Definiowanie celu i wymagań w projekcie. Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

Transkrypt

1 Definiowanie celu i wymagań w projekcie Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

2 Sukcesprojektu Problemy z określeniem Nie wystarcza samo ukończenie! Proponowane kryteria 1.Czas 2.Koszty 3.Zgodność ze specyfikacją 4.Akceptacja przez użytkownika(kryterium społeczne)

3 Kryteria sukcesu projektu akceptacja przez użytkownika (kryterium społeczne) budżet (koszty) harmonogram (czas) zgodność ze specyfikacją (wymagania)

4 Parametry projektu Źródło: Meredith, Mantel, 2000, s. 4. Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

5 Złoty trójkąt projektu Parametry projektów: realizacja projektu zgodnie z planem oraz w przypadku niedostosowanego kosztu realizacji do zakresu projektu Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

6 Niezrozumieniecelówiwymagań Tak swoje wymagania wyjaśnił klient... Tak je zrozumiał kierownik projektu... Tak je opisał analityk...

7 Niezrozumieniecelówiwymagań Tak wykonał zlecenie projektant... Tak je zaprezentował handlowiec... A tak je opisała dokumentacja...

8 Niezrozumieniecelówiwymagań To zainstalowano u klienta... Faktura opiewała na taką instalację... A klientowi chodziło o to...

9 Definicjaceluiwymagań Od dobregozdefiniowania, o co namchodzi, zależy sukces projektu Koniecznezrozumieniemiędzywykonawcą, sprzedającym a klientem Wspólny język Wspólny cel Wzajemnie rozumiane wymagania Wspólnie ustalone kryteria akceptacji

10 Dokąd? -Drogi panie Kiciu-Dziwaku -zaczęła raczej nieśmiało, ponieważ nie wiedziała, czy forma ta przypadnie Kotu do gustu -Czy nie mógłby pan mnie poinformować, którędy powinnam pójść? - mówiła dalej. -To zależy w dużej mierze od tego, dokąd pragnęłabyś zajść - odparł Kot-Dziwak. - Właściwie wszystko mi jedno. -W takim razie również wszystko jedno, którędy pójdziesz. -Chciałabym tylko dostać się dokądś -dodała Alicja w formie wyjaśnienia. -Ach, na pewno tam się dostaniesz, jeśli tylko będziesz szła dość długo. Lewis Carroll Alicja w Krainie Czarów

11

12 Definiowanie celu S Specific Określony M Measurable Mierzalny A Attainable Osiągalny R Results-focused Zorientowany na wyniki T Time-related Ograniczony w czasie

13 Formuła określania celów: SMART Znaczenie w j. angielskim Znaczenie w j. polskim S specific specyficzny, konkretny, wskazujący na to, co chcemy osiągnąć M measurable mierzalny, przedstawiający ilościowo to, co chcemy osiągnąć, co pozwala sprawdzić, czy zmierzamy w dobrym kierunku i czy cel całościowo został osiągnięty A attainable ambitny, stanowiący wyzwanie dla osoby lub podmiotu, który odpowiedzialny jest za realizację celu R results-focused osiągalny, posiadający walor wykonalności, możliwy do zrealizowania T time-related określony w czasie, do zrealizowania w danym okresie, w konkretnej perspektywie czasowej Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

14 Przykłady celów (S) Określony + (M) Mierzalny + (A) Osiągalny + (R) Zorientowany na wyniki + (T) Ograniczony w czasie Chcę do końca czerwca 201. zdać na pozytywną ocenę resortowy egzamin MSZ z języka tureckiego

15 Przykłady celów (S) Określony + (M) Mierzalny + (A) Osiągalny + (R) Zorientowany na wyniki + (T) Ograniczony w czasie Chcę do końca września 201. obronić pracę magisterską na studiach Wydziału Uniwersytetu, pisaną na temat pod kierunkiem

16 Przykłady celów (S) Określony + (M) Mierzalny + (A) Osiągalny + (R) Zorientowany na wyniki + (T) Ograniczony w czasie Chcę być w życiu szczęśliwy

17 Przykłady celów (S) Określony + (M) Mierzalny + (A) Osiągalny + (R) Zorientowany na wyniki + (T) Ograniczony w czasie Chcę w ciągu 2 lat wziąć ślub i mieć dziecko

18 Przykłady celów (S) Określony + (M) Mierzalny + (A) Osiągalny + (R) Zorientowany na wyniki + (T) Ograniczony w czasie Chcę w najbliższym czasie zbudować nowy dom

19 Przykłady celów (S) Określony + (M) Mierzalny + (A) Osiągalny + (R) Zorientowany na wyniki + (T) Ograniczony w czasie Wdrożony do 23 marca 201. roku system komputerowy powinien być przyjazny dla użytkownika

20 Definiowanie celu Prawidłowo zdefiniowany cel powinien być: S(pecific) określony + M(easurable) mierzalny + A(ttainable) -możliwy do osiągnięcia; R(esults focused) -zorientowany na wyniki + T(ime-related) - ograniczony w czasie Zdefiniuj samodzielnie fikcyjny (?) cel: cel związany z własnym kształceniem albo cel związany z życiem prywatnym (rodzina, mieszkanie, podróże, oszczędności itd.) albo cel związany z życiem zawodowym(awans, podwyżka, wykonanie zadań itp.) Cel musi spełniać wszystkie kryteria SMART. Najlepiej, jeśli zawiera się w jednym zdaniu.

21 Formuła określania celów: SMARTer (S) Określony + (M) Mierzalny + (A) Osiągalny + (R) Zorientowany na wyniki + (T) Ograniczony w czasie E(ang. ecological, ethic) ekologiczne lub etyczne R(ang. re-do, recordable) powtarzalne, możliwe do odtworzenia. Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

22 Definiowanie wymagań Wymagania dla projektu powinny spełniać kryteria SMART (T) zwykle wspólne dla grupy wymagań Nieprecyzyjne wymagania (niespełniające SMART) utrudnią lub uniemożliwią odbiór Wymagania zawarte w zapytaniu ofertowym, a także w umowie i protokole odbioru

23 Określenie celu projektu Działania (lista zadań) Rezultaty i wskaźniki Cel cząstkowy Cel projektu Cel nadrzędny Opracowanie wstępnego programu kursu Przeprowadzenie badania rynku w zakresie dostawców kursu Wybór dostawcy kursu Wynajem wyposażonej sali zajęciowej dla 20 osób w dwóch terminach Rekrutacja uczestników kursów Dwa kursy techniki biurowej 20 uczestników każdego kursu (po 10 kobiet i 10 mężczyzn) Cel cząstkowy 1: przeprowadzenie dwóch 8- godzinnych kursów techniki biurowej, podnoszących kwalifikacje zawodowe 40 uczniów szkoły [nazwa szkoły] w terminach: [terminy dwóch kursów] Podniesienie kwalifikacji zawodowych 80 uczniów [nazwa szkoły] w okresie [początek i koniec realizacji projektu] Polityka krajowa i jej cele w obszarze kształcenia zawodowego, wspierana przez Unię Europejską Przeprowadzenie dwóch kursów Działania podjęte na rzecz realizacji celów cząstkowych 2 i 3 i osiągnięcia wskaźników celów cząstkowych 2 i 3 Wskaźniki do celów cząstkowych 2, 3 Cele cząstkowe 2, 3 Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

24 Działania, rezultaty, wskaźniki i cele projektu Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

25 Na osiągnięcie celu projektu wpływa: precyzyjne zdefiniowanie celu projektu wybór odpowiedniej strategii realizacji projektu wsparcie realizacji i zespołu projektowego przez instytucję realizującą projekt odpowiednia struktura organizacyjna projektu, kompetencje techniczne (np. w obszarze zarządzania projektami) i społeczne (np. praca zespołowa, komunikacja, rozwiązywanie konfliktów, negocjacje) zespołu projektowego i kierownika projektu kultura organizacyjna nastawiona na komunikację rozwiązywanie problemów wysoka jakość dostarczanych produktów i usług Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

26 Autostrada A2

27 Autostrada A2 Nawierzchnia odcinka autostrady, wybudowanego przez spółkę Autostrada Wielkopolska S.A. odbiega od standardów budowy tego typu dróg konstrukcja jest znacząco cieńsza od odcinków autostrad budowanych przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad zamiast tradycyjnego kruszywa, podbudowę wykonano z gruntu stabilizowanego cementem wylano asfalt na 15 cm, podczas gdy GDDKiA stosuje warstwę o grubości cm zimą 2006 roku okazało się dodatkowo, że taka nawierzchnia pęka pod wpływem mrozu

28 Autostrada A2...ale wszystko jest zgodne z wymaganiami zleceniodawcy: autostrada miała wytrzymywać niskie temperatury choć nie podano jasno, jak niskie (zimą 2006 r. było - 30 stopni C) jeszcze w 1999 ówczesny minister podpisał z Autostradą Wielkopolską S.A. aneks do umowy, który zezwalał, by w pierwszych latach użytkowania nawierzchnia była cieńsza ma być wzmocniona dopiero, gdy przejedzie po niej odpowiednia liczba samochodów (6 mln tzw. osi obliczeniowych)

29 Wymagania w przetargu Niedoprecyzowane mogą oznaczać konieczność wyboru wykonawcy, nie gwarantującego rzetelnej realizacji prac i narażają zlecającego na oskarżenia o brak profesjonalizmu w zarządzaniu pracami Zbyt precyzyjne mogą stanowić naruszenie prawa (np. preferencje dla określonego dostawcy/produktu)

30 Ćwiczenie definiowanie wymagań Analiza rzeczywistych opisów przedmiotów zamówień z procedur przetargowych polskich instytucji rządowych niejasności i problemy komunikacyjne? potencjał do nadużyć? źródło przyszłych konfliktów? nadmierna precyzja?

31 Projekt A: Przedmiotem zamówienia jest usługa pn. "Druk materiałów promocyjnych" -według Wspólnego Słownika Zamówień: Usługi drukowania i dostawy -CPV Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Druk broszury informacyjnej "[...]" -nakład: 600 szt. -ilość stron: 40 + okładka - format/wymiary: 16,5 x 22 cm (po złożeniu) - papier: kreda matowa, 200 h/cm2 - rodzaj druku: off-set, wielokolorowy (4+4) -oprawa: zszywana w dwóch miejscach, wielokolorowa (4+4), kreda matowa, foliowana, lakier wybiórczy, 300 g/cm2 -termin realizacji: [...] Wykonawca dostarczy wydruk próbny w postaci proof'a (z wybranych 4 stron publikacji i okładki). Po akceptacji przez Zamawiającego, Wykonawca może przystąpić do realizacji całej partii zamówienia. Wykonawca dostarczy proof'y do siedziby Zamawiającego.

32 Projekt B: Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie przez Wykonawcę w roku szkoleniowym [...] i [...] szkoleń z zakresu nauki języków obcych w ramach zajęć grupowych, ogółem dla 30 grup w zakresie: -semestralnych zajęć z języka angielskiego z polskimi lektorami i z native speakers dla 25 grup; -semestralnych zajęć z języka francuskiego z polskimi lektorami dla 5 grup. Szkolenia z zakresu nauki języków obcych -zajęcia grupowe prowadzone będą w oparciu o następujące założenia organizacyjno -metodyczne: -130 godzin lekcyjnych (45 minut każda) dla każdej z grup językowych, 30 grup x 130 tj. ogółem 3900 godzin lekcyjnych w roku szkoleniowym [ ]. Po zatwierdzeniu budżetu na rok [...] w roku szkoleniowym [...] również planowana jest realizacja 3900 godzin dla 30 grup. Ogółem w latach [ ] i [ ] w ramach zajęć grupowych realizowanych będzie 7800 godzin lekcyjnych. Czas zajęć: 2 x 2 godz. lekcyjne w tygodniu dla każdej grupy, w godz. 7:30 18:00, od poniedziałku do soboty, Liczebność grup: max. 8 osób (grupa standardowa). Termin: od dnia [...] do dnia [...]. Miejsce: pomieszczenia w siedzibie Zamawiającego. Zakres tematyczny i programowy zajęć uwzględniający zagadnienia: ekonomiczne, funkcjonowania Unia Europejskiej, prawnicze, społeczne, finansowe, komunikacji międzynarodowej i negocjacji. Wykonawca obok lektorów o przewidzianych prawem kwalifikacjach zobowiązany jest zapewnić materiały dydaktyczne odpowiednie do poziomu zaawansowania uczestnika i realizowanego programu (np. książki, ćwiczenia i materiały dodatkowe).

33 Analiza wymagań MoSCoW M MUST have it(koniecznie musi) S SHOULD haveitifpossible(powinien jeśli to możliwe) C W COULD haveitifitdoesnot affectanything else(może, o ile to nie jest problemem) WON T haveitthistimebut WOULD likein the future(nie tym razem, ale w przyszłości) z realizacji tych wymagań zwykle rezygnujemy