Spis treści. Rozdział 1 Strona tytułowa Rozdział 2 Komercja. mmedica - INSTR UKC JA UŻYTKO W NIKA

Transkrypt

1 Wersja 4.9.0

2 Spis treści Rozdział 1 Strona tytułowa Rozdział I Konfiguracja... i ustawienia 2-2 Ewidencja... usług komercyjnych 2-21 Obsługa... płatności w Terminarzu i Gabinecie 2-31 Dane dotyczące... działalności komercyjnej 2-32 Drukarka... fiskalna w mmedica 2-39

3 Strona tytułowa Rozdział 1 Strona tytułowa Ilustracje i zrzuty ekranowe zamieszczone w niniejszej publikacji mają charakter instruktażowy i mogą odbiegać od rzeczywistego wyglądu ekranów. Rzeczywisty wygląd ekranów zależy od posiadanej wersji aplikacji, aktywnych modułów dodatkowych oraz numeru wydania. Większość zrzutów ekranowych zamieszczonych w niniejszej publikacji została wykonana przy pomocy wersji Standard+ z aktywnymi wszystkimi modułami dodatkowymi. 1-1

4 Rozdział 2 W związku z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez użytkowników oprogramowania mmedica, został utworzony dodatkowy moduł. Moduł ten pozwala na obsługę usług odpłatnych lub świadczonych na podstawie zawartych umów z pominięciem refundacji NFZ. Dzięki posiadanemu modułowi, w programie mmedica istnieje możliwość planowania, ewidencji usług i ewidencji dokonanych płatności. W przypadku usług wykonywanych w ramach umów z kontrahentem, w module możliwe jest sprawdzenie warunków umowy, a tym samym zakresu świadczeń przysługujących na jej podstawie. 2.1 Konfiguracja i ustawienia Konfiguracja Moduł jest dodatkową opcją udostępnianą w programie mmedica i wymaga wykonania odpowiedniej konfiguracji i ustawień. Kolejne kroki wykonywane przy konfiguracji modułu: 1. Po zakupie modułu należy pobrać nowy klucz licencyjny i wczytać go do oprogramowania mmedica. 2. Włączyć parametr Obsługa Komercyjna znajdujący się w menu głównym w pozycji Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator > Podstawowe > Dodatkowe, dostępne jako parametr dla stacji roboczej. 3. W zależności od typu działalności prowadzonej przez użytkownika, w oprogramowaniu istnieje możliwość ustawienia różnych rodzajów wydruków potwierdzających dokonanie płatności: Wydruk paragonów fiskalnych, druków KP, potwierdzenie przyjęcia gotówki do kasy oraz rachunków na życzenie pacjenta. Należy ustawić Rachunek jako rodzaj druku w lokalizacji: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator > Podstawowe > Rozliczenia > Rachunek / Faktura. Wykorzystanie drukarki fiskalnej do wydruku paragonów fiskalnych lub faktur VAT Należy ustawić Faktura jako rodzaj druku w lokalizacji: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator > Podstawowe > Rozliczenia > Rachunek / Faktura. Dodatkowe ustawienia dotyczą obsługi urządzenia fiskalnego i wykonuje się je w: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator > Dodatkowe > Urządzenia zewnętrzne. Należy w tym miejscu programu wybrać model drukarki i wykonać inne ustawienia dotyczące wydruku. Przy ustawianiu wydruków na drukarce fiskalnej należy pamiętać, że drukarki fiskalne, z którymi współpracuje program mmedica to ELZAB, Novitus lub Posnet. 2-2

5 4. W celu uzyskania poprawnych wydruków dotyczących sprzedaży należy wykonać odpowiednie ustawienia w lokalizacji: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator > Dodatkowe >. W oknie tym ustawia się: Formaty numerów dokumentów Przy pomocy dostępnych symboli specjalnych połączonego z tekstem stałym można określić jak ma zmieniać się numer na fakturze, fakturze korygującej, potwierdzeniu wpłaty i wypłaty. Dostępne symbole: {R} Składowa numeru umieszczonego na dokumencie zawiera rok bieżący. {M} Parametr również pobierany z daty systemowej określający miesiąc. {N} Numer kolejny w roku {K} Numer kolejny w miesiącu Przykładowy nr ustawiony domyślnie w aplikacji to KP / {N} / {R} oznacza, że w nagłówku dokumentu Potwierdzenie Wpłaty pojawi się stały zapis KP/ numer kolejny w roku/rok bieżący np. KP/5/2013. Jeżeli użytkownik oprogramowania rozpoczyna pracę z modułem komercyjnym w trakcie roku i już ma wystawione dokumenty, może podczas wydruku ręcznie wprowadzić kolejny numer. Po modyfikacji pierwszego numeru widniejącego na dokumentach, kolejne będą wyznaczać się prawidłowo. 2-3

6 Obsługa Modułu Komercyjnego dostępna jest w menu głównym w zakładce Moduły dodatkowe. 2-4

7 Ustawienia W celu rozpoczęcia pracy w module należy dokonać ustawień i wprowadzić pewien zakres danych, które będą konieczne podczas użytkowania oprogramowania. Dane te można wprowadzić dwoma sposobami. Za pomocą aplikacji lub przez import danych z pliku xls. Plik xls o nazwie Szablon importu danych komercyjnych, do którego należy wprowadzić dane, został przygotowany przez firmę Asseco Poland. Standardowo plik umieszczony jest podczas instalacji modułu w lokalizacji: dysk z zainstalowaną aplikacją Program Files \ ASSECO \ mmedica\ doc. Katalog usług Lokalizacja: Menu główne > Moduł dodatkowy > > Katalog usług Zakres usług W tym miejscu programu wprowadza się spis usług świadczonych w jednostce w ramach działań komercyjnych. Okno tego widoku podzielone jest na dwie części. Katalog usług uzupełniany w pierwszej kolejności dotyczy wprowadzania zakresu usług, czyli grup tematycznych, na jakie chcemy mieć podzielone świadczone usługi. Usługi z zakresu służy do przypisania usług w odpowiednie zakresy. 2-5

8 Zakresy usług tworzymy przy pomocy przycisku Nowy zakres usług w oknie Katalog usług. Do wprowadzenia danych dotyczących zakresów pojawia się okno dialogowe. Kod Określony przez użytkownika kod zakresu usług. Nazwa Określona przez użytkownika nazwa zakresu usług. Nr na kasie Kod, który będzie widoczny na wydruku rachunku, jeżeli będzie świadczony cały zakres usług. Nazwa na kasie Nazwa, która będzie drukowana na rachunku. Miejsce realizacji Uzupełnia się za pomocą przycisków dane zakresy będą realizowane., gdzie z listy wybiera się komórki, w których Czy aktywny Zaznaczenie pola daje nam możliwość wyboru danego zakresu i usług z nim powiązanych w trakcie rezerwacji i rejestracji. Dane wpisane do zakresu usług można przeglądać i modyfikować za pomocą przycisku Dane z zakresu usług. Istnieje również możliwość usunięcia podświetlonego zakresu usług, dopóki nie zostały do niego wcześniej wprowadzone i przypisane usługi. Zakres usług można również zaimportować z wcześniej przygotowanego pliku xls. Dane należy wprowadzić w 2-6

9 zakładce Zakres usług. Aby wykonać import, używamy przycisku Import zakresów usług, który przenosi nas do nowego okna. Należy w tym miejscu podać ścieżkę dostępu do uzupełnionego pliku xls lub wskazać miejsce lokalizacji pliku, korzystając z przycisku. Po wskazaniu pliku należy skorzystać z przycisku Importuj. Importowane dane z pliku podlegają weryfikacji, której rezultat jest zapisany na ekranie. Jeżeli dane w pliku są błędne lub powtórzone z istniejącymi w programie, otrzymamy odpowiednie komunikaty. Poniżej widoczne jest okno, w którym dokonano importu zakresu usług wraz z raportem. 2-7

10 Dane importowane odpowiadają danym wprowadzanym za pomocą aplikacji i można je modyfikować i uzupełniać w oknie programu. Usługi Do wprowadzonych zakresów usług należy podpinać i definiować usługi. Jeżeli usługa ma być realizowana w przychodni musi zostać wprowadzona do Katalogu usług. Użytkownik ma możliwość wprowadzania dwóch rodzajów usług: Usługę (podstawową), Usługę kompleksową. W celu wprowadzenia usług, należy w górnej części ekranu podświetlić odpowiedni zakres usług i przyciskiem Nowa usługa rozpocząć ich definiowanie. Kod Kod usługi nadany przez użytkownika (musi być unikalny w programie). Nazwa Nazwa usługi. Nr na kasie Numer drukowany na rachunkach. Nazwa na kasie/paragonie.nazwa drukowana na rachunkach. Zakres Nazwa i numer zakresu do którego wprowadzana jest dana usługa. Miejsca realizacji Miejsce realizacji usługi przepisane jest z miejsca realizacji zakresu usług. Przy każdej usłudze należy potwierdzić miejsce realizacji przez zaznaczenie pola. Czy aktualna Brak zaznaczenia powoduje brak możliwości wybrania danej usługi do realizacji. Czy wymaga skierowania Zaznaczenie opcji spowoduje, podczas rejestracji i wybraniu danej usługi, wywołanie komunikatu: Wybrana usługa wymaga określenia danych skierowania. Ostrzegaj o płatności z góry Zaznaczenie opcji spowoduje, podczas rejestracji i wybraniu danej usługi, wywołanie komunikatu: Wybrana usługa wymaga opłaty z góry. 2-8

11 Usługi są ściśle powiązana z miejscem realizacji, ponieważ ta sama usługa może mieć różne ceny w zależności od przychodni, w której jest wykonywana. Moduł wykorzystuje istniejącą w systemie strukturę organizacyjną, jeżeli nie odpowiada ona naszym potrzebom należy ją zmienić w Menu główne > Zarządzanie > Konfiguracja > Struktura organizacyjna. Usługa kompleksowa jest specjalnym typem usługi, dającym nam możliwość połączenia kilku usług podstawowych. Wykorzystując przycisk Nowa usługa kompleksowa, pojawia się okno do wprowadzania danych usługi, posiadające dodatkowe pole Usługi składowe. Usługi składowe Pole, w którym mamy możliwość wprowadzenia kilku usług z różnych zakresów, obsługiwane za pomocą przycisków Zaletą wprowadzenia usługi kompleksowej jest możliwość definiowania jej ceny niepowiązanej z cenami usług składowych. Aby zaimportować usługi, należy w pliku Szablon importu danych komercyjnych.xls uzupełnić dane usług w zakładce Katalog usług. 2-9

12 Dane wpisywane do pliku xls mają swoje odpowiedniki przy wprowadzaniu ręcznym przez aplikację. Kolumna, która może być niezrozumiała to Subusługi i dotyczy tylko usługi kompleksowej. Należy w tej kolumnie podać kody usług wchodzące w skład definiowanej usługi. Wpisywane kody usług muszą być zapisane w bazie lub muszą być podane w pliku przed usługą kompleksową. Korzystając z przycisku Import usług postępujemy, jak w przypadku importu zakresów usług. Cennik usług Menu główne > Moduły dodatkowe > Komercyjny > Katalog cenników Koszty wszystkich usług komercyjnych realizowanych w przychodni należy wprowadzić do cennika. W danym czasie aktywny jest tylko jeden cennik, który ma swoją nazwę i datę obowiązywania. Nowy cennik dodajemy przyciskiem Nowy. Data początku ważności danego cennika jest datą konieczną, datę końca obowiązywanie można pozostawić pustą do automatycznego uzupełnienia w chwili wprowadzania nowego cennika. Kod usługi Określony przez użytkownika kod (np. skrót nazwy usługi) usługi figurującej na liście usług w programie. 2-10

13 Nazwa usługi Nazwa wprowadzona do spisu usług. Cena Koszt wykonania usługi dla pacjenta. PTU Podatek od Towarów i Usług, którego stawki przyjmują oznaczenia literowe (zakres A G wybierane z listy rozwijanej). Wprowadzony cennik możemy modyfikować pod przyciskiem Dane. W chwili wprowadzenia nowego cennika, możemy go skopiować przyciskiem Kopiuj i poddać modyfikacji. Jeżeli do stanowiska pracy oprogramowania podpięta jest kasa fiskalna, przy wprowadzaniu cennika mamy możliwość Programowania kasy fiskalnej. Ceny usług możemy również importować z pliku xls, gdzie należy wprowadzić kod usługi, cenę i PTU. Po założeniu nowego cennika, nadania mu nazwy i wprowadzenia daty początku obowiązywania można rozpocząć import cen z pliku. Uruchamiając przycisk importu, pojawia się okno, w którym należy wskazać ścieżkę do pliku xls z uzupełnionymi cenami. Proces importu rozpoczyna się po naciśnięciu przycisku Importuj, struktura pliku zostaje sprawdzona, a komunikaty o błędach lub o poprawności danych przedstawione w oknie. 2-11

14 Katalog pakietów usług Menu główne > Moduły dodatkowe > Komercyjny > Katalog pakietów Tworzenie różnorodnych pakietów z dostępnymi usługami daje nam możliwość wykorzystywania ich w umowach komercyjnych. Aby stworzyć pakiet, należy wykorzystać przycisk Nowy i w pojawiającym się oknie wprowadzić dane. Kod Kod pakietu nadany przez użytkownika. Nazwa Nazwa pakietu. Czy aktywny Zaznaczenie powoduje możliwość podłączania pakietów do wprowadzanych umów komercyjnych. Do wprowadzonego pakietu należy podłączyć usługi. Można to wprowadzić przez aplikację przy pomocy 2-12

15 przycisków. Po naciśnięciu przycisku pojawia się okno Usługi wielowybór. W oknie tym prezentowane są wszystkie dostępne usługi, które można załączyć do pakietu dwuklikiem na pojedynczej usłudze lub przez zaznaczenie kilku usług i zatwierdzenie przyciskiem Wybierz. Wybrane usługi pojawiają się w oknie Pakiet usług w postaci: Kod usługi Kod pobrany z spisu usług. Nazwa usługi Nazwa pobrana z spisu usług. Cena Cena usługi pobrana z cennika, która może zostać zmieniona w oknie. PTU Wartość pobrana z spisu usług. Opłata pacjenta % Określa jaki procent ceny całkowitej pokrywa pacjent. Opłata pacjenta kwota Określa jaką kwotę z ceny całkowitej usługi pokrywa pacjent. Jeżeli zostanie wprowadzona wartość procentowa, wartość kwotowa zostanie obliczona automatycznie i uzupełniona. Wymaga skierowania Zaznaczenie tej opcji powoduje wywołanie komunikatu podczas rejestracji o konieczności skierowania. Usługi wchodzące w zakres utworzonego pakietu można importować z pliku xls. Dane w pliku należy wprowadzić w zakładce Usługi w pakiecie. Po założeniu nowego pakietu, nadaniu mu kodu i nazwy, można rozpocząć import cen z pliku. Uruchamiając 2-13

16 przycisk importu, pojawia się okno, w którym należy wskazać ścieżkę do pliku xls z uzupełnionymi usługami w pakiecie. Proces importu rozpoczyna się po naciśnięciu przycisku Importuj, struktura pliku zostaje sprawdzona, a komunikaty o błędach lub o poprawności danych przedstawione w oknie. Rejestr kontrahentów Menu główne > Moduły dodatkowe > Komercyjny > Rejestr kontrahentów Jeżeli użytkownik oprogramowania ma w planach podpisanie umów na realizację komercyjnych usług medycznych, może dane kontrahentów wprowadzić do rejestru. Informacje, które można wprowadzić to: Nazwa, ulica i nr domu, kod pocztowy, miejscowość, telefon, fax, NIP, . W celu wprowadzenia nowego kontrahenta, używamy przycisku Nowy i w części okna Kontrahent wprowadzamy niezbędne dane. Dodatkowo do każdego kontrahenta można wprowadzić Osoby kontaktowe i uzupełnić takie dane, jak: Nazwisko i Imię, Kontakt, Uwagi. Katalog umów Menu główne > Moduły dodatkowe > Komercyjny > Katalog umów Aby wprowadzić umowę komercyjną należy skorzystać z przycisku Nowy. 2-14

17 W celu zdefiniowania umowy w programie otworzy się nowe okno Dane umowy. Podzielone jest ono na cztery części: Dane ogólne: Nr umowy - Numer nadany przez użytkownika. Nazwa Nazwa nadana przez użytkownika. Rodzaj Lista wyboru, standardowo ustawione na korporacyjna, w opcji możliwość ustawienia na indywidualna. Wariant Lista wyboru, standardowo ustawiona na Otwarta, w opcji możliwość ustawienia Zamknięta. Umowa otwarta Występuje na niej brak możliwości wprowadzenia beneficjentów. System nie weryfikuje uprawnień pacjenta do usług w ramach takiej umowy. Użytkownik sam weryfikuje uprawnienia poza systemem, zgodnie z umową kontrahenta. Dane poprawne można wpisać do kartoteki pacjenta w zakładce Ubezpieczenie komercyjne. Umowa zamknięta Umowa wymaga uzupełnienia listy beneficjentów, co jest możliwe dopiero po jej podpisaniu. W celu zrealizowania usługi na podstawie umowy zamkniętej, pacjent musi znajdować się na liście beneficjentów (nie jest to weryfikowane przy rezerwacji wizyty, ale wymagane przy 2-15

18 rejestracji). Data obowiązywania od Jest daną wymagalną i określa datę od kiedy dana umowa obowiązuje. Do Data końca obowiązywania umowy. Nie jest wymagalna, można ją wprowadzić, jeżeli umowa podpisywana jest na czas określony. Data podpisania i data rozwiązania Możliwość wprowadzenia tych informacji w celu dokładniejszych informacji. Dane kontrahenta Korzystając z przycisku umieszczonego przy polu nazwa, przechodzimy do Rejestru kontrahentów, gdzie dwuklikiem wybieramy interesującego nas kontrahenta, a wszystkie dane przenoszą się do umowy. Dane płatnika Gdy płatnikiem jest kontrahent, wtedy należy w danych kontrahenta zaznaczyć to pole. W przeciwnym wypadku należy dane płatnika wprowadzić do rejestru kontrahentów, a w części dotyczących danych kontrahenta należy odznaczyć pole i uzupełnić dane płatnika. Informacje dodatkowe Możliwość dopisania uwag do umowy. Status umowy: Oferta, Podpisana, Rozwiązana Umowa może rozpocząć funkcjonowanie w systemie w chwili, gdy ma zdefiniowany przynajmniej jeden pakiet usług (abonament), zawierający co najmniej jedną usługę. Aby do umowy dołączyć pakiet z usługami, należy w Danych umowy przejść do zakładki Pakiet usług. W oknie Pakiet usług, naciskając przycisk usług możemy załączyć pakiety zdefiniowane w Katalogu pakietów

19 Dodany pakiet można modyfikować przyciskami przez dodanie lub usunięcie usługi. Można również, na potrzeby danej umowy, zdefiniować pakiety własne i przyciskiem załączyć usługi. Zakładka Beneficjenci jest aktywna w przypadku umowy o wariancie zamknięta i statusie podpisana. Aby do umowy dodać Beneficjenta lub Subbeneficjenta należy w zakładce wykorzystać przyciski modyfikujące listę pacjentów powiązanych z umową. Beneficjent może być również Subbeneficjentem tej samej umowy i mogą mieć przypisane różne pakiety usług. Subbeneficjent jest zależny od Beneficjenta, co oznacza utratę uprawnień do usług Subbeneficjenta w przypadku utraty ich przez Beneficjenta. 2-17

20 Listę beneficjentów można również zaimportować z wcześniej przygotowanego pliku xls. Dane należy wprowadzić w zakładce Beneficjenci. Aby wykonać import, używamy przycisku Import zakresów usług, który przenosi nas do nowego okna. Należy w tym miejscu podać ścieżkę dostępu do uzupełnionego pliku xls lub wskazać miejsce lokalizacji pliku, korzystając z przycisku. Po wskazaniu pliku należy skorzystać z przycisku Importuj. Importowane dane z pliku podlegają weryfikacji, której rezultat jest zapisany na ekranie. Jeżeli dane w pliku są błędne lub powtórzone z istniejącymi w programie, otrzymamy odpowiednie komunikaty. 2-18

21 Dane importowane odpowiadają danym wprowadzanym za pomocą aplikacji i można je modyfikować i uzupełniać w oknie programu. Umowa w module komercyjnym może przyjmować różne statusy, takie jak: Oferta Umowa/aneks, który ma wprowadzone dane, otrzymuje status oferty. Jeżeli dane wprowadzone na umowie ofercie są kompletne (podłączony jest chociaż jeden pakiet zawierający jedną usługę), umowa może zostać podpisana. Podpisana Umowę zawierającą kompletne dane można podpisać za pomocą przycisku Podpisz w oknie Dane umowy. Usługi w ramach umowy mogą zostać realizowane dopiero gdy umowa ma status podpisana. Umowę podpisaną można zmienić przez dodanie do niej usług dodatkowych lub wprowadzenie aneksu do umowy. Rozwiązana Umowa otrzymuje ten status, gdy w oknie Dane umowy użyjemy przycisku Rozwiąż. Do rozwiązanej umowy jest możliwość wprowadzenia aneksu za pomocą przycisku Dodaj aneks. Jedna umowa może mieć wiele aneksów, które zaczynają obowiązywać dopiero po podpisaniu. Aneks zawiera wszystkie dane z umowy podstawowej, zmiany wprowadzone na poprzednich aneksach oraz wszystko, co było zmienione w aktualnym aneksie. Aneksem nie można zmienić danych kontrahenta, W takim przypadku należy wprowadzić nową umowę. Przekodowanie usług Menu główne > Moduły dodatkowe > Komercyjny > Przekodowanie usług Każdy użytkownik oprogramowania w katalogu swoich usług nadaje im kody i nazwy według przyjętego przez siebie klucza. Jeżeli przychodnia podejmuje współpracę z innymi jednostkami, w celu świadczenia usług w ramach jednej umowy z kontrahentem, wymaga to ujednolicenia nazw i kodów usług. W tym celu w oknie Przekodowanie usług, za pomocą przycisku Nowy, mamy możliwość wprowadzić w ramach wybranego z rejestru kontrahenta nowe kody i nazwy usług istniejących już w rejestrze. Usługi świadczone w różnych jednostkach, w ramach tej samej umowy z kontrahentem, będą miały te same kody i nazwy. Aby wykonać przekodowanie, należy skorzystać z przycisku Nowy. Na ekranie pojawi się okno Przekodowanie usług z listą usług wprowadzoną w programie. Korzystając z przycisku, pojawi się lista kontrahentów istniejących w rejestrze, z której możemy wybrać odpowiedniego kontrahenta. 2-19

22 Jeżeli kontrahent nie został jeszcze wprowadzony do rejestru, możemy przyciskiem dane. Zmiany w danych lub uzupełnienie braków możemy wykonać za pomocą przycisku 2-20 wprowadzić nowe.

23 2.2 Ewidencja usług komercyjnych Rezerwacja usług komercyjnych Postępowanie w trakcie rezerwacji usługi komercyjnej rozpoczynamy standardowo od wybrania realizującego, pacjenta oraz terminu wizyty. Należy pamiętać o braku zaznaczenia w polu Czy NFZ, ponieważ pozostawienie checkboxa w tym miejscu nie pozwoli załączyć usług płatnych do wizyty. Kolejnym krokiem jest przejście do zakładki Rezerwacja Usług, która dotyczy modułu. W oknie tym użytkownik, dokonując wyboru, uzupełnia pola z danymi kontrahenta, umowy i zakresu usług. Po wskazaniu komórki oraz pakietu pojawi się lista usług, z której można wybrać usługi realizowane podczas wizyty. Usługi z listy można przenieść dwuklikiem do sekcji Usługi wybrane, a stamtąd w przypadku pomyłki mogą zostać usunięte przyciskiem. 2-21

24 Jeżeli dany pacjent, dla którego wprowadzana jest rezerwacja, posiada nieuregulowane płatności za wcześniej wykonywane usługi, szczegółowe dane znajdą się w sekcji Zaległe płatności. Jeśli w definicji usługi zaznaczono wymagalność skierowania lub konieczność uiszczenia opłaty przed wykonaniem usługi, system poinformuje użytkownika o tym fakcie stosownym komunikatem. W kolejnej zakładce Historia realizacji usług można przeglądać szczegóły wykonanych usług komercyjnych dla danego pacjenta. 2-22

25 Prezentowane dane w tym oknie nie mogą być modyfikowane, jedynie można zmienić zakres prezentowanych danych przez skorzystanie z filtrów. Rejestracja usług komercyjnych W rejestracji, po wybraniu personelu i godziny wizyty, zaznaczamy pole / prywatna. Szczegółowe dane dotyczące usługi odpłatnej znajdują się w zakładce Realizacja usług. Okno ze względu na swą funkcjonalność można podzielić na trzy części: Dane dotyczące pacjenta i jego uprawnień do realizacji usług w ramach umów komercyjnych. Usługi wybrane do realizacji w ramach wizyty oraz obsługa płatności dokonywanych przez pacjenta. Zaległe płatności 2-23

26 Użytkownik oprogramowania musi sam dokonać weryfikacji uprawnień pacjenta w ramach umów komercyjnych w trakcie każdej wizyty pacjenta, o czym zostanie powiadomiony odpowiednim komunikatem: Jeżeli pole umowa ustawimy jako puste, poniżej pojawią się wszystkie usługi zdefiniowane w katalogu usług wraz z swoimi cenami. Wskazując jedną z umów komercyjnych, wyświetlą się wszystkie usługi realizowane w ramach tej umowy, z uwzględnieniem wybranego pakietu. W przypadku wyboru umowy zamkniętej, pacjent musi być beneficjatem danej umowy, w przeciwnym wypadku pojawi się komunikat widoczny poniżej: Komunikat ten uniemożliwi wybranie usługi do realizacji w ramach umowy komercyjnej, zamkniętej. Należy udać się do katalogu umów i do wskazanej umowy załączyć pacjenta jako beneficjenta lub daną usługę wybrać jako realizowaną odpłatnie, a nie powiązaną z umową. Załączanie usług do wizyty funkcjonuje tak samo, jak w trakcie rezerwacji. Dodatkową funkcją, umieszczoną 2-24

27 przy rejestracji, jest obsługa płatności. W zależności od ustawień wykonanych w Konfiguratorze, w module istnieje możliwość drukowania paragonów/ faktur lub potwierdzeń płatności. Ustawienia mają również wpływ na wygląd ikon obsługujących płatności: Poniżej zamieszczono przykładowe wydruki możliwe do wykonania z modułu, potwierdzające płatność klienta za usługi: 2-25

28 2-26

29 Należy pamiętać, że po wykonaniu wydruku potwierdzenia płatności, faktury czy rachunku, powtórzenie tej czynności nie jest możliwe w tym oknie. Jedynie w przypadku, gdy do listy usług dodamy dodatkowe usługi, istnieje możliwość powtórzenia wydruków tylko dla dołączonych pozycji. 2-27

30 Po wykonaniu wydruku, potwierdzającego wpłatę za usługę z listy usług wybranych, nie można usunąć żadnej pozycji. Jedyną możliwością jest wykonanie zwrotu wpłaconej kwoty. Zwrot wykonuje się przyciskiem, czego konsekwencją jest wydruk dokumentów: protokół anulowania sprzedaży i potwierdzenia wypłaty (KW). Należy pamiętać o wskazaniu, przez zaznaczenie odpowiednich pól, jakie dokumenty chcemy wydrukować podczas wykonywania zwrotów. Zatwierdzenie zwrotów bez wykonania wydruków spowoduje wykonanie zwrotu i pojawienie się go na Zestawieniu zwrotów. Operacja ponownego wykonania wydruków dotyczących zwrotów nie jest możliwa. Poniżej zamieszczone przykładowe wydruki: protokół anulowania sprzedaży 2-28

31 potwierdzenie wypłaty (KW) Jeżeli w procesie Rejestracji wizyty nie wybrano usługi komercyjnej i nie wprowadzono danych na zakładce Ubezpieczenie komercyjne pacjenta, lekarz w Gabinecie nie otrzyma informacji o uprawnieniach pacjenta do realizacji usług w ramach umowy komercyjnej. Aby lekarz w Gabinecie wiedział, jakie uprawnienia do której umowy przysługują pacjentowi, użytkownik/rejestratorka musi podczas rejestracji wybrać usługę z umowy, albo wprowadzić dane o uprawnieniu pacjenta do umowy na zakładce Ubezpieczenie komercyjne. Obsługa usług komercyjnych w module Gabinet 2-29

32 Wizytę komercyjną zarejestrowaną możemy pobrać do realizacji w Gabinecie. Przy pomocy przycisku Nowa wizyta komercyjna możemy też utworzyć nową wizytę jako wizytę komercyjną. W gabinecie na liście pacjentów zarejestrowanych, w przypadku wizyt komercyjnych / prywatnych, brak jest zaznaczenia w kolumnie Czy NFZ. Wizyty mają nadany jeden z dostępnych statusów płatności: Nie dotyczy, Do zapłaty, Zapłacona, Zwrot. Status Nie dotyczy przyjmuje wizyta refundowana z NFZ, a w przypadku wizyt komercyjnych, wizyta, której cały koszt ponosi kontrahent. Przy realizacji w gabinecie wizyty komercyjnej/prywatnej aktywna jest zakładka usługi, której użycie przenosi nas w szczegóły zamówionych usług i wykonanych za nie płatności. W zakładce Usługi lekarz ma możliwość - z wyświetlonej listy usług - dwuklikiem dołożyć usługę do realizowanych na wizycie. Wykorzystując przycisk lekarz może wykonać zwrot usługi, która została wprowadzona i opłacona w trakcie rejestracji. Płatności za na nowo dodane usługi w module Gabinet lub dokonane zwroty pacjent reguluje po wizycie u Rejestratorki. 2-30

33 2.3 Obsługa płatności w Terminarzu i Gabinecie Obsługa płatności za wizyty komercyjne i prywatne dostępne są w trakcie rejestracji. Jednak z powodu możliwości wprowadzania zmian w rejestracji oraz w trakcie wizyty, obsługa płatności jest możliwa również z poziomu Gabinetu i Terminarza. W Gabinecie na Liście Pacjentów każda wizyta ma status płatności, co daje nam możliwość szybkiej weryfikacji, czy sprawa odpłatności za wizytę wymaga dodatkowych czynności. Jeżeli chcemy zobaczyć szczegóły finansowe, dotyczące zamówionych usług realizowanych na wizycie, korzystamy z przycisku Rozlicz. Działanie okna, które pojawi się po użyciu przycisku Rozlicz, jest takie samo, jak opisane przy rejestracji. Możliwość obsługi płatności występuje również w Terminarzu, nawet na wizycie o statusie zrealizowana. Chcąc wejść w obsługę płatności należy skorzystać z przycisku Rozlicz, którym przenosimy się do okna opisanego w rozdziale Rejestracja usług komercyjnych. Jeżeli w trakcie wizyty zwiększyła się ilość usług wykonanych, to w przypadku dodatkowych płatności na drukarce fiskalnej wydrukuje się dodatkowy paragon. W przypadku, gdy usługa została zapłacona, a nie zrealizowana, użytkownik po dokonaniu zwrotu gotówki ma możliwość oznaczenia Zwrotu płatności w systemie. 2-31

34 2.4 Dane dotyczące działalności komercyjnej Przegląd wizyt Menu główne > Moduły dodatkowe > Komercyjny > Przegląd wizyt Raport przegląd wizyt komercyjnych daje użytkownikowi możliwość przeglądania wszystkich usług odpłatnych, zrealizowanych w przychodni. W górnej części okna program wyświetla wizyty pacjentów, którzy skorzystali z usług komercyjnych. Poniżej prezentowane są szczegóły usług, jakie były realizowane w ramach podświetlonej wizyty. Prezentowane dane można ograniczać za pomocą umieszczonych w oknie filtrów. Listę można zawęzić do rodzaju wizyty (prywatna/z umowy), umowy, w ramach której dana wizyta była wykonana, kontrahenta, z którym jednostka ma podpisaną umowę, pakietu usług, realizującego, komórkę, w której usługa została wykonana i zakres dat świadczenia usługi. Przyciskiem Dane pacjenta przechodzimy do szczegółowych danych klienta przychodni. Przegląd realizacji umów Menu główne > Moduły dodatkowe > Komercyjny > Przegląd realizacji umów Funkcjonalność stworzona w celu wsparcia rozliczenia usług realizowanych w ramach umów z kontrahentami. W oknie programu wyświetlają się umowy komercyjne, które obowiązują co najmniej 1 dzień w danym miesiącu. Jeżeli chcemy zobaczyć dane dotyczące całego roku, należy z filtrów usunąć nazwę miesiąca. Dodatkowe ograniczenia na zakres danych prezentowanych można uzyskać wykorzystując pozostałe filtry w oknie. W górnej części okna wyświetlone są umowy, w dolnym usługi zrealizowane w ramach zaznaczonej 2-32

35 umowy. Wykorzystując przycisk Usługi zrealizowane, program prezentuje usługi wykonane w ramach wybranej umowy. Prezentowane zestawienie usług można wydrukować przyciskiem Drukuj. Usługi umieszczone w zestawieniu można również umieścić na fakturze dzięki przyciskowi Nowa faktura. Przegląd realizacji usług prywatnych Menu główne > Moduły dodatkowe > Komercyjny > Przegląd realizacji usług prywatnych Użytkownik ma możliwość przeglądania, jakie usługi zostały zrealizowane dla poszczególnych pacjentów w ramach wizyt prywatnych. W oknie system prezentuje wizyty i usługi zrealizowane podczas wizyt w ramach bieżącego miesiąca. Zakres danych można zmienić wykorzystując możliwe filtry: zakres dat, wybór konkretnego pacjenta, realizującego lub komórki, w której wykonano usługi. Można tez wyszukać wizyty, na których była zrealizowana usługa. Podświetlając interesującą nas wizytę, mamy możliwość - za pomocą przycisku Usługi - przejścia do szczegółów wizyty, w których można wydrukować rachunek, fakturę, potwierdzenie zapłaty lub wykonać zwrot dla pacjenta. Jeżeli użytkownik chce sprawdzić lub zmodyfikować szczegóły dotyczące pacjenta, wykorzystuje przycisk Dane pacjenta. Zobowiązania Menu główne> Moduły dodatkowe > > Zobowiązania System prezentuje wizyty, na których co najmniej jedna usługa ma nieuregulowaną płatność. 2-33

36 Zaległości są prezentowane w ramach bieżącego roku i wybranego miesiąca. Po usunięciu z filtra miesiąca, dane prezentowane są za cały rok. Również w tym oknie istnieje możliwość wydruku faktury za występujące zaległości. Czynność tę można wykonać, zaznaczając wizytę z zaległościami i wykorzystując przycisk Faktura. W oknie jest także przycisk Potwierdzenie zapłaty, służący do wydruku tych potwierdzeń. Przegląd rachunków kontrahentów Menu główne > Moduły dodatkowe > Komercyjny > Przegląd Rachunków kontrahentów W przeglądzie znajdują się wszystkie wystawione w systemie rachunki/faktury dla kontrahentów. Jeżeli użytkownik nie utworzył rachunku/faktury w Przeglądzie Realizacji Umów, może to zrobić poprzez przycisk Nowy i pojawi się okno, w którym istnieje możliwość przygotowania rachunku dla kontrahenta. W oknie przygotowania rachunku do wydruku należy wybrać umowę, dla której tworzymy rachunek, wprowadzić datę wystawienia i termin zapłaty. Jeżeli dla usług będących pozycjami faktury nie wykonano przekodowania, taka informacja pojawi się w oknie, wypisana kolorem czerwonym. 2-34

37 Po zatwierdzeniu przyciskiem, zapisów na fakturze nie można zmienić. Fakturę można wydrukować przyciskiem Drukuj, czego efekt widoczny jest poniżej. W oknie mamy do dyspozycji również przyciski Zatwierdź i Usuń. Przycisk Zatwierdź uniemożliwi nam wykonanie zmiani usunięcia faktury, a równocześnie zmieni status rachunku z wprowadzonego na zatwierdzony na Przeglądzie rachunków dla kontrahentów. Przegląd rachunków pacjentów Menu główne > Moduły dodatkowe > Komercyjny >Przegląd Rachunków Pacjentów W oknie system pokazuje wszystkie rachunki/faktury, które zostały wydrukowane dla pacjentów przychodni. 2-35

38 Za pomocą umieszczonych filtrów można wyszukiwać rachunki wystawione dla wybranego pacjenta, wszystkie z danej komórki organizacyjnej lub rachunek o danym numerze. Użytkownik wykorzystując przycisk Dane może ponownie wejść w szczegóły rachunku i wykonać jego wydruk. Przycisk Korekta pozwala na zmodyfikowanie danego rachunku przez usunięcie lub dodanie kolejnej pozycji. Konsekwencją takiego działania jest powstanie kolejnego wiersza na liście rachunków. 2-36

39 Zestawienie świadczeń Zestawienie służy do prezentacji danych, związanych z wykonanymi świadczeniami komercyjnymi. Dane w tym oknie nie mogą być modyfikowane, tylko przeglądane. Zakres prezentowanych danych można ograniczać za pomocą filtrów. Dostępne filtry dotyczą dat, komórki, w której usługa została wykonana, realizującego, usługi i statusu płatności. Dodatkowo program przelicza i prezentuje kwotę, na jaką wykonano usługi spełniające kryteria filtrowania. Dla danych prezentowanych w zestawieniu przygotowano wydruk, którego przykład prezentowany jest poniżej: 2-37

40 Zestawienie paragonów Zestawienie prezentuje dane w przypadku, gdy w programie wykorzystywana jest drukarka fiskalna. W oknie wyświetlony jest spis wszystkich paragonów wydrukowanych z programu. Dla danych prezentowanych w zestawieniu przygotowano wydruk, którego przykład prezentowany jest poniżej: Zestawienie zwrotów 2-38

41 Zwroty wykonuje się w oknie obsługi płatności dostępne w Rejestracji, Gabinecie i Terminarzu. Zestawienie prezentuje wszystkie wykonane w programie zwroty z uwzględnieniem zastosowanych przez użytkownika filtrów. Dla danych prezentowanych w zestawieniu przygotowano wydruk, którego przykład prezentowany jest poniżej: 2.5 Drukarka fiskalna w mmedica W związku z obowiązkiem fiskalnym wprowadzonym dla lekarzy i jednostek służby zdrowia świadczących usługi medyczne, w oprogramowaniu mmedica zaimplementowano funkcjonalność obsługi drukarek fiskalnych. Aplikacja mmedica współpracuje z następującymi modelami drukarek fiskalnych: Novitus Delio E, Deon E, Deon E Med Elzab Mera FE, Mera E, Mera EFV Posnet Thermal W rozdziale opisującym konfigurację zostały wskazane ustawienia dotyczące drukarki fiskalnej i czynności jakie należy wykonać aby Moduł Komercyjny rozpoczął współpracę z drukarką. Dodatkowo w lokalizacji M enu głów ne > M oduły dodatkow e > Kom ercyjny >Operacje kasy udostępniono funkcjonalność monitorowania stanu wpływu i wydatków zarejestrowanych w systemie. 2-39

42 Oprócz wszystkich operacji wykonanych w Module Komercyjnym współpracującym z drukarką fiskalną istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia danych dotyczących wpłat i wypłat. Funkcjonalność ta została dodana na życzenie klientów w celu ewidencjonowania nieplanowanych wydatków związanych z działalnością jednostki. Również w tym oknie możliwe jest wywołanie raportu dobowego drukowanego przez drukarkę fiskalną. 2-40