Podręcznik użytkownika i administratora systemu ITCube

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika i administratora systemu ITCube 1

2 Spis treści 1. Wstęp Instalacja systemu (administrator) Pierwsze uruchomienie (administrator) Połączenie z innego komputera Poznanie adresu IP serwera ITCube Konfiguracja przeglądarki Rejestracja licencji Pierwsze logowanie do systemu Zmiana hasła Pulpit systemu ITCube CRM Wstępna konfiguracja (administrator) Dodawanie użytkowników Model uprawnień Prawa dostępu Dostęp do wybranych funkcjonalności systemu Konfiguracja serwera pocztowego Konfiguracja słowników Zarządzanie kontrahentami/kontaktami Dodawanie kontrahenta Wyszukanie kontrahenta Podgląd karty kontrahenta Dodanie osoby kontaktowej Zadania i kalendarze Planowanie własnego czasu pracy Planowanie czasu pracy współpracowników Kalendarze Informacje Dokumenty/Skróty Czym różni się dokument od skrótu Rejestracja dokumentu Rejestracja skrótu Wyszukanie oraz podgląd dokumentu/skrótu Sprzedaż Baza produktów/usług Dodawanie dokumentów sprzedaży Życie dokumentów sprzedaży Obsługa korespondencji elektronicznej Wysyłanie korespondencji elektronicznej Wysyłanie grupowej korespondencji elektronicznej Skrzynka odbiorcza oraz współpraca z programami pocztowymi Projekty Projekt jako wspólny mianownik Projekt jako zapis procedury Dodawanie projektu Podział projektu na etapy Realizacja projektu oraz jego historia Serwis Dodawanie gwarancji/kontraktu serwisowego Historia życia maszyny Dodatkowe formularze Dodawanie nowego formularza Korzystanie z dodatkowego formularza Eksport/Import danych Import danych Eksport danych Pozostałe moduły Integracja z telefonią ITCube CTI Obsługa faksów ITCube FAKS Integracja z systemami sprzedażowymi ITCube INTEGRATOR Graficzne środowisko raportujące ITCube RAPORTY Sprzedaż przez internet ITCube EKSTRANET Skróty klawiszowe

3 1.Wstęp System ITCube CRM zapewnia pracownikom firmy sprawne podtrzymanie relacji z kontrahentami. Dzięki swojej rozbudowanej i modularnej strukturze pomocny jest w codziennej pracy, nie tylko pracownikom działu handlowego ale, również osobom zatrudnionym w serwisie, czy też kadrze zarządzającej. Wszystkie informacje o kliencie w jednym miejscu. W dzisiejszych czasach firma kontaktuje się ze swoimi klientami poprzez wiele kanałów: poczta tradycyjna, faks, poczta elektroniczna. W związku z tym, niejednokrotnie kluczem do osiągnięcia sukcesu jest umiejętność właściwego przechowywania oraz szybkiego wyszukiwania informacji. System ITCube CRM pomaga sprawnie poruszać się w gąszczu informacji. Klikając na kartę klienta w jednym miejscu zobaczymy wszystkie potrzebne informacje, począwszy od wysyłanych bądź odebranych maili, poprzez przedstawione klientowi oferty oraz dokumenty. Takie rozwiązanie zdecydowanie zwiększa efektywność pracy oraz usprawnia i przyspiesza obsługę klientów, co znacząco wpływa na ich stopień zadowolenia ze współpracy z firmą. Ofertowanie - prosto, szybko i skutecznie. Zapewne do tej pory ofertowanie wykonywane było najczęściej w edytorach tekstu np. Microsoft Word, kalkulacje sporządzano na kalkulatorze lub w arkuszu kalkulacyjnym, a całość później wielokrotnie sprawdzano, aby uniknąć pomyłki. Każdy handlowiec zapewne sporządzał oferty stosując swój własny szablon, nie wspominając już o przypadkach ofert z inną kalkulacją cenową. To wszystko stwarzać mogło wrażenie braku profesjonalizmu i niewątpliwie niekorzystnie wpływało na wizerunek firmy. Ofertowanie w programie ITCube CRM jest proste i błyskawiczne. Każdy pracownik działu handlowego jest w stanie w szybki sposób sporządzić ofertę oraz przesłać ją do klienta np. mailem bądź faksem, wykorzystując jeden ze zdefiniowanych szablonów. Szablon taki określa zarówno wygląd oferty jak i wykorzystywaną kalkulację. Oczywiście sporządzona oferta jest widoczna przez innych pracowników działu handlowego, dzięki temu nie duplikują oni swoich działań. Proces sprzedaży - czyli od ofertowania po sprzedaż. W większości firm proces sprzedaży spoczywa na pracowniku działu handlowego, który pozyskuje klienta, przedstawia mu oferty, dopina szczegóły umowy. Jednakże w przypadku gdy umowę handlową podpisuje inna osoba w firmie, bądź realizacja zlecenia wymaga zaangażowania innych działów firmy, informacje muszą sprawnie przepływać miedzy różnymi osobami w firmie. Zwykle w takich przypadkach musi zostać przesłana między pracownikami korespondencja mailowa, wykonanych musi być mnóstwo telefonów. Takie działania nie dość, że zabierają czas pracownikom, mogą również prowadzić do nieporozumień, niejednokrotnie jakieś istotne ustalenie zostaje pominięte. Aby wyeliminować takie zagrożenia system ITCube CRM wspomaga pracę w grupie poprzez projekty, czyli wieloetapową realizację działań firmy. Dzięki wykorzystaniu projektów w procesie realizacji zamówienia nie jest wymagane przesyłanie korespondencji miedzy pracownikami, gdyż wszystkie potrzebne informacje (maile, wykonane telefony, odbyte spotkania, przedstawione dokumenty) są umieszczone na karcie projektu. Szef działu handlowego w każdej chwili może mieć wgląd we wszystkie sprawy związane z realizacją zamówień, jest także w stanie szybko określić, w którym momencie utknęła realizacja zamówienia oraz kto jest 4 5

4 odpowiedzialny za zaistniałą sytuację. Takie postępowanie pozwala w łatwy sposób znaleźć w firmie słabe punkty i poprawić obsługę klienta, co z pewnością przyczyni się do lepszej obsługi kontrahentów oraz zwiększenia poziomu zadowolenia z naszych usług. Statystyki - czyli dlaczego ważne są raporty? Każdy system informatyczny zbierający i przechowujący informacje jest bezużyteczny, kiedy nie można za jego pomocą analizować zgromadzonych danych. Wychodząc zatem naprzeciw oczekiwaniom użytkowników, system ITCube CRM wyposażony jest w zestaw około 80 raportów, które pozwalają analizować to, co poprzedza oraz zwieńcza działania handlowe. Raporty pozwalają dokonać oceny sprawności działań oraz zachowań działu handlowego, marketingu i serwisu w Twojej firmie. Dzięki raportom możesz również prognozować sprzedaż, analizować które produkty najlepiej się sprzedają oraz jakie działania marketingowe podejmowane przez firmę przynoszą największe korzyści. Dodatkową zaletą raportów w systemie ITCube CRM jest możliwość stworzenia przez producenta dowolnego raportu na życzenie klienta. Dzięki wykorzystanej platformie raportującej Crystal Reports stworzenie dodatkowego raportu jest tanie i szybkie, natomiast możliwość integracji systemu z programami finansowo-księgowymi pozwala na raportowanie również danych finansowych firmy. 2. Instalacja systemu (administrator) Przed przystąpieniem do instalacji sprawdź, czy komputer na którym masz zamiar zainstalować system oraz stacje robocze spełniają podane poniżej wymagania producenta systemu. Sprzęt: Serwer główny: procesor minimum 2 GHz pamięć operacyjna RAM minimum 1 GB serwer musi być wyposażony w wolne złącze USB Stacja robocza: procesor minimum 600 MHz pamięć operacyjna minimum 128 MB Oprogramowanie: Serwer główny: System operacyjny Windows 2003, XP lub nowszy, Linux* Stacja robocza: System operacyjny Windows 2003, XP lub nowszy, Linux* Przeglądarka internetowa kompatybilna z Internet Explorer 8.0 UWAGA: Pozycje oznaczone symbolem * oznaczają środowiska, z którymi możliwa jest współpraca, jednak wymagają one dostosowania do potrzeb oprogramowania ITCube. 6 7

5 Jeśli spełniasz wymagania, możesz przystąpić do instalacji oprogramowania. W tym celu włóż dysk CD z wersją instalacyjną systemu. Po włożeniu dysku instalacyjnego kliknij na ikonę Mój komputer i eksploruj zawartość dysku CD. W głównym katalogu, na dysku CD znajduje się plik ITCube_start.exe, kliknij w niego dwa razy. W ten sposób uruchomiłeś ręcznie proces instalacji. Podczas instalacji możesz wybrać folder, w którym zostanie zainstalowany system, domyślnie instalator podpowiada folder C:\ITCube, w następnym kroku możesz określić, które części systemu mają zostać zainstalowane. System ITCube instalacja standardowa (baza pusta) jeśli już zapoznałeś się z możliwościami systemu ITCube i chcesz zainstalować system ITCube z czystą bazą danych, gotową do pracy w Twojej firmie, powinieneś wybrać tę opcję. poprawnej pracy systemu. Z kluczem tym związana jest licencja, dostarczana przez producenta. Jeśli instalacja przebiegła prawidłowo, możesz przystąpić do uruchomienia systemu ITCube. Jeśli zainstalowałeś system w celach testowych, możesz przejść do lektury rozdziału 3. Pierwsze uruchomienie. W przypadku otrzymania komercyjnej wersji, wraz z płytą instalacyjną dostarczany jest klucz HASP. Należy go włożyć do wolnego slotu USB w obudowie komputera (klucz HASP najlepiej umieścić z tyłu komputera w miejscu, które jest najmniej narażone na mechaniczne uszkodzenia). Jeśli instalacja systemu przebiegła poprawnie, powinna zapalić się dioda sygnalizująca działanie klucza HASP, natomiast w systemowym obszarze powiadamiania pojawi się informacja o wykrytym nowym urządzeniu. Po tych krokach możesz przystąpić do pierwszego uruchomienia systemu. System ITCube instalacja demonstracyjna (baza demonstracyjna+prezentacja) jeśli chcesz zapoznać się z systemem ITCube i przekonać się, że jest to narzędzie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Twojej firmy, to możesz wybrać tę opcję. Instalator zainstaluje oprogramowanie, wraz z częściowo wypełnioną bazą danych, co pomoże Ci szybciej i sprawniej zapoznać się z możliwościami systemu. Ponadto zainstalujesz prezentację multimedialną, która w skrócie przedstawi Ci możliwości systemu. Poza tymi dwiema opcjami masz możliwość wyboru instalacji dowolnego komponentu, z którego składa się system (np. tylko prezentacji multimedialnej). Po tym kroku instalator przystąpi do instalacji systemu ITCube. Ostatnią fazą będzie instalacja klucza HASP. Ważne, by nie przerwać instalacji obsługi klucza HASP, gdyż jest on wymagany do 8 9

6 3. Pierwsze uruchomienie (administrator) Po poprawnym zainstalowaniu systemu możesz przystąpić do uruchomienia ITCube. W tym celu z Menu Start->Wszystkie programy rozwiń pozycję ITCube, a następnie uruchom programy : Uruchom bazę ITCube Uruchom główny serwer ITCube Uruchom serwer mailowy ITCube Po każdym kliknięciu pojawi się na chwilę czarne okienko z komunikatami. Nie zamykaj tego okienka ręcznie. Poczekaj aż samo zniknie. Po uruchomieniu wyżej wymienionych programów system jest gotowy do pracy. Interfejsem użytkownika w systemie ITCube jest przeglądarka internetowa, w związku z tym nie musisz instalować dodatkowego oprogramowania na stacjach roboczych użytkowników. By uzyskać dostęp do systemu wystarczy, że wpiszesz właściwy adres internetowy w okienku przeglądarki. Jeśli chcesz połączyć się bezpośrednio z komputera, na którym zainstalowałeś system w oknie przeglądarki, wpisz następujący adres Jeśli po wpisaniu adresu w oknie przeglądarki nie pojawiło się okno logowania, sprawdź czy zapora ogniowa systemu Windows nie blokuje go. W tym celu przejdź do Panelu sterowania systemu Windows i uruchom program Zapora systemu Windows. Sprawdź, jaką opcję masz zaznaczoną w zakładce Ogólne. Jeśli zaznaczona jest opcja Wyłącz, oznacza to, że zapora ogniowa systemu Windows jest wyłączona i to nie ona blokuje system ITCube. Skontaktuj się z administratorem systemu i zapytaj, czy serwer, na którym zainstalowałeś ITCube nie jest chroniony przez zaporę ogniową innego producenta. W takim wypadku przekaż administratorowi aby udostępnił port 8080 w tej zaporze ogniowej. Jeśli natomiast w zakładce Ogólne jest zaznaczona opcja Włącz upewnij się, czy odznaczony jest znacznik Nie zezwalaj na wyjątki. Następnie przejdź do zakładki wyjątki i kliknij na przycisk Dodaj port. W polu Nazwa wpisz ITCube, natomiast w polu Port wpisz Pozostaw pole TCP zaznaczone. Po naciśnięciu przycisku OK będziesz mógł korzystać z systemu ITCube CRM. Jeśli po wpisaniu adresu w oknie przeglądarki pojawiło się okno logowania do systemu, możesz zacząć pracę z ITCube. W polach Konto i Hasło wpisz odpowiednio: admin i admin ; po kliknięciu na ikonę Zaloguj się Twoim oczom ukaże się Pulpit systemu ITCube

7 3.1. Połączenie z innego komputera Poznanie adresu IP serwera ITCube innych użytkowników systemu Rejestracja licencji W celu nawiązania połączenia z innego komputera niż ten, na którym zainstalowany jest system, musisz poznać adres IP serwera ITCube w Twojej sieci. W tym celu, pracując na serwerze ITCube, przejdź do wiersza poleceń systemu Windows ( Menu Start-> Uruchom > wpisz cmd i naciśnij klawisz Enter ). W wierszu poleceń wpisz polecenie ipconfig i naciśnij enter. Otrzymany rezultat powinien wyglądać podobnie do tego : Po zainstalowaniu systemu i sprawdzeniu, czy możesz uzyskać z nim połączenie, możesz przystąpić do rejestracji licencji, otrzymanej od producenta systemu. W tym celu otwórz ekran logowania do systemu ITCube i kliknij na link Rejestracja licencji, który znajduje się na dole ekranu logowania. W polu Hasło wpisz hasło administratora systemu (jeśli do tej pory nie zmieniłeś tego hasła, wpisz admin ), natomiast w polu Licencja wklej zawartość pliku licence.txt, który otrzymałeś od producenta systemu. Po kliknięciu na ikonę Zapisz licencja zostanie zainstalowana. Przez zainstalowanie licencji rozumieć należy aktywowanie wybranych modułów oraz ilości użytkowników (przed instalacją obowiązuje licencja demonstracyjna, czasowa). Wyszukaj wiersz, który zaczyna się od wyrazów Adres IP. Po dwukropku podany jest adres IP komputera. Adres ten składa się z czterech liczb, oddzielonych kropkami np Przepisz ten adres na kartkę, będzie ci on potrzebny gdy będziesz chciał połączyć sie z systemem z innego komputera Konfiguracja przeglądarki Uruchom przeglądarkę internetową na swoim komputerze. W polu Adres wpisz: Sprawdź, czy pokazał się ekran logowania do systemu ITCube CRM. Jeśli tak, dodaj tę stronę do ulubionych pod nazwą ITCube. Dzięki temu nie będziesz musiał każdorazowo wpisywać w oknie przeglądarki pełnego adresu. Warto w tym momencie skonfigurować także przeglądarki internetowe 12 13

8 4. Pierwsze logowanie do systemu 4.1. Zmiana hasła 4.2. Pulpit systemu ITCube CRM Po zalogowaniu się do systemu pojawi się Pulpit główny. Po zalogowaniu się do systemu, pierwszym krokiem powinna być zmiana hasła. Jeśli jesteś administratorem systemu i zalogowałeś się na konto admin, zmiana ta jest bardzo ważna, ponieważ domyślne hasło administratora jest bardzo intuicyjne i łatwe do rozszyfrowania. Jeśli natomiast jesteś zwykłym użytkownikiem, zapewne chciałbyś zmienić hasło ustawione przez administratora na bardziej intuicyjne i łatwiejsze do zapamiętania dla Ciebie. Aby to uczynić połącz się z systemem ITCube i w okienku logowania, w polu Konto i Hasło wpisz dane otrzymane od administratora systemu. Jeśli logowanie się powiedzie, zobaczysz Pulpit systemu ITCube. W menu głównym systemu wybierz opcję System->Zmień hasło. Pojawi się wtedy okno, w którym musisz podać swoje stare hasło oraz dwa razy nowe. Po kliknięciu na ikonę Zapisz hasło zostanie zmienione i przejdziesz do pulpitu głównego. Pulpit składa się z trzech części: 1. Na samej górze znajduje się pole zawierające szybką wyszukiwarkę kontrahentów oraz osób kontaktowych. Wart zaznaczenia jest fakt że grafika użyta w tym polu pełni nie tylko funkcję estetyczną, lecz umożliwia ona również szybkie przejście na pulpit. By skorzystać z tego ułatwienia, wystarczy kliknąć w dowolne miejsce na grafice. 2. Menu systemu ITCube. Na czerwonym pasku poniżej grafiki znajdują się pozycje menu. W zależności od zainstalowanych modułów, wersji systemu (System ITCube START lub pełna wersja 14 15

9 systemu ITCube ) oraz przyznanych uprawnień, mogą pojawić się wszystkie opisane poniżej pozycje, lub tylko wybrane. Podczas nauki systemu warto zapoznać się z każdą dostępną pozycją menu. Litery widoczne obok wybranych pozycji menu są oznaczeniem skrótu klawiszowego. Tak więc naciśnięcie lewego klawisza ALT oraz wskazanej litery jest równoznaczne z wybraniem danej pozycji menu. Serwis. W tym miejscu zgromadzone zostały wszystkie funkcje, odpowiadające za obsługę posprzedażową klienta. Mamy więc tutaj dostęp do formularzy wystawiania gwarancji bądź kontraktów serwisowych. Ponadto system ITCube umożliwia zarządzanie czasem pracy serwisantów, poprzez wykorzystanie zleceń serwisowych oraz kalendarzy działań serwisowych. Więcej w rozdziale 13. Serwis. Sprzedaż. Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną w firmie za przygotowywanie ofert oraz odnotowywanie faktów sprzedaży, będziesz tu zaglądał często. Tworzenie dokumentów sprzedaży w systemie ITCube jest szybkie i proste. Szablony wydruku zagwarantują estetykę oraz czytelność tworzonych ofert/zamówień, które będziesz mógł jednym kliknięciem wysyłać do klienta mailem bądź faksem. Więcej w rozdziale 10. Sprzedaż. Produkty. W tym miejscu masz możliwość zarządzania bazą produktów. Produkty w ITCube mogą być podzielone na kategorie, z każdym produktem można związać dokumenty (specyfikacje techniczne, certyfikaty, umowy) oraz pliki graficzne przedstawiające opisywany produkt. Dane te mogą następnie być wykorzystywane w procesie tworzenia ofert bądź zamówień. Więcej w rozdziale Baza produktów/usług. Kontrahenci. Zdecydowanie najczęściej odwiedzane miejsce w systemie. To właśnie tutaj możesz dodawać kontrahentów, osoby kontaktowe oraz wyszukiwać je w istniejącej już bazie, zawężając cel swoich poszukiwań za pomocą wielu dostępnych kryteriów. Jest to na pewno miejsce, które powinno się odwiedzić jako pierwsze, poznając system. Więcej w rozdziale 6. Zarządzanie kontrahentami/kontaktami. Dokumenty. System ITCube umożliwia przechowywanie dokumentów dowolnego typu. Mogą to być przykładowo pliki MS Word, arkusze kalkulacyjne lub dokumenty w formacie PDF. Przechowywane pliki mogą zostać związane z kontrahentem (np. podpisane umowy handlowe) a przez to dostępne również na karcie kontrahenta. Koniec z przeszukiwaniem twardego dysku lub tysiąca segregatorów w poszukiwaniu ważnego dokumentu od teraz wszystkie istotne informacje są dostępne po otwarciu karty kontrahenta. Takie dokumenty można bezpośrednio z systemu wydrukować lub przesłać, jako załącznik w mailu. Czasami zdarza się, że nie wszystkie obowiązki zdążysz załatwić w pracy, wtedy musisz popracować w domu. Dzięki możliwości pracy przez internet nie musisz już kopiować tych dokumentów na swój domowy komputer i pamiętać, czy wszystkie dokumenty potrzebne do pracy zostały przez Ciebie skopiowane. Wystarczy, że wejdziesz z domu do systemu i wszystkie dokumenty będą w Twoim zasięgu. Opisywana funkcjonalność jest również bardzo ważna w przypadku firm o strukturze rozproszonej geograficznie. Jeśli praca z dokumentami jest dla Ciebie bardzo istotna koniecznie zajrzyj tutaj! Więcej w rozdziale 9. Dokumenty/Skróty

10 Projekty. Jeśli współpraca z klientem jest długotrwała, często wygodniej grupować wszystkie zdarzenia w rozdzielne wątki. Wątki takie mogą mieć jednocześnie sformalizowaną strukturę oraz opisywać przyjęte w firmie schematy postępowania (np. Procedury ISO). Wszystkie funkcje, potrzebne do wygodnego korzystania z projektów, znajdziesz w tej zakładce. Więcej w rozdziale 12. Projekty. Informacje. Jeśli, na przykład po rozmowie telefonicznej z kontrahentem lub spotkaniu z nim chciałbyś napisać notatkę opisującą przebieg rozmowy, powinieneś zapoznać się z tą pozycją menu. Tutaj możesz nie tylko dodawać nowe informacje ale również przeglądać je oraz wyszukiwać. Więcej w rozdziale 8. Informacje. Zadania. Z tego miejsca będziesz mógł dodawać zadania do wykonania zarówno dla siebie, jak i innych pracowników. Uzyskasz dostęp do kalendarza miesięcznego, tygodniowego oraz dziennego. Umiejętność pracy z zadaniami jest bardzo istotna w pracy z systemem ITCube, więc jest to druga pozycja menu po Kontrahentach, z którą według nas powinieneś się zapoznać. Więcej w rozdziale 7. Zadania i kalendarze. Mail/Faks. W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie firmę, która nie komunikuje się z klientami przy pomocy poczty elektronicznej. Wychodząc naprzeciw tym oczekiwaniom, ITCube umożliwia wysyłanie oraz odbiór korespondencji elektronicznej. Możliwe jest również przeprowadzanie kampanii mailingowych, czyli wysłanie informacji do grupy kontrahentów. Z punktu widzenia użytkownika systemu nie ma różnicy pomiędzy zarządzaniem korespondencją elektroniczną a faksową. Więcej w rozdziale 11. Obsługa korespondencji elektronicznej oraz Obsługa faksów ITCube FAKS Intranet. W tym miejscu zgrupowane zostały narzędzia mające na celu usprawnienie wymiany informacji wewnątrz firmy. Do najczęściej wykorzystywanych należą: zarządzanie nieobecnościami, firmowa baza wiedzy oraz kalendarze rezerwacji zasobów współdzielonych (przykładowo samochody, laptopy itp.). Raporty. ITCube oferuje rozbudowane narzędzia analizy danych, zgromadzonych w bazie systemu. Oprócz wielu gotowych raportów umożliwia rozszerzenie funkcjonalności poprzez dodawanie raportów, stworzonych pod indywidualne potrzeby klienta. Więcej w rozdziale Graficzne środowisko raportujące ITCube RAPORTY. Użytkownicy. W tym miejscu możesz dodawać użytkowników systemu oraz zarządzać ich uprawnieniami. Więcej w rozdziale 5.1. Dodawanie użytkowników. System. W tym miejscu możesz między innymi zmienić hasło logowania do systemu, przejrzeć pomoc oraz zakończyć pracę z systemem. Administrator systemu natomiast znajdzie tutaj narzędzia służące do importowania danych oraz do konfiguracji systemu. Jeśli jesteś administratorem systemu, zapoznaj się z rozdziałem 5. Wstępna konfiguracja. 1. Część zasadnicza pulpitu składa się z trzech części : Kolumna Do Zrobienia. Informacje wyświetlane w tej kolumnie są bardzo istotne w codziennej pracy z systemem ITCube. Tutaj pojawiają się informacje o zamówieniach, które są w trakcie realizacji, otrzymanej korespondencji mailowej oraz o zadaniach, które mamy zrealizować w najbliższym czasie. Z tego miejsca możesz również bardzo szybko przejść do kalendarzy: miesięcznego, 18 19

11 tygodniowego oraz dziennego, gdzie znajdziesz nie tylko informacje o zadaniach, które Ty masz do wykonania, ale możesz również przejrzeć kalendarze innych użytkowników. 5. Wstępna konfiguracja (administrator) Lewa kolumna. W lewej kolumnie znajdziesz informacje o użytkowniku, jaki jest aktualnie zalogowany oraz o wersji systemu. Pomocna jest również szybka wyszukiwarka Kontrahentów, Kontaktów, Produktów, Dokumentów, Zamówień, Ofert, Projektów oraz Maszyn. Wyszukiwać możesz po dowolnej części nazwy, nieważna jest również wielkość liter. Jeśli jesteś administratorem systemu ITCube, powinieneś przed dalszą lekturą zapoznać się z tym rozdziałem. Pomoże Ci to z pewnością poznać możliwości konfiguracyjne systemu ITCube, począwszy od dodawania użytkowników oraz nadawania im uprawnień, skończywszy na konfiguracji słowników systemu. Konto admin to konto specjalne, które obecne jest w systemie zawsze - niezależnie od ilości wykupionych użytkowników. Ze względów bezpieczeństwa, konto administratora winno być używane jedynie w celu administracji i konserwacji systemu, nie jest to konto przeznaczone do codziennej pracy z systemem Dodawanie użytkowników ITCube to system, który umożliwia jednoczesną pracę wielu osobom, jednakże aby było to możliwe, musisz najpierw dodać użytkowników do systemu, oraz poprawnie skonfigurować ich konta. W tym celu powinieneś zalogować się na konto administratora systemu. W celu dodania nowego użytkownika systemu wybierz pozycję menu Użytkownicy->Dodaj użytkownika. Otworzy się wtedy formularz dodawania nowego konta. Pola oznaczone znakiem * są obowiązkowe. Musisz zatem wpisać imię i nazwisko, login oraz hasło użytkownika. Pole aktywny pozostaw zaznaczone, tylko aktywni użytkownicy mogą logować się do systemu. Warto tutaj zaznaczyć, że ilość kont zapisanych w systemie może być dowolna. Jedynie ilość kont aktywnych musi 20 21

12 spełniać wymagania narzucone przez licencję. Konta nieaktywne wykorzystać można na przykład do odnotowywania czasu pracy osób nie mających dostępu do systemu Model uprawnień Prawa dostępu Dodając kontrahenta, osobę kontaktową, zadanie lub jakikolwiek inny obiekt w systemie, możesz zaznaczyć, który użytkownik ma prawo do odczytu, zapisu/edycji lub dowiązywania do dodawanego obiektu. Aby zilustrować model praw, posłużmy się przykładem. Jeśli dodając kontrahenta zaznaczysz, że prawo do odczytu ma Tylko osoba uprawniona, to tylko użytkownik, który odpowiada za obsługę tego kontrahenta (obsługujący) oraz użytkownik, który dodał kontrahenta (właściciel), będzie mógł otworzyć kartę tego kontrahenta i przejrzeć jego dane teleadresowe oraz historię współpracy. Jeśli natomiast zaznaczysz, że prawo do odczytu mają Wszyscy, wtedy wszyscy użytkownicy systemu mają możliwość przeglądania karty kontrahenta oraz historii z nim związanej. Sytuacja wygląda podobnie w przypadku prawa do zapisu. Wart podkreślenia jest fakt, że nawet jeśli użytkownik nie ma prawa do zapisu dla kontrahenta, nadal będzie mógł wysłać do niego , związać z tym kontrahentem informację, zadanie etc. Nie mając prawa do zapisu, użytkownik nie ma jedynie możliwości zmian danych teleadresowych, branży, grupy, statusu kontrahenta czyli pól formularza Kontrahent. Prawo do dowiązywania decyduje natomiast o tym, czy użytkownik będzie mógł wysłać do kontrahenta , związać z nim zadanie, informację, czy dokument. Jest więc niejako dopełnieniem prawa do zapisu. Jak widzisz, na karcie użytkownika możemy zaznaczyć domyślne prawa, z jakimi będzie dodawał on obiekty do systemu. Możesz określić domyślne 22 23

13 prawa dla kontrahentów, których dodaje użytkownik oraz dla pozostałych obiektów w systemie. Najprostszy model uprawnień to taki, w którym wszyscy użytkownicy systemu mają pełnię uprawnień do każdego obiektu, czyli mogą wszystko odczytywać, edytować oraz z każdym kontrahentem związać informację, zadanie, dokument. Jeśli decydujesz się na taki model uprawnień, w sekcjach Domyślne prawa (kontrahenci,kontakty) oraz Domyślne prawa (inne rekordy) w polach Odczyt, Zapis, Dowiązywanie ustaw Wszyscy. Jeśli natomiast chciałbyś by edycji rekordów mogły dokonywać tylko wybrane osoby (właściciel oraz obsługujący danego rekordu), natomiast wszyscy użytkownicy mieli możliwość odczytu oraz dowiązywania danych w sekcjach Domyślne prawa (kontrahenci,kontakty) oraz Domyślne prawa (inne rekordy), w polach Odczyt, Dowiązywanie ustaw Wszyscy natomiast w polu Zapis ustaw Tylko osoba uprawniona. Co warte podkreślenia, pola uprawnień są przykładem tzw. pól wielokrotnego wyboru. Oznacza to, iż możemy w nich zaznaczyć wiele opcji jednocześnie. By wykorzystać tę właściwość, należy trzymać wciśnięty klawisz CTRL podczas zaznaczania poszczególnych opcji. W systemie ITCube możliwe są również bardziej zaawansowane sposoby kontrolowania uprawnień. Jeśli bowiem podzielimy użytkowników na grupy wg przysługujących im uprawnień, oprócz wartości Wszyscy oraz Tylko osoba uprawniona, system będzie zawierał także wszystkie zdefiniowane wcześniej grupy użytkowników. Grupy użytkowników to jeden ze słowników systemu ITCube, w związku z tym w systemie możesz zdefiniować dowolną ilość grup użytkowników. Jak konfigurować słowniki systemowe dowiesz się z rozdziału 5.2.Konfiguracja słowników Dostęp do wybranych funkcjonalności systemu W sekcji uprawnień możesz ograniczyć poszczególnym użytkownikom dostęp do niektórych funkcjonalności systemu. Większość uprawnień powinna być włączona, jednakże nad niektórymi warto się zastanowić. W szczególności są to: Dostęp do modułu Mail - jeśli użytkownik powinien mieć możliwość wysyłania maili i mailingów, zostaw tę opcję zaznaczoną, jeśli nie - odznacz ją. Zarządzanie użytkownikami - to uprawnienie sugerujemy odebrać większości użytkowników. Zezwala ono na pełny dostęp do kart innych użytkowników oraz ich edycję. Gdy zostawisz to uprawnienie użytkownikowi, będzie on mógł zmienić swoje uprawnienia a także uprawnienia innych użytkowników. Zarządzanie uprawnieniami rekordów jak już wyżej wspomniano, podczas dodawania użytkownika administrator decyduje, jakie osoby będą mogły odczytywać/edytować wprowadzane przez niego informacje. Dokonuje tego w sekcjach Domyślne prawa (kontrahenci, kontakty) oraz Domyślne prawa (inne rekordy). Jeśli chcemy, by dany użytkownik mógł jednak prawa te zmienić na etapie wprowadzania konkretnego rekordu, powinien on mieć włączoną wyżej opisywaną opcję. Należy jednak pamiętać, iż w takiej sytuacji użytkownik może wprowadzać dane z dowolnymi prawami co nie zawsze jest sytuacja pożądaną

14 Zarządzanie duplikatami - system ITCube umożliwia automatyczne wyszukiwanie duplikatów firm według wielu kryteriów. Jest to bardzo przydatne narzędzie, które pozwala utrzymać spójną, pozbawioną błędnych wpisów bazę kontrahentów. Podczas usuwania duplikatów system usuwa kontrahentów, którzy są powieleni. W związku z tym powstaje niebezpieczeństwo, że niedoświadczony użytkownik może przez przypadek lub niedopatrzenie usunąć firmy z bazy systemu ITCube. Dlatego też zaleca się, aby większość użytkowników miała wyłączoną możliwość zarządzania duplikatami. Tylko administrator i wąskie grono doświadczonych użytkowników powinno mieć taką możliwość. Usuwanie dowolnych rekordów to uprawnienie umożliwia kasowanie dowolnego rekordu z bazy danych. Tak więc większości użytkownikom należy to prawo odznaczyć Konfiguracja serwera pocztowego Jeśli skonfigurowałeś już model uprawnień, możesz przejść do konfiguracji serwera pocztowego. Dzięki temu użytkownik będzie mógł wysyłać pojedyncze maile oraz korespondencję seryjną do wybranych grup kontrahentów. W tym celu kliknij na ikonę znajdującą się po lewej stronie napisu Dane dodatkowe o użytkowniku. Po kliknięciu pojawi się parę dodatkowych pól, które możesz uzupełnić. W polu wpisz adres , który wykorzystywany będzie przez system podczas wysyłania korespondencji dla danego użytkownika. W polu Serwer SMTP wpisz adres serwera poczty wychodzącej. Jeśli serwer ten wymaga autoryzacji podczas wysyłania poczty, pozostaw opcję Autoryzacja zaznaczoną. Ostatnimi polami, które powinieneś wypełnić są Nazwa konta oraz związane z nim hasło. Jeśli nie pamiętasz wartości wyżej opisanych pól, prawdopodobnie możesz je znaleźć w swoim programie pocztowym (np. Outlook). Możesz także skontaktować się z firmą, która obsługuje zarządzanie twoja pocztą elektroniczną (tzw. Provider)

15 5.2. Konfiguracja słowników Zapewne dodając kontrahenta chciałbyś zaznaczyć w jakiej branży prowadzi on swoją działalność lub do jakiej grupy należy. Czy jest on Twoim potencjalnym klientem, dostawcą a może konkurencją. System zapewnia Ci możliwość decydowania jakie branże, czy grupy kontrahentów powinny być widoczne (każda firma prowadzi inny rodzaj działalności i oferuje swoje usługi bądź towary dla innych branż). W praktyce każde pole dostępne w systemie, po kliknięciu w które rozwija się lista możliwości do wyboru, jest tzw. polem słownikowym. Wartości, które pojawiają się w tej liście są konfigurowalne przez administratora. Po zalogowaniu się na konto administratora, każda pozycja menu zawierać będzie (na końcu listy) opcję Słowniki. Wejście w tę opcję umożliwia zarządzanie słownikami logicznie związanymi z pozycją menu. Dla przykładu, jeśli słownik dotyczy kontrahenta lub osoby kontaktowej (np. Branże), to zarządzanie tym słownikiem jest dostępne z pozycji Kontrahenci->Słowniki, natomiast jeśli słownik dotyczy zadania (np. Typ zadania ), to zarządzanie nim dostępne jest z pozycji Zadania->Słowniki. W celu zobrazowania jak prosta jest konfiguracja słowników, posłużmy się przykładem. Załóżmy, iż dotychczas zdefiniowałeś tylko następujące grupy kontrahentów: Klient, Dostawca, Partner. Użytkownicy systemu zgłaszają jednak potrzebę dodania nowej grupy kontrahentów - Konkurencja. Chcą oni bowiem przechowywać w systemie również informacje o potencjalnej konkurencji. Chcą ponadto, by grupa Klient była grupą domyślną (czyli proponowana automatycznie przez system), gdyż zdecydowana większość firm, które wprowadzają do systemu to potencjalni bądź aktualni klienci. Aby dodać nową grupę kontrahenta, wybierz pozycję menu Kontrahenci -> Słowniki -> Grupy kontrahentów. Pokaże się następujący formularz: Jak widzisz formularz ten składa się z dwóch części. W górnej części ( Dodaj pozycję słownika ) możesz dodać pozycję do słownika, natomiast w dolnej ( Usuń/Modyfikuj pozycję słownika ) możesz usunąć którąś z pozycji, bądź też zmodyfikować już istniejącą. Zaczniemy od dodania nowej grupy Konkurencja. W górnej części formularza, poświęconej dodawaniu pozycji do słownika, w polu Nazwa wpisz Konkurencja. Pole Wartość domyślna zostaw odznaczone i kliknij na przycisk Dodaj. Prawda, że jest to szybkie i bezproblemowe? Spróbujmy teraz ustawić grupę Klient jako domyślną. W tym celu rozwiń słownik Nazwa, znajdujący się w dolnej części formularza i wybierz pozycję Klient. Po wybraniu tej pozycji, w polu Nowa nazwa pojawi się napis Klient. Gdybyś chciał zmienić nazwę, możesz tutaj wpisać nową. My jednak chcemy w tym momencie jedynie ustawić tę wartość, jako domyślną. W związku z tym zaznacz znacznik Wartość domyślna, a następnie kliknij na ikonę Zapisz. Od tej chwili, jeśli 28 29

16 użytkownik podczas dodawania kontrahenta do systemu nie wybierze innej grupy, zostanie on przypisany do grupy Klient. Gdybyś chciał usunąć pozycję ze słownika, zamiast ją modyfikować wystarczy, że klikniesz na przycisk Usuń. Dokładnie w taki sam sposób administrujesz pozostałymi słownikami. Na początku pracy z systemem na pewno powinieneś skonfigurować najważniejsze i najczęściej wykorzystywane słowniki. Zaliczają się do nich: Statusy kontrahenta, Branże kontrahenta, Grupy kontrahenta, Cechy kontrahenta, Typy informacji oraz Typy zadań. Dlaczego te słowniki są istotne i jakie jest ich znaczenie dowiesz się w następnych rozdziałach. 6. Zarządzanie kontrahentami/kontaktami Czytając ten rozdział nauczysz się szybko i poprawnie dodawać kontrahentów oraz osoby kontaktowe. Dowiesz sie również, jak przeglądać i wyszukiwać kontrahentów. Poznasz sposób, w jaki gromadzone są informacje o kontrahencie i gdzie je możesz znaleźć. Zacznijmy od dodania kontrahenta Dodawanie kontrahenta W systemie ITCube można dodać kontrahenta na wiele różnych sposobów i z wielu miejsc. W rozdziale tym poznasz dwa najprostsze i najszybsze sposoby. Zapewne, jeśli będziesz już bardziej zaznajomiony z systemem, sam odkryjesz inne możliwości. Niewątpliwie podczas tej lektury rozwinąłeś już kilkakrotnie menu Kontrahenci i zauważyłeś, że jest tam opcja Dodaj kontrahenta. Jest to pierwszy i najbardziej intuicyjny sposób. Drugi, to użycie skrótu klawiszowego. Jak już zapewne zauważyłeś, obok pozycji Dodaj kontrahenta w nawiasie znajduje się litera k. Jest to skrót klawiszowy związany z tą funkcją. Warto zapamiętać kilka najczęściej wykorzystywanych skrótów klawiszowych, np. dodawanie kontrahenta, kontaktu, zadania, informacji. Pełny spis skrótów klawiszowych znajdziesz w rozdziale 14. Skróty klawiszowe. Przejdź zatem do formularza dodawania kontrahenta wykorzystując skrót klawiszowy, czyli wciśnij równocześnie lewy klawisz ALT oraz literę k. Powinieneś zobaczyć następujący formularz: 30 31

17 użytkowników. Sekcja danych dodatkowych jest natomiast niewidoczna. Aby ją rozwinąć kliknij na ikonę. Zauważyłeś zapewne, że pole Nazwa jest oznaczone symbolem *. Oznacza to, że jest ono obowiązkowe i musi zostać wypełnione. Wpisz w to pole nazwę ABC Sp. z o.o. - dodasz w ten sposób fikcyjnego kontrahenta, którego będziesz później wykorzystywał, podczas dalszej nauki. Pola takie jak Telefon, Faks, Ulica, Kod i Miasto są zapewne dla Ciebie oczywiste. Warto jednak zaznaczyć, że w sekcji Dane podstawowe wpisujesz adres korespondencyjny, natomiast w sekcji Dane dodatkowe wpisujesz informacje, wykorzystywane podczas wystawiania faktur. Jeśli znasz tylko adres korespondencyjny, a tak najczęściej jest, kiedy wpisujesz potencjalnego kontrahenta, nie przejmuj się- zawsze po dodaniu kontrahenta będziesz mógł zmienić jego dane teleadresowe i uzupełnić brakujące informacje. Formularz ten podzielony jest na dwie sekcje: Dane podstawowe o kontrahencie, Dane dodatkowe o kontrahencie/dane do faktury. Sekcja Dane podstawowe jest domyślnie widoczna, gdyż zawiera informacje, które są najbardziej istotne i najczęściej uzupełniane przez Zapewne zauważyłeś, że niektóre pola, takie jak Status, Grupa, Branża uniemożliwiają Ci wpisanie dowolnej wartości. Możliwe jest wybranie tylko jednej z dostępnych na liście wartości. Są to tzw. pola słownikowe, których wartości konfigurowane są przez administratora. W związku z tym, jeżeli uważasz, że brakuje np. jakiejś branży, zgłoś to administratorowi systemu, on doda zgłoszoną przez Ciebie branżę. Administrator może również usunąć zbędne wpisy. Mechanizm pól słownikowych jest bardzo często wykorzystywany w systemie. Warto pamiętać, aby w miarę możliwości zaznaczać właściwie jak największą liczbę pól słownikowych. Pozwoli Ci to w przyszłości szybko i sprawnie wyszukiwać firmy, tworzyć raporty lub konstruować bardzo precyzyjnie grupy kontrahentów, do których powinna zostać wysłana korespondencja seryjna

18 Poniżej przedstawiono kilka pól, na które dodając kontrahenta powinieneś zwrócić uwagę: adres kontrahenta. Jest to zazwyczaj ogólny adres firmowej skrzynki np. Dodając osoby kontaktowe będziesz mógł określić adres konkretnej osoby. Pole to jest niezwykle istotne jeśli chcesz używać systemu do wysyłania maili bądź do rozsyłania korespondencji seryjnej. Status system CRM służy do obsługi nie tylko kontrahentów, którzy stale współpracują z Twoją firmą, lecz również tych, których chcesz dopiero pozyskać. Wykorzystując pole Status możesz opisać stan zaawansowania rozmów z kontrahentem. Jeśli w przyszłości chciałbyś znaleźć wszystkich potencjalnych kontrahentów lub tylko tych, którzy są już Twoimi klientami, warto zaznaczać właściwą wartość w liście. Obsługujący w liście tej pojawiają się wszyscy użytkownicy systemu. Za pomocą tego pola określasz, która osoba w firmie jest odpowiedzialna za opiekę nad kontrahentem. Warto podkreślić, iż pole to nie ma znaczenia tylko i wyłącznie informacyjnego. Z faktu bycia obsługującym wynika zawsze posiadanie pełnych praw dostępu do rekordu (odczyt, zapis oraz dowiązywanie). Grupa jednym z najbardziej naturalnych podziałów kontrahentów jest podział na grupy, czyli na klientów, dostawców, partnerów, konkurencję. W systemie ITCube możesz zdefiniować dowolną ilość grup, by później wykorzystywać te informacje podczas tworzenia raportów bądź wysyłania grupowej korespondencji. Sposób pozyskania zapewne chciałbyś znać odpowiedzi na następujące pytania: które działania handlowe i marketingowe przynoszą największe korzyści firmie? Czy opłaca się wyjeżdżać na targi? Czy warto zatrudnić dodatkowego telemarketera? Ile firm zgłosiło się w ciągu ostatniego kwartału z polecenia? Jeśli tak, dodając kontrahenta wypełniaj prawidłowo to pole, by późniejwykorzystując raporty systemu, łatwo analizować skuteczność działań handlowych. Pamiętaj również, że jest to pole słownikowe, w związku z tym jeśli na liście brakuje jakiegoś sposobu pozyskania, zgłoś to administratorowi. Cechy pole to, pomimo tego że znajduje się w sekcji Dane dodatkowe jest bardzo często wykorzystywane. Służy ono do szczegółowego opisania firmy, zaznaczenia jakimi cechami charakteryzuje się dodawany kontrahent. W odróżnieniu od zwykłych pól słownikowych, jak np. Branża, tutaj możesz zaznaczyć więcej niż jedną wartość. Przykładowymi cechami mogą być: Nierzetelny, Nie płaci w terminie, Wiarygodny, Targi, Życzenia świąteczne, itp. Cechy to również pole słownikowe, którego wartości konfiguruje administrator. Pole to, oprócz dzielenia się wiedzą o kliencie z innymi użytkownikami systemu, jest bardzo przydatne do wyszukiwania kontrahentów, spełniających określone kryteria. Kiedy będziesz chciał wyszukać wszystkich dostawców, którzy mają dużą moc przerobową oraz są wiarygodni i wysłać do nich zaproszenie do przetargu drogą mailową, umożliwi ci to właśnie pole Cechy. Jak wysłać mailing za pomocą systemu ITCube dowiesz się w rozdziale 11. Obsługa maili w systemie

19 Kategorie produktów produkty w ITCube możesz bardzo szczegółowo podzielić na kategorie i podkategorie. Ułatwia to ich późniejsze wyszukiwanie. Taki podział ma również jeszcze jedną dodatkową zaletę. Mianowicie możesz na karcie kontrahenta zaznaczyć, jakimi kategoriami produktów jest on zainteresowany. Dzięki temu będziesz mógł niezwykle łatwo znaleźć wszystkich kontrahentów zainteresowanych pewną kategorią i wysłać do nich informację o promocji na wybrane produkty. Oczywiście kontrahent może być zainteresowany większą liczbą kategorii, dlatego też pole to umożliwia zaznaczenie wielu wartości (wystarczy przytrzymać klawisz CTRL ). Jeśli dodając kontrahenta lub jakikolwiek inny obiekt widzisz trzy pola z możliwością zmiany uprawnień do odczytu, zapisu i dowiązywania oznacza to, że administrator przyznał Ci prawo do samodzielnego definiowania uprawnień. Jeśli natomiast ta sekcja jest ukryta, administrator uznał, że nie masz możliwości zmiany uprawnień i dodajesz rekordy z narzuconymi prawami. wszystkie prawa na Wszyscy. Jeśli natomiast chcesz, aby tylko osoba wyznaczona jako obsługujący miała możliwość edycji kontrahenta, ustaw prawa do odczytu i dopisywania na Wszyscy, natomiast prawo do zapisu na Tylko osoba uprawniona (wartość ta oznacza osobę, która jest wyznaczona na obsługującego oraz osobę, która wprowadziła rekord). Masz wtedy pewność, że nikt inny poza obsługującym oraz Tobą nie zmieni danych teleadresowych kontrahenta, jego branży, statusu etc. Jeśli chciałbyś zaznaczyć parę grup, to podobnie jak w przypadku kategorii produktów zaznaczasz je wraz z wciśniętym klawiszem CTRL. Po uzupełnieniu wszystkich pól, które uważasz za stosowne, naciśnij ikonę Zapisz. Wtedy dopiero kontrahent zostanie dodany do bazy. Każdą operację w systemie ITCube musisz potwierdzić klikając na ikonę Zapisz. Sekcja uprawnień ( Odczyt, Zapis, Dowiązywanie ) W systemie ITCube użytkownicy mogą zostać podzieleni na grupy, np. pracownicy działu handlowego należą do grupy handlowcy, pracownicy działu marketingu należą do grupy marketing, etc. Dodając kontrahenta, osobę kontaktową, zadanie lub jakikolwiek inny obiekt, użytkownik może zdecydować, które grupy będą widziały dodawany obiekt (prawo do odczytu), które będą mogły go edytować (prawo do zapisu) oraz które będą mogły związać z kontrahentem dodatkowe informacje, np. notatki, zadania, dokumenty (prawo do dowiązywania). Jeśli chcesz, aby wszyscy użytkownicy systemu mieli możliwość odczytu, edycji i dowiązywania do kontrahenta, którego aktualnie dodajesz, ustaw 36 37

20 6.2. Wyszukanie kontrahenta Poznałeś już sposób, w jaki dodaje się kontrahentów. Zapewne chciałbyś teraz wyszukać kontrahenta, którego poprzednio dodałeś. Możesz w tym celu użyć skrótu klawiszowego ALT + r lub wybrać pozycję menu Kontrahenci->Kontrahenci. Wyszukiwarka kontrahentów wygląda następująco: się w systemie. Na ekranie wyszukiwarki wyświetlonych zostanie pierwszych dziesięć rekordów, spełniających kryteria wyszukiwania. Po kliknięciu na ikonę przejdziesz do następnych dziesięciu firm. Klikając ikonę cofasz się o dziesięć firm, natomiast ikonami i przechodzisz na początek oraz koniec całego zbioru wyników. Informacja ile firm spełnia wybrane przez Ciebie kryteria podana jest po prawej stronie listy rozwijanej, pozwalającej na szybki skok do dowolnej partii wyników. Wyszukiwarka podzielona jest na siedem kolumn. W pierwszej kolumnie od lewej strony wyświetlany jest numer porządkowy kontrahenta w wyszukiwarce. Po kliknięciu na ikonę mieszczącą się obok numeru, zobaczysz menu kontekstowe z dostępnymi akcjami, jakie możesz wykonać na wybranym rekordzie. Przyjrzyj się uważnie możliwościom, jakie się tam kryją. Jak widzisz, z tego poziomu możesz na przykład dodać kolejną osobę kontaktową, przejść do edycji wybranego kontrahenta lub wysłać do niego korespondencję. W podręczniku tym skupimy się dokładnie tylko na tej jednej wyszukiwarce, gdyż każda inna wygląda bardzo podobnie i rządzi sie tymi samymi prawami. Po otwarciu wyszukiwarki możesz przeglądać wszystkie firmy znajdujące W drugiej kolumnie wyświetlani są właściciele kontrahentów, natomiast w trzeciej obsługujący. Zapewne zastanawiasz się co oznacza pole właściciel i jaka jest różnica pomiędzy właścicielem obiektu a obsługującym. Przecież dodając kontrahenta nie miałeś możliwości zmiany właściciela, widoczne było tylko pole Obsługujący. Otóż dodając kontrahenta, nawet jeśli wyznaczyłeś innego pracownika na obsługującego, to i tak Ty zostałeś właścicielem dodanego rekordu. Reasumując - pole Właściciel zawiera informację o tym, kto dodał obiekt do systemu. Pole to zmienić może jedynie administrator. Na przestrzeni czasu obsługujący mogą się zmieniać (np. odejdą z pracy lub zmieni się ich zakres obowiązków), natomiast informacja o tym kto dodał kontrahenta pozostaje niezmienna. W wyszukiwarce możesz więc zaznaczyć, że szukasz kontrahentów, których dodałeś ale zajmuje sie juz nimi ktoś inny