INSTRUKCJA KANCELARYJNA Publicznego Gimnazjum im. Bolesława Prusa w Karczewie

Transkrypt

1 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Publicznego Gimnazjum im. Bolesława Prusa w Karczewie Spis treści Rozdział l Postanowienia ogólne Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji Rozdział III Czynności kancelaryjne - Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Rozdział IV Wewnętrzny obiekt akt Rozdział V System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt Rozdział VI Załatwianie spraw Rozdział VII Wysyłanie i doręczanie pism Rozdział VIII Przechowywanie akt Rozdział IX Przekazywanie akt do archiwum zakładowego Rozdział X Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Rozdział XI Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Załączniki: Załącznik nr 1 Załącznik nr 2 Wzór spisu spraw Jednolity rzeczowy wykaz akt

2 Rozdział I Postanowienia ogólne Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "lnstrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Publicznym Gimnazjum im. Bolesława Prusa w Karczewie. 2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Publicznym Gimnazjum im. Bolesława Prusa w Karczewie. 3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się Regulamin Ochrony Danych Osobowych. 2. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) Dyrektor - dyrektor Publicznego Gimnazjum im. Bolesława Prusa w Karczewie 2) Gimnazjum, szkoła Publiczne Gimnazjum im. B. Prusa w Karczewie. 3) sekretarz - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania. 4) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 5) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 6) korespondencja - każde pismo wpływające lub wysyłane przez szkołę 7) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz paczki otrzymywane i wysyłane. 8) dokument - akt mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych ( wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.), 9) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp., 10) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w szkole 11) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, 12) znak sprawy symbol rozpoznawczy wszystkich pism dotyczących danej sprawy, 13) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej załatwieniem, 14) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną 15) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. 16) dziennik korespondencyjny zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej w komórce organizacyjnej

3 3. Przedmiotem instrukcji jest ustalenie czynności kancelaryjnych oraz trybu postępowania z aktami w toku bieżącej pracy i po ich wykorzystaniu, a w szczególności: - ustalenie sygnatury akt szkoły, Ustalenie rzeczowego wykazu akt szkoły, - ustalenie zasad archiwizowania akt szkoły Do podstawowych obowiązków osoby odpowiadającej za czynności kancelaryjne należy: 1) przyjmowanie ewidencjonowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, 2) sporządzanie pism oraz ich powielanie, 3) wysyłanie korespondencji i przesyłek ta czynność należy do poszczególnych pracowników merytorycznych, 4) przyjmowanie i nadawanie telefaxów oraz obsługa poczty elektronicznej, 5) udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do odpowiednich osób. 2. Czynności kancelaryjne w szkole wykonuje osoba wyznaczona przez dyrektora szkoły na stałe lub czas określony. 3. Publiczne Gimnazjum stosuje symbolikę literową przy znaku sprawy i dokumentacji prowadzonej przez odpowiednie stanowiska pracy: Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji Korespondencję przyjmuje osoba wyznaczona do prowadzenia czynności kancelaryjnych, rejestrując ją w rejestrze. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, osoba wyznaczona do prowadzenia czynności kancelaryjnych sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej

4 3. Osoba wyznaczona do prowadzenia czynności kancelaryjnych otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem 1 ust. 4, z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, 2) stanowiących (zastrzeżone), które przekazuje odpowiednio dyrektorowi szkoły 4. Po otwarciu koperty sprawdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 5. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 6. Koperty z nie naruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) zastrzeżonych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp., 3) których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 7. Potwierdzenie otrzymania pisma osoba wyznaczona do prowadzenia czynności kancelaryjnych wydaje na żądanie składającego pismo. 8. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się nad tekstem na środku pierwszej strony ( na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania. 9. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-8, osoba wyznaczona do prowadzenia czynności kancelaryjnych segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje dyrektorowi szkoły, a następnie kierowane są do odpowiednich komórek organizacyjnych bądź pracowników. Rozdział III Czynności kancelaryjne przeglądanie i przydzielanie korespondencji 6. 1 Osoba wyznaczona do prowadzenia czynności kancelaryjnych przyjmuje korespondencję oraz - jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów - rejestruje ją w dzienniku korespondencji i odpowiednio przekazuje. 2. Dyrektor szkoły lub upoważniony przez niego pracownik,przeglądając korespondencję: 1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

5 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez wyznaczone osoby. 3. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez upoważnionych pracowników umieszcza się dyspozycje dotyczące: 1) sposobu załatwienia sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania pisma. 4. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych komórek lub pracowników, przekazuje się ją komórce lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie Rozdział IV Wewnętrzny obieg akt Obieg akt między komórkami odbywa się bezpośrednio za pośrednictwem pracowników merytorycznych Obieg akt odbywa się bez pokwitowania Zadekretowana przez dyrektora szkoły korespondencja wraca do pracownika Kancelarii (wyznaczonej osoby) skąd kierowana jest do pracowników merytorycznych odpowiednich komórek Rozdział V System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt 1 W Publicznym Gimnazjum obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, klasyfikację akt powstających w toku działalności szkoły, oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na klasy pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny - załącznik Nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej. 4. W uzasadnionych przypadkach dyrektor szkoły może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.

6 5. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 6. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 7. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 8. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe. 9. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5). podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2.Teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez dłuższy okres niż jeden rok. 3.Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. 4.W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w zapisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz cztery ostatnie cyfry (oddzielone po dwie myślnikiem) roku szkolnego (np. PG ) 5. Dla ułatwienia pracy pracownicy merytoryczni mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol..". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek

7 założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego. 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz szkoły. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 4. Pracownik merytoryczny, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza czy pismo, dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy ( poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: 1) symbol literowy szkoły, 2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami np. PG gdzie, "4319" - oznacz symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, "1" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, "12-13" - oznacza rok szkolny. 4. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 5, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 5. W razie konieczności wznowienia sprawy, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę:" przeniesiono do teczki hasło..".

8 Nie podlegają rejestracji: 1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, 3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej. 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak). 3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje dyrektor szkoły. 4. Rejestry prowadzą pracownicy kancelarii szkoły. 5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru. 6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze. Rozdział VI Załatwianie spraw Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego sprawę można załatwić ustnie lub pisemnie. 2.W przypadku załatwiania spraw ustnie, treść i istotne motywy takiego załatwiania sprawy, powinny być odnotowane w aktach i potwierdzone podpisem załatwiającego sprawę. 3.Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:

9 1) korespondencyjną 2) odręczną 3) inną (przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). 4. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika merytorycznego, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 5.Przy sporządzeniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: za zgodność z oryginałem, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści Załatwianie spraw może być: - ostateczne wtedy, gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę, co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. - tymczasowe gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. 2. Ostateczne załatwienie sprawy odnotowuje się w spisie spraw ) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 2) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 3) treść pisma, 4) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 2. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać Z rozmów przeprowadzonych z interesantami sporządza się notatki służbowe, które dołącza się do akt właściwej sprawy. Sporządzone notatki i adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła Pracownicy merytoryczni załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Pracownik merytoryczny opracowuje i parafuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada dyrektorowi. Dyrektor sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi merytorycznemu. Pracownik merytoryczny powoduje sporządzenie czystopisu i dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przedstawia go do podpisu dyrektorowi szkoły. Po podpisaniu czystopisu dyrektor szkoły przekazuje czystopis pracownikowi merytorycznemu. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa ilość odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, pracownik merytoryczny powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o

10 wysyłce. Osoba wyznaczona do prowadzenia czynności kancelaryjnych sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca pracownikowi merytorycznemu z odpowiednią adnotacją. 3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, 2) znak sprawy, dalsze następujące określenia: nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony", "priorytet", Rozdział VII Wysyłanie i doręczanie pism Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową, 2) faksem, 3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną. 2. Pisma przed wysłaniem dyrektor lub upoważniona osoba: 1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki, w razie braku uzupełnia je. 2) potwierdza w odpowiednim zbiorze wysyłkę pisma z data jego wysłania. 3) dołącz do sprawy kopie wysłanych pism. 4) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Dla pism otrzymanych do wysyłki osoba wyznaczona do prowadzenia czynności kancelaryjnych przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z : 1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji, 2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w pojedynczych kopertach.

11 Rozdział VIII Przechowywanie akt Akta spraw przechowuje się w działach i w archiwum zakładowym. Szczegółowo określa to instrukcja archiwalna. Rozdział IX Przekazywanie akt do archiwum zakładowego Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego kompletnymi rocznikami. Sposób przekazywania i przechowywania akt w archiwum określa Instrukcja Archiwalna Publicznego Gimnazjum w Karczewie Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalnego przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne. Rozdział X Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 24. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli ich gromadzenie dopuszcza ustawa Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, 2) przesyłanie korespondencji i wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną, 3) prowadzenie rejestrów obiegu dokumentów, 4) prowadzenie baz danych, 5) prowadzenie rejestrów kancelaryjnych,

12 6) tworzenie, przekształcanie i przechowywanie niezbędnych dokumentów, 7) monitorowanie i kontrola realizacji poleceń, 8) umieszczenie na stronie internetowej szkoły stale aktualizowanych informacji. 9) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez jednostki organizacyjne ZUS-u, banków itp. 2.Udostępnienia upoważnionym pracownikom: a) oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: - edytorów tekstów - arkuszy kalkulacyjnych, - baz danych, - programów graficznych, - oprogramowania antywirusowego Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika. 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 3) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 3. W przypadku ograniczenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych Regulamin Ochrony Danych Osobowych. Rozdział XI Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

13 27. 1.Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora szkoły. 2. Obowiązki dyrektora szkoły w zakresie nadzoru polegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników działu i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzeniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, 5) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad. 3. Do obowiązków dyrektora szkoły należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników działu, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego pracownika merytorycznego podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane) W razie zniesienia Publicznego Gimnazjum w wyniku likwidacji jednostki, podziału terytorialnego, szkoła przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) urzędowi przejmującemu sprawy likwidowanej jednostki SPIS SPRAW Załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej

14 Rok Referent Symbol komórki org. Symbol z rzeczowego wykazu akt Tytuł teczki z rzeczowego wykazu akt Lp. Sprawa (krótka treść) Od kogo wpłynęło Znak pisma data Wszczęcie sprawy Data Ostateczne załatwienie Uwagi (sposób załatwienia sprawy)

15

16 Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej JEDNOLITY, RZECZOWY WYKAZ AKT PUBLICZNEGO GIMNAZJUM W KARCZEWIE Symbole klasyfikacyjne Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi ZARZĄDZANIE JEDNOSTKĄ 00 ORGANY KOLEGIALNE 000 Rada Pedagogiczna A protokoły, uchwały, regulaminy 002 Komisje własne (stałe i doraźne) A 0020 Komisja socjalna A 0022 Komisja Inwentaryzacyjna A 0023 Zespoły przedmiotowe i wychowawcze A 01 ORGANIZACJA 010 Podstawy prawne działania placówki A posiedzenia, uchwały, wnioski regulamin, protokoły akt założycielski, przepisy dot. działania itp. 013 Organizacja szkoły A 0130 Wewnętrzne prawo szkolne A statut, WSO, regulaminy, instrukcje okres przechowywania liczy się od daty Upoważnienia pracowników do załatwiania spraw w imieniu 0131 B10 wygaśnięcia pełnomocnictw lub dyrektora szkoły upoważnień 016 Archiwum szkolne, biurowość 0160 Przepisy kancelaryjne i archiwalne B25 instrukcje, rzeczowy wykaz akt 0161 Formularze, druki B25 opracowane wzory 0162 Pieczęcie B25 wzory odciskowe i ich ewidencja 0163 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji B2 dzienniki korespondencji

17 0164 Ewidencja archiwum szkolnego B25 spisy zdawczo-odbiorcze, protokoły brakowania 017 Biblioteka szkolna 0170 Ewidencja zbioru bibliotecznego B50 księgi inwentarzowe, katalogi 0171 Gromadzenie zbioru bibliotecznego B5 w tym czasopism 0172 Udostępnianie zbioru bibliotecznego BC 0173 Brakowanie zbiorów bibliotecznych, weryfikacja przydatności B Dzienniki biblioteki szkolnej B10 02 AKTY NORMATYWNE I POMOC PRAWNA 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych 0200 Akty normatywne organów państwa B Akty normatywne organów gminy B Zbiór aktów normatywnych szkoły 0211 Zarządzenia dyrektora B Decyzje administracyjne B25 w tym rejestr decyzji 022 Opinie i interpretacje prawne B5 023 Sprawy sądowe B10 03 PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA 037 Analizy kompleksowe i problemowe 0374 System Informacji Oświatowej A 0375 Materiały źródłowe i pomocnicze do sprawozdawczości B10 statystycznej 04 INFORMATYKA 040 Projektowanie i koordynacja systemów i programów 0400 Licencje na oprogramowanie B Zakup sprzętu i oprogramowania komputerowego B5 05 SKARGI I WNIOSKI Przepisy własne w sprawie załatwiania skarg 050 A i wniosków okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy licencyjnej

18 051 Rejestr skarg i wniosków B Skargi i wnioski B25 06 PRACE NAUKOWO-BADAWCZE, WYDAWNICTWA, POPULARYZACJA 062 Wydawnictwa, publikacje 0620 Wydawnictwa własne B Prenumerata dzienników i czasopism B2 065 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji A 068 Kroniki A 069 Wystawy, pokazy i inne imprezy B5 Imprezy (stałe i okolicznościowe) 07 WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI 075 Współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego B10 Pisma 076 Współdziałanie z innymi instytucjami B Współpraca z PFRON B10 09 KONTROLE 091 Kontrole zewnętrzne A protokoły, sprawozdania, wnioski, upoważnienia do przeprowadzenia kontroli 093 Kontrole wewnętrzne B5 Protokoły społecznego insp. B.h.p. 095 Książki kontroli B5 w tym obiektu budowlanego 1 KADRY 10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁACY 102 Regulamin pracy B Zasady wynagradzania i premiowania nauczycieli B25 regulamin pracowników administracji i obsługi B25 regulamin 11 ZATRUDNIENIE 110 Zapotrzebowanie i werbunek pracowników B2 CV, listy motywacyjne

19 111 Godziny ponadwymiarowe B pracowników obsługi nauczycieli księga zastępstw B Opinie o pracownikach B5 oceny pracy 1120 Samoocena nauczycieli B5 karty samooceny 113 Zakresy czynności B5 114 Praktyki, staże B5 115 Wykazy etatów B Prace zlecone umowy ze składką na ZUS B bez składki na ZUS B5 117 Nagrody, odznaczenia, kary 1170 Nagrody B Odznaczenia B Kary B5 118 Szkolenia, studia B5 119 Awans zawodowy B10 12 EWIDENCJA OSOBOWA 120 Akta osobowe B Rejestr akt osobowych nauczycieli B Rejestr akt osobowych pracowników administracji i obsługi B Legitymacje służbowe B5 123 Zaświadczenia o zatrudnieniu B5 13 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy A 131 Badania okresowe pracowników BX* okres przechowywania zgodny z wymaganiami na danym stanowisku pracy

20 132 Wypadki przy pracy A 133 Szkolenia w dziedzinie BHP B Środki ochronne B5 przydział odzieży ochronnej, środków czystości 16 DYSCYPLINA PRACY 160 Dowody obecności w pracy Bc listy obecności administracji i obsługi 161 Zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościowe B Rejestr zwolnień lekarskich nauczycieli B Rejestr zwolnień lekarskich pracowników administracji i obsługi B Urlopy okolicznościowe Bc wnioski 1613 Zwolnienie od pracy z art. 188 Kodeksu Pracy B2 z tytułu opieki nad dzieckiem 162 Urlopy pracownicze B Wnioski urlopowe B Karty ewidencji obecności w pracy B2 163 Delegacje służbowe Bc rachunki z podróży to dowody księgowe B3 164 Książki wyjść w godzinach służbowych B3 18 UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE 185 Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych B10 10 lat od upływu terminu umowy pracowników uczniów 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 PODSTAWOWE ZASADY GOSPODAROWANIA ŚRODKAMI TRWAŁYMI 201 Książka środków trwałych B25 22 INWESTYCJE I REMONTY (KAPITALNE) 221 Dokumentacja prawna i techniczna obiektu B Przetargi B3 Zapytania o cenę 23 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI

21 232 Najem B5 233 Konserwacje, remonty bieżące Bc 234 Utrzymywanie budynku szkoły 2340 Wywóz śmieci B2 2 lata od upływu terminu umowy 2341 Ogrzewanie B2 2 lata od upływu terminu umowy 2342 Oświetlenie B2 2 lata od upływu terminu umowy 2343 Woda, kanalizacja, ścieki B2 2 lata od upływu terminu umowy 2344 Internet, telefon B2 2 lata od upływu terminu umowy 2345 Monitoring B2 2 lata od upływu terminu umowy 24 GOSPODARKA MATERIAŁOWA 241 Zaopatrzenie B5 244 Ewidencja ruchomości B5 245 Maszyny i urządzenia biurowe 2450 Zapotrzebowania, zamówienia B Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna B5 246 Zbywanie i likwidacja środków trwałych i nietrwałych B5 247 Eksploatacja ruchomości remonty, konserwacje B5 28 OCHRONA ZAKŁADU PRACY (MIENIA) 280 Ochrona przeciwpożarowa, cywilna, inne B2 281 Ubezpieczenia rzeczowe (od ognia, kradzieży) B10 29 OCHRONA ŚRODOWISKA B5 3 EKONOMIKA 30 PODSTAWOWE ZASADY EKONOMICZNO-FINANSOWE 300 Systemy ekonomiczno-finansowe B Systemy i metody analiz B25 Dokumentacja techniczna, instrukcje obsługi, opisy techniczne, karty gwarancyjne, katalogi. Okres przechowywania liczy się od daty kasacji danej maszyny lub urządzenia.

22 303 Metody rachunku ekonomicznego B System ewidencji i plan kont B25 31 FINANSE, KSIĘGOWOŚĆ 310 Obrót gotówkowy B2 311 Finansowanie i kredytowanie 3110 Rozliczenia z budżetem B Finansowanie własnej jednostki B Finansowanie inwestycji B5 314 Budżet szkoły 3140 Plany finansowe B Zmiany w budżecie B Sprawozdania z realizacji planów finansowych B5 32 KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA 320 Dowody księgowe B5 321 Dokumentacja księgowa B5 322 Rozliczenia B5 323 Windykacja należności B5 plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie kwitariuszy księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami podatkowymi itp. dokumenty związane z zadłużeniami, należnościami 324 Uzgodnienie sald Bc 325 Ewidencja syntetyczna lub analityczna B5 księgi lub kartoteki finansowe 33 ROZLICZENIA PŁAC 330 Dokumentacja płac i potrąceń z płac 3300 Materiały do płac B5 materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.)

23 3301 Potrącenia B5 PZU, ZNP, FM, komornik, inne 3302 Dodatki do płac B5 premie, inne 331 Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego Bc 332 Deklaracje ZUS B3 333 Listy płac B Zaświadczenia o zarobkach Bc 3350 Kartoteki zarobkowe B Rp-7 B Korespondencja z urzędami w sprawie zatrudnienia i zarobków korespondencja z ZUS, US, komornikiem 34 KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWO-TOWAROWA 340 Dowody księgowe B5 faktury własne i obce 341 Druki ścisłego zarachowania B5 342 Kwitariusze B5 343 Miesięczne zestawienia zużycia materiałów spożywczych B5 344 Remanenty magazynu B5 36 FUNDUSZE SPECJALNE 361 Fundusz socjalny i mieszkaniowy 3610 Podania o pożyczki B Umowy o pożyczki z ZFŚS B Spłaty pożyczek B Informacje z ZUS emeryci B Wnioski o przyznanie świadczeń B Oświadczenia o dochodzie B Wykaz przyznanych i wypłaconych świadczeń B Dokumenty księgowe B Rejestr czeków B5 362 Fundusz nagród B5 37 INWENTARYZACJA

24 373 Spisy i protokoły B10 4 NAUCZANIE I WYCHOWANIE ORGANIZACJA I PROGRAMY PRACY DYDAKTYCZNO- WYCHOWAWCZEJ 401 Organizacja pracy w szkole B25 roczne plany, harmonogramy 402 Organizacja roku szkolnego B25 arkusze organizacyjne 405 Rozkłady materiału B Programy, plany nauczania i wychowania B10 programy wychowawcze, profilaktyki, zestawy programów i podręczników 407 Druki szkolne 4070 Legitymacje szkolne B5 księga wydanych legitymacji 4071 Karty motorowerowe B5 księga wydanych kart motorowerowych rowerowych REALIZACJA PROGRAMÓW ORAZ WYNIKI NAUCZANIA I WYCHOWANIA 411 Dokumentacja egzaminów gimnazjalnych B Wyniki nauczania, promowanie, klasyfikacja 4120 Egzaminy poprawkowe B Wyniki klasyfikacji B Badanie osiągnięć edukacyjnych uczniów B25 testy kompetencji 4123 Sprawozdania z pracy dydaktyczno-wychowawczej B Dokumentacja przebiegu nauczania 4130 Dzienniki lekcyjne B Zeszyty wychowawcze B Dzienniki zajęć dodatkowych B Księgi arkuszy ocen B Konkursy, olimpiady B5 416 Społeczne organy szkoły 4160 Rada Rodziców B5

25 4161 Samorząd Szkolny B5 417 Weryfikacja świadectw i zwolnienia z nauki 4170 Wnioski o duplikaty świadectw, legitymacji B Zwolnienia z lekcji religii B10 podania rodziców o zwolnienie z lekcji 4172 Zwolnienia z nauki B Nadzór pedagogiczny B5 42 UCZNIOWIE I WYCHOWANKOWIE 420 Obowiązek szkolny 4200 Wykazy dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu A 4201 Księgi ewidencji dzieci B Potwierdzenia o realizacji obowiązku szkolnego B Księgi uczniów B Nauczanie indywidualne B Zwolnienia z obowiązku szkolnego B Listy uczniów z podziałem na klasy Bc 4208 Zaświadczenia o realizacji obowiązku szkolnego B5 Rejestr wydanych zaświadczeń 4209 Losy absolwentów B5 Księga absolwentów 421 Rekrutacja, przyjmowanie B5 422 Przeniesienie uczniów B5 423 Świadczenia dla uczniów 4230 Dożywianie, pomoc materialna B5 w tym księgi protokołów 4232 Dowożenie uczniów B Ubezpieczenia zbiorowe dzieci B5 424 Opieka nad dziećmi 4240 Świetlica szkolna B10 Dziennik świetlicy 425 Pomoc psychologiczno-pedagogiczna 4250 Opinie, orzeczenia poradni psychologiczno-pedagogicznych i dostosowanie wymagań edukacyjnych B Dzienniki pedagoga szkolnego B5

26 4252 Dzienniki psychologa szkolnego B Opinie wychowawców o uczniach B5 426 Przestępczość, profilaktyka, resocjalizacja B10 m. in. zgłoszenia na policję 427 Opieka higieniczno-lekarska 4270 Wypadki uczniów B Rodzice Korespondencja z rodzicami 429 Wychowanie fizyczne i turystyka 4290 Wycieczki szkolne B Zawody sportowe B5 5 ŚRODKI NAUCZANIA 50 POMOCE NAUKOWE A dokument przekazuje się do archiwum po 25 latach od dnia jego powstania; BX dokumentację niszczy się po X pełnych latach kalendarzowych od ostatniego zdarzenia; BE archiwum państwowe decyduje o nadaniu kategorii (A lub B); Bc dokumenty czasowego przechowywania