Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Usługa przygotowania i wdrożenia programu promocyjnego dla PROJEKTU SYSTEM ELEKTRONICZNEJ KOMUNIKACJI ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ zwanego SEKAP SEKAP System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej to strategiczny dla rozwoju regionu innowacyjny projekt samorządów gmin i powiatów Województwa Śląskiego. Zakres Projektu obejmuje stworzenie teleinformatycznego środowiska dla świadczenia usług publicznych w formie elektronicznej, działania analityczne związane z przygotowaniem organizacyjnym do wdrożenia powyższego środowiska, a następnie zarządzania działaniami związanymi ze świadczeniem usług publicznych. Efektem realizacji Projektu będzie modernizacja administracji samorządowej poprzez zwiększenie poziomu wykorzystania nowoczesnych technologii informacji i komunikacji. Dzięki realizacji Projektu wzrośnie poziom usług administracyjnych dla mieszkańców i przedsiębiorców świadczonych drogą elektroniczną oraz zwiększy się efektywność pracy administracji m.in. w zakresie realizacji tych usług. Stąd postrzeganie promocji SEKAP jako części budowania na Śląsku społeczeństwa informacyjnego stanowi to duży przeskok pomiędzy tradycyjnym postrzeganiem regionu jako miejsca ciężkiego przemysłu. Do celów ogólnych projektu SEKAP należą: obniżenie kosztów świadczenia usług publicznych, podniesienie jakości usług publicznych, poszerzenie oferty usług świadczonych drogą elektroniczną, poprawa warunków rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej, zwiększenie stopnia wykorzystania technologii informatycznych przez mieszkańców regionu, wzrost konkurencyjności regionu w skali krajowej oraz europejskiej. SEKAP będzie atrybutem budowy społeczeństwa informacyjnego następującego po społeczeństwie przemysłowym. Na promocję zrealizowanych już działań promocyjnych składają się dwa elementy: a] działania wymagane w SIWZ wobec zwycięzcy przetargu na realizację Projektu SEKAP wykonane przez konsorcjum firm ARAM Sp. z o.o. i LTC Sp. z o.o., b] działania realizowane poprzez ŚCSI. Działania promocyjne były realizowane etapami ich osiągniecie było kamieniem milowym od osiągnięcia, którego zależało przejście do kolejnego etapu. Te etapy to:

2 - działania realizowane wobec uczestników projektu pomagające im zaangażować się w budowę systemu SEKAP, - działania wobec interesantów, - działania wobec mieszkańców Śląska, Adresatami działań ŚCSI są beneficjenci projektu SEKAP: - urzędnicy 54 Partnerów biorących udział w projekcie, - mieszkańcy, - przedsiębiorcy. Są to grupy zróżnicowane demograficznie, kulturowo, pod względem wykształcenia oraz stopnia znajomości środowiska komputerowego. Stąd działania powinny być adresowane głównie do osób będących liderami w poszczególnych środowiskach. Przemawia za tym logistyka i ergonomia promocji z punktu widzenia realizacji celów oraz oblicze finansowe działań. Przedmiotem zamówienia jest: Usługa przygotowania i wdrożenia programu promocyjnego dla Projektu SEKAP poprzez realizację następujących celów: - wzrost wykorzystania usług jakie oferuje SEKAP przez trzy grupy odbiorców: przedsiębiorców, urzędnicy działający w SEKAP, obywatele - utrwalenie wizerunku Projektu SEKAP jako użytecznego narzędzia do załatwiania spraw urzędowych, Działania podjęte w tym zakresie muszą uwzględniać kryteria: celu, kosztów, specyfiki grup docelowych, opracowania przez Wykonawcę media planu kampanii reklamowej uwzględniającej szczegółowe wytyczne z poszczególnych działań. Działanie to powinno obejmować też opracowanie głównego przesłania. Działanie obejmie następujące akcje: A] Reklama: 1. Internet: mailing dla mieszkańców województwa śląskiego na warsztaty dla mieszkańców. Wykonawca: przygotuje szczegółowy plan kampanii,

3 przygotuje mailing dla użytkowników kont w gazeta.pl, tlen.pl, o2.pl, onet.pl, wp.pl, interia.pl, zrealizuje kampanię. W celu zapewnienia jej skuteczności zapewni, że każdy z odbiorców maila uzyska nagrodę rzeczową i widżet dla użytkownika, zasięg obejmie użytkowników, elementy kampanii opatrzone będą w znak firmowy zamawiającego, materiały muszą zawierać informację o współfinansowaniu z funduszy UE 2. Prasa: reklama w jednej z gazet regionalnych Partnerów projektu SEKAP zapraszająca na warsztaty: 1. Wykonawca: przygotuje szczegółowy plan kampanii, opracuje zaproszenie, zaproponuje szczegółowy wybór mediów (tytuły wraz z uzasadnieniem), przygotuje reklamę SEKAP o wymiarach minimalnych 90x110mm, dwukrotnie podczas trwania kampanii promocyjnej opublikuje reklamę w dwóch wydaniach gazety w tygodniu poczynając od poniedziałku, w interwale dwu tygodniowym, ogłoszenia prasowe będą wydrukowane w kolorze na nieparzystych stronach dzienników i pism, nie dalszych niż 5 strona, podejmie próby zainspirowania dziennikarzy i wydawców do przygotowania szerszej publikacji poświęconej tematyce ŚCSI, elementy kampanii opatrzone będą w znak firmowy zamawiającego, materiały muszą zawierać informację o współfinansowaniu z funduszy UE 3. Radio: reklama poświęcona warsztatom obejmująca swoim zasięgiem grupę mieszkańców i przedsiębiorców z terenu województwa śląskiego, Wykonawca: przygotuje szczegółowy plan kampanii,

4 zaproponuje szczegółowy wybór mediów (tytuły wraz z uzasadnieniem), przygotuje reklamę SEKAP o łącznym czasie trwania w jednym bloku reklamowym 30 sek. i składającej się z minimum dwóch lektorów, dwunastokrotnie podczas trwania kampanii promocyjnej opublikuje reklamę w bloku pomiędzy , oraz , materiały muszą zawierać informację o współfinansowaniu z funduszy UE oraz ZPORR B] PR Dwadzieścia dwa warsztaty, w tym piętnaście spotkań dla izb przemysłowo-handlowych województwa śląskiego adresowane do przedsiębiorców i siedem dla mieszkańców województwa śląskiego terenu objętego projektem SEKAP z zakresu korzystania z SEKAP: o Wykonawca: przygotuje plan, miejsce i przebieg spotkań. Plan ma objąć założenie konta w PeUP, instrukcję korzystania z konta, informacje o podpisie elektronicznym, materiały instruktażowe oraz prezent, warsztaty mają mieć formę interakcyjną, na jednego wykładowcę mają przypadać maksimum cztery stanowiska komputerowe, czas poświęcony na jedną osobę to 20 minut, przygotuje materiały edukacyjne w formie elektronicznej bazujące na prezentacji dostarczonej przez Zamawiającego, przygotuje upominek dla uczestników warsztatów, warsztaty mają trwać min. 8 godzin i objąć proporcjonalnie teren Partnerów Projektu SEKAP, elementy kampanii opatrzone będą w znak firmowy zamawiającego, materiały muszą zawierać informację o współfinansowaniu z funduszy UE zaplanowanie i wykonanie kampanii bluetooth skutecznej dla odebranych komunikatów. Kampania będzie realizowana w miejscu publicznym na terenie 4 gmin objętych SEKAP, a jej celem jest promowanie korzystania z e-usług administracji publicznej, o Wykonawca:

5 przygotuje szczegółowy przebieg kampanii i zapewni niezbędne pozwolenia i zgody na jej przeprowadzenie, przygotuje atrakcyjne i użyteczne widżety rozsyłane w formie elektronicznej dla użytkowników komórek, elementy kampanii opatrzone będą w znak firmowy zamawiającego, materiały muszą zawierać informację o współfinansowaniu z funduszy UE c] BTL zamówienie roll-up dla SEKAP: Roll up, zgodny z systemem identyfikacji wizualnej będącym w posiadaniu Zamawiającego wg parametrów: rozkładany, szerokość: min. 100 cm, wysokość: min 200 cm, pokrowiec transportowy, elementy kampanii opatrzone będą w znak firmowy zamawiającego, materiały muszą zawierać informację o współfinansowaniu z funduszy UE upominki: 1000 zestawów upominków [płyta CD elementy opatrzone w nadruk firmowy zamawiającego, informację o dofinansowaniu z UE i ZPORR oraz SEKAP], 2000 zestawów upominków [pendrive 500 MB elementy opatrzone w nadruk firmowy zamawiającego, informację o dofinansowaniu z UE i ZPORR oraz SEKAP], 200 zestawów upominków [np. pióro, pendrive elementy opatrzone w nadruk firmowy zamawiającego oraz SEKAP, informacji o dofinansowaniu z UE i ZPORR ], elementy kampanii opatrzone będą w znak firmowy zamawiającego, województwa śląskiego oraz SEKAP, materiały muszą zawierać informację o współfinansowaniu z funduszy UE oraz ZPORR zgodnie z zasadami promocji projektów unijnych, przygotowanie dwóch proporczyków wraz ze stojakami z flagą Unii Europejskiej. Wykonanie flagi UE musi być zgodne ze specyfikacją

6 Podczas realizacji elementów promocyjnych Wykonawca będzie się kierował poniższymi wytycznymi: - zmiana dotychczasowego stereotypowego wizerunku województwa śląskiego na wizerunek nowoczesnego ukierunkowanego na rozwój społeczeństwa informacyjnego, - w narzędziach marketingowych stosowanych w trakcie tej promocji Wykonawca wykorzysta zalecenia wynikające z opracowanych na zlecenie województwa śląskiego Strategii Komunikacji Marketingowych szczególnie w zakresie: - Mandatories ( czego nie wolno robić/ co jest zalecane) - wykorzystanie tzw. Big Idea, którym jest słowo Energia, - wykorzystanie unikalnej cechy sprzedaży (USP) "Śląskie to region pełen energii dzięki swej różnorodności" - wykorzystanie stwierdzenia pozycjonującego województwo pod kątem inwestycyjnym: "Dla wszystkich Inwestorów Śląskie to dynamicznie rozwijające się województwo, gdzie można bezpiecznie prowadzić działalność gospodarczą bezpiecznie inwestując pieniądze z zyskiem, ponieważ są tu wyjątkowe warunki sprzyjające inwestycjom oraz wysoka kultura przemysłowa"