Wystawianie i przechowywanie faktur elektronicznych w 2016 roku

Transkrypt

1 Wystawianie i przechowywanie faktur elektronicznych w 2016 roku

2 Redaktor: Rafał Kuciński Wydawca: Renata Grochowska-Siudaj Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Sulejówek, ul. Konopnickiej 46 ISBN: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel.: , faks: serwispodatkowyvat@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Wystawianie i przechowywanie faktur elektronicznych w 2016 roku lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Informacje o prenumeracie: tel.: cok@wip.pl

3 3 Wystawianie i przechowywanie faktur elektronicznych w 2016 roku Przedsiębiorcy sami decydują o tym, czy faktury będą przesyłać i przechowywać w tradycyjnej papierowej postaci, czy też w formie pliku elektronicznego. Po spełnieniu określonych w przepisach warunków, podatnik otrzymujący e-fakturę z niej odliczyć VAT. Obowiązujące regulacje dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF bez opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dokumenty te mogą być przesłane w formie skanu mailowo lub faksem, a następnie drukowane i przechowywane w tradycyjnej formie papierowej. Faktura w PDF wymaga akceptacji przez odbiorcę Należy pamiętać, że w myśl art. 106n ustawy VAT faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przesyłanie w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej podlega jednak akceptacji przez ich odbiorcę. Faktura musi być autentyczna i poprawna Z kolei na podstawie art. 106m ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Ilekroć jest mowa o: autentyczności pochodzenia faktury rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; integralności treści faktury rozumie się przez to, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Ważne Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania: bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu; elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej

4 4 wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Faktury elektroniczne trzeba udostępnić na żądanie fiskusa Faktury przesłane drogą elektroniczną podobnie jak tradycyjne faktury są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; bezzwłoczny dostęp dla organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej (na żądanie). PRZYKŁAD: Dokumenty jako kontrola biznesowa Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Odnosząc się do pojęcia kontroli biznesowej należy wyjaśnić, że jest to pojęcie szerokie. Jest to proces tworzony, wdrażany i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne (zarząd, pracowników i właścicieli) za uzyskanie dostatecznej pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodności z wymogami prawnymi. Uwaga Na potrzeby przepisów ustawy o VAT dotyczących fakturowania, kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury, od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa to firmowa ścieżka kontrolna Właściwa kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców

5 5 oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Ścieżka audytu wskazuje związek między fakturą a dokumentowaną czynnością Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać ten związek pozostawia się uznaniu podatnika. Takie stanowisko zajął m.in.: dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 4 lutego 2014 r. (nr IBPP2/ /13/ICz). Faktury można przechowywać w dowolnej formie Kwestię wystawiania i przechowywania faktur reguluje przede wszystkim sama ustawa o VAT. Zgodnie z art. 106g ust. 1 faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej: podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 (wystawiający fakturę w imieniu sprzedawcy tzw. self billing) przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży, nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1 (korygujący fakturę) przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury, podmiot, o którym mowa w art. 106c (organ egzekucyjny, komornik sadowy) przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

6 6 Ważne Ustawodawca nie wskazał, że przesyłanie i archiwizowanie faktur powinno przybrać formę, w której zostały one otrzymane. W interpretacji z 27 lutego 2015 r. (nr IBPP3/ /14/JP) wydanej przez Izbę Skarbową w Katowicach możemy przeczytać, że ( ) Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Nie ma więc przeszkód do stworzenia systemu mieszanego, w którym papierowe faktury są przechowywane w formie elektronicznych obrazów, przy czym urzędnicy wyraźnie zaznaczają, by przesyłanie i archiwizowanie faktur gwarantowało zachowanie czytelności i autentyczności dokumentów oraz by możliwy był dostęp do zarchiwizowanych faktur, jeśli zażądają go organy podatkowe. Przedsiębiorca może odliczyć VAT z e-faktury Podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury, dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Z kolei w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Prawo do odliczenia podatku powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy lub w dwóch następnych okresach rozliczeniowych. Otrzymywanie faktury w formacie PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, jeśli zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tej faktury. Tym samym podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT wykazanego w fakturach przesłanych w tej formie w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (i pod warunkiem że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy o VAT). Potwierdził to m.in.: dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 26 listopada 2014 r. (nr ITPP3/ /14/MD).

7 7 Ważne Otrzymywanie faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do a (również po ich wydrukowaniu) jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej). E-faktura w podatkach dochodowych Regulacje w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych nie stawiają szczególnych wymogów dokumentom będącym podstawą poniesienia koszty muszą one jedynie wypełniać wymogi dokumentu księgowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Wynika to z art. 9 ustawy o CIT wskazującego, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości (dalej: UoR) ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające elementy wymienione w ramce na stronie kolejnych stronach. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, o te koszty bowiem pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Decyzję o poniesieniu określonych kosztów należy podejmować na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadniających ich związek z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne poniesienie kosztu podatnik ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów. Jednocześnie przedsiębiorca powinien rozważyć, czy dany dokument będzie spełniał warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 UoR, a zatem czy może być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowi dowód będący podstawą do poprawnego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zwrócić

8 8 przy tym należy także uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym i podatkowym. Stosownie bowiem do art Ordynacji podatkowej (dalej: Op), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Op, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a 3, art. 284b 3 i art Op, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie w szczególności wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie(pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Ważne Zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 UoR, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie, np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta. Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej obecnie regulują przepisy ustawy VAT. Nie zawierają one szczególnych wymogów związanych z treścią takiej faktury. Powinny one zatem zwierać te same elementy, które są wskazane dla faktur tradycyjnych Dowód poniesienia kosztu W przypadku otrzymywania przez spółkę faktur VAT w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej (przy założeniu, że faktury te spełniają wymogi formalne) spółka będzie uprawniona do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o CIT. Interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 lipca 2013 r., nr IBPBI/2/ /13/CzP. Taki sposób postępowania potwierdził też dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 14 czerwca 2013 r., nr IPPP1/ /13-2/AS oraz Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 27 listopada 2012 r., sygn. akt I FSK 53/12.

9 9 Faktura elektroniczna w rachunkowości Ustawa o rachunkowości nie różnicuje sposobu księgowania czy przechowywania dokumentów w zależności od tego, w jakiej fizycznie będą postaci. Konieczne jest, aby faktura elektroniczna, podobnie jak każdy inny dokument elektroniczny (np. wydruk z systemu bankowości internetowej, elektroniczny dokument magazynowy, elektroniczny bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp.) wypełniała wszystkie warunki, jakie w ogóle są stawiane dokumentom księgowym w art. 21 ust. 1 UoR. W komunikacie nr 10 ministra finansów z 18 maja 2010 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu dotyczącego niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych w pkt 8 części III potwierdzono jednoznacznie, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (art. 20 ust. 5 UoR). Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe. Cechy dokumentu księgowego Dokument powinien posiadać: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych; datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu; podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; a następnie stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, przy czym nie ma przeszkód, aby zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Oczywiście zapisy wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeżeli spełniają co najmniej następujące warunki: podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2 4 UoR;

10 10 możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację; stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów; dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. W przypadku stosowania faktur elektronicznych, jak również faktur w PDF przesyłanych elektronicznie, a potem drukowanych, warunki te są wypełnione. PODSTAWA PRAWNA: Art. 86, art. 106m, art. 106n i art. 112 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz ze zm.); Art. 9 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 poz. 851 ze zm.); Art. 20 i art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.); Komunikat nr 10 ministra finansów z 18 maja 2010 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26), Rafał Kuciński prawnik, specjalista podatkowy dr Katarzyna Trzpioła wykładowca na wydziale Zarządzania UW

11 1VA0010 ISBN