje ustrojowe urzędu, względnie dane dotyczące twórcy zbioru, dzieje zespołu (zbioru), charakterystykę archiwalną zespołu (zbioru), charakterystykę zawartości zespołu (zbioru), informacje o zastosowanej metodzie porządkowania i inwentaryzacji, zestawienie bibliografii. Wstęp do inwentarza książkowego nawiązywał więc do tego, co wypracował w latach pięćdziesiątych XX w. Kazimierz Konarski [Konarski 1952], a potwierdzały to chociażby przygotowane w okresie późniejszym przepisy [Tarakanowska; Rosowska 2001, nr 177]. Każdą jednostkę fizyczną zespołu należało opisywać w odrębnej pozycji inwentarzowej. Jednostka fizyczna była więc jednoznaczna z jednostką inwentarzową. W tradycyjnym inwentarzu książkowym każda strona przewidziana była dla 10 pozycji inwentarzowych oddzielonych od siebie linia poziomą. Dopuszczalne było przekraczanie wspomnianych linii poziomych w przypadku dłuższych tytułów lub obszerniej opisanej treści. W rubrykach poziomych należało wpisywać także nazwy składowych części inwentarza uwzględniając przy tym wymogi zachowania przejrzystości tekstu. Inwentarz książkowy sporządzało się w formie ma s z yno pi s u przynajmniej w trzech egzemplarzach, z których jeden trzeba było przesłać do NDAP, a dwa pozostałe były przezna- 46

3 czone do użytku wewnętrznego. W przypadkach uzasadnionych liczba inwentarzy książkowych mogła być większa. Formularz inwentarza książkowego składał się z 6 rubryk: sygnatura archiwalna; tytuł, treść; daty krańcowe jednostki inwentarzowej; opis zewnętrzny jednostki inwentarzowej; sygnatura dawna (zarówno kancelaryjna, jak i archiwalna); uwagi nie objęte poprzednimi rubrykami. Rola komputeryzacji w początkowych etapach opracowywania Wpływ komputera w ostatnich latach jest szczególnie zauważalny w procesie przeprowadzania studiów wstępnych nad opracowywanym zespołem. Archiwista chcąc obecnie dotrzeć do przepisów prawnych bardzo często korzysta z płatnych internetowych serwisów LEXPolonica Online [LexPolonica Online 2006] lub serwisu LEGALIS System Informacji Prawnej [Legalis 2006]. Oprócz aktualizowanych na bieżąco Dzienników Ustaw, Monitorów Polskich i Dzienników Urzędowych znajdują się tam przepisy prawa miejscowego. Wydawcy wzmiankowanych przepisów prawnych nie ograniczają się zresztą do ustawodawstwa po 1945 r., ale też rozbudowują swoje bazy danych o przepisy z okresu międzywojennego. Pomocną rolę w trakcie studiów wstępnych nad zespołem spełniają także powstałe w ostatnim czasie i na bieżąco aktualizowane biblioteki cyfrowe o charakterze regionalnym, które udostępniają niekiedy trudnodostępne publikacje naukowe z zakresu historii regionalnej niezbędne do zapoznania się z dziejami twórcy zespołu. Przykładem może być tutaj chociażby Kujawsko- Pomorska Biblioteka Cyfrowa [Kujawsko-Pomorska Biblioteka Cyfrowa 2006]. Znaczą pomocą w trakcie wyodrębniania lub scalania zespołu służy z kolei ogólnopolska baza danych SE- ZAM (System Ewidencji Zasobu Archiwalnego) udostępniana także od lipca 2001 r. bezpłatnie na stronach www NDAP [SEZAM 2006]. Przypomnijmy, iż jednym z celów wspomnianej bazy danych było ustalenie liczby zespołów rozbitych między kilka archiwów w celu późniejszego ich scalenia fizycznego lub ewidencyjnego [Kopiński 2005, s. 27]. Archiwiści mogą także zapoznawać się z przydającymi się w trakcie opracowywania informacjami, które znajdują się na stronach Naukowego Portalu Archiwalnego [ArchNet 2006]. Niemniej ważna jest możliwość konsultowania i rozważania problemów wynikłych w trakcie porządkowania zespołu archiwalnego na stronach Internetowego Forum Archiwalnego (ifar) [ifar 2006]. Wpływ komputeryzacji na opis na poziomie j.a. Na przełomie lat 1997/1998 do archiwów państwowych została rozesłana pierwsza baza danych do opracowywania dokumentacji aktowej IZA wersja 1.0 (Inwentarze Zespołów Archiwalnych) przygotowana od strony merytorycznej przez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej (COIA) przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (NDAP) i pracowników archiwów państwowych [Krystek 2005, dok. elektr.]. Bazę danych IZA można wówczas było stosować w formie fakultatywnej, co oznacza, że nie była bazą danych przeznaczoną do obowiązkowego stosowania w archiwach państwowych. Wspomniana baza została przygotowana w programie MS ACCESS. Instrukcja do bazy danych IZA 1.0 precyzowała również cele przygotowanej aplikacji: usprawnienie systematyzacji złożonych zespołów archiwalnych, 47

4 usprawnienie wyszukiwania informacji za pomocą słów kluczowych, usprawnienie wyszukiwania informacji zawartej w tytule jednostki archiwalnej, drukowanie gotowego inwentarza książkowego [IZA 1997], naturalnie w takiej ilości egzemplarzy jak była archiwistom potrzebna. Należy zaznaczyć, że baza danych IZA miała być jednym z modułów projektowanego w NDAP w połowie lat dziewięćdziesiątych XX w. systemu opisu archiwów i ich zasobu. Podstawą wspomnianego systemu miał być opis na poziomie zespołu, do którego miały z czasem dołączyć kolejne elementy, jak informacja o archiwach, czy informacja o opisie na poziomie j.a. Przedstawione założenia są cały czas konsekwentnie realizowane w NDAP i archiwach państwowych [Laszuk 2001, s. 135]. Opis na poziomie jednostki archiwalnej w aplikacji IZA 1.0 składał się z następujących pól: sygnatura aktualna, którą należało wyrażać cyframi arabskimi. Wytyczne z 1960 r. w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych przewidywały, że sygnatura archiwalna (rubryka 1) może być nowa, nadana przez porządkującego, względnie może to być sygnatura dawna, którą posługiwało się archiwum przy korzystaniu z akt. W tym ostatnim przypadku bardzo często archiwiści, jak i użytkownicy mieli do czynienia z rozbudowaną sygnaturą tzw. tekstową (zawierającą ciąg znaków alfanumerycznych). Wspomniana sygnatura tekstowa nie znalazła swojego odzwierciedlenia w bazie danych IZA 1.0 do wersji 4.0 [IZA ; Krystek 2005, dok. elektr.]. seria, gdzie istniała możliwość określenia serii materiałów archiwalnych w zespole, tytuł instrukcja określała, że tutaj powinien znaleźć się tytuł jednostki archiwalnej w języku polskim lub w języku obcym (nawiązanie do rubryki 2 tradycyjnego inwentarza książkowego), daty krańcowe daty roczne j.a. z uwzględnieniem możliwości podania priorów. Daty początkowe i końcowe priorów i właściwe j.a. były wpisywane w oddzielnych rekordach. Omawiane pole w bazie danych nawiązywało do rubryki nr 3 formularza inwentarza książkowego, gdzie dotychczas w niektórych przypadkach można było wpisywać także daty dzienne lub miesięczne. Baza danych IZA nie dawała takiej możliwości. opis j.a. (rubryka 4 tradycyjnego inwentarza książkowego), sygnatury dawne (rubryka 5 tradycyjnego inwentarza książkowego), uwagi (rubryka 6 tradycyjnego inwentarza książkowego) [IZA 1997]. Już ta pierwsza wersja bazy danych IZA przewidywała możliwość wprowadzania haseł indeksowych. Hasła geograficzne, osobowe i przedmiotowe miały odzwierciedlać zawartość j.a. Szczególnie istotna jednak była przede wszystkim możliwość wyszukiwania interesujących użytkownika danych według słów kluczowych i według tytułu j.a. Baza danych IZA przyczyniała się także do przyśpieszenia prac nad systematyzacją zespołu. Do tego celu przygotowano arkusz kalkulacyjny w programie EXCEL, w którym poza małymi wyjątkami wszystkie pola były powieleniem pól z bazy IZA przygotowanej w MS ACCESS. Wspomniany proces systematyzacji wymagał jednak wówczas od archiwistów oprócz dobrej znajomości programu MS ACCESS również znajomości programu EXCEL. Pewien dyskomfort związany z pracami nad systematyzacją zespołów archiwalnych w omawianym 48

5 module bazy IZA powodowała także konieczność fizycznego przesygnowywania j.a. wynikająca z przepisów archiwalnych [Krystek 2005, dok. elektr.; IZA 1997]. Oczywiście zarówno w NDAP jak i w archiwach państwowych zdawano sobie sprawę również z pewnych ograniczeń omawianej bazy danych, których nie można było również uniknąć w jej kolejnych wersjach. Omawiane ograniczenia znalazły swój wyraz w piśmie COIA z 22 sierpnia 2000 r. [Pismo NDAP zn. COIA /2000] przesyłającym do stosowania aplikację IZA 3.0. Stwierdzono wówczas m. in., iż baza danych IZA nie jest narzędziem uniwersalnym i nie może być stosowana do inwentaryzowania wszelkich zespołów i zbiorów archiwalnych. Z założenia służyć ma do tworzenia inwentarzy zespołów aktowych z XIX i XX w. o nieskomplikowanej strukturze. Znaczne trudności w stosowaniu bazy danych IZA wiązały się z wprowadzonymi ograniczeniami wielkości pól tytuł i uwagi do 256 znaków. Niemniej instrukcja do nowej wersji wymieniała jeszcze jeden cel omawianej bazy danych: zebranie danych o zasobie na poziomie jednostki w formie umożliwiającej włączenie ich do komputerowego systemu informacji [IZA 2000]. W nowej wersji bazy danych poprawiono również kwestie związane z systematyzacją j.a. Zrezygnowano wówczas z modułu przygotowywanego w EXCELU, a porządkowanie zespołu mogło odtąd odbywać się za pomocą narzędzi dostępnych w ACCESSIE. Aplikacja IZA 3.0 dawała również możliwość odstąpienia od ciągłości sygnatury, co uwidaczniało się w raportach związanych z wydrukiem inwentarza książkowego. W przypadku niektórych zespołów archiwalnych można więc było zrezygnować z fizycznego przesygnowywania j.a. [Krystek 2005, dok. elektr.]. W miarę upływu czasu baza danych IZA spotykała się z coraz większym zainteresowaniem archiwistów. W 2002 r. w NDAP scalono dane z inwentarzy nadesłanych przez 41 archiwów i ich oddziały. Wersja ogólnopolska bazy danych IZA zawierająca 4816 zespołów lub ich szczątków, co stanowiło 7 % wszystkich zespołów przechowywanych w archiwach państwowych, została także udostępniona na stronie www NDAP [Pismo NDAP zn. COIA /2002]. Na dzień dzisiejszy jest to liczba inwentarzy (stan na dzień r.), co stanowi ok. 22% wszystkich zespołów przechowywanych w archiwach państwowych [Inwentarze 2006]. Jednocześnie do archiwów trafiła aplikacja IZA w wersji 4.0. W tej wersji bazy danych istniała możliwość wpisania podserii w ramach wybranej serii. Podseria mogła zawierać sztuczne wartości techniczne, dzięki którym możliwe było odpowiednie uporządkowanie jednostek archiwalnych w ramach serii. Następstwem tych działań było uzyskanie właściwego wydruku inwentarza. Należy również zaznaczyć, że pole podseria mogło być również wykorzystane do opracowywania zespołów o nieco bardziej skomplikowanej strukturze wewnętrznej. Baza danych IZA 4.0 zawierała również możliwość wydruku konkordancji, czyli zestawienia dawnych i nowych sygnatur, oraz wydruku wykazu serii i podserii w ramach danego zespołu. Wprowadzenie wspomnianej konkordancji związane było z brakiem możliwości nadawania j.a. sygnatury tzw. tekstowej. Podobnie jak w wersji bazy danych IZA 3.0 sprecyzowane zostały zasady wypełniania pola tytuł, który miał być nadawany zgodnie ze wskazówkami metodycznymi z 1984 r. [IZA 2000, 2002; Krystek 2005, dok. elektr.]. Należy sądzić natomiast, że w sposób szczególny na wykorzystywanie techniki komputerowej w archiwach państwowych wpłynęła także decyzja nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 grudnia 2002 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych. We wskazówkach dołączonych do wspomnianej decyzji precyzowano, iż inwentarz książkowy zespołu należy sporządzać przy wykorzystaniu techniki kompute- 49

6 rowej, która pozwoli na uniknięcie czasochłonnej systematyzacji akt i ich przesygnowywania. Inwentarz książkowy trzeba było sporządzać z wykorzystaniem bazy danych dostosowanej do rodzaju dokumentacji tworzącej zespół (zbiór) archiwalny, czyli dla dokumentacji aktowej była to baza danych IZA [Akty normatywne 2006]]. Omawiana decyzja normowała więc pośrednio stosowanie aplikacji IZA do opracowywania dokumentacji aktowej w archiwach państwowych. Wspomniana decyzja wprowadzała jednak przede wszystkim zmiany w metodyce archiwalnej, których celem było przyśpieszenie i usprawnienie prac nad opracowywaniem zasobu archiwów państwowych. Uproszczone opracowywanie miało dotyczyć w głównej mierze zespołów zawierających właśnie dokumentację aktową. W przypadku części zespołów zakwalifikowanych do uproszczonego opracowywania skróceniu ulegały niektóre działy wstępu do inwentarza (tj. charakterystyka archiwalna zespołu oraz informacja o zastosowanej metodzie porządkowania i inwentaryzacji). Dla innych zespołów opracowywanych nowymi metodami należało sporządzić krótką notkę informacyjną podającą w sposób skrótowy dane znajdujące się do tej pory we wstępie do inwentarza. Pomocą dla takiego zespołu mógł być nie tylko inwentarz książkowy, ale i prawidłowo sporządzony spis zdawczo-odbiorczy umożliwiający udostępnienie materiałów archiwalnych [Krochmal 2002; Akty normatywne 2006]. W 2005 r. została przesłana do stosowania w archiwach państwowych aplikacja IZA w wersji 5.0. Warto dodać, iż oprócz dokumentacji aktowej można było w niej opracowywać dokumentację techniczną oraz dokumentacją kartograficzną. W tej wersji bazy danych został rozwiązany sygnalizowany już wcześniej problem sygnatury tzw. tekstowej niezmiernie ważny dla archiwów, które w przypadku niektórych zespołów używały takiego sposobu sygnowania. Pewne zmiany zaszły również w przypadku pola tytuł, które przede wszystkim nie miało już żadnych ograniczeń wielkości. Ponadto w bazie danych pole tytuł tłumaczony oraz treść dostępne były w oddzielnym formularzu. W aplikacji IZA 5.0 przynoszącej zarazem dość istotne zmiany dla opracowywania dokumentacji aktowej znalazły się również nowe, następujące pola: daty, którego wcześniej nie było w bazie danych, przeznaczone na wpisywanie dat krańcowych j.a. w postaci tekstu (np. daty dzienne zawierające znaki alfanumeryczne), digitalizacja informujące o kopii cyfrowej materiałów archiwalnych, mikrofilm informujące o mikrofilmie. W przypadku mikrofilmu zapewnione zostało także miejsce na podanie jego numeru. We wcześniejszych wersjach bazy danych IZA informacje o mikrofilmach miały znajdować się w polu uwagi. dwa pola związane z udostępnianiem (czy j.a. jest udostępniana-pierwsze pole, jeżeli nie, to czym jest to spowodowane drugie pole), wprowadzający dane imię i nazwisko osoby opisującej j.a. w bazie danych, data opisu data wpisu dotyczącego danej j.a. do bazy danych, w przypadku indeksów do bazy danych dołączono pole pozwalające na umieszczenie w niej wskaźnika liczbowego (np. strony, na której występuje dane hasło indeksowe). W aplikacji IZA 5.0 stworzono również możliwość opisywania włączonych do j.a. dokumentów lub materiałów szczególnego rodzaju [IZA 2005]. 50

7 Na marginesie warto zaznaczyć, że wprowadzenie pól związanych z udostępnianiem oraz pól związanych z kontrolą opisu do bazy danych IZA nawiązuje do wymogów standardu międzynarodowego [ISAD 1999, pt. 3.4, 3.7; Kwiatkowska 2003, s. 35, przypis 15]. Wstęp do inwentarza archiwalnego a komputeryzacja W dobie komputeryzacji zostały przede wszystkim wyeliminowane pracochłonne czynności związane z maszynowym przepisywaniem wstępów. Jednocześnie w ostatnich latach pliki ze wstępami do inwentarzy archiwalnych są również udostępniane na stronie internetowej NDAP [Inwentarze 2006]. Użytkownik zasobu może więc już przed przyjściem do archiwum zapoznać się z treścią interesującego go wstępu. Część danych znajdujących się we wspomnianych plikach komputerowych można także łatwo przenieść do jednej z najważniejszych archiwalnych baz danych SEZAMU, gdzie opisuje się materiały archiwalne na poziomie zespołu. Do bazy danych SEZAM od wersji z 2000 r. można było przenieść z elektronicznego wstępu dane zawarte w bibliografii. Do wspomnianej bazy danych w 2001 r. dodano także pola dzieje aktotwórcy/biografia oraz zawartość zespołu. W polu dzieje aktotwórcy/biografia należało podać znaczną ilość informacji, która dotychczas znajdowała się w pierwszej części tradycyjnego inwentarza książkowego. Podobnie znaczną ilość danych z części wstępu do inwentarza traktującej o zastosowanej przez archiwistę metodzie porządkowania i inwentaryzacji można było przenieść do pola zawartość zespołu. Warto na marginesie wskazać, iż dotychczasowy opis na poziomie zespołu został poszerzony w wersji bazy SEZAM z 2001 r. o pola wymagane w standardach międzynarodowych ISAD (G) i ISAAR (CPF) [ISAD 1999, pt ; 3.3; ISAAR 2000, pt ; Kopiński 2005]. Zakończenie W syntetycznym podsumowaniu należy stwierdzić, że ostatnie lata przyniosły zasadnicze i wielowątkowe zmiany w opracowywaniu dokumentacji aktowej z okresu XIX XXI w. Znacznemu przeobrażeniu ulegają przede wszystkim procesy opracowywania samych materiałów archiwalnych. Wymienić tu należy przede wszystkim możliwość dotarcia do przepisów prawa w formie elektronicznej, czy możliwość konsultowania określonych problemów metodycznych na forum internetowym. Największe zmiany w opracowywaniu dokumentacji aktowej wiążą się jednak z wprowadzeniem i rozwijaniem kolejnych wersji bazy danych IZA. Wspomniana aplikacja w rzeczywisty sposób usprawniła niezwykle czasochłonne prace związane z porządkowaniem zespołów zawierających dokumentacje aktową. Baza danych IZA przyczyniła się także do poprawy wyszukiwania informacji w zasobach archiwów państwowych. Naturalnie omawiana aplikacja nie jest narzędziem idealnym, chociażby z tego względu, że jest rozwijana w oprogramowaniu stworzonym dla użytkowników indywidualnych. Fakt ten należy tłumaczyć trudnościami ekonomicznymi i można jedynie wyrazić nadzieję, że kolejne lat przyniosą poprawę zaistniałej sytuacji. Modyfikacje nawiązujące do standardów międzynarodowych w bazie danych IZA, która jest rozwijana od 1997 r., w połączeniu ze zmianami metodyki archiwalnej pozwalają także przypuszczać, iż w najbliższych latach wzrośnie również tempo opracowywania zasobu archiwów państwowych. 51

8 Taka sytuacja wpłynie zapewne również w pozytywny sposób na jakość udostępniania, której przedsmakiem niech będą archiwalne bazy danych oraz wstępy do inwentarzy umieszczane na stronach internetowych NDAP. Wykorzystane źródła i opracowania Akty normatywne (2006). Akty normatywne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Archiwa Państwowe: NDAP [odczyt: ]. ArchNet (2006). ArchNet. Naukowy Portal Archiwalny: Archiwa Państwowe [odczyt: ]. ifar (2006). ifar. Internetowe Formu Archiwalne: administruje AP Lublin index.php [odczyt: ]. ISAD (1999). Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego. Część ogólna. Wersja 2. [ISAD (G).] Przyjęty przez Komitet do spraw standaryzacji opisu. Sztokholm, Szwecja, września ISAAR (2000) Międzynarodowy Standard Archiwalnych Haseł Wzorcowych. ISAAR (CPF). Przygotowany przez komisję ad hoc ds. standaryzacji opisów. Paryż, Francja listopada 1995 r. (Wersja końcowa przyjęta przez Międzynarodową Radę Archiwów). Warszawa: COIA przy NDAP. Inwentarze (2006). Inwentarze zespołów archiwalnych. Archiwa Państwowe: NDAP =161 [odczyt: ]. IZA (1997, 2000, 2002, 2005). IZA. Inwentarze zespołów archiwalnych. Wersja 1.0 : 1997; Wersja 3.0 : 2000; Wersja 4.0: 2002; Wersja 5.0: Podręcznik użytkownika. Warszawa: [COIA przy] NDAP. Konarski, K. (1952). Wstęp do inwentarza zespołu archiwalnego. Zasady opracowania. Archeion t. 21, s Kopiński, K. (2005). Komputeryzacja a zamiany we współczesnej ewidencji syntetycznej archiwów państwowych. Archiwista Polski nr 4 (40), R. 10, s Krochmal, J. (2002). Propozycja nowych zasad opracowania zasobu archiwalnego. Archiwista Polski nr 2 (26), R. 7, s Krystek, H. [dok. elektr.] (2005). Efekty działalności zespołu Informatyka i archiwa i ich wpływ na opracowanie zasobu [odczyt: na czerwiec 2005]. Kujawsko-Pomorska Biblioteka Cyfrowa (2006). Kujawsko-Pomorska Biblioteka Cyfrowa: BU Toruń; Bibl. Gł. Uniwer. Kazimierza Wielkiego [odczyt: ]. Kwiatkowska, W. (2003). Wpływ komputeryzacji archiwów na metodykę archiwalną. Archiwista Polski nr 3 (31), R. 8, s Laszuk, A. (2001). Stan i perspektywy komputeryzacji archiwów polskich. Archiwista Polski nr 3 4 (23 24), R. 6, s Legalis (2006). Legalis. System informacji prawnej: Wydaw. C. H. Beck [odczyt: ]. LexPolonica Online (2006). LexPolonica Online: LexisNexis [odczyt: ]. Nawrocki, S. (1985). Komputer w służbie archiwalnej, Poznań: NDAP, 193 s. Pismo NDAP: znak COIA /2000) z dn r. zob.: Archiwum Państwowe w Toruniu, Registratura własna, sygn ; znak COIA /2002 z dn r. zob.: Archiwum Państwowe w Toruniu, Registratura własna, sygn Robótka, H. (2002). Wprowadzenie do archiwistyki, Toruń: Wydaw. UMK, 160 s. Robótka, H.; B. Ryszewski, A. Tomczak (1989). Archiwistyka. Warszawa: PWN, 540 s. Ryszewski, B. (1994). Problemy komputeryzacji archiwów, Toruń: Wydaw. UMK, 126 s., red. ( ); H. Robótka. ( ). Komputeryzacja archiwów. Toruń: Wydaw. UMK, t

9 SEZAM (2006). System Ewidencji Zasobu Archiwalnego. Archiwa Państwowe: NDAP =160 [odczyt: ]. Tarakanowska, M.; E. Rosowska (2001). Zbiór przepisów archiwalnych wydawanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach Warszawa: NDAP, 779 s. 53