1. Wczytanie danych z systemu finansowo księgowego badanej jednostki Wczytywanie danych ze sprawozdania finansowego... 14

Transkrypt

1 1 Wersja 2015

2 Spis treści 1. Wczytanie danych z systemu finansowo księgowego badanej jednostki Wczytywanie danych ze sprawozdania finansowego Ręczne wprowadzanie danych do systemu Utworzenie sprawozdania finansowego w oparciu o wczytane dane Menadżer plików Praca z dokumentacją roboczą Zakładanie kart roboczych na bazie szablonów Podstawowe informacja o jednostce Ocena kontroli wewnętrznej Ogólna ocena ryzyka Ocena ryzyka dla obszaru Plan i program badania Dokumentacja rewizyjna badania zasadniczego Propozycje korekt w dokumentacji roboczej Komentarze i notatki (Moduł filtrowania) Opinia i raport z badania sprawozdania finansowego Archiwizacja danych Dodatkowe pytania i funkcjonalności: Najczęstsze problemy podczas pracy z programem Praca w zespołach Praca zespołowa bez sieci Praca w sieci lokalnej z wypożyczaniem kart Praca online WTS Wstawianie analizy wskaźnikowej do dokumentu Szybkie wyszukiwanie pozycji i danych finansowych

3 12.8. Wydruk listy załączników Graficzny schemat pracy z programem

4 1. Wczytanie danych z systemu finansowo księgowego badanej jednostki Uruchomienie programu Badanie Sprawozdań Finansowych Program Badanie Sprawozdań finansowych można uruchomić bezpośrednio z aplikacji Datev Pulpit Uruchomienie programu Po uruchomieniu programu pojawi się okno pracy z programem 4

5 Zakładanie klienta, wczytywanie danych1 Zaczynając pracę z programem należy wczytać dane finansowe. Programy księgowo finansowe powinny wyeksportować zestawienie obrotów i sald w formie pliku TXT lub XLS. Program wczytuje obrotówki w postaci plików tekstowych Na poniższej ilustracji znajduje się przykład obrotówki. Przykładowa obrotówka Jeżeli nie chcemy korzystać z opcji wczytywania obrotówki, pozyskanie jej nie jest możliwe lub wymagałoby zbyt dużej ilości czasu. Sugerujemy wczytanie sprawozdania finansowego. Opis, w jaki sposób należy wczytać sprawozdanie za pomocą szablonu przygotowanego przez DATEV.pl znajduje się na stronie niniejszego opracowania. Obrotówkę w wersji przedstawionej powyżej otrzymamy jedynie z programu Symfonia Finanse i Księgowość.Istnieją również programy finansowo księgowe, które posiadają możliwość eksportu zestawienia obrotów i sald do pliku excel i wówczas pozyskanie obrotówki z takich programów będzie dużo łatwiejsze. W innych przypadkach należy oczyścić obrotówkę ze znaków specjalnych, jakich jak: #,, ---, ; itp. Przykłady zanieczyszczonych obrotówek znajdują się na kolejnej stronie 5

6 Zanieczyszczona obrotówka 1 Zanieczyszczona obrotówka 2 Gdy otrzymaliśmy oczyszczoną obrotówkę, czyli taką, która nie zawiera żadnych niepotrzebnych znaków specjalnych, możemy przystąpić do wczytania danych końcowych poprzez wybranie zielonej ikonki DATEV i uruchomienie polecenia 6

7 Pierwszy krok importu Import Dane końcowe Krok 1 z 6 Pojawi się pierwsze okno z kreatora importu 1 krok importu W pierwszej kolejności należy zdefiniować klienta dla którego chcemy wczytać dane: W przypadku nowego klienta tworzymy go poprzez wypełnienie następujących pól: Numer doradcy wpisujemy nr kancelarii lub numer biegłego Numer klienta Rok obrotowy Nazwa klienta W przypadku już założonego klienta wybieramy klienta z listy po-przez kliknięcie strzałki Zakładanie klienta 7

8 Pozostałe parametry pozostawiamy bez zmian. Jeżeli jednak rok obrotowy jest inny niż 1. stycznia lub 31. Grudnia, można to zmienić za pomocą kalendarza. Następnie przechodzimy do kolejnego kroku wczytywania poprzez kliknięcie klawisza Dalej Kreator importu krok 2 z 6 W kroku 2 wczytywania danych należy: wskazać miejsce gdzie zapisany został plik tekstowy z danymi finansowymi - przy formatce Wprowadź nazwę katalogu i docelowego pliku wskazujemy miejsce, gdzie zapisana została obrotówka. wybrać polecenie jak na rysunku poniżej Szablon importu obrotówki. Wszystkie parametry wczytywanego pliku ustawią się wówczas automatycznie. Jeżeli jednak wczytujemy obrotówkę, która nie pasuje do zalecanego standardu, parametry wczytywanego pliku należy ustawiać indywidualnie, posługując się innymi opcjami w niniejszym oknie Krok 2 Wczytywania danych Kreator importu krok 3 z 6 W tym etapie należy zostawić domyślnie zaznaczoną opcję Wybrany plik danych księgowych nie zawiera odbiorców i dostawców. Jeżeli odznaczymy powyższą opcję, program poprosi o zsumowanie wybranych zakresów wczytywanych kont na jedno konto zbiorcze. Wczytując standardową obrotówkę np. z systemu Symfonia FK, wczytywanie danych mogłoby zostać zakończone już na obecnym etapie, poprzez naciśnięcie klawisza Zakończ. Jeżeli jednak wczytujemy indywidualną obrotówkę, 8

9 odbiegającą od zalecanego standardu należy kontynuować wczytywanie poprzez wybranie polecenia Dalej> Kreator importu - krok 4 z 6 W tym miejscu jest możliwość wyboru wierszy z wczytywanego pliku, które mają być pominięte przy imporcie (wiersze podsumowań, zawierające niedozwolone znaki itp.)generalnie należy pozostawić ustawienia domyślne. Odznaczenie któregoś z wierszy może spowodować, iż wczytywana obrotówka nie będzie się bilansować co w efekcie utrudni wczytanie danych Pozostawienie wartości domyślnych UWAGA! Jeżeli okaże się, że obrotówka zawiera konta pozabilansowe, to należy je wyłączyć z procesu wczytywania odznaczając wiersz z danym kontem W przypadku wczytywania kont tylko z danego zespołu należy dokonać wyboru opcji importu Z ograniczeniami zaznaczonej na poniższej ilustracji i wpisać zakres wczytywanych kont. Trzeba jednak pamiętać, iż strony w obrotówce WN i MA muszą się bilansować. Zalecane jest aby zestawienie obrotów i sald było wczytane z najniższego poziomu analityki. Kreator importu Krok 5 z 6 W pierwszej kolejności należy zdefiniować separator oddzielający kolumny we wczytywanej obrotówce 9

10 Definiowanie separatora w obrotówce Następnie należy przyporządkować nazwy kolumn w jednej z dwóch sposobów Kliknięcie przycisku Określ przyporządkowanie kolumn Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na danej kolumnie i wybór odpowiedniej opcji (zalecany) Program domyślnie nie przyporządkuje żadnej kolumny. Jeżeli jednak korzystaliśmy z opcji w 2 kroku importu pt. Schemat importu obrotówki wybrane kolumny będą już przyporządkowane. Kolejne kolumny powinny mieć zatem następujące nazwy: Numer konta Nazwa konta Bilans otwarcia Wn Bilans otwarcia Ma Obroty roczne Wn Obroty roczne Ma 10

11 Definicja kolumn do wczytania W ten sposób definiuje się pola, które mają zostać wczytane. Definicja kolumn do wczytania Po zdefiniowaniu kolumn, możemy zakończyć wczytywanie poprzez wybranie opcji Zakończ, bądź przejść do ostatniego kroku importu i zapisać schemat wczytywania danych. Kreator importu Krok 6 z 6 W ostatnim kroku kreatora istnieje możliwość zapisania schematu wczytywania, tak aby można go było wykorzystać ponownie dla danego klienta przy kolejnym imporcie danych. 11

12 Zapisanie schematu wczytywania Należy wypełnić pole Nazwa (tutaj najlepiej jest po prostu wpisać nazwę klienta) i nacisnąć Zastosuj. Schemat ten zapisuje parametry wczytywanego pliku do wykorzystania w przyszłości przy kolejnym roku. Zapisany schemat można wykorzystać przy kolejnym wczytywaniu danych Pojawi się komunikat, że Stan końcowy został zastosowany, co oznacza, że zapisany schemat wczytywania będzie widoczny w kroku 2 kreatora importu w polu czy plik księgowy był eksportowany do księgowości Poprzez taki wybór schematu skrócimy znacznie cały proces kolejnego wczytywania danych dla danego klienta, gdyż program automatycznie dopasuje opcje, które już raz zostały zdefiniowane. Po zapisaniu schematu wczytywania należy kliknąć Zakończ Po wczytywaniu danych program wyświetli podsumowanie danych kont. Wyświetlanie wczytanej obrotówki 12

13 UWAGA! Jeżeli zamiast okna Zestawienie kont pojawia się poniższe okno jest to informacja, że najprawdopodobniej nie zgadzają się ze sobą strony Wn i Ma we wczytanej obrotówce. Nie zgadza się BO lub Ob-roty lub obie kolumny. Na rysunku poniżej nie zgadza np. BO oraz Obroty. W takim przypadku, należy poprawić obrotówkę aby nastą-piła zgodność stron Wn i Ma. Informacja o niezgodności stron Wn i Ma we wczytywanym pliku Drugi z przedstawionych monitów informuje, iż program nie może wczytać danych, ponieważ we wczytywanej obrotówce powtarza się numer konta, próbujemy wczytać puste wiersze lub wiersze opisów albo po prostu obrotówka jest zanieczyszczona i przed wczytaniem należy ją oczyścić ze zbędnych wierszy i znaków specjalnych. Inną przyczyną może być nieprawidłowe zdefiniowanie numeru konta. W takim przypadku należy przejrzeć obrotówkę i jeżeli nie zawiera ona żadnych znaków specjalnych to być może trzeba tylko poprawić for-mat numeru konta lub liczbę nagłówków w pliku źródłowym (ilość wierszy które nie zawierają żadnych danych finansowych krok 2 importu). Format numeru konta definiuje się w kroku 2 importu. Dla przykładu, jeżeli w importowanej obrotówce najdłuższy wczytywany numer konta wygląda następująco: E to prawidłowa definicja ta-kiego numeru w drugim kroku importu powinna zostać określona jako: AAA-AA-AAA-A-AAA. Każda litera A odpowiada bowiem za jeden znak z numeru konta. Takie określenie numeru konta będzie jednak zachodziło tylko w przypadku wczytywania danych pochodzących z zestawienia obrotów i sald które nie pasują do zalecanego standardu. 13

14 Informacja o niepoprawnym formacie wczytywanego pliku UWAGA! Wczytane dane będą widoczne w Menadżerze plików w zakładce Dane końcowe 2. Wczytywanie danych ze sprawozdania finansowego W momencie gdy nie jest możliwe pozyskanie zestawienia obrotów i sald w formie elektronicznej od klienta, zalecamy skorzystanie z szablonu wczytywania sprawozdania przygotowanego w formie arkusza excelowego. Otwórz plik Szablon importu danych.xls znajdujący się w panelu po lewej stronie okna programu w teczce SF-1 Sprawozdanie Finansowe. Pracę z szablonem importu sprawozdania należy rozpocząć od wypełnienia arkusza Bilans oraz odpowiedniego arkusza RZiS kalkulacyjny bądź RZiS porównawczy. Dane można wpisać ręcznie 14

15 bądź skopiować ze sprawozdania otrzymanego od klienta Wypełnienie arkusza Bilans i odpowiedniego arkusza RZiS Po wypełnieniu arkuszy danymi należy przejść do odpowiedniego ar-kusza Import RZiS kalkulacyjny bądź Import RZiS porównawczy i zapisać go jako plik tekstowy. UWAGA! W arkuszu zaczynającym się od słowa IMPORT nic nie wpisujemy! Arkusz ten automatycznie wypełni się danymi z uzupełnionego wcześniej arkusza Bilans i odpowiedniego arkusza RZiS. Arkusz zaczynający się od Import RZiS należy zapisać jako plik tekstowy 15

16 Aby zapisać dany arkusz jako plik tekstowy należy wybrać polecenie Plik - Zapisz jako, a następnie jako typ wybrać Tekst (rozdzielany znakami tabulacji). Następnie należy zamknąć skoroszyt, potwierdzając pojawiające się komunikaty. Wybór polecenia Plik > Zapisz jako Z listy wybieramy typ TEKST (rozdzielony znakami tabulacji) Wczytanie danych pochodzących ze sprawozdania finansowego W tym celu należy otworzyć program Badanie Sprawozdań Finansowych i wybrać ikonę DATEV w lewym górnym rogu ekranu oraz wskazać polecenie: Import > Dane końcowe 16

17 Pojawia się pierwsze okno do wczytania danych, w którym należy zdefiniować klienta nadając mu odpowiedni numer w bazie klientów, rok i nazwę Pierwszy krok wczytywania sprawozdania 17

18 Po zdefiniowaniu wyżej wskazanych wartości można przejść do ko-lejnego kroku. Podobnie jak w przypadku wczytywania obrotówki tak i tutaj należy wskazać plik tekstowy z zapisanym sprawozdaniem po-przez wybranie pionowej strzałki z podkreśleniem. Kolejnym krokiem jest wskazanie opcji Szablon importu sprawozdania. Po wskazaniu wymienionych opcji wczytywanie sprawozdania przebiega w sposób identyczny jak przy wczytywaniu zestawienia obrotów i sald. W przypadku wczytywania sprawozdania, import danych do programu kończymy na kroku nr 3. Wczytywanie można wówczas zakończyć zatwierdzając klawiszem Zakończ. Zakończenie wczytywania sprawozdania na kroku 3 Pojawia się okno z podsumowaniem wczytanych pozycji, dodatkowo zaznaczając opcję Nie importuj kont z wartościami zerowymi, program usunie z wczytywanego pliku pozycje które na koniec roku obrotowego wykazywały saldo zerowe. Zatwierdzając poprzez OK otrzymamy komunikat: Komunikat informujący, że dane zostały wczytane I tym samym dane zostały wczytane. W Menedżerze plików pod za-kładką Dane końcowe można zobaczyć wczytane dane 18

19 3. Ręczne wprowadzanie danych do systemu Poza opisanymi powyżej dwoma sposobami wprowadzania danych istnieje jeszcze trzeci sposób. Jest to bezpośrednie wprowadzenie danych do programu bez przechodzenia przez proces importu. Poprzez manualne wprowadzenie danych możemy wpisać dane pochodzące z bilansu oraz rachunku zysków i strat bez pośrednictwa zewnętrznych narzędzi jak przykładowy Excel. Aby wprowadzić dane bezpośrednio do programu należy jak w poprzednich przypadkach uruchomić program i kliknąć zieloną ikonę w lewym górnym rogu programu oraz wybrać polecenie Import Wprowadzanie manualne Po wskazaniu powyższej opcji wyświetli się okno gdzie jak poprzednio należy zdefiniować klienta dla którego dane te będą wprowadzane. W tym celu należy: 1. W przypadku nowego klienta tworzymy go poprzez wypełnienie następujących pól: Numer doradcy wpisujemy nr kancelarii lub numer biegłego Numer klienta Rok obrotowy Nazwa klienta 2. W przypadku już założonego klienta wybieramy klienta z listy poprzez kliknięcie strzałki oraz przejść do kolejnego kroku poprzez wskazanie Dalej>. Pojawi się wówczas pytanie o wersję rachunku zysków i strat dla wprowadzanego klienta. W oknie tym należy wskazać poprawną wersję rachunku zysków i strat i zatwierdzić poprzez Zakończ 19

20 Program na bieżąco sprawdza również poprawność wprowadzanych danych, jak pokazano na rysunku powyżej. Dane wprowadza się wpisując w poszczególne pola odpowiednie wartości odczytane z Bilansu i RZiS przedsiębiorstwa. Pola szare nie podlegają wypełnieniu, są to pola sumujące wartości wprowadzane poniżej. Po wprowadzeniu danych do poszczególnych formatek można zapisać tak wprowadzone informacje. W tym celu należy wskazać zielony przycisk DATEV oraz wybrać polecenie Zapisz. W przypadku niezgodności stron bilansowych program zapyta czy użytkownik chce zapisać dane z niezgodnością stron bilansowych 20

21 Komunikat o niezgodności stron bilansowych Zapisane dane w Menadżerze plików W przypadku gdyby zachodziła konieczność edycji i poprawienia ręcznie wprowadzonych danych, wystarczy z poziomu Menadżera plików kliknąć dwukrotnie na danych których stan należy poprawić, a otworzy się ten sam edytor danych jaki służy do ich wprowadzenia. 21

22 Należy pamiętać, że tak poprawiony stan wprowadzonych danych zostanie wczytany do wszystkich kart roboczych jakie założone zostaną dla wybranego klienta. Wszystkie karty robocze z tego właśnie pliku pobierają bowiem informacje o stanie sprawozdania finansowego 4. Utworzenie sprawozdania finansowego w oparciu o wczytane dane Krok 1. Tworzenie nowego dokumentu na bazie istniejących szablonów na przykładzie Bilansu i RZiS. Aby rozpocząć pracę z poszczególnymi kartami roboczymi jakie są dostępne w programie należy je powiązać z wybranym klientem. Nową kartę roboczą zakłada się przez DATEV > Nowy > Arkusze robocze Po kliknięciu na Arkusz roboczy pojawi się okno kreatora tworzenia nowego dokumentu. W pierwszym kroku kreatora należy wskazać klienta, dla którego zakładamy dokument. Jeżeli w programie został utworzony tylko jeden klient to odpowiednie pola z wyborem klienta uzupełnią się automatycznie. Jeżeli klientów jest więcej niż jeden zostanie wyświetlone okno z wyborem klienta dla którego chcemy założyć karty robocze. Wybór klienta można również wywołać ręcznie poprzez kliknięcie strzałki przy polu Klient. Wyświetli się wówczas lista klientów wprowadzonych przy procesie importu jak na rysunku powyżej. Wybór klienta, zatwierdzamy poprzez klawisz OK. Po wyborze klienta z listy pozostałe dane są automatycznie uzupełniane. Należy jeszcze wskazać system archiwizacji z listy jeżeli nie został on podpowiedziany automatycznie i kliknąć Dalej> 22

23 Wybór systemu archiwizacji Krok 2. Kreator tworzenia nowego dokumentu. W kroku 2 należy zdefiniować układ zestawienia (jest to zdefiniowany przez program schemat według którego wczytywane konta przyporządkowane są do odpowiednich wierszy bilansu i rachunku zysków i strat). Po kliknięciu na strzałkę obok pola Brak danych przy układzie zestawienia wyświetli się lista z dostępnymi układami zestawienia. W programie zostało zaimplementowanych 6 przykładowych standardowych układów zestawienia: Bilans i RZiS (wersja kalkulacyjna) import sprawozdania Bilans i RZiS (wersja porównawcza) import sprawozdania Bilans i RZiS (wersja porównawcza) bez przyporządkowania kont Bilans i RZiS (wersja kalkulacyjna) bez przyporządkowania kont, Bilans i RZiS (wersja porównawcza) standardowe przyporządkowanie kont Bilans i RZiS (wersja kalkulacyjna) standardowe przyporządkowanie kont UWAGA! Standardowe przyporządkowanie kont odpowiada domyślnemu przyporządkowaniu kont do pozycji bilansowych i wynikowych w Symfonia FK. Układy pt. import sprawozdania to układy używane w przypadku wczytywania danych ze sprawozdania finansowego lub wprowadzonych ręcznie 23

24 Jeżeli wczytujemy dane pochodzące z zestawienia obrotów i sald, sugerujemy skorzystać z układów pod nazwą: Bilans i RZiS (wersja porównawcza) bez przyporządkowania kont Bilans i RZiS (wersja kalkulacyjna) bez przyporządkowania kont, a następnie samemu sporządzić prawidłowy schemat przyporządkowania kont przeciągając zaimportowane konta pod odpowiednie pozycje sprawozdania w programie. Opis jak wykonać przyporządkowanie znajduje się w dalszej części podręcznika. Jeżeli klient posiadał dane pochodzące ze sprawozdania finansowego, lub zostały one ręcznie wprowadzone, sugerujemy skorzystać z układów pod nazwą: Bilans i RZiS (wersja porównawcza) import sprawozdania Bilans i RZiS (wersja kalkulacyjna) import sprawozdania. Korzystając z tego układu, program w pełni automatycznie sporządzi bilans i rachunek, a część dotycząca przyporządkowania kont niniejszego przewodnika będzie mogła zostać pominięta. Pozwoli to biegłemu na zaoszczędzenie czasu podczas badania. W przypadku gdy nie wybierzemy żadnego układu zestawienia tzn. pozostawimy pole Brak danych, to program nie zastosuje żadnej tabeli przyporządkowania kont. Skutkuje to tym samym brakiem wygenerowanego zestawienia Bilans i RZiS, rysunek poniżej: Po wyborze standardowej tablicy Bilansu i RZiS należy jeszcze wybrać odpowiedni szablon dokumentu z katalogu szablonów w programie. W tym celu należy kliknąć na zaznaczoną na poniższej ilustracji strzałkę Pojawi się lista z wszystkimi dostępnymi w programie szablonami kart roboczych. Należy wskazać szablon pt. Bilans i RZIS i potwierdzić poprzez klawisz OK Wybór szablonu należy jeszcze potwierdzić klikając Zakończ. Program rozpocznie wówczas tworzenie nowego dokumentu. 24

25 Program pokazał utworzone sprawozdanie finansowe, które wykazuje wartości zerowe we wszystkich pozycjach bilansu i RZIS. Jest to efekt wyboru standardowego układu zestawienia bez przyporządkowania kont. Wybór układu bez przyporządkowania kont Gdy wczytaliśmy dane ze sprawozdania finansowego i wybraliśmy odpowiedni wariant przyporządkowania pozycji, otrzymamy bilans i rzis wypełniony prawidłowymi danymi. Wybór układu bez przyporządkowania kont 25

26 Jeżeli została wczytana obrotówka, należy dodatkowo sporządzić przyporządkowanie kont. Przyporządkowanie to należy sporządzić poprzez polecenie Dane końcowe > Edycja Przyporządkowanie kont Krok ten może zostać pominięty w przypadku, gdy zostało wczytane sprawozdanie finansowe, a przy tworzeniu Bilansu i RZiS, wybrany został układ przyporządkowania pod nazwą Bilans i RZiS (wersja porównawcza/kalkulacyjna) import sprawozdania. Wówczas jak wspomniano wcześniej dane zostaną odtworzone automatycznie. Po wybraniu powyższego polecenia otwiera się okno edytora układu ze-stawienia we wszystkich kartach roboczych. Okno to podzielone jest na dwie części. Po lewej stronie widoczne są konta, które nie są przyporządkowane do pozycji bilansowych i wynikowych w programie, a po prawej pozycje bilansowe i wynikowe wraz z przyporządkowanymi do nich kontami. Konta przyporządkowujemy poprzez przeciągnięcie myszą zaznaczonych kont z lewej strony (nie przyporządkowanych) na prawą stronę, już do odpowiednich pozycji w programie, (rysunek poniżej). Przyporządkowanie kont. Zapisywanie zdefiniowanego przyporządkowania 26

27 Zapisywanie zdefiniowanego przyporządkowania UWAGA! Istnieje możliwość zbiorczego przenoszenia kont z użyciem klawiszy Ctrl lub Shift. W tym celu należy zaznaczyć kilka kont które chcemy przyporządkować do jednej pozycji i przenieść zbiorczo myszą w analogiczny sposób Zmodyfikowany układ zestawienia (czyli sporządzone przez nas przy-porządkowanie kont) należy zapisać w następujący sposób: Kombinacja klawiszy Ctrl + S lub wybierając polecenie DATEV > Zapisz jako... Zapisywanie zdefiniowanego przyporządkowania Otworzy się okno, w którym należy wpisać nazwę dla stworzonego układu zestawienia i określić czy ma być dostępny dla całej Kancelarii czy tylko dla danego użytkownika Opcja Kancelaria oznacza że układ będzie dostępny dla wszystkich klientów w kancelarii Opcja Użytkownika oznacza że układ będzie dostępny tylko dla danego klienta 27

28 UWAGA! Zaleca się wybór opcji "Kancelaria" ze względu na zwiększoną funkcjonalność.zapisany w ten sposób układ zestawienia może być wykorzystywany przy zakładaniu innych kart roboczych. Nie będzie potrzeby ponownego przypinania kont do struktury w programie. Po zamknięciu edytora układu zestawienia, utworzone sprawozdanie finansowe zostanie zaktualizowane zgodnie z dokonanymi przyporządkowaniami kont do poszczególnych pozycji. Po zapisaniu układu zestawienia będzie on widoczny w menadżerze plików pod zakładką Układ zestawienia, a sporządzony Bilans zostanie przeliczony według przyporządkowanych kont. Warto zauważyć iż nawet jeżeli wczytane zostało sprawozdanie finansowe lub wprowadzone ręcznie to warto mimo wszystko wejść w zakładkę przyporządkowań i wygenerowane automatycznie przyporządkowanie zapisać pod własną nazwą. Umożliwi to w przyszłości łatwą aktualizację kart roboczych w przypadku wprowadzenia korekty na wprowadzonych danych lub utworzenia korekty na koncie, które nie znajdowało się we wczytywanych pierwotnie danych. Zapisany schemat przyporządkowania w Menadżerze plików 28

29 Schemat przypięcia kont Sporządzone przyporządkowanie widoczne jest w Menadżerze plików oraz dostępne dla Klienta w następnym kroku. 29

30 5. Menadżer plików Menadżer plików pozwala na zarządzanie kartami roboczymi, szablonami kart roboczych, danymi końcowymi, układami zestawienia, elementami strukturalnymi, elementami tekstowymi, polami obliczeniowymi, nagłówkami / stopkami / stronami tytułowymi i zapisanymi schematami importu. Menadżera plików uruchamiamy poprzez: Ikona DATEV > Menadżer plików Ikona z paska narzędzi (dwie dyskietki z niebieską strzałką na dole) Ikona Menadżera plików na pasku poleceń Szablony dokumentów zgromadzone są tutaj wszystkie standardowe szablony zaimplementowane do programu oraz stworzone przez użytkownika, na bazie których tworzy się pełną dokumentację roboczą. UWAGA! Można modyfikować zaimplementowane do programu szablony lub tworzyć nowe na bazie założonych kart roboczych Zakładka szablony dokumentów 30

31 Dokumenty tutaj gromadzone są wszystkie utworzone na podstawie szablonów karty robocze dla wszystkich klientów kancelarii. Zakładka dokumenty Dane końcowe zapisany stan końcowy wczytanych danych dla po-szczególnych klientów Zakładka Dane końcowe 31

32 Układ zestawienia zawiera standardowe układy zestawienia (oznaczone literą S) zaimplementowane do programu oraz utworzone przez użytkownika (oznaczone K lub I) Zakładka Układ zestawienia Administrator ścieżek dostępu Program Badanie Sprawozdań Finansowych umożliwia tworzenie wielu odrębnych ścieżek dostępu. Ścieżki dostępu są katalogami (odrębnymi bazami danych) w których można grupować klientów gdy baza programu przybiera coraz większe rozmiary. Tworzenie nowych ścieżek możliwe jest jedynie gdy program uruchomiony jest w trybie administracyjnym ( Uruchom jako Administrator ). Ścieżki dostępu 32

33 Podczas pracy z programem, można dowolnie przełączać się pomiędzy ścieżkami danych, kopiować karty robocze, wczytane dane itp. Tworzenie nowej ścieżki dostępu Klawisz Ścieżka dostępu > Nowy Wybór polecenia Nowy Okno tworzenia ścieżki 33

34 Nowoutworzona ścieżka jest od tej chwili dostępna w menadżerze plików. W menadżerze plików wykonuje się następujące funkcje: Kopiowanie Kopiuj - zaznaczony element zostanie skopiowany do innej (wybranej w Administratorze ścieżek dostępu) ścieżki dostępu. Opcja ta może być wykorzystana przy tworzeniu kopii dokumentacji na innej ścieżce Usuwanie Usuń - zaznaczona karta robocza, szablon, dane lub układ zestawienia zostanie nieodwracalnie usunięty Zabezpieczanie Zabezpiecz - z zaznaczonego elementu można sporządzić jego kopię bezpieczeństwa na dysku lokalnym lub dowolnie wybranym napędzie. Funkcja ta służy również do wypożyczania kart roboczych na inny komputer w przypadku gdy nie ma podłączenia do sieci bądź program został zainstalowany jako pojedyncze stanowisko bez sieci. W przypadku tej opcji na wybranym napędzie tworzona jest kopia dokumentu zabezpieczanego. 34

35 Wczytywanie Wczytaj - zabezpieczone wcześniej dokumenty z dysku lokalnego lub wybranego napędu mogą być ponownie wczytane z odpowiednie-go katalogu. Opcja wykorzystywana przy wczytywaniu dokumentów od innych osób w przypadku gdy program nie pracuje w sieci, a dokumenty zostały przeniesione za pomocą nośnika wymiennego jak pendrive lub przesłane mailem. Drukowanie Drukuj - drukuje listę dokumentów z wybranej zakładki Wypożyczanie Wypożycz zaznaczony dokument/karta zostanie skopiowany do innej (wybranej w Administratorze ścieżek dostępu) ścieżki dostępu i zablokowany do edycji w źródłowej ścieżce dostępu. Polecenie wykorzystywane przy wypożyczaniu kart roboczych na inny komputer w przypadku pracy w sieci. Polecenie to jednak blokuje dalszą pracę na pozostałych na tej ścieżce kartach roboczych dla klienta. Wykorzystywane tylko do wypożyczenia arkuszy z serwera na końcówki. Zwracanie Zwróć - wypożyczone wcześniej karty zostaną z powrotem skopiowane na serwer i ponownie udostępnione do edycji. Opcja dostępna tylko w przypadku pracy sieciowej i tylko po uprzednim wypożyczeniu karty roboczej. Odblokowywanie Odblokuj - blokada wypożyczonego pliku zostanie zniesiona udostępniając go ponownie do edycji 6. Praca z dokumentacją roboczą 6.1. Zakładanie kart roboczych na bazie szablonów W rozdziale IV opisany został sposób tworzenia kart roboczych w sposób pojedynczy na przykładzie sprawozdania finansowego (szablon pt. Bilans i RZiS). Istnieje również możliwość założenia zbiorczo wszystkich kart roboczych odnoszących się do całego procesu badania. W tym celu należy wybrać z głównego paska poleceń: Ikona DATEV > Nowy > Zakres zlecenia... Pojawi się wówczas okno z wyborem klienta lub klient zostanie wpisany automatycznie jeżeli na danej ścieżce występuje tylko jeden. Jeżeli zachodzi potrzeba zmiany klienta to można to zrobić w analogiczny sposób jak przy zakładaniu pojedynczej karty roboczej, wskazując odpowiedniego klienta za pomocą czarnej strzałki z podkreśleniem. 35

36 Kreator zbiorczego zakładania dokumentów Wybór klienta Po dokonaniu wyboru klienta dla którego tworzymy karty robocze, pozostałe dane wypełnią się automatycznie. Następnie należy kliknąć Dalej> by przejść do kolejnego kroku kreatora Zatwierdzamy poprzez Dalej 36

37 Krok 2. Wybór układu zestawienia W kolejnym kroku należy wybrać odpowiedni dla danego klienta układ zestawienia i serię szablonów Dokumentacja standardowa lub Dokumentacja uproszczona Po wczytaniu danych i założeniu dokumentu pod nazwą Bilans i RziS, sporządzone zostało przyporządkowanie kont i zapisane pod numerem i nazwą klienta przez nas utworzonego. Jest to klient dla którego tworzymy dokumentację roboczą na bazie dostępnych szablonów. UWAGA! Zakładając karty robocze czy to pojedynczo czy też zbiorczo koniecznie należy pamiętać aby wskazać programowi zapisany przez nas układ zestawienia (układ przyporządkowania kont bądź pozycji). Inaczej karty robocze zostaną założone bez struktury przypięcia kont co skutkuje tym, iż dane finansowe nie będą pokazywane lub będą pokazywane nieprawidłowo, jako suma wszystkich wczytanych kont lub pozycji Po wyświetleniu się listy z wszystkimi szablonami kart roboczych dostępnymi w programie należy zaznaczyć te które nas interesują i kliknąć Zakończ Klikając prawym klawiszem myszy na dowolnym szablonie pojawi się również opcja Wybierz wszystkie i wówczas nie ma potrzeby zaznaczania każdego szablonu osobno. Po zaznaczeniu szablonów program rozpocznie tworzenie kart roboczych dla wybranego klienta. Utworzone karty są teraz widoczne w menadżerze plików pod danym klientem w zakładce Dokumenty. 37

38 Zakładanie kart na bazie szablonów Otwieranie dokumentów Kartę roboczą można otworzyć także poprzez wybranie z paska narzędzi polecenia Otwórz lub poprzez dwukrotne kliknięcie na nim w menadżerze plików w zakładce Dokumenty. Z poziomu polecenia Otwórz, klientów można również grupować według indywidualnych parametrów wybierając ikonę pokazaną na rysunku poniżej. 38

39 6.2. Podstawowe informacja o jednostce Po zbiorczym założeniu kart roboczych możemy przejść do pracy z dokumentacją roboczą. Pracę rozpoczniemy od karty Podstawowe informacje o jednostce. Wypełnienie danymi tej karty znacznie usprawni późniejsze sporządzenie Raportu i Opinii z badania. Większość informacji z tej karty przenosi się bowiem do wymienionych dokumentów. Podstawowe informacje o jednostce Na początku każdej karty znajduje się link do instrukcji opisującej jak pracować z daną kartą. Wystarczy kliknąć w powyższy link, a otworzy się instrukcja w formie pliku PDF Dodatkowe instrukcje do kart roboczych 39

40 Na początku karty roboczej znajdują się pytania na które należy udzielić odpowiedzi i podać potrzebne informacje. W tym celu należy kliknąć na wybrany tekst podświetlany na niebiesko wybrać odpowiedź Nie pokazuj lub Pokaż informacje Nie pokazuj ukrywa informacje Po wybraniu opcji Pokaż informacje, pojawia się tabela z elementami do uzupełnienia. Informacje jakie należy podać zaznaczone są niebieską poziomą linią. Dwukrotne kliknięcie w linię otwiera okno do wprowadzenia informacji. Od wersji 2.1 programu w celu uzupełnienia wymaganych danych trzeba będzie posłużyć się już zakładką Dane podstawowe > Dane podstawowe użytkownika. Funkcja ta jest w pełni zaimplementowana od wersji 2.1 programu. Wprowadzenie potrzebnych informacji 40

41 Pełna implementacja tej formatki w wersji 2.1. programu Uzupełnione w ten sposób dane zostaną przeniesione do dokumentacji roboczej dla wybranego klienta. Wybór odpowiedzi Dalsza praca z dokumentem Podstawowe informacje o jednostce to opracowywanie poszczególnych zagadnień i załączanie do Warto zwrócić uwagę, że nie na wszystkich pytaniach pojawia się menu z wyborem odpowiedzi. Są to najczęściej tzw. tytuły badania, które zbierają odpowiedzi z pytań podrzędnych. Każde pytanie jest również symbolizowane przez kolory semafora: 41

42 Kolor zielony oznacza, że odpowiedź jest zgodna z oczekiwaną, Kolor czerwony oznacza, że odpowiedź jest inna niż oczekiwana, Kolor żółty oznacza dodatkowy komentarz przy pytaniu lub pytanie w edycji, Kolor szary oznacza, że dane zagadnienie nie zostało poruszone lub nie dotyczy danego klienta. Jeżeli kolor żółty występuje w połączeniu z kolorem zielonym lub czerwonym jest to informacja o rodzaju udzielonej odpowiedzi oraz uzupełnieniu jej komentarzem. Korzystając z zakładki Treść po lewej stronie okna funkcję tą można wykorzystać do szybkiego przeglądu udzielonych odpowiedzi w dokumencie Szybki przegląd odpowiedzi Pytania można również opracowywać posługując się klawiaturą. Wy-starczy ustawić kursor na pytaniu i wybrać: G (green) - aby wygenerować zielone światło, czyli odpowiedź zgodną z oczekiwaną R (red) - aby wygenerować czerwone światło, czyli odpowiedź inną niż oczekiwana. Przy tej opcji najczęściej pojawi się okno komentarza. N - odpowiedź: Nie dotyczy Y (yellow)- pytanie w edycji, do późniejszego dokończenia. Przy odpowiedziach innych niż oczekiwane pojawi się zawsze okno komentarza jako dodatkowe objaśnienie do wpisania. Wszystkie komentarze w programie zbierane są w jednym miejscu, a dodatkowo można im nadać atrybuty przydatne przy późniejszym wyszukiwaniu komentarzy. Więcej o komentarzach w dalszej części podręcznika. 42

43 6.3. Ocena kontroli wewnętrznej Kolejnym obszarem do opracowania podczas pracy z program będą karty kontroli wewnętrznej. Praca z nimi nie różni się niczym od pracy na pozostałych kartach dokumentacji roboczej. Technika odpowiedzi na pytania pozostaje taka sama jak w innych kartach w programie. I jak wspomniano wcześniej, poszczególne karty na początku uzupełnione są linkiem do instrukcji omawiającej sposób pracy z poruszanymi zagadnieniami. Na początku karty roboczej pojawia się również pytanie jakiego rodzaju test chcemy przeprowadzić. Do wyboru są 2 warianty. Albo będzie to test pełny albo test skrócony. Pytanie o rodzaj testu Jeżeli wybierzemy odpowiedź Test skrócony, otrzymamy zaledwie kil-ka pytań do opracowania. Pojawi się również stosowna informacja kiedy biegły rewident ma możliwość przeprowadzenia testu pełnego, a kiedy skróconego. 43

44 Dodatkowa informacja Lista pytań do testu skróconego Jeżeli na jakieś pytanie z zakresu podstawowych pytań udzielimy odpowiedzi innej niż oczekiwana, otrzymamy sugestię, aby zastanowić się nad przeprowadzeniem testu pełnego. Oczywiście jeżeli biegły uzna, iż test skrócony jest wystarczający, może pracować dalej Pytania w dokumentacji są również powiązane ze sobą. Jeżeli odpowiem twierdząco na pytanie 2: Czy nastąpiły zmiany osób odpowiedzialnych za rzeczowe aktywa trwałe?, pojawi się wówczas dodatkowe pytanie do uzupełnienia. W przypadku odpowiedzi oczekiwanej, takiego pytania już nie będzie 44

45 Dodatkowe pytania do opracowania W przypadku gdy decydujemy się jednak na przeprowadzenie testu pełnego, należy wrócić do pierwszego pytania w dokumencie i wybrać opcję Test pełny. W takim przypadku pojawi się lista nowych pytań do opracowania. Pytania widoczne są na kolejnej stronie. 45

46 Wybór testu pełnego oraz pytania Warto również zwrócić uwagę na istniejące powiązania pomiędzy kartami roboczymi oceny kontroli wewnętrznej, a kartami oceny ryzyka. Odpowiadając na pytania zawarte w teście pełnym na kontrolę 46

47 wewnętrzną dla danego obszaru, w sekcji oceny ryzyka kontroli dla obszaru otrzymujemy podpowiedzi z niniejszego testu. Powiązanie to można zobaczyć w dalszej części podręcznika. W dalszej części niniejszego podręcznika zaprezentowana zostanie praca z dokumentacją oceny ryzyka. Aby przejść do interesującej nas karty roboczej możemy wykorzystać zakładkę Zlecenie na otwartej karcie roboczej. Zakładka ta zawiera listę wszystkich kart roboczych założonych dla aktualnie opracowywanego klienta oraz aktualnego roku. Otwarcia wybranej karty dokonuje się poprzez dwukrotne kliknięcie na niej. Oprócz informacji o ilości założonych kart w zakładce tej prezentowany jest również status każdej karty, informacja o osobie która nadała karcie wyświetlany status oraz data ostatnich modyfikacji. Zakładka zlecenie 6.4 Ogólna ocena ryzyka Praca z kartami roboczymi oceny ryzyka polega między innymi na odpowiedzi na pytanie kontrolne oraz (w przypadku kart roboczych oceny ryzyka dla poszczególnych obszarów) na wybraniu wag dla poszczególnych stwierdzeń. Odpowiedzi dokonujemy poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na odpowiednim pytaniu i wybraniu odpowiedzi którą uważamy za prawidłową. Pracę z dokumentacją oceny ryzyka rozpoczynamy od karty Ogólna ocena ryzyka. Na wstępie pojawia się informacja z linkiem do dodatkowej instrukcji dla obszaru ogólnej oceny ryzyka. Instrukcja ta opisuje cel i metody opracowania niniejszej karty. W dalszej części znajduje się informacja o wyborze metody szacowania ryzyka (pełna lub uproszczona) oraz opis metodologiczny informujący o przyjętych założeniach 47

48 Ogólna ocena ryzyka Pod opisem metodologicznym znajduje się tabela w której należy wy-brać metodę szacowania ryzyka. Wybór metody w dokumencie Ogólna ocena ryzyka, spowoduje zastosowanie wybranej metody również do dokumentów oceny ryzyka dla kolejnych obszarów. Zmiana metody szacowania ryzyka możliwa jest tylko z poziomu niniejszego dokumentu. Wybór metody szacowania ryzyka W przypadku wyboru metody uproszczonej praca z dokumentem Ogólnej oceny ryzyka ogranicza się do udzielenia odpowiedzi na po-szczególne pytania zawarte w sekcji ryzyka nieodłącznego oraz ryzyka kontroli 48

49 Po opracowaniu całej karty roboczej wyświetlone zostanie podsumowanie analizy ryzyka w formie tabelarycznej z sugerowanymi poziomami poszczególnych ryzyk Od decyzji biegłego jednak zależy czy zasugerowane poziomy zaakceptuje, czy też według jego wiedzy i doświadczenia powinny one być inne. W takim przypadku, poniżej znajdują się dwa pytania o ostateczny poziom ryzyka nieodłącznego oraz kontroli na które należy udzielić odpowiedzi. Wyliczy się wówczas poziom ryzyka przeoczenia, a odpowiedzi przeniosą się do tabeli podsumowującej test na Ogólną ocenę ryzyka i zostaną przeniesione do karty Plan badania 49

50 W przypadku pracy z testem pełnym na ogólną ocenę ryzyka, pojawi się wzór informujący w jaki sposób będą wyliczane poszczególne poziomy ryzyk. Wzór ten jest przekształconym wzorem na ryzyko badania gdzie RB = RN x RK x RP. Zakładając stały poziom ryzyka badania na poziomie 4% lub 5% otrzymamy wzór przekształcony, gdzie RP = RB/(RNxRK) Zatwierdzenie poziomu ryzyka nieodłącznego i kontroli Główną różnicą przy odpowiedzi na pytania w przypadku testu pełnego jest dodatkowe przypisanie wagi dla poruszanego zagadnienia. 50

51 Przypisanie wagi do pytania Tak opracowany test wraz z przypisanymi wagami zawiera podsumowanie które uśrednia poszczególne wagi dla pytań i na początku karty roboczej wyświetla podsumowanie wraz z interpretacją w podziale na ryzyko niskie, średnie i wysokie. Podsumowanie testu pełnego Tak jak w poprzednim przypadku jest to sugestia opracowana na podstawie udzielonych odpowiedzi i przypisanych wag. Ostateczne zatwierdzenie poziomu ryzyka nieodłącznego i kontroli następuje przez 51

52 biegłego poprzez wskazanie odpowiednich odpowiedzi przy dwóch pytaniach położonych poniżej podsumowania. W przypadku opracowania wszystkich pytań w danym obszarze, pro-gram poprosi o zmianę statusu karty z Obecnie w edycji na Opracowany. Zmiana statusu karty roboczej W prawym dolnym rogu ekranu widnieje także informacja jaki jest pro-centowy postęp w opracowaniu danego obszaru. Zmiana statusu karty roboczej na Opracowany, powoduje, że nie można zmienić żadnej odpowiedzi na pytanie kontrolne dopóki nie zostanie przywrócony status Obecnie w edycji. Statusy i historia dokumentu zapobiegają nieautoryzowanym zmianom w dokumentacji. Każde pytanie oraz karta robocza posiada dziennik historii który rejestruje wprowadzane zmiany wraz z datą oraz nazwą użytkownika który tych zmian dokonał. UWAGA! Aby przywrócić status karty roboczej która została zatwierdzona i opracowana na Obecnie w edycji, należy otworzyć polecenie DA-TEV > Właściwości i wybrać zakładkę Dokument, a następnie przy poleceniu Status dokumentu wybrać ponownie Obecnie w edycji. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana ta zostanie zarejestrowana w historii danej karty Zmiana statusu karty na ponownie w edycji 52

53 Historia karty roboczej Polecenie do zmiany statusu karty roboczej można również uruchomić posługując się ikonami szybkiego dostępu znajdującymi się na górnej belce programu Wywołanie okna właściwości dla dokumentu 6.5. Ocena ryzyka dla obszaru Ocena ryzyka dla wybranego obszaru, technicznie różni się w sposób nieznaczny od ogólnej oceny ryzyka. Tak jak w przypadku ogólnej oceny ryzyka na początku wyświetla się informacja z opisem metodologii oraz sposobu pracy z kartą roboczą. Dodatkowa instrukcja Kliknięcie na wybrany link, uruchomi dodatkowy opis w pliku PDF. 53

54 W dalszej części karty oceny ryzyka dla obszaru otrzymujemy test na ryzyko nieodłączne i ryzyko kontroli. W zależności jaka metoda oceny ryzyka została wybrana w karcie Ogólnej oceny ryzyka, taka zostanie też przyjęta w kartach szczegółowych. Przyjmując metodę uproszczoną odpowiadamy tylko i wyłącznie na pytania zawarte w teście znajdującym się poniżej podsumowania. Wybór odpowiedzi na pytanie Dodatkowo opracowując test kontroli dla obszaru można podejrzeć odpowiedzi jakie zostały udzielone w kartach oceny kontroli wewnętrznej dla analogicznego obszaru, a odnoszące się do pokrewnego zagadnienia Odpowiedzi z karty oceny kontroli wewnętrznej Po opracowaniu testu skróconego na początku dokumentu wyświetli się podsumowanie udzielonych odpowiedzi wraz z sugerowanymi poziomami ryzyka nieodłącznego i kontroli. Jest to tylko sugestia, a 54

55 ostateczne poziomy ryzyka podlegają zatwierdzeniu poprzez wskazanie odpowiednich odpowiedzi w pytaniach znajdujących się pod pod-sumowaniem dla poszczególnych stwierdzeń odnoszących się do danego obszaru. Sugerowane poziomy ryzyka Aby wybrać i zatwierdzić poziom ryzyka nieodłącznego i kontroli na-leży przejść pod pokazaną tabelę w dokumencie i ustawiając się na pytaniach wskazać odpowiednie wartości dla poszczególnych stwierdzeń. Zatwierdzenie poziomu ryzyka dla stwierdzeń Tak sporządzona ocena ryzyka wyświetli się w formie tabelarycznej na początku opracowywanej karty roboczej, wyliczając dodatkowo poziom ryzyka przeoczenia dla danego obszaru. 55

56 Poziomy ryzyka Decydując się na opracowanie oceny ryzyka dla obszaru metodą pełną otrzymuje się dodatkowo polecenie przypisania dla każdego pytania określonej wagi ryzyka w skali od 10 do 100%. Do każdego pytania przypisane są wówczas te same stwierdzenia co w metodzie uproszczonej jednak stwierdzenia te odnoszą się do każdego szczegółowego pytania osobno. Stwierdzenia przy każdym pytaniu kontrolnym Dodatkowe tabele gdzie należy przypisać wagi ryzyka dla stwierdzeń oznaczone są kolorami. Jest to informacja, że stwierdzenie oznaczone kolorem szarym nie dotyczy danego pytania lub zagadnienia i dla tego stwierdzenia nie ma potrzeby przypisywania dodatkowej wagi ryzyka. 56

57 Po opracowaniu pytań i przypisaniu wag dla poszczególnych stwierdzeń, na początku karty, podobnie jak w metodzie uproszczonej, wy-świetlone zostanie podsumowanie sporządzonej oceny ryzyka dla obszaru. Podsumowanie oceny ryzyka I tak jak przy metodzie uproszczonej jest to sugestia jaka została wy-liczona na podstawie udzielonych odpowiedzi i przypisanych wag dla stwierdzeń. Od opracowującego kartę zależy teraz czy zgadza się z za-prezentowanymi wyliczeniami, czy też według jego wiedzy i doświadczenia, wartości ryzyk powinny zostać ustalone na innym poziomie. W tym celu, podobnie jak przy metodzie uproszczonej należy udzielić odpowiedzi przy pytaniach znajdujących się poniżej podsumowania. kompletne podsumowanie oceny ryzyka dla obszaru wyświetli się tyl-ko wówczas gdy sugerowane poziomy ryzyk zostaną zatwierdzone lub zmienione. Wskazanie innych poziomów ryzyka 57

58 6.6. Plan i program badania Po opracowaniu wybranych kart roboczych z zakresu oceny ryzyka można przystąpić do ustalenia istotności oraz sporządzenia planu i programu badania. Plan badania stanowi kolejny etap pracy z programem. Karta planu i programu badania stanowi w programie element scalający dotychczas wykonaną pracę. Karta ta zawiera następujące sekcje: podsumowanie sporządzonej analizy ryzyka ustalenie poziomu istotności ogólnej i cząstkowej oszacowanie pracochłonności badania ustalenie procedur, technik i metod badania Otwarcie karty roboczej Planu badania następuje poprzez polecenie Otwórz lub z poziomu zakładki dokumenty Menadżera plików. Menadżer plików Na początku karty zaprezentowane zostaje podsumowanie analizy ryzyka z poprzednich kart roboczych. Jeżeli jakiś obszar nie został opracowany, podsumowanie tego obszaru nie jest pokazywane. Oprócz informacji o uśrednionym poziomie ryzyka nieodłącznego, kontroli i przeoczenia prezentowane zostają również wartości przeciętne. Podsumowanie oceny ryzyka jest również uzupełnione opisem metodologii na podstawie której analiza ryzyka została wykonana. 58

59 Plan badania oprócz opisu metodologii szacowania ryzyka uzupełniony jest również informacją o sposobie oszacowania istotności oraz metodologią sporządzenia planu badania. Podsumowanie analizy ryzyka Ustalanie poziomu istotności W karcie planu badania, zaraz po podsumowaniu oceny ryzyka, znajduje się sekcja dotycząca ustalania poziomu istotności ogólnej. Oprócz wzorów pierwiastkowych na podstawie których liczona jest istotność cząstkowa prezentowana jest tabela w której wyświetlane są kryteria doboru pozycji bilansowych i wynikowych do ustalania poziomu istotności ogólnej. Modyfikacji tych wartości nie dokonujemy bezpośrednio w dokumentacji ale poprzez polecenie Istotność wybierane z paska zakładek. 59

60 Zakładka do ustalenia istotności ogólnej W środkowej części okna dostępna jest tabela prezentująca standardowe pozycje wybrane do ustalenia poziomu istotności ogólnej: Aktywa razem Przychody netto ze sprzedaży Zysk netto Kapitał własny Każda z wymienionych pozycji ma również przypisane wartości procentowe jakie są brane do wyliczenia istotności ogólnej. Aby ustalić istotność ogólną na innych zasadach niż zaproponowane, należy edytować poszczególne pola, zmienić pozycje jakie mają być brane do ustalenia istotności oraz wartości procentowe. Klikając przycisk z trzema kropkami przy nazwie pozycji wybieramy nowe pozycje do ustalenia poziomu istotności. 60

61 Zmiana pozycji do ustalenia istotności ogólnej Oprócz zmiany pozycji jakie wchodzą do ustalenia poziomu istotności ogólnej, można również zmienić odpowiednie granice procentowe. Po prawej stronie okna wyświetli się wówczas iloczyn wartości pozycji oraz wielkości procentowej jaka została zdefiniowana do ustalenia istotności. Ostatnim krokiem jest zdecydowanie, czy na podstawie 4 wybranych wartości, istotność ogólna ma zostać ustalona jako wartość najwyższa, najniższa, średnia arytmetyczna, mediana czy też może na poziomie innym niż zdecydowano powyżej. W takim przypadku do dyspozycji pozostaje opcja Wartość wprowadzona przez użytkownika. Zdefiniowanie istotności ogólnej Tak zdefiniowane parametry zaleca się zapisać w centralnej bazie danych. Wówczas po zapisaniu kryteria te są dostępne w każdej karcie roboczej dla danego klienta i w dowolnym momencie można je wczytać bez ponownego definiowania 61

62 Zapisanie kryteriów istotności ogólnej Z uwagi na fakt, że karty mogą mieć przypisane inne poziomy istotności ogólnej, program nie wczytuje automatycznie zdefiniowanego w planie badania poziomu istotności ogólnej do kart badania zasadniczego. Dlatego też, zalecane jest wykonanie ww. polecenia, a w kartach badania zasadniczego uruchomienie z poziomu zakładki Istotność polecenia odwrotnego Importowanie Przyjęcie kryteriów ustalenia istotności ogólnej Po ustaleniu poziomu istotności w dalszej części karty roboczej zostaje wyświetlone zestawienie pozycji bilansowych i wynikowych wraz z opisem czy jest to pozycja istotna czy też leżąca poniżej granicy istotności ogólnej. Dla pozycji istotnych wyliczana jest dodatkowo istotność cząstkowa według wzoru pierwiastkowego podanego wyżej. 62

63 Zestawienie pozycji, których wartość jest powyżej i powyżej wartości istotności Po ustaleniu poziomu istotności można przejść niżej w dokumencie do etapu szacowania pracochłonności dla badanego sprawozdania. Program na podstawie uchwały KRBR wylicza i sugeruje minimalną pracochłonność badania. Sugerowana minimalna pracochłonność Dodatkowo proponuje oszacowanie pracochłonności na podstawie jednej z dwóch metod: Szacunek ogólny Szacunek szczegółowy Metoda szacowania pracochłonności 63

64 Wybierając jako metodę szacunek ogólny, planowane ilości godzin na poszczególne etapy badania wpisujemy w poniższą tabelę, klikając dwukrotnie na podkreślone linie i podając liczbę planowanych i rzeczywiście wykonanych godzin. Szacowanie pracochłonności (szacunek ogólny) Podane wartości są sumowane w formie tabelarycznej i wyświetlane jako podsumowanie z podziałem na badanie wstępne i zasadnicze. Podsumowanie szacunku ogólnego Decydując się na szczegółowe szacowanie pracochłonności, otrzymujemy dodatkowe tabele przy każdym z obszarów badania wstępnego i zasadniczego. Jednocześnie tabela dla szacunku ogólnego zostaje ukryta i nie jest pokazywana w planie badania. Dodatkowe pola przy szacunku szczegółowym 64

65 W dalszej części planu badania znajdują się tabele dla poszczególnych pozycji bilansowych i wynikowych, w których zestawione zostały, wartość danej pozycji oraz jej istotność cząstkowa wraz z propozycją technik, metod i procedur badania do wyboru przez biegłego z rozwijanych list (wystarczy kliknąć na myślnik aby pokazała się rozwijana lista wyboru). Tabele Planu i Programu badania Dodatkowo w przypadku pozycji leżących poniżej poziomu istotności ogólnej wyświetlona zostanie informacja o następującej treści: Pozycja leżące poniżej poziomu istotności ogólnej Jeżeli mimo wszystko pozycja ma zostać uwzględniona w planie ba-dania, należy wybrać TAK. Wówczas pojawią się identyczne tabele jak dla pozycji pokazanej powyżej z wyliczonym poziomem istotności cząstkowej. Plan badania na tym etapie może zostać zakończony 65

66 7. Dokumentacja rewizyjna badania zasadniczego Po sporządzeniu Planu i Programu badania gdzie wybrane zostały procedury, techniki i metody badania dla poszczególnych pozycji oraz ustalony został poziom istotności ogólnej i cząstkowej, można założyć karty dla badania zasadniczego (o ile nie założono ich na początku badania). Grupowe zakładanie kart roboczych Po uruchomieniu polecenia pojawia się okno wyboru klienta. Dalsza procedura zakładania klienta została opisana we wspomnianym wcześniej rozdziale. Praca z dokumentacją badania zasadniczego w programie polega między innymi na wykonaniu poleceń zawartych w pytaniach kontrolnych. Oczywiście jeżeli spółki nie dotyczy dane pytanie zawsze może wybrać odpowiedź pominąć wybierając polecenie Nie dotyczy i opracowywać kartę roboczą dalej. Dokumentacja badania zasadniczego zawiera pokaźną liczbę powiązań pomiędzy pytaniami. Z reguły opracowywanie takiej karty zaczyna się od pytań ogólnych i w zależności od udzielonych odpowiedzi, pojawiają się lub zamykają dodatkowe obszary. Na wstępie karty pojawia się generalne pytanie, o przyjęty poziom ryzyka. W zależności od tej odpowiedzi część pytań zostanie już ukryta lub wyświetlona. W dalszej kolejności pojawia się pytanie czy dany obszar będzie podlegał analizie i czy mają zostać pokazane kolejne pytania jakie zostały w tym obszarze przewidziane. Odpowiedź negatywna na to pytanie, zamyka całą kartę i przy zapisie prosi o zmianę statusu na opracowany. Odpowiedź pozytywna z kolei, wyświetla kolejne pytania ogólne dla poszczególnych rozdziałów. Każda karta zaczyna się również sześcioma pytaniami podsumowującymi dany obszar. 66

67 Pytanie, czy dany obszar podlega opracowaniu Karty badania zasadniczego zawierają również podsumowanie z karty planu badania. Podsumowanie obszaru 67

68 Wybór tabel Przed rozpoczęciem właściwej pracy z kartą badania zasadniczego, można również zapoznać się z tabelą pokazującą pozycje sprawozdania zawierające dane przed korektami, korekty oraz dane po korektach. Tabelę można wyświetlić dla kont lub pozycji w zależności od tego, jakiego rodzaju dane finansowe zostały wczytane. Dalsza część karty roboczej zawiera zestawy pytań kontrolnych po-dzielone na poszczególne obszary Wybierają zakładkę Treść po lewej stronie okna, a następnie klikając na zaznaczonym odnośniku prawym klawiszem myszy i wybierając polecenie Struktura badania wyświetlony zostanie spis treści danej karty oraz wszystkie występujące w niej rozdziały. Klikając w daną sekcję program automatycznie przechodzi w wybrane miejsce. Do wielu pytań w dokumentacji badania zasadniczego załączono dodatkowe tabele w postaci plików 68

69 MS Word i Excel. Listę załączonych plików dla danego obszaru można znaleźć pod zakładką Szablony po lewej stronie okna w tzw. Oknie nawigacji. Jeżeli katalog oznaczony jest kolorem niebieskim, jest to informacja iż w środku znajdują się pliki do wykorzystania. Okno nawigacji można również ukryć lub pokazać zaznaczając opcje pokazane na rysunku (Widok > Okno nawigacji). Jest to przydatne rozwiązanie gdy w karcie występują strony w układzie poziomym i nie mieszczą się w całości w standardowym oknie programu Szablony załączników Jeżeli dysponujemy własnymi wzorami załączników w postaci plików Word i Excel w dowolnym momencie można je również załączyć do prezentowanej struktury. Wystarczy uprzednio skopiować taki plik i otwierając wybrany katalog z ww. struktury (prawy klawisz myszy na wybranym katalogu > Otwórz...) wkleić dany załącznik. Pojawi się wówczas na liście jako kolejny do wyboru. Załączniki prezentowane w strukturze pokazanej powyżej są już po-wiązane z pytaniami do których się odnoszą. Przy pytaniu pokazanym na poniższym rysunku jest polecenie sprawdzenia i uzgodnienia ewidencji analitycznej z syntetyczną i sprawozdaniem finansowym. Odpowiedni wzór zestawienia został już załączony do pytania i prezentowany jest w postaci ikony spinacza. Wzór ten można podejrzeć klikając bezpośrednio w ikonę obok pytania. 69

70 Podpięty pod pytanie wzór zestawienia Należy jednak pamiętać, że jest to tylko SZABLON zestawienia. Nie powinno pracować się na szablonach, gdyż w przeciwnym przypadku przy najbliższej aktualizacji programu katalog szablonów zostanie nadpisany nowymi. Aby skorzystać z załączonego wzoru należy przenieść go do odpowiedniej teczki w Aktach klienta. Akta klienta znajdują się na liście zakładek dostępnych bezpośrednio z poziomu karty Zakładka z teczką Akt klienta Struktura akt klienta jest podzielona na dokumenty stałe i dokumenty bieżące, które z kolei automatycznie przydzielane są w zależności od tego dla którego roku wczytane zostaną dane finansowe. Przeniesienie załączonego wzoru zestawienia do akt klienta i wykorzystanie go podczas badania polega na kliknięciu prawym klawiszem myszy na pytaniu przy którym znajduje się spinacz i wybraniu jednego z poleceń pokazanych na rysunku poniżej. Załączony wzór może być bowiem przeniesiony do teczki akt stałych lub bieżących dla danego roku. 70

71 Kopiowanie do Akt klienta Wybierając polecenie kopiowania załącznika do teczki dokumentów bieżących, pojawi się okno z prośbą o wskazanie katalogu w Aktach do którego plik ma zostać przeniesiony. Należy więc wskazać odpowiedni katalog jak pokazano na rysunku poniżej. Dodatkowo można zaznaczyć opcję aby program po skopiowaniu otworzył plik do edycji. Wybór odpowiedniej teczki Po skopiowaniu program wyświetli poniższy komunikat na który należy odpowiedzieć twierdząco. Jest to prośba o aktualizację odnośnika przy pytaniu i zmiana łącza z katalogu szablonów na katalog akt. Załączniki do pytań przenoszone w ten sposób są automatycznie łączone z pytaniami. 71

72 Pytanie o aktualizację odnośnika Ikona przy pytaniu zmienia wówczas wygląd informując, że do danego pytania jest przyporządkowany załącznik w aktach klienta. Dwukrotnie klikając na nową ikonę otworzy się plik, który można opracowywać. Po wpisaniu potrzebnych informacji wystarczy wybrać Plik > Zapisz i nie ma potrzeby wskazywania miejsca na zapisanie pliku, gdyż jest on przechowywany w strukturze programu. Odpowiedź na pytanie z komentarzem Po wypełnieniu załącznika można odpowiedzieć na pytanie, uzupełniając je dodatkowym komentarzem. Opcja komentarzy jest szczegółowo opisana w dalszej części podręcznika. Uwagi biegłego mogą być również wprowadzone do dokumentu w klasyczny sposób jak ma to miejsca np. w MS Word. Wystarczy usta-wić kursor na poziomym szarym pasku i zacząć pisanie. Górne menu ustawi się automatycznie na tryb formatowania tekstu, a tak wprowadzony komentarz będzie widoczny tylko w tym dokumencie i nie będzie przenoszony w inne miejsca. Pod pytania można również załączać dowolny dokument jaki pozyskamy w formie elektronicznej. Wystarczy uprzednio skopiować lub wyciąć dany plik z wybranego miejsca na dysku komputera, a następnie przejść do zakładki Akta na górnym panelu, rozwinąć drzewo katalogów i wybierając odpowiednią teczkę kliknąć na niej prawym klawiszem myszy wybierając polecenie Otwórz... (teczki sugerujemy rozwijać do najniższego poziomu) Otworzy się wówczas klasyczne okno katalogu gdzie można wkleić skopiowany lub wycięty uprzednio plik. Pojawi się on wówczas na liście załączonych dokumentów w Aktach klienta. 72

73 Załączanie do akt klienta dowolnych plików Załączanie do akt klienta dowolnych plików Jeżeli dokument znajduje się w Aktach klienta można go wówczas podpiąć pod pytanie jako udokumentowanie wybranej odpowiedzi. Załączanie dokumentów pod pytania będzie szczegółowo omówione w rozdziale komentarzy w dalszej części niniejszego przewodnika. 8. Propozycje korekt w dokumentacji roboczej W przypadku kart badania zasadniczego często występującym pytaniem jest kwestia wystąpienia błędów i związanych z tym propozycji korekt. Podczas badania może się bowiem okazać, że niektóre zapisy na kontach są niewłaściwe i należałoby je skorygować. W tym celu biegły może bezpośrednio w programie przygotować tabelę korekt w której będzie ujmował wszystkie zauważone 73

74 nieprawidłowości. Wszelkie zaproponowane korekty mogą być również ujęte bezpośrednio w zaimportowanych danych oraz zaktualizowane we wszystkich dokumentach z badania. Takie zestawienie można w każdej chwili wyeksportować np. do pliku Excel lub po prostu wydrukować lub zapisać jako plik PDF. Funkcję przeksięgowań uruchamiamy z paska zakładek, poleceniem Księgowania Uruchamianie zakładki Przeksięgowania W otwartym oknie dialogowym przeksięgowań wpisujemy proponowaną kwotę korekty, konta lub pozycje na których ta korekta ma zostać dokonana oraz ewentualnie opis w celu łatwiejszej identyfikacji przy zbyt wielu propozycjach przeksięgowań. Można również zaznaczyć dodatkowe opcje dla korekt jak chociażby Księgowania w buforze. Włączenie księgowania w buforze powoduje, że korekty nie są ujęte w dokumentacji rewizyjnej, ale widnieją w oknie przeksięgowań. Dopiero po uzgodnieniu propozycji korekty można ją ponownie edytować i ująć w dokumentacji. Korekty można również uzupełnić notatką, powiązać plikiem w aktach klienta, usunąć lub wydrukować jak pokazano poniżej. WAŻNE: Księgowania powinny być wprowadzane przez 1 osobę. W innym przypadku należy przeprowadzić proces scalania wprowadzonych księgowań poprzez utworzenie Pliku księgowań. Pliki księgowań mogą być generowane przez użytkowników i importowane na główną ścieżkę danych. 74

75 Polecenie w zakładce Księgowania Dodatkowo poprzez okno dialogowe przeksięgowań możemy dodawać konta do danych wczytanych ze sprawozdania. Wystarczy w pole Konto (Wn) lub Konto korespondujące (Ma) wpisać ręcznie numer konta, a program przy przejściu do kolejnego pola po-prosi o wpisanie nazwy dla nowo utworzonego konta. Po nadaniu nazwy należy ją zatwierdzić poprzez OK. Po wprowadzeniu korekty i naciśnięciu Zastosuj po prawej stronie okna, program poprosi o przyporządkowanie nowo utworzonego konta do odpowiedniej pozycji bilansu lub rachunku Pytanie o przyporządkowanie nowego konta Przyporządkowanie dodatkowego konta można przeprowadzić po-przez naciśnięcie TAK, bądź później ręcznie, poprzez Dane końcowe > Edycja 75

76 Przyporządkowanie kont/pozycji Drukowanie listy korekt do pliku PDF Odpowiedź na pytanie 76

77 W dalszej części kart badania zasadniczego pojawią się pytania, które zamykają bądź otwierają kolejne obszary. Odpowiedź na NIE jak po-kazano poniżej zamyka cały obszar związany z Przychodami ŚT i wyświetla pytanie o kolejny rozdział związany tym razem z Rozchodami ŚT. Gdyby odpowiedź na to pytanie była twierdząca dokument rozszerzyłby się wyświetlając dodatkowe pytania do opracowania. Zamykanie obszarów Każda karta pokazuje również procentowy postęp jej opracowania. Dzięki temu można szybko sprawdzić ile pracy zostało jeszcze przy danym obszarze. Postęp ten jest wyświetlany w prawym dolnym rogu programu. Po opracowaniu wszystkich pytań można przejść do pytań podsumowujących znajdujących się na początku karty. Jest to krótkie podsumowanie opracowywanego obszaru. Warto zauważyć, iż odpowiedzi na te pytania przenoszą się później do karty Podsumowanie badania, pokazując w formie tabelarycznej ilość wszystkich założonych dokumentów dla badania, ilość pytań w dokumencie oraz ilość pytań opracowanych, status dokumentu oraz czy w kartach badania zasadniczego wystąpiły zastrzeżenia do ujęcia w Opinii lub Raporcie. Jeżeli wystąpiły uwagi do ujęcia w ww. dokumentach, można je wy-szukać poprzez funkcję filtrowania i skopiować do raportu czy opinii. Opis tego zagadnienia znajduje się w rozdziale poświęconym komentarzom. 77

78 Odpowiedzi podsumowujące obszar Kartę roboczą, która została opracowana, można w dowolnej chwili wydrukować do pliku PDF i odłożyć w Aktach klienta. Jest to zalecane rozwiązanie, gdyż w późniejszym etapie ułatwia archiwizację całej dokumentacji. Aby wydrukować kartę roboczą do pliku PDF i odłożyć w Aktach klienta, należy uruchomić polecenie Drukuj poprzez ikonę z paska narzędzi lub polecenie DATEV > DRUKOWANIE >DRUKUJ Pojawi się wówczas okno, w którym należy wybrać polecenie Przekaż do: i wskazać Administrator akt. 78

79 Przekazywanie dokumentu do akt klienta Po wybraniu powyższego polecenia pojawi się okno z pytaniem o Akt klienta wskazanie teczki do której dokument ma zostać zapisany. Należy rozwinąć drzewo katalogów do najniższego poziomu i wskazać pożądaną teczkę, a następnie zatwierdzić poprzez OK Wybór teczki w Aktach klienta Zapisana karta robocza pojawi się na liście załączników w Aktach klienta. Takie zapisanie karty ułatwi w późniejszym etapie archiwizację całej dokumentacji roboczej. Więcej informacji można znaleźć w dziale Archiwizacja 79

80 9. Komentarze i notatki (Moduł filtrowania) Program Badanie Sprawozdań Finansowych daje możliwość usystematyzowania komentarzy wprowadzonych do dokumentacji rewizyjnej. Wszystkie uwagi i komentarze są zbierane w jednym miejscu w programie z którego w dowolnym momencie można je wyszukać. Każdy wprowadzony komentarz może również zostać opatrzony atrybutem umożliwiającym jego późniejsze wyszukanie. Aby odpowiedzieć na pytanie z komentarzem należy w wyborze odpowiedzi przy pytaniu wskazać opcję Tak lub Nie z komentarzem. Warto pamiętać, że program wyświetli również okno komentarza przy odpowiedzi innej niż oczekiwana. Po wybraniu wyżej wymienionej opcji pojawia się okno do wpisania komentarza. Formatka do wprowadzania komentarzy Wpisujemy tu skrócony tekst komentarza (nie jest to wymagane ale ułatwia późniejszą identyfikację komentarzy), pełny tekst jaki chcemy ująć (jest to treść która pokaże się w dokumencie pod pytaniem) oraz definiujemy pozostałe atrybuty. Zaznaczając w dolnej części okna opcję Raport z badania lub dowolnie inną w późniejszym etapie będzie można wyszukać wszystkie komentarze we wszystkich dokumentach dla badania którym ta cecha została przypisana. Komentarzom można również nadawać inne atrybuty jak chociażby czas realizacji, do kiedy dane zadanie powinno zostać załatwione (je-żeli jest to polecenie dostarczenia np. brakujących dokumentów) lub powiązać komentarz z dokumentem załączonym uprzednio do Akt klienta. Opcja ta jest często wykorzystywana w przypadku załączania dokumentów pod odpowiedzi w dokumentacji. 80

81 Aby powiązać odpowiedź na pytanie w dokumencie z plikiem załączonym w Aktach klienta, przy pytaniu należy wskazać opcję odpowiedzi z komentarzem, a następnie w oknie które się pojawi prosimy wpisać jakiego załącznika komentarz dotyczy. Po wpisaniu sygnatury należy wskazać dany załącznik poprzez ikonę pokazaną na rysunku wybierając w kolejnym okienku polecenie Dokument z akt klienta Komentarz z załącznikiem UWAGA! Na wydruku nie pojawiają się semafory i ikony które są obok pytań, co skutkuje tym, że bez wpisania komentarza z oznaczeniem jakiego dokumentu dotyczy, po wydrukowaniu karty nie będzie widać, które odpowiedzi są dodatkowo udokumentowane załącznikami. 81

82 Wybór załącznika Zatwierdzony komentarz został ujęty w dokumentacji i umieszczony pod pytaniem wraz z ikoną po lewej stronie informującą o załączniku, który może zostać uruchomiony bezpośrednio przy pytaniu. Komentarz z załącznikiem 82

83 Oprócz odpowiedzi z komentarzami do wprowadzania uwag można również wykorzystać funkcję notatek. Różnią się m.in. tym, że można je wprowadzać przy każdym elemencie w dokumentacji, a dodatkowo wprowadzone przypomnienia wyświetlą się automatycznie w przypadku gdy wprowadzone zadanie będzie po terminie realizacji. Aby wprowadzić notatkę należy wybrać z menu polecenie Recenzja > Notatka > Nowy Wprowadzenie notatki W oknie które się pojawi należy wpisać Kategorię notatki (dowolna lub do wybrania z listy) oraz jej treść. Dodatkowo jeżeli notatka dotyczy polecenia pozyskania brakującego zestawienia, można również wprowadzić termin realizacji Notatka Oprócz ww. atrybutów notatkę można wydrukować lub wysłać mailem do innego uczestnika badania oraz uzupełnić dodatkowym plikiem. Wyszukiwanie komentarzy. Komentarze wprowadzone do dokumentacji rewizyjnej są ujmowane w jednym centralnym miejscu. Aby uruchomić wyszukiwanie komentarzy z paska menu należy uruchomić polecenie Narzędzia > Elementy badania. 83

84 Po wybraniu niniejszego polecenia pojawi się rozwijana lista z wybranymi, najczęściej stosowanymi atrybutami dla komentarzy. Po wybraniu jednego z nich, program wyświetli listę wszystkich komentarzy ze wszystkich kart roboczych przy których dany atrybut został zaznaczony Szybkie wyszukiwanie komentarzy Po uruchomieniu okna wyszukiwania komentarzy zaznaczmy warunki po jakich chcemy dany komentarz odnaleźć. Zaznaczenie opcji Ra-port z badania oraz zaznaczenie Wszystkie dokumenty, a następnie Uruchom spowoduje wyświetlenie wszystkich komentarzy mających wpływ na raport z badania wprowadzonych we wszystkich kartach roboczych danego klienta. Komentarz taki można w każdej chwili wstawić do dokumentacji, wy-eksportować lub wydrukować całą listę uwag. Po prawej stronie okna znajdują się bowiem potrzebne polecenia. Jeżeli wprowadzony został komentarz, który nie ma atrybutu na liście najczęściej występujących, należy wówczas wybrać polecenie Dalsze opcje filtrowania i ustawić się na zakładce Orientacja, a następnie za-znaczyć jeden wybrany atrybut, wybrać opcję Wszystkie dokumenty i nacisnąć Rozpocznij wyszukiwanie. Program przeszuka wówczas całą dokumentację i wyświetli tylko te komentarze którym nadany został wybrany atrybut 84

85 Dodatkowe opcje przy wyszukiwaniu W podobny sposób działa również wyszukiwaniu notatek jakie wprowadzono do dokumentów. Wybierając Narzędzia > Elementy badania pojawi się rozwijana lista, gdzie należy wskazać opcję Notatki Wyszukiwanie notatek Po wybraniu polecenia pojawi się okno w listą notatek. Wskazując po prawej stronie okna polecenia Notatka... program wyświetli daną informację w odpowiednim kolorze 85

86 Przegląd notatek Notatki przedawnione będą oznaczone kolorem czerwonym, notatki do zrobienia kolorem niebieskim, a notatki załatwione kolorem zielonym. Oczywiście kolory notatek, użytkownik sam ustala w Ustawieniach programu, pod zakładką Edycja. Notatkę podobnie jak komentarz można skopiować i wkleić w dowolne miejsce w dokumencie. Dodatkowo przy ponownym otwarciu karty roboczej w przypadku no-tatek których termin realizacji upłynął, program automatycznie wy-świetli stosowną informację. 10. Opinia i raport z badania sprawozdania finansowego Opinia i raport z badania są tworzone w analogiczny sposób jak pozo-stałe karty robocze badania. Szczegółowy opis zakładania kart roboczych znajduje się w rozdziale poświęconym pracy z dokumentacją roboczą pt. Zakładanie kart roboczych na bazie szablonów. Po utworzeniu Raportu i Opinii dokumenty te znajdują się w Menadżerze plików. Z poziomu zakładki dokumenty Menadżera plików lub po-przez polecenie DATEV > Otwórz... można otworzyć wybrany dokument. W momencie uruchomienia standardowego wzoru Raportu z badania pojawia się okno do zdefiniowania warunków pokazywania tekstów. Im więcej warunków zostanie tu zdefiniowanych tym bardziej automatycznie zostanie wygenerowany raport z badania. Teksty odnoszące się np. do zmian w kapitale własnym zostaną usunięte w momencie gdyby zmiany takie nie wystąpiły. 86

87 Na poniższym zdjęciu przedstawiona została pierwsza strona raportu. Niebieskie litery są zmiennymi generowanymi automatycznie przez program na podstawie danych finansowych oraz danych wczytanych do programu zawierających nazwę klienta, siedzibę, informacje o badaniu, itp. Definicja warunków pokazywania tekstu w raporcie Raport z badania Oczywiście cały utworzony raport podlega również ręcznej edycji. Można tu wstawiać obiekty pochodzące z innych aplikacji jak również dopisywać własne stwierdzenia czy chociażby uwagi zapisane pod-czas procesu badania. Modyfikowanie informacji pisanych zwykłym czarnym tekstem odbywa się w taki sam sposób jak w dokumentach Word a. Modyfikowanie informacji oznaczonych kolorem niebieskim to najczęściej dwukrotne kliknięcie na nich i zmiana treści, a następnie zatwierdzenie. Pewną część informacji 87

88 można również zmienić poprzez edycję danych klienta w zakładce Dane podstawowe po lewej stronie okna (polecenie Dane podstawowe użytkownika [od ver. 2.1 programu!]). Informacje do raportu W raporcie mogą również wystąpić następujące elementy podlegają-ce modyfikacji Dodatkowe zmienne Są to najczęściej odmiany jakiegoś słowa, które nie może być generowane dynamicznie aby Raport mógł zachować poprawność stylistyczną. W takim przypadku zachodzi potrzeba ręcznego dopisania takich elementów. Raz wpisane pojawią się w całym raporcie. Aby zmodyfikować taką informację należy kliknąć dwukrotnie na &IAV& i w oknie które się pojawi wybrać Zmień, a następnie wpisać poprawną wartość, zatwierdzić i wybrać Wstaw. 88

89 Raport można także uzupełnić o wybrane wykresy ze wskaźnikami. W tym celu wystarczy wybrać polecenie DATEV > Udostępnij > Przygotuj prezentację (aby skorzystać z tej funkcji wymagany jest pakiet MS Office). Dodatkowe zmienne W oknie które się pojawi należy wskazać odpowiedni szablon (porównawczy lub kalkulacyjny) oraz teczkę akt klienta do której prezentacja zostanie zapisana, następnie należy zatwierdzić poprzez OK. A następnie wskazać teczkę w której prezentacja ma zostać zapisana oraz zatwierdzić poprzez OK. Wybór szablonu prezentacji 89

90 Wybór teczki do prezentacji W uruchomionym automatycznie pliku Excel, należy uaktywnić prezentację poprzez przycisk Aktywacja zarządzania prezentacją, pojawi się wówczas kreator tworzenia prezentacji Kreator tworzenia prezentacji W kreatorze należy wskazać polecenie Tworzenie nowej prezentacji i kliknąć przycisk Dalej >. W kolejnym oknie zaznaczamy checkbox na podstawie szablonu prezentacji oraz po raz kolejny wskazujemy Szablon RZiS porównawczy lub kalkulacyjny, a następnie Zakończ. 90

91 Tworzenie prezentacji Kopiowanie wykresu Wygenerowane w ten sposób wykresy można skopiować i wkleić do raportu, opinii oraz do każdego innego dokumentu. Aby wkleić skopiowany wykres do raportu należy ustawić kursor na poziomej szarej linii i klikając prawym klawiszem myszy wskazać opcję Wklej. Wykres zostanie umieszczony we wskazanym miejscu w Raporcie z badania lub w każdym innym dokumencie. 91

92 Wykres w raporcie Raport podobnie jak każdy inny dokument można w dowolnej chwili wydrukować wybierając ikonę drukarki na pasku ikon lub poprzez po-lecenie DATEV > Drukowanie. Po wyborze polecenia pojawi się okno z preferencjami drukowania Drukowanie dokumentów Oprócz klasycznego wydruku na papierze dokument można zapisać jako plik PDF lub RTF, przekazać bezpośrednio do edycji w MS Word lub umieścić w Aktach klienta w postaci pliku PDF 92

93 Przekazanie do dalszej edycji w Wordzie lub bezpośrednio do akt klienta Przekazując dokument do Akt klienta wyświetli się okno z wyborem katalogu w którym dokument ma zostać umieszczony. Wystarczy wybrać odpowiedni katalog i zatwierdzić poprzez OK. 11. Archiwizacja danych Po zakończeniu pracy w prosty sposób można zarchiwizować całą dokumentację roboczą wraz ze wszystkimi załączonymi plikami i dokumentami. Oczywiście zakłada się, że po zakończeniu pracy nad kartą roboczą została ona zapisana w postaci pliku PDF w Aktach klienta. W przeciwnym wypadku należy wykonać również zabezpieczenie elementów z poziomu Menadżera plików. Aby zarchiwizować sporządzoną dokumentację wystarczy kliknąć na panel Usługi podstawowe po lewej stronie i wybrać polecenie Menadżer Akt. Archiwizacja dokumentów 93

94 Jeżeli Menadżer Akt będzie uruchomiony na otwartej karcie roboczej to automatycznie podpowie prawidłowe akta klienta. W przeciwnym przypadku należy wskazać Numer doradcy/biegłego oraz numer klienta dla którego wykonywana jest archiwizacja. Drzewo katalogów zawiera wszystkie pliki jakie zostały podczas pracy załączone do dokumentów. Aby zarchiwizować wszystkie pliki załączone do dokumentacji roboczej wystarczy kliknąć polecenie Archiwizuj widoczne po prawej stronie formatki i wybrać polecenie Pakowanie jako plik ZIP. Wybierając Pakowanie jako plik ZIP, program zapyta w którym miejscu ma zapisać spakowaną do jednego pliku strukturę wszystkich dokumentów. Tak utworzone archiwum można przenosić na dowolnym nośniku informacji. Spakowane karty robocze Archiwizacja dokumentów 94

95 Zapisując strukturę akt otrzymamy jeden plik zawierające wszystkie arkusze i załączniki pozyskane podczas badania. Nazwa takiego pliku składa się z numeru doradcy/biegłego zdefiniowanego podczas wczytywania danych oraz numeru klienta. Wybierając z kolei polecenie Konwersja do pliku ZIP, program spakuje wszystkie pliki wraz z całą strukturą dokumentów, a następnie utworzy nowego maila przygotowanego do wysłania. Wybierając opcje Odpakowanie pliku ZIP, program poprosi o wskazanie uprzednio zarchiwizowanych dokumentów w celu ich ponownej edycji. Nie zaleca się zmiany nazwy archiwum właśnie z powodu możliwości odpakowania Akt. Jeżeli nazwa archiwum ZIP zostanie oryginalna wówczas przy odpakowaniu Akt program automatycznie rozpozna klienta którego akta te dotyczą. Jeżeli karty robocze (nie załączniki!) nie były zapisywane w Aktach w postaci plików PDF wówczas należy jeszcze zabezpieczyć również te elementy, Aby wykonać kopię bezpieczeństwa należy uruchomić Menadżer plików (DATEV > Menadżer plików) i wskazać zakładkę Dokumenty (domyślnie wybierana) Zabezpieczenie dokumentów W zakładce należy zaznaczyć dokumenty które mają zostać zabezpieczone i wybrać polecenie Zabezpiecz po prawej stronie okna. W oknie, które się pojawi należy wskazać miejsce gdzie kopia bezpieczeństwa będzie zapisana i zatwierdzić poprzez OK. Należy pamiętać, że tak wykonana kopia bezpieczeństwa z poziomu Menadżera plików zawsze będzie się zawierała w dwóch plikach jak pokazano poniżej. Pliki te stanowią kopię dokumentów z Menadżera plików, które w dowolnym momencie mogą zostać ponownie wczytane do programu i przywrócone do edycji. 95

96 12. Dodatkowe pytania i funkcjonalności: Najczęstsze problemy podczas pracy z programem Przy imporcie pojawia się komunikat, że nie można wczytać danych sprawozdania finansowego ponieważ powtarza się numer konta, wczytano puste wiersze, wybrano wiersze opisów itd. Komunikat ten pojawia się w momencie gdy: zdefiniujemy nieprawidłowo w drugim kroku importu format najdłuższego numeru konta (np. 2 poziom analityki składa się z 5 znaków, a my zdefiniujemy 4). Zaleca się korzystanie ze standardowych schematów wczytywania danych nieprawidłowo zdefiniujemy liczbę nagłówków w pliku źródłowym (tzn. będziemy próbowali wczytać wiersze zawierające opisy kolumn lub wiersze nie zawierające żadnych wartości). wybierzemy w kroku 4 importu z 6 końcowe wiersze bez żadnych wartości lub wiersze podsumowujące. we wczytywanym pliku będzie powtarzał się numer konta. Program nie wczyta pliku w którym np. 2 razy występuje konto 300. W ostatnim kroku importu nie można nacisnąć przycisku OK i zatwierdzić danych. Sytuacja taka ma miejsce w momencie, gdy nie zgadzają się strony Wn i Ma, bilansu otwarcia i/lub obrotów rocznych. W takim przypadku należy przejrzeć raz jeszcze sprawozdanie lub obrotówkę i sprawdzić czy wprowadzone wartości są prawidłowe. Najczęstszym popełnianym błędem jest nieprawidłowe wprowadzenie danych. Po założeniu karty roboczej zamiast zestawień pojawia się komunikat, iż brakuje danych końcowych do raportu. Jest to często popełniany błąd przez użytkowników programu. Zakładając nową kartę roboczą na 96

97 bazie dostępnych szablonów należy pamiętać o wybraniu Układu zestawienia. Układ ten to nic innego jak schemat przyporządkowania kont do układu bilansu i rzis, sporządzany zaraz po wczytaniu danych. Układ zestawienia wybieramy w kroku drugim przy zakładaniu karty roboczej. Po założeniu Planu badania, w zakładce Istotność nie ma wartości lub pokazywane są tylko Aktywa razem w nieprawidłowej wielkości Sytuacja ta ma miejsce w momencie gdy nie wybierzemy przy zakładaniu karty roboczej Układu zestawienia (schematu przyporządkowania kont do układu Bilansu i RZiS w programie). Aby naprawić problem proszę wybrać polecenie DATEV > Właściwości i w zakładce Klienta w polu Układ zestawienia wskazać prawidłowy schemat przyporządkowania. Jeżeli wczytywane było sprawozdanie, należy wybrać układ ze opisem import sprawozdania (wersja porównawcza lub kalkulacyjna). Tą samą czynność można wywołać poprzez kombinację klawiszy Ctrl+ A na otwartej karcie roboczej i wybranie właściwego układu, a następnie zatwierdzenie Praca w zespołach Program badanie sprawozdań finansowych umożliwia pracę wielu osób nad jedną dokumentacją (nad 1 dokumentacją ale nie na 1 dokumencie jednocześnie). Praca ta może odbywać się na kilka sposobów. 1. Praca zespołowa bez sieci 2. Praca w sieci lokalnej z wypożyczaniem kart 3. Praca online (WTS) Praca zespołowa bez sieci W przypadku pracy bez sieci do przenoszenia dokumentów pomiędzy użytkownikami wykorzystany może zostać dowolny nośnik jak np. pendrive. Aby przekazać wybrane karty robocze dla innego uczestnika badania z poziomu menadżera plików (DATEV > Menadżer plików) należy zaznaczyć w zakładce Dokumenty, arkusze które mają zostać wypożyczone. Można z wciśniętym klawiszem Ctrl zaznaczyć kilka do- wolnych arkuszy lub z wciśniętym klawiszem Shift zaznaczyć cały ich zakres 97

98 Zabezpieczanie dokumentów Po zaznaczeniu dokumentów należy wybrać polecenie Zabezpiecz i wskazać miejsce do zapisania wypożyczonych kart. Po zapisaniu pro- gram wygeneruje 2 pliki o podobnej nazwie, które nagrane na wybrany nośnik danych mogą zostać przeniesione na drugi komputer. Aby wczytać zabezpieczone dokumenty, na drugim komputerze należy otworzyć Menadżer plików i wybrać polecenie Wczytaj... Otworzy się wówczas okno z pytaniem o wskazanie miejsca gdzie znajdują się dokumenty do wczytania. Bezpośrednio z tego miejsca można wskazać pendrive a. Program wyświetli również informację jakie archiwa znajdują się na wybranym nośniku i jaka jest ich zawartość. Jeżeli wczytujemy wszystkie dokumenty należy zatwierdzić wybór poprzez Wczytaj. Wczytywanie dokumentów 98

99 Po wczytaniu, dokumenty znajdą się w Menadżerze plików gdzie po- przez dwukrotne kliknięcie otwiera się wybrane karty. Po ich opracowaniu mogą zostać oddane na pierwotny komputer w ten sam sposób w jaki zostały uprzednio wypożyczone Praca w sieci lokalnej z wypożyczaniem kart Założeniem dla tego typu pracy jest praca sieciowa gdzie istnieje jeden centralny serwer z zainstalowanym programem i gdzie zakładane są dokumenty dla konkretnego badania. Na serwerze przechowywane są również wszystkie pozostałe badania i uprawnieni użytkownicy mogą w jednym miejscu przeglądać całą dokumentację dla różnych klientów. Aby korzystać z tego rodzaju pracy niezbędne będą tzw. ścieżki dostępu. Tworzenie nowych ścieżek jak i przełączanie się pomiędzy nimi, zostało opisane w rozdziale dotyczącym Menadżera plików. Oprócz wy- korzystania funkcjonalności ścieżek wymagana jest również odpowiednia instalacja programu w trybie sieciowym. Praca w takiej konfiguracji zaczyna się od wypożyczenia przez członków zespołu badającego odpowiednich kart z serwera na stanowiska lokalne. Po wypożyczeniu karty wszystkie zmienne dla klienta są blokowane na serwerze aby uniemożliwić ich modyfikację podczas gdy osoby uczestniczące w badaniu mają karty u siebie na komputerach. Aby wypożyczyć karty z serwera należy w Menadżerze plików wybrać ścieżkę sieciową, zaznaczyć wybrane karty które podlegają wypożyczeniu, a następnie wybrać polecenie Wypożyczanie z prawej strony okna w Menadżerze plików. Program zapyta wówczas o ścieżkę na którą karty mają zostać wypożyczone. Należy wskazać lokalną ścieżkę i zatwierdzić. Karty wypożyczone z serwera zostaną wówczas oznaczone czerwoną kłódką, co będzie jednocześnie informacją dla pozostałych osób, że karta ta została już pobrana. 99

100 Wypożyczanie z serwera Po wypożyczeniu dokumentów są one już dostępne na lokalnej ścieżce danych na której można przystąpić do ich opracowania. Po opracowaniu wybranych dokumentów należy zwrócić je na serwer. W tym celu należy ustawić się na ścieżce sieciowej, a następnie zaznaczyć te dokumenty które będą zwracane na serwer i wybrać polecenie Zwracanie dokumentów. Zwracanie dokumentów na serwer Po zwróceniu dokumentów na serwer, czerwona kłódka przy dokumentach zostanie usunięta. Należy również pamiętać, że dokumenty to nie tylko opisywane kar- ty robocze ale również załączniki do nich. Jeżeli przenoszone są kar ty robocze pomiędzy komputerami, a były do nich podpinane jakiekolwiek załączniki to należy również przenieść Akta klienta. 100

101 Aby przenieść Akta należy uprzednio wykonać archiwum ZIP z załącznikami poprzez Menadżer Akt (sposób jak wykonać archiwum z akta- mi został opisany wcześniej). Archiwum to musi następnie zostać skopiowane na serwer i rozpakowane poprzez Archiwizuj > Odpakowanie pliku ZIP Przenoszenie akt klienta Przenoszenie akt klienta W przypadku gdyby program napotkał w takim samym katalogu za- łącznik o takiej samej nazwie wyświetli pytanie z prośbą o nadpisanie plików lub pozostawienie ich bez zmian. W ten sposób oprócz kart roboczych przeniesione zostaną również załączniki do tych kart. W przypadku takiego wariantu pracy czynność tą należy wykonać tyle razy ilu uczestników badania wypożyczyło karty i załączyło do nich dodatkowe pliki. Aby uprościć pracę w ww. wariancie, po wypożyczeniu kart z serwera zalecamy na badaniu 101

102 zorganizować wewnętrzną sieć i połączyć komputery ze sobą. Wówczas jeden z uczestników wypożycza karty z serwera w firmie i podczas badania udostępnia na swoim komputerze jedną ścieżkę dostępu (tą gdzie znajdują się wypożyczone dokumenty) do której po sieci wewnętrznej podłączają się inni uczestnicy badania. Udostępniony komputer pełni więc rolę lokalnego serwera i wszyscy uczestnicy badania pracują na jednej bazie i na jednych danych. Nie ma wówczas potrzeby kopiowania zarówno kart roboczych jak i za- łączników pomiędzy komputerami bo tylko jedna osoba zwraca i wy- pożycza dokumenty i załączniki do i z serwera głównego w firmie. Po połączeniu komputerów w sieć lokalną i udostępnieniu ścieżki przez jednego z uczestników badania pozostali w prosty sposób mogą tą ścieżkę odnaleźć. Wystarczy uruchomić Menadżer plików, wskazać ikonę ścieżki dostępu i w oknie, które się pojawi wybrać polecenie Wy- szukaj ścieżki automatycznie. Automatyczne wyszukiwanie ścieżek Aby możliwe było automatyczne wyszukanie ścieżek katalog udostępniony przez jednego z użytkowników musi zostać uprzednio zmapowany przez pozostałe komputery chcące pracować na tej bazie. Tylko wówczas program będzie w stanie odnaleźć taką ścieżkę i uruchomić ją w Menadżerze plików Praca online WTS Trzeci ze sposobów to skorzystanie z Windows Terminal Server (WTS). Instalacja programu odbywa się w takim przypadku na serwerze który musi spełniać określone wymagania. Nie ma tutaj wypożyczania kart, zwracania itp. elementów ponieważ wykorzystując technologię WTS każdy z uczestników badania bez względu na miejsce pobytu może pracować razem z innymi uczestnikami 102

103 na jednej bazie danych i na jednym kliencie w taki sam sposób jak gdyby wszyscy znajdowali się razem w jednym pomieszczeniu. Warunkiem takiej pracy jest jednak posiadanie dostępu do internetu. Schemat takiej pracy przedstawia rysunek poniżej. Praca przez WTS W takiej konfiguracji program całkowicie zainstalowany jest na serwerze łącznie z całą bazą gdzie fizycznie odbywa się praca i wszelkie obliczenia. Przez internet przekazywany jest wyłącznie obraz i dźwięk. Dodatkowo dostęp do programu jest możliwy z każdego miejsca gdzie jest dostępny internet jak i za pomocą różnych urządzeń mobilnych mogących korzystać z internetu (komputer stacjonarny, notebook, Pocket PC, Smartphone itd.). Nie ma również znaczenia jaki jest to komputer oraz jaki system operacyjny zainstalowany jest na tzw. końcówce gdyż służy ona wyłącznie do przekazywania obrazu. Nawet w przypadku zerwania połączenia internetowego nie ma obawy utraty żadnych danych ponieważ wszystkie informacje przechowywane są na serwerze. Po ponownym nawiązaniu połączenia sesja przywracana jest do poprzedniego stanu. Rozwiązanie to jednak wymaga solidnego serwera aby mógł płynnie wspierać pracę większej ilości osób w tym samym czasie. 103

104 12.6. Wstawianie analizy wskaźnikowej do dokumentu. Program Badanie Sprawozdań Finansowych posiada predefiniowane zestawienia ze wskaźnikami gotowe do bezpośredniego wstawienia w dowolne miejsca w dokumentach. Aby wstawić wybrane zestawienia wskaźników, należy zaznaczyć tzw. wiersz wstawiania (pozioma linia w kolorze szarym), a następnie z pa- ska menu wskazać polecenie Wstaw > Wskaźniki. Wstawianie wskaźników Pojawi się okno: Wybór wskaźników z listy Na rozwijanej liście należy zaznaczyć wybrane wskaźniki i zatwierdzić poprzez OK. Zestawienia wskaźników są podzielone na tzw. Elementy wskaźników oraz na Pełne wskaźniki. Pełny wskaźnik składa się z nagłówka informującego o roku którego wskaźnik dotyczy, definicji wskaźnika, jego wartości i standardowej interpretacji. Posługując się elementami wskaźników można sporządzić zestawie- nie pokazujące tylko samą 104

105 definicję wskaźnika oraz nagłówek z latami za które jest wyliczany itp. Pełne wskaźniki Poniższy rysunek prezentuje analizę wskaźnikową wstawioną na podstawie elementów wskaźników: Zestawienie zbudowane z elementów wskaźników Jeżeli dokonany został wybór pełnych wskaźników i zachodzi po- trzeba zmiany interpretacji wskaźnika wystarczy kliknąć na wybranym wskaźniku dwukrotnie lewym klawiszem myszy. Otworzy się wówczas tzw. edytor elementów strukturalnych gdzie dwukrotnie klikając na za- znaczony na rysunku fragment można zmodyfikować treść interpretacji, a następnie zamknąć edytor zapisując zmiany. 105

106 Edycja interpretacji do wskaźnika W dolnej części okna widoczny jest również podgląd danego wskaźnika po modyfikacjach Szybkie wyszukiwanie pozycji i danych finansowych. Program umożliwia również szybkie wyszukiwanie pozycji pod kątem zadanych kryteriów. Można dla przykładu w szybki sposób wygenerować zestawienie pozycji, których wartość przekracza próg istotności w kwocie ,00 zł. Wystarczy, że posłużymy się funkcją filtrowania pozycji uruchamianą poprzez Dane końcowe > Konta W oknie które się pojawi należy zdefiniować interesujące nas kryteria. Aby wyszukać pozycje jak opisano powyżej należy w pierwszym polu wskazać jako kryterium Wartość w roku obrotowym, poniżej wybrać warunek Większy równy i w polu Wartość graniczna 1, podać wartość zł, a następnie wybrać Zastosuj. Kryterium filtrowania zostanie zapisane po prawej stronie okna. W ten sposób można sporządzić większą ilość filtrów. Aby uruchomić filtrowanie należy zaznaczyć filtr i na dole okna kliknąć Rozpocznij wyszukiwanie. Oczywiście należy również zaznaczyć jakie elementy mają zostać pokazane w oknie filtrowania. 106

107 Filtrowanie danych Tak sporządzoną listę wyników można w prosty sposób wydrukować lub wyeksportować do dalszego wykorzystania. Filtrowanie danych Do szybkiego przeglądu pozycji dostępnego zaraz po wczytaniu danych, a później w każdej karcie roboczej można również wykorzystać zakładkę Risk Miner. Zakładka ta pokazuje pozycje bilansowe i wynikowe, wartość w roku obrotowym i ubiegłym, zmianę rzeczywistą i procentową w stosunku do roku ubiegłego oraz udział danej pozycji: dla pozycji aktywów i pasywów w sumie bilansowej dla pozycji rachunku zysków i strat w przychodach ze sprzedaży 107

108 Risk Miner Program wyświetla również dodatkowe informacje w postaci kolorowych kartek przy pozycji w zależności od kryteriów zdefiniowanych w zakładce obok tj. w Risk Miner Ustawienia Dodatkowe informacje w Risk Miner Informacje zawarte w oknie Risk Miner można wydrukować lub wy- eksportować klikając prawym klawiszem myszy i wybierając polecenie Drukuj wszystkie pozycje lub Eksportuj wszystkie pozycje Wydruk listy załączników Podczas archiwizacji struktury akt klienta można również wydrukować listę wszystkich załączników z podziałem na obszary jakich dotyczą. Tą samą funkcjonalność można również wykorzystać do 108

109 wydruku całej dokumentacji o ile każda opracowana karta robocza została uprzednio przekazano w formie pliki PDF do Akt klienta. Aby wydrukować listę wszystkich załączników jakie znajdują się w aktach klienta należy otworzyć zakładkę Akta przy otwartej karcie roboczej. Zakładanie Akta Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu w panelu i wybrać z menu kontekstowego Drukowanie elementów akt. Pojawi się okno gdzie można zdefiniować dodatkowe opcje. Wydruk listy załączników Wybierając polecenie Porządek skrótów odnośników na liście za- łączników oprócz podania fizycznej ścieżki gdzie znajdują się dane pliki wyświetlona zostanie również informacja do jakiego obszaru dane załączniki należą. Aby wydrukować tylko protokół zawierający informacje o obszarach z załącznikami wystarczy wskazać wybraną drukarkę. Wskazując np. drukarkę PDF program wygeneruje listę załączników do pliku PDF. 109

110 Lista załączników Zaznaczając dodatkowo opcję Drukuj wybrane arkusze robocze (druk batch) program wydrukuje całą dokumentację roboczą. Warunkiem kompletnego wydrukowania całej dokumentacji jest, jak wspomniano wcześniej, przekazanie opracowanych kart roboczych w pliku PDF do akt klienta. Wydruk załączników Dolny pasek postępu będzie również informował na bieżąco o postępie drukowania Graficzny schemat pracy z programem Poniżej w ramach dodatkowych informacji związanych z pracą na pro- gramie zamieszczamy diagram pokazujący schemat pracy z dokumentacją w programie. Ten sam diagram załączony jest również do panelu Informacje specjalistyczne widoczne po lewej stronie okna programu, do teczki Przebieg pracy z dokumentacją. 110