BANK GOSPODARSTWA KRAJOWEGO

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ BANK GOSPODARSTWA KRAJOWEGO Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) Świadczenie dla Banku Gospodarstwa Krajowego usług w zakresie: a) rezerwacji, zakupu, wystawiania i wydawania biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, b) organizacji transportu w miejscu destynacji, c) pośredniczenia w uzyskiwaniu wiz, d) rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą 1

2 Niniejszy Opis Przedmiotu Zamówienia jest integralną częścią umowy. I. Podmiot zamawiający usługi II. 1. Podmiotem udzielającym zamówienia publicznego na świadczenie usług w zakresie: a) rezerwacji, zakupu, wystawiania i wydawania biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, b) organizacji transportu w miejscu destynacji, c) organizacji procesu uzyskiwania wiz, d) rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą jest Bank Gospodarstwa Krajowego (zwany dalej Zamawiającym). Przedmiot zamówienia A. Bilety lotnicze. pośredniczenie w uzyskiwaniu wiz oraz transport w miejscu destynacji 1. W ramach zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia następujących usług: rezerwacji, zakupu i dostarczania Zamawiającemu biletów lotniczych krajowych i zagranicznych, pośredniczenie w uzyskiwaniu wiz oraz organizacji transportu w miejscu destynacji. 2. W związku z zadaniami realizowanymi przez Bank Gospodarstwa Krajowego, biorąc pod uwagę również bilateralną współpracę zagraniczną, Zamawiający przewiduje, że najczęstszymi kierunkami lotów będą: a) kraje Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz kraje Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), b) kraje spoza EOG oraz spoza EFTA, z którymi Zamawiający prowadzi bilateralną współpracę zagraniczną. 3. Zamawiający przewiduje, że: a) bilety lotnicze na trasach z krajami EOG i EFTA stanowić będą 38% wszystkich zakupionych biletów lotniczych; b) bilety lotnicze na trasach poza krajami EOG i EFTA stanowić będą 12% wszystkich zakupionych biletów lotniczych; c) bilety lotnicze na trasach krajowych stanowić będą 50% wszystkich zakupionych biletów lotniczych. 4. Zamawiający przewiduje zrealizowanie zakupu około 480 biletów lotniczych rocznie. 5. Pod nazwą bilet lotniczy rozumieć należy bilet na trasie tam i z powrotem. Zamawiający zastrzega sobie jednak możliwość dokonywania zakupu biletów tylko w jedną stronę. 6. Cena biletu lotniczego obejmuje w szczególności: cenę taryfową przewoźnika za lot pasażera ze standardowym bagażem rejestrowanym (chyba, że w danym przypadku Zamawiający wskaże inaczej), podatki, opłaty lotniskowe oraz wszystkie inne opłaty i należności niezbędne do zapewnienia przelotu na uzgodnionych warunkach. 2

3 7. Opłata transakcyjna wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie wszystkich czynności związanych z wystawieniem jednego biletu lotniczego (krajowego lub zagranicznego), uzyskaniem wizy lub organizacją transportu w miejscu destynacji. Do opłaty transakcyjnej nie wlicza się ceny biletu lotniczego, opłaty za wizę oraz kosztu transportu w miejscu destynacji, jak również kosztów rozpatrywania reklamacji i roszczeń Zamawiającego dotyczących niezgodności usługi z warunkami zlecenia. Podana przez wykonawcę w ofercie wysokość opłaty transakcyjnej będzie stała przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia. Zmiana kwoty brutto opłaty transakcyjnej może być spowodowana wyłącznie zmianą przepisów podatkowych (VAT) w okresie realizacji przedmiotu zamówienia, w odniesieniu do stawek podatkowych ujętych w kwotach opłat transakcyjnych. B. Bilety kolejowe 1. W ramach zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia następujących usług: rezerwacji, zakupu i dostarczania Zamawiającemu biletów kolejowych krajowych i zagranicznych. 2. Zamawiający przewiduje, że: a) bilety kolejowe na trasach krajowych stanowić będą 99% wszystkich zakupionych biletów kolejowych; b) bilety kolejowe na trasach zagranicznych stanowić będą 1% zakupionych biletów kolejowych. 3. Zamawiający przewiduje zrealizowanie zakupu około 3000 biletów kolejowych rocznie. 4. Pod nazwą bilet kolejowy rozumieć należy bilet na trasie w jedną stronę. 5. Cena biletu kolejowego obejmuje w szczególności: cenę taryfową przewoźnika za przejazd pasażera, podatki, oraz wszystkie inne opłaty i należności wszystkie inne opłaty i należności niezbędne do zapewnienia przejazdu na uzgodnionych warunkach. 6. Opłata transakcyjna wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie wszystkich czynności związanych z wystawieniem jednego biletu kolejowego (krajowego lub zagranicznego). Do opłaty transakcyjnej nie wlicza się ceny biletu), jak również koszty rozpatrywania reklamacji i roszczeń Zamawiającego dotyczących niezgodności usługi z warunkami zlecenia. Podana przez wykonawcę w ofercie wysokość opłaty transakcyjnej będzie stała przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia. Zmiana kwoty brutto opłaty transakcyjnej może być spowodowana wyłącznie zmianą przepisów podatkowych (VAT) w okresie realizacji przedmiotu zamówienia, w odniesieniu do stawek podatkowych ujętych w kwotach opłat transakcyjnych. C. Usługi hotelarskie 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa, całodobowa obsługa Banku Gospodarstwa Krajowego w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelarskich w kraju i za granicą, obejmująca w szczególności czynności związane z: a) wyszukiwaniem propozycji wynajmu pokoi hotelowych; b) dokonywaniem rezerwacji pokoi hotelowych; 3

4 c) wynajmem pokoi hotelowych; d) wystawianiem voucherów; e) dokonywaniem zmian rezerwacji i anulacji rezerwacji 2. W związku z zadaniami realizowanymi przez Bank Gospodarstwa Krajowego, biorąc również pod uwagę bilateralną współpracę zagraniczną, Zamawiający przewiduje, że będzie zlecał rezerwację i zakup usług hotelarskich w następujących krajach: a) kraje Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), oraz kraje Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), b) kraje spoza EOG oraz spoza EFTA. c) Polska. 3. Zamawiający przewiduje, że: a) zlecenia dotyczące usług hotelarskich w krajach EOG i EFTA stanowić będą ok. 10% wszystkich zleceń; b) zlecenia dotyczące usług hotelarskich poza krajami EOG i EFTA stanowić będą ok. 2% wszystkich zleceń; c) zlecenia dotyczące usług hotelarskich w kraju stanowić będą ok. 88% wszystkich zleceń. 4. Przewiduje się, że większość zleceń będzie dotyczyła rezerwacji i wynajmu pokoi hotelowych do pojedynczego wykorzystania. 5. Zamawiający przewiduje zrealizowanie zakupu około 1450 noclegów rocznie. 6. Pod nazwą usługa hotelarska rozumie się rezerwację noclegu dla jednej osoby bez względu na liczbę dób hotelowych. 7. Cena usługi hotelarskiej obejmuje cenę pokoju hotelowego ze śniadaniem dla jednej osoby na jedną dobę, a w przypadku większej liczby osób objętych zleceniem odpowiednio dla wszystkich osób objętych danym zleceniem. 8. Opłata transakcyjna wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją danej usługi hotelarskiej, a także komunikację z Zamawiającym, udostępnienie systemu rezerwacyjnego oraz rozpatrywanie reklamacji i roszczeń Zamawiającego dotyczących niezgodności usługi hotelarskiej z warunkami zlecenia. Podana przez wykonawcę w ofercie wysokość opłaty transakcyjnej będzie stała przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia. Zmiana kwoty brutto opłaty transakcyjnej może być spowodowana wyłącznie zmianą przepisów podatkowych (VAT) w okresie realizacji przedmiotu zamówienia, w odniesieniu do stawek podatkowych ujętych w kwotach opłat transakcyjnych. III. Czynności składające się na realizację usług A. Bilety lotnicze, pośredniczenie w uzyskiwaniu wiz oraz transport w miejscu destynacji 1. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia (za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez Zamawiającego) w terminie nie dłuższym niż 2 godziny (120 minut), licząc od momentu otrzymania zgłoszenia od Zamawiającego w formie owej lub telefonicznej, minimum trzech najkorzystniejszych cenowo propozycji połączeń dostępnych na rynku uwzględniając w szczególności: 4

5 a) upusty posiadane przez Wykonawcę u przewoźników; b) promocje przewoźników, c) ulgi w ramach programów lojalnościowych, w których uczestniczy Zamawiający lub osoby delegowane do odbycia podróży służbowej (na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego w zgłoszeniu), d) oferty tanich linii lotniczych, e) wymóg wskazania niekolidujących ze sobą połączeń (w przypadku podróży wieloetapowych), f) najkrótsze czasowo połączenia na danej trasie, g) warunki wymiany/zwrotu biletów lotniczych, h) termin, do którego możliwe jest bezkosztowe anulowanie biletu, i) informacje przekazane przez Zamawiającego dotyczące czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży i innych preferencji (np. wielkości i ciężaru bagażu). 2. W przedstawionej propozycji powinny zostać wyszczególnione wszystkie koszty i prowizje związane z realizacją danego zgłoszenia. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień przekazania zgłoszenia przez Zamawiającego. 3. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej przez Zamawiającego weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę całkowita cena biletu lotniczego jest wyższa od całkowitej ceny biletu lotniczego oferowanego na rynku wyszukanej przez Zamawiającego, która spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego postawione w zleceniu dla Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do: a) zakupu oferowanego biletu po cenie najkorzystniejszej propozycji na rynku wyszukanej przez Zamawiającego (do tej ceny dodana zostanie opłata transakcyjna) oraz b) zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 50% wartości oferowanej przez Wykonawcę propozycji całkowitej ceny biletu, która została negatywnie zweryfikowana przez Zamawiającego (nie wliczając opłaty transakcyjnej). 4. Wykonawca zobowiązany będzie do dokonania wstępnej rezerwacji biletu wskazanego przez Zamawiającego nie później niż w ciągu 1 godziny (60 minut) od momentu otrzymania od Zamawiającego zlecenia rezerwacji przekazanego pocztą elektroniczną. Zlecenie oraz wszelką inną korespondencję uznaje się za skutecznie doręczoną Wykonawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeżeli zostały one przesłane przez Zamawiającego na adres wskazany w umowie. 5. Wykonawca będzie dostarczać Zamawiającemu za pośrednictwem poczty elektronicznej potwierdzenia rezerwacji ze wskazaniem, w szczególności: 5

6 a) ceny za dane zlecenie obejmującej wszystkie koszty związane z jego realizacją, wraz ze wskazaniem wszystkich rodzajów i kwot kosztów ; b) terminu wykupu biletu zgodnego z propozycją Wykonawcy (minimum 24 godzinnego, chyba że wylot/wyjazd planowany jest w krótszym terminie) niezwłocznie, nie później niż w ciągu 1 godziny (60 minut) od momentu otrzymania od Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji. 6. Wykonawca zobowiązany będzie do umożliwienia Zamawiającemu, zgodnie z zasadami przewoźnika, zmiany rezerwacji: klasy, czasu, miejsca rozpoczęcia i/lub zakończenia podróży, terminu podróży oraz danych pasażera. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu potwierdzenia zmiany rezerwacji ze wskazaniem całkowitej ceny za dane zlecenie oraz terminu wykupu biletu za pomocą poczty elektronicznej niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 1 godziny (60 minut) od momentu otrzymania od Zamawiającego polecenia dokonania zmiany rezerwacji. Wszelkie koszty operacyjne w/w zmian nie zwiększają wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 7. Wykonawca dokonywać będzie zakupu biletów lotniczych zgodnie z warunkami uzgodnionymi z Zamawiającym. Zamawiający nie ponosi kosztów wymiany lub anulowania biletów, o których nie został poinformowany. 8. Przekazanie biletów elektronicznych za pośrednictwem poczty elektronicznej następować będzie w terminie nie dłuższym niż 1 godzina (60 minut) od momentu otrzymania od Zamawiającego polecenia wykupu biletu. 9. Anulowanie lub zmiana zakupionego biletu odbywać się będzie zgodnie z zasadami przewoźnika, u którego wykupiono bilet. Wszelkie koszty operacyjne anulowania lub zmiany biletu nie zwiększą wynagrodzenia Wykonawcy. W sytuacji, w której zmiana biletu wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający będzie zobowiązany do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. Zasady tej nie stosuje się w sytuacjach, o których mowa w ust Wykonawca jest zobowiązany do bezkosztowego anulowania biletu (bez konieczności zapłaty opłaty transakcyjnej i całkowitej ceny biletu) w terminie wskazanym w propozycji, o której mowa w ust Wykonawca, we współpracy z Zamawiającym i na jego zlecenie zobowiązuje się do wykonywania następujących czynności związanych z uzyskaniem wizy określonego państwa : a) informowania Zamawiającego o przewidywanym okresie oczekiwania na wizę; b) kompletowania i odbioru dokumentacji niezbędnej do uzyskania wizy dla wskazanej osoby; 6

7 c) terminowego składania w odpowiedniej placówce dyplomatycznej kompletu dokumentów niezbędnych do uzyskania wizy d) uiszczania w imieniu Zamawiającego opłat w placówce dyplomatycznej związanych z uzyskaniem wizy; e) dostarczania paszportu z wizą do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, we wskazanym przez niego w terminie. 12. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca zorganizuje w miejscu destynacji transport zgodnie z zapotrzebowaniem określającym: a) punkty początkowe, pośrednie i końcowe przejazdu; b) dni i godziny podstawienia transportu; c) wymagania dotyczące standardu środka transportu i zakresu obsługi podczas trwania przejazdu. 13. W przypadku przekroczenia terminów określonych w pkt 1, 4, 5, 6 i 8, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 250,00 zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt złotych) brutto za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia. B. Bilety kolejowe 1. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia (za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany przez Zamawiającego) w terminie nie dłuższym niż 2 godziny (120 minut) liczone od momentu otrzymania od Zamawiającego zgłoszenia w formie owej lub telefonicznej, minimum trzech propozycji najkorzystniejszych cenowo połączeń dostępnych na rynku uwzględniając w szczególności: a) upusty posiadane przez Wykonawcę u przewoźników; b) promocje przewoźników; c) wymóg wskazania nie kolidujących ze sobą połączeń (w przypadku podróży wieloetapowych); d) najkrótsze czasowo połączenia na danej trasie; e) warunki wymiany/zwrotu biletu kolejowego; f) termin, do którego możliwe jest bezkosztowe anulowanie biletu; g) informacje przekazane przez Zamawiającego dotyczące czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży i innych preferencji (np. podróż w strefie ciszy). 2. W przedstawionej propozycji powinny zostać wyszczególnione wszystkie koszty i prowizje związane z realizacją danego zgłoszenia. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów kolejowych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów 7

8 kolejowych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień przekazania zgłoszenia przez Zamawiającego, o którym mowa w ust Jeżeli w wyniku przeprowadzonej przez Zamawiającego weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę całkowita cena biletu kolejowego jest wyższa od całkowitej ceny biletu kolejowego oferowanego na rynku wyszukanej przez Zamawiającego, która spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego postawione w zleceniu dla Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do: a) zakupu oferowanego biletu po cenie najkorzystniejszej propozycji na rynku wyszukanej przez Zamawiającego (do tej ceny dodana zostanie opłata transakcyjna) oraz b) zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 50% wartości oferowanej przez Wykonawcę propozycji całkowitej ceny biletu, która została negatywnie zweryfikowana przez Zamawiającego (nie wliczając opłaty transakcyjnej). Wykonawca zobowiązany będzie do dokonania wstępnej rezerwacji biletu wskazanego przez Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 1 godzina (60 minut) od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego zlecenia rezerwacji przekazanego za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zlecenie oraz wszelką inną korespondencję uznaje się za skutecznie doręczoną Wykonawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeżeli zostały one przesłane przez Zamawiającego na adres wskazany w umowie. 4. Wykonawca dostarczać będzie Zamawiającemu za pośrednictwem poczty elektronicznej potwierdzenia rezerwacji ze wskazaniem, w szczególności: a) ceny za dane zlecenie obejmującej wszystkie koszty związane z jego realizacją, b) terminu wykupu biletu zgodnego z propozycją Wykonawcy (minimum 24 godzinnego, chyba, że początek podróży planowany jest w krótszym terminie), niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 1 godziny (60 minut) od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji. 5. Wykonawca umożliwiać będzie Zamawiającemu, zgodnie z zasadami przewoźnika, zmiany rezerwacji: klasy, czasu, miejsca rozpoczęcia i/lub zakończenia podróży, terminu podróży oraz danych pasażera. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu potwierdzenia zmiany rezerwacji ze wskazaniem całkowitej ceny za dane zlecenie oraz terminu wykupu biletu za pomocą poczty elektronicznej niezwłocznie, lecz nie później niż 1 godzinę (60 minut) od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania zmiany rezerwacji. Wszelkie koszty operacyjne w/w zmian nie zwiększą wynagrodzenia Wykonawcy. 6. Wykonawca dokonywać będzie zakupu biletów kolejowych zgodnie z warunkami uzgodnionymi z Zamawiającym. 8

9 7. Wykonawca przekazywać będzie bilety elektroniczne za pomocą poczty elektronicznej w terminie nie dłuższym niż 1 godzina (60 minut) od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia wykupu biletu. 8. Anulowanie lub zmiana zakupionego biletu odbywać się będzie zgodnie z zasadami przewoźnika, u którego wykupiono bilet, wskazanymi w propozycji Wykonawcy, o której mowa w ust.1 (pkt d). Wszelkie koszty operacyjne anulowania lub zmiany biletu nie zwiększą wynagrodzenia Wykonawcy. W sytuacji, w której zmiana biletu wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający będzie zobowiązany do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. 9. Zamawiający nie ponosi kosztów wymiany/zwrotu biletu kolejowego, jeśli nie został o nich poinformowany w treści propozycji, o której mowa w ust Wykonawca dokonywać będzie bezkosztowego anulowania biletu (bez konieczności zapłaty opłaty transakcyjnej i całkowitej ceny biletu) w terminie wskazanym propozycji, o której mowa w ust W przypadku przekroczenia terminów określonych w pkt 1, 4, 5 i 7 Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 250,00 zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt złotych) brutto za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia. C. Usługi hotelarskie [Proces wyboru propozycji usługi hotelarskiej] 1. Wykonawca każdorazowo przedstawi (za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez Zamawiającego) w terminie nie dłuższym niż 2 godziny (120 minut) liczone od momentu otrzymania od Zamawiającego zgłoszenia w formie owej lub telefonicznej, minimum trzech propozycji najkorzystniejszych cenowo usług hotelarskich zgodnie z grafem: 9

10 [Sposoby dokonywania rezerwacji] 2. W trakcie obowiązywania umowy Zamawiający będzie korzystał z następujących sposobów dokonywania rezerwacji usług hotelarskich: a) Rezerwacja standard - w rezerwacji typu standard Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia propozycji realizacji usługi hotelarskiej (z uwzględnieniem posiadanego prawa do upustu), a następnie dokonania rezerwacji i wynajmu wybranego przez Zamawiającego pokoju hotelowego, mając na względzie położenie miejsca wydarzenia, w którym uczestniczy osoba odbywająca podróż służbową. b) Rezerwacja ze wskazaniem - Zamawiający przewiduje możliwość zlecania rezerwacji w obiektach ściśle przez siebie określonych. W takich przypadkach Wykonawca bada dostępność oraz ceny pokoi hotelowych w obiekcie wskazanym przez Zamawiającego, (z uwzględnieniem posiadanego przez Wykonawcę prawa do upustu, o ile mu 10

11 przysługuje), a następnie w razie akceptacji przedstawionej propozycji realizacji usługi hotelarskiej dokonuje wynajęcia wybranych pokoi hotelowych. c) Rezerwacja indywidualna - Wykonawca zobowiązany jest do umożliwienia dostępu do elektronicznego systemu rezerwacji podróży (zwany dalej systemem rezerwacyjnym ) w języku polskim, w ramach którego Zamawiający przy użyciu loginu i hasła będzie mógł samodzielnie dokonać wstępnej i/lub ostatecznej rezerwacji pokoi hotelowych zgodnie z kryteriami zamieszczonymi w poniższej tabeli. System rezerwacyjny będzie zapewniał dostęp do bazy co najmniej hoteli w kraju i za granicą, o zróżnicowanym standardzie zgodnym z zapisami w ust 18 i Zamawiający zastrzega sobie prawo do porównywania cen usług hotelarskich proponowanych przez Wykonawcę z cenami usług hotelarskich proponowanymi przez inne biura podróży lub w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień przekazania zgłoszenia przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że proponowana przez Wykonawcę cena usługi hotelarskiej jest wyższa od najniższej ceny usługi proponowanej na rynku spełniającej wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi hotelarskiej po cenie najkorzystniejszej propozycji na rynku (od tej ceny zostanie odjęty upust oraz dodana kwota opłaty transakcyjnej), a w przypadku odmowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakupu usługi hotelarskiej na koszt Wykonawcy. [Wystawianie voucherów ] 4. W celu potwierdzenia dokonanej ostatecznej rezerwacji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, niezwłocznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej, następujące dokumenty: a) voucher b) potwierdzenie rezerwacji otrzymane z hotelu (lub wydruk z potwierdzeniem rezerwacji wygenerowany przez elektroniczny system rezerwacji podróży lub serwis internetowy). Do powyższych dokumentów Wykonawca dołącza warunki zmiany i anulacji rezerwacji stosowane przez hotel. 5. Voucher będzie dokumentem potwierdzającym zabezpieczenie przez Wykonawcę wszelkich świadczeń dotyczących realizacji usługi hotelarskiej, będzie również umożliwiał potwierdzenie czasowego zablokowania środków na rachunku Wykonawcy, na poczet ewentualnych późniejszych płatności w hotelu (forma preautoryzacji zwalniająca osobę, której dotyczy dane zlecenie z obowiązku okazywania karty kredytowej w razie jej wymagania przez hotel). 6. Każdy Voucher musi zawierać następujące informacje: 11

12 a) imię i nazwisko osoby, której dotyczy usługa hotelarska, b) nazwa i adres hotelu, c) standard hotelu oraz pokoju, d) termin zakwaterowania, e) godziny rozpoczęcia i zakończenia doby hotelowej, f) numery linii telefonicznych, z których może skorzystać osoba objęta danym zleceniem w razie pytań lub zaistniałych problemów związanych z realizacją zarezerwowanych usług hotelarskich, g) adnotację odnośnie zabezpieczenia kartą kredytową Wykonawcy wszelkich świadczeń dotyczących realizacji usługi hotelarskiej oraz czasowego zablokowania środków na rachunku Wykonawcy, na poczet ewentualnych późniejszych płatności w hotelu oraz inne niezbędne dane umożliwiające realizację preautoryzacji, 7. Vouchery wraz z potwierdzeniem rezerwacji będą wystawiane na osobę odbywającą podróż służbową. Na podstawie zgody Zamawiającego, voucher może być wystawiony na więcej niż jedną osobę. [Zmiany w rezerwacjach i anulowanie rezerwacji ] 8. W przypadku rezerwacji standard i rezerwacji ze wskazaniem Zamawiający może zwracać się do Wykonawcy z poleceniem dokonania zmian w rezerwacjach (zarówno wstępnych, jak i ostatecznych), a także anulowania rezerwacji. 9. W przypadku rezerwacji indywidualnej, Zamawiający może samodzielnie dokonywać zmian i anulacji w rezerwacjach wstępnych za pośrednictwem systemu rezerwacyjnego. Wszelkie zmiany i anulacje rezerwacji ostatecznych dokonywane są przez Wykonawcę. 10. Zamawiający może dokonywać bezkosztowego anulowania lub zmian rezerwacji do dnia planowanego zameldowania się w hotelu włącznie. Wykonawca dokonuje tych zmian w ramach wynagrodzenia za dane zlecenie. 11. Zmiany w uprzednio dokonanych rezerwacjach mogą dotyczyć wszystkich elementów zlecenia. 12. Informacja o warunkach zmian i anulacji jest dołączana każdorazowo do dokumentów potwierdzających dokonanie rezerwacji. 13. Polecenie dokonania zmian lub anulacji jest przekazywane Wykonawcy przez Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w sytuacjach awaryjnych telefonicznie (polecenie telefoniczne musi zostać następnie niezwłocznie potwierdzone za pomocą poczty elektronicznej). 14. Nie później niż w ciągu 1 godziny (60 minut) od otrzymania polecenia dokonania zmiany albo anulacji rezerwacji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu potwierdzenie z hotelu o skutecznie dokonanej czynności zmiany albo anulacji. W przypadku zmiany rezerwacji, 12

13 Wykonawca dołącza do potwierdzenia aktualny voucher umożliwiający realizację usługi hotelarskiej zgodnie z nowymi parametrami rezerwacji. [Standardy dotyczące usług hotelarskich ] 15. Co do zasady, cena pokoju hotelowego dla jednej osoby na jedną dobę nie może przekraczać wartości określonych jako limity zwrotu kosztów noclegu w Polsce lub innym kraju docelowym, wskazanych w rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U r. poz. 167.). Cena pokoju hotelowego dla jednej osoby na jedną dobę może przewyższać limit wskazany w rozporządzeniu wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu tego z Zamawiającym. 16. W przypadku rezerwacji standard miejsce noclegu powinno znajdować się w odległości nie większej niż 1 kilometr od miejsca organizacji wydarzenia, w którym będzie uczestniczyć osoba objęta danym zleceniem. Na podstawie zgody Zamawiającego przekazanej Wykonawcy za pomocą poczty elektronicznej, odległość od miejsca wydarzenia może być większa niż 1 kilometr. 17. W przypadku rezerwacji ze wskazaniem miejsce rezerwacji powinno znajdować się we wskazanym przez Zamawiającego obiekcie hotelowym. 18. Miejsce noclegu musi spełniać normy jakościowe w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa pokoi hotelowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 223, poz ze zm.) oraz przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006r. Nr 22, poz. 169 ze zm.). 19. Wymaganym standardem jest hotel minimum trzygwiazdkowy (w rozumieniu kategoryzacji hotelowej zawartej w rozporządzeniu, o którym mowa powyżej), o ile nie zostanie wskazany przez Zamawiającego obiekt noclegowy o innym standardzie. 20. Standardem jest rezerwacja pokoju do pojedynczego wykorzystania ze śniadaniem wliczonym w cenę noclegu, chyba że Zamawiający w danym przypadku wskaże inne oczekiwania w tym zakresie. 21. Standardem jest rezerwacja pokoju z możliwością bezkosztowego anulowania lub zmiany rezerwacji do dnia planowanego przyjazdu włącznie. 22. Wykonawca będzie proponował zakwaterowanie w hotelach, które posiadają czynną całodobowo przez 7 dni w tygodniu recepcję. 13

14 23. W miarę możliwości oferowanych przez hotel, Wykonawca zapewni realizację wyszczególnionych w zleceniu wymogów dodatkowych np. późny check-out, dodatkowego wyposażenia pokoju. 24. W przypadku przekroczenia terminów określonych w pkt 1 i 14, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 250,00 zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt złotych) brutto za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia. IV. Obsługa i komunikacja z Zamawiającym 1. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia pracowników i wydzielenia dla Zamawiającego: a) adresu w celu dokonania rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych i voucherów oraz organizacji transportu w miejscu destynacji obsługiwanego całodobowo przez 7 dni w tygodniu; b) linii telefonicznej w celu dokonywania wstępnej rezerwacji, obsługi pytań, udzielania bieżących wyjaśnień czynnej w dni robocze w godzinach 7:00 18:00. c) telefonicznej linii alarmowej czynnej całodobowo przez 7 dni w tygodniu, d) adresu w celu składania ewentualnych reklamacji, wyjaśnień oraz innej korespondencji z Zamawiającym, obsługiwanego w dni robocze w godzinach 7:00-18: Wykonawca wyznaczy osobę odpowiedzialną za koordynację wykonywania niniejszej umowy. 3. Rolą koordynatora umowy będzie w szczególności: a) monitorowanie przebiegu realizacji umowy; b) dbanie o jakość i prawidłowość realizacji usług zgodnie z umową; c) komunikacja z Zamawiającym w zakresie przebiegu umowy, w tym zauważonych problemów, wniosków dotyczących usprawnienia realizacji umowy. 4. Osoby wyznaczone przez Wykonawcę do obsługi zamówienia muszą być zatrudnione na przez Wykonawcę na podstawie umowę o pracę. Zasada ta obowiązuje przez cały okres realizacji Umowy. 5. Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę osób obsługujących realizację niniejszej umowy, mając na względzie konieczność równoległej realizacji więcej niż jednego zlecenia. 6. Wykonawca zobowiązany będzie do udzielania niezbędnych informacji w przypadku zauważonych przez delegowanego problemów związanych z realizacją usługi w kraju docelowym, a także za bezzwłoczne podejmowanie wszystkich możliwych kroków zmierzających do wyeliminowania zaistniałych problemów. 14

15 7. W zakresie usług hotelarskich, w celu umożliwienia rezerwacji indywidualnej Wykonawca udostępni system rezerwacyjny online 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy. Wykonawca zapewni instruktaż dla minimum 100 pracowników komórek zlecających w Warszawie w siedzibie Zamawiającego lub innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca przekaże instrukcję obsługi systemu rezerwacyjnego. Na potrzeby Zamawiającego Wykonawca udostępni minimum 100 loginów oraz haseł do systemu rezerwacyjnego. Ponadto, Wykonawca wydzieli linię telefoniczną stanowiącą wsparcie w obsłudze systemu rezerwacyjnego (tzw. help-desk), czynną 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy. V. Przekazywanie faktur i sprawozdań 1. W trakcie obowiązywania umowy, Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia faktury VAT w formie papierowej lub elektronicznej (zgodnie z decyzją Zamawiającego) za wykonane usługi obejmujące koszty poniesione na zakup usług oraz opłaty transakcyjne (na wskazany przez Zamawiającego adres do korespondencji lub adres ) do 10 dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc. 2. Na fakturze VAT wyodrębnione będą następujące pozycje kwot należnych Wykonawcy; a) łączna kwota za zakup wszystkich biletów lotniczych na trasach zagranicznych, w miesiącu którego dotyczy faktura VAT, z wyszczególnieniem kwoty netto, brutto i podatku VAT; b) łączna kwota opłat transakcyjnych stanowiących wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie wszystkich czynności związanych z wystawieniem biletów lotniczych na trasach zagranicznych, w miesiącu którego dotyczy faktura; c) łączna kwota za zakup wszystkich biletów lotniczych na trasach krajowych, w miesiącu którego dotyczy faktura VAT, z wyszczególnieniem kwoty netto, brutto i podatku VAT; d) łączna kwota opłat transakcyjnych stanowiących wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie wszystkich czynności związanych z wystawieniem biletów lotniczych na trasach krajowych, w miesiącu którego dotyczy faktura; e) łączna kwota za zakup wszystkich biletów kolejowych na trasach zagranicznych, w miesiącu którego dotyczy faktura VAT, z wyszczególnieniem kwoty netto, brutto i podatku VAT; f) łączna kwota opłat transakcyjnych stanowiących wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie wszystkich czynności związanych z wystawieniem biletów kolejowych na trasach zagranicznych, w miesiącu którego dotyczy faktura; g) łączna kwota za zakup wszystkich biletów kolejowych na trasach krajowych, w miesiącu którego dotyczy faktura VAT, z wyszczególnieniem kwoty netto, brutto i podatku VAT; h) łączna kwota opłat transakcyjnych stanowiących wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie wszystkich czynności związanych z wystawieniem biletów kolejowych na trasach krajowych, w miesiącu którego dotyczy faktura; 15

16 i) łączna kwota za zakup wszystkich usług hotelarskich za granicą, w miesiącu którego dotyczy faktura VAT, z wyszczególnieniem kwoty netto, brutto i podatku VAT; j) łączna kwota opłat transakcyjnych stanowiących wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie wszystkich czynności związanych z zakupem usług hotelarskich za granicą, w miesiącu którego dotyczy faktura; k) łączna kwota za zakup wszystkich usług hotelarskich w kraju, w miesiącu którego dotyczy faktura VAT, z wyszczególnieniem kwoty netto, brutto i podatku VAT; l) łączna kwota opłat transakcyjnych stanowiących wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie wszystkich czynności związanych z zakupem usług hotelarskich w kraju, w miesiącu którego dotyczy faktura; m) łączna kwota za zakup wszystkich usług transportowych w miejscu destynacji za granicą, w miesiącu którego dotyczy faktura VAT, z wyszczególnieniem kwoty netto, brutto i podatku VAT; n) łączna kwota za zakup wszystkich usług transportowych w miejscu destynacji w kraju, w miesiącu którego dotyczy faktura VAT, z wyszczególnieniem kwoty netto, brutto i podatku VAT; o) łączna kwota za opłaty poniesione w związku z wystawieniem wiz, w miesiącu którego dotyczy faktura VAT, z wyszczególnieniem kwoty netto, brutto i podatku VAT. 3. Do faktur Wykonawca każdorazowo dołączać będzie zestawienia w zakresie: a) zrealizowanych usług zakupu biletów lotniczych, pośredniczenia w uzyskiwaniu wiz oraz organizacji transportu w miejscu destynacji stanowiące załącznik nr 1 do OPZ; b) zrealizowanych usług zakupu biletów kolejowych stanowiące załącznik nr 2 do OPZ; c) zrealizowanych usług hotelarskich stanowiące załącznik nr 3 do OPZ. 4. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca będzie przedstawiać (w formie pisemnej) poświadczenia uzyskania przez Wykonawcę wykazanego w zestawieniu faktycznego kosztu transportu w miejscu destynacji. VI. Inne obowiązki Wykonawcy 1. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania w imieniu Zamawiającego czynności związanych ze składaniem ewentualnych odwołań i reklamacji. VII. Standardy IATA 1. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać standardy Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych. 2. Wykonawca jest zobowiązany przed podpisaniem umowy przedstawić certyfikat przynależności do IATA (w przypadku linii będących członkami IATA),, lub ważną akredytację IATA uprawniającą do usługi w zakresie agencji sprzedaży biletów lotniczych 16

17 (w przypadku pozostałych Wykonawców). Dokument ten będzie wymagany w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. VIII. Tanie linie lotnicze 1. Na polecenie Zamawiającego, Wykonawca dokona rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych, a także ich zmiany bądź anulowania na loty tanimi liniami lotniczymi z uwzględnieniem procedury określonej w regulaminie wybranej taniej linii lotniczej. 2. Przez tanie linie lotnicze, na potrzeby niniejszego OPZ, rozumie się linie lotnicze oferujące usługi przewozu lotniczego osób po cenach niższych niż tradycyjne linie lotnicze lub linie lotnicze zrzeszone w European Low Fare Airlines Association (Zrzeszeniu Europejskich Przewoźników Niskokosztowych). VIII. Ubezpieczenie 1. Nie później niż na 3 dni przed zawarciem umowy Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do wglądu oryginał oraz złoży kopię aktualnej polisy ubezpieczeniowej (wraz z ogólnymi warunkami ubezpieczenia) potwierdzającej, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej - kontraktowej i deliktowej do wysokości min ,00 zł (słownie: jeden milion pięćset tysięcy złotych) w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej objętej przedmiotem Umowy, wraz z potwierdzeniem zapłaty składki. 2. Wykonawca zobowiązuje się utrzymywać ubezpieczenie z sumą ubezpieczenia nie niższą niż wskazana w ust.1 przez cały okres obowiązywania niniejszej Umowy. 3. W przypadku upływu terminu ważności polisy, o której mowa w ust. 1 w okresie obowiązywania Umowy Wykonawca odnowi ubezpieczenie najpóźniej na 14 dni przed upływem terminu ważności polisy. 4. Kopie kolejnych polis, potwierdzone za zgodność z oryginałem, Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo przedkładać Zamawiającemu, nie później niż w trzecim dniu kalendarzowym od daty ich odnowienia. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania przedstawienia oryginałów odnowionych polis do wglądu. Lista załączników: Załącznik nr 1 Wzór zestawienia miesięcznego zleceń wykonanych w zakresie zakupu biletów lotniczych, pośredniczenia w uzyskiwaniu wiz oraz transportu w miejscu destynacji Załącznik nr 2 Wzór zestawienia miesięcznego zleceń wykonanych w zakresie zakupu biletów kolejowych Załącznik nr 3 Wzór zestawienia miesięcznego zleceń wykonanych w zakresie zakupu usług hotelarskich 17