Delegowanie.pl. portal dla firm delegujących pracowników za granicę oraz dla firm zatrudniających cudzoziemców w Polsce i w UE

Transkrypt

1 Podróż służbowa Należności z tytułu podróży służbowej Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: 1) diety; 2) zwrot kosztów: a) przejazdów i dojazdów, b) noclegów, c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju / Dz.U. Nr 236, poz. 1991/. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Rozporządzenie MPiPS stanowi, że zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas, za przejazd w podróży, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz ze. zm.). Obecnie jest to 0, 5214 zł za km w przypadku samochodów do 900 cm sześć. oraz 0,8358 zł za km dla większych samochodów. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia MPiPS. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w tym załączniku. Ponadto, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Rozliczanie podróży Rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju stanowi, że pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownika należy załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie byłoby możliwe, pracownik może złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

2 - największa organizacja zrzeszająca firmy delegujące pracowników za granicę zrzesza polskich przedsiębiorców - eksporterów, świadczących usługi na terenie Unii Europejskiej. Są wśród nich liczne agencje pracy tymczasowej, użyczające polskich pracowników tymczasowych zagranicznym kontrahentom. monitoruje rynek usług w UE oraz wspiera firmy świadczące transgraniczne usługi, między innymi poprzez udzielanie im informacji. Do grona członków IPP dołączają zagraniczne agencje pośrednictwa pracy oraz zagraniczne firmy przemysłowe korzystające z usług polskich przedsiębiorców. jest związkiem pracodawców działającym na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o organizacjach pracodawców. jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym w Rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod nr powstała w lecie 2003 roku z inicjatywy firm delegujących pracowników do Niemiec. Po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej w maju 2004 r. rozszerzyła działalność na inne kraje Unii Europejskiej oraz na kraje pozaunijne. jest nieprzerwanie od roku 2006 największą organizacją polską zrzeszającą firmy zajmujące się transgranicznym zatrudnieniem pracowników. W roku 2009 z usług i wsparcia Izby Pracodawców Polskich skorzystało ponad 1000 firm delegujących pracowników za granicę. przystąpiła w 2004 r. do CEA-PME, największej europejskiej konfederacji zrzeszającej związki pracodawców. jest organizacją apolityczną, korzystającą w kraju i za granicą, a także w instytucjach Unii Europejskiej ze wsparcia parlamentarzystów różnych opcji politycznych oraz lobbystów. Kontakt: Siedziba IPP PL Warszawa ul. Noakowskiego 10 lok. 8a Biuro Zarządu IPP: Biuro Zarządu PL Warszawa ul. Poznańska 21 lok. 48 Tel.: +48 (22) Fax.: +48 (22) zarzad@ipp.org.pl Biura zagraniczne IPP: Monachium (D) Düsseldorf (D) Lugano (CH) Zürich (CH) Sofia (BG) Lwów (UA) Czerniowce (UA) Bukareszt (RO) Od 2010 roku przy Izbie Pracodawców Polskich działa Stały Sąd Arbitrażowy ( rozpatrujący spory pomiędzy firmami. Jest on alternatywą dla długich i kosztownych procesów przed sądami powszechnymi. Pomaga sprawnie, tanio i skutecznie wyegzekwować należności od krajowych i zagranicznych kontrahentów zalegających z płatnościami. Powołany przez Izbę Pracodawców Polskich Instytut Zatrudnienia Transgranicznego ( jest placówką naukowo-badawczą podejmującą problemy prawne, podatkowe, ubezpieczeniowe oraz społeczne zatrudnienia transgranicznego pracowników w sposób interdyscyplinarny. Badania prowadzone przez Instytut są prekursorskie i w wielu sferach jedyne w skali kraju. Instytut sporządza ekspertyzy na potrzeby postępowań sądowych prowadzonych w kraju i za granicą - na zlecenie sądów powszechnych, stron i pełnomocników sporów sądowych. Siedzibą Izby Pracodawców Polskich jest Warszawa. W ośmiu krajach europejskich Izba posiada stałe przedstawicielstwa odpowiedzialne za kontakty z władzami krajów, w których działają członkowie IPP oraz z zagranicznymi organizacjami partnerskimi. Władze IPP: Anna Krasucka Dyrektor Generalna IPP Anna.Krasucka@ipp.org.pl Anna Krasucka odpowiedzialna jest za funkcjonowanie biura zarządu IPP oraz za działalność krajową IPP. Jerzy Golbik Przewodniczący Rady Przedsiębiorców przy IPP JGolbik@ipp.org.pl Jerzy Golbik jest przewodniczącym ciała doradczego przy zarządzie IPP, wraz z Prezesem IPP kreuje politykę zagraniczną związku. Dr Joanna Bzdok Przewodnicząca Rady Naukowej przy IPP, Dyrektor Instytutu Zatrudnienia Transgranicznego JBzdok@ipp.org.pl Dr Joanna Bzdok koordynuje współpracę z zagranicznymi instytucjami w zakresie wymiany informacji o regulacjach obowiązujących za granicą, nadzoruje zagraniczne biura IPP. Tomasz Major Prezes IPP TMajor@ipp.org.pl Tomasz Major odpowiada za politykę IPP wobec władz polskich i zagranicznych, reprezentuje IPP w kontaktach z zagranicznymi partnerami. Most of the things worth doing in the world had been declared impossible before they were done. Louis D. Brandeis Associate Justice of the United States Supreme Court

3 Problemy z określeniem kiedy jest podróż służbowa W praktyce, o podróży służbowej mówimy wówczas, gdy z zapisów w umowie o pracę wynika, że miejscem wykonywania pracy danego pracownika jest Polska (a ściślej miejsce określone na terenie Polski), natomiast na czas wyjazdu za granicę pracodawca wydaje pracownikowi pisemne polecenie wyjazdu służbowego oraz pokrywa koszty związane z tą podróżą. Jak widać z zacytowanego przepisu Kodeksu pracy, definiowanie podróży służbowej może nastręczać trudności. Było ono przedmiotem wielu orzeczeń Sądu Najwyższego. W listopadzie 2008 roku, Sąd Najwyższy wydał uchwałę poświęconą tej tematyce - chodzi o Uchwałę Sądu Najwyższego w składzie siedmiu sędziów z 19 listopada 2008r. (sygn. II PZP 11/08) dotyczącą podróży służbowych kierowców zawodowych. W akcie tym zamieszczono jednak kilka tez dotyczących istoty i definicji podróży służbowych i jak zauważyliśmy organy kontrolujące pracodawców posiłkują się tezami zawartymi tam, nawet jeśli podmiotem kontrolowanym nie jest firma transportowa, zatrudniająca kierowców. Według Sądu Najwyższego sformułowanie zawarte w art Kodeksu pracy wskazuje na incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter podróży służbowej. Uznanie, że w podróży można przebywać nieustannie jest sprzeczne z istotą instytucji podróży służbowej. Instytut Zatrudnienia Transgranicznego Instytut Zatrudnienia Transgranicznego - jest placówką naukowo-badawczą podejmującą problemy prawne, podatkowe, ubezpieczeniowe oraz społeczne zatrudnienia transgranicznego pracowników w sposób interdyscyplinarny. Badania prowadzone przez Instytut są prekursorskie i w wielu sferach jedyne w skali kraju. Do najważniejszych obszarów badawczych Instytutu Zatrudnienia Transgranicznego - zaliczyć należy: analizy polskiego prawodawstwa i orzecznictwa oraz praktyki urzędów w zakresie stosowania prawa, analizy prawodawstwa państw członkowskich UE, analizy orzecznictwa oraz praktyki urzędów państw członkowskich UE w zakresie stosowania przepisów regulujących status pracowników delegowanych, analizy w zakresie prawa wspólnotowego oraz orzecznictwa Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, Instytut Zatrudnienia Transgranicznego - sporządza ekspertyzy na potrzeby postępowań sądowych prowadzonych w kraju i za granicą - na zlecenie sądów powszechnych, stron i pełnomocników stron sporów sądowych, przygotowuje projekty aktów prawnych regulujących status pracowników delegowanych za granicę, przygotowuje publikacje na temat zatrudnienia transgranicznego, prowadzi działalność szkoleniową w zakresie objętym problematyką badawczą. Ponadto wskazano, że sformułowanie art Kodeksu Pracy wskazuje, że wykonywanie zadania polegającego na odbyciu podróży służbowej nie jest tym samym, co wykonywanie pracy. Ze stwierdzenia tego wynika brak możliwości formułowania tezy o permanentnym przebywaniu pracownika w podróży służbowej. W takim bowiem przypadku podróż nie wykracza poza warunki umówione, zatem nie jest podróżą służbową w techniczno-prawnym tego słowa znaczeniu. W wyroku tym zawarte jest również stwierdzenie, w myśl którego pracownik, niemający stałego miejsca pracy ze względu na mobilny charakter pracy, przebywa w podróży służbowej, gdy wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy. W omawianym orzeczeniu Sąd Najwyższy zawarł też tezę, iż stałe miejsce pracy z art Kodeksu pracy jest czym innym niż miejsce pracy Kontakt: Instytut Zatrudnienia Transgranicznego PL Warszawa ul. Poznańska 21 lok. 48 Tel.: + 48 (22) Fax: + 48 (22) instytut@izt.org.pl

4 Sąd Arbitrażowy przy Izbie Pracodawców Polskich w Warszawie Sąd Arbitrażowy przy Izbie Pracodawców Polskich powołany uchwałą Zarządu z r. - to nowoczesna instytucja o randze międzynarodowej i regionalnej, służąca szybkiemu rozwiązywaniu sporów majątkowych i korporacyjnych. Dla przedsiębiorców oznacza uzyskiwanie szybkich orzeczeń rozstrzygających spory oraz obniżenie kosztów działalności gospodarczej. Powołanie Sądu Arbitrażowego przy Izbie Pracodawców Polskich podąża za silnymi światowymi trendami coraz bardziej powszechnego korzystania z alternatywnych i polubownych dróg oraz środków rozwiązywania sporów, na podstawie prawa modelowego UNCITRAL i konwencji nowojorskiej z 1958 r. Wyrok Sądu Arbitrażowego przy Izbie Pracodawców Polskich jest tytułem egzekucyjnym, który po nadaniu przez sąd państwowy klauzuli wykonalności nadaje się do egzekucji, podobnie jak wyrok sądu państwowego. Wyrok Sądu Arbitrażowego przy Izbie Pracodawców Polskich dzięki konwencjom międzynarodowym (głównie konwencji nowojorskiej z 1958 r.) jest wykonalny obecnie w ponad 140 krajach świata. Prezes Sądu Arbitrażowego przy Izbie Pracodawców Polskich: dr Joanna Bzdok (SAIPP@ipp.org.pl) Adres Sądu: Sąd Arbitrażowy przy Izbie Pracodawców Polskich PL Warszawa ul. Poznańska 21 lok. 48 Tel.: + 48 (22) Fax: + 48 (22) SAIPP@ipp.org.pl Modelowa klauzula arbitrażowa: Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub powstające w związku z nią będą rozstrzygane przez Sąd Arbitrażowy przy Izbie Pracodawców Polskich w Warszawie stosownie do Regulaminu tego Sądu obowiązującego w dacie wniesienia pozwu. All disputes arising out of or in connection with this contract shall be settled by the Court of Ar bitration at the Chamber of Polish Employers in Warsaw pursuant to the Rules of this Court binding on the date of filing the statement of claim. Tous différends découlant du présent contrat ou en relation avec celuici seront tranchés par la Cour d Arbitrage près de la Chambre des Employeurs Polonaise suivant le Réglement de cette Cour en vigueur à la date de soumission de la demande d arbitrage. Alle aus oder in Zusammenhang mit diesem Vertrag sich ergebenden Streitigkeiten werden nach der an dem Tag der Einleitung der Schiedsklage gül tigen Schiedsgerichtsordnung des Schiedsgerichts bei der Polnischen Arbeitgeberkammer in Warschau entschieden. Most of the things worth doing in the world had been declared impossible before they were done. Louis D. Brandeis Associate Justice of the United States Supreme Court

5 z art pkt 2 Kodeksu. Bowiem zakres sformułowania miejsce wykonywania pracy jest szerszy niż zakres terminu stałe miejsce pracy. Spełnienie wymagania zawartego w art pkt 2 Kodeksu pracy może polegać na wskazaniu stałego miejsca pracy, na wskazaniu obok stałego miejsca pracy także niestałego miejsca pracy, bądź na wskazaniu niestałych miejsc pracy. jednak i takie przypadki, gdy ZUS sam, bez konsultacji z PIP, wydaje decyzje o braku przesłanek podróży służbowych. Ważna uwaga Konsekwencje płynące z orzecznictwa Sądu Najwyższego Trzeba zwrócić uwagę na jeszcze jeden ważny aspekt: otóż polskie przepisy prawa pracy nie traktują należności z tytułu podróży służbowej jako części wynagrodzenia (np.: kwoty te nie mają znaczenia przy ustalaniu wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę). Podobnie jest w systemach prawnych niemal wszystkich państw członkowskich UE/EOG. Przepisy nie określają wprawdzie ram czasowych podróży służbowej, ale biorąc pod uwagę wskazania Sądu Najwyższego o incydentalnym, tymczasowym i krótkotrwałym charakterze podróży służbowej, sytuacja, gdy podróż służbowa za granicę trwa kilka miesięcy i obejmuje znaczną część trwania samej umowy o pracę, jest nieprawidłowa. Może w takim przypadku dojść do zakwestionowania faktu wysłania pracownika za granicę w podróż służbową. Z naszego doświadczenia wynika, że w ostatnim czasie inspektorzy kontroli ZUS dość dokładnie zajmują się przypadkami, w których firma wysyła swoich pracowników do pracy za granicę w ramach polecenia wyjazdu służbowego. Zwracamy na to uwagę, ponieważ może to mieć poważne konsekwencje podatkowe i składkowe dla firm stosujących tzw. system delegacyjny. Sprawdza się szczegółowo, jaki zapis widnieje w umowach o pracę odnośnie miejsca wykonywania pracy, jaki zakres obowiązków mają pracownicy w Polsce, bądź jakie czynności wykonują w Polsce, a jakie prace wykonują za granicą, na jaki okres wysłano pracowników do pracy za granicę, dokąd bądź do kogo wyjechali pracownicy kontrolowanego płatnika składek, czy do własnego samodzielnego oddziału przedsiębiorcy, czy do obcego przedsiębiorcy, który z ich polskim pracodawcą jest związany kontraktem handlowym, czy też w celu wykonania zadań innych niż wykonywane u pracodawcy w Polsce, czy wystawiane są pisemne polecenia wyjazdu służbowego, czy pracownicy na poczet wyjazdu w ramach podróży służbowej otrzymali przed wyjazdem za granicę zaliczki, czy są wypłacane i w jakich wysokościach należności z tytułu podróży służbowych, kto pokrywa koszty przejazdu, wyżywienia i zakwaterowania pracowników za granicą, kto i gdzie wypłaca wynagrodzenia pracownikom wykonującym pracę za granicą. Niejednokrotnie zdarza się, że gdy tylko powstają wątpliwości, wzywana jest także do kontroli Państwowa Inspekcja Pracy. Znamy

6 Kancelaria Brighton&Wood świadczy specjalistyczne usługi doradztwa prawnego, podatkowego, księgowości płac oraz usługi outsourcingowe dla firm delegujących polskich pracowników do pracy za granicą oraz dla firm zatrudniających w Polsce cudzoziemców. Jest to jedyna na rynku niszowa kancelaria doradcza zajmująca się wyłącznie transgranicznym zatrudnieniem. W kancelarii wyodrębnione są: a. dział doradztwa prawnego podatkowego w zakresie delegowania pracowników za granicę b. dział wspierający firmy przy kontrolach prowadzonych przez ZUS, PIP, UKS oraz zagraniczne instytucje kontrolne c. dział zaawansowanych rozwiązań w zakresie księgowości płac d. dwa działy procesowe reprezentujące firmy w sporach sądowych. Najbardzej cenione przez klientów Brghton&Wood usługi to: a. sporządzanie dokumentacji dla pracowników delegowanych chroniącej firmę przed roszczeniami pracowniczymi oraz przed zarzutami stawianymi przez zagraniczne instytucje kontrolne, b. przygotowywanie strategii działania na poszczególnych rynkach zagranicznych, c. uzyskiwanie formularzy E101/A1 oraz prowadzenie z ZUS sporów zmierzających do uchylenia niekorzystnych dla firm decyzji w zakresie E101/A1, d. korygowanie nieprawidłowych rozliczeń z pracownikami delegowanymi, z ZUS oraz z fiskusem, e. sporządzanie umów z zagranicznymi kontrahentami - zgodnych z prawodawstwem kraju, do którego delegowani są pracownicy oraz zapewniających skuteczna windykację należności, f. obsługa w zakresie kontroli prowadzonych przez ZUS, PIP, UKS oraz zagraniczne instytucje kontrolne, g. uzyskiwanie od zagranicznych instytucji wiążących interpretacji n/t sytuacji prawno-podatkowej oraz ubezpieczeniowej polskiej firmy delegującej pracowników za granicę, h. reprezentowanie przed sądami w sporach z pracownikami, z ZUS oraz z dłużnikami krajowym i zagranicznymi, i. działalność lobbingowa w kraju, za granicą oraz w instytucjach europejskich. Prawnicy Brighton&Wood są autorami ponad 200 publikacji n/t transgranicznego zatrudnienia, w tym pierwszych jedynych komentarzy do europejskich przepisów ubezpieczeniowych oraz nowych europejskich przepisów o prawie pracy. Team Brghton&Wood składa się nie tylko z utalentowanych i bardzo doświadczonych prawników procesowych (adwokatów i radców prawnych), ale także z młodych i bardzo wykwalifikowanych współpracowników, którzy jeszcze niedawno pełnili funkcje w urzędach kontrolujących polskie firmy (PIP, ZUS, administracja skarbowa). Szanują oni sobie i z pasją wykonują swoją pracę dla firm, są rękojmią najlepszej znajomości procedur, zwyczajów i praktyki, ale i wiedzy na temat patologii urzędniczej. Każdy klient traktowany jest przez Brighton&Wood indywidualnie, ponieważ celem Kancelarii jest prowadzenie ciekawych spraw i wywieranie wpływu na kreowanie rynku transgranicznego zatrudnienia. Stałymi klientami Brighton&Wood są firmy prowadzone przez ciekawych ludzi. Dla nich, w szczególnych sytuacjach, prawnicy Brighton&Wood są do pełnej dyspozycji w kraju i za granicą. Z usług Kancelarii Brighton&Wood skorzystało w latach ponad 180 firm wysyłających pracowników za granicę. Contact: BRIGHTON&WOOD THE CROSS-BORDER EMPLOYMENT SPECIALIZED LAW FIRM IN EUROPE OFFICE@BRIGHTONWOOD.NET ul. Poznańska 21/48 Most of the things worth doing in the world had been declared impossible before they were done Warszawa/Poland/EU Fax: TOMASZ MAJOR Louis D. Brandeis Associate Justice of the United States Supreme Court MANAGING PARTNER TMAJOR@BRIGHTONWOOD.NET CALL DIRECT: