Moduł: Gospodarka magazynowa INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA

Transkrypt

1 Moduł: Gospodarka magazynowa INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Zielona Góra 2008

2 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika 1 Spis treści. 1 Spis treści Informacje o programie VinCent Cechy charakterystyczne modułu Wymagania techniczne Praca z podręcznikiem Oznaczenia Ustalenie pojęć Obsługa programu Najważniejsze klawisze i ikony Sposób wyświetlania danych w tabelach Uruchomienie programu Wstęp Zakładka Podatnik Dane Podatnika Dane podstawowe Dokumenty magazynowe Faktura VAT Dokumenty rozchodowe Dokumenty przychodowe Spis z natury/dokumenty fiskalne/stopka faktury Blokowanie dostępu do magazynów Wybór Podatnika Dane - informacje ogóle o kartotekach Klienci Edycja klientów Kartoteka Dane dodatkowe Salda i obroty - przegląd Konta ksiąg Transakcje nierozliczone Klienci Drukowanie listy klientów Dostawcy Edycja dostawców Kartoteka Dane dodatkowe Salda i obroty - przegląd Konta ksiąg Transakcje nierozliczone Dostawcy Drukowanie dostawców Pracownicy- Edycja pracowników Kartoteka Dane dodatkowe Salda i obroty przegląd Konta ksiąg Transakcje nierozliczone Pracownicy drukowanie listy pracowników Towary Dane podstawowe Stan magazynów Dane towaru Fifo

3 VinCent - moduł GM Obroty Dostawcy i Ceny sprzedaży Dostawcy Ceny sprzedaży Drukowanie towarów Drukowanie etykiet Magazyny Definiowanie/Edycja magazynu Drukowanie listy magazynów Grupy towarów Drukowanie listy grup towarów Grupy przychodu Grupy rozchodu Drukowanie listy grup rozchodu Kursy walut Banki Banki Drukowanie banków PKWiU Edycja kartoteki PKWiU Jednostki miary Edycja jednostki miary Dane do faktur Elementy pism Edycja elementu pism Rodzaje wysyłek Edycja rodzaju wysyłki Formy płatności Edycja formy płatności Sprzedaż Edycja dokumentów sprzedaży Tworzenie nowego dokumentu sprzedaży Dokument sprzedaży dane podstawowe Dokument sprzedaży dane do faktury Dokument sprzedaży dodawanie pozycji Dokument sprzedaży dodawanie pozycji wybór towaru Dokument sprzedaży dodanie komentarza lub elementu pism Inne rodzaje faktur Faktury wewnętrzne Księgowanie faktur wewnętrznych Faktury zaliczkowe Księgowanie faktur zaliczkowych i końcowych Faktura do paragonu Faktura transportowa Faktura serwisowa Odpisy dokumentów sprzedaży Usuwanie wydrukowanego dokumentu Odpis istniejącego dokumentu Korekta dokumentu Zmiana komentarzy na pozycjach dokumentu sprzedaży Wydruk specyfikacji wysyłkowej do faktury

4 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika 13.3 Faktura do WZ Grupowanie towarów na fakturze Raport sprzedaży fiskalnej Sprzedaż fiskalna korekta należnej kwoty VAT Zestawienie sprzedaży wg asortymentu Zestawienie sprzedaży-raport okresowy Dokumenty magazynowe Edycja dokumentów magazynowych Dokument magazynowy dodawanie pozycji Dokument magazynowy dodawanie pozycji wybór towaru Dokument magazynowe dodanie komentarza lub elementu pism Odpisy dokumentów magazynowych Usuwanie wydrukowanego dokumentu Odpis istniejącego dokumentu Korekta dokumentu Zmiana komentarzy na pozycjach dokumentu Zestawienia Zestawienia dokumentów Drukowanie obrotów wg dokumentów Zestawienie zbiorcze dokumentów Zestawienie dokumentów magazynowych w walucie różnice cen fifo po korektach PZ Zestawienie specyfikacji wysyłkowych Zamówienia, oferty, specyfikacje, potwierdzenia zamówień Edycja zamówień, ofert, specyfikacji i potwierdzeń Odpisy zamówień, ofert, specyfikacji i potwierdzeń Propozycje zamówień Planowanie zakupów Wycena magazynowa Inwentaryzacja Wydruk arkuszy spisowych Wprowadzenie inwentaryzacji Raporty Analiza ruchów towarów na magazynie Raport przekroczenia stanów maksymalnych Obrót przedstawicieli Obrót z klientami Obrót z dostawcami Analiza kosztu własnego sprzedaży Moduł fiskalny Kasa Wystawianie KP/KW Odpisy KP/KW Zestawienie dokumentów KP/KW Raport kasowy Numeracja dokumentów Numeracja dokumentów magazynowych Numeracja dokumentów sprzedaży

5 VinCent - moduł GM 2 Informacje o programie VinCent. Pakiet VinCent jest to grupa programów tworzących zintegrowany system do zarządzania firmą. Jego funkcjonalność umożliwia rejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych zachodzących w małych i średnich firmach. Dzięki temu takie operacje jak: prowadzenie księgowości (w tym kontrolowanie zobowiązań i należności), nadzorowanie magazynu, prowadzenie sprzedaży i gospodarki magazynowej oraz rozliczanie pracowników odbywa się dużo sprawniej. Przy tworzeniu programu bazowaliśmy na wieloletnich doświadczeniach nabytych przy tworzeniu programu WINBOOK OFFICE, który był naszym sztandarowym produktem dla systemu DOS. W trakcie prac nad systemem konsultowaliśmy z naszymi klientami, używającymi programów DOS-owych, oczekiwania i potrzeby. Sugestie i porady wielu z nich przyczyniły się do stworzenia aktualnej wersji naszego oprogramowania. Pakiet VinCent został stworzony z myślą o różnych odmianach systemu Windows (począwszy od Windows 98 SE poprzez Windows NT, a skończywszy na Windows XP). System został napisany w architekturze Klient-Serwer z wykorzystaniem bezpłatnej wersji bazy SQL (FireBird). Dzięki wykorzystaniu systemu baz danych opartych o standard SQL udało się stworzyć produkt wykorzystujący w pełni zalety środowiska Windows, gwarantujący, że aplikacje będą odporne na awarie systemu komputerowego. Dzięki temu uzyskaliśmy wysokie bezpieczeństwo danych zawartych w programie. Istotny jest też fakt, że VinCent jest automatycznie przygotowany do działania w sieciach komputerowych (wersja demonstracyjna jest wersją jednostanowiskową). W porównaniu do naszych poprzednich produktów zmian jest wiele. Począwszy od szaty graficznej powodującej, że praca z programem staje się łatwa, a operator intuicyjnie wykonuje większość operacji a skończywszy na wyeliminowaniu odwiecznych problemów aplikacji DOS-owych działających w środowisku WINDOWS z wyborem drukarek, polskich znaków itp

6 VinCent moduł GM 3 Cechy charakterystyczne modułu. Podręcznik użytkownika Podstawowym celem który przyświecał konstruktorom tego modułu było stworzenie prostego programu o możliwościach pozwalających na łatwą pracę z dużą ilością danych na wielu stanowiskach. Dużą uwagę przywiązano również do tego, aby także niedoświadczony użytkownik mógł korzystać z całego pakietu w pełnym zakresie jego możliwości. Oprócz tego zwrócono uwagę na integrację modułu z pozostałymi częściami programu np. księgowością i serwisem. Moduł GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ charakteryzuje się następującymi cechami: baza kontrahentów współdzielona z pozostałymi modułami np. FK, SERWIS, tworzenie dowolnych (własnych) typów dokumentów magazynowych dokumentów sprzedaży, nieograniczona ilość kartotek towarowych i usługowych, prowadzenie do 1000 magazynów, dla każdego magazynu prowadzona jest odrębna numeracja dokumentów, możliwość sprawdzania bieżącego stanu zobowiązań klientów w trakcie tworzenia nowego dokumentu sprzedaży, automatyczne przekazywanie (księgowanie) dokumentów sprzedaży do modułu FK (po każdym wydruku dokumentu lub zbiorczo na żądanie), rozliczanie przedstawicieli (akwizytorów), definiowanie 10 grup cenowych (10 różnych cenników) dla każdej kartoteki towarowej/usługowej, prowadzenie do 1000 podatników równolegle (opcja przydatna szczególnie dla biur rachunkowych), obsługa drukarek fiskalnych (firmy POSNET, ELZAB i kompatybilnych z nimi), tworzenie dokumentów ofertowych dla klienta, drukowanie zamówień do dostawców i automatyczne przekształcanie zamówień w dokument przyjęcia zewnętrznego PZ, wystawianie dokumentów kasowych KP/KW i drukowania raportu kasowego. Dokumenty kasowe mogą być automatycznie księgowane w module FK, opcja inwentaryzacji pozwalająca na szybkie i proste wprowadzenie stanów magazynowych na początek roku oraz wydrukowanie arkuszy spisowych, wiele innych opcji - 6 -

7 VinCent - moduł GM 4 Wymagania techniczne. Minimalna konfiguracja Twojego systemu powinna spełniać następujące wymagania: CPU Procesor Intel Pentium PII 400 Pojemność dysku twardego System operacyjny Pamięć RAM Drukarka co najmniej 200 MB - wielkość zależna od ilości dokumentów. Przy pierwszej instalacji wystarczy 20MB. WINDOWS 98 SE, WINDOWS NT, WINDOWS 2000, WINDOWS ME, WINDOWS XP,WINDOWS Vista. min. 256 MB RAM Zalecana laserowa lub atramentowa - 7 -

8 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika 5 Praca z podręcznikiem. 5.1 Oznaczenia. Dla ułatwienia posługiwania się podręcznikiem wyjaśnimy najważniejsze oznaczenia redakcyjne: Wskazówki Ważne wskazówki będą oznaczane znakiem Poszczególne klawisze, które należy przycisnąć mogą być przedstawione w tekście w następujący sposób: symbolicznie (np. ) Klawisze wyróżnione w programie litery są wytłuszczone (np. Menu) w formie ikon np. pisane dużymi literami np. ZAMKNIJ. Ikony Ikony w niniejszej instrukcji przedstawiane są w formie obrazów np.: Kombinacje klawiszy 1 Klawisze, które mają być przyciśnięte jednocześnie będą połączone znakiem '+' (np. + R) Grupa klawiszy Przyciskane kolejno klawisze są oddzielane znakiem '/' (np. / ). Kombinacje klawiszy 2 Nazwy menu, nazwy opcji, nazwy okien, funkcje Pola edycyjne Komunikaty programu Dane Kombinacje klawiszy, które należy przycisnąć kolejno lub bezpośrednio po sobie są przedstawione przez odpowiednie połączenie znaków '+' i '/' (np. + Q / A). Nazwy menu, opcji, okien wprowadzania i wyboru są pisane dużymi literami, natomiast nazwy menu i opcji dodatkowo tłustym drukiem, np. menu SPRZEDAŻ. Drukiem tłustym i pochyłym (np. pole Kredyt). Komunikaty zgłaszane przez program są podawane w ramce, literami pochyłymi: Proszę czekać. Wczytywanie modułu Dane proponowane lub służące jako przykłady są napisane pismem pochyłym

9 VinCent - moduł GM 6 Ustalenie pojęć. Aby ułatwić pracę z podręcznikiem zostaną wprowadzone i wyjaśnione za pomocą przykładów najważniejsze pojęcia i oznaczenia. Pozwoli Ci to łatwiej zapoznać się z budową i obsługą programu. Menu główne Moduły Menu Wiersz opcji Okno robocze Okno wyboru opcji Okno edycyjne Główne menu, pojawia się na ekranie bezpośrednio po wywołaniu VinCent a. Modułami nazywamy poszczególne główne części pakietuu VinCent, np. KSIĘGOWOŚĆ, GOSPODARKA MAGAZYNOWA, SERWIS. Prócz oczywistego znaczenia tego terminu posłużymy się nim dla określenia poszczególnych punktów wywoływanych w ramach okien otwierających się po wywołaniu poszczególnych opcji np. moduł SPRZEDAŻ dzieli się na następujące menu: EDYCJA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY, ODPISY DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY, FAKTURA DO WZ, RAPORT SPRZEDAŻY FISKALNEJ. Znajduje się w górnej części okna (pierwszy wiersz) i wskazuje poszczególne możliwości użycia funkcji dla okna, np. opcje NOWY, DODAJ, USUŃ, AKTUALIZUJ itd. Jak już sama nazwa wskazuje odbywają się tu właściwe procesy przetwarzania informacji (wprowadzanie, aktualizacja, usunięcie, kopiowanie itp.) Wszystkie okna otwierające się w wierszu opcji, w których możesz dokonać wyboru nazywają się oknami wyboru lub opcji. Istnieją okna, w których system oczekuje określonych informacji. Okna te nazywają się oknami edycyjnymi. Niektóre części programu składają się z wielu ekranów, w których należy wprowadzić w tzw. polach edycyjnych określone dane, np. w DANE/KLIENCI/EDYCJA KLIENTÓW. One również nazywają się oknami edycji. Program zgłasza wiele komunikatów: Okno komunikatów Okno komunikatu wskazujące na wewnętrzne procesy i znikające bez żadnego działania z Twojej strony Okno komunikatu znikające dopiero po wprowadzeniu informacji przez użytkownika Okno komunikatu zawierające informacje o błędach znikające po wprowadzeniu określonych danych - 9 -

10 VinCent moduł GM 7 Obsługa programu. Podręcznik użytkownika 7.1 Najważniejsze klawisze i ikony. Istnieje szereg klawiszy mających w prawie wszystkich menu tą samą opcję. Zostaną one w tym miejscu pokrótce wymienione: lub lub lub lub lub Przesunięcie lub (backspace) lub lub lub Wybór wartości ze słownika poprzez klawisz lub ikonę słownika. Za pomocą tego klawisza przesuwasz kursor lub wyróżniającą linię o jeden wiersz lub jedno pole w górę Za pomocą tego klawisza przesuwasz kursor lub wyróżniającą linię o jeden wiersz lub pole edycyjne w dół. Tym klawiszem przesuniesz się o jeden znak w prawo. Tym klawiszem przesuniesz się o jeden znak w lewo Tym klawiszem przesuwasz informację o jedną stronę do góry Tym klawiszem przesuwasz informację o jedną stronę w przód. Tym klawiszem możesz opuścić wszystkie okna edycji i włączyć wiersz opcji lub główne menu. Użycie w aktywnym wierszu opcji spowoduje znalezienie się w oknie roboczym Klawiszem tym możesz wyedytować pozycję, potwierdzić ją względnie zakończyć swój wybór lub wprowadzaną informację Znajdziesz się w następnym polu edycyjnym lub w następnej części pola edycyjnego Usuwa znak znajdujący się na pozycji kursora. Na listach, usuwanie rekordów z listy. Tym klawiszem możesz usunąć znak znajdujący się po lewej stronie od pozycji kursora. Dodawanie nowej pozycji lub przy edycji wybierasz pomiędzy włączonym i wyłączonym trybem wpisywania. Jeżeli tryb wpisywania jest włączony, to możesz dołączać znaki w pozycji kursora. Przy wyłączonym trybie wpisywania znak znajdujący się na pozycji kursora zostaje zastąpiony przez wprowadzony Znajdziesz się na końcu pola edycyjnego, wiersza lub listy. Znajdziesz się na początku pola edycyjnego lub wiersza. (w prawo) Za pomocą tego klawisza przeskakujesz do następnego pola edycyjnego. (w lewo) Za pomocą tego klawisza przeskoczysz do poprzedniego pola edycyjnego Szukanie tekstu. Wybór podświetlonej wartości (ceny towaru itd.)

11 VinCent - moduł GM 7.2 Sposób wyświetlania danych w tabelach. W każdej tabeli użytkownik może zdefiniować które kolumny mają być pokazywane, w jakiej kolejności mają być uporządkowane i jakiej mają być szerokości, według której kolumny mają być sortowane prezentowane dane. Przy włączonej opcji zapamiętywania ustawień dla użytkownika wszystkie ustawienia zostaną zapamiętane w pliku konfiguracyjnym danego użytkownika i zastosowane przy ponownym wyświetleniu tabeli Dla przykładu zmodyfikujemy formatkę z wyświetlaną tabelą klientów. Po pierwszym uruchomieniu programu standardowa formatka z wyświetlanymi danymi kontrahentów wygląda mniej więcej tak jak na rysunku powyżej. Załóżmy, że nie chcemy aby widoczna była kolumna Nazwa dodatkowa ponieważ zawsze jest pusta i nie jest nam przydatna. Klikamy na przycisk zaznaczony na powyższym rysunku czerwoną obwódką i otrzymamy listę wyświetlanych kolumn, odznaczamy te kolumny które chcemy ukryć i zatwierdzamy zmiany klawiszem Ok. Od tej pory odznaczone przez nas

12 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika kolumny nie będą widoczne. Jeżeli chcemy uwidocznić kolumny które ukryliśmy to ponownie wybieramy ten sam przycisk i zaznaczmy kolumny które wcześniej odznaczyliśmy. Każda tabela po otwarciu formatki jest posortowana wg określonej kolumny. Kolumna ta jest wyróżniona innym kolorem w naszym przypadku dane są posortowane wg numeru kontrahenta. Kolumna ta jest wyróżniona kolorem żółtym. Dane są posortowane w sposób narastający o czym informuje znaczek obok nazwy kolumny. Naciśnięcie nagłówka kolumny spowoduje posortowanie danych według tej kolumny. Np. jeżeli chcemy zmienić sposób sortowania tak aby dane były ułożone według kolumny Nazwa1 to wystarczy kliknąć na nagłówku tej kolumny i nasze dane zostaną ułożone w innej kolejności. Ponowne kliknięcie tej samej kolumny spowoduje zmianę sortowania z rosnącego na malejący itd. Wyświetlane dane możemy sortować po każdej kolumnie która jest widoczna w tabeli. Kolumna po której sortujemy dane i porządek ułożenia danych (narastający, malejący) również są zapamiętywane w ustawieniach konfiguracyjnych użytkownika (jeżeli w opcjach podatnika ustawiona jest opcja zapamiętywania ustawienia kontrolek ). Kolejnym elementem jest zmiana kolejności kolumn i ich szerokości. Załóżmy, że chcemy aby kolumna NIP była zawsze wyświetlana jako pierwsza. Klikamy na tę kolumnę prawym przyciskiem myszy i przeciągamy w lewą stronę aż do momentu kiedy kolumna osiągnie wymagane położenie Szerokość kolumny modyfikujemy poprzez złapanie myszką (lewym przyciskiem) złączenia między kolumnami i rozciągnięcie kolumny do wymaganej szerokości

13 VinCent - moduł GM Kolejnym ważnym elementem formatek wyświetlających tabele jest pole Szukaj, które jest podstawowym narzędziem do przeszukiwania danych w tabeli. Wyszukiwanie danych wpisywanych do tego pola odbywa się zawsze w kolumnie według której są aktualnie posortowane dane. Jeżeli chcemy poszukać klienta o konkretnym numerze NIP to zanim wpiszemy numer nip do pola szukaj musimy ustawić sortowanie danych tak aby były uporządkowane według kolumny NIP. Do wielu kontrolek (przycisk, pole edycyjne) na formatce są przywiązane skróty klawiszowe (kombinacje klawiszy) które pozwalają na obsługę formatki bez użycia myszki. Przykładowo na naszej formatce edycji klienta mamy następujące skróty klawiszowe: Ins- dodanie nowej kartoteki klienta Del- usunięcie kartoteki klienta Enter- edycja bieżącej kartoteki Ctrl+S przejście do pola wyszukiwania Ctrl+F - włączenie filtru Ctrl+Z wyłączenie filtru Ctrl+A wyszukiwanie ciągu znaków w kilku kolumnach Ctrl+R zmiana grupy wyświetlanych danych (Aktywni, Nieaktywni, Wszyscy) Ctrl+K włączenie opcji kontroli sald (zaznaczenie klientów z zaległościami w płatnościach) Informacje o tym jaki skrót klawiszowy jest przywiązany do kontrolki możemy uzyskać ustawiając kursor myszy na kontrolce. Po chwili pojawi się dymek z informacją dotyczącą wskazywanej kontrolki Podsumowując: W każdej wyświetlanej tabeli możemy: -ukryć kolumny których nie chcemy widzieć na danej formatce, -ustawić dowolną kolumnę według której chcemy sortować dane, -określić sposób sortowania danych (malejący, narastający), -ustawić kolejność wyświetlania i szerokość kolumn Wszystkie te parametry będą zapamiętane indywidualnie w ustawieniach konfiguracyjnych każdego użytkownika

14 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika 8 Uruchomienie programu. W systemie VinCent może być zdefiniowanych wielu użytkowników, każdy z tych użytkowników posiada swój unikalny identyfikator, hasło i indywidualny zestaw uprawnień. Użytkowników zakładamy i modyfikujemy używając modułu USERADMIN (moduł ten został opisany w części dokumentacji zawartej w pliku VinCent-UserAdmin.doc ).Aby zatem ustalić, który z użytkowników w danym momencie zamierza uruchomić program, konieczna jest procedura logowania. Bezpośrednio po pierwszej instalacji, w programie VinCent funkcjonuje tylko jeden użytkownik Główny Administrator (Użytkownik: VINCENT, z hasłem vin ). Przy każdym starcie programu wyświetlane jest okno logowania (patrz rysunek 1). Wówczas możliwość uruchomienia programu jest uzależniona od podania poprawnego identyfikatora i hasła. Rysunek 1. Pierwsze logowanie Jeżeli położenie bazy danych jest inne niż c:\w4w\bazy\, to przed pierwszym logowaniem każdego użytkownika należy kliknąć na ikonę. Wówczas dostępne będzie okno, w którym możesz wpisać ścieżkę do bazy danych. Jeżeli nie znasz ścieżki klikając na możesz wybrać lokalizację folderu z bazami danych. Rysunek 2. Logowanie przy zmianie położenia bazy danych

15 VinCent - moduł GM Kilka uwag co do sposobu podawania ścieżki dostępu do katalogów zawierających pliki baz danych Przy pracy wielostanowiskowej należy zwrócić uwagę na sposób łączenia się z bazą danych. Bardzo istotny jest sposób podawania ścieżki do bazy danych: a) przy pracy jednostanowiskowej jest to ścieżka do folderu zawierającego pliki baz danych np. c:\w4w\bazy\ b) przy pracy w sieciach WINDOWS ścieżka musi zawierać nazwę serwera lub jego adres IP np. burbon:c:\w4w\bazy\ lub :c:\w4w\bazy. Dopuszczalny jest również adres w formacie \\gingers\c\w4w\bazy\ c) przy pracy z serwerem LINUX, kiedy pliki baz danych znajdują się na komputerze z zainstalowanym systemem Linux ścieżka będzie miała przykładowo postać: :/home/public_html/w4w/bazy/ Ustawienia osobiste użytkownika Przed zalogowaniem się do systemu można wprowadzić lub zmienić parametry indywidualne dla logującego się użytkownika Konto kasy jest to domyślne konto kasy dla użytkownika będzie ono podpowiadane przy każdej operacji kasowej w programie. Kontrola pola VAT przy księgowaniu dotyczy wyłącznie modułu FK i dla modułu GM opcja ta jest zablokowana. Po naciśnięciu przycisku następuje proces logowania. Program sprawdza czy istnieje użytkownik o podanym identyfikatorze. Jeśli tak to sprawdzana jest poprawność podanego hasła oraz uprawnienia do uruchamiania modułu. Na końcu następuje próba podłączenia do wybranej bazy danych. Jeżeli cała procedura przebiegnie bez problemów zostanie uruchomiony moduł do którego się logujemy w przeciwnym wypadku zostanie wyświetlony komunikat o błędzie

16 VinCent moduł GM 9 Wstęp. Podręcznik użytkownika Po uruchomieniu programu widoczne będą cztery zakładki: Podatnik, Gospodarka magazynowa, O programie i Koniec oraz rozwijalne menu. Zakładki menu głównego stworzono z myślą o użytkownikach, którzy przyzwyczaili się do produktów firmy Microsoft natomiast rozwijalne menu stworzone zostało z myślą o użytkownikach naszego DOS-owego produktu WINBOOK. Zawartość zakładek menu głównego odpowiada funkcjonalnością zawartości rozwijalnego menu. Jednym z podstawowych pojęć, które przewijało się będzie przez niniejszy podręcznik jest pojęcie Podatnika. Podatnik w naszym programie rozumiany jest jako oddzielną firma, dla której istnieje oddzielna baza danych Rysunek 3. Ekran główny modułu GM

17 VinCent - moduł GM 10 Zakładka Podatnik Dane Podatnika Dane podstawowe. Tutaj definiujesz podstawowe parametry modułu GM (gospodarki magazynowej). Pozostałe parametry podatnika (m.in. Nazwa, adres itp.) dostępne są w module FK lub module Admin) Rysunek 4. Podatnik dane podstawowe okno edycji. Nagłówek Dokumentów Siedziba firmy Dane do Zamówienia Logo dla modułu Kredyt kupiecki Sekcja: Dane podstawowe Tutaj definiujesz, jakie informacje będą drukowane na dokumentach wychodzących na zewnątrz (Faktury, WZ tki). Dana drukowana na fakturach w polu: siedziba firmy. Wpisz imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za wystawianie zamówień. Tutaj można wprowadzić logo firmy które będzie drukowane na dokumentach sprzedaży. Logo musi być obrazem w formacie bmp. Ta część odpowiada za kontrolę stanów zobowiązań (stanu kredytu kupieckiego) przy wystawianiu dokumentów sprzedaży

18 VinCent moduł GM Sposób wyliczania marży... Kolory Sprzedaż poniżej średniej ceny Logo dla modułu Faktura do WZ Dostępne są trzy możliwości: brak akcji program nie sprawdza stanu zobowiązań. ostrzeżenie Podręcznik użytkownika Jeżeli aktualny stan zobowiązań klienta przekracza limit kupiecki zdefiniowany na kartotece klienta patrz pole Kredyt kupiecki na kartotece Klienta, to na ekranie pojawi się komunikat informujący o tym fakcie. blokada Jeżeli aktualny stan zobowiązań klienta przekracza limit kupiecki zdefiniowany na kartotece klienta patrz pole Kredyt kupiecki na kartotece Klienta, to program zablokuje możliwość wystawienia dokumenty sprzedaży. Kredyt kupiecki badany jest dla klientów, dla których w polu Kredyt kupiecki na kartotece Klienta wpisano wartość większą od 0. średniej ceny zakupu max ceny zakupu dla grupy cenowej Klękając na kolorowy prostokąt możesz wybrać kolor w jakim będzie wyświetlany dany element formatki. W ten sposób użytkownik decyduje o kolorystyce niektórych elementów i może dostosować ją do własnych upodobań. Tutaj decydujesz, w jaki sposób powinien się zachować program przy próbie sprzedaży poniżej średniej ceny. Dostępne są 3 możliwości Dostępne są trzy możliwości: brak akcji program nie reaguje na sprzedaż poniżej średniej ceny zakupu. ostrzeżenie Wyświetla się komunikat informujący, że aktualna cena sprzedaży jest niższa niż średnia cena zakupu. blokada Blokowana jest możliwość sprzedaży poniżej średniej ceny zakupu. W tym miejscu możesz wczytać obraz, który będzie traktowany jako graficzne logo na dokumentach drukowanych w gospodarce magazynowej. Grupowanie towarów wg ceny w przypadku wystawiania faktury zbiorczej do wielu dokumentów WZ możesz zdecydować czy na fakturze towary o identycznych indeksach i cenie sprzedaży ale pochodzące z różnych WZ mają być prezentowane w jednej pozycji (zbiorczo) czy każda pozycja z WZ-ek ma być prezentowana oddzielnie. Zaznaczenie tego pola będzie powodowało grupowanie

19 VinCent - moduł GM Żądaj określenia numeru faktury dla PZ Żądaj określenia formy płatności dla faktury Żądaj aktualizacji cen sprzedaży po PZ Indeks towaru tylko duże litery Sprawdzaj użytkownika drukującego dokument Zawsze używaj średniego kursu walut towarów na fakturze. Jeżeli pole jest zaznaczone to program nie pozwoli zapisać dokumentu przychodowego-zewnętrznego bez wypełnienia pola Numer faktury zakupu. Jeżeli pole jest zaznaczone to program nie pozwoli zapisać dokumentu sprzedaży bez określenia formy płatności. W przeciwnym razie możliwe będzie zapisanie dokumentu nawet wtedy kiedy w polu Forma płatności będzie określenie brak. W przypadku zaznaczenia tego pola po wprowadzeniu każdej pozycji na dokument przychodowy będzie sprawdzana cena sprzedaży dla wprowadzanego indeksu. Jeżeli jakakolwiek ze zdefiniowanych cen sprzedaży będzie niższa niż cena wyliczona z wprowadzonej ceny zakupu i zdefiniowanej marży dla danej grupy cenowej to program zasugeruje zmianę tej ceny na wyższą tak aby dla każdej dostawy zachować marżę na określonym przez użytkownika poziomie. Zaznaczenie tej opcji powoduje że w polach w których wprowadzamy indeks towaru możliwe jest wpisywanie wyłącznie dużych liter. W programie zapisywany jest identyfikator użytkownika który stworzyła dany dokument i użytkownika który ten dokument wydrukował. Jeżeli ta opcja jest zaznaczona to program sprawdza czy użytkownik który drukuje dokument jest tym samym użytkownikiem który go utworzył. Jeżeli tak nie jest generowane jest ostrzeżenie. opcja pozwala na drukowanie dokumentów przychodowych i rozchodowych, wystawionych w walucie innej niż PLN, zawsze przy użyciu średniego kursu waluty. Na kartotece towaru widoczne ceny z grupy<= Dopuszczaj cenę 0 na dokumentach tutaj możemy określić ilość cen sprzedaży widocznych na kartotece towaru. Zaznaczenie tej opcji pozwoli na zapisywanie dokumentów na których znajdują się pozycje bez określonej ceny. Taka opcja może być przydatna w przypadku dokumentów wewnętrznych (RW,PW) kiedy interesuje nas wyłącznie ilościowe przesunięcie towaru. Automat. księgowanie dokumentów sprzedaży po wydruku Jak zaznaczyliśmy we wstępie moduł GM jest ściśle zintegrowany z innymi modułami np. FK. Każdy dokument sprzedaży może być automatycznie zaksięgowany. Ustawienie tej opcji powoduje, że księgowanie dokumentu następuje zaraz po wydruku dokumentu na drukarce. Kiedy opcja nie jest włączona dokumenty nie są księgowane natychmiast po wydrukowaniu i można je zaksięgować z modułu FK zbiorczo. Patrz instrukcja VinCent-FK rozdział 15.5 dokumentów sprzedaży. Księgowanie

20 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Automat. księgowanie dokumentów zakupu po wydruku Wprowadzanie wartości faktury zakupu i księgowanie różnic między fakturą zakupu i dokumentem PZ Automatyczne księgowanie zapłaty dla dokumentów fiskalnych Umożliwiaj zmianę stawki VAT podczas edycji dokumentu Blokada ceny na dokumentach wewnętrznych Ustawiaj kursor w polu Szukaj na kartotece towarów Blokowanie magazynów dla użytkownika Opcja ta działa analogicznie jak Automatyczne księgowanie dokumentów sprzedaży... z tym, że dotyczy dokumentów przychodowych-zewnętrznych (PZ). Zaznaczenie tej opcji pozwoli, dla każdego księgowanego dokumentu PZ, wprowadzić wartość faktury zakupu, na podstawie której utworzono ten dokument. Jeżeli między dokumentem PZ i fakturą zakupu wystąpią różnice kwotowe to zostaną one automatycznie zaksięgowane na wcześniej zdefiniowanych kontach. Przy zaznaczonej opcji dla każdego dokumentu fiskalnego dla którego określono jako sposób płatności gotówkę zostanie automatycznie zaksięgowana zapłata. Zaznaczenie tego pola umożliwi zmianę stawki VAT (grupy podatkowej) dla każdej pozycji wprowadzanej na dokument. Jeżeli opcja ta jest wyłączona wówczas użytkownik nie ma możliwości zmiany stawki VAT i każda pozycja jest wprowadzana na dokument z domyślną grupą podatkową zdefiniowaną na kartotece towaru/usługi. Ustawienie tej opcji uniemożliwi zmianę cen na dokumentach wewnętrznych. Włączenie tej opcji skutkuje tym, po wywołaniu formy z lista towarów kursor będzie ustawiony w polu Szukaj. Przy wyłączonej opcji kursor zawsze jest ustawiony na pierwszej pozycji listy towarów. Zaznaczenie tej opcji umożliwi dostęp do dodatkowej zakładki na której możemy zdefiniować prawa dostępu użytkowników do wybranych magazynów. Opcja zostanie opisana szczegółowo w dalszej części rozdziału Dokumenty magazynowe. W tym oknie definiujesz wzorce wszystkich dokumentów, których będziesz używał w module Gospodarki magazynowej. W tym miejscu definiujesz dokumenty przychodowe, rozchodowe oraz dokumenty sprzedaży. lub lub lub Tworzenie nowego wzorca dokumentu magazynowego Edycja stworzonego dokumentu magazynowego. W trakcie edycji możliwa jest jedynie zmiana zawartości niektórych pól. Kasowanie wzorca dokumentu (możesz usunąć wzorzec gdy nie zostały jeszcze wystawione dokumenty magazynowe danego typu). W aktualnej wersji programu księgowane są jedynie dokumenty zewnętrzne (przychodowe i sprzedaży)

21 VinCent - moduł GM Rysunek 5. Lista zdefiniowanych dokumentów magazynowych. W zależności od typu dokumentu zmienia się ilość wprowadzanych danych. Pola, które determinują wygląd okna edycji dokumentu to: Typ zewnętrzny (dla dokumentów zewnętrznych jako w polu Cena podpowiadana jest cena sprzedaży). Dla tego typu dokumentów możesz wybrać jeden z trzech rodzajów: - przychodowy,

22 VinCent moduł GM Rodzaj Aktywny Symbol Formularz podstawowy Opis Edycja dokumentu po wydrukowaniu Sposób wyliczania ceny jednostkowej Typ zlecenia serwisowego Kontrola pola zlecenie Blokada rabatu Dokument Podręcznik użytkownika - rozchodowy, - inwentaryzacja; wewnętrzny. (dla dokumentów zewnętrznych jako w polu Cena podpowiadana jest cena zakupu wynikająca z FIFO) Dla tego typu dokumentów możesz wybrać jeden z trzech rodzajów: - przychodowy, - rozchodowy, - inwentaryzacja; międzymagazynowy ten dokument z definicji jest dokumentem rozchodowym, wewnętrznym. faktura VAT ten dokument z definicji jest dokumentem rozchodowym, zewnętrznym. W zależności od ustawień w polu Typ dostępne jest wybór jednego z następujących ustawień: - przychodowy (dla tego typu dokumentów jako kontrahent podpowiadany jest Dostawca), - rozchodowy (dla tego typu dokumentów jako kontrahent podpowiadany jest Klient), - inwentaryzacja. Tak dokument aktywny. Nie dokument nieaktywny. W tym miejscu określasz dwuznakowy symbol dokumentu. Standardowy formularz (podpowiadany przy wydruku), na którym będzie drukowany dany dokument. Tutaj definiujesz pozostałe formularze, na których chciałbyś mieć możliwość drukowania danego dokumentu. Możesz zdefiniować opis dokumentu. Opis ten będzie pokazywany na wydruku jako nazwa dokumentu. W standardowej wersji programu pole to jest nieaktywne w specjalnych wersjach programu istniej możliwość ponownej edycji dokumentów sprzedaży. Pole to jest aktywne jedynie dla dokumentów typu Faktura VAT. Dla pozostałych dokumentów przyjęto, ze wystawiane są w cenach netto. Zalecamy by Faktury VAT tez były wystawiane w cenach netto. Jedynym wyjątkiem jest paragon (paragon traktowany jest jako faktura VAT wystawiona w cenach brutto) dla paragonów ustaw w tym miejscu wartość brutto. Jeżeli korzystasz z modułu SERWIS to możliwe jest powiązanie określonego typu dokumentu rozchodowego z typem zlecenia serwisowego. Np. Dokument RZ będzie ewidencjonował rozchód materiałów dla zleceń serwisowych zewnętrznych, RW dla zleceń serwisowych wewnętrznych itd. Opcja ta jest dostępna wyłącznie dla dokumentów rozchodowych. Ustawienie tego pola powoduje, że nie można zapisać dokumentu bez określania wartości w polu Nr zlecenia. Pole to wykorzystywane jest przy współpracy z modułem SERWIS Zaznaczenie tej opcji powoduje, że zablokowane jest pole rabat w procesie tworzenia dokumentów sprzedaży i dokumentów magazynowych. Do każdego dokumentu przypisywany jest rabat określony na kartotece kontrahenta i nie ma możliwości zmiany wartości rabatu z poziomu edycji dokumentu magazynowego. Tutaj określasz z jaką grupą kontrahentów związany jest dany typ

23 VinCent - moduł GM związany z dokumentu. W dokumentach powinien istnieć tylko jeden dokument KR (korekta). Dzięki niemu będziesz mógł zarówno skorygować fakturę VAT jak i dowolny dokument magazynowy (np. PZ tkę) Faktura VAT. Faktura VAT, jest to domyślny typ dokumentu dla wszystkich dokumentów sprzedaży. Dokumenty takie jak: faktura VAT, paragon, muszą być zdefiniowane jako dokumenty typu Faktura VAT Rysunek 6. Tworzenie typu dokumentu Faktura VAT. Data ujęcia w rej VAT po. Dla dokumentu typu Faktura VAT konieczne jest zdefiniowanie dodatkowych pól związanych z automatycznym księgowaniem w module FK. Tutaj definiujesz opóźnienie (w stosunku do daty dostawy), z jakim wystawiona faktura VAT trafi do rejestru VAT. Np.: jeśli data dostawy jest , a opóźnienie dla danego typu dokumentów jest 30 dni, to ten dokument trafi do rejestru VAT z datą o

24 VinCent moduł GM Sektor rejestru VAT Podręcznik użytkownika 30 dni późniejszą czyli kwiecień 2005 ( ). Oczywiście, jeśli data wystawienia faktury VAT jest późniejsza niż data dostawy + opóźnienie, to faktura trafi do rejestru VAT zgodnie z datą wystawienia. W księgowości istniej możliwość podzielenia rejestrów sprzedaży na sektory od 0 do 99. W tym polu określasz do którego sektora mają trafiać dokumenty tego typu. Możliwe jest takie zdefiniowanie sektorów, że każdy typ faktury będzie zapisywany do oddzielnego rejestru VAT. Umożliwi to drukowanie rejestrów VAT zarówno dla danego typu dokumentu jak i dla wszystkich dokumentów razem. Sektor księgowy, Nr sektora Obrót na magazynie Wydruk fiskalny Rodzaj faktury Dotyczy VAT Klikając na uzyskasz dostęp do słownika rejestrów. Definiujesz typ sektora dokumentu księgowego, do którego będą księgowane dokumenty sprzedaży (sektory definiujesz w module finansowo-księgowym). Wybór sektora odbywa się automatycznie program będzie księgował wszystkie dokumenty do ostatniego sektora z dnia księgowania dokumentów sprzedaży. Jeśli taki sektor nie istnieje, to zostanie on założony podczas księgowania. Definiujesz, czy dany dokument ma generować obrót na magazynie (np. możesz nie notować obrotów na magazynie dla dokumenty związanych ze sprzedażą usług). Jeżeli w polu ustawiona jest opcja NIE to dokument taki nie powoduje zmiany stanów magazynowych. Jeśli ustawisz w tym polu TAK, to możliwe będzie drukowanie dokumentu na drukarce fiskalnej. W tym przypadku sprawdź, czy w polu Sposób wyliczania ceny jednostkowej ustawione jest Brutto. Zwykła podstawowy typ faktury, Wewnętrzna - faktura wewnętrzna. Faktura taka jest księgowana w specyficzny sposób, który został opisany w instrukcji do modułu FK, Przedpłata - faktura zaliczkowa, Serwisowa faktura wystawiana do zleceń serwisowych, Transportowa faktura wystawiana do zleceń transportowych. Pole nie ma zastosowania w aktualnej wersji programu

25 VinCent - moduł GM Dokumenty rozchodowe. Rysunek 7. Tworzenie typu dokumentu dokumenty rozchodowe. Zdefiniuj wszystkie dokumenty magazynowe związane z rozchodem zewnętrznym i wewnętrznym. Typowe dokumenty to: - dokument typu WZ (wydanie na zewnątrz), - dokument typu RW (rozchód wewnętrzny). Formularze podstawowe dla dokumentów przychodowych to: - dokwz, - dokrw Dokumenty przychodowe. Rysunek 8. Tworzenie typu dokumentu dokumenty przychodowe

26 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Zdefiniuj wszystkie dokumenty magazynowe związane z przychodem zewnętrznym i dokumenty wewnętrzne. Typowe dokumenty to: - dokument typu PZ (przyjęcie z zewnątrz), - dokument typu PW (przychód wewnętrzny). Formularze podstawowe dla dokumentów przychodowych to: Data ujęcia w rej VAT po. Sektor rejestru VAT Sektor księgowy, Nr sektora - dokpz, - dokpw, - dokin. Dla dokumentu przychodowego-zewnętrznego konieczne jest zdefiniowanie dodatkowych pól związanych z automatycznym księgowaniem w module FK. Tutaj definiujesz opóźnienie (w stosunku do daty dostawy), z jakim wystawiony dokument trafi do rejestru VAT. Np.: jeśli data dostawy jest , a opóźnienie dla danego typu dokumentów jest 30 dni, to ten dokument trafi do rejestru VAT z datą o 30 dni późniejszą czyli kwiecień 2005 ( ). W księgowości istniej możliwość podzielenia rejestrów zakupu na sektory od 0 do 99. W tym polu określasz do którego sektora mają trafiać dokumenty tego typu. Klikając na uzyskasz dostęp do słownika rejestrów. Definiujesz typ sektora dokumentu księgowego, do którego będą księgowane dokumenty tego typu (sektory definiujesz w module finansowo-księgowym)

27 VinCent - moduł GM Spis z natury/dokumenty fiskalne/stopka faktury. Rysunek 9. Dane podatnika Spis z natury/dokumenty fiskalne/stopka faktury. Aby umożliwić poprawne przeprowadzenie inwentaryzacji, w momencie zapisu pierwszego dokumentu różnic inwentaryzacyjnych (dokumentu typu Inwentura) baza zostaje ustawiona w trybie Inwentaryzacji nie ma możliwości wystawienia innych dokumentów niż dokumenty różnic inwentaryzacyjnych do momentu zakończenia procesu inwentaryzacji. Stan bazy danych Aby przywrócić bazę do normalnego stanu konieczne jest wydrukowanie lub usunięcie wszystkie niewydrukowanych dokumentów typu Inwentaryzacja i usunięcie znacznika w zakładce Spis z natury... (pole BAZA w trybie inwentaryzacji ). Dokumenty fiskalne -Domyślny klient klient który podpowiadany jest dla każdego dokumentu fiskalnego -Domyślna forma płatności standardowa forma płatności ustawiana

28 VinCent moduł GM Edycja wydrukowanych dokumentów Stopka dokumentu automatycznie dla każdego dokumentu fiskalnego Podręcznik użytkownika -Odrębna numeracja faktur do paragonu ustawienie tego parametru powoduje że faktury wystawiane do dokumentów fiskalnych otrzymują odrębną numerację. Jeżeli opcja jest wyłączona to numer faktury do paragonu jest taki sam jak numer dokumentu fiskalnego. W niektórych wersjach programu można włączyć opcję ponownej edycji wydrukowanych dokumentów sprzedaży. Rysunek tym polu można zdefiniować tekst który będzie drukowany jako stopka każdego dokumentu sprzedaży. Mogą to być, jak podanym przykładzie, dane firmy których nie chcemy zamieszczać Rysunek nagłówku dokumentu. Rysunek 10. Wydruk dokumentu sprzedaży stopka dokumentu

29 VinCent - moduł GM Blokowanie dostępu do magazynów. W programie możliwe jest ograniczenie uprawnień wybranych użytkowników do zmiany stanów magazynowych dla określonych magazynów. Użytkownik, który ma ograniczony dostęp do danego magazynu nie może generować dokumentów magazynowych oraz dokumentów sprzedaży dotyczących tego magazynu. Definiowanie uprawnień dostępu do magazynów dla poszczególnych użytkowników będzie możliwe dopiero po zaznaczeniu opcji Blokowanie dostępu do magazynu. Rysunek 11. Opcje sterujące ustawienie opcji Blokowanie magazynów dla użytkownika. Po ustawieniu tej opcji na formatce Opcje sterujące/dane podstawowe pojawi się dodatkowa zakładka Blokowanie dostępu do magazynów na której możemy definiować prawa do modyfikacji stanów danego magazynu przez poszczególnych użytkowników. Na tej zakładce w górnej części wybieramy użytkownika, którego uprawnienia będziemy modyfikować. W dolnej części okna poprzez ustawienie znacznika blokujemy dostęp do wybranego magazynu. Domyślnie użytkownik ma zawsze dostęp do każdego magazynu. Nowo założony użytkownik ma dostęp do wszystkich magazynów! Do nowo założonego magazynu mają dostęp wszyscy użytkownicy!

30 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 12. Blokowanie dostępu do magazynów. Jeżeli dany użytkownik np. VINCENT ma ograniczony dostęp do magazynu 001 wówczas przy próbie modyfikacji stanów tego magazynu generowany będzie stosowny komunikat. Przykładowo podczas wystawiania dokumentu PZ przy próbie dodania nowego towaru do listy artykułów pojawi się okienko komunikatu. Rysunek 13. Komunikat o braku możliwości obsługi wybranego magazynu

31 VinCent - moduł GM Podobnie podczas próby dokonania rozchodu z tego magazynu np. dokumentem sprzedaży program zachowa się w podobny sposób uniemożliwiając taką operację. Rysunek 14. Wybór magazynu w trakcie dodawania pozycji do dokumentu sprzedaży. Po próbie wybrania magazynu, który jest dla użytkownika zablokowany program wygeneruje komunikat i zablokuje taką operację. Rysunek 15. Komunikat o braku możliwości obsługi wybranego magazynu

32 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Usunięcie zaznaczenia opcji na formatce Opcje sterujące zakładka Dane podstawowe spowoduje, że każdy użytkownik będzie miał dostęp do każdego magazynu niezależnie od ustawień indywidualnych zdefiniowanych dla użytkownika na zakładce Blokowanie dostępu do magazynu! 11 Wybór Podatnika. Jeżeli zdefiniowałeś kilku aktywnych podatników (przy użyciu programu Admin) to właśnie w tym oknie dokonujesz wyboru podatnika, na którym będziesz pracował w danej sesji (sesja traci ważność przy wyjściu z programu lub przy zmianie podatnika). Sesja rozumiana jest jako dokonywanie zmian, generowanie raportów i deklaracji w aktywnym podatniku Rysunek 16. Wybór podatnika

33 VinCent - moduł GM 12 Dane - informacje ogóle o kartotekach. lub lub lub Zakładanie nowej kartoteki. Rysunek 17. Dane. Sekcja Edycji Modyfikacja (edycja już istniejącej) kartoteki działa na rekordzie aktualnie podświetlonym Kasowanie aktualnie podświetlonego rekordu. Rysunek 10. Wygląd listy danych

34 VinCent moduł GM Zakładanie filtra. Podręcznik użytkownika Kasowanie filtra. lub Sekcja nawigacji Przejście do pierwszego rekordu. lub lub Przejście do poprzedniego rekordu. lub lub Przejście do następnego rekordu. lub Szukaj Aktywni Przejście do ostatniego rekordu. Sekcja wyszukiwania W zależności od sposobu sortowania (podświetlona kolumna) wpisujesz tutaj szukaną wartość. Pole wyboru- w zależności od wybranej opcji w oknie przeglądu widnieją aktywne, nieaktywne lub wszystkie kartoteki (opcja dostępna dla Klientów, Dostawców i Pracowników). Naciśnięcie tego checkbox a spowoduje podświetlenie tych kontrahentów, którzy, lub wobec których, zaległości na bieżący dzień są różne od 0. Kontrola Sald Zaawansowane szukanie ciągu znaków. Wpisany ciąg znaków możesz wyszukać w Nazwa 1, Nazwa 2, Nazwa dodatkowa, Miejscowość (zakres wyszukiwania zaznaczasz, w oknie, poprzez odpowiednie ustawienie znaczników w polach )

35 VinCent - moduł GM 12.1 Klienci Edycja klientów Dane klientów podzielone zostały na pięć zakładek Kartoteka, Dane dodatkowe, Salda i obroty przegląd, Konta ksiąg, Transakcje nierozliczone. Dzięki temu sprawdzenie stanu transakcji i czy księgowań na kartotece klienta nie wymaga przejścia do innej części menu modułu Kartoteka. Numer Nazwa 1 Nazwa 2 Rysunek 11. Klienci - kartoteka. Możesz sam zdefiniować numer klienta lub nadać kolejny numer - naciskając klawisz. Naciskając klawisz możesz wypełnić luki w numeracji kartotek. Program wyszuka pierwszy wolny numer w bazie kontrahentów. Naciskając ikonę w polu Przepisz dane klienta z kartoteki adresowej możesz przepisać dane z istniejącej już kartoteki adresowej. W tym polu podajesz nazwisko klienta lub też nazwę firmy. W polu tym możesz umieścić imię, drugą część nazwy lub dodatkowe określenie firmy

36 VinCent moduł GM Nazwa 3 Reprezentant Aktywny Klient i Dostawca NIP Ulica Numer domu Numer lokalu Kod Miasto Woj. Telefon Tel/Fax Znacznik Przedstawiciel Podręcznik użytkownika Proponujemy byś w tym polu wpisywał skrócona nazwę klienta, która pozwoli Ci łatwo wyszukiwać klientów. Podajesz tutaj dla własnej informacji reprezentanta firmy. Decydujesz, czy dana kartoteka jest aktywna, czy też nie powinna być brana pod uwagę (wówczas wyczyść znacznik w tym polu). Ten tzw. checkbox wprowadziliśmy z myślą o użytkownikach innych systemów, w których nie było rozróżnienia między Klientami a Dostawcami. Dla nich dostawca i klient traktowany był jako kontrahent, na którym można księgować zarówno sprzedaż jak i zakup a saldo kontrahenta odzwierciedla łączny stan rozliczeń (przydatne do kompensat). Jeśli to pole jest zaznaczone to system przy zapisie kartoteki klienta jednocześnie zapisze kartotekę dostawcy (z tym samym numerem). Jeśli wyczyścisz to pole, ale opcja Klient_Dostawca w Danych podatnika jest zaznaczona, to zostanie założona kartoteka dostawcy o tym samym numerze, ale ze statusem Nieaktywny. Przed numerem NIP na kartotece kontrahenta i w danych o podatniku możemy określić dwuznakowy symbol Państwa Unii Europejskiej. Symbol ten będzie drukowany na każdym dokumencie sprzedaży (faktura, korekta itd.). W drugiej części wpisz numer NIP. W tym polu podajesz nazwę ulicy. Wpisz numer domu. Wpisz numer lokalu. Podajesz kod pocztowy. Po podaniu kodu pocztowego, który istnieje już w zbiorze kodów pocztowych, wyświetla się automatycznie nazwa miejscowości. (jeśli taki kod już istnieje, a pole Miasto nie było wcześniej wypełnione). Możesz za pomocą lub naciskając ikonę wybrać kod pocztowy ze słownika kodów. Wpisujesz miasto (jeżeli program nie uzupełnił tego pola automatycznie po podaniu kodu pocztowego) Wybierasz jedno z województw. Wpisz numer telefonu. Wpisz numer tel.-fax u. Wpisz adres poczty elektronicznej klienta Jest dodatkową daną przydatną jako wyrażenie do poszukiwań lub sortowania umożliwiającą zbieranie klientów w samodzielnie określane grupy. Grupy te możesz dowolnie określać, np. HURT dla hurtowników. Podajesz tutaj numer pracownika (kartoteka pracownika musi być wcześniej założona), który zajmuje się klientem. Możesz także wybierać pracownika za pomocą lub naciskając ikonę.dane te mogą stanowić ważny element systemu naliczania prowizji dla pracowników

37 VinCent - moduł GM Dane dodatkowe. Symbol banku 1 Symbol banku 2 Kredyt Rabat Adresat rachunku Grupa klientów Rysunek 12. Klienci - dane dodatkowe. Wpisz numer banku 1. W pierwszej części numeru banku wpisz symbol kraju (naciskając możesz kod kraju wybrać ze słownika), następnie cyfrę kontrolną, w kolejnym kroku numer banku (naciskając możesz numer banku wybrać ze słownika) i w ostatniej komórce wpisz numer konta. Jeżeli numer banku wpisany jest poprawnie, to pod jego numerem (w wierszu Nazwa Banku 1) wyświetli się nazwa banku. Uzupełnij w wypadku, gdy podatnik posiada drugie konto bankowe. Jeżeli numer banku wpisany jest poprawnie, to pod jego numerem (w wierszu Nazwa Banku 2) wyświetli się nazwa banku. Limit kredytu dla danego klienta. Przy pracy z tym klientem w module GOSPODARKA MAGAZYNOWA (wystawianie faktur, rachunków) w przypadku jego przekroczenia, pojawi się stosowny komunikat odnosi się do wszystkich rachunków klienta. Podawany jest w procentach. W module GOSPODARKA MAGAZYNOWA w polu RABAT pojawia się ten rabat jako podpowiedź. Traktowany jest jako rabat do każdej pozycji rachunku. Jeśli rachunek ma być przesłany na inny adres (inny odbiorca rachunku), to w polu ADRESAT RACHUNKU należy wstawić klienta, na którego ma być przesłany rachunek. Za pomocą lub możesz wybrać kogoś spośród istniejących klientów. W tym polu podajesz numer grupy klientów, do której klient został zakwalifikowany. Wybierasz za pomocą lub. Grupy klientów

38 VinCent moduł GM Grupa cenowa Rodzaj kontrahenta Upomnienie Data ostatniej transakcji Notes Forma płatności Standardowy termin płatności Podręcznik użytkownika ustalasz w module FK opcja Konta zbiorcze - Klienci. Z grupą klientów związane jest konto zbiorcze (rozrachunki z klientami) na którym zapisywane są sumaryczne obroty wszystkich klientów z tej grupy. Każdemu klientowi można przyporządkować grupę cenową. Wybór ten określa, jaką cenę klient ma zapłacić za artykuł. W Gospodarce Magazynowej możesz dla każdego artykułu ustalić różne ceny i rabaty. Cena pojawiająca się później w dokumentach sprzedaży wystawianych wobec tego klienta odpowiada grupie cenowej ustalonej w tym polu. W aktualnej wersji programu ustawienie tej opcji jest niewykorzystywane. W aktualnej wersji programu ustawienia tej opcji jest niewykorzystywane Automatycznie wypełniane datą ostatniej operacji księgowej z użyciem konta tego klienta. Tutaj możesz wpisać dodatkowe informacje. Możesz tutaj wybrać jedną ze zdefiniowanych form płatności. Taką która występuje najczęściej w transakcjach z tym kontrahentem. Będzie ona podpowiadana jako domyślna forma płatności np. podczas wystawiania faktury. Formy płatności można definiować wyłącznie w modułach SPRZEDAŻ i GOSPODARKA MAGAZYNOWA. Jeżeli ustawiono formę płatności z odroczonym terminem płatności np..przelew to dostępne jest pole w którym określamy jaki czas ma klient na zapłacenie wystawionego wobec niego rachunku. Dane te będą następnie uwzględnione w module GOSPODARKA MAGAZYNOWA jak i przy tworzeniu transakcji nierozliczonych podczas wprowadzania księgowań Salda i obroty - przegląd Rysunek 13. Klienci salda i obroty wartość całkowita w PLN

39 VinCent - moduł GM Zaksięgowane Saldo klienta w zamkniętych okresach. Razem Saldo klienta uwzględniające okresy otwarte i zamknięte. B.O. Bilans otwarcia. Wn Obroty strony Wn. Ma Obroty strony Ma. Saldo Aktualne saldo. Pole w którym określamy w jakiej walucie mają być prezentowane salda W aktualnej wersji programu podczas zapisu księgowania w walucie rejestrowane są dane zarówno w PLN jak i w walucie oryginalnej. Możliwe jest więc pokazywanie danych również w walucie. Gdy w polu Waluta wybierzemy Razem (ustawienie domyślne) to dane w tabelce są wszystkie zapisy niezależnie od rodzaju waluty przeliczone na PLN (rys.21). Po wybraniu w polu Waluta konkretnej dane prezentowane w tabeli będą dotyczyć tylko zapisów wykonanych w wybranej walucie i będą pokazywane bez przeliczenia na PLN (rys.21a). Na podobnych zasadach działają zakładki Konta ksiąg i Transakcje nierozliczone również na tych zakładkach można przeglądać dane zarówno w PLN(sumarycznie) lub w wybranej walucie. Rysunek 14a. Klienci salda i obroty w wybranej walucie

40 VinCent moduł GM Konta ksiąg. Podręcznik użytkownika Okres Numer Z Numer B Data oper. Data księg. Rysunek 15. Klienci - konta ksiąg. Wybór roku, dla którego mają być prezentowane dane. Wydruk kont ksiąg. Wydruk zawartości tabeli Okres, w którym dokonywano zapis księgowy. Numer zapisu, po zamknięciu miesiąca. Numer zapisu nadany w momencie księgowania. Data zdarzenia księgowanego dokumentu. Data, pod którą dany dokument został zaksięgowany. Numer dowodu Numer dowodu księgowego. Konto przec. Kwota Wn Kwota Ma Waluta Kurs Waluta trans. Konto przeciwstawne, które brało udział w księgowaniu Kwota strony Wn Kwota strony Ma Waluta w jakiej prezentowane są aktualnie dane w tabeli. Jeżeli wybrano w polu Waluta wartość Razem wówczas w tym polu zawsze będzie wartość PLN a w polu Waluta trans. oryginalna waluta transakcji. Kurs waluty dla operacji księgowej Waluta w jakiej dokonano operacji księgowej Pole w którym określamy w jakiej walucie mają być prezentowane dane

41 VinCent - moduł GM Transakcje nierozliczone. Rysunek 16. Klienci - transakcje nierozliczone. Numer transakcji Jeśli opcja Klient/Dostawca w Danych podatnika (moduł FK) jest zaznaczona, to w tym miejscu można zobaczyć transakcje zarówno klienta jak i dostawcy. W tym polu decydujesz, czy chcesz widzieć transakcje Klienta, czy Dostawcy. Przechodzisz do opcji wydruk transakcji nierozliczonych patrz opcja Wydruk transakcji nierozliczonych w module FK Wydruk zawartości tabeli Data transakcji Data transakcji. Data płatności Numer transakcji nadany podczas księgowania. Termin płatności danej transakcji. Kwota transakcji Kwota transakcji do zapłaty Kwota zapłacona Waluta Kurs Wal. trans. Zapłacona kwota Symbol waluty w jakiej aktualnie prezentowane są dane. Zaksięgowany kurs waluty. Symbol oryginalnej waluty w jakiej wprowadzano transakcję. Pole w którym określamy w jakiej walucie mają być prezentowane dane

42 VinCent moduł GM 12.2 Klienci Drukowanie listy klientów. Podręcznik użytkownika Rysunek 24. Klienci parametry wydruku listy klientów. Opcja pozwala na wydrukowanie listy klientów. Wybór listy Sortuj według Grupa Wybór kryteriów W zależności od rodzaju wybranej listy wydruk będzie się różnił widocznymi kolumnami. Wybierasz sposób sortowania danych na wydruku. Określasz jaką grupę klientów chcesz drukować (Aktywnych, Nieaktywnych, Wszystkich). Używając dostępnych w tej sekcji pól możesz uzyskać ograniczenie drukowanych danych do tych pozycji, które spełniają zadane kryteria. Rysunek 25.Przykładowy wydruk listy klientów

43 VinCent - moduł GM 12.3 Dostawcy Edycja dostawców. Kartoteka dostawców podzielona została na pięć zakładek kartoteka dane dodatkowe, salda i obroty przegląd, konta ksiąg, transakcje nierozliczone. Dzięki temu sprawdzenie stanu transakcji i księgowań na kartotece dostawcy nie wymaga przejścia do innej części menu modułu Kartoteka. Numer Nazwa 1 Nazwa 2 Nazwa 3 Rysunek 26. Dostawcy - kartoteka. Możesz sam zdefiniować numer klienta lub nadać kolejny - naciskając klawisz. Naciskając klawisz możesz wypełnić luki w numeracji kartotek (zostanie nadany pierwszy wolny numer z bazy danych). Naciskając ikonę z pola Przepisz dane klienta z kartoteki adresów możesz przepisać dane z istniejącej już kartoteki adresowej. W tym polu podajesz nazwisko dostawcy lub też nazwę firmy klienta. W polu tym możesz umieścić imię, drugą część nazwy lub dodatkowe określenie firmy. Proponujemy byś w tym polu wpisywał skrócona nazwę dostawcy, która

44 VinCent moduł GM Reprezentant Aktywny Klient i Dostawca NIP Ulica Numer domu Numer lokalu Kod Miasto Woj. Telefon Tel/Fax Znacznik Nasz numer u dostawcy pozwoli Ci łatwo wyszukiwać dostawców. Podajesz tutaj dla własnej informacji reprezentanta firmy. Podręcznik użytkownika Decydujesz, czy dana kartoteka jest aktywna, czy też nie powinna być brana pod uwagę (wówczas wyczyść znacznik w tym polu). Ten tzw. checkbox wprowadziliśmy z myślą o użytkownikach innych systemów, w których nie było rozróżnienia między Klientami a Dostawcami. Dla nich dostawca i klient traktowany był jako kontrahent, na którym można księgować zarówno sprzedaż jak i zakup, a saldo kontrahenta odzwierciedla łączny stan rozliczeń (przydatne do kompensat). Jeśli to pole jest zaznaczone to system przy zapisie kartoteki dostawcy jednocześnie zapisze kartotekę klienta (z tym samym numerem). Jeśli wyczyścisz to pole, ale opcja Klient/Dostawca w Danych podatnika w module FK jest zaznaczona, to zostanie założona kartoteka klienta o tym samym numerze, ale ze statusem Nieaktywny. Wpisz numer NIP. W tym polu podajesz nazwę ulicy. Wpisz numer domu. Wpisz numer lokalu. Podajesz kod pocztowy. Po podaniu kodu pocztowego, który istnieje już w zbiorze kodów pocztowych, wyświetla się automatycznie nazwa miejscowości. (jeśli taki kod już istnieje, a pole Miasto nie było wcześniej wypełnione). Możesz za pomocą lub naciskając ikonę wybrać kod pocztowy ze słownika kodów. Wpisujesz miasto Wybierasz jedno z województw. Wpisz numer telefonu. Wpisz numer tel-fax u. Wpisz adres poczty elektronicznej dostawcy. Jest dodatkową daną przydatną jako wyrażenie do poszukiwań lub sortowania umożliwiającą zbieranie dostawców w samodzielnie określane grupy. Grupy te możesz dowolnie określać, np. HURT dla hurtowników. Wpisz numer, jaki posiadasz u tego dostawcy

45 VinCent - moduł GM Dane dodatkowe. Symbol banku 1 Symbol banku 2 Rabat Grupa dostawców Rodzaj kontrahenta Data ostatniej transakcji Notes Forma płatności Standardowy Rysunek 27. Dostawcy - dane dodatkowe. Wpisz numer banku 1. W pierwszej części numeru banku wpisz nazwę kraju (naciskając możesz kod kraju wybrać ze słownika), następnie cyfrę kontrolną, w kolejnym kroku numer banku (naciskając możesz numer banku wybrać ze słownika) i w ostatniej komórce wpisz numer konta. Jeżeli numer banku wpisany jest poprawnie, to pod jego numerem (w wierszu Nazwa Banku 1) wyświetli się nazwa banku. Uzupełnij w wypadku, gdy dostawca posiada drugie konto bankowe. Jeżeli numer banku wpisany jest poprawnie, to pod jego numerem (w wierszu Nazwa Banku 2) wyświetli się nazwa banku. Jest to rabat, jaki uzyskujesz u dostawcy. Pojawi się w formie podpowiedzi przy opracowaniu nagłówka zamówienia. W tym polu podajesz numer grupy dostawców, do której ten dostawca został zakwalifikowany. Wybierasz za pomocą lub. Grupy dostawców ustalasz w module FK w opcji Konta zbiorcze - Dostawcy W aktualnej wersji programu ustawienia w tej części kartoteki jest niewykorzystywane. Automatycznie wypełniane datą ostatniego księgowania z użyciem konta tego dostawcy. Tutaj możesz wpisać dodatkowe informacje Możesz tutaj wybrać jedną ze zdefiniowanych form płatności. Taką która występuje najczęściej w transakcjach z tym kontrahentem. Jeżeli ustawiono formę płatności z odroczonym terminem płatności np

46 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika termin płatności.przelew to dostępne jest pole w którym określamy jaki czas masz na zapłacenie rachunku Salda i obroty - przegląd. Zaksięgowane Razem B.O. Wn Ma Saldo Rysunek 28. Dostawcy - salda i obroty. Saldo dostawcy w zamkniętych okresach. Saldo dostawcy uwzględniające okresy otwarte i zamknięte Bilans otwarcia Obroty strony Wn Obroty strony Ma Aktualne saldo Pole w którym określamy w jakiej walucie mają być prezentowane salda Podobnie jak w przypadku klientów również w przypadku dostawców podczas zapisu księgowania w walucie rejestrowane są dane zarówno w PLN jak i w walucie oryginalnej. Możliwe jest więc pokazywanie danych również w walucie. Gdy w polu Waluta wybierzemy Razem (ustawienie domyślne) to przedstawiane w tabelce są wszystkie zapisy niezależnie od rodzaju waluty przeliczone na PLN (rys.28). Po wybraniu w polu Waluta konkretnej waluty dane prezentowane w tabeli będą dotyczyć tylko zapisów wykonanych w wybranej walucie i będą pokazywane bez przeliczenia na PLN. Na podobnych zasadach działają zakładki Konta ksiąg i Transakcje nierozliczone również na tych zakładkach można przeglądać dane zarówno w PLN(sumarycznie) lub w wybranej walucie

47 VinCent - moduł GM Konta ksiąg. Okres Numer Z Numer B Data oper. Data księg. Rysunek 29. Dostawcy - konta ksiąg. Wybór roku, dla którego mają być prezentowane dane. Wydruk kont ksiąg patrz opcja Konta ksiąg w module FK. Wydruk aktualnej zawartości tabeli Okres, w którym dokonywano zapis księgowy. Numer zapisu, po zamknięciu miesiąca. Numer zapisu nadany w momencie księgowania. Data zdarzenia księgowanego dokumentu. Data, pod którą dany dokument został zaksięgowany. Numer dowodu Numer dowodu księgowego. Konto przec. Kwota Wn Kwota Ma Waluta Kurs Waluta trans. Konto przeciwstawne, które brało udział w księgowaniu Kwota strony Wn Kwota strony Ma Waluta w jakiej prezentowane są aktualnie dane w tabeli. Jeżeli wybrano w polu Waluta wartość Razem wówczas w tym polu zawsze będzie wartość PLN a w polu Waluta trans. oryginalna waluta transakcji. Kurs waluty dla operacji księgowej Waluta w jakiej dokonano operacji księgowej Pole w którym określamy w jakiej walucie mają być prezentowane dane

48 VinCent moduł GM Transakcje nierozliczone. Podręcznik użytkownika Numer transakcji Rysunek 30. Dostawcy - transakcje nierozliczone. Jeśli opcja Klient/Dostawca w Danych podatnika jest zaznaczona, to w tym miejscu można zobaczyć transakcje zarówno klienta jak i dostawcy. W tym polu decydujesz, czy chcesz widzieć transakcje Klienta, czy Dostawcy. Przechodzisz do opcji wydruk transakcji nierozliczonych patrz opcja wydruku transakcji nierozliczonych w module FK. Wydruk zawartości tabeli Data transakcji Data transakcji. Data płatności Numer transakcji nadany podczas księgowania. Termin płatności danej transakcji. Kwota transakcji Kwota transakcji do zapłaty Kwota zapłacona Waluta Kurs Wal. trans. Zapłacona kwota Symbol waluty w jakiej aktualnie prezentowane są dane. Zaksięgowany kurs waluty. Symbol oryginalnej waluty w jakiej wprowadzano transakcję. Pole w którym określamy w jakiej walucie mają być prezentowane dane

49 VinCent - moduł GM 12.4 Dostawcy Drukowanie dostawców Rysunek 31. Dostawcy parametry wydruku listy dostawców. Opcja pozwala na wydrukowanie listy klientów. Wybór listy Sortuj według Grupa Wybór kryteriów W zależności od rodzaju wybranej listy wydruk będzie się różnił widocznymi kolumnami. Wybierasz sposób sortowania danych na wydruku. Określasz jaką grupę klientów chcesz drukować (Aktywnych, Nieaktywnych, Wszystkich). Używając dostępnych w tej sekcji pól możesz uzyskać ograniczenie drukowanych danych do tych pozycji, które spełniają zadane kryteria. Rysunek 32.Przykładowy wydruk listy dostawców

50 VinCent moduł GM 12.5 Pracownicy- Edycja pracowników. Podręcznik użytkownika W programie można zapisywać księgowania z użyciem konta pracownika w sposób analogiczny jak dla klientów i dostawców dlatego kartoteka pracowników podzielona została na pięć zakładek dokładnie tak jak dla klienta i dostawcy: Kartoteka, Dane dodatkowe, Salda i obroty przegląd, Konta ksiąg, Transakcje nierozliczone. Dzięki temu sprawdzenie stanu transakcji i czy księgowań na kartotece pracownika nie wymaga przejścia do innej części menu modułu Kartoteka. Numer Nazwa 1 Nazwa 2 Nazwa 3 Rysunek 33. Pracownicy - kartoteka. Możesz sam zdefiniować numer klienta lub nadać kolejny - naciskając klawisz. Naciskając klawisz możesz wypełnić luki w numeracji kartotek (zostanie nadany pierwszy wolny numer). Naciskając ikonę możesz przepisać dane z istniejącej już kartoteki adresowej. W tym polu podajesz nazwisko pracownika. W polu tym możesz umieścić imię pracownika. Dodatkowe pole do wprowadzenia danych o pracowniku lub wpisanie Nazwiska i Imienia

51 VinCent - moduł GM Reprezentant Aktywny NIP Ulica Numer domu Numer lokalu Kod Miasto Woj. Telefon Tel/Fax Znacznik Pole nieobsługiwane w aktualnej wersji programu. Decydujesz, czy dana kartoteka jest aktywna, czy też nie powinna być brana pod uwagę (wówczas wyczyść znacznik w tym polu). Wpisz numer NIP. W tym polu podajesz nazwę ulicy. Wpisz numer domu Dane dodatkowe. Wpisz numer lokalu. Podajesz kod pocztowy. Po podaniu kodu pocztowego, który istnieje już w zbiorze kodów pocztowych, wyświetla się automatycznie nazwa miejscowości. (jeśli taki kod już istnieje, a pole Miasto nie było wcześniej wypełnione). Możesz za pomocą lub naciskając ikonę wybrać kod pocztowy ze słownika kodów. Wpisujesz miasto Wybierasz jedno z województw. Wpisz numer telefonu. Wpisz numer tel-fax u. Wpisz adres poczty elektronicznej pracownika Jest dodatkową daną przydatną jako wyrażenie do poszukiwań lub sortowania umożliwiającą zbieranie pracowników w samodzielnie określane grupy. Grupy te możesz dowolnie określać, np. UCZEN. Rysunek 34. Pracownicy - dane dodatkowe

52 VinCent moduł GM Symbol banku 1 Symbol banku 2 Gr. pracowników Data ostatniej transakcji Notes Podręcznik użytkownika Wpisz numer banku 1. W pierwszej części numeru banku wpisz nazwę kraju (naciskając możesz kod kraju wybrać ze słownika), następnie cyfrę kontrolną, w kolejnym kroku numer banku (naciskając możesz numer banku wybrać ze słownika) i w ostatniej komórce wpisz numer konta.jeżeli numer banku wpisany jest poprawnie, to pod jego numerem (w wierszu Nazwa Banku 1) wyświetli się nazwa banku. Uzupełnij w wypadku, gdy podatnik posiada drugie konto bankowe. Jeżeli numer banku wpisany jest poprawnie, to pod jego numerem (w wierszu Nazwa Banku 2) wyświetli się nazwa banku. W tym polu podajesz numer grupy pracowników, do której ten pracownik został zakwalifikowany. Wybierasz za pomocą lub. Grupy pracowników ustalasz w module FK opcja Konta zbiorcze - Pracownicy. Automatycznie wypełniane datą ostatniego księgowania na kartotece pracownika. Tutaj możesz wpisać dodatkowe informacje Salda i obroty przegląd. Rysunek 35. Pracownicy - salda i obroty. Zaksięgowane Razem B.O. Saldo dostawcy w zamkniętych okresach. Saldo dostawcy uwzględniające okresy otwarte i zamknięte Bilans otwarcia

53 VinCent - moduł GM Wn Ma Saldo Obroty strony Wn Obroty strony Ma Aktualne saldo Pole w którym określamy w jakiej walucie mają być prezentowane salda Podobnie jak w przypadku klientów i dostawców również w przypadku pracowników podczas zapisu księgowania w walucie rejestrowane są dane zarówno w PLN jak i w walucie oryginalnej. Możliwe jest więc pokazywanie danych również w walucie. Gdy w polu Waluta wybierzemy Razem (ustawienie domyślne) to przedstawiane w tabelce są wszystkie zapisy niezależnie od rodzaju waluty przeliczone na PLN (rys.35). Po wybraniu w polu Waluta konkretnej waluty dane prezentowane w tabeli będą dotyczyć tylko zapisów wykonanych w wybranej walucie i będą pokazywane bez przeliczenia na PLN. Na podobnych zasadach działają zakładki Konta ksiąg i Transakcje nierozliczone również na tych zakładkach można przeglądać dane zarówno w PLN(sumarycznie) lub w wybranej walucie Konta ksiąg. Rysunek 36. Pracownicy - konta ksiąg. Wybór roku, dla którego mają być prezentowane dane. Wydruk kont ksiąg patrz opcja konta ksiąg w module FK. Okres Numer Z Wydruk zawartości tabeli Okres, w którym dokonywano zapis księgowy. Numer zapisu, po zamknięciu miesiąca

54 VinCent moduł GM Numer B Data oper. Data księg. Numer zapisu nadany w momencie księgowania. Data zdarzenia księgowanego dokumentu. Data, pod którą dany dokument został zaksięgowany. Numer dowodu Numer dowodu księgowego. Konto przec. Kwota Wn Kwota Ma Waluta Kurs Waluta trans. Konto przeciwstawne, które brało udział w księgowaniu Kwota strony Wn Kwota strony Ma Podręcznik użytkownika Waluta w jakiej prezentowane są aktualnie dane w tabeli. Jeżeli wybrano w polu Waluta wartość Razem wówczas w tym polu zawsze będzie wartość PLN a w polu Waluta trans. oryginalna waluta transakcji. Kurs waluty dla operacji księgowej Waluta w jakiej dokonano operacji księgowej Pole w którym określamy w jakiej walucie mają być prezentowane dane Transakcje nierozliczone. Numer transakcji Rysunek 37. Pracownicy - transakcje nierozliczone. Przechodzisz do opcji wydruk transakcji nierozliczonych patrz opcja Transakcje nierozliczone.- instrukcja do modułu FK Wydruk zawartości tabeli Numer transakcji nadany podczas księgowania

55 VinCent - moduł GM Data transakcji Data transakcji. Data płatności Termin płatności danej transakcji. Kwota transakcji Kwota transakcji do zapłaty Kwota zapłacona Waluta Kurs Wal. trans. Zapłacona kwota Symbol waluty w jakiej aktualnie prezentowane są dane. Zaksięgowany kurs waluty. Symbol oryginalnej waluty w jakiej wprowadzano transakcję. Pole w którym określamy w jakiej walucie mają być prezentowane dane Pracownicy drukowanie listy pracowników Rysunek 38. Pracownicy parametry wydruku listy pracowników. Opcja pozwala na wydrukowanie listy klientów. Wybór listy Sortuj według Wybór kryteriów W zależności od rodzaju wybranej listy wydruk będzie się różnił widocznymi kolumnami. Wybierasz sposób sortowania danych na wydruku. Używając dostępnych w tej sekcji pól możesz uzyskać ograniczenie drukowanych danych do tych pozycji, które spełniają zadane kryteria. Rysunek 39.Przykładowy wydruk listy pracowników

56 VinCent moduł GM 12.7 Towary. Podręcznik użytkownika Po wejściu do tej opcji, w zależności od ustawień formy i miejsca w programie z którego wywoływana jest ta formatka, uzyskasz podgląd zdefiniowanych kartotek towarowych i/lub usługowych. Dodatkowo, jeśli kłódka w wierszu Przeglądanie towarów jest otwarta ( ) to, dla podświetlonego towaru, uzyskasz informacje o jego lokalizacji (położeniu w magazynie) oraz o cenach sprzedaży. Rysunek 40. Towary lista kartotek- kłódka otwarta. W wypadku zamkniętej kłódki ( ) informacje te będą ukryte. Rysunek 41. Towary lista kartotek- kłódka zamknięta. W oknie listowania, oprócz standardowych operacji dodawania, edycji, usuwania i filtrowania kartoteki, dostępne są dodatkowe możliwości szukania i filtrowania danych:

57 VinCent - moduł GM Zaawansowane szukanie ciągu znaków. Wpisany ciąg znaków możesz wyszukać w Nazwie, Nazwie 2 lub/i Nazwie 3 (zakres wyszukiwania zaznaczasz, w oknie, poprzez odpowiednie ustawienie znaczników w polach ). Wybierasz jedną z trzech możliwości: wszystkie, zwykły (towary, których stan nie może być ujemny), usługa (towary, których stan może być ujemny). W to pole wpisujesz (lub przy użyciu ikony wybierasz) magazyn. Standardowo podpowiadane są wszystkie kartoteki (wartość tego pola jest pusta). Jeśli wybierzesz konkretny magazyn, to prezentowane są tylko te kartoteki, które kiedykolwiek zaistniały w danym magazynie (tzn. były przyjęte na magazyn w przypadku zwykłych towarów. W przypadku usług kartoteki są prezentowane dla tych magazynów które w momencie zakładania kartoteki usługi miały ustawiony znacznik Magazyn usług Dodatkowo, przy wybranym magazynie, w stopce (ostatni wiersz okna) pojawi się informacja o aktualnej wycenie magazynu. Do wyboru masz trzy możliwości: - wszystkie (prezentowane są wszystkie kartoteki towarów), - niezerowe (prezentowane są kartoteki towarów, których stan na magazynie jest różny od 0), - zerowy (prezentowane są kartoteki towarów, których stan na magazynie jest zerowy). W tym polu możesz wpisać grupę towarów. Jeżeli wartość tego nie jest pusta to lista towarów zawiera tylko pozycje z grupy która została określona. Po usunięciu wpisanej wartości ponownie będzie prezentowana lista wszystkich towarów/usług niezależnie od grupy. W tym polu można wprowadzić symbol Dostawcy. Jeżeli wartość tego pola jest różna od to pokazywana jest lista towarów dla których został zdefiniowany ten Dostawca na kartotece w sekcji Dostawcy

58 VinCent moduł GM Dane podstawowe. Podręcznik użytkownika Rysunek 42. Kartoteka towaru dane podstawowe widok dla towaru. Rysunek 43. Kartoteka towaru dane podstawowe widok dla usługi

59 VinCent - moduł GM Indeks Nazwa 1, 2, 3 Rodzaj Jedn. miary EAN PKWiU Towaru Podatkowa sprzedaży Podatkowa zakupu Przychodu W tym polu wpisujesz indeks towaru/usługi. Pole to musi być unikalne dla całej kartoteki. Przy próbie zapisu kartoteki o indeksie, który został założony wcześniej pojawi się stosowny komunikat i operacja nie zostanie wykonana. Pola indeks nie można modyfikować w trakcie edycji kartoteki. W polach można umieścić opis towaru/usługi. Pole Nazwa 1 jest wymagane. Pozostałe dwa pola mogą służyć do szczegółowego opisania produktu. Można w tym celu skorzystać ze słownika opisów ukrytego pod ikonami na końcu każdego z tych pól. Możliwe jest definiowanie dwóch rodzajów kartotek: Zwykły towar handlowy dla którego ściśle są ewidencjonowane ruch na magazynach. Towar nie może mieć stanów ujemnych. Usługa kartoteka czynności usługowej. Stan kartoteki może przyjmować wartości ujemne ze względu na brak przychodów przy możliwych rozchodach(sprzedaż). Wpisujesz tutaj jednostkę miary wybór ze słownika, który sam możesz tworzyć. Wejście do słownika możliwe jest poprzez ikonę słownika ( ) Miejsce na wpisanie kodu EAN (do współpracy z czytnikami kodu EAN) Miejsce na wpisanie kodu PKWiU Zakładka Grupy Wybierasz ze słownika grupę towaru. Każdy towar możesz przyporządkować do jednej z 1000 grup towarowych (od 000 do 999). Nazwę grupy możesz sam zdefiniować (np. słodycze, AGD itd). Dzięki temu w wielu miejscach programu uzyskasz dodatkowe możliwości filtrowania (wycena wszystkich towarów z grupy słodycze itp). Parametr tutaj wpisany określa, z jaka domyślną stawką VAT dany towar będzie sprzedawany. Grupa podatkowa określa jednocześnie, na jakie konto będzie księgowana wartość netto i wartość podatku VAT w momencie księgowania dokumentu sprzedaży (w module FK). Grupy podatkowe można definiować wyłącznie w module FK. Ustawienie parametru Umożliwiaj zmianę stawki VAT podczas edycji dokumentu w opcjach podatnika umożliwi zmianę Grupy podatkowej sprzedaży w trakcie dodawania kartoteki towaru/usługi do dokumentu. Parametr tutaj wpisany określa z jaka stawką VAT kupujesz dany towar (zalecane jest aby stawka była taka sama jak w poprzednim polu Grupa Podatkowa sprzedaży ). Grupa podatkowa określa jednocześnie, na jakie konto będzie księgowana wartość netto i wartość podatku VAT w momencie księgowania dokumentu zakupu (w module FK). Grupy podatkowe można definiować wyłącznie w module FK. Ustawienie parametru Umożliwiaj zmianę stawki VAT podczas edycji dokumentu w opcjach podatnika umożliwi zmianę Grupy podatkowej sprzedaży w trakcie dodawania kartoteki towaru/usługi do dokumentu. Pole nie obsługiwane w standardowej wersji programu

60 VinCent moduł GM Rozchodu Opis Długość Szerokość Wysokość Ilość szt. w paczce Waga Obj. Pow. Załaduj Wyczyść Cecha1,2,3,4,5 Hala Sektor Regał Półka Pole nie wykorzystywane w aktualnej wersji oprogramowania Opis i wymiary Podręcznik użytkownika Długość polu możesz umieścić dowolny tekst opisujący szczegółowo towar/usługę. W tym polu możesz zdefiniować długość towaru W tym polu możesz zdefiniować szerokość towaru W tym polu możesz zdefiniować wysokość towaru Definiujesz ilość towaru w paczce Pole do wpisania wagi towaru. Waga towaru jest wykorzystywana przy drukowaniu specyfikacji wysyłkowej. Pole do wpisania objętości towaru. Objętość towaru jest wykorzystywana przy drukowaniu specyfikacji wysyłkowej. Pole do wpisania powierzchni towaru. Zdjęcie Możesz załączyć zdjęcie towaru (zdjęcie musi być w formacie mapy bitowej lub w formacie jpg) Usuwasz wczytane wcześniej zdjęcie towaru. Cechy produktu W polach możesz określić pięć najważniejszych cech produktu. Mogą one być drukowane na dokumencie faktury. Lokalizacje Możesz wpisać trzydziesto znakowy opis hali, w której dany towar się znajduje. Możesz wpisać trzydziesto znakowy opis sektora hali, w którym dany towar się znajduje. Możesz wpisać trzydziesto znakowy opis regału, na którym dany towar się znajduje. Możesz wpisać trzydziesto znakowy opis półki, na której dany towar się znajduje. Zapisanie zmian. Zachowanie tego przycisku na formatce edycji towaru/usługi odbiega nieco od zachowania analogicznego przycisku na innych formatkach. Standardowo naciśnięcie przycisku powoduje zapis danych i zamknięcie formy edycyjnej. W przypadku kartoteki towaru/usługi następuje zapis danych ale forma nie jest zamykana. Pojawiają się natomiast dodatkowe zakładki pozwalające definiować dostawców i ceny sprzedaży oraz przeglądać obroty artykułu na poszczególnych magazynach

61 VinCent - moduł GM Wyjście z okna edycji towarów Stan magazynów. W tym oknie znajdziesz informacje statystyczne związane z obrotem danego towaru i jego stanem na poszczególnych magazynach. Rysunek 44. Kartoteka towaru stan magazynów. Dodatkowo w dolnej części formatki widoczne są informacje związane z zakupem i sprzedażą towaru takiej jak (min i max cen zakupu i sprzedaży oraz marży). Przyciski w górnej części okna pozwalają na uzyskanie wszelkich informacji dotyczących obrotów na towarze (stat) oraz aktualnych stanów magazynowych i dokumentów z których ten stan wynika (fifo). Poniżej opiszemy jakie dane można uzyskać w każdej z tych opcji

62 VinCent moduł GM Dane towaru. Podręcznik użytkownika Tutaj możesz wprowadzić niektóre dane, konieczne przy analizach stanów towarowych, takie jak Stan minimalny czy Stan maksymalny. Na podstawie tych wartości są generowane pewne zestawienia takie jak propozycje zamówień czy też automatyczne generowanie dokumentów zamówień. Rysunek 45. Kartoteka towaru informacje dotyczące magazynu. Nr Magazynu Nazwa Magazynu Ilość towaru Stan minimalny Stan maksymalny Rezerwa Data ważności Średnia cena Odchylenie Informacja o edytowanym magazynie. Aktualny stan towaru na wybranym magazynie stan graniczny, którego przekroczenie spowoduje możliwość automatycznego wygenerowanie zamówienia z opcji propozycje zamówień. Proponowany stan, do którego będzie propozycje zamówień. uzupełniony zapas w opcji Rezerwa jest to ilość towaru, która jest przypisana do wszystkich niewydrukowanych dokumentów sprzedaży. Pole nie ma zastosowania w aktualnej wersji programu Średnia cena zakupu wyliczana przy każdej dostawie. Odchylenie od ceny średniej. Wyliczane przy każdej dostawie

63 VinCent - moduł GM Fifo. W tej zakładce uzyskujesz dostęp do informacji o dostawach towarów które składają się na aktualny stan magazynowy. Ilości dostępne z tych dostaw będą brane do następnych dokumentów rozchodowych (faktur, WZ tek itp.) według metody FIFO. W poszczególnych kolumnach widać : -Typ i numer dokumentu przychodowego, -Datę przyjęcia na magazyn, -Ilość towaru z dokumentu, -Cenę zakupu, -Aktualnie dostępną ilość, -Wartość w cenie zakupu, Rysunek 46. Kartoteka towaru informacje dotyczące FIFO. W dolnej części okna znajduje się podsumowanie ilości dostępnej na magazynie oraz wartości towaru w cenach zakupu. Ikona pozwala na wydruk informacji widocznych na ekranie. Rysunek 47. Wydruk kartoteki towaru informacje dotyczące FIFO

64 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Obroty. Tutaj prezentowana jest cała historia obrotu na towarze. Widoczne są informacje o każdym zdarzeniu (przychód, rozchód, inwentaryzacja), które dotyczy tego towaru/usługi. Rysunek 48. Kartoteka towaru informacje dotyczące obrotów. W dolnej części okna znajduje się podsumowanie ilości dostępnej na magazynie, wartości towaru w cenach zakupu oraz różnicy wartości w cenach sprzedaży i cenach zakupu (nadwyżka). Ikona pozwala na wydruk informacji widocznych na ekranie. Rysunek 49. Wydruk kartoteki towaru informacje dotyczące obrotów

65 VinCent - moduł GM Dostawcy i Ceny sprzedaży Dostawcy. Rysunek 50. Kartoteka towaru dostawcy i ceny sprzedaży. W tym miejscu programu definiujesz listę kontrahentów dostawców od których kupujesz dany towar. Dane te będą wykorzystywane podczas generowania zamówień do dostawców. Dodanie lub modyfikacja już istniejącej pozycji wymaga wypełnienia następujących pól. Rysunek 51. Kartoteka towaru edycja danych o dostawach. Numer Cena zakupu Numer Dostawcy można go wybrać z bazy danych Cena zakupu

66 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Waluta Rabat Index u Dostawcy Waluta Rabat u Dostawcy Indeks towaru u Dostawcy Ceny sprzedaży. W tym miejscu definiujesz ceny sprzedaży (dla każdego magazynu oddzielnie). Dla każdego magazynu można zdefiniować 10 grup cenowych. Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży będzie podpowiadana odpowiednia cena w zależności od magazynu z którego sprzedawany jest towar oraz grupy cenowej ustawionej na kartotece klienta. Rysunek 52. Kartoteka towaru edycja danych o cenach sprzedaży. Dodanie lub modyfikacja już istniejącej pozycji wymaga wypełnienia następujących pól. Magazyn Grupa cenowa Max. cena zakupu Waluta Marża procentowa Marża kwotowa Magazyn, dla jakiego definiujesz grupę cenową Jedna z 10 grup cenowych (od 0 do 9). Jest to cena podpowiadana przy dokumentach zewnętrznych faktury, WZ-tki. O tym która cena zostanie podpowiadana decyduje ustawienie na kartotece klienta w polu Grupa Cenowa Cena, która będzie podstawą do wyliczania ceny sprzedaży. Pole to dotyczy pola Max. cena zakupu i Cena sprzedaży. Marża procentowa, która zostanie dodana do ceny zakupu przy wyliczaniu ceny sprzedaży. Jeśli zmienisz proponowaną wartość ceny sprzedaży, to w tym polu będzie informacja o aktualnej marży. Marża kwotowa, która zostanie dodana do ceny zakupu przy wyliczaniu ceny sprzedaży

67 VinCent - moduł GM Cena sprzedaży netto Cena sprzedaży brutto Cena wyliczana wg wzoru: Cena sprzedaży= cena zakupu * (1+Marża procentowa/100)+ Marża kwotowa Cena brutto jest to cena netto powiększona o podatek wynikający ze stawki VAT określonej w polu Grupa podatkowa sprzedaży 12.8 Drukowanie towarów. Opcja umożliwia wydrukowanie listy towarów/usług dla konkretnego magazynu lub niezależnie od magazynu. Rysunek 53. Opcje wydruku towarów. Rodzaj wydruku Sortowanie wg Rodzaj kartotek Magazyn W tym polu określasz jakie dane mają się pojawić na wydruku. W zależności od wybranej opcji wydruk będzie zawierał inny zestaw danych. Tutaj decydujesz w jaki sposób dane na wydruku mają być posortowane. W zależności od ustawienia tej kontrolki na wydruku zostaną pokazane wszystkie kartoteki, tylko towary lub tylko usługi. Standardowo na wydruku prezentowane są tylko te kartoteki na których wystąpił obrót na magazynie, który został określony w tym polu. Jeżeli chcemy wydrukować wszystkie kartoteki niezależnie od magazynu i niezależnie od tego czy były dla tych kartotek generowane obroty musimy zaznaczyć pole Od indeksu artykułu, Używając tych pól można zawęzić wydruk do wybranych kartotek

68 VinCent moduł GM Do indeksu artykułu Od nazwy artykułu, Do nazwy artykułu Od grupy artykułu, Do grupy artykułu Podręcznik użytkownika Używając tych pól można zawęzić wydruk do wybranych kartotek Używając tych pól można zawęzić wydruk do wybranych kartotek z danej grupy lub kilku grup towarów. Rysunek 54. Wydruk towarów Drukowanie etykiet. Przy użyciu tej opcji możesz, dla wybranego towaru, wydrukować etykiety. Mogą one służyć jako informacje naklejane na poszczególne partie towarów. Rysunek 55. Wydruk etykiet opcje wydruku

69 VinCent - moduł GM Indeks towaru Ilość etykiet Górny margines Odstęp między etykietami Wybieramy indeks towaru dla którego mają być drukowane etykiety. Określamy ilość drukowanych etykiet. Ustawiamy górny margines w zależności od drukarki. Wartość ta jest ustawiana w pixelach. Ustawiamy odstęp między etykietami. Wartość ta jest ustawiana w pixelach. Rysunek 55. Wydruk etykiet Magazyny. Przy wejściu do tej opcji prezentowane są wszystkie dostępne magazyny. Po instalacji program posiada jeden podstawowy magazyn ze standardowo ustawionymi parametrami. Tworzenie pozostałych magazynów pozostawiliśmy użytkownikom. W systemie można założyć maksymalnie 1000 magazynów. Rysunek 56. Magazyny- lista kartotek

70 VinCent moduł GM Definiowanie/Edycja magazynu Podręcznik użytkownika Rysunek 57. Magazyny- edycja kartoteki. Numer Nazwa magazynu Magazynier Magazyn usług Trzycyfrowy numer magazynu. Pole nieaktywne przy edycji magazynu Opis magazynu (wielkość pola ograniczona jest do 60 znaków). Osoba odpowiedzialna za magazyn. Jeśli zaznaczysz, ze jest to magazyn usług, to do tego magazynu będą przypisywane kartoteki usług. Ponieważ program wymaga aby rozchód każdej kartoteki w tym usługowych odbywał się przy określeniu magazynu konieczne jest założenie przynajmniej jednego magazynu który będzie miał zaznaczoną opcję Magazyn usług Drukowanie listy magazynów. Tutaj można wydrukować listę wszystkich magazynów zdefiniowanych w systemie. Rysunek 58. Opcje wydruku listy magazynów Grupy towarów. Opcja ta umożliwia podział towarów na 1000 różnych grup (kategorii). Podział taki ułatwia analizę i raportowanie obrotów na poszczególnych grupach towarów. Standardowo wszystkie nowo zakładane kartoteki, przyporządkowywane są do grupy 000. Użytkownik może definiować grupy według własnych wymagań i upodobań

71 VinCent - moduł GM Rysunek 59. Grupy towarów. Numer Nazwa magazynu Marża Trzycyfrowy numer grupy Opis grupy. Pole nieaktywne w tej wersji programu Drukowanie listy grup towarów. Tutaj można wydrukować listę wszystkich grup towarów zdefiniowanych w systemie. Rysunek 60. Grupy towarów-opcje wydruku Grupy przychodu. Grupy przychodu nie mają praktycznego zastosowania w aktualnej wersji programu

72 VinCent moduł GM Grupy rozchodu. Podręcznik użytkownika Opcja wykorzystywana do podziału dokumentów rozchodowych-wewnętrznych zgodnie z celem wydania towarów. Każdy dokument RW może mieć określoną grupę rozchodową. W konsekwencji takiego podziału możemy drukować zestawienie dokumentów RW dla określonej grupy rozchodu. Można zdefiniować do 100 grup rozchodu. Użytkownik może definiować grupy rozchodu według własnych potrzeb i upodobań. Rysunek 61. Grupy rozchodu Drukowanie listy grup rozchodu. Tutaj można wydrukować listę wszystkich grup rozchodu zdefiniowanych w systemie. Rysunek 62. Grupy rozchodu-opcje wydruku

73 VinCent - moduł GM Kursy walut. Tutaj definiujesz waluty i ich kursy. Dostępne klawisze: lub lub Definiowanie nowej waluty. Modyfikacja (edycja już istniejącej) stawki. Przegląd i dodawanie nowych kursów waluty. Kasowanie waluty. Pobieranie kursów walut ze strony internetowej NBP (przed uruchomieniem tej opcji sprawdź, czy jesteś podłączony do Internetu). Drukowanie tabeli kursów w formie tabelarycznej lub w formie wykresu Rysunek 63. Tabela kursów. Rysunek 64. Edycja danych waluty

74 VinCent moduł GM Symbol Opis Konto dodatnich różnic kursowych Konto ujemnych różnic kursowych Symbol waluty. Opis waluty. Podręcznik użytkownika Konto, na które mają trafiać dodatnie różnice kursowe (dla tej waluty). Konto, na które mają trafiać ujemne różnice kursowe (dla tej waluty).. Rysunek 65. Kursy walut tabela dla EUR

75 VinCent - moduł GM Banki. We wzorcowej bazie danych dostarczonej z programem służącej do generowania nowych baz danych(podatników) zdefiniowano około 2000 kartotek banków z terenu całego kraju. Jeżeli Twój bank nie występuje na tej liście to powinieneś go dopisać. Rysunek 66. Banki lista banków. W związku ze zmianą (ujednoliceniem) postaci kont bankowych sposób zapisu kont w programie ma postać AA , gdzie: AA to literowy kod kraju, 2 kolejne cyfry to suma kontrolna, 8 kolejnych cyfr to numer jednostki organizacyjnej banku, 16 kolejnych cyfr to numer porządkowy rachunku Rysunek 67. Banki edycja danych banku

76 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Numer banku 8-mio cyfrowy numer banku. Symbol Symbol banku. Nazwa banku Nazwa Banku. Nazwa Oddziału Nazwa oddziału. Kod/Miejscowość Kod pocztowy i miejscowość. Ulica Ulica + numer budynku i numer lokalu. Kier./Telefon Ewentualnie numer kierunkowy i numer telefonu do banku. Fax Numer faxu Banki Drukowanie banków. Rysunek 68. Banki edycja danych banku. Od numeru banku Do numeru banku Od nazwy banku Do nazwy banku Opcja pozwala ograniczyć wydruk do danych tych banków których numer mieści się w przedziale od numeru banku - do numeru banku. Opcja pozwala ograniczyć wydruk do danych tych banków których nazwa mieści się w przedziale od nazwy banku - do nazwy banku

77 VinCent - moduł GM PKWiU. PKWiU - Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług. PKWiU wprowadzono do stosowania w statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości, a także w urzędowych rejestrach i systemach informacyjnych administracji publicznej. Rysunek 69. PKWiU - lista Edycja kartoteki PKWiU. Rysunek 70. PKWiU edycja. Nazwa Opis Symbol PKWiU Opis PKWiU

78 VinCent moduł GM Jednostki miary W tym miejscu definiujesz własny słownik jednostek miar. Podręcznik użytkownika Rysunek 71. Jednostki miar lista Edycja jednostki miary. Rysunek 72. Jednostki miary edycja. Symbol Opis Pięcioznakowy symbol jednostki miary Opis jednostki miary

79 VinCent - moduł GM Dane do faktur Elementy pism. Elementy pism są to stałe, powtarzające się, komentarze, które zwykle, w niezmienionej postaci, dołączasz do faktur np. Zapraszamy ponownie czy też Faktura jest podstawą gwarancji Edycja elementu pism. Rysunek 73. Elementy pism- lista. Rysunek 74. Elementy pism - edycja

80 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rodzaje wysyłek. W tym miejscu definiujesz rodzaje wysyłek towarów. Wysyłki towarów podpowiadane będą przy tworzeniu faktur, a drukowane są przy specyfikacji wysyłkowej. Rysunek 75. Rodzaje wysyłek- lista Edycja rodzaju wysyłki. Rysunek 76. Rodzaje wysyłek- edycja

81 VinCent - moduł GM Formy płatności. W tym miejscu definiujesz formy płatności które będą podpowiadane przy tworzeniu faktur. Rysunek 77. Formy płatności Edycja formy płatności Rysunek 78. Formy płatności-edycja. Nazwa Nazwa drukowana Płatne od razu Ilość dni z kartoteki klienta Unikalna nawa dla formy płatności Nazwa która będzie drukowana na dokumentach sprzedaży. Domyślnie identyczna z polem Nazwa. Jeżeli płatność jest typu gotówka, karta, a więc płatne od ręki wówczas zaznaczamy to pole i nie ma potrzeby wypełniania pozostałych pól. Jeżeli nie zaznaczyliśmy pola Płatne od razu to znaczy że płatność nastąpi w późniejszym terminie i na konto. W takim przypadku konieczne jest określenie w jakim terminie i na jakie konto. Termin płatności może być pobierany z danych kontrahenta (wówczas zaznaczmy to pole) lub ustawiony jako stała wartość(ustawiamy żądaną

82 VinCent moduł GM Termin płatności Konto ilość dni w polu Termin płatności ). Podręcznik użytkownika Ilość dni w ciągu których ma nastąpić płatność. Pole dostępne tylko wówczas jeżeli nie zaznaczono pola Ilość dni z kartoteki klienta Konto bankowe na które ma nastąpić płatność

83 VinCent - moduł GM 13 Sprzedaż. W programie można zdefiniować praktycznie dowolną ilość typów dokumentów sprzedaży(patrz Dokumenty magazynowe). Przykładowo dokument FA może być typem dokumentu dla kontrahentów krajowych, FE dla kontrahentów zagranicznych, FW faktury wewnętrzne, FZ faktury zaliczkowe itd. Dla każdego typu dokumentu sprzedaży prowadzona jest odrębna numeracja roczna. Dodatkowo dokumenty sprzedaży mogą być zdefiniowane jako: Zwykła podstawowy rodzaj faktury, Wewnętrzna - faktura wewnętrzna. Faktura taka jest księgowana w specyficzny sposób, który został opisany w instrukcji do modułu FK, Przedpłata - faktura zaliczkowa, Serwisowa faktura wystawiana do zleceń serwisowych, Transportowa faktura wystawiana do zleceń transportowych. Każdy z tych rodzajów ma swoje specyficzne cechy i zastosowanie, które zostaną opisane w dalszej części instrukcji. Przy tworzeniu dokumentów sprzedaży założyliśmy, że ich zatwierdzeniem jest moment Przy tworzeniu dokumentów sprzedaży założyliśmy, że ich zatwierdzeniem jest moment wydruku na drukarkę. Do momentu wydruku fakturę można dowolnie edytować. Towar, który zostaje wciągnięty na fakturę zostaje zarezerwowany i od tego momentu nie może być rozchodowany przez innego użytkownika. Ilość towaru, który jest aktualnie zarezerwowany na każdym z magazynów można zobaczyć na kartotece towaru - zakładka Stan magazynów w polu Rezerwa. Po wydruku fakturę można jedynie skorygować lub usunąć (w programie umożliwiono usuwanie tylko ostatniej faktury). Przed wydrukiem można dokonać podglądu dokumentu klawisz. Wydruk z okna podglądu wydruku nie zamyka możliwości edycji dokumentu. Wydruk taki traktowany jest jako wydruk kontrolny lub wydruk dodatkowy (na dodatkowym formularzu można np. wydrukować specyfikację wysyłkową

84 VinCent moduł GM 13.1 Edycja dokumentów sprzedaży. Podręcznik użytkownika Rysunek 79. Dokumenty sprzedaży lista. lub, podwójne kliknięcie myszką lub lub Tworzenie nowego dokumentu Edycja podświetlonego dokumentu Kasowanie podświetlonego dokumentu Filtrowanie dokumentów Kasowanie ustawionego filtru Podgląd wydruku wydruk próbny. Końcowy wydruk dokumentu. Po tym wydruku dokumenty zniknie z listy edycji dokumentów i będzie dostępny jedynie w odpisach. Końcowy wydruk wszystkich dokumentów, które są wyświetlane w oknie edycji sprzedaży. Po tym wydruku dokument zniknie z listy edycji dokumentów i będzie dostępny jedynie w odpisach. Wydruk na drukarkę fiskalną. Na drukarce fiskalnej mogą być drukowane jedynie dokumenty, które w polu Wydruk fiskalny mają ustawione Tak (patrz. Dane podatnika zakładka Dokumenty magazynowe). Edycja dokumentów składa się dwóch z dwóch etapów. Najpierw do nagłówka wprowadzasz dane klienta, dane związanie ze sposobem dostarczenia oraz dane związane z płatnością. Tworzenie nagłówka podzieliśmy również na dwie części: dane podstawowe i dane do faktury

85 VinCent - moduł GM Tworzenie nowego dokumentu sprzedaży. Po naciśnięciu przycisku lub otrzymamy okno tworzenia nowego dokumentu sprzedaży. Okno składa się dwóch zakładek (Dane podstawowe, Dane do faktury) oraz listy towarów/usług które mają być sprzedane. Rysunek 80. Dane podstawowe dotyczące sprzedaży Dokument sprzedaży dane podstawowe W danych podstawowych uzupełniasz następujące pola: Typ dok. Data dokumentu Kontrahent Wybierasz jeden ze zdefiniowanych dokumentów. Definicji dokumentów dokonujesz w opcji Podatnik\ Dane podatnika zakładka dokumenty magazynowe. Data wystawienia dokumentu - zawsze podpowiadana jest aktualna data systemowa. Ta data jest podstawą do wyznaczania terminu płatności. Na wydruku dokumentu data ta widnieje jako data wystawienia dokumentu. Wybierasz ze słownika lub wpisujesz numer Klienta, dla którego wystawiasz dokument sprzedaży. W tym momencie następuje kontrola stanu zobowiązań klienta. Jego przekroczenie sygnalizowane jest odpowiednim komunikatem pod

86 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika warunkiem, że na kartotece klienta ustawiony jest limit kredytu a w opcji Dane podatnika pole Kredyt kupiecki zaznaczona jest opcja inna niż Brak akcji. W zależności od ustawień pojawi się: lub Dodatkowo dane kontrahenta, który ma zadłużenie jest dla ostrzeżenia wyświetlane na czerwonym polu Takie zachowanie programu jest niezależne od ustawień kredytu kupieckiego i nawet jeżeli w opcjach programu nie ustawiliśmy obsługi kredytu to i tak otrzymamy ostrzeżenie, że klient dla którego przygotowujemy sprzedaż ma zaległości płatnicze. W polu danych kontrahenta oprócz nazwy i adresu podawane są również dane dotyczące aktualnego salda, ustawionego kredytu kupieckiego i salda zadłużenia (płatności przeterminowane). Dane o aktualnym saldzie i zadłużeniu pobierane są z modułu FK więc będą wiarygodne wyłącznie w przypadku współpracy modułu GM z modułem FK i pod warunkiem, że wszystkie operacje związane z kontrahentem są zaksięgowane terminowo. Naciśnięcie tej ikony pozwoli Ci wydrukować raport informujący o wszystkich zobowiązaniach kontrahenta. Jeśli w sekcji Rodzaj wydruku wybierzesz analizę płatności a w ilość dni wpiszesz cyfrę 1, to uzyskasz wydruk wszystkich przeterminowanych transakcji (faktur) klienta. Rabat Tutaj podpowiadany jest aktualny rabat, jaki klient ma ustawiony na swojej kartotece. Jego zmiana odniesie skutek tylko na aktualnym

87 VinCent - moduł GM Gr.cen. Waluta Kurs Pojazd Zlecenie dokumencie sprzedaży. Rabat ten będzie podpowiadany jako rabat do każdej pozycji. Jest to grupa cenowa, jaka aktualnie ustawiona jest na kartotece klienta. Zmiana jej w tym miejscu będzie dotyczyła tylko aktualnego dokumentu. Grupa cenowa ma bezpośredni związek z ceną, jaka będzie podpowiadana w momencie dodawania pozycji (towaru/usługi) do aktualnego dokumentu. Program będzie podpowiadał cenę sprzedaży z odpowiedniej grupy cenowej towaru dla danego magazynu. Jeżeli na kartotece towaru wybrana grupa cenowa nie została określona dla danego magazynu, to w polu cena pojawi się 0,00. Waluta, w jakiej wystawiasz dokument sprzedaży. Jeżeli waluta jest inna niż PLN w tym miejscu wpisujesz kurs lub wybierasz go z listy. Numer rejestracyjny samochodu klienta. Możliwe jest wpisanie tylko takiego numeru rejestracyjnego, który wcześniej został przypisany do klienta. Przypisanie jest możliwe w module Serwis i w module Warsztat. Pole to jest wykorzystywane przy wystawianiu faktur serwisowych i transportowych do określenia numeru zlecenia dla którego wystawimy dokument sprzedaży

88 VinCent moduł GM Dokument sprzedaży dane do faktury W sekcji Dane do faktury uzupełniasz następujące pola: Podręcznik użytkownika Data dostawy Adres dostawy Wysyłka Adresat rachunku Forma płatności Rysunek 81. Dane do faktury. Data sprzedaży towaru. Adres dostawy towaru (drukowany jest tylko na specyfikacji wysyłkowej). Domyślnie jest to adres kontrahenta dla którego wystawimy fakturę. Sposób wysyłki towaru (drukowany jest na tylko specyfikacji wysyłkowej) Jeżeli adresat rachunku będzie inny niż kontrahent to na wydruku będą umieszczone dane klienta określonego w polu adresat rachunku. W przypadku automatycznego księgowania wystawionego dokumentu, do zapisu księgowania zostaną wykorzystane dane z pola Kontrahent. Formę płatności można określić na kartotece kontrahenta wówczas do tego pola będzie ona przepisywana automatycznie. Można również wybrać formę płatności ze słownika (który sam tworzysz), Dostęp do słownika uzyskujesz naciskając ikonę słownika

89 VinCent - moduł GM W zależności od wybranej formy płatności pole to jest dostępne lub nie. Jeżeli w wybranej formie płatności zaznaczono pole Płatne od razu np. przy płatności gotówką to pole to jest niedostępne a jego wartość jest ustawiana na 0. Niedostępne jest również pole Do dnia. W terminie Do dnia Jeżeli pole Płatne od razu w definicji formy płatności nie jest zaznaczone, np. płatność przelewem, to pole to jest aktywne i można wpisać ilość dni w ciągu których ma zostać zapłacona faktura. UWAGA! Jeżeli w definicji formy płatności zaznaczono pole Ilość dni z kartoteki klienta wówczas do tego pola zostanie przepisana liczba dni ustawiona na kartotece klienta. W przeciwnym razie przepisana zostanie liczba dni zdefiniowana w formie płatności. W zależności od wybranej formy płatności pole to jest dostępne lub nie. Jeżeli w wybranej formie płatności zaznaczono pole Płatne od razu np. przy płatności gotówką to pole to jest. Data wyliczona jest według zależności: Do dnia:= Data sprzedaży +W terminie (liczba dni) W tym polu definiujesz ewentualne raty (jeśli dana faktura ma być płatna w ratach). Definiujesz daty spłaty poszczególnych rat oraz ich wysokość. Terminy płatności

90 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Przedstawiciel Pracownik-przedstawiciel osoba na dobro, której zaliczona będzie dana faktura. Informacja to może zostać wykorzystana do np. wyliczenia premii dla sprzedawcy. Przedstawiciel może być przypisany do klienta poprzez ustawienie odpowiedniego pola na kartotece klienta. Wówczas jest automatycznie przepisywany z kartoteki klienta po wyborze klienta Dokument sprzedaży dodawanie pozycji. Po wypełnieniu danych na zakładkach Dane podstawowe i ewentualnie Dane do fakty można zacząć tworzyć zawartość faktury. W pierwszej kolejności należy zdecydować czy dokument ma być tworzony z wykorzystaniem cen netto czy cen brutto. Decyduje o tym ustawienie pola. Domyślnie wartość tego pola jest ustawiana zgodnie z definicją typu dokumentu i wartością ustawioną w polu Sposób wyliczania ceny jednostkowej. Należy pamiętać aby wszystkie dokumenty fiskalne były wystawiane wyłącznie przy użyciu cen brutto. Pozycje zdefiniowane na fakturze mogą być następującego rodzaju: - towar lub usługa dodajemy poprzez klawisz lub naciskając ikonę - komentarz jednorazowy tekst umieszczony pod pozycją, która jest aktualnie podświetlana. Aby dodać komentarz naciśnij - element pism - rodzaj powtarzającego się komentarza. Możesz stworzyć słownik Elementów pism, by później móc je szybciej dopisywać do faktury. Już istniejącą pozycje możesz usunąć (klawisz lub ikona ) lub poprawić (klawisz, podwójne kliknięcie myszką lub ikona )

91 VinCent - moduł GM Rysunek 82. Nowy dokument sprzedaży Dokument sprzedaży dodawanie pozycji wybór towaru. Dodawanie pozycji może odbywać się w dwóch wariantach (przełączanie między wariantami umożliwiają ikony lub ): a) w wersji uproszczonej, gdzie prezentowane są jedynie podstawowe informacje Rysunek 83. Dodanie pozycji w PLN i walucie EUR okno uproszczone

92 VinCent moduł GM b) w wersji pełnej, gdzie prezentowane są wszystkie informacje o towarze Podręcznik użytkownika Rysunek 84. Dodanie pozycji okno szczegółowe. Niezależnie od wybranego wariantu procedura wyboru towaru jest identyczna. Aby dodać towar lub usługę wystarczy wpisać numer indeksu towaru. Jeżeli towar już istnieje, w polu Nazwa towaru pojawi się odpowiadająca indeksowi nazwa, jeśli nie, pojawi się komunikat o braku towaru. Jeśli stan towaru (usługi są sprzedawane niezależnie od stanu) stan jest zerowy pojawi się komunikat, że wybrany towar jest niedostępny. Jeżeli nie pamiętasz indeksu towaru możesz przejść do listy towarów naciskając klawisz lub ikonę słownika. Dzięki temu uzyskujesz dostęp do listy wszystkich towarów

93 VinCent - moduł GM Rysunek 85. Dołączanie pozycji do dokumentu sprzedaży. Wybór kończysz naciskając klawisz lub ikonę. Następnie wybierasz magazyn, z którego dany towar sprzedajesz Rysunek 86. Wybór magazynu

94 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Na jednym dokumencie sprzedaży można umieścić towary z różnych magazynów. Efekt będzie taki, że do jednego dokumentu sprzedaży powstanie kilka dokumentów WZ (dla każdego magazynu jeden dokument WZ). Uzupełniamy ewentualny opis dodatkowy towaru (możemy mieć jeden towar, który będziemy sprzedawać z różnymi tekstami dodatkowymi np. Towar o nazwie: Usługa transportowa, a w opisie dodatkowym wpiszemy trasę oczywiście, jeśli jest ona odpowiednio krótka, w innym wypadku zamiast Opisu dodatkowego zastosujemy komentarz lub element pism dodany pod pozycją). Oczywiście podpowiadaną cenę możesz zmienić. Po padaniu ilości (pole Ilość), tak jak wspomniano program zaproponuje cenę sprzedaży odpowiednią do grupy cenowej klienta. Ilość w polu Ilość nie może być większa niż wartość w polu aktualny stan. Stan aktualny prezentowany w polu Aktualny stan, jak i wykaz dokumentów FIFO prezentują stan na dzień, w którym tworzony jest dokument sprzedaży. Wszystkie dokumenty przychodowe po tej dacie nie są uwzględniane. Program będzie na bieżąco informował Ciebie o aktualnej marży (marża liczona jest od ceny średniej) Jeśli zmienisz tę cenę na cenę, która nie gwarantuje zachowania odpowiedniej marży dla tej grupy wówczas pole Aktualna marża zostanie podświetlone na czerwono. Rysunek 87. Dodanie pozycji badanie marży

95 VinCent - moduł GM Jeżeli określona przez nas cena sprzedaży będzie niższa od średniej ceny zakupu program zachowa się tak jak zdefiniowano w Danych podatnika pole Sprzedaż poniżej średniej ceny (brak reakcji, ostrzeżenie lub blokada) Rysunek 88. Dodanie pozycji kontrola ceny sprzedaży Dokument sprzedaży dodanie komentarza lub elementu pism. Komentarze i elementy pism służą do dodawania obszernych, opisowych pozycji. Rysunek 89. Dodanie komentarza. Do każdej pozycji sprzedaży na dokumencie można dodać jeden lub więcej komentarzy. Komentarz nie może być wstawiony jako pierwsza pozycja na dokumencie

96 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Element pism jest również komentarzem z tą jednak różnicą, że może być zdefiniowany jako element słownika dokumentów przywoływany za każdym razem kiedy chcemy umieścić go na dokumencie. Rysunek 90. Słownik elementów pism

97 VinCent - moduł GM Inne rodzaje faktur Faktury wewnętrzne W programie istniej możliwość wystawiania i automatycznego księgowania faktur wewnętrznych. Aby wystawiać takie faktury konieczne jest zdefiniowanie nowego typu faktury. Robimy to w opcjach programu Rysunek 91. Definicja faktury wewnętrznej. Ustawiamy parametry dla dokumentu jak podano na powyższym rysunku. Najważniejsze jest określenie pola Rodzaj faktury jako Wewnętrzna, gdyż to wartość tego pola określa w jaki sposób będzie księgowany taki dokument w module FK. Zapisujemy ustawienia i już możemy wystawiać dokumenty wewnętrzne. Samo wystawienie dokumentu nie odbiega prawie wcale od wystawienia zwykłej faktury. Jednak ze względu na fakt, że na fakturze wewnętrznej może występować zarówno dostawca jak i nabywca to przy wystawianiu faktury wewnętrznej dostępne są dodatkowe pola w których można określić jaki kontrahent ma być drukowany na dokumencie

98 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 92. Faktura wewnętrzna określenie dostawcy/nabywcy Księgowanie faktur wewnętrznych Aby prawidłowo zaksięgować fakturę wewnętrzną powinniśmy wykonać kilka dodatkowych ustawień w programie. -założyć kontrahenta na którego będziemy wystawiać fakturę (tym kontrahentem powinniśmy być my sami, ponieważ faktury wewnętrzne wystawiamy sobie samym), Rysunek 93. Ustawienie konta zbiorczego dla księgowania faktur wewnętrznych. -przypisać założonego kontrahenta do odrębnej grupy klientów (Konta zbiorcze\klienci) i ustalić dla niego odrębne, indywidualne konto zbiorcze, aby nie zaciemniać obrotów na kontach zbiorczych klientów, -ustalić w stawkach podatku należnego konto na które ma się księgować obrót netto faktur wewnętrznych

99 VinCent - moduł GM Rysunek 94. Ustawienie konta przychodowego dla faktur wewnętrznych. Przy takich ustawieniach jak podano wyżej w momencie księgowania faktury zostaną wykonane dwa księgowania, pierwsze standardowe księgowanie sprzedaży i drugie które powoduje rozliczenie podatku naliczonego jak zaprezentowana na rysunku poniżej. Rysunek 95. Przykładowe księgowania faktury wewnętrznej Faktury zaliczkowe. Podobnie jak przy fakturach wewnętrznych dla faktur zaliczkowych definiujemy nowy typ dokumentu sprzedaży

100 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 96. Definicja faktury zaliczkowej Ustawiamy parametry dla dokumentu jak podano na powyższym rysunku. Najważniejsze jest określenie pola Rodzaj faktury jako Przedpłata, gdyż to wartość tego pola określa w jaki sposób będzie księgowany taki dokument w module FK. Następnie zakładamy w kartotece towary/usługi nową usługę o nazwie np. zaliczka. Rysunek 97. Definicja usługi jako pozycji faktury zaliczkowej

101 VinCent - moduł GM Ważne jest aby zaliczka była powiązana z odpowiednią grupą podatkową. Tak aby księgowanie zaliczek odbywało się na odpowiednie konto np. Przychody przyszłych okresów. Dlatego musimy w module FK w Tabeli stawek podatkowych podatku należnego zdefiniować nową stawkę lub kilka stawek w zależności od potrzeb i przypisać do nowych stawek konta na których chcemy księgować zaliczki. Rysunek 98. Definicja stawki podatkowej dla zaliczki. Teraz możemy wystawiać faktury zaliczkowe dla klientów Rysunek 99. Dodanie pozycji do faktury zaliczkowej

102 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Po wydrukowaniu tak przygotowana faktury zostanie zaksięgowana na ustawione wcześniej konta. Przy wystawianiu faktury końcowej dla klienta od którego pobraliśmy zaliczkę/zaliczki będziemy mogli pomniejszyć wartość faktury o pozycje z faktur zaliczkowych Rysunek 100. Faktura końcowa przycisk dodawania faktur zaliczkowych. Po dodaniu pierwszej pozycji na fakturze pojawi się przycisk pozwalający na przegląd faktur zaliczkowych i dodanie wybranych faktur do aktualnie tworzonej faktury końcowej. Po naciśnięciu tego przycisku otrzymamy formatkę z listą faktur zaliczkowych wystawionych dla kontrahenta dla którego tworzymy fakturę końcową. Rysunek 101. Faktura końcowa wybór faktur zaliczkowych. Zaznaczmy interesujące nas dokumenty i wybieramy przycisk Wybierz. Pozycje z zaznaczonych dokumentów zostaną przeniesione na tworzoną fakturę z wartością ujemną

103 VinCent - moduł GM Rysunek 102. Faktura końcowa pozycje faktury Całkowita wartość faktury zostanie pomniejszona o wartości zaliczek Księgowanie faktur zaliczkowych i końcowych. Po wydruku i zaksięgowaniu faktur z powyższego przykłady otrzymamy w FK następujące wpisy. Pierwsze księgowanie Faktura zaliczkowa Drugie księgowanie Faktura końcowa

104 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Faktura do paragonu. Jak wcześniej wspomnieliśmy w programie istnieje możliwość obsługi urządzeń fiskalnych (drukarki fiskalne) a więc istnieje konieczność generowania dokumentów fiskalnych (najczęściej są to Paragony do rejestracji sprzedaży detalicznej). Czasami w przypadku sprzedaży detalicznej istnieje konieczność wystawienia faktury do paragonu. Teraz opiszemy dokładnie jak należy wystawić prawidłowo fakturę do dokumentu fiskalnego. Krok 1 Rysunek 103. Opcje sterujące ustawienia numeracji faktur do paragonów. W danych sterujących programu musimy ustawić znacznik odrębnej numeracji faktur do paragonów (w ogólnym rozumieniu dokumentów fiskalnych). Jeżeli to pole jest zaznaczone wówczas, prowadzona jest jedna numeracja faktur dla wszystkich rodzajów dokumentów fiskalnych. Jeżeli to pole jest odznaczone to numer faktury jest identyczny z numerem dokumentu fiskalnego. Krok 2 Z odpisów wydrukowanych dokumentów sprzedaży wybieramy dokument fiskalny (paragon) do którego chcemy wystawić fakturę i używamy klawisza zaznaczonego czerwoną obwódką w celu uzyskania odpisu dokumentu

105 VinCent - moduł GM Rysunek 104. Odpisy faktur VAT widok dokumentów typu PA (paragonów). Pojawi się komunikat z pytaniem Rysunek 105. Odpisy faktur VAT pytanie o wydruk faktury. Jeżeli wybierzemy opcję Nie to uzyskamy wydruk odpisu dokumentu fiskalnego. W tym przypadku działanie programu nie odbiega od dotychczasowego. W efekcie uzyskamy podgląd dokumentu na ekranie monitora. Jeżeli odpowiemy Tak to możliwe będzie wydrukowanie faktury VAT do paragonu. Tutaj zostały wprowadzone istotne zmiany w działaniu programu

106 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 106. Opcje wydruku faktury. Na formatce z opcjami wydruku możemy ustawić ilość kopii wydruku oraz wybrać drukarkę na którą ma być wydrukowany dokument. Ustawianie tych parametrów nie jest możliwe w przypadku zwykłego odpisu dokumentu. Dodatkowo po powiększeniu formatki przyciskiem strzałki zaznaczonym czerwoną obwódką możliwe jest ustawienie danych kontrahenta dla którego drukujemy fakturę. Rysunek 107. Wprowadzenie danych kontrahenta. Kontrahenta możemy też wybrać z listy klientów przy użyciu przycisku wyboru zaznaczonego czerwoną obwódką

107 VinCent - moduł GM Rysunek 108. Wprowadzenie danych kontrahenta. Po przyciśnięciu przycisku DRUKUJ nastąpi wydruk dokumentu ORYGINAŁ u oraz KOPII (w ustalonej ilości) bezpośrednio na drukarkę bez uprzedniego drukowania podglądu na ekran. Rysunek 109. Potwierdzenie prawidłowego przebiegu wydruku. Po zakończonym wydruku pojawi się komunikat z pytaniem czy wydruk faktury jest poprawny. Jeżeli potwierdzimy prawidłowość wydruku wybierając odpowiedź TAK to wydruk faktury do paragonu zostanie ostateczne zatwierdzony i w pole Numer faktury zostanie wpisany kolejny numer faktury do paragonu. Od tego momentu nie będzie możliwe uzyskanie odpisu paragonu zawsze dla tego dokumentu otrzymamy odpis faktury do paragonu

108 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 110. Widok paragonu z nadanym numerem faktury. WAŻNE! Numeracja faktur do dokumentów fiskalnych będzie rozpoczęta od numeru 1 i będzie wspólna dla wszystkich typów dokumentów fiskalnych Faktura transportowa. Jest to szczególny typ faktury wystawianej do zlecenia transportowego Faktura serwisowa. Jest to szczególny typ faktury wystawianej do zlecenia serwisowego

109 VinCent - moduł GM 13.2 Odpisy dokumentów sprzedaży. W odpisach dokumentów sprzedaży znajdziesz wszystkie wydrukowane faktury, paragony i korekty. Rysunek 111. Odpisy dokumentów sprzedaży. W tym miejscu możesz wykonać następujące operacje: Usuwanie wydrukowanego dokumentu. Usuwanie wydrukowanych dokumentów obwarowane jest wieloma ograniczeniami. Można usunąć tylko ostatni dokument danego typu. Ostatnią fakturę VAT można usunąć tylko pod warunkiem, że każda WZ-ka związana z tą fakturą, jest ostatnim dokumentem na magazynie. Korekt dokumentów nie można usuwać

110 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Odpis istniejącego dokumentu. Rysunek 112. Odpisy dokumentów sprzedaży-opcje wydruku. W polu o nazwie Tekst wpisujesz to co ma się pojawić jako opis dokumentu. Standardowo jest to słówko ODPIS. Ale możesz tutaj wpisać również słowa ORYGINAŁ, KOPIA i uzyskać wydruk oryginału lub kopii dokumentu w przypadku ich zagubienia Korekta dokumentu. Rysunek 113. Korekta dokumentu sprzedaży

111 VinCent - moduł GM W górnej części ekranu prezentowany masz widok oryginalnej faktury, a w dolnej wygląd faktury, jaki powinien być (po korekcie). Pozycje, które chcesz zmienić edytujesz klawiszem. Rysunek 114. Korekta pozycji. Program podpowiada pierwotną postać pozycji w kolumnie Było, a w kolumnie Powinno być wpisujesz wartości ostateczne. Jak widać korygować możemy ilość ale tylko w dół, cenę oraz rabat. Po zapisaniu korekty będzie można ją wydrukować, edytować lub usunąć z opcji Edycja dokumentów sprzedaży. Zapis korekty nie powoduje trwałej zmiany stanu magazynu, dopiero wydruk korekty Do jednego dokumentu sprzedaży można wystawić więcej niż jedną korektę. Wartości na ponownie korygowanym dokumencie uwzględniają poprzednie korekty dokumentu

112 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Zmiana komentarzy na pozycjach dokumentu sprzedaży. Rysunek 115. Zmiana komentarzy Wydruk specyfikacji wysyłkowej do faktury. Na kartotece towary/usługi dodano nowe pola edycyjne służące do wprowadzania wagi, objętości i powierzchni. Rysunek 116. Zmiany kartoteki towarowej dodatkowe pola

113 VinCent - moduł GM Pola Długość, Szerokość, Wysokość, Waga, Objętość, Powierzchnia są wykorzystywane przy wydruku Specyfikacji wysyłkowej do faktury. Pola objętość i powierzchnia NIE są wyliczane na podstawie pól długość, szerokość, wysokość! Do każdej wystawionej w systemie faktury możemy wydrukować poniżej zaprezentowaną specyfikację wysyłkową, na której podana jest masa i objętość każdej pozycji oraz sumaryczna masa i objętość całego asortymentu znajdującego się na fakturze. Rysunek 117. Specyfikacja wysyłkowa przykładowy wydruk. Po wydruku każdej specyfikacji program wyświetli komunikat z żądaniem potwierdzenia wydruku. Zatwierdzenie wydruku jest bardzo ważne dla późniejszego wydruku zestawienia specyfikacji, ponieważ w zależności od opcji wybranych podczas wydruku zestawienia będą na nim ujęte tylko te specyfikacje dla których dokonano potwierdzenia poprawności wydruku Faktura do WZ. W programie umożliwiliśmy tworzenie zbiorczych faktur wystawianych na podstawie wcześniej utworzonych dokumentów WZ

114 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika W aktualnej wersji programu możemy wystawić fakturę do wszystkich dokumentów WZ wystawionych do dnia określonego w polu Data sprzedaży(dostawy). Lista dokumentów WZ do których możemy wystawić fakturę jest ograniczona: - numerem kontrahenta (wszystkie dokumenty WZ muszą być wystawione dla kontrahenta określonego w polu Kontrahent ), - datą sprzedaży(data wystawienia dokumentów WZ musi być mniejsza lub równa dacie określonej w tym polu), - walutą (waluta dokumentów WZ musi być zgodna z walutą określoną w polu Waluta ). Jeżeli do dokumentu WZ była już wystawiona faktura lub dokument ten był korygowany to nie będzie dostępny na liście. Rysunek 118. Faktura do WZ tworzenie dokumentu. Kolejne WZ tki dopisujemy do faktury klawiszem klawisz.. usuwamy WZ tkę z faktury naciskając Klawisze z faktury. powodują odpowiednio dodanie lub usunięcie wszystkich WZ tek Naciśnięcie klawisza powoduje zapisanie dokumentu i automatyczne zaksięgowanie w module FK jeżeli ustawiona jest opcja Automatyczne księgowanie dokumentów sprzedaży po wydruku. Wszystkie faktury do WZ dostępne są do wydruku z opcji Odpisy dokumentów sprzedaży

115 VinCent - moduł GM Do poszczególnych przycisków przypisano skróty klawiszowe Ctrl+P Ctrl+P Ctrl+W Ctrl+W Ctrl+ENTER Rysunek 119. Faktura do WZ - wydruk faktury. Jeżeli zaznaczone jest pole Wydruk faktury to po zaksięgowaniu dokumentu będzie możliwe wydrukowanie faktury. Pojawi się okno dialogowe pozwalające na ustawienie parametrów wydruku faktury

116 VinCent moduł GM Grupowanie towarów na fakturze. Podręcznik użytkownika Rysunek 120 Opcje podatnika ustawienie opcji grupowania towarów na wydruku faktury. W zależności od ustawienia parametru w opcjach pozycje na fakturze będą odpowiednio grupowane (łączone) ze względu na indeks towaru i cenę. Jeżeli opcja jest zaznaczona wówczas wszystkie towary o identycznym indeksie i cenie sprzedaży ze wszystkich dokumentów WZ, na podstawie których tworzymy fakturę, zostaną zsumowane i przedstawione w jednej pozycji na fakturze. Jeżeli opcja jest wyłączona to każda pozycja z dokumentów WZ przedstawiana jest oddzielnie Raport sprzedaży fiskalnej. Raport sprzedaży fiskalnej służy do sprawdzenia, czy zapisy w bazie danych programu (zapisy na komputerze) zgadzają się z zapisami w drukarce fiskalnej. Możemy porównać wartość raportu dobowego fiskalnego, wydrukowanego z drukarki fiskalnej z tym zestawieniem. Dodatkowo możemy sprawdzić czy wartość zaksięgowanych dokumentów w module FK jest zgodna z zestawieniem tych dokumentów. Rysunek 121. Raport sprzedaży fiskalnej

117 VinCent - moduł GM Kasjer Od dnia Do dnia Wybierasz z listy kasjera, dla którego tworzysz raport. Jeżeli kasjer nie zostanie wybrane uzyskasz raport dla wszystkich kasjerów. Okres, za jaki powinien zostać sporządzony raport. Rysunek 122. Raport sprzedaży fiskalnej-przykładowy wydruk Sprzedaż fiskalna korekta należnej kwoty VAT Ze względu na różnice w sposobie wyliczania kwoty VAT przez program i urządzenia fiskalne mogą wystąpić pewne różnice między wartościami netto i VAT zaksięgowanymi w module FK i zapisanymi w module fiskalnym. Program zawsze wylicza kwotę VAT dla każdej pozycji z dokumentu i następnie sumuje kwoty cząstkowe wyliczonego VAT u dla każdej ze stawek. Urządzenia fiskalne natomiast sumują cząstkowe kwoty netto dla każdej ze stawek a następnie wyliczają całkowitą kwotę VAT dla każdej stawki. Dlatego stworzono poniżej przedstawione zestawienie, które pokazuje dla których dokumentów fiskalnych występują różnice. Rysunek 123. Sprzedaż fiskalna korekta należnej kwoty VAT opcje wydruku

118 VinCent moduł GM Od dnia Do dnia Okres, za jaki powinien zostać sporządzony wydruk. Podręcznik użytkownika Rysunek 124. Sprzedaż fiskalna korekta należnej kwoty VAT -przykładowy wydruk. Różnice występują tylko dla kwot netto i VAT, kwota brutto zawsze jest zgodna Zestawienie sprzedaży wg asortymentu. Wydruk pozwala na uzyskanie danych o ilości i wartości sprzedaży danego towaru. Rysunek 125. Zestawienie sprzedaży wg asortymentu opcje wydruku

119 VinCent - moduł GM Od daty, Do daty Od klienta, Do klienta Od grupy, Do grupy Magazyn Wszystkie magazyny Rodzaj dokumentów Sortowanie wydruku Pola te określają dla jakiego przedziału czasowego mają być wydrukowane dane. Ustawienie tych pól określa dla jakiego zakresu klientów ma być generowane zestawienie. Pola pozwalają ograniczyć wydruk do wypranego przedziału grup towarowych. Wybieramy magazyn dla którego chcemy wydrukować zestawienie. Jeżeli zaznaczymy to pole to wartość ustawiona w polu Magazyn nie ma znaczenia, dane zostaną wydrukowane zbiorczo dla wszystkich magazynów. W tym miejscu wybieramy jakie rodzaje dokumentów sprzedaży mają być brane pod uwagę przy wyliczaniu obrotu. Określa sposób sortowania zestawienia.... Rysunek 126. Zestawienie sprzedaży wg asortymentu przykładowy wydruk z podsumowaniem

120 VinCent moduł GM 13.7 Zestawienie sprzedaży-raport okresowy. Podręcznik użytkownika Rysunek 127. Zestawienie sprzedaży raport okresowy opcje wydruku. Od okresu, Do okresu Od klienta, Do klienta Od grupy, Do grupy Magazyn Wszystkie magazyny Rodzaj dokumentów Pola te określają dla jakiego przedziału czasowego mają być wydrukowane dane. Ustawienie tych pól określa dla jakiego zakresu klientów ma być generowane zestawienie. Pola pozwalają ograniczyć wydruk do wypranego przedziału grup towarowych. Wybieramy magazyn dla którego chcemy wydrukować zestawienie. Jeżeli zaznaczymy to pole to wartość ustawiona w polu Magazyn nie ma znaczenia, dane zostaną wydrukowane zbiorczo dla wszystkich magazynów. W tym miejscu wybieramy jakie rodzaje dokumentów sprzedaży mają być brane pod uwagę przy wyliczaniu obrotu

121 VinCent - moduł GM Rysunek 128. Zestawienie sprzedaży raport okresowy przykładowy wydruk

122 VinCent moduł GM 14 Dokumenty magazynowe. Podręcznik użytkownika W programie można zdefiniować praktycznie dowolną ilość typów dokumentów magazynowych(patrz Dokumenty magazynowe). Przykładowe dokument to PZ przyjęcie z zewnątrz, WZ - wydanie na zewnątrz, RW rozchód wewnętrzny, PW przychód wewnętrzny, RM rozchód międzymagazynowy itd. Dla każdego typu dokumentu prowadzona jest odrębna numeracja roczna w ramach każdego magazynu. Dodatkowo dokumenty magazynowe mogą być zdefiniowane jako: typ rodzaj 1. zewnętrzne służą do rejestracji zdarzeń z kontrahentami, 2. wewnętrzne służą do rejestracji zdarzeń wewnątrz firmy, 3. międzymagazynowe służą do rejestracji przesunięć międzymagazynowych. 1. przychodowe służą do rejestracji przychodów do magazynów, 2. rozchodowe służą do rejestracji rozchodów z magazynów, 3. inwentaryzacja służą do korekty stanów magazynowych i ustalania prawidłowych wartości na magazynach. Każdy z tych rodzajów ma swoje specyficzne cechy i zastosowanie, które zostaną opisane w dalszej części instrukcji. Przy tworzeniu dokumentów magazynowych założyliśmy, że ich zatwierdzeniem jest moment wydruku na drukarkę. Do momentu wydruku dokument można dowolnie edytować. Towar, który zostaje wciągnięty na dokument zostaje zarezerwowany(w przypadku dokumentów rozchodowych) i od tego momentu nie może być rozchodowany przez innego użytkownika. Ilość towaru, który jest aktualnie zarezerwowany na każdym z magazynów można zobaczyć na kartotece towaru - zakładka Stan magazynów w polu Rezerwa. Po wydruku dokument magazynowy można jedynie skorygować lub usunąć (w programie umożliwiono usuwanie tylko ostatniego dokumentu). Przed wydrukiem można dokonać podglądu dokumentu klawisz. Wydruk z okna podglądu wydruku nie zamyka możliwości edycji dokumentu. Wydruk taki traktowany jest jako wydruk kontrolny lub wydruk

123 VinCent - moduł GM 14.1 Edycja dokumentów magazynowych. W tym miejscu tworzysz i obrabiasz wszystkie dokumenty magazynowe różne od dokumentów sprzedaży (PZ, WZ, PW, RM itd.). Zasada obsługi dokumentów magazynowych jest bardzo zbliżona do tworzenia i obsługi dokumentów sprzedaży. Jedyną istotną różnicą jest jawne określenie magazynu(ów) dla którego(których) tworzony jest dokument. Rysunek 129. Lista dokumentów magazynowych. lub, podwójne kliknięcie myszką lub lub Tworzenie nowego dokumentu Edycja podświetlonego dokumentu Kasowanie podświetlonego dokumentu Filtrowanie dokumentów Kasowanie ustawionego filtru Podgląd wydruku wydruk próbny, nieblokujący ponownej edycji dokumentu. Końcowy wydruk dokumentu. Po tym wydruku dokumenty zniknie z listy edycji dokumentów i będzie dostępny jedynie w odpisach. Końcowy wydruk wszystkich dokumentów, które są wyświetlane w oknie edycji dokumentów magazynowych. Po tym wydruku dokument zniknie z listy edycji dokumentów i będzie dostępny jedynie w odpisach

124 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Edycja dokumentów odbywa się, podobnie jak w wypadku dokumentów sprzedaży, w dwóch etapach z dwoma różnymi oknami. Najpierw do nagłówka wprowadzamy dane ogólne dokumentu: typ dokumentu (wybierany z listy), datę dokumentu, kontrahenta (wymagany dla dokumentów zewnętrznych), magazyn, rabat, grupę cenową (dla dokumentów rozhodowych-zewnętrznych), walutę i kurs w wypadku, gdy dokument jest w innej walucie niż PLN. Dodatkowo dla dokumentów PZ (dokument PZ jest tylko przykładem dokumentu przychodowego, zewnętrznego)wypełniamy pole Numer faktury zakupu. Jeżeli wcześniej korzystano z modułu zamówień, to w momencie tworzenia dokumentu PZ można skopiować dane z zamówienia do dokumentu PZ wybierając właściwy dokument w polu Zamówienie (w tym polu widoczne są wszystkie zamówienia dla Dostawcy określonego w polu Kontrahent, do których dokumenty PZ nie były wystawiane). Rysunek 130. Edycja dokumentu magazynowego

125 VinCent - moduł GM Dokument magazynowy dodawanie pozycji. Jeżeli wypełniliśmy już Dane podstawowe możemy zacząć tworzyć zawartość dokumentu magazynowego. Zawartość dokumentu może zawierać jedną z trzech typów pól: - towar lub usługę dodajemy poprzez klawisz lub naciskając ikonę - komentarz jednorazowy tekst umieszczony pod pozycją, która jest aktualnie podświetlana. Aby dodać komentarz naciskamy - element pism - rodzaj powtarzającego się komentarza. Możemy stworzyć słownik Elementów pism, by później móc je szybciej dopisywać do faktury. Już istniejącą pozycje możemy usunąć (klawisz DEL lub ikona, podwójne kliknięcie myszką lub ikona ) ) lub poprawić (klawisz Dokument magazynowy dodawanie pozycji wybór towaru. Dodawanie pozycji może odbywać się w dwóch wariantach (przełączanie między wariantami umożliwiają ikony lub ): a) w wersji uproszczonej, gdzie prezentowane są jedynie podstawowe informacje Rysunek 131. Dodanie pozycji okno uproszczone. b) w wersji pełnej, gdzie prezentowane są wszystkie informacje o towarze

126 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 132. Dodanie pozycji okno szczegółowe. Niezależnie od wybranego wariantu procedura wyboru towaru jest identyczna. Aby dodać towar lub usługę wystarczy wpisać numer indeksu towaru. Jeżeli towar już istnieje, w polu Nazwa towaru pojawi się odpowiadająca indeksowi nazwa, jeśli nie, pojawi się komunikat o braku towaru. Dla dokumentów rozchodowych dodatkowo sprawdzany jest stan magazynowy -jeśli stan towaru stan jest zerowy pojawi się komunikat, że wybrany towar jest niedostępny. Jeżeli nie pamiętasz indeksu towaru możesz przejść do listy towarów naciskając klawisz lub ikonę słownika. Dzięki temu uzyskujesz dostęp do listy wszystkich towarów

127 VinCent - moduł GM Rysunek 133. Dołączanie pozycji do dokumentu magazynowego. Wybór kończysz naciskając klawisz lub ikonę. Uzupełniasz ewentualny opis dodatkowy. Popadaniu ilości (pole Ilość), tak jak wspomniałem program zaproponuje cenę: a) dla dokumentów rozchodowych zewnętrznych będzie to cena sprzedaży odpowiednia do grupy cenowej klienta. b) dla dokumentów rozchodowych wewnętrznych i dokumentów przesunięć międzymagazynowych będzie to cena zakupu wg Fifo. c) dla dokumentów przychodowych będzie podpowiadana ostatnia cena zakupu. Oczywiście podpowiadaną cenę możesz zmienić, ale i tak program dodatkowo zapamięta średnią cenę zakupu (i cenę z FIFO dla dokumentów rozchodowych). Wartość, którą wpiszesz w polu Cena jest traktowana w programie jako Cena rozchodu (w odpisach dokumentów i sprawozdaniach). Dla dokumentów rozchodowych ilość podana w polu Ilość nie może być większa niż wartość w polu Aktualny stan. Stan towaru prezentowany w polu Aktualny stan, oraz wykaz dokumentów FIFO prezentują stan na dzień podany w polu Data dokumentu. Wszystkie dokumenty przychodowe po tej dacie nie są uwzględniane

128 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Dla dokumentów rozchodowych zewnętrznych (np. WZ) zmiana podpowiadanej ceny na cenę, która nie gwarantuje zachowania odpowiedniej marży dla grupy cenowej ustawionej na kartotece klienta powoduje podświetlenie na czerwono pola Aktualna marża. Pole Aktualna marża odświeżane jest na bieżąco i wylicza marżę po każdej zmianie ceny. Rysunek 134. Dodanie pozycji badanie marży przy dokumentach rozchodowych. Dla dokumentów przychodowych zewnętrznych program kontroluje, czy ustalona na kartotece towaru cena sprzedaży jest odpowiednio wysoka, by zagwarantować założoną marżę przy sprzedaży towaru. Jeśli tak nie jest program na czerwono podświetla te ceny sprzedaży, które należy zmienić by zachować odpowiednie relacje między ceną zakupu a cena sprzedaży

129 VinCent - moduł GM Rysunek 135. Dodanie pozycji kontrola cen sprzedaży dla dokumentów przychodowych. Kolor czerwony w przy dodawaniu pozycji do dokumentu sygnalizuje, niepoprawność cen. Dlatego przed zapisem pozycji upewnij się, że przed zapisem żadne z pól nie jest podświetlone na czerwono. Jeżeli, przy dokumentach przychodowych zauważysz, że ceny sprzedaży są podświetlone na czerwono to może być dla Ciebie sygnałem, że ceny sprzedaży trzeba zmienić. Zmianę cen wywołujesz naciskając ikonę - w oknie Ceny sprzedaży. Dla towarów, dla których jeszcze nie zdefiniowano cen sprzedaży postaraj się, by je utworzyć w momencie przyjęcia na magazyn nowe ceny tworzysz naciskając klawisz Unikniesz problemów, jeśli zdefiniujesz ceny

130 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 136. Definicja cen sprzedaży. Może zaistnieć sytuacja, gdzie tylko niektóre ceny sprzedaży nie zachowują założonej marży przy obecnym poziomie ceny zakupu. W takim przypadku koniecznym jest edycja przynajmniej tych cen sprzedaży, które podświetlone są na czerwono. Rysunek 137. Sugerowana zmiana cen sprzedaży

131 VinCent - moduł GM Jeżeli cena sprzedaży, dla dokumentów rozchodowych zewnętrznych, będzie poniżej średniej ceny zakupu program zachowa się tak jak zdefiniowano w Danych podatnika pole Sprzedaż poniżej średniej ceny (brak reakcji, ostrzeżenie lub blokada). Rysunek 138. Dodanie pozycji kontrola ceny sprzedaży Dokument magazynowe dodanie komentarza lub elementu pism. Komentarze i elementy pism służą do dodawania obszernych, opisowych pozycji. Rysunek 139. Dodanie komentarza. Do każdej pozycji na dokumencie można dodać jeden lub więcej komentarzy. Komentarz nie może być wstawiony jako pierwsza pozycja na dokumencie

132 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Element pism jest również komentarzem z tą jednak różnicą, że może być zdefiniowany jako element słownika dokumentów przywoływany za każdym razem kiedy chcemy umieścić go na dokumencie. Rysunek 140. Słownik elementów pism Odpisy dokumentów magazynowych. W odpisach dokumentów magazynowych znajdziesz wszystkie wydrukowane dokumenty Rysunek 139. Lista wydrukowanych dokumentów magazynowych

133 VinCent - moduł GM Podobnie jak dla dokumentów sprzedaży możemy wykonać następujące operacje: Usuwanie wydrukowanego dokumentu. Usuwanie wydrukowanych dokumentów obwarowane jest wieloma ograniczeniami. Można usunąć tylko ostatni dokument danego typu. Korekt dokumentów nie można usuwać Odpis istniejącego dokumentu. Rysunek 140. Odpisy dokumentów -Opcje wydruku. Dokumenty magazynowe możesz drukować z różnymi cenami w zależności od wartości ustawionej w polu Według

134 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Korekta dokumentu. Rysunek 141. Korekta dokumentu magazynowego. W górnej części ekranu prezentowany masz widok oryginalnego dokumentu, a w dolnej wygląd dokumentu, po wprowadzeniu zmian. Pozycje, które chcesz zmienić edytujesz klawiszem

135 VinCent - moduł GM Rysunek 142. Korekta pozycji. Program podpowiada pierwotną postać pozycji w kolumnie Było, a w kolumnie Powinno być wpisujesz wartości ostateczne. Jak widać korygować możemy ilość, cenę oraz rabat. Po zapisaniu korekty będzie można ją wydrukować, edytować lub usunąć z opcji Edycja dokumentów magazynowych. Zapis korekty nie powoduje trwałej zmiany stanu magazynu, dopiero jej wydruk. Do jednego dokumentu magazynowego można wystawić więcej niż jedną korektę. Wartości na ponownie korygowanym dokumencie uwzględniają poprzednie korekty dokumentu. Korygować można tylko dokumenty zewnętrzne

136 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Zmiana komentarzy na pozycjach dokumentu. Rysunek 143. Zmiana komentarzy

137 VinCent - moduł GM 15 Zestawienia Zestawienia dokumentów. W opcji tej uzyskasz zestawienie dokumentów wybranego typu. Zestawienie prezentuje sumaryczną wartość towarów i usług na poszczególnych dokumentach Rysunek 144. Zestawienie dokumentów opcje wydruku Wybierasz typ dokumentów, dla którego sporządzone zostanie zestawienie (jeden ze zdefiniowanych wcześniej typów). Możesz wybrać również korekty wybranego typu. Typ dokumentu Rodzaj korekty Według Pole aktywne jedynie dla dokumentu KR (korekta). W tym polu wybierasz rodzaj dokumentu, dla którego chcesz drukować zestawienie korekt. Określasz, jakie ceny mają być prezentowane na wydruku. - cena rozchodu Cena rozchodu jest to cena, jaka została wprowadzona w polu Cena,

138 VinCent moduł GM Kontrahent Od numeru faktury Do numeru faktury Grupa rozchodu Od daty Do daty Od numeru Do numeru Od magazynu Do magazynu Nie rozbijaj dokumentów sprzedaży na magazyny Sortowanie w momencie tworzenia dokumentu - cena średnia Podręcznik użytkownika jest to cena wyliczana po każdej dostawie. Uśredniona cena zakupu. - cena FIFO jest to rzeczywista cena zakupu. Numer kontrahenta, dla którego ma zostać sporządzane zestawienie (jeśli to pole jest puste, to zestawienie zostanie wykonane dla wszystkich kontrahentów). Pola aktywne jedynie dla zestawienia dokumentów PZ (przychodowych zewnętrznych). Grupa rozchodu dla której ma zostać wygenerowane zestawienie. Pole aktywne tylko dla dokumentów rozchodowych-wewnętrznych. Ustalasz przedział czasowy dla którego ma być wydrukowane zestawienie. Ustalasz zakres numeracji dokumentów dla zestawienia Określasz przedział magazynów dla których ma być generowane zestawienie Jeżeli dokumenty sprzedaży zawierają pozycje pochodzące z różnych magazynów to: -jeżeli pole jest zaznaczone na wydruku dokument zostanie przestawiony w jednej pozycji bez rozbicia wartości na magazyny -jeżeli pole jest odznaczone dokument zostanie przedstawiony dla każdego magazynu oddzielnie Sortowanie zestawienia wg: jednego z poniższych kryteriów: - numeru dowodu, - daty, - magazynu, - Kontrahenta

139 VinCent - moduł GM Rysunek 145. Zestawienie dokumentów przykładowy wydruk Drukowanie obrotów wg dokumentów W tym miejscu uzyskasz, pełny, analityczny obrót dla wybranego zakresu towarów. Prezentowane są wszystkie dokumenty związane z ruchem towaru w wybranym magazynie z podziałem na przychody i rozchody Rysunek 146. Drukowanie obrotów towarami opcje wydruku

140 VinCent moduł GM Wybór magazynu Od indeksu towaru Do indeksu towaru Od dnia Do dnia Od grup ytowaru/usługi Do grupy towaru/usługi Sortowanie według Podręcznik użytkownika Określasz magazyn, dla którego zostanie sporządzone sprawozdanie Ustalasz dla jakiego zakres towarów/usług zostanie wygenerowany wydruk. Ustalasz przedział czasowy dla zestawienia Ustalasz zakres grup towarowych dla jakich ma być drukowane sprawozdanie Sortowanie zestawienia wg: jednego z poniższych kryteriów: - indeksu towaru, - nazwy towaru, Rysunek 147. Drukowanie obrotów towarami przykładowy wydruk

141 VinCent - moduł GM 15.3 Zestawienie zbiorcze dokumentów Rysunek 147. Zestawienie zbiorcze dokumentów opcje wydruku. Rodzaj dokumentów Do wyboru masz dokumenty: Magazyn Jeżeli w polu Rodzaj dokumentu wybraliśmy opcję magazynowe, magazynowe-korekty lub różnice cen fifo po korektach PZ to musimy określić magazyn dla którego ma być wygenerowany wydruk. W pozostałych przypadkach, dla dokumentów sprzedaży możemy wybrać opcję wydruku niezależnie od magazynu. Od dnia Do dnia Rodzaj wydruku Według Ustalasz przedział czasowy dla zestawienia. Do wyboru masz dokumenty: - zbiorczy (podsumowanie typów dokumentów) - szczegółowy (wykaz dokumentów wraz z podsumowaniem poszczególnych typów) Określasz, jakie ceny mają być prezentowane na wydruku. - cena rozchodu Cena rozchodu jest to cena, jaka została wprowadzona w polu Cena, w momencie tworzenia dokumentu - cena średnia jest to cena wyliczana po każdej dostawie. Uśredniona cena zakupu. - cena FIFO jest to rzeczywista cena zakupu

142 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 148. Zestawienie zbiorcze dokumentów przykładowy wydruk Zestawienie dokumentów magazynowych w walucie Rysunek 149. Zestawienie zbiorcze dokumentów opcje wydruku w walucie

143 VinCent - moduł GM Zestawienie dokumentów magazynowych w cenach rozchodu można wydrukować w zależności od wyboru dokonanego w polu waluta w następujących wariantach: - jeżeli wybierzemy opcję Wszystkie to wszystkie dokumenty zostaną pokazane w PLN. Jeżeli dokument był wystawiony w innej walucie to zostanie przeliczony na PLN po kursie waluty zapisanym dla każdego dokumentu. - jeżeli określimy konkretną walutę to na wydruku pojawią się tylko te dokumenty które były wystawione w tej walucie a wartości dokumentów nie będą przeliczane różnice cen fifo po korektach PZ. O ile zestawienia dokumentów magazynowych czy sprzedaży są zestawieniami standardowymi o tyle ostatnie z tych zestawień czyli różnice cen fifo po korektach PZ wymaga pewnych dodatkowych wyjaśnień. Rysunek 150. Zestawienie zbiorcze dokumentów różnice cen fifo po korektach PZ. Rozważmy następujący przykład: Przyjęto na magazyn 001 dokumentem PZ1/0/2008 towar T1 w ilości 100 szt. Po 11 PLN, następnie rozchodowano fakturą F1/0/ szt. po 16 PLN. Wprowadzono korektę dokumentu PZ zmieniając cenę zakupu z 11 na 13 PLN. Korekta ta dotyczy całej partii 100 szt. Zmiana ceny dla dokumentu przychodowego nie wpłynie w żaden sposób na koszt własny zakupu dla faktury F1 dla której zapisano cenę zakupu w wysokości 11 PLN. Dlatego wystąpi różnica między wartością magazynu wynikającą z wyceny magazynowej, a zestawieniem dokumentów magazynowych. Poniżej zilustrujemy omówimy przykład wydrukami z programu -wycena magazynu

144 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 151. Wycena magazynu. Zestawienie dokumentów magazynowych(musimy uwzględnić zarówno zestawienie dokumentów magazynowych jak również korekt tych dokumentów): -dokumenty magazynowe Rysunek 152. Zestawienie zbiorcze dokumentów magazynowych. -korekty dokumentów magazynowych

145 VinCent - moduł GM Rysunek 153. Zestawienie zbiorcze korekt dokumentów magazynowych. Razem dokumenty magazynowe i korekty dają kwotę 805 PLN a wycena magazynowa 715 PLN wystąpiła różnica o 90 PLN która wynika właśnie z korekty dokumentu przychodowego po rozchodowaniu części towaru. Nasze nowe zestawienie służy do znajdowania właśnie takich odchyleń od wyceny magazynowej. Rysunek 154. Zestawienie zbiorcze dokumentów różnice cen fifo po korektach PZ

146 VinCent moduł GM 15.4 Zestawienie specyfikacji wysyłkowych. Podręcznik użytkownika Rysunek 155. Zestawienie specyfikacji wysyłkowych wybór opcji. Po wybraniu z menu opcji Zestawienie specyfikacji wysyłkowych otrzymamy okienko dialogowe przedstawione na poniższym rysunku. Rysunek 156. Zestawienie specyfikacji wysyłkowych opcje wydruku

147 VinCent - moduł GM Od daty, Do daty Wybieramy zakres dat dla których ma być generowane zestawienie Typ faktury Od klienta, Do klienta Od grupy, Do grupy Od magazynu, Do magazynu Faktury Określamy dla jakiego typu faktur ma być wydrukowane zestawienie. Pola pozwalają na ograniczenie wydruku dla wybranego zakresu klientów. W tych polach możemy określić dla jakich grup towarów ma być generowane zestawienie. Te pola pozwalają na określenie dla jakiego zakresu magazynów ma zostać wygenerowane zestawienie specyfikacji. W zależności od ustawienia tego pola możemy otrzymać dwa wydruki: -dla wszystkich dokumentów spełniających wyżej wymienione kryteria -dla wszystkich dokumentów spełniających wyżej wymienione kryteria dla których potwierdzono poprawność wydruku specyfikacji wysyłkowej

148 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika 16 Zamówienia, oferty, specyfikacje, potwierdzenia zamówień. W tym miejscu programu możemy wystawiać takie dokumenty jak: Zamówienia Oferty Specyfikacje wysyłkowe tworzone ręcznie zamówień nie na podstawie faktury Potwierdzenie zamówień Zamówienia są ściśle powiązane z modułem dokumentów magazynowych. Jeżeli stworzymy zamówienie i je wydrukujemy to w momencie tworzenia dokumentu PZ (przyjęcie z zewnątrz) możemy powołać się na numer zamówienia (pole Zamówienie). Wszystkie pozycje z zamówienia do których nie było jeszcze dokumentu PZ zostaną przepisane na tworzony dokument PZ. Podobnie jak przy dokumentach sprzedaży i dokumentach magazynowych w oknie tym program prezentuje wszystkie utworzone, nie wydrukowane zamówienia, oferty, specyfikacje i potwierdzenia. Wydrukowane dokumenty możesz podejrzeć w oknie Odpisów zamówień. Zamówienia, oferty, potwierdzenia i specyfikacje nie wpływają na stany magazynowe. Rysunek 157. Lista nie wydrukowanych dokumentów (zamówień, ofert i specyfikacji)

149 VinCent - moduł GM 16.1 Edycja zamówień, ofert, specyfikacji i potwierdzeń. Przy tworzeniu nowego dokumentu w pierwszej kolejności wybieramy rodzaj dokumentu który ma być tworzony. Numer dokumentu nadawany jest automatycznie. Jest to numer tymczasowy i nadawana numeracja jest wspólna dla wszystkich rodzajów tworzonych tutaj dokumentów. Dopiero podczas wydruku nadawany jest końcowy numer w ramach danego typu dokumentu. Rysunek następnej kolejności określasz kontrahenta może to być klient lub dostawca w zależności od rodzaju tworzonego dokumentu oraz datę utworzenia dokumentu. Rysunek 158. Tworzenie nowego dokumentu. Następnie tworzysz listę towarów dla dokumentu. Dla każdej pozycji określasz zamawianą ilość oraz uzgodnioną z dostawcą cenę zakupu i ewentualny rabat. Dodatkowo możesz dla każdej pozycji dodać opis. Jest to pole tekstowe Rysunek którym można wpisać wiele linii tekstu. Opisy można pobierać ze słownika używając przycisku

150 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 159. Dodanie pozycji do zamówienia Odpisy zamówień, ofert, specyfikacji i potwierdzeń.. W oknie tym prezentowane są wszystkie wydrukowane dokumenty. Każde z nich możesz ponownie edytować, wydrukować lub usunąć, jeśli zajdzie taka potrzeba. Rysunek 160. Odpisy zamówień, ofert i specyfikacji

151 VinCent - moduł GM 16.3 Propozycje zamówień Ta opcja pozwala na kontrolowanie stanów magazynowych i generowanie dokumentów zamówień w przypadku konieczności zakupu brakujących towarów. Do poprawnej pracy tej opcji koniecznym jest uzupełnienie dwóch pól na kartotece towaru stan minimalny i stan maksymalny. Ponieważ analiza danych opiera się o te dwa pola. Po uruchomieniu tej opcji ilość oknie Towary pojawią się pozycje ilość magazynu dla których aktualny stan magazynowy jest niższy niż ten który określono ilość polu Stan minimalny na kartotece towaru. Jeżeli na kartotece towaru w polu Stan minimalny jest 0 to taki towar nie podlega analizie. Jeżeli w polu zakres danych wybraliśmy opcję Wszystkie wówczas w oknie Towary widzimy listę wszystkich pozycji których aktualny stan spadł poniżej stanu minimalnego. Rysunek 161. Propozycje zamówień bez wyboru dostawcy. W tej sytuacji możemy wydrukować Propozycje zamówień ale nie możemy określić dostawcy i nie możemy wygenerować zamówienia. Poniżej przykładowy wydruk propozycji zamówień

152 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 162. Propozycje zamówień przykładowy wydruk. Podobnie program działa w przypadku kiedy wybraliśmy opcję bez określonego dostawcy. Odrzucane są pozycje dla których jest określony dostawca. Jeżeli w polu zakres danych wybraliśmy opcję Danego dostawcy wówczas w oknie Towary widzimy listę wszystkich pozycji których aktualny stan spadł poniżej stanu minimalnego i które mają na kartotece zdefiniowanego dostawcę którego określiliśmy w polu Dostawca. Rysunek 163. Propozycje zamówień z wybranym dostawcą. Teraz oprócz wydruku Propozycji zamówień możemy modyfikować pole Zamawiana ilość, dostępne są przyciski pozwalające na automatyczne

153 VinCent - moduł GM generowanie wielkości zamówienia. Możemy również automatycznie wygenerować zamówienie używając przycisku dostępne w opcji Edycja zamówień.. Zapisane zamówienie będzie Rysunek 164. Edycja zamówień - zamówienie zapisane z opcji Propozycje zamówień. Rysunek 165. Wydruk zamówienia - zamówienie zapisane z opcji Propozycje zamówień

154 VinCent moduł GM 16.4 Planowanie zakupów. Podręcznik użytkownika Rysunek 166. Planowanie zakupów. Rysunek 167. Planowanie zakupów przykładowy wydruk

155 VinCent - moduł GM 16.5 Wycena magazynowa. Wycenę magazynową możesz sporządzić na dowolny dzień pole Wycena na dzień. Może ona być sporządzona wg cen FIFO lub wg średniej ceny zakupu. Rysunek 168. Wycena magazynowa opcje wydruku. Wydruk wyceny można uzyskać w dwóch wariantach: pełny i uproszczony. Rysunek 169. Wycena magazynowa wydruk pełny

156 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 170. Wycena magazynowa wydruk uproszczony. 17 Inwentaryzacja. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji wydrukuj aktualną listę stanów magazynowych Wydruk arkuszy spisowych. Wydruku arkuszy spisowych dokonujesz w opcji Lista stanów magazynowych. Wydruk ten jest arkuszem spisowym z miejscem na wpisanie stanu faktycznego. Ten dokument może (a nawet powinien) być podstawą do wprowadzenia aktualnych stanów magazynowych. Wydruk możesz sporządzić dla wszystkich towarów, lub dla konkretnej grupy. Rysunek 171. Drukowanie arkuszy spisowych opcje wydruku

157 VinCent - moduł GM Magazyn Wybieramy magazyn dla którego mają być drukowane arkusze spisowe. Jeżeli nie zaznaczymy opcji wszystkie kartoteki niezależnie od magazynu to wydrukowane zostaną tylko te kartoteki które były przyjmowane na określony magazyn. Jeżeli robimy inwentaryzację po raz pierwszy wówczas powinniśmy zaznaczyć opcję wszystkie kartoteki niezależnie od magazynu aby uzyskać wydruk wszystkich kartotek zdefiniowanych w bazie danych Od grupy towarów Do grupy towarów Od numeru towaru Do numeru towaru Sortuj według Określając te dane możemy zawęzić wydruk do wybranego przedziału. Określając te dane możemy zawęzić wydruk do wybranego przedziału. Określamy sposób sortowania danych na wydruku. Rysunek 172. Drukowanie arkuszy spisowych opcje wydruku Wprowadzenie inwentaryzacji. Zanim rozpoczniesz wprowadzanie aktualnych stanów magazynowych konieczne jest wydrukowanie lub usunięcie wszystkich niewybrukowanych dokumentów magazynowych. W innym przypadku program wygeneruje stosowny komunikat i przeprowadzenie inwentaryzacji nie będzie możliwe

158 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 173. Podstawowy warunek do przeprowadzenia inwentaryzacji. Jeśli warunek podstawowy jest spełniony i wszystkie dokumenty są wydrukowane możemy zacząć wprowadzać aktualne dane z arkusza spisowego. Wprowadzanie danych rozpoczynamy od wyboru magazynu. Następnie wypełniamy datę i dane konieczne do sporządzenia inwentaryzacji. Możemy wprowadzać stany magazynowe dla wszystkich towarów (nawet takich, na których nie było wcześniej obrotu) do tego służy ikona był jakikolwiek obrót wybór przez naciśnięcie ikony. lub tylko tych dla których zanotowany Rysunek 174. Wprowadzanie inwentaryzacji. W kolejnym kroku program przygotuje listę towarów, na których będziesz mógł wprowadzić faktyczne stany. Dla każdego towaru wprowadzamy stan faktyczny oraz prawidłową cenę zakupu i zapisujemy wprowadzone zmiany

159 VinCent - moduł GM Rysunek 175. Wprowadzanie inwentaryzacji zapis danych. Możemy wydrukować również raport inwentaryzacji w postaci przedstawionej poniżej

160 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 176. Wprowadzanie inwentaryzacji wydruk arkuszy inwentaryzacyjnych. Zapisane dane można ponownie edytować. Po wejściu do opcji inwentaryzacji i wybraniu magazynu pojawi się komunikat informujący, że dla wybranego magazynu istniej już dokument inwentaryzacyjny i można go ponownie wprowadzić i modyfikować. Rysunek 176. Wprowadzanie inwentaryzacji wydruk arkuszy inwentaryzacyjnych. Po zapisie inwentaryzacji w oknie Dokumenty magazynowe dostępny jest dokument różnic inwentaryzacyjnych. Do momentu wydrukowania lub usunięcia tego dokumentu program jest w trybie inwentaryzacji i nie pozwoli wprowadzać nowych dokumentów sprzedaży ani innych dokumentów magazynowych. Zablokowana jest opcja Edycja dokumentów sprzedaży a w opcji Edycja dokumentów magazynowych nie można wprowadzać nowych dokumentów oraz edytować istniejących

161 VinCent - moduł GM Rysunek 177. Blokowanie sprzedaży w trybie inwentaryzacji. Rysunek 178. Blokowanie wystawiania dokumentów magazynowych w trybie inwentaryzacji

162 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Jeżeli na podglądzie wydruku dokumentu różnic inwentaryzacyjnych zauważysz, że nie są wypełnione wszystkie pola opisowe to w opcji Podatnik\ Dane podatnika zakładka Spis z natury możesz uzupełnić brakujące dane. Również w tym miejscu wyłączasz bazę z trybu inwentaryzacji. Wyłączenie trybu inwentaryzacji (odznaczenie znacznika Baza w trybie inwentaryzacji) umożliwi powrót programu do pełnej funkcjonalności (wystawiania dokumentów) Rysunek Dane do spisu z natury. 18 Raporty Analiza ruchów towarów na magazynie. Raport ten ze względu na złożony algorytm przeszukiwania danych może być bardzo długotrwały. Dlatego przed uruchomieniem analizy generowane jest ostrzeżenie

163 VinCent - moduł GM Raport ma na celu wyszukanie takich towarów w bazie danych, dla których z zadanym okresie nie było wystawianych żadnych dokumentów. Pozwala to na sprawdzenie, np. jakiego asortymentu dawno nie sprzedawaliśmy i zalega na magazynie. Rysunek Analiza ruchu towarów na magazynie opcje wydruku. Wybór magazynu Grupa Indeks Za okres Sortuj wg Wybieramy magazyn dla którego ma być przeprowadzona analiza. Określając te dane możemy zawęzić wydruk do wybranego przedziału. Określając te dane możemy zawęzić wydruk do wybranego przedziału. Pola Od daty i Do daty określają przedział czasowy dla którego chcemy przeprowadzić analizę danych. Wybieramy sposób sortowania danych na wydruku. Określa wg jakiego kryterium ma być przeprowadzona analiza: -brak rozchodów Dotyczy Na wydruku zostaną pokazane te kartoteki dla których przychodów zadanym okresie czasu nie było generowanych żadnych dokumentów rozchodowych. -brak przychodów Na wydruku zostaną pokazane te kartoteki dla których przychodów zadanym okresie czasu nie było generowanych żadnych dokumentów przychodowych

164 VinCent moduł GM -brak rozchodów i przychodów Podręcznik użytkownika Na wydruku zostaną pokazane te kartoteki dla których przychodów zadanym okresie czasu nie było generowanych żadnych dokumentów rozchodowych i przychodowych. Rysunek Analiza ruchu towarów na magazynie brak rozchodów przykładowy wydruk Raport przekroczenia stanów maksymalnych. To zestawienie służy do wyszukiwania takich towarów dla których stan aktualny jest wyższy od ustalonego na kartotece towarowej stanu maksymalnego. Oczywiście, do prawidłowego działania raportu konieczne jest ustawienie stanów maksymalnych na kartotekach

165 VinCent - moduł GM Rysunek Raport przekroczenia stanów maksymalnych opcje wydruku. Wybór magazynu Wg ceny Towary z określonym stanem max Wybieramy magazyn dla którego ma być przeprowadzona analiza. Określamy cenę która ma być prezentowana na wydruku. Jeżeli zaznaczymy to pole to będą analizowane tylko te towary dla których określono na kartotece stan maksymalny. Jeżeli pole nie jest zaznaczone analizowane będą również towary dla których stan max na kartotece jest 0 i ten stan będzie przyjmowany jako maksymalny. W tym przypadku analizie będą podlegały wszystkie towary z kartoteki. Rysunek Raport przekroczenia stanów maksymalnych przykładowy wydruk

166 VinCent moduł GM 18.3 Obrót przedstawicieli. Podręcznik użytkownika Wydruk służy do analizy obrotów wykonanych przez naszych przedstawicieli(pracowników). Przedstawiciel, jest zdefiniowany w systemie jako pracownik naszej firmy. Na kartotece każdego klienta w polu Przedstawiciel możemy przypisać pracownika, który jest odpowiedzialny za obsługę tego klienta. Po każdym zaksięgowanym rachunku jest rejestrowany obrót dla przedstawiciela związanego z klientem, którego dotyczy sprzedaż. Używając tego raportu możemy określić jaki obrót został wykonany z klientami obsługiwanymi przez każdego z przedstawicieli i na tej podstawie np. wyliczyć premie dla poszczególnych pracowników. Rysunek Obrót przedstawicieli opcje wydruku. Od dnia Do dnia Od przedstawiciela Do przedstawiciela Opcje wydruku Rodzaj wydruku Pomijaj usługi Pomijaj FW Pomijaj FZ Pola określają przedział czasowy za jaki ma być wykonana analiza danych. W polach określamy dla których przedstawicieli wykonujemy zestawienie. W zależności od tego które pola zostały zaznaczone w tej sekcji na wydruku będą widoczne dane o różnym poziomie szczegółowości. Możliwe są dwa rodzaje wydruku Pełny prezentujący rozbudowany wydruk i Uproszczony, który może być eksportowany do pliku tekstowego i wczytany np. do programu Excel i poddany szczegółowej obróbce. Jeżeli opcja jest zaznaczona na wydruku nie będą prezentowane pozycje związane ze sprzedażą usług. Jeżeli opcja jest zaznaczona podczas analizy nie będą uwzględniane faktury wewnętrzne. Jeżeli opcja jest zaznaczona podczas analizy nie będą uwzględniane faktury zaliczkowe

167 VinCent - moduł GM Rysunek Obrót przedstawicieli przykładowy wydruk Obrót z klientami. Wydruk Obrót z klientami działa na identycznych zasadach jak wydruk Obrót z przedstawicielami. Jedyna różnica polega na tym, że analizie podlegają nie pracownicy a klienci

168 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek Obrót z klientami opcje wydruku. Od dnia Do dnia Od klienta Do klienta Opcje wydruku Pomijaj FW Pomijaj FZ Pola określają przedział czasowy za jaki ma być wykonana analiza danych. W polach określamy dla których klientów wykonujemy zestawienie. W zależności od tego które pola zostały zaznaczone w tej sekcji na wydruku będą widoczne dane o różnym poziomie szczegółowości. Jeżeli opcja jest zaznaczona podczas analizy nie będą uwzględniane faktury wewnętrzne. Jeżeli opcja jest zaznaczona podczas analizy nie będą uwzględniane faktury zaliczkowe. Rysunek Obrót z klientami przykładowy wydruk

169 VinCent - moduł GM 18.5 Obrót z dostawcami. Zestawienie Obrót z dostawcami działa identycznie jak Obrót z klientami Rysunek tą różnicą, że prezentuje obroty wykonane z naszymi dostawcami. Rysunek Obrót z klientami opcje wydruku. Od dnia Do dnia Od dostawcy Do dostawcy Opcje wydruku Pola określają przedział czasowy za jaki ma być wykonana analiza danych. W polach określamy dla których dostawców wykonujemy zestawienie. W zależności od tego które pola zostały zaznaczone w tej sekcji na wydruku będą widoczne dane o różnym poziomie szczegółowości. Rysunek Obrót z dostawcami przykładowy wydruk

170 VinCent moduł GM 18.6 Analiza kosztu własnego sprzedaży. Podręcznik użytkownika Opcja ma na celu ułatwienie porównanie wartości kosztu własnego sprzedaży zapisanego w module finansowo-księgowym w wyniku automatycznych księgowań z rzeczywistym kosztem własnym wynikającym z dokumentów magazynowych. Rysunek Analiza kosztu własnego opcje wydruku. Rysunek Analiza kosztu własnego przykładowy wydruk. Takie zestawienie pozwala w łatwy sposób zlokalizować różnice między zapisami w modułach FK i GM i dokonać stosownych korekt. 19 Moduł fiskalny. Moduł fiskalny służy do obsługi urządzeń fiskalnych(drukarek fiskalnych). Działanie modułu fiskalnego zostało opisane w oddzielnej instrukcji

171 VinCent - moduł GM 20 Kasa Wystawianie KP/KW. W tej opcji możesz wystawić dokumenty Kasa Przyjmie (KP) lub Kasa Wyda (KW) dla klienta, dostawcy, pracownika lub konta rzeczowego. Dokumenty KP i KW są automatycznie numerowane i księgowane, (jeśli zaznaczone jest pole Zaksięguj dokument). Rysunek 192. Okno wystawianie KP/KW. Rodz. Opr. Konto kasy Rodz. konta Wybór KP lub KW. Wybierasz konto, na które zostanie zaksięgowany dokument KP/KW. Jako domyślne jest podpowiadane konto z ustawień osobistych użytkownika. patrz rozdział Uruchomienie programu. Wybór między klientem, dostawca, pracownikiem a kontem rzeczowym dla którego wystawiamy dokument. Numer kontrahenta Numer transakcji, Kwota transakcji Numer kontrahenta lub konta dla którego wystawiamy dokument. Kwotę i numer transakcji możesz wpisać lub naciskając klawisz wybierasz transakcje, które będziesz chciał rozliczać (jedna transakcja w jednym wierszu jeśli chcesz rozliczyć więcej transakcji, to musisz każda z nich umieścić w oddzielnym wierszu.) Waluta Dokumenty KP/KW możesz wystawiać wyłącznie w PLN

172 VinCent moduł GM Data wystawienia Zaksięguj dokument Rejestr Kwotę wypłacił/otrzyma ł Data dokumentu. Podręcznik użytkownika Ustawiając to pole decydujesz czy dokument ma być automatycznie zaksięgowany po wydruku. Wybierasz rejestr w którym dokument KP/KW zostanie zaksięgowany. W to pole wpisujesz dane osoby wystawiającej dokument. Domyślnie są to dane osoby zalogowanej pobrane z danych użytkownika zdefiniowanych podczas zakładania użytkownika do programu w module Administ. Rysunek 193. Wystawianie KP/KW dla wielu transakcji

173 VinCent - moduł GM Rysunek 194. Wydruk dokumentu KP. Rysunek 195. Zaksięgowany dokument KP. Rysunek 196. Dowód księgowy - dokumentu KP

174 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Na końcu każdego pola Numer transakcji znajduje się przycisk. Naciśnięcie tego przycisku spowoduje pokazanie się formatki na której będziemy mogli definiować teksty. Służą one jako słownik pewnych stałych formułek które możemy przywoływać i nie musimy ich wpisywać do każdej pozycji. Rysunek 197. Słownik tekstów dla dokumentów KP/KW Odpisy KP/KW W tej opcji możesz wykonać odpis możesz również dokonać ponownej edycji każdego wydrukowanego dokumentu KP/KW, każdego z tych dokumentów. Przy edycji wydrukowanego dokumentu z opcji odpisów, ponowny wydruk dokumentu spowoduje korektę zapisu dokumentu w księgowości. Jeżeli dokument KP/KW podczas wydruku nie był zaksięgowany (użytkownik zrezygnował z księgowania) to przy drukowaniu odpisu może zostać zaksięgowany

175 VinCent - moduł GM Rysunek 198. Odpis KP/KW. Po edycji i wydruku dokumentu, przed korektą istniejącego księgowania lub zapisem księgowania dokumentu KP/KW w przypadkach opisanych powyżej, będzie pojawiał się komunikat z żądaniem potwierdzenia wykonania operacji korekty/zapisu księgowania. W przypadku edycji i wydruku dokumentu który był wcześniej zaksięgowany. Rysunek 199. Edycja i zapis dokumentu KP/KW wcześniej zaksięgowanego

176 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika W przypadku edycji i wydruku dokumentu który nie był wcześniej zaksięgowany. Rysunek 200. Edycja i zapis dokumentu KP/KW wcześniej niezaksięgowanego. Każdy dokument KP/KW, który był edytowany jest zaznaczony innym kolorem Rysunek 201. Oznaczone dokumenty KP/KW po edycji

177 VinCent - moduł GM Jeżeli dokumentów KP/KW jest bardzo dużo w odpisach i trudno poruszać się w tak dużym zbiorze danych możesz ograniczyć liczbę widocznych dokumentów używając filtrów. Rysunek 202. Ustawienie filtru przed wydrukiem odpisów KP/KW. Rodzaj dokumentu Rodzaj konta Od numeru dokumentu, Do numeru dokumentu Od numeru konta, Do numeru konta Od daty dokumentu, Do daty dokumentu Konto kasy Określasz jakiego typu dokumenty chcesz widzieć w liście dokumentów. Wybierasz dla jakiego rodzaju kont chcesz przeglądać dokumenty. Ustalasz zakres numerów dokumentów KP/KW które mają być widoczne. Definiujesz dla jakiego zakresu numerów kont mają być pokazane dokumenty KP/KW. Wpisujesz daty ograniczające zakres pokazywanych dokumentów. Wybierasz konto kasy dla którego mają być pokazane dokumentu KP/KW Po zatwierdzeniu filtrowania lista dokumentów będzie zawierała tylko te wpisy które spełniają wszystkie ustawione przez Ciebie kryteria

178 VinCent moduł GM 20.3 Zestawienie dokumentów KP/KW. Podręcznik użytkownika Rysunek 203. Zestawienie KP/KW parametry wydruku. Typ dokumentu Od numeru, Do numeru Rodzaj kontrahenta Od kontrahenta, Do kontrahenta Od daty, Do daty Konto kasy Rodzaj wydruku Określasz dla jakiego typu dokumentu chcesz wydrukować zestawienie. Ustalasz zakres numerów dokumentów KP/KW które mają być widoczne na zestawieniu. Wybierasz rodzaj kontrahentów dla którego chcesz drukować zestawienie dokumentów. Definiujesz dla jakiego zakresu numerów kontrahentów mają być pokazane dokumenty KP/KW na zestawieniu.. Wpisujesz daty ograniczające zakres pokazywanych na zestawieniu dokumentów. Wybierasz konto kasy dla którego ma być drukowane zestawienie. Określasz rodzaj wydruku. Możesz wybrać rodzaj Pełny zawierający pozycje z każdego dokumentu lub Uproszczony pokazujący tylko wartości dokumentów

179 VinCent - moduł GM Rysunek 204. Zestawienie KP/KW wydruk Pełny. Rysunek 205. Zestawienie KP/KW wydruk uproszczony Raport kasowy. Rysunek 206. Raport kasowy. Rodzaj wydruku Decydujesz czy wydruk ma obejmować określony sektor księgowy (wg sektora) czy też zadany przedział czasowy (wg daty). Jeżeli wybrałeś sektor to dostępna jest sekcja Rejestr księgowy a zablokowana sekcja Okres. Jeżeli wybrałeś drukowanie wg daty wówczas zablokowana

180 VinCent moduł GM jest sekcja Rejestr księgowy a odblokowana Okres. Podręcznik użytkownika Konto Rejestr księgowy Okres Waluta Wybierasz konto dla którego ma być drukowane zestawienie. Nie musi to być koniecznie konto finansowe (kasa, bank) może to być dowolne inne konto np. konto sprzedaży. Układ tego wydruku ze względu na swoją przejrzystość może zachęcać do drukowania zestawienia sprzedaży w tym miejscu. Jeżeli w sekcji Rodzaj wydruku wybrałeś opcje wg sektora to w tym miejscu określasz sektor dla którego ma być drukowany raport. Musisz wybrać okres i rejestr księgowy dotyczący tego okresu. Jeżeli w sekcji Rodzaj wydruku wybrałeś opcje wg daty to w tym miejscu określasz zakres dat dla których ma zostać wygenerowany raport. Raport kasowy może być drukowany również w walucie innej niż PLN. Jest to szczególnie przydatne w sytuacji kiedy prowadzisz księgowanie kont walutowych np. banki czy kasa walutowa. Przy wyborze okresowego wydruku raportu, w wypadku ponownego druku takiego raportu proszę zwracać uwagę na zadany okres, za który drukowany jest raport. Opcję tę można wykorzystać do drukowania dziennych (okresowych) obrotów na kontach. Tym sposobem możemy sprawdzić np. tygodniową sprzedaż zaksięgowaną na koncie przychodów ze sprzedaży. Rysunek 207. Wydruk raportu kasowego. 21 Numeracja dokumentów. Jeżeli zaczynasz pracę dokumentów programem dokumentów trakcie roku obrachunkowego to może zaistnieć konieczność rozpoczęcia numeracji każdego z typów dokumentów od określonego numeru. Wymuszoną numerację początkową dla dokumentów ustawiamy w tym właśnie miejscu

181 VinCent - moduł GM 21.1 Numeracja dokumentów magazynowych. W przypadku dokumentów magazynowych musimy ustawić numerację każdego typu dokumentu dla każdego z istniejących magazynów. Numer dokumentu może być zmieniony tylko wtedy kiedy nie wystawiliśmy jeszcze żadnego dokumentu danego typu. Jeżeli istnieje już w bazie dokument typu dla którego chcemy zmienić numerację to program nie pozwoli na taką operację i wygeneruje komunikat przedstawiony poniżej. Rysunek 208. Zmiana numeracji dokumentów magazynowych. Program dla każdego nowego roku sprawdza czy w tym miejscu jest ustawiona numeracja początkowa. Jeżeli tak to jako pierwszy numer dokumentu w ramach roku nadawany jest ten właśnie numer. Dlatego jeżeli zmienialiśmy numerację początkową dokumentów w pierwszym roku działalności to należy pamiętać aby ją usunąć przed wystawieniem pierwszego dokumentu w roku następnym Numeracja dokumentów sprzedaży. Numer dokumentu może być zmieniony tylko wtedy kiedy nie wystawiliśmy jeszcze żadnego dokumentu danego typu. Jeżeli istnieje już w bazie dokument typu dla którego chcemy zmienić numerację to program nie pozwoli na taką operację i wygeneruje stosowny komunikat

182 VinCent moduł GM Podręcznik użytkownika Rysunek 209. Zmiana numeracji dokumentów sprzedaży. Program dla każdego nowego roku sprawdza czy w tym miejscu jest ustawiona numeracja początkowa. Jeżeli tak to jako pierwszy numer dokumentu w ramach roku nadawany jest ten właśnie numer. Dlatego jeżeli zmienialiśmy numerację początkową dokumentów w pierwszym roku działalności to należy pamiętać aby ją usunąć przed wystawieniem pierwszego dokumentu w roku następnym