pełna obsługa wielowalutowości z możliwością pobrania aktualnego kursu walut z serwera NBP przez Internet

Transkrypt

1 Własna Firma - Fakturowanie PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA 1

2 SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ 1. Wprowadzenie 4 ROZDZIAŁ 2. Wymagania 5 ROZDZIAŁ 3. Instalacja i logowanie do programu 5 ROZDZIAŁ 4. Obsługa programu Konfiguracja Ustawienia ogólne Prawa dostępu do systemu Użytkownicy Wybór drukarki Ustawienia użytkowników Wersja Rejestracja programu Serwer WWW - udostępnianie raportów Zmiana użytkownika i cennika Sprzedaż, Fakturowanie Wystawiane dokumenty Jak wystawiamy dokument sprzedaży? Sprzedaż na wartość Konta bankowe Inne ważne informacje Obsługa dokumentów sprzedaży Wystaw fakturę VAT Kartoteka faktur VAT Kartoteka faktur VAT marża Kartoteka paragonów Kartoteka faktur korygujących Słowniki Definicje towarów Usługi Stawki VAT Kontrahenci Rabaty Grupy kontrahentów Grupy towarów Słownik cenników Słownik walut i słownik kursów walut Słownik form płatności Słownik jednostek miar... 39

3 Słownik odsetek Słownik Kont bankowych Raporty Raporty internetowe - strony WWW i serwery programu Raporty poprzez internet Serwery programu Kasa Modyfikacja danych kasy Dodanie nowej kasy Usunięcie kasy Wystawianie dokumentów KP i KW Kartoteka KP i KW Słownik operacji Pilot programu Narzędzia Zmiana bazy danych i kopia bezpieczeństwa Przerzutnik danych do systemów finansowo-księgowych Obsługa kas fiskalnych Import danych Rozrachunki Zobowiązania odbiorców wobec nas Noty odsetkowe Konfiguracja współpracy programu z bazą danych Konfiguracja programu do pracy z serwerem Import danych z innych programów Generowanie dokumentów w różnych formatach pdf, xml, rtf, html ROZDZIAŁ 5. Dodatki 60 3

4 ROZDZIAŁ 1. Wprowadzenie Uwaga! Własna Firma - Fakturowanie jest programem w trakcie konsekwentnego i dynamicznego rozwoju. Z tego powodu informacje zawarte w tej instrukcji mogą w niektórych przypadkach odbiegać od stanu rzeczywistego programu, bądź opis funkcji może być bardzo ogólny. Prosimy o zapoznanie się z instrukcją dostarczaną w wersji elektronicznej, którą można również znaleźć na naszej stronie internetowej FAKTUROWANIE to nowoczesny i jednocześnie prosty w obsłudze system sprzedaży przeznaczony dla firm handlowych i usługowych nie prowadzących gospodarki magazynowej o różnym profilu działalności, umożliwiający wystawianie dokumentów: faktury, paragony, dokumenty kasowe oraz wielu istotnych dla działań firmy zestawień. Posiada różnorodne opcje konfiguracyjne przydatne dla bardziej wymagających użytkowników. Architektura programu typu klient-serwer gwarantuje stabilność i bezpieczeństwo pracy w sieci. Pracuje pod platformami Windows i Linux. Umożliwia pracę w sieci na pięciu stanowiskach komputerowych z możliwością rozszerzenia licencji o kolejne stanowiska. Wybrane możliwości: wystawianie wszystkich rodzajów dokumentów sprzedaży: faktur VAT, paragonów, VAT marża, eksportowych, wewnątrz-wspólnotowych, pełna obsługa wielowalutowości z możliwością pobrania aktualnego kursu walut z serwera NBP przez Internet korekty i edycja wszystkich dokumentów sprzedaży, kartoteki wszystkich dokumentów, generowanie dokumentów w formatach: pdf, xls, xml, rtf, html, zestaw słowników, umożliwiających definiowanie elementów przydatnych w trakcie sprzedaży: cenników, towarów i usług, kontrahentów, form płatności, kont bankowych, walut, jednostek miary, obsługa rabatów, rozbudowana konfiguracja programu, np. dowolny sposób numeracji dokumentów, logo na dokumentach, definiowanie wyglądu aplikacji, różne szablony wydruków wystawianych dokumentów, obsługa urządzeń fiskalnych, drukarek i kas fiskalnych oraz czytników kodów kreskowych, obsługa kopii bezpieczeństwa, użytkownicy, rozbudowane prawa dostępu, zestaw raportów obrazujących: zestawienia sprzedaży, płatności kontrahentów, a także wydruk rejestru VAT, rozrachunki: raporty płatności, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, obsługa wielu kas: dokumentów kasowych KP, KW, raporty kasowe (złotowe, walutowe), internetowy system aktualizacji programu, pilot programu, z którego dostępne są najczęściej używane funkcje, inteligentne, szybkie wyszukiwanie: towarów, usług, kontrahentów, podgląd informacji o kontrahencie podczas sprzedaży: obrotów, zaległości, kupionego asortymentu, wystawionych dokumentów i wiele innych, współpraca z programami Księga Przychodów i Rozchodów, Księga Handlowa możliwość przejścia na obsługę gospodarki magazynowej 4

5 ROZDZIAŁ 2. Wymagania Wymagania dotyczące uruchomienia Programu: zalecane: procesor: 1GHz MHz, pamięć RAM: 512 MB, rozdzielczość ekranu: 1024x768 pkt, wolne miejsce na dysku twardym: >200 MB (zależy od ilości danych), minimalne: procesor: 600 MHz, pamięć RAM: 256 MB, rozdzielczość ekranu: 800x600 pkt, wolne miejsce na dysku twardym: 170 MB. System operacyjny: Windows, Linux lub inny, na którym jest dostępna maszyna wirtualna Javy ROZDZIAŁ 3. Instalacja i logowanie do programu 1. Instalacja programu Własna Firma - Fakturowanie - Windows. Włóż płytę do napędu CD-ROM, następnie wybierz katalog WŁASNA FIRMA oraz uruchom program. WlasnaFirma-5.02-r70109-Setup.exe w celu zainstalowania programu. Nazwa programu instalacyjnego zawiera numer wersji ( 5.02-r70109) dlatego ta część nazwy pliku może być inna w instalowanym oprogramowaniu. Instalator zaproponuje nam miejsce na dysku twardym, w którym będzie zainstalowany program. Domyślnie instalator proponuje następującą lokalizację programu: C:\Biznesmen\WlasnaFirma. Użytkownik może zmienić proponowane miejsce instalacji programu. Po zainstalowaniu programu zostanie dodana w opcji START\PROGRAMY nowa zakładka Biznesmen/Własna Firma. Uruchamiamy : Własna Firma. Po uruchomieniu program poprosi o dane rejestracyjne, należy podać nr licencji i klucz aktywacji z Karty Rejestracyjnej dostarczonej wraz z programem. W przypadku instalowania wersji demonstracyjnej wpisujemy demo małymi literami. W wersji demonstracyjnej program działa przez 30 dni. Jeżeli zainstalowaliśmy wersję demo, a następnie zakupiona została wersja licencjonowana, chcąc zachować dotychczasowe dane należy zarejestrować program korzystając z funkcji menu : Konfiguracja/Rejestracja programu. 5

6 Logujemy się do programu wpisując użytkownika i hasło. Należy wprowadzić małymi literami: Użytkownik - adm Hasło - dgcs Istnieje możliwość ominięcia sekcji logowania. Zagadnienie omówimy w rozdziale dotyczącym konfiguracji programu. 2. Instalacja programu Własna Firma - Fakturowanie - Linux. Przykład instalacji z poziomu konsoli. Zaloguj się w systemie jako root. Włóż płytę do napędu CD ROM. Uruchom konsolę i wykonaj komendę: mount /dev/cdrom w celu zamontowania napędu CD ROM. Przejdź do katalogu: cd /tmp Utwórz katalog roboczy na przykład biznesmen: mkdir biznesmen Skopiuj pakiet programu: cp /mnt/cdrom/własnafirma/własnafirma-5.02-r70109-linux-x86-install biznesmen Część nazwy pliku ( 5.02-r70109 ) jest nazwą aktualnej wersji programu, która będzie się zmieniać. Przejdź do katalogu roboczego: cd biznesmen Uruchomić /WlasnaFirma/WlasnaFirma-5.02-r70109-Linux-x86-Install i postępować zgodnie z wyświetlanymi informacjami Podczas instalacji padnie pytanie o instalację serwera bazy danych FirebirdSQL, jeśli jest to pierwsza instalacja i na komputerze nie jest zainstalowany taki serwer to należy odpowiedzieć tak, w przeciwnym przypadku nie. Po zakończeniu instalacji usunąć katalog roboczy: rm rf /tmp/biznesmen Katalog, w którym program standardowo instaluje się to: /opt/biznesmen/wlasnafirma Uwaga! Kupując uaktualnienie, z wersji niższej niż 5.00, programu otrzymują Państwo nową licencję i nowy kod aktywacji. Po uruchomieniu nowej wersji programu pojawi się zapytanie o licencję i klucz aktywacji. Po wpisaniu tych informacji program zachowa wszystkie dotychczas zgromadzone dokumenty i dane. Nadrzędna baza danych programu to plik o nazwie BN. Jego lokalizacja jest zależna od miejsca instalacji i systemu. Domyślnie: dla systemu Windows w wersji jednostanowiskowej: C:\Biznesmen\WlasnaFirma\db\BN dla systemu Linux: /opt/biznesmen/wlasnafirma/db/bn Instalacja sieciowa jest omówiona w rozdziale Konfiguracja programu do pracy z serwerem. 6

7 ROZDZIAŁ 4. Obsługa programu Widok głównego okna programu: Program jest wyposażony w bogatą część konfiguracyjną. Umożliwia ona przystosowanie programu do potrzeb użytkownika. Po zainstalowaniu program może działać praktycznie od razu. Należy jednak określić podstawowe parametry użytkowe. Niektóre funkcje menu użytkownik będzie wykonywał jednorazowo lub sporadycznie. Pracę z programem Własna Firma - Fakturowanie należy rozpocząć od zdefiniowania danych dotyczących Państwa firmy, osób pracujących i ich uprawnień. Parametry te ustawiamy korzystając z funkcji menu Konfiguracja. Wszystkie funkcje i zakładki konfiguracji należy po kolei przejrzeć i w razie konieczności zmienić. Od tej jednorazowej czynności zależeć będzie bezproblemowe rozpoczęcie pracy z programem. Już w trakcie pracy można konfigurować szereg opcji ułatwiających codzienne użytkowanie programu np. wydruków, wyglądu dokumentów oraz strony graficznej programu. Część ważnych informacji znajduje się również w słownikach. Zwracamy szczególną uwagę na słownik kont bankowych. Znajdują się tam definicje kont bankowych naszej firmy wcześniej znajdujące się w sekcji konfiguracyjnej. Konfiguracja programu do pracy w sieci zamieszczamy w osobnym rozdziale instrukcji. Podczas instalacji programu w wersji demonstracyjnej (demo) można wygenerować zestaw próbnych danych i dokumentów. Powinno to bardzo ułatwić start pracy bez obawy o popełnianie błędów. 4.1 Konfiguracja Przejście do opcji konfiguracyjnych: 7

8 Ustawienia ogólne Spis treści Dane firmy Dokumenty Parametry pracy Uaktualnienia Wydruki Wystawianie dokumentów Sieć Wyświetlanie asortymentu Logowanie Wygląd aplikacji Wielofirmowość Uaktualnienia Urządzenia zewnętrzne - drukarka fiskalna Urządzenia zewnętrzne - drukarka tekstowa Język Dane firmy W miejscu tym określamy dane firmy, wybieramy użytkowane drukarki fiskalne, określamy podstawowe parametry dokumentów i związanych z nimi wydruków, wybieramy sposób numeracji dokumentów, wygląd (grafikę) środowiska pracy oraz inne istotne parametry. Poniższe ekrany przedstawiają poszczególne parametry. Podczas tworzenia nowego Fakturowania, dane firmy są kopiowane z Fakturowania głównego. Dokumenty 8 W tej zakładce określamy: - wzorce numeracji, - liczbę kopii dokumentu, - wybór przedefiniowanego wzorca wydruku, - kolejny numer na dokumencie.

9 Dla każdego dokumentu mamy zdefiniowane wzorce numeracji, które możemy dostosować do własnych potrzeb. Omówimy to na przykładzie dokumentu Faktura VAT, gdzie: $n numer dokumentu; liczba literek n oznacza ilość cyfr na które będzie formatowany numer np. $nnnn oznacza że pierwszy numer będzie wyglądał 0001 $m miesiąc wystawienia; tutaj mamy również kilka możliwości ustawienia formatowania i tak odpowiednio: $m oznacza, że miesiąc będzie numerowany rzeczywistą liczbą cyfr, odpowiadającą liczbie cyfr danego miesiąca, np. luty wygeneruje 2, ale grudzień 12 $mm oznacza, że miesiąc zawsze będzie miał dwie cyfry np. luty - 02 $mmm oznacza, że miesiąc zawsze będzie reprezentowany przez trzy literowy skrót np. luty - lut $mmmmm oznacza, że miesiąc będzie reprezentowany przez pełną nazwę miesiąca $rr rok wystawienia dokumentu tutaj mamy dwie możliwości : $rr- rok w formacie dwucyfrowym np będzie reprezentowany przez 06 $rrrr - rok w formacie czterocyfrowym $S Fakturowania $M nazwa Fakturowania symbol System automatycznie realizuje zerowanie numeracji w przypadku zmiany któregokolwiek z wyżej wymienionych składowych numeracji, np. jeżeli zmieni się miesiąc a będzie on uwzględniony w numeracji to po zmianie miesiąca składowa $n automatycznie zostanie wyzerowana. Program ponadto pamięta stany poprzednich numeracji, np. w trakcie miesiąca zmieniliśmy schemat numeracji, wystawiliśmy kilka dokumentów na nowym schemacie a następnie wracamy do starego to program będzie generował numery według starego schematu jakby w międzyczasie nie było zmiany. Gwarantuje to uniknięcie luk w numeracji. We wzorcu numeracji można wpisać również dowolne własne teksty, jak np. skrót nazwy firmy. Przykładowy wzorzec z takim tekstem byłby następujący: F/$nnn/$mm/$rr/Hurt, który będzie generował numery dokumentów w stylu: F/001/01/08/Hurt. Definiujemy proponowaną liczbę kopii do wydruku dla poszczególnych dokumentów. Można wybrać również interesujący nas wzorzec wydruku z proponowanego zestawu lub dołączyć własny. Aktualny numer dokumentu można korygować. W polu wzorzec wydruku mamy możliwość wyboru wyglądu poszczególnych dokumentów spośród gotowych wzorców. Dodatkowe wzorce możemy dołączyć samodzielnie wykorzystując dostarczane z programem narzędzie ireport. Zdajemy sobie sprawę z ograniczonego zastosowania takiego narzędzia, dlatego planujemy w niedalekiej przyszłości otwarte repozytorium wzorców wydruków na naszych stronach internetowych. 9

10 Parametry Parametry pracy Ustawiamy kierunek liczenia podatku VAT dla dokumentów wydania. Mamy do wyboru VAT liczony z netto lub VAT liczony z brutto. Paragony mają narzucony kierunek liczenia z brutto niezależnie od aktualnego ustawienia. Również faktura wystawiana z paragonów automatycznie będzie fakturą liczoną z brutto i zgodną z indywidualnymi wyliczeniami na poszczególnych paragonach. Znacznik zapisuj informacje o działaniu programu do pliku pozwala na rejestrację pracy programu. problemów razie jakichkolwiek problemów można przesłać te informacje do nas (pomoc -> wyślij zgłoszenie błędu lub sugestię). 10 Uaktualnienia

11 Wydruki 11

12 Wystawianie dokumentów Ustawiona w tym oknie kolejność dokumentów obowiązywać będzie podczas wystawiania dokumentów wydania. Konfigurujemy też sposób przechodzenia na niższą pozycję podczas edycji w tabelach oraz decydujemy się, czy dopuszczamy wielokrotne wystąpienie tego samego towaru na pozycjach dokumentu wydania. Sieć Zaznaczając opcję Odświeżaj asortyment w tle możemy ustalić co ile sekund aktualizowany z bazy danych będzie asortyment. Wyświetlanie asortymentu 12

13 Opcja Pokazuj dymki opisujące produkt, powoduje wyświetlenie dodatkowych informacji o towarze w oknie asortymentu. Zmiana parametru Koloruj asortyment decyduje o wyświetlaniu (lub nie) innym kolorem: asortymentu ze stanem zerowym oraz usług. UWAGA: Zatwierdzenie zmian wymaga ponownego uruchomienia programu Własna Firma Fakturowanie. Logowanie Jeżeli zbędna jest kontrola logowania podczas uruchamiania programu wówczas można ustawić domyślnego użytkownika wejściowego. Wygląd aplikacji Zakładka umożliwia zmianę wyglądu i kolorystyki wyświetlanych ekranów (potocznie skórek). 13

14 Skórka TinyLAF jest dodatkowo konfigurowalna. Jeśli ją wybierzemy pojawi się możliwość wyboru predefiniowanego tematu. Dla osób o słabym wzroku polecamy dla przykładu temat Windows XP czcionka 16. Doświadczeni administratorzy mogą samodzielnie zdefiniować temat narzędziem dostępnym po naciśnięciu kombinacji klawiszy Alt+Q w głównym oknie programu. W przypadku gorszej jakości sprzętu, gdy czas operacji graficznych zacznie być zauważalny proponujemy zmienić wybór skórki na proponowaną po pierwszej instalacji. Niektóre skórki mogą spowalniać pracę programu, dla dobrego sprzętu w sposób niezauważalny, dla słabszego może w sposób istotny. Nie polecamy wówczas skórki systemowej. Wielofirmowość Program umożliwia prowadzenie wielu firm. 14

15 Każda firma ma osobną fizyczną bazę danych ( plik ). Wybór firmy dokonujemy poprzez wybranie jej nazwy. Jeśli jednak program obsługuje tylko jedną firmę lub sporadycznie tylko inne, wówczas wybierając opcję podłączaj automatycznie do domyślnej bazy danych zwalnia nas z wyboru firmy przy stracie programu. Możemy także ustawić start programu na uruchomienie naszego głównego modułu. Również w tym przypadku zwalnia nas to z obowiązku wyboru modułu Fakturowanie, księgi lub innego. Oczywiście, zawsze można opcje domyślne zmienić. Urządzenia zewnętrzne -> Drukarka fiskalna Jeżeli posiadamy drukarkę fiskalną wybieramy jej model oraz ustawiamy parametry techniczne. 15

16 Wśród różnych modeli znajdziemy również pozycję sieciowa. Drukarka sieciowa umożliwia pracę kilku stanowisk z jedną drukarka fiskalną. Zwracamy uwagę na możliwość wyboru trybu pracy drukarki. Może ona drukować paragon dopiero po zaakceptowaniu wszystkich wybranych towarów (tzw. Offline) lub drukować po każdym wystawionym towarze (Online). W punkcie 4.6. instrukcji przedstawiliśmy konfigurację serwerów. Znajdziemy tam również uwagi dotyczące instalacji drukarki sieciowej. Drukarka sieciowa będzie działać dopiero po starcie serwerów 16

17 programu. Urządzenia zewnętrzne -> Drukarka tekstowa W tej części konfiguracji ustawiamy standardowe parametry drukarki tekstowej. W szczególności port, na który mają być wysyłane wydruki, liczby wierszy w linii na pojedynczej stronie itp. Język Umożliwia ustawienie języka, w jakim zostanie wystawiony dokument Prawa dostępu do systemu Wykorzystując tę funkcję definiujemy grupy użytkowników, którym nadajemy odpowiednie uprawnienia. Każda grupa użytkowników może mieć nadane inne uprawnienia do pracy z programem Własna Firma - Fakturowanie. 17

18 Nie ma ograniczeń, co do liczby tworzonych grup. Jedną z grup są Administratorzy. Jest to grupa uprzywilejowana posiadająca wszystkie prawa istniejące w programie. Użytkownik dodany do grupy administratorów staje się użytkownikiem uprzywilejowanym, administratorem programu. Pozostałe grupy nie powinny posiadać tak szerokiego zestawu uprawnień. Prawa można określić zarówno do wykonania jakiejś funkcji jak i jej wyświetlenia (np. uwzględnienia w menu) Można też pozwolić lub zabronić na wykonywanie akcji z przycisków: 18

19 Użytkownicy W zakładce tej wprowadzamy imię i nazwisko osoby, której przydzielamy login i hasło do programu. Każdego użytkownika przyporządkowujemy do odpowiedniej grupy posiadającej określone prawa w programie. Pole edycyjne Nazwa na paragonie służy do umieszczenia na paragonach fiskalnych krótkiego tekstu np. inicjałów osoby zalogowanej do systemu. Ze względu na ograniczenia, jakie mają poszczególne drukarki fiskalne zdefiniowany tekst może na wydruku paragonu zostać skrócony do 8 znaków. 19

20 Wybór drukarki Wybieramy drukarkę, z której będziemy korzystać. Program domyślnie ustawi nam drukarkę, którą mamy aktualnie wybraną w systemie Ustawienia użytkowników Funkcja ta służy do likwidacji indywidualnych ustawień użytkownika. Dotyczy pilota, wielkości okien, wyboru kolumn i listy przeszukiwanych kolumn Wersja Wyświetla aktualną wizytówkę programu Rejestracja programu W przypadku użytkowania wersji demonstracyjnej programu, po zakupie wersji pełnej, funkcja Rejestracja programu umożliwia wprowadzenie klucza aktywacji i licencji uzyskanej od producenta. Od tej chwili zaczyna się właściwe użytkowanie programu. Uwaga: Dokumenty wystawione podczas pracy w trybie demo pozostają w archiwach programu. 20

21 Serwer WWW - udostępnianie raportów Zagadnieniu temu został poświęcony punkt 4.6 instrukcji. Konfiguracja alarmów i start serwera alarmów możliwa jest również w programie obsługi serwerów opisanym w punkcie 4.7 instrukcji Zmiana użytkownika i cennika W menu plik umieszczono komendy wyboru użytkownika programu, zmiany Fakturowania oraz cennika. Słowniki cenników zostaną omówione w osobnym rozdziale. Operacje te są dostępne również z pulpitu programu (na dole w oknie głównym programu). Po operacji wylogowania nie można podjąć pracy z programem aż do momentu ponownego zalogowania. Jeśli mamy do dyspozycji również inne moduły systemu Własna Firma z tego miejsca programu możemy je uruchomić Sprzedaż z Fakturowania Wystawiane dokumenty Funkcje programu związane ze sprzedażą z Fakturowania zgrupowane są w jednym miejscu. Program może wystawić paragon powiązany z drukarką fiskalną lub niezależny, fakturę VAT, fakturę eksportową, fakturę marża, 21

22 fakturę WDT. Kierunek liczenia podatku VAT jest konfigurowalny. Każdy dokument trafia do odpowiedniej kartoteki. Do faktur można wystawić formalny dokument korygujący, w pozostałych przypadkach możliwa jest korekta nieformalna w przypadku popełnienia błędu. Odbywa się automatycznie korekta kasy i tworzenie rejestru VAT sprzedaży. W systemie wydań obowiązuje pełna wielowalutowość oraz dowolna i wielopoziomowa obsługa cenników. Możliwe jest udzielanie rabatów zarówno 'z ręki' jak i w powiązaniu o ustalone kryteria dotyczące kontrahentów. Bogaty system raportów umożliwia natychmiastową analizę sytuacji. Program oferuje ponadto możliwość przekształcania paragonów na faktury. Uwzględnia czytniki kodów z różnorodnością kodów dla dowolnego towaru. Program umożliwia wystawienie następujących dokumentów: - paragonu - faktury VAT - faktury korygującej - faktury eksportowej - faktury marża - wewnątrz unijnej dostawy towaru (faktura WDT) Jak wystawiamy dokument sprzedaży? Funkcja wydania jest dostępna bezpośrednio po uruchomieniu programu. Ekran służący sprzedaży jest ekranem głównym programu. Wciskając klawisz F1 pojawi nam się okno z opisem skrótów klawiszowych, ułatwiających nam m.in. sprzedaż towarów z Fakturowania. Sprzedaż towarów i usług dokonujemy na podstawie dostępnego asortymentu w aktualnym Fakturowaniu i w wybranym cenniku. W celu sprzedaży należy odszukać interesujący nas towar i zatwierdzić klawiszem Enter lub dwukrotnie 'kliknąć' lewym klawiszem myszy. W tabeli POZYCJE pojawi się dany towar. Na samym dole ekranu asortymentu znajduje się pole edycyjne przeznaczone do wyszukiwania towaru (towarów) w bieżącym Fakturowaniu. Wyszukujemy nazwę towaru lub indeks w zależności od tego, która kolumna tabeli asortymentu jest skrajnie po lewej stronie. Każdą kolumnę tabeli można umieścić w dowolnym miejscu przeciągając i upuszczając ją przed inną kolumną. Dodatkowo przeszukiwane są pola zaznaczone do przeszukiwania przy użyciu przycisku T oraz pola kodów kreskowych zdefiniowane przy pomocy słownika towarów. 22

23 Przycisk 'F'(Filtr) służy nam do włączenia/wyłączenia filtracji towarów według liter w polu wyszukiwania. Podobnie 'C'(Część), lecz w tym przypadku poszukiwany może być dowolny fragment pola (np. końcówka nazwy czy indeksu). Zachęcamy do wykonania kilku eksperymentów w celu dokładnego rozpoznania tej przydatnej funkcji programu. W instrukcji, która nie może być zbyt obszerna nie jesteśmy w stanie w pełni opisać możliwości tego mechanizmu. Dodamy tylko, że jeśli towar zostanie znaleziony według jego kodu kreskowego zmieni się jednocześnie jego domyślna ilość wydania zdefiniowana w słowniku. Jeśli chcemy zmienić ilość po stronie już wystawionych pozycji to wciskamy klawisz Insert. Pojawi się wtedy okno, w którym podajemy ilość towaru przeznaczonego do sprzedaży i zatwierdzamy. Ustalenie ilości można określić również zanim towar wybrany zostanie do sprzedaży. Służy do tego klawisz F11. Ilością domyślną jest '1'. Podobne operacje można wykonać na cenie sprzedaży. Kombinacją klawiszy Ctrl+Enter lub podwójnym kliknięciem myszy możemy uaktywnić okno edycyjne pojedynczego wiersza wybranego asortymentu. Wyżej opisane operacje mamy teraz zebrane w jednym oknie. Umożliwia ono dodatkowo indywidualną edycję rabatu dla wybranego towaru. Dla dokumentu wydania musimy określić sposób zapłaty (gotówka, przelew, karta płatnicza). Zmiany możemy dokonać naciskając klawisz F4 lub przechodząc do zakładki Pozostałe dane dokumentu ('klikając' lewym przyciskiem myszki na tej zakładce lub naciskając klawisz F7) lub wybrać z listy obok napisu Sp. płatn. Ze słownika wybieramy rodzaj dokumentu wydania (paragon, faktura VAT itp.). Zmieniając rodzaj dokumentu w trakcie edycji może się zdarzyć, że nastąpi zmiana kierunku liczenia podatku VAT. Program taką sytuację sygnalizuje użytkownikowi. Określenie danych kontrahenta i pozostałych niezbędnych informacji określamy w zakładce Pozostałe dane dokumentu (F7). Wybór kolejności wypełniania danych Pozycje wystawianego dokumentu (F6) i Pozostałe dane kontrahenta jest dowolna. Określając najpierw kontrahenta możemy sterować udzielaniem rabatu lub mieć wgląd w ostrzeżenia dotyczące kontrahenta. Oczywiście uwaga ta dotyczy dokumentu, dla którego można określać kontrahenta. 23

24 Wydrukiem sterują opcje drukowania Ust. druk. Dodatkowo można włączyć podgląd wydruku w konfiguracji programu. Sprzedaży usług dokonujemy na podstawie wcześniej zdefiniowanych danych w słowniku usług analogicznie jak towarów lub bezpośrednio, bez udziału słownika usług jednorazowych. 24

25 Sprzedaż na wartość Sprzedaż na wartość umożliwia przycisk F12. Jeśli towar nie został zaliczony do żadnej grupy towarowej, sprzedaż taka jest dopuszczalna. W przypadku przydziału towaru do jednej z grup towarowych, możliwość ta jest określana w opcji SŁOWNIKI->GRUPY TOWARÓW. Przykład: Przychodzi dziecko mające 5 zł i chce za to kupić cukierków. Będąc w oknie ASORTYMENT wciskamy klawisz F12. Otworzy się okno, w którym podajemy kwotę 5 zł, następnie wybieramy towar cukierki i zatwierdzamy. Program przeniesie nam odpowiednią ilość towaru za kwotę 5 zł lub do niej zbliżonej np. 4,96 lub 5,05. Podobna sytuacja może być przy sprzedaży paliw, gdzie kupujemy benzynę za 100 zł. Jeżeli ostatnim dokumentem, który wystawialiśmy był paragon i chcemy zmienić go w fakturę to wciskamy przycisk Faktura. Wybieramy ze SŁOWNIKA firmę lub dodajemy nową, dalej postępujemy tak jak w opisie powyżej Konta bankowe Wśród przełączników dostępnych na dole panelu głównego programu mamy do dyspozycji możliwość wyboru aktualnego konta bankowego. Na fakturze będzie uwzględnione aktualnie wybrane konto. Definicje kont bankowych znajdziemy w menu słowników Inne ważne informacje Jeżeli chcemy przesortować towar np. wg indeksu należy w oknie ASORTYMENT ustawić się na etykiecie Indeks tytułu i 'kliknąć' lewym przyciskiem myszy. Możemy zmienić kolejność wyświetlanych kolumn w oknie ASORTYMENT, np. jeżeli chcemy, aby pierwszą wyświetlaną kolumną był indeks ustawiamy się na polu indeks 'klikamy', przytrzymujemy lewy klawisz myszy a następnie przenosimy w dowolne miejsce w obrębie tej grupy. Jak wcześniej wspomnieliśmy w dolnej części okna ASORTYMENT znajduje się pole, w którym możemy wpisać nazwę poszukiwanego asortymentu. Po wpisaniu na przykład dwóch pierwszych liter danego asortymentu pole podświetlenia w tej kolumnie ustawi nam się na pierwszym produkcie, którego nazwa zaczyna się tymi literami. Możemy wpisać całą nazwę towaru. Program rozróżnia wielkość liter, którymi wprowadzony został asortyment. Przycisk Rabat umożliwia udzielenie identycznego rabatu dla wszystkich pozycji, które znajdują się na dokumencie wydania (WZ, Faktura, Paragon). Oczywiście możliwe jest udzielenie różnego rabatu dla różnych pozycji. Ctrl+Enter lub podwójne 'kliknięcie' (jak już o tym wspomnieliśmy) otwiera okno edycyjne pozycji wybranego wiersza. Prawym przyciskiem myszy uruchamiamy pilota programu. Jednak, jeśli kursor znajduje się na obszarze nagłówka jakiejkolwiek tablicy z danymi, wówczas uaktywnimy 'menadżera kolumn'. Dzięki temu mechanizmowi możemy wybierać, jakie kolumny w edytowanej tablicy mają dla nas istotne znaczenie. Menadżer kolumn może być wywołany również w innych oknach programu. Jeśli kursor znajduje się na obszarze wiersza tablicy asortymentu prawym przyciskiem myszy możemy wywołać albo podgląd struktury programu (jak Ctrl+I lub Alt+I) albo podgląd definicji towaru. Kombinacja klawiszy Ctrl i strzałka w dół przepisuje na pole wyszukiwania aktualnie podświetlony asortyment. POLE WYSZUKIWANIA dostępne jest też w innych miejscach tego programu i działa analogicznie jak opisano to powyżej. Po ustawieniu się na dowolnej pozycji w tabeli asortymentu możemy wywołać okno analizy towaru w systemie. Możemy tego dokonać kombinacją klawiszy Alt+I lub Ctrl+I. Kolejne zakładki przedstawiają zestawienia kontrahentów, którym sprzedaliśmy towar, jak również zestawienia dokumentów przyjęcia i wydania z wybranym towarem. 25

26 Dodatkowe jednostki miary. Dodatkowym jednostkom miary oraz ich praktycznemu zastosowaniu podczas wystawiania dokumentów sprzedaży zostały poświęcony podrozdział: Dodatkowe jednostki miary (w część rozdziału Słowniki poświęconemu słownikowi towarów) Obsługa dokumentów sprzedaży Wystaw fakturę VAT Funkcja ta umożliwia nam wystawienie faktury VAT z wcześniej wystawionych paragonów. Z paragonów Z paragonami postępujemy analogicznie jak w przypadku wystawiania faktury. Odnajdujemy kontrahenta, dla którego zostanie utworzona faktura, zatwierdzamy OK. Pojawi się okno z informacją o wystawionych paragonach dla wybranego kontrahenta. Wybieramy paragony używając klawisza Enter lub przycisku Dodaj paragon. Zatwierdzamy OK i wystawiamy fakturę. Z ostatniego paragonu Będzie wystawiona faktura z pojedynczego, ostatnio wystawionego paragonu. Uwaga! Z paragonów możemy utworzyć jedną Fakturę. W przypadku faktury z paragonów zostanie wystawiona faktura z kierunkiem liczenia VAT z brutto, niezależnie od ustawień w parametrach pracy. Ponadto, każdy paragon wchodzący w skład faktury zachowuje swoje wyliczenia dotyczące wartości podatku. Faktura je tylko sumuje a nie wylicza na nowo, aby nie powstały rozbieżności fiskalne lub w rejestrze VAT Kartoteka faktur VAT Mamy tu możliwość przejrzenia wystawionych faktur gotówkowych, przelewowych lub wszystkich dla danego kontrahenta, edycji, ponownego wydruku oraz wystawienia faktury korygującej. Kartoteka faktur obejmuje dokumenty wydane w aktualnym Fakturowaniu. W skład tej kartoteki wchodzą faktury unijne, eksportowe (bez faktur VAT marża, które mają swoją własną kartotekę). 26

27 Fakturę korygującą wystawiamy po wyborze dokumentu, który chcemy korygować i wciśnięciu przycisku Faktura korygująca. Otworzy nam się poniższe okno. W tabeli Było mamy pozycje towarowe, które wystawialiśmy na daną fakturę. W tabeli Powinno być wprowadzamy zmiany używając przycisków na dole okna. Faktura korygująca jest uwzględniana w kasie i rejestrze VAT Kartoteka faktur VAT marża Kartoteka faktur marża obejmuje dokumenty wydane w aktualnym Fakturowaniu. W skład tej kartoteki wchodzą wyłącznie faktury VAT marża. 27

28 Kartoteka paragonów Kartotekę tę wykorzystujemy do przeglądu, fiskalizacji wystawionych paragonów oraz wystawienia faktury dla konkretnego paragonu. Z kilku paragonów możemy wystawić jedną fakturę, wykorzystując funkcję menu Wystaw fakturę VAT -> z paragonów. Kartoteka ta zawiera dokumenty wydane w aktualnie wybranym Fakturowaniu Kartoteka faktur korygujących Dzięki tej kartotece mamy wgląd do wystawionych dokumentów korygujących (faktur, paragonów, faktur VAT marża) oraz możliwość ich usunięcia. 28

29 4.4. Słowniki Wydania to główne funkcje programu Fakturowanie. Nie może on jednak istnieć bez szerokiego wsparcia w postaci różnorakich słowników, raportów czy konfiguracji. Podstawowymi słownikami są kartoteka towarów oraz słownik usług i kontrahentów. Kartoteka towarów grupuje najważniejsze cechy towarów. Podobnie, słownik usług udostępnia parametry usług. Słowniki te są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów oraz automatycznie uzupełniane. Słownik kontrahentów zbiera informacje o kontrahentach. Podobnie jak w przypadku pozostałych słowników jest on uaktualniany automatycznie. Pozostałe słowniki w systemie to słownik stawek VAT, słownik rabatów, słowniki grup kontrahentów i towarów, cenników oraz walut, które zawierają mechanizmy konfiguracyjne. Ponadto inne słowniki automatyzujące wszystkie czynności w programie. 29

30 Definicje towarów W słowniku tym możemy do już zdefiniowanego towaru przydzielić grupę towarową, określić marżę oraz zmienić cenę sprzedaży, podatek VAT lub nazwę towaru. Uwaga! Nie można zmieniać indeksów podstawowych! Słownik towarów wraz ze słownikiem usług pełni też rolę cennika podstawowego w systemie. Cennika podstawowego nie można usunąć i pełni on rolę podstawowego przelicznika dla innych cenników. Oczywiście może, a nawet powinien być pełnowartościowym cennikiem użytkowym. Zakładka zdjęcia umożliwia włączenie do definicji zdjęć towaru 30

31 Usługi Słownik ten pozwala na określenie i dodanie parametrów usług, jakie wykonujemy oraz ich modyfikację Stawki VAT Mamy tu możliwość zdefiniowania, dodania oraz usunięcia stawki VAT (jeśli dana stawka nie została wykorzystana np. w dokumencie) oraz kodu drukarki fiskalnej. Przy każdej stawce VAT musimy zdefiniować kod drukarki fiskalnej. Nawet jeżeli nie posiadamy tego urządzenia, musimy podać dowolną literę. 31

32 Kontrahenci Słownik ten pozwala na przegląd, dodanie i modyfikację danych kontrahentów. Uporządkowany jest w pięciu podstawowych zakładkach oraz w katalogu zadań (faktury automatyczne). Dane podstawowe dotyczą identyfikacji kontrahenta i danych adresowych. 32

33 Dane dodatkowe przedstawiamy poniżej: Politykę cenową określamy w osobnej zakładce. Pozostałe uwagi o kontrahencie 33

34 Podobnie jak w przypadku asortymentu, mamy pełny przegląd kontrahenta - przycisk 'info o kontr.' lub Alt+I. 34

35 Konta bankowe kontrahentów Rabaty Słownik rabatów został utworzony z myślą automatycznego przydziału rabatu dla określonej grupy kontrahentów. Wyszukujemy interesującą nas grupę kontrahentów, wciskamy klawisz Dodaj rabat i wpisujemy wielkość rabatu. Jeśli w grupie są dla przykładu kontrahent_1 i kontrahent_2, wówczas wystawiając fakturę dla kontrahenta_1 automatycznie przypisujemy mu określony rabat. Nie oznacza to jednak, że rabat jest udzielony na każdy towar znajdujący się na fakturze. Rabat zostanie udzielony tylko na te towary, które znajdują się w grupach towarów przydzielonych danej grupie kontrahentów. Trzeba zaznaczyć, że rabat udzielony przyciskiem Rabat podczas wystawiania faktury lub edytowany ręcznie, ma większy priorytet, niż rabat wg grupy kontrahentów. 35

36 Grupy kontrahentów Słownik ten pozwala kategoryzować poszczególnych kontrahentów i umieszczać ich w odpowiednich grupach. Jeden kontrahent może należeć tylko do jednej grupy. 36

37 Grupy towarów Dzięki temu słownikowi możemy podzielić towary na odpowiednie grupy towarowe np. warzywa, słodycze. Grupa odzież, może zawierać takie towary jak np. spodnie, kurtki, bluzki itp. Grupa AGD, może grupować takie towary jak pralki, lodówki, żelazka itp. artykuły. Zaznaczenie opcji Czy możliwa sprzedaż na wartość umożliwi nam sprzedaż danych towarów przyporządkowanych do tej grupy za określona wartość. Dokładny opis działania funkcji sprzedaży znajduje sie w pkt Słownik cenników Słownik cenników zawiera wszystkie stosowane cenniki w programie, z wyjątkiem cennika podstawowego. Cennik podstawowy jest tworzony automatycznie na podstawie wartości zawartych towarów słowniku towarów i słowniku usług. Słownika podstawowego nie można usunąć z systemu, co nie znaczy, że musimy go stosować. Słownik podstawowy jest podstawą do przeliczeń dla innych słowników, w tym również w obcej walucie. Na liście po lewej stronie ekranu zebrany jest aktualny zestaw cenników. Dostępne operacje to: usuń, dodaj nowy (z asortymentem), dodaj pusty. Dla cennika określamy nazwę, opis oraz walutę. Wskaźnik przeliczeniowy względem ceny podstawowej to mnożnik względem ceny w cenniku podstawowym. Jeśli ma wartość 1, oznacza to, że jest on równy cenie z cennika podstawowego. Ogólny wzór dla obliczania ceny w danym cenniku: Cena = wskaźnik * cena podstawowa. Oczywiście, pomimo istnienia takiego przelicznika, ceny towarów w danym słowniku mogą być kształtowane indywidualnie, poprzez ręczną zmianę ceny dla każdej pozycji. Przyjmuje się, że każdy nowy towar zostaje automatycznie dodany do cennika wg jego przelicznika. Można z tego zrezygnować, anulując wybór 'domyślnie dodawaj nowe towary do cennika'. Przycisk 'przelicz ceny według zadanego kursu' dotyczy cennika w obcej walucie i przelicza ceny wg kursu z tabeli kursów walut. Na liście cenników po lewej stronie ekranu symbol '+' oznacza automatyczne dodawanie nowych towarów do cennika, a symbol 'wsk' to wskaźnik przeliczeniowy względem ceny podstawowej. 37

38 Słownik walut i słownik kursów walut Słownik walut to lista wykorzystywanych w programie walut. Jeśli w słowniku tym umieścimy tylko kilka interesujących nas wpisów, pozostałe waluty nie będą ściągane z tabeli kursowych zamieszczonych w Internecie. Jeśli listę tą pozostawimy pustą, ściągniemy wszystkie kursy zapisane w dostępnych tabelach kursowych. 38

39 Słownik form płatności Jest to słownik wykorzystywany przy automatyzacji wprowadzania danych. Zawiera obowiązujące środki płatności. Dla każdej formy płatności decydujemy, czy będą wystawiane dokumenty kasowe oraz określamy termin płatności Słownik jednostek miar Zawiera zestaw systematycznie używanych jednostek miar. 39

40 Słownik odsetek Służy do edycji stóp procentowych wykorzystywanych podczas wyliczania zaległych odsetek. Widok okna: Słownik Kont bankowych 4.5. Raporty Program dostarcza bogaty zestaw raportów. Obejmuje on każdą dziedzinę programu, to znaczy zakup, sprzedaż, zapłaty czy kasę. Dostarczony zestaw raportów można będzie w każdej chwili poszerzyć, tworząc dodatkowe raporty samodzielnie lub też zamówić je u producenta. Raporty są umieszczane w otwartym systemie raportów, utworzenie nowego raportu nie będzie ingerowało bezpośrednio w kod programu. Dostępny jest zestaw raportów 40

41 w dowolnym dniu, raporty sprzedaży, rejestr VAT, rozrachunki itp. Ponadto zdefiniowane są raporty kasowe i inne pomocnicze. Program Fakturowanie w chwili obecnej pozwala na sporządzanie następujących grup raportów: 4.6. Raporty internetowe - strony WWW i serwery programu Raporty poprzez Internet Identyczna lista raportów jak w programie może być udostępniona przez Internet. Każdy raport można wykonać wykorzystując dostępną przeglądarkę internetową. Raporty poprzez Internet zostały zaimplementowane z myślą o menadżerach firmy, z osobnym stanowiskiem pracy w dowolnym miejscu w kraju lub za granicą. W sieci lokalnej wystarczy podać odpowiednie parametry połączenia np. gdzie 8080 jest portem nasłuchu zdefiniowanym podczas uruchamiania serwera (podana wartość jest domyślna), a mag2m jest ścieżką roboczą programu (też wartość domyślna). Jeśli użytkujemy system Linuks wówczas zamiast 'serwer1' podajemy adres IP komputera, na którym uruchamiany jest serwer raportów (np ). Jeśli chcemy udostępnić raporty poza siecią lokalną należy udostępnić połączenie z serwerem raportów na zewnątrz sieci. Należy to uzgodnić z administratorem sieci. Programem, który umożliwia wykonywanie raportów poprzez Internet jest serwer raportów. Program ten może być uruchomiony z menu grupy Biznesmen-Własna Firma (Start Wszystkie programy Biznesmen I Własna Firma I Fakturowanie) lub po uruchomieniu programu Własna Firma - Fakturowanie, z menu konfiguracja (Uruchamianie serwera raportów Uruchom serwer). Ograniczenia dla wersji jednostanowiskowej Własna Firma - Fakturowanie to: - jeśli serwer jest uruchomiony samodzielnie z menu grupy dgcs Fakturowanie, wówczas nie może pracować aplikacja Własna Firma - Fakturowanie, - praca zarówno serwera jak i programu Fakturowanie jest możliwa jednocześnie, jeśli serwer będzie uruchomiony z menu programu. Zakończenie pracy programu kończy wówczas pracę serwera. Jeśli program Własna Firma - Fakturowanie jest skonfigurowany jako sieciowy, wówczas nie ma żadnych ograniczeń dla pracy serwera raportów internetowych i właściwego programu Fakturowanie. 41

42 Serwery programu W katalogu instalacyjnym programu można znaleźć program SerweryM2M.exe. Jest to program uruchamiający i konfigurujący dostępne w programie pomocnicze serwery. Uruchomienie programu SerweryM2M powoduje najpierw umieszczenie ikony programu na pasku systemowym. Klikając na tę ikonę mamy dostęp do funkcji programu. 42

43 Można uruchomić dowolny, z trzech dostępnych serwerów. Wymieniony w poprzednim podpunkcie serwer raportów można uruchomić również z tego miejsca. Po wciśnięciu przycisku 'Uruchom' otrzymamy komunikat: Własna Firma - Fakturowanie - podręcznik użytkownika Dostępna jest też opcja konfiguracyjna opisana w poprzednim podpunkcie. Kolejny serwer to serwer alarmów. Włączenie serwera: 43

44 Można uruchomić okno konfiguracyjne: Zarówno alarmy jak i raporty WWW można uruchamiać z tej opcji, jak i w programie Fakturowanie. Serwer drukarek fiskalnych uruchamiamy tylko z tej opcji. Przycisk 'uruchom' startuje serwer drukarek fiskalnych. Zatrzymując kursor nad ikoną programu widzimy stan pracy poszczególnych serwerów: 44

45 Dostępne też jest okno historii alarmów. Koniec pracy programu automatycznie zatrzymuje uruchomione serwery Kasa Program posiada wbudowany moduł kasowy. Umożliwia on wystawianie dokumentów KP i KW oraz raport kasowy. Dokumenty KP i KW mogą być wystawiane automatycznie dla poszczególnych dokumentów zakupu i sprzedaży. Przed przystąpieniem do korzystania z tej części programu należy ustalić parametry kasy: Kasa pozwala na tworzenie i wydruk dokumentów kasowych takich jak KW, KP, przegląd dokumentów KW i KP, wydruk raportu kasowego za dany okres. 45

46 Modyfikacja danych kasy W funkcji menu Kasa Zaawansowane Modyfikacja danych kasy oraz Dodawanie nowej kasy mamy możliwość modyfikacji danych kasy i jej parametrów oraz dodanie nowej kasy Dodanie nowej kasy Funkcja umożliwia nam dodanie nowej kasy Usunięcie kasy Zbędną kasę można usunąć z systemu. 46

47 Wystawianie dokumentów KP i KW Dokument KP - (Kasa Przyjmie) wpłata do kasy Dokument KW - (Kasa Wyda) wypłata z kasy Jeśli chcemy, aby wszystkie zapłaty gotówkowe za sprzedany asortyment wchodziły nam automatycznie na stan kasy, musimy wybrać opcję Słowniki Słownik form płatności zaznaczyć opcję Automatycznie generuj dokument kasowy. Natomiast chcąc wprowadzić wpłatę lub wypłatę do kasy, wchodzimy w odpowiedni dokument KP lub KW, dodajemy nową firmę lub korzystając ze słownika wybieramy już istniejącą. 47

48 Kartoteka KP i KW Funkcje te służą do przeglądania, dokonywania zmian i ponownego wydruku wystawionych dokumentów kasowych Słownik operacji Słownik operacji upraszcza wystawianie dokumentów KP i KW. Mamy możliwość wyboru operacji już zdefiniowanych 48

49 bez wpisu ręcznego Pilot programu Podczas pracy program prowadzi statystykę najczęściej wykonywanych czynności przez użytkownika. Najczęściej używane funkcje dostępne stają się w 'pilocie programu'. 'Pilot' jest wywoływany na planszy głównej programu klikając przycisk 'pilot'. W ten sposób każdy użytkownik ma natychmiastowy dostęp do swoich podstawowych czynności. Statystyka jest aktualizowana w 'pilocie' po zakończeniu pracy programu, stąd przy pierwszym uruchomieniu programu 'pilot' nie będzie aktywny. Najbardziej przydatny będzie po kilku dniach pracy, gdy zakończone zostaną czynności konfigurujące pracę programu Narzędzia Zmiana bazy danych i kopia bezpieczeństwa Dzięki tej funkcji dokonujemy archiwizacji i dearchiwizacji danych, można zmienić bazę danych, zmienić lub dodać firmę oraz dokonać rejestracji programu. Uwaga! Odtworzenie bazy z kopii bezpieczeństwa spowoduje zastąpienie aktualnych danych, danymi z wybranej archiwizacji. Narzędzie do tworzenia kopii bezpieczeństwa można uruchomić podczas startu programu głównego (Fakturowanie księgi) lub z poziomu menu Narzędzia -> zmiana bazy danych. 49

50 50

51 Należy pamiętać o tym, że aby podczas startu uruchomiło się okno tworzenia kopii bezpieczeństwa należy ustawić odpowiednie opcje w konfiguracji Przerzutnik danych do systemów finansowo-księgowych Funkcja dostępna również na kombinację klawiszy Alt+K. Zadaniem tej funkcji jest przeniesienie zestawu dokumentów do zewnętrznych programów finansowo- księgowych firmy dgcs Biznesmen, w tym Księgi Przychodów i Rozchodów. Zestaw dokumentów z lewej strony ekranu księgujemy włączając je na listę po prawej stronie, wykorzystując odpowiednie przyciski. Przyciskiem Usuń wybrany dokument, usuwamy z propozycji księgowania. Usunięty dokument nie pojawi się więcej na liście dokumentów gotowych do księgowania, nie będzie również zaksięgowany. Usunięcie podczas trwania sesji można odwołać. 51

52 Przycisk Konfiguracja udostępnia okno wyboru typów dokumentów przeznaczonych do księgowania. Przyciskiem Wykonaj księgujemy wybrany zestaw dokumentów. Operacje zaksięgowane można podglądać Fizyczne zaksięgowanie następuje poprzez wykorzystanie programu finansowo-księgowego Obsługa kas fiskalnych Zadaniem tej funkcji jest import danych z kas fiskalnych. Pierwszym typem obsługiwanej kasy jest model Posnet ECR, rodzina kas firmy ELZAB oraz Novitus. 52

53 Zestaw obsługiwanych funkcji programu obsługi kasy jest klasyczny. Zobaczymy to rozwijając odpowiednie elementy menu. Uwaga! Dotyczy kasy ELZAB Alfa extra. W czasie korzystania z obsługi kasy fiskalnej Elzab extra poprzez program Fakturowanie, może wystąpić problem, podczas próby zapisania nowych towarów na kasę. Problem ten może wystąpić tylko, gdy użytkownik korzysta z systemu operacyjnego Linux. Gdy w okienku 'Obsługa kas fiskalnych' z menu 'Towar' wybierzemy opcję 'Zapisz' pokaże się nam okno z towarami, które mają przydzielony numer PLU (czyli są używane na kasie fiskalnej), gdy zaznaczymy towary do zapisania na kasie i naciśniemy przycisk 'Zapisz zaznaczone' lub naciśniemy przycisk 'Zapisz wszystkie' może wystąpić błąd. Problem ten objawia się poprzez wygenerowanie okienka komunikatu błędu z informacją 'time-out odbierania'. Błąd pojawia się wtedy, gdy próbujemy zapisać nowy towar, którego nie ma jeszcze na kasie, pod nieużywany numer PLU na kasie. Dalsza praca z kasą fiskalną jest możliwa po restarcie kasy (wyłączenie/włączenie), jeśli nie zrestartujemy kasy przy każdej kolejnej próbie połączenia się z kasą (np. zapisanie jednostek, grup towarowych, czytanie listy towarów na kasie itp.), pojawi się okienko komunikatu błędu z informacją 'time-out nadawania'. Błąd dotyczy interfejsu programowego dostarczanego przez producenta kasy. Problem nie występuje, gdy korzystamy z systemu operacyjnego Windows Import danych Zagadnienie importu danych z "Magazynu Multi DOS" zostało opisane w osobnym rozdziale Rozrachunki Rozrachunki dzielimy na trzy tematy: rozliczenia z dostawcami, rozliczenia z odbiorcami i odsetki. Monitorują one i regulują nasze zobowiązania wobec klientów i zobowiązania klientów wobec nas. 53

54 Zobowiązania odbiorców wobec nas Również zobowiązania klientów wobec nas są prezentowane w formie trzech kartotek. Każdy nieuregulowany rachunek odbiorcy trafia do naszych kartotek. Kartoteka zobowiązań według odbiorców grupuje nierozliczone dokumenty wg kontrahentów. Pozwala rozliczyć dokumenty zaznaczone albo rozliczyć wybraną kwotę dla różnych dokumentów według terminu płatności. Wezwanie do zapłaty 54

55 Kartoteka wszystkich zobowiązań odbiorców Ogólna kartoteka płatności 55

56 Noty odsetkowe W oknie Noty odsetkowe znajdują się dokumenty spłacone, ale po terminie. Do wybranego dokumentu można wystawić notę odsetkową. W słowniku odsetek znajdują się dane, wg których obliczmy odsetki. W razie zmian stóp procentowych, należy umieścić odpowiedni wpis w słowniku. Każda wystawiona nota odsetkowa jest zapisywana w kartotece not. Wystawiona nota jest jednocześnie nowym nierozliczonym dokumentem, pojawia się więc w kartotece rozrachunków. Tam należy uwzględnić jej płatność. Noty odsetkowe dotyczą wyłącznie dokumentów rozliczanych w złotych polskich. Kalkulator odsetek 56

57 4.11. Konfiguracja współpracy programu z bazą danych Po wprowadzeniu wielofirmowości program pracuje z dwoma bazami danych. Pierwsza to baza nadrzędna, druga to baza właściwa. Baza nadrzędna kieruje wyborem modułów i zarządza obsługą firm. Baza właściwa to baza do której zapisujemy lub z której odczytujemy wszelkie dane dotyczące wybranej firmy, czyli wszystkie dokumenty, asortyment, słowniki, konfiguracje i inne. Zmianę, dołączanie, usuwanie bazy właściwej wykonujemy na starcie programu lub w Narzędzia->Zmiana bazy danych i zostało to opisane w rozdziale opisującym menu 'Narzędzia/Zmiana bazy i kopia bezpieczeństwa'. Do tej pory program 'konfig_baza' służył konfiguracji bazy właściwej (do 4.10 jedynej). Od wersji 5.00 służy w tej samej postaci do konfiguracji bazy nadrzędnej. Do konfiguracji współpracy programu z nadrzędną bazą danych służy narzędzie Kreator konfiguracji bazy danych, w którym możemy ustawić wszystkie niezbędne parametry potrzebne do komunikacji z bazą danych. Narzędzie to w łatwy i przystępny sposób poprowadzi nas przez wszystkie kroki konfiguracji. Aby uruchomić Kreator konfiguracji bazy danych, należy wyjść z aplikacji Własna Firma - Fakturowanie, następnie w katalogu, gdzie zainstalowany jest program, uruchomić plik konfig_baza. Program może pracować w dwóch trybach współpracy z bazą danych. Jedna możliwość to podłączenie się do zewnętrznego serwera bazy danych zainstalowanego na innym komputerze lub lokalnie. Druga możliwość to współpraca lokalnie bezpośrednio z plikiem bazy danych z pominięciem serwera. To rozwiązanie pozwala tylko na pracę jednostanowiskową. Uwaga! Program po instalacji domyślnie jest skonfigurowany do pracy z lokalnym plikiem danych Konfiguracja programu do pracy z serwerem Konfiguracja sieciowa Własna Firma System 57

58 Komputer, na którym będą umieszczone bazy danych, nazywamy serwerem. Na serwerze musi być uruchomiony Serwer Firebird. Jeżeli na serwerze jest Firewall, to trzeba go skonfigurować tak, aby udostępniał port Otwieramy Własna Firma System na serwerze, jeśli nie mamy tam zainstalowanego programu, to musimy przegrać na niego plik bazy nadrzędnej: db/bn i poniższe czynności wykonywać nie na serwerze, a na końcówce. W oknie Konfiguracja baz danych wybieramy menu: Narzędzia -> Konfiguracja bazy nadrzędne. Jeśli okno się nie pojawiło, tylko uruchomił się moduł należy wyłączyć opcję Konfiguracja -> ogólne -> Parametry -> Wielofirmowość -> Podłączaj automatycznie do domyślnej 151 bazy danych i ponownie uruchomić Własną Firmę. 4.W oknie konfiguracji bazy nadrzędnej należy wybrać: a) baza danych: sieciowa, b) wpisać numer IP lub nazwę serwera, c) podać ścieżkę (!!!lokalną!!!) do bazy nadrzędnej - pliku BN (domyślnie jest on w podkatalogu db głównego katalogu Własna Firma System) d) użytkownik i hasło do bazy: pozostawić bez zmian. e) zapisać zmiany. Przykład: mamy serwer o IP: i zainstalowaną Własną Firmę w domyślnej lokalizacji (w Windows) a) sieciowa b) c) C:\Biznesmen\WlasnaFirma\db\BN d) login: sysdba, hasło: masterkey (domyślnie wpisane) 5. Zamykamy konfigurację baz danych i uruchamiamy ponownie program. 6. Kopiujemy plik bazakonfnadrz.xml z głównego katalogu Własna Firma System na wszystkie końcówki (zamieniając istniejące tam pliki) lub wykonujemy na końcówkach kroki od 3 do 5. UWAGA! Każdą tworzoną lub podłączaną bazę danych w Konfiguracji baz danych konfigurujemy jako sieciową wskazując IP serwera Import danych z innych programów Funkcję importu danych z Magazyn Multi DOS znajdziemy w menu Narzędzia->Import danych do Fakturowania. Potwierdzamy chęć dokonania importu danych 58