Regulamin Organizacyjny Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Regulamin Organizacyjny Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie Rozdział I Postanowienia ogólne Użyte w Regulaminie określenia oznaczają: 1) Regulamin Regulamin Organizacyjny Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie, 2) Biblioteka Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie, 3) Dyrektor Dyrektor Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie, 4) wicedyrektor wicedyrektor Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie, 5) główny księgowy główny księgowy Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie, 6) kierownik kierownik wydziału/filii lub kierownik innej komórki organizacyjnej Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie, 7) pracownik pracownik Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie, 8) komórka komórka organizacyjna Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie, 9) wydział wydział Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie, 10) filia filia Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie Regulamin określa wewnętrzną strukturę organizacyjną Biblioteki, zakresy działania komórek oraz zadania i kompetencje pracowników. 2. Regulamin stanowi załącznik do Statutu Biblioteki. 1

2 Rozdział II Kierownictwo Biblioteki 1. Biblioteką kieruje Dyrektor przy pomocy wicedyrektorów oraz kierowników Do zadań i kompetencji Dyrektora należy w szczególności: 1) wykonywanie funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników, 2) kierowanie bieżącymi sprawami Biblioteki, 3) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą kadry kierowniczej Biblioteki, 4) wydawanie aktów prawa wewnętrznego. 3. Wicedyrektorzy i kierownicy kierują powierzonymi im sprawami i zadaniami oraz sprawują nadzór nad działalnością podporządkowanych im komórek i są odpowiedzialni za całokształt spraw i zadań objętych zakresem ich działania. Podczas nieobecności Dyrektora obowiązki wykonuje wyznaczony wicedyrektor. 4. Rozdział III Podstawowe zadania i obowiązki kierowników wydziałów/filii Do kierownika wydziału/filii należy w szczególności: 1) planowanie i organizowanie realizacji zadań, 2) przydzielanie zadań pracownikom, kierowanie realizacją zadań i rozstrzyganie o sposobie załatwiania spraw, 3) opracowywanie okresowych planów i sprawozdań, 4) sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań i spraw, 5) sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy oraz przestrzeganiem zasad bhp przez podległych mu pracowników, 6) wykonywanie zadań wynikających z własnego zakresu czynności lub zleconych przez przełożonych, 7) występowanie z wnioskami dotyczącymi pracowników w sprawach związanych z ich awansowaniem i wyróżnianiem, karaniem i zwalnianiem oraz zmianą warunków pracy i płacy, 8) podpisywanie dokumentów i korespondencji wynikających z załatwianych spraw w granicach swych uprawnień Przekazanie/przejęcie funkcji kierowniczych w komórkach odbywa się protokolarnie, z udziałem komisji zdawczo-odbiorczej, powołanej decyzją Dyrektora. 2

3 2. Protokół zdawczo-odbiorczy ma zawierać wykazy spraw załatwionych i niezałatwionych oraz ich akta, a także wykazy przekazywanych pieczęci i druków ścisłego zarachowania, zbiorów bibliotecznych oraz sprzętu biurowego i wyposażenia. 3. Protokół zdawczo-odbiorczy należy przekazać do sekretariatu Biblioteki, a jego kopie otrzymują zdający i przejmujący obowiązki. Rozdział IV Zasady organizacji Biblioteki Komórkami Biblioteki są wydziały, pracownie, zespoły, księgowość, samodzielne stanowiska oraz filie. 2. W zależności od potrzeb, w celu realizacji nietypowych, okazjonalnych zadań, mogą być tworzone zespoły zadaniowe, składające się z pracowników różnych komórek. 8. Organizację Biblioteki i podległość poszczególnych komórek przedstawia graficzny schemat organizacyjny. Rozdział V Struktura organizacyjna Biblioteki 9. Biblioteka działa w następującej strukturze organizacyjnej: 1) Dyrektor (PBW.), 2) Wicedyrektor (PBW.I.), 3) Wicedyrektor ds. administracyjnych (PBW.II.), 4) Wydział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów Zwartych i Specjalnych (PBW.WG.), 5) Wydział Opracowania Zbiorów Zwartych i Specjalnych (PBW.WO.), 6) Wydział Udostępniania Zbiorów (PBW.WU.), 7) Wydział Informacyjno-Bibliograficzny (PBW.WIB.), 8) Wydział Konserwacji i Digitalizacji Zbiorów (PBW.WK.), 9) Pracownia ds. Komputeryzacji i Informatyzacji (PBW.IT.), 10)Księgowość (PBW.KS.), 11) Zespół Administracyjno-Gospodarczy (PBW.AG.), 12) Samodzielne Stanowisko ds. Kadrowych (PBW.K.), 13)Samodzielne Stanowisko Sekretarz Biblioteki (PBW.S.), 14) Samodzielne Stanowisko ds. BHP (PBW.BHP.), 15) Wydział na Trawiastej (PBW.WT.), 16) Filia Warszawa Praga-Północ (PBW.FPP), 3

4 17) Filia w Błoniu (PBW.FB.), 18) Filia w Grodzisku Mazowieckim (PBW.FGM.), 19) Filia w Nowym Dworze Mazowieckim (PBW.FNDM.), 20) Filia w Otwocku (PBW.FO.), 21) Filia w Piasecznie (PBW.FP.), 22) Filia w Sochaczewie (PBW.FS.), 23) Filia w Wołominie (PBW.FW.), 24) Filia w Żyrardowie (PBW.FŻ.). Rozdział VI Komórki Biblioteki i ich zadania Wydział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów Zwartych i Specjalnych. systematyczne monitorowanie rynku wydawniczego i potrzeb użytkowników Biblioteki, gromadzenie zbiorów bibliotecznych zgodnie ze specjalizacją oraz ustalonymi zasadami Polityki gromadzenia zbiorów, przygotowanie listy pozycji do zakupu w formie zamówienia publicznego dla wszystkich placówek PBW prowadzenie ewidencji wpływów i ubytków materiałów bibliotecznych, wydruk ksiąg inwentarzowych z systemu PROLIB, uzgadnianie stanu ilościowego i wartościowego inwentarzy zbiorów z Księgowością, gospodarowanie dubletami i drukami zbędnymi, wspieranie procesu obsługi użytkowników Biblioteki. 2. Wydział Opracowania Zbiorów Zwartych i Specjalnych. opracowanie formalne i rzeczowe zbiorów zwartych i specjalnych, retrokonwersja zbiorów, kodowanie opracowanych zbiorów, prowadzenie kartkowych i komputerowych katalogów: - katalogu alfabetycznego wydawnictw zwartych i specjalnych, - katalogu rzeczowego wydawnictw zwartych, melioracja katalogów (komputerowych i kartkowych) oraz dbałość o estetykę katalogów kartkowych, wspieranie procesu obsługi użytkowników Biblioteki. 4

5 3. Wydział Udostępniania Zbiorów. dostarczanie użytkownikom indywidualnym i zbiorowym materiałów bibliotecznych, udzielanie informacji katalogowej, bibliograficznej i rzeczowej użytkownikom Biblioteki (ustnie, telefonicznie i drogą elektroniczną), prowadzenie ewidencji czytelników, wypożyczeń i udzielanych informacji, prowadzenie ewidencji materiałów bibliotecznych, badanie oczekiwań użytkowników i ich opinii o usługach świadczonych przez Bibliotekę, przyjmowanie i rozliczanie opłat wnoszonych przez czytelników, kontrola stanu kont czytelniczych, obsługa magazynu zbiorów: - utrzymywanie poprawnego układu i oznakowania zbiorów, - udostępnianie zbiorów. 4. Wydział Informacyjno-Bibliograficzny. prenumerata i akcesja czasopism dla wszystkich placówek Biblioteki, opracowanie formalne i przedmiotowe artykułów czasopism, prowadzenie katalogu czasopism on-line OPAC, wykonywanie na zamówienie zestawień bibliograficznych, prowadzenie i obsługa Czytelni i Magazynu Czasopism, opieka nad zbiorami specjalnymi udostępnianymi na miejscu, obsługa Internetowego Centrum Informacji Multimedialnej, koordynacja pracy instrukcyjno-metodycznej, opracowywanie materiałów informacyjnych. 5. Wydział Konserwacji i Digitalizacji Zbiorów. monitorowanie warunków przechowywania oraz stanu zbiorów, zapewnienie opieki introligatorskiej zbiorom papierowym, konserwacja zbiorów historycznych i egzemplarzy unikalnych oraz zabezpieczanie treści i formy tych zbiorów na nośnikach elektronicznych, izolacja zbiorów zagrożonych patologią i podejmowanie działań profilaktycz-nych bądź naprawczych. 6. Pracownia ds. Komputeryzacji i Informatyzacji. Do zakresu działania Pracowni należy: budowa i utrzymywanie infrastruktury informatycznej w Bibliotece, w tym instalacja i wdrażanie nowych programów, modernizacja i naprawy sprzętu komputerowego, utrzymywanie bibliotecznych serwisów informacyjnych w Internecie: strona WWW, Intranet, Biuletyn Informacji Publicznej, Zespół Samokształceniowy Bibliotekarzy, Punkt Informacji Europejskiej rozwiązywanie problemów użytkowników informatycznej infrastruktury Biblioteki, prowadzenie szkoleń (indywidualnych i grupowych) pracowników Biblioteki, 5

6 koordynacja prac w systemie PROLIB, w tym przede wszystkim: - nadzór nad bibliotekarzami systemowymi, - nadzór nad komputerową bazą danych w systemie PROLIB, - organizacja i prowadzenie szkoleń w zakresie obsługi systemu PROLIB. 7. Księgowość. Pracą komórki kieruje główny księgowy. Do zakresu działania Księgowości należy prowadzenie obsługi finansowo-księgowej PBW, a zwłaszcza: prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, opracowywanie planów i sprawozdań finansowych, wszelkie działania związane z wynagrodzeniami pracowników, prowadzenie kasy, prowadzenie rozliczeń finansowych. 8. Zespół Administracyjno-Gospodarczy. Pracą komórki kieruje kierownik gospodarczy. Do zakresu działania Zespołu należy: prowadzenie sekretariatu Biblioteki oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych związanych z jego funkcjonowaniem, prowadzenie Archiwum Zakładowego, obsługa petentów z zewnątrz, a w szczególności udzielania informacji na temat sposobu i godzin pracy Biblioteki i jej Filii, prowadzenie spraw związanych z realizacją jednorocznych i wieloletnich zadań inwestycyjnych, planowanie bieżących potrzeb remontowych oraz nadzorowanie realizacji tychże potrzeb, prowadzenie spraw związanych z bazą lokalową placówek, udział w pracach komisji przetargowych przy udzielaniu zamówień publicznych, prowadzenie działań dotyczących bieżącej konserwacji maszyn, urządzeń i sprzętu, prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem nieruchomościami i mieniem ruchomym, sprzątanie pomieszczeń bibliotecznych, biurowych, magazynowych i pomocniczych (łazienek, korytarza, klatki schodowej), obsługa służbowych środków transportu. 9. Samodzielne Stanowisko ds. Kadrowych. opracowywanie projektu arkusza organizacji Biblioteki oraz projektów zmian w arkuszu, prowadzenie wszystkich spraw pracowniczych związanych ze stosunkiem pracy, prowadzenie sprawozdawczości (MEN, KO, GUS, PFRON i inne), przygotowywanie danych wynikających z obowiązku realizacji ustawy o systemie informacji oświatowej, prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli oraz doskonaleniem zawodowym pracowników. 10. Samodzielne Stanowisko Sekretarz Biblioteki. organizowanie i nadzorowanie prawidłowego obiegu i przechowywania dokumentacji, 6

7 przygotowywanie działań wynikających z zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych, nadzór nad stanem technicznym pojazdów służbowych oraz prowadzenie dokumentacji związanej z ich eksploatacją. 11. Samodzielne Stanowisko ds. BHP. kontrola warunków pracy oraz przestrzegania obowiązujących w tym zakresie przepisów, analiza stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, prowadzenie dokumentacji z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, opracowywanie wewnętrznych dokumentów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. 12. Wydział na Trawiastej. udostępnianie zbiorów, udzielanie informacji, prowadzenie działalności instrukcyjno-metodycznej, prowadzenie niezbędnej dokumentacji, zgodnie z przepisami i wewnętrznymi ustaleniami, współpraca z instytucjami oświatowymi i kulturalnymi. 13. Filie Biblioteki. Pracą filii kierują kierownicy. Do zakresu działania filii należy: gromadzenie, uzupełnianie i opracowanie zbiorów bibliotecznych, prowadzenie uzupełnianie i melioracja katalogów i kartotek, udostępnianie zbiorów, udzielanie informacji, prowadzenie działalności instrukcyjno-metodycznej, prowadzenie niezbędnej dokumentacji, zgodnie z przepisami i wewnętrznymi ustaleniami, współpraca z instytucjami oświatowymi i kulturalnymi oraz władzami samorządowymi na terenie swojego działania. Rozdział VII Załatwianie spraw w Bibliotece Sprawy w Bibliotece załatwiane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm. 1) ) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa. 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 49, poz. 509, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz i Nr 169, poz. 1387, z 2003 r. Nr 130, poz i Nr 170, poz. 1660, z 2004 r. Nr 162, poz oraz z 2005 r. Nr 78, poz

8 2. Odpowiedzialność za terminowe, zgodne z prawem oraz zasadami współżycia społecznego załatwianie spraw ponosi kadra kierownicza Biblioteki oraz wszyscy pracownicy, zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków. 12. Pracownik Biblioteki jest zobowiązany w szczególności do: 1) należytej znajomości i właściwego stosowania przepisów prawa dotyczących funkcjonowania Biblioteki oraz regulaminów i instrukcji w niej obowiązujących, 2) zapewnienia prawidłowego i terminowego załatwiania powierzonych mu zadań, 3) właściwej obsługi Użytkowników Biblioteki, 4) dbania o wyposażenie będące w jego dyspozycji. 13. Dyrektor określa, w drodze zarządzenia, zasady oraz tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Bibliotece. Rozdział VIII Zasady podpisywania pism w Bibliotece Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są: 1) pisma i wystąpienia do organów administracji samorządowej i państwowej, 2) pisma i wystąpienia do organów kontroli zewnętrznej, 3) wewnętrzne akty normatywne, 4) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Biblioteki, 5) pisma związane z wykonywaniem funkcji. 2. Dyrektor może upoważnić wicedyrektorów do podpisywania pism i dokumentów, o których mowa w ust Projekty zarządzeń, pism i innych dokumentów przedkładają do podpisu Dyrektora lub wicedyrektorów kierownicy pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie sprawy. 2. Kierownicy odpowiadają za merytoryczną poprawność i zgodność z prawem przygotowywanych materiałów, co potwierdzają podpisem na kopii tych dokumentów. 3. Każdy pracownik przygotowujący projekt pisma przedkładanego do decyzji przełożonego parafuje kopię tego pisma. Parafujący pismo przyjmuje odpowiedzialność za jego zgodność z obowiązującymi przepisami. 8

9 Projekty pism i dokumentów, które mogą powodować powstanie zobowiązań finansowych, są przedkładane Dyrektorowi po uzyskaniu podpisu głównego księgowego. 2. Czeki, polecenia przelewu oraz inne dokumenty obrotu pieniężnego podpisują łącznie dwie uprawnione osoby, którymi są: 1) Dyrektor lub jeden z wicedyrektorów, 2) główny księgowy lub inny pracownik Księgowości Informacji w sprawach dotyczących całokształtu działalności Biblioteki udziela Dyrektor lub upoważnieni przez niego pracownicy. 2. Wywiadów dla środków masowego przekazu mogą udzielać wyłącznie pracownicy imiennie upoważnieni przez Dyrektora. Rozdział IX Postanowienia końcowe 18. Spory kompetencyjne pomiędzy komórkami rozstrzyga Dyrektor. 19. Kierownicy mogą składać Dyrektorowi Biblioteki wnioski wraz z uzasadnieniem w sprawie zmian Regulaminu. 20. Pracownicy obowiązani są zapoznać się z niniejszym Regulaminem. 21. Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia. 9