KADRY I PŁACE. WF-GANG dla DOS

Transkrypt

1 KADRY I PŁACE WF-GANG dla DOS Warszawa 2008

2 Podręcznik użytkownika WF-GANG dla DOS Producent zastrzega sobie prawo dokonywania w programie zmian i udoskonaleń nie ujętych w niniejszej instrukcji. Informacje dotyczące ostatnich modyfikacji, których ze względu na długość cyklu wydawniczego nie uwzględniono w instrukcji, Użytkownik może znaleźć w pliku CZYTAJ.TO na dyskietce instalacyjnej (CD-ROM) bądź na stronie internetowej Podręcznik zawiera opis programu WF-GANGw zakresie użytkowym i technicznym od wersji Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część tej pracy nie może być powielana, czy rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie i jakikolwiek sposób (elektroniczny, mechaniczny) włącznie z fotokopiowaniem, nagrywaniem na nośniki magnetyczne, optyczne, magnetooptyczne lub przy użyciu innych systemów, bez pisemnej zgody wydawcy. Autorzy podręcznika: Paweł Galas Włodzimierz Kalinowski Producent programu i wydawca podręcznika: Asseco Business Solutions SA - Pion Biznesowy WA-PRO ul. Nowa 17 A, Stara Iwiczna, Piaseczno Wydanie drugie Warszawa

3 Podręcznik użytkownika WF-GANG dla DOS Spis treści CZĘŚĆ I PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA... 8 ROZDZIAŁ 1. PRZEZNACZENIE PROGRAMU Instalacja programu Polskie znaki narodowe... 9 ROZDZIAŁ 2. ZASADY OGÓLNE OBSŁUGI PROGRAMU Uruchomienie programu Wybór opcji realizowanej przez program Okna dialogowe Okna zapytań Okna wprowadzania danych Okna potwierdzenia usunięcia danych Okna sterowania wydrukiem Okna słowników Okna zarządzania Obsługa programu za pomocą myszy System podpowiedzi Zakończenie pracy z programem ROZDZIAŁ 3. INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Wstęp Rozpoczęcie pracy z programem Pierwsza firma Wprowadzanie dalszych firm i wybór obsługiwanej firmy Struktura organizacyjna firmy Parametry konfiguracyjne firmy Obsługa kalendarzy Tworzenie kalendarza Modyfikacja kalendarza Ustawienia drukarek i rozwiązywanie problemów z drukowaniem Urzędy skarbowe Wprowadzenie nowego urzędu Zmiana danych urzędu Usunięcie danych urzędu Oddziały zus Zmiana danych oddziału Usunięcie danych oddziału Dalsza praca z programem Kartoteka osobowa Dane osobowe Wprowadzenie danych do kartoteki głównej Wprowadzenie pozostałych danych Zmiana danych osobowych Usuwanie danych osobowych

4 Podręcznik użytkownika WF-GANG dla DOS Obsługa archiwum Operacje grupowe Przeniesienie do innej jednostki organizacyjnej Zmiana wartości pola dodatkowego kartoteki Kryteria selekcji osób umieszczanych w oknie zarządzania kartoteką osobową Wybór w/g kryterium: pracownicy, osoby z zewnątrz, fundusz osobowy, fundusz bezosobowy Kryteria wyświetlania Nieobecności Wprowadzanie nieobecności całodziennych Poprawianie nieobecności Usuwanie nieobecności Drukowanie kartoteki nieobecności Wprowadzanie i wysyłanie danych dotyczących ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego Wprowadzanie danych Przesyłanie danych do programu płatnika Wdrożenie Obsługa list płac Tworzenie nowej listy płac Modyfikacja list płac Usunięcie listy Zamknięcie listy Drukowanie raportów i zestawień Zmiana hasła ROZDZIAŁ 4. KONFIGURACJA SYSTEMU WF-GANG Ustawienia systemu Ustawienia i parametry firmy Konfiguracja składników płacowych Kreatory wydruków Konfiguracja księgowania list płac CZĘŚĆ II PODRĘCZNIK ADMINISTRATORA ROZDZIAŁ 5. WSTĘP ROZDZIAŁ 6. ADMINISTRATOR SYSTEMU WF-GANG ROZDZIAŁ 7. PODSTAWOWA ADMINISTRACJA SYSTEMU ROZDZIAŁ 8. WPISYWANIE NOWYCH UŻYTKOWNIKÓW SYSTEMU Zmiana informacji o użytkowniku Nadawanie uprawnień. Tworzenie i modyfikacja definiowalnych menu Tworzenie i modyfikacja definiowalnych menu Nadawanie uprawnień ROZDZIAŁ 9. PARAMETRY FIRMY Tworzenie kategorii parametrów

5 Podręcznik użytkownika WF-GANG dla DOS 9.2. Tworzenie parametrów Modyfikacja parametru Usunięcie parametru ROZDZIAŁ 10. POLA DODATKOWE KARTOTEKI OSOBOWEJ Formatki danych osobowych Tworzenie formatki danych Modyfikacja formatki danych Usunięcie formatki danych Zarządzanie polami dodatkowymi kartoteki Tworzenie pola dodatkowego kartoteki Modyfikacja pola Usunięcie pola ROZDZIAŁ 11. KARTOTEKI Tworzenie (definiowanie) kartotek Tworzenie i modyfikacja struktury kartoteki Usunięcie kartoteki Przeglądarka danych kartoteki Indeksowanie kartoteki Formularz wprowadzania danych ROZDZIAŁ 12. SŁOWNIKI Tworzenie słownika Wypełnienie słownika Modyfikacja słownika Modyfikacje zawartości słownika Usunięcie słownika ROZDZIAŁ 13. POWODY NIEOBECNOŚCI Tworzenie powodu nieobecności Modyfikacja powodu nieobecności Usunięcie powodu nieobecności ROZDZIAŁ 14. WARUNKI (FILTRY) Tworzenie warunku Modyfikacja warunku Usunięcie warunku ROZDZIAŁ 15. WYRÓŻNIKI ROZDZIAŁ 16. TYPY LIST PŁAC Tworzenie typu listy Modyfikacja typu listy Składniki płacowe Algorytmy listy płac Usunięcie typu listy Kompilowanie typu listy Drukowanie szablonu listy ROZDZIAŁ 17. SZABLONY WYDRUKÓW Tworzenie szablonu Definicja szablonu

6 Podręcznik użytkownika WF-GANG dla DOS Ogólne zasady Edycja warstwy graficznej Elementy pasywne Elementy aktywne Kody sterujące Zmienne Elementy struktury przechowania danych Sekcje Parametry sekcji Edytowanie kodów sterujących - modyfikacja i tworzenie sterowników drukarek Wprowadzenie nowego sterownika Wprowadzanie i modyfikacja kodów sterujących ROZDZIAŁ 18. IMPORT DEFINICJI

7 Podręcznik użytkownika WF-GANG dla DOS O MARCE WA-PRO Programy WA-PRO to komplet aplikacji do zarządzania w małych i średnich przedsiębiorstwach wspierający pracę działów: sprzedaży, finansów i księgowości, kadr oraz pracowników mobilnych. Kompleksowe i uniwersalne oprogramowanie marki WA-PRO można wykorzystać w każdej branży. Aplikacje współpracują ze sobą, cechuje je prosta instalacja, łatwa konfiguracja i intuicyjna obsługa. Marka WA-PRO istnieje na polskim rynku od 1994 roku. Przez 13 lat oprogramowanie znajdowało się w ofercie firmy WA-PRO. W czerwcu 2007 roku nastąpiło połączenie spółki WA-PRO z Asseco Business Solutions SA, zaś Pion Biznesowy WA-PRO, z siedzibą w Starej Iwicznej /k. Piaseczna, w strukturze nowej firmy jest odpowiedzialny za zarządzanie i kontynuację rozwoju oprogramowania WA-PRO. W ofercie znajdują się następujące programy: Sprzedaż i magazyn WF-Mag Finanse i księgowość WF-FaKir Księga podatkowa i ryczałt WF-KaPeR Ewidencja środków trwałych i amortyzacji WF-bEST Kadry i płace WF-GANG Fakturowanie WF-Fakturka Analizy wielowymiarowe WF-Analizy Zarządzanie relacjami z klientami WF-CRM Mobilna firma WF-Mag dla Windows Systemy WA-PRO dostępne są w liniach produktowych przeznaczonych dla różnej wielkości przedsiębiorstw. Linie różnią się między sobą liczbą wchodzących w skład modułów i funkcjonalnością. Rozpoczynając pracę na WA-PRO START można łatwo wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, migrować do bogatszej funkcjonalnie linii BIZNES czy najbardziej rozbudowanej linii PRESTIŻ wyposażonej w możliwości analiz. Dzięki temu firmy poszukujące oprogramowania mają ułatwiony wybór systemów pasujących do potrzeb ich organizacji. W ofercie WA-PRO znajdują się także dwie specjalistyczne linie - WA-PRO BIURO dedykowana dla Biur Rachunkowych oraz WA-PRO MOBILE przeznaczona dla przedstawicieli handlowych pracujących w terenie oraz kadry menedżerskiej. Firmy korzystające z oprogramowania WA-PRO mogą skorzystać ze wsparcia w postaci serwisu, szkoleń oraz wdrożeń. Systemy i usługi dostępne są w siedzibie Pionu Biznesowego WA-PRO oraz na terenie całego kraju poprzez sieć 500 Partnerów Handlowych. Więcej informacji na temat marki WA-PRO: 7

8 Rozdział 1 Przeznaczenie programu CZĘŚĆ I PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA ROZDZIAŁ 1. PRZEZNACZENIE PROGRAMU Program WF-GANG jest przeznaczony dla dowolnych podmiotów gospodarczych. W istocie rzeczy WF-GANG jest generatorem systemów kadrowo-płacowych. Odpowiedź na pytanie co to oznacza, a przede wszystkim jakie korzyści (ale też jakie trudności) z tego wynikają znajdzie użytkownik naszego programu w podręczniku administratora. Tutaj powiemy jedynie, że jeżeli nawet wersja standardowa programu nie obsługuje pewnych specyficznych wymagań np. w zakładach służby zdrowia czy w wojsku, to dzięki możliwości generowania dowolnych praktycznie opcji dodatkowych (a także modyfikowania naszych rozwiązań), zawsze istnieje możliwość dostosowania go do tych szczególnych potrzeb. Dobrze jednak, już na początku pracy z WF-GANG iem mieć świadomość, że to co dostaje do rąk końcowy użytkownik jest w pełni funkcjonalnym, zintegrowanym systemem kadrowopłacowym, dobrze sprawdzonym w warunkach zakładu produkcyjnego, biura, firmy handlowej czy np. biura rachunkowego. Nie da się z WF-GANG a wydzielić modułu kadrowego i osobno modułu płacowego - program stanowi całość niepodzielną. WF-GANG współpracuje z rozprowadzanym przez ZUS Programem Płatnika, przekazując mu wszystkie dane potrzebne do zarejestrowania i wyrejestrowania płatnika, pracowników oraz wszystkich innych osób podlegających ubezpieczeniom obowiązkowym lub dobrowolnym. WF-GANG oblicza składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w trakcie naliczania list płac i umożliwia przesłanie do Programu Płatnika wszelkich danych potrzebnych do wygenerowania raportów miesięcznych. Reasumując - użytkownik programu WF-GANG ma w pełni zautomatyzowaną obsługę zreformowanej problematyki ubezpieczeniowej. Począwszy od wersji program WF-GANG jest zabezpieczony przed nieuprawnionym kopiowaniem. Po zainstalowaniu należy program zarejestrować. Szczegółowy opis procedur związanych z legalnym użytkowaniem, przenoszeniem i aktualizacją programu znajdzie użytkownik w znajdującym się na płytce instalacyjnej dokumencie Instrukcja.doc (dla użytkowników nie posiadających programu Microsoft Word zamieszczamy ten dokument także w formacie rtf Instrukcja.rtf) INSTALACJA PROGRAMU Instalacja jest nieskomplikowana i nie powinna sprawić kłopotu nawet niewprawnemu użytkownikowi. Wszystkie systemy marki WA-PRO (WF-Mag, WF-KaPeR, WF-FaKir, WF-GANG) korzystają z podobnego programu 8

9 Rozdział 1 Przeznaczenie programu instalacyjnego, Podczas instalacji użytkownik może korzystać z tekstu pomocy wyświetlanej klawiszem [F1]. W celu zainstalowania programu należy: 1. Włożyć płytkę instalacyjną do napędu 2. Postępować zgodnie z następującą zasadą: jeśli jest to nowa instalacja należy wskazać pusty (nowy) katalog (domyślnie jest to katalog WFG20 na dysku C: (C:\WFG20), jeśli jest to aktualizacja wskazać na katalog, w którym znajduje się poprzednia wersja programu WF-GANG Podpowiedź: PRZED przystąpieniem do aktualizacji radzimy wykonać archiwizację danych. Zawsze gdy mamy poprzednią wersję, w której zdefiniowaliśmy nowe wydruki, funkcje, typy list płac, elementy płacowe lub nowe kartoteki, warto zrobić kopię całej poprzedniej instalacji do innego katalogu na dysku. Począwszy od wersji tak utworzona kopia będzie funkcjonalnie ograniczona, jednak przechowa wszystkie dane użytkownika oraz wszelkie naniesione u niego modyfikacje. W razie potrzeby można takie dane i algorytmy odzyskać (np. poprzez import do wersji nowej). Także archiwizację danych można wykonać na ograniczonej funkcjonalnie wersji programu. Dla poprawnego działania programu plik CONFIG.SYS musi zawierać linię FILES=190 (liczba po znaku = może być większa ) Dla systemu WINDOWS 3.1/3.11 plik AUTOEXEC.BAT musi zawierać linię SHARE.EXE lub SHARE.EXE /F:8192 /L:300 W środowisku WINDOWS lub w sieci DOS parametry programu SHARE zależą od ilości końcówek sieci. Dla systemu WINDOWS 95 (i późniejszych) linia ta jest zbędna POLSKIE ZNAKI NARODOWE System WF-GANG używa zewnętrznych programów egapl i keybpl do obsługi polskich liter w układzie Latin-2 na ekranie. Polskie znaki otrzymuje się poprzez użycie prawego klawisza [Alt]. Na drukarkach nie wyposażonych w polskie znaki w standardzie Latin, Mazowia lub ISO znaki te mogą być emulowane (patrz rozdział 4. - Podstawowa administracja systemu podrozdział Ustawienia drukarek i rozwiązywanie problemów z drukowaniem). 9

10 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu Uwaga! W przypadku gdy komputer ma zainstalowany inny sterownik polskich znaków należy go bezwzględnie usunąć z pamięci przed uruchomieniem systemu WA-PRO. ROZDZIAŁ 2. ZASADY OGÓLNE OBSŁUGI PROGRAMU W tej części instrukcji zawarto ogólne informacje na temat pracy z systemem. Opisano w niej te elementy programu, z których użytkownik będzie najczęściej korzystał w trakcie pracy. Rozpoczęcie pracy. Opis metod uruchomienia programu oraz rejestracji się użytkownika w systemie. Wybór opcji programu. Jedna z podstawowych umiejętności jaka jest niezbędna użytkownikowi do pracy z programem. Elementy komunikacji. Służą do wymiany informacji między użytkownikiem, a systemem. o Okna dialogowe. Podstawowy element systemu służącego do komunikacji z użytkownikiem. o Okna słowników. Pełnią rolę pomocniczą w trakcie wprowadzania danych. o Okna zarządzania. Stanowią pomost między użytkownikiem, a złożonymi strukturami danych jak firma, jednostka organizacyjna, czy element kartoteki osobowej (czyli osoba). Użycie myszy. Opcjonalny element współpracy użytkownika z systemem, znacznie ułatwiający jego obsługę URUCHOMIENIE PROGRAMU Program WF-GANG można uruchomić na kilka sposobów. Jeżeli w czasie instalacji utworzony został plik wsadowy (ang. batch file) o standardowej nazwie WFG20.BAT, to po włączeniu komputera wystarczy napisać WFG20 (lub wfg20) i nacisnąć klawisz [Enter]: C:\>WFG20 [Enter] Jeżeli zrezygnowaliśmy w czasie instalacji z tworzenia pliku uruchomieniowego, to musimy wykonać następujące czynności (każde polecenie kończymy naciśnięciem klawisza [Enter]): 10

11 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu 1. Zmienić dysk aktualny (bieżący) na dysk z zainstalowanym programem, np. jeśli po włączeniu komputera znajdujemy się na dysku C:, zaś program WF-GANG został zainstalowany na dysku D: - piszemy po znaku gotowości DOS a: D: 2. Zmienić katalog aktualny na katalog zawierający program WF-GANG (standardowo jest to \WFG2): CD \WFG20 3. Uruchomić program WM, który startuje właściwy program WF-GANG oraz moduł archiwizacji i odtwarzania danych. WM WFG.CNF Na ekranie pojawia się menu programu zarządzającego systemem WF-GANG (rys.1). Rys. 1. Program zarządzający systemem WA-PRO Mamy do wyboru uruchomienie: Programu kadrowo-płacowego WF-GANG.EXE. Programu umożliwiającego utworzenie na dysku lub dyskietkach kopii bezpieczeństwa danych zgromadzonych przez system oraz ich odtworzenie. Zakończenie pracy z systemem. Wyboru dokonujemy klawiszami strzałek, przesuwając podświetlenie na interesującą nas opcję i naciskamy klawisz [Enter]. Przed właściwym uruchomieniem programu WF-GANG użytkownik jest proszony o podanie swojego kodu i hasła wejścia (rys. 2). Przy pierwszym uruchomieniu zamiast podawania kodu i hasła naciskamy w tych miejscach klawisz [Enter]. 11

12 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu Rys. 2. Pytanie o kod i hasło użytkownika 2.2. WYBÓR OPCJI REALIZOWANEJ PRZEZ PROGRAM Obsługa programu odbywa się przy pomocy tzw. menu, czyli zestawów opcji do wyboru. Rozróżniamy dwa rodzaje menu: Menu poziome - opcje są wyświetlone na ekranie w układzie poziomym, oraz Menu pionowe - opcje są wyświetlone w układzie pionowym (jedna nad drugą). Zawsze jedna z opcji jest podświetlona (wyróżniona). Uaktywnienie (wywołanie) funkcji następuje: po jej podświetleniu klawiszami strzałek na klawiaturze komputera - [], [] dla menu pionowego oraz [], [] dla menu poziomego - i naciśnięciu klawisza [Enter], lub po naciśnięciu litery wyróżnionej tzn. wyświetlonej w innym kolorze, przy dowolnym położeniu podświetlenia. Przykładowe menu pionowe przedstawiono poniżej: Opcja pierwsza opcja druga OpCja trzecia OpcJa czwarta 12

13 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu Klawisz [] [] [Enter] lub [C] Działanie ruch podświetlenia (wyróżnienia) w górę ruch podświetlenia w dół wybór opcji trzeciej (wyróżnionej) Czasami menu programu zorganizowane są w sposób hierarchiczny. Oznacza to, że wybierając pewną funkcję programu - np. wyświetlanie informacji - uaktywniamy kolejne menu precyzujące opcję, którą chcemy uruchomić (rys. 3). Rys. 3. Menu w programie WF-GANG 2.3. OKNA DIALOGOWE Okna dialogowe służą do komunikacji z użytkownikiem. Wymagają od niego podjęcia decyzji lub wprowadzenia danych. Ze względu na przeznaczenie rozróżniamy następujące typy okien dialogowych OKNA ZAPYTAŃ Prezentują one informację np. ostrzeżenie dotyczące niewłaściwego, z punktu widzenia programu, zachowania się użytkownika lub/oraz proponującą wybranie wariantu dalszego działania programu. Użytkownik udziela odpowiedzi wybierając jedną z przygotowanych możliwości. W większości przypadków wybór sprowadza się do dwóch możliwości: Tak (akceptującą propozycję) lub Nie (ją odrzucającą ). 13

14 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu Wyboru dokonuję się: podświetlając klawiszami strzałek [] i [] jedną z możliwości i zatwierdzając wybór klawiszem [Enter], podświetlając klawiszem [Tab] (w kierunku przeciwnym do ruchu wskazówek zegara) lub klawiszami [Shift] i [Tab] (w kierunku zgodnym z ruchem wskazówek zegara) jedną z możliwości i zatwierdzając wybór klawiszem [Enter], naciskając jednocześnie klawisz [Alt] i wyróżnioną literę. Rys. 4. Przykładowe okno dialogowe zapytań OKNA WPROWADZANIA DANYCH Tego rodzaju okna zawierają szereg pól edycyjnych różnego typu służących do wprowadzania informacji. Między tymi polami poruszamy się: klawiszami strzałek: [], [] oraz [] i [], klawiszem [Tab] (następne pole) lub klawiszami [Shift] i [Tab] (poprzednie pole). Również wprowadzenie wartości i naciśnięcie klawisza [Enter], lub dla niektórych pól edycyjnych [Spacji], automatycznie przenosi nas do następnego pola. Wprowadzenie danych kończy się wyborem, klawiszem [Enter] jednej z dwóch funkcji: Zatwierdź akceptuje wprowadzone dane, Rezygnuj rezygnuje z wprowadzania. 14

15 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu Funkcje te posiadają również swoje odpowiedniki klawiszowe : Funkcja Zatwierdź Rezygnuj Klawisz [F10] [Esc] Funkcje te można również wybrać naciskając klawisz [Alt] i wyróżnioną literę. Pola edycyjne Ze względu na sposób wypełniania pól edycyjnych rozróżniamy. Pola proste - wypełniane informacjami wprowadzanymi z klawiatury. W pola te wprowadza się: o teksty czyli dowolne ciągi znaków, o liczby całkowite i rzeczywiste, miejsca dziesiętne liczb rzeczywistych oddziela się kropką, o daty w postaci: dzień, miesiąc, rok, o logiczne służące do wprowadzania informacji typu Tak i Nie. W trakcie edycji tych pól są dostępne następujące klawisze edycyjne: Klawisz [Insert] [], [] [Home], [End] [BackSpace] [Delete] [Spacja] Działanie Zmiana trybu pisania: wstawianie - zapisywanie. W trybie wstawiania wpisywane znaki powodują rozsunięcie tekstu w miejscu kursora. W trybie zapisywania znaki zamazują poprzedni tekst. Przemieszczenie kursora w obrębie pola Kasowanie znaku przed kursorem Kasowanie znaku w miejscu kursora Zmiana wartości pola logicznego na przeciwną Pola słownikowe - wprowadza się w nie tego samego rodzaju dane co do pól prostych, ale ich treść jest ograniczona tylko do wartości reprezentowanych przez odpowiedni słownik. Pola te są oznaczone symbolem [] w oknie dialogowym. Słowniki dla tych pól są wywoływane z chwilą naciśnięcia klawisza [Enter] przy pustym polu. Jeżeli pole takie posiada już wpisaną wartość to słownik wywołuje się klawiszem [F3]. Wypełnienie tego rodzaju pól przeprowadza się przez podświetlenie klawiszami strzałek, w oknie odpowiedniego słownika, żądanej wartości i użycie funkcji Wybierz (klawisz [Enter]). 15

16 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu Więcej informacji na temat operacji na elementach słowników jest zamieszczone w podrozdziale 2.4. Okna słowników. Pola okien zarządzania - podobnie jak dla pól słownikowych możliwość ich wypełnienia jest ograniczona do elementów występujących w odpowiednich oknach zarządzania. Oznaczone są one symbolem []. Aby wpisać w nie wartość należy ustawić się na znaku strzałki danego pola i nacisnąć klawisz [Enter]. Operacja ta wywołuje odpowiednie okno zarządzania. Pola opcji - wybiera się z nich klawiszem [Enter] lub [Spacja] jedną z kilku zdefiniowanych możliwości. Pola te mają postać okręgów lub kwadratów, a wybrana opcja, w zależności od typu jest oznaczona symbolem () lub (). Rys. 5. Przykładowe okno dialogowe wprowadzania danych OKNA POTWIERDZENIA USUNIĘCIA DANYCH Są one odmianą okien wprowadzania danych, a służą do upewnienia się czy użytkownik chce usunąć informację przechowywaną przez system. Dając jednocześnie możliwość zaniechania operacji. Wyświetlają one dane podlegające usunięciu oraz udostępniają dwie funkcje: Zatwierdź usuwa dane, Rezygnuj rezygnuje z operacji usunięcia. Identycznie jak w przypadku okien wprowadzania danych funkcje te posiadają również swoje odpowiedniki klawiszowe : Funkcja Zatwierdź Rezygnuj 16 Klawisz [F10] [Esc]

17 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu Można je również wybrać naciskając klawisz [Alt] i wyróżnioną literę. Rys. 6. Przykładowe okno potwierdzenia usunięcia danych OKNA STEROWANIA WYDRUKIEM Okna tego typu pojawiają się przed przygotowaniem żądanego przez operatora wydruku. Pozwalają skierować wydruk na drukarkę podłączoną do jednego z portów komputera. Drukarka. Informacja jaki sterownik zostanie użyty do przygotowania wydruku. Port. Port komputera, na który ma być skierowany wydruk. Rys. 7. Okno sterowania wydrukiem 17

18 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu 2.4. OKNA SŁOWNIKÓW Okna te składają się z dwóch podstawowych elementów. Listy elementów słownika i funkcji do wykonywania operacji na nich. Do poruszania się w obrębie listy elementów służą następujące klawisze: Klawisz [Ctrl+PgUp], [Ctrl+PgDn] [Pup], [PgDn] [], [] Działanie Początek, koniec listy Strona w górę, dół Wiersz w górę, w dół. Natomiast do poruszania się miedzy poszczególnymi funkcjami i listą elementów używane są klawisze: [Tab] (ruch zgodnie z ruchem wskazówek zegara, następna funkcja) lub klawisze [Shift] i [Tab] (ruch przeciwny do ruchu wskazówek zegara, poprzednia funkcja). W obrębie funkcji można również poruszać się klawiszami strzałek [] (następna), [] (poprzednia). Wszystkie funkcje zawarte w oknach słowników posiadają swoje odpowiedniki w postaci klawiszy: Funkcja Klawisz Działanie Dodaj [Insert] dodaje element do listy, Zmień [F2] modyfikuje zaznaczony (podświetlony) element listy, Kasuj [Delete] usuwa zaznaczony element listy, Wybierz [Enter] wybiera zaznaczony element, Wyjście [Esc] rezygnacja z wyboru. Funkcje te można również wybrać naciskając klawisz [Alt] i wyróżnioną literę. 18 Rys. 8. Przykładowe okno słownika

19 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu 2.5. OKNA ZARZĄDZANIA Budowa i sposób obsługi tych okien są identyczne jak okien słowników. Cechą, która je wyróżnia są dodatkowe funkcje pozwalające na operowanie elementami w nich zawartymi. Elementy te nie reprezentują pojedynczych wartości, ale są bardziej złożonymi strukturami danych. Funkcje dodatkowe są przeważnie umieszczone w oknie, wtedy wybiera się je tak samo jak pozostałe funkcje. Mogą być one również zgrupowane w menu okna, do którego dostęp uzyskuje się przez naciśniecie klawisza [F9]. Funkcje te wybiera się analogiczne jak opcje programu umieszczone w menu głównym. Można również skorzystać ze skrótów klawiszowych przypisanych tym funkcjom. Często okna zarządzania wyposażone są w lokator. Jest to mechanizm pozwalający szybko wybrać żądany element z listy. Naciśnięcie litery lub cyfry (bez użycia klawisza [Alt] - ponieważ w ten sposób uruchamia się funkcje) powoduje ustawienie podświetlenia na elemencie rozpoczynającym się od tego znaku. Kolejne wprowadzone znaki tworzą ciąg, według którego lokator stara się wybrać najbardziej podobny element listy. Ciąg ten jest wyświetlany pod listą elementów. Niektóre okna są wyposażone również w mechanizm ograniczania wyświetlanych elementów tylko do tych, które spełniają określony warunek. Pole warunku jest umieszczone nad listą elementów i jest oznaczone symbolem []. Żądany warunek wybiera się po naciśnięciu klawisza [Enter] na tym symbolu. Rys. 9. Przykładowe okno zarządzania 19

20 Rozdział 2 Zasady ogólne obsługi programu 2.6. OBSŁUGA PROGRAMU ZA POMOCĄ MYSZY Korzystanie z myszy w trakcie pracy z programem znacznie ułatwia i uprzyjemnia jego obsługę. Pojedynczym naciśnięciem lewego klawisza myszy można wykonać następujące operacje: otworzyć menu pionowe oraz wybrać z niego opcję, uruchomić funkcję zawartą w oknie, wybrać (zaznaczyć) element listy, zamknąć okno za pomocą symbolu [] umieszczonego w jego górnym lewym rogu. Co funkcjonalnie odpowiada wybranie funkcji Wyjście lub naciśnięciu klawisza [Esc] Natomiast w oknach z listami elementów podwójne naciśnięcie klawisza myszy jest równoznaczne z użyciem funkcji Wybierz. Ustawienie wskaźnika myszy na pasku tytułu i trzymanie wciśniętego lewego klawisza myszy pozwala przemieszczać okno po ekranie SYSTEM PODPOWIEDZI W trakcie działania programu dostępny jest na bieżąco opis aktywnych klawiszy dostępnych w danym momencie, służących do wykonania określonego zadania. Opis ten umieszczony jest w ostatniej linijce ekranu i wygląda następująco: <klawisz1> Opis, <klawisz2> Opis ZAKOŃCZENIE PRACY Z PROGRAMEM Opuszczenie programu następuje po wybraniu opcji Koniec Zakończenie w menu głównym. Powoduje ona powrót do okna programu zarządzającego systemem - WFM (rys. 1.) Druga opcja umieszczona w tym menu umożliwia innemu użytkownikowi rozpoczęcie własnej sesji z systemem bez konieczności jego opuszczenia. Jest nią Koniec Wejdź jako. Następny użytkownik rozpoczyna pracę od podania swojego kodu i hasła wejścia tak jak to ma miejsce przy pierwszym uruchomieniu systemu. 20

21 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika ROZDZIAŁ 3. INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA 3.1. WSTĘP Ze względu na złożoność zagadnień kadrowych i płacowych, przedstawienie gotowych rozwiązań w tych dziedzinach dla każdej bez wyjątku firmy nie jest możliwe. Nie mniej postaramy się zaprezentować w niniejszej instrukcji pewien podstawowy zbiór danych, algorytmów obliczeniowych, sposobów postępowania itd. wspólny dla większości przedsiębiorstw i instytucji. Owo jądro systemu może być wykorzystane przez firmy, które stawiają pierwsze kroki w komputerowych systemach kadrowo-płacowych jako rozwiązanie docelowe. Ta część instrukcji jest przeznaczona dla osób, które na co dzień będą korzystały z systemu. Operacje związane z jego administracją zostały w niej ograniczone do niezbędnego minimum, skupiając się na funkcjonalnym aspekcie jego użycia. Została ona podzielona na dwie części. W pierwszej opisano operacje, których częstotliwość przeprowadzenia, w większości przypadków zastosowania systemu, jest niewielka, a ich wykonanie przynajmniej jednokrotne jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemu. W drugiej, operacje służące do codziennej pracy z systemem ROZPOCZĘCIE PRACY Z PROGRAMEM 1. Wpisujemy dane firmy 2. Tworzymy strukturę organizacyjną firmy. 3. Sprawdzamy zawartość kartotek firmy - w razie potrzeby uzupełniamy je lub modyfikujemy 4. Sprawdzamy zawartość kartotek systemu - w razie potrzeby uzupełniamy je lub modyfikujemy 5. Wprowadzamy dane o urzędach skarbowych i oddziałach ZUS. 6. Określamy ustawienia systemu w/g swoich potrzeb. 7. Określamy w/g swoich potrzeb ustawienia i parametry firmy. 8. Zakładamy kalendarze. 9. Konfigurujemy ustawienia drukarek zgodnie z posiadanym sprzętem i potrzebami użytkowników. Uwaga! Dane wymieniony w punktach od 1. do 9. dotyczyły firmy jako całości. Dane, które wymienimy w punktach od 10. do 13. Dotyczyć będą poszczególnych osób wprowadzonych do kartoteki. 21

22 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika 10. Wprowadzamy dane personalne do kartoteki osobowej. Tutaj uwaga: ilość danych jaką potrafi przyjąć WF-GANG może być bardzo wielka; w pierwszej fazie, gdy zależy nam na szybkim uzyskaniu listy (oraz deklaracji i raportów), możemy wprowadzić tylko najniezbędniejszą część tych danych, a w przyszłości sukcesywnie je uzupełniać. 11. Wprowadzamy umowy o pracę. 12. Wpisujemy dane potrzebne do przekazania wypłaty (lub jej części) na ROR - o ile w danej firmie stosowana jest ta procedura. 13. Sprawdzamy i ewentualnie korygujemy podstawowe dane podatkowe i dane dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych automatycznie wpisane przez program (dla konkretnego pracownika) PIERWSZA FIRMA Operacja zakładania firmy ma na celu utworzenie na dysku katalogu, w którym przechowywana będzie baza danych firmy, oraz stworzenie głównej jednostki w strukturze organizacyjnej firmy. Podczas pierwszego uruchomienia programu zostaje wyświetlone okno dialogowe (rys. 10) w którym podaje się dane identyfikacyjne firmy. Uwaga! Katalog pierwszej firmy jest tworzony w trakcie instalowania programu, zaś dane początkowe są generowane po pierwszym uruchomieniu i wprowadzeniu danych identyfikacyjnych tej firmy. Rys. 10. Okno dialogowe danych identyfikacyjnych firmy 22

23 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika Wprowadzenie danych firmy Pozostałe dane firmy można wprowadzić bezpośrednio po jej stworzeniu lub w późniejszym okresie. Do tego celu służy opcja Kartoteki Dane firmy. Wywołuje ona okno dialogowe (rys. 11). Zwróćmy szczególną uwagę na następujące elementy: Urząd Skarbowy wprowadzamy z okna zarządzania urzędami. Za pomocą klawiszy strzałek i funkcji Wybierz (klawisz [Enter]) wybieramy urząd skarbowy właściwy dla firmy. W przypadku gdy taki nie jest jeszcze wprowadzony można posłużyć się funkcją Wstaw (klawisz [Insert]). Dokładny opis tej operacji jest podany w podrozdziale Urzędy Skarbowe. Oddział ZUS. Informację dotyczącą oddziału ZUS właściwego dla firmy podaje się tak jak w przypadku urzędu skarbowego, poprzez okno zarządzania. Dokładny opis tej operacji jest opisany w podrozdziale 3.6. Oddziały ZUS. Uwaga! Pozycja katalog danych firmy ma znaczenie tylko informacyjne. Określa ona fizyczne położenie zbiorów danych na dysku komputera i nie ma możliwości zmiany tej informacji. Widoczne powyżej okno umożliwia również wprowadzanie wszelkich danych niezbędnych do zgodnego z przepisami komunikowania się z Urzędem Skarbowym i ZUS. Tutaj też znajdą się np. takie dane jak miejsca prowadzenia działalności, adresy firmy czy rachunki bankowe firmy - wywołujemy te grupy danych klawiszami od [F2] do [F9] i [Shift+F2]. Rys. 11. Okno dialogowe wprowadzania podstawowych danych firmy 23

24 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika Modyfikacja danych firmy System jest wyposażony w mechanizm rejestracji zmian danych podstawowych firmy. Za każdym razem kiedy wprowadzana jest nowa wartość takich danych jak: pełna nazwa, nazwa skrócona, nip, regon, ekd i rodzaj płatnika system wyświetla okno dialogowe (rys. 12) proponując zarejestrowanie zmiany. Jeżeli zmiana jest tylko poprawką okno to należy zamknąć za pomocą klawisza [Esc]. Natomiast jeżeli jest to rzeczywista zmiana danych to należy wprowadzić datę informującą od kiedy obowiązują nowe dane i zamknąć okno klawiszem [F10]. Rys. 12. Okno dialogowe rejestracji zmiany danych firmy 3.4. WPROWADZANIE DALSZYCH FIRM I WYBÓR OBSŁUGIWANEJ FIRMY Program WF-GANG umożliwia obsługę wielu firm, co jest szczególnie przydatne dla biur rachunkowych (choć zapewne nie tylko dla nich). Aby wprowadzić nową firmę do systemu wybieramy z menu głównego opcję Kartoteki Wybierz / Dodaj firmę. Pojawi się okno zarządzania firmami (rys. 79), które udostępni nam następujące funkcje: 24 Wstaw (klawisz [Insert]) - pozwala stworzyć kolejną firmę. Operację rozpoczyna się od wprowadzenia nazwy pełnej i nazwy skróconej firmy oraz jej rodzaju (Płatnik nie będący osobą fizyczną albo Osoba fizyczna). Następnie należy skopiować lokalne struktury danych i parametry wybierając z listy jedną z firm wcześniej wprowadzonych do systemu. Wybranie z listy pozycji Wzorce spowoduje stworzenie nowej firmy na podstawie standardowych, dostarczonych przez producenta programu,

25 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika struktur i algorytmów. Znacznie prościej jest teraz ewentualnie zmodyfikować owe struktury i algorytmy niż tworzyć wszystko od nowa. Popraw (klawisz [F2]) - wywołuje okno dialogowe (rys. 80), dzięki któremu można zmienić dane firmy. Kasuj (klawisz [Delete]) - umożliwia usuniecie z systemu firmy, wraz ze wszystkimi jej danymi. UWAGA: dotychczasowe wersje programu świadomie nie powodują fizycznego usunięcia danych likwidowanej firmy. Oznacza to, że na dysku dane te nadal istnieją (zajmując tym samym miejsce!). Daje to szansę na odzyskanie tych danych w przypadku, gdy firma została skasowana pochopnie. Dla odzyskania miejsca na dysku należy katalog, w którym znajdują się dane usuniętej firmy zlikwidować poza programem (np. za pomocą Norton Commander a, lub Exploratora Windows). Nigdy jednak nie należy usuwać katalogu firmy poza WF-GANG iem PRZED usunięciem tej firmy w programie - takie działanie spowodowałoby błędne działanie programu. Wybierz (klawisz [Enter]) - pozwala zmienić aktywną firmę. Rys. 79. Okno zarządzania firmami 25

26 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika Rys. 80. Okno dialogowe wprowadzania kolejnych firm do systemu STRUKTURA ORGANIZACYJNA FIRMY Wybranie opcji Kartoteki Struktura organizacyjna (klawisze [Ctrl] i [D]) wyświetla okno udostępniające funkcje zarządzania strukturą firmy (rys. 13). Okno to udostępnia również funkcję Dane i operacje związane ze strukturą organizacyjną umożliwiającą wprowadzanie i zmianę danych w odpowiednich kartotekach. Rys. 13. Okno zarządzania strukturą firmy 26

27 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika Przed stworzeniem nowej jednostki organizacyjnej należy za pomocą klawiszy strzałek ustawić się na jednej z już założonych jednostek (a więc na początku na nazwie firmy), która będzie nadrzędna w stosunku do obecnie zakładanej. Następnie należy wybrać opcję Wstaw lub nacisnąć klawisz [Insert]. Operacja ta wywoła okno dialogowe (rys. 14), do którego wprowadza się informacje dotyczące nowej jednostki. Nazwa jednostki organizacyjnej. Nazwa musi być różna od nazw wcześniej założonych jednostek Rys. 14. Okno dialogowe jednostki organizacyjnej Tworzenie struktury organizacyjnej Przykład: Tworzymy fragment struktury firmy. Załóżmy, że firma ta posiada dwa magazyny, w każdym pracuje inna grupa pracowników. Ze względu na szkodliwe warunki pracy w drugim magazynie pracownikom w nim pracującym przysługuje dodatek, którego kwota będzie przechowywana w kartotece tej jednostki organizacyjnej. W tym przykładzie przedstawimy tylko sposób zakładania jednostek. Procedura wpisywania informacji do kartotek jednostek organizacyjnych jest przedstawiona w innym rozdziale. o Wywołujemy okno zarządzania strukturą firmy Kartoteki Struktura organizacyjna (klawisze [Ctrl] i [D]). Za pomocą klawiszy strzałek ustawiamy się na pierwszej pozycji w tym oknie i wybieramy opcję Wstaw [Insert]. o W oknie dialogowym jednostki organizacyjnej jako nazwę podajemy Biuro. W ten sposób mamy złożony pierwszą jednostkę. 27

28 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika o o o Kolejnym krokiem jest stworzenie nowej jednostki na tym samym poziomie co Biuro. W tym celu ustawiamy się ponownie na pierwszej pozycji i wybieramy opcję Wstaw [Insert]. Teraz podajemy w oknie dialogowy nazwę jednostki Magazyny. Będzie on posiadał jednostki podrzędne. Pozostawiamy kursor na pozycji Magazyny i tworzymy nową jednostkę ([Insert]) o nazwie Magazyn 1, jako jednostkę podrzędną w stosunku do Magazynów. Wracamy z kursorem na pozycję Magazyny i tworzymy nową jednostkę o nazwie Magazyn 2, jako podrzędną w stosunku do Magazynów (na tym samym poziomie co Magazyn 1). Zmiana danych jednostki organizacyjnej Modyfikacja nazwy jednostki jest możliwa w dowolnym momencie pracy z programem. Służy temu celowi opcja Popraw (klawisz [F2]) dostępna w oknie zarządzania strukturą firmy. Wywołuje ona okno dialogowe nazwy jednostki (rys. 14). Usunięcie jednostki organizacyjnej W przypadku gdy jednostka oraz informacje przechowywane w jej kartotekach nie są już potrzebne można usunąć tę jednostkę ze struktury firmy wybierając opcje Kasuj (klawisz [Delete]) w oknie zarządzania strukturą firmy. Uwaga! System nie pozwoli usunąć jednostki jeżeli są do niej przypisane jakieś osoby PARAMETRY KONFIGURACYJNE FIRMY Pewne informacje dotyczące firmy, reprezentujące pojedyncze wartości są umieszczone w parametrach. Znajdują się tam zarówno dane liczbowe wynikające z przepisów prawa, wymagające uaktualnienia co jakiś czas, jak i ustalane jednorazowo parametry służące do określenia sposobu działania algorytmów obliczeniowych. Modyfikacji parametrów dokonuje się w ich oknie po wybraniu opcji Konfiguruj Ustawienia i parametry firmy (rys. 15). 28

29 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika Rys. 15. Okno parametrów konfiguracyjnych Rys. 16. Przykładowe okno modyfikacji parametru Po wybraniu grupy parametrów, które chcemy modyfikować (lub tylko obejrzeć) ujrzymy okno parametrów. Okno to udostępnia szereg funkcji, z których na tym etapie najważniejszą jest Modyfikuj wartość (klawisz [Enter]). Wyświetla ona, w zależności od zdefiniowanego sposobu wypełniania parametru, okno dialogowe służące do zmiany wartości wybranego (podświetlonego) parametru (rys. 16) lub okno odpowiedniego słownika. 29

30 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika Przykład: Jednym z parametrów programu jest parametr o nazwie Firma zatrudniająca. Przechowywana w nim wartość decyduje o tym, które zasiłki są obliczane na listach płac oraz która z deklaracji ZUS ma być drukowana. Prześledźmy na jego przykładzie sposób modyfikowania parametru. o o o o o Z menu głównego programu wybieramy opcję Konfiguruj Ustawienia i Parametry Firmy. Wywołuje ona okno parametrów konfiguracyjnych. Wybieramy opcję Ogólne. Klawiszami strzałek ustawiamy się na wybranym parametrze. W tym przypadku jest to Firma zatrudniająca. Wybieramy funkcję Modyfikuj wartość (klawisz [Enter]). Następnie z wyświetlonego słownika wybieramy, za pomocą funkcji Wybierz (klawisz [Enter]), właściwą wartość. Okno parametrów konfiguracyjnych opuszczamy za pomocą funkcji Wyjście (klawisz [Esc]). Przykład: Innym parametrem jest Maksymalne potrącenie zaliczek [%] umieszczony w grupie parametrów Obliczenia list płac. Procedura zmiany różni się od opisanej powyżej jedynie tym, że wartości tego parametru nie ściągamy ze słownika, lecz wpalcowujemy z klawiatury. Po kliknięciu przycisku Zatwierdź lub dwukrotnym stuknięciu klawisza [Enter] nowa wartość zastępuje poprzednio używaną OBSŁUGA KALENDARZY Kalendarz służy do zdefiniowania nominalnego czasu pracy pracownika. Przechowuje informacje o tym, które dni w roku są robocze, które wolne, a które są świętami. Określa też normę czasu pracy dla każdego dnia. Norma czasu pracy może być podana jako ilość godzin do przepracowania w danym dniu, lub jako godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dane zawarte w kalendarzu służą do rozliczenia czasu pracy, oraz są wykorzystywane w procesie naliczania list płac. Dostęp do funkcji zarządzających kalendarzami uzyskuje się przez wybranie opcji Konfiguruj Kalendarze. Użycie tej opcji powoduje wyświetlenie okna zarządzania kalendarzami (rys. 17). 30

31 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika Rys. 17. Okno zarządzania kalendarzami TWORZENIE KALENDARZA W celu założenia nowego kalendarza wybieramy opcję Wstaw (lub naciskamy klawisz [Insert]) w oknie zarządzania kalendarzami. Po podaniu nazwy nowo tworzonego kalendarza w oknie dialogowym (rys. 18) i jej zatwierdzeniu klawiszem [F10] wywołane zostaje okno (rys. 19), w którym umieszczono szereg funkcji służących do obsługi kalendarza. Rys. 18. Okno dialogowe nazwy kalendarza 31

32 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika 32 Rys. 19. Okno obsługi kalendarza Wypełnienie kalendarza danymi składa się z szeregu operacji. Operacje te wywołujemy za pomocą umieszczonych w oknie obsługi kalendarza (rys. 19) przycisków (lub poprzez stuknięcie klawisza funkcyjnego, którego nazwa jest podana na przycisku). [Ins] Wstaw (klawisz [Insert]). Tą funkcją wprowadzamy Rok, którego wprowadzane dane mają dotyczyć. Uwaga! Ze względu na sposób pracy programu (w szczególności w trakcie naliczania list płac) zawsze należy W JEDEN KALENDARZ wprowadzić co najmniej dwa lata : rok bieżący i rok ubiegły. Konieczność ta wynika stąd, że program musi mieć możliwość sięgnięcia odpowiednią ilość miesięcy wstecz dla wyliczenia stawki zasiłkowej i stawki za dzień urlopu. Pozostałe dane definiowanego roku można wypełnić na trzy sposoby: Wypełnianie predefiniowanym wzorcem. Aby skorzystać z tego ułatwienia wybieramy opcję [F10] Wypełnianie wzorcem bezpośrednio po wejściu w nowo utworzony kalendarz. Program wyświetli wzorzec, który możemy przed zaakceptowaniem zmodyfikować lub od razu kliknąć przycisk Zatwierdź (albo stuknąć kolejno klawisze [F10] i [Enter]). Elementy wzorca (a w konsekwencji elementy wypełnionego wzorcem kalendarza) to: 1. Rodzaj dni (pierwsza definiowalna kolumna). W systemie przyjęto następujący sposób oznaczania dni: R - dzień roboczy, W - dzień wolny, S - dzień świąteczny.

33 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika Uwaga! Użytkownik nie powinien stosować własnego sposobu oznaczania rodzaju dni, ani stosować dodatkowych ich rodzajów, bowiem są one ściśle związane z funkcjami wykorzystywanymi w algorytmach rozliczenia czasu pracy oraz naliczania list płac. Jeśli jednak użytkownik programu zdecyduje się na zmianę symbolizacji dni, to musi konsekwentnie zmodyfikować wszystkie algorytmy (a jest ich wiele), których prawidłowe funkcjonowanie zależy od rodzaju dnia odczytanego z kalendarza. W razie wprowadzenia nowych typów dni należy mieć świadomość, że dla programu takie rozszerzenie zaczyna naprawdę działać dopiero po odpowiednim oprogramowaniu zmian, czyli po dopisaniu odpowiednich algorytmów (lub rozszerzeniu już istniejących). 2. Długość dnia pracy (druga kolumna). Jest to godzinowa norma czasu pracy podana w pełnych godzinach (z częścią dziesiętną, jeżeli to konieczne) dla dni roboczych. Wypełni się automatycznie jeśli wprowadzimy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. 3. Godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy (trzecia kolumna). Dane te podaje się w godzinach i minutach. Jeśli ręcznie wypełniono poprzednią pozycję (Długość dnia pracy) to wystarczy podać jedną z tych dwu danych, druga zostanie wyliczona automatycznie. Ponadto możemy uzupełnić lub zmodyfikować widoczny w dolnej części ekranu wykaz świąt. Teraz należy podjąć decyzję czy tak zdefiniowanym wzorcem wypełnić o cały rok czy o wskazany miesiąc Rys. 20. Okno dialogowe wzorca wypełnienia kalendarza 33

34 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika Uwaga! Użycie opcji wypełnienia w/g wzorca w stosunku do roku czy miesiąca, dla których przednio wprowadzone dane spowoduje ich utratę. Wprowadzanie odstępstw od normy Wypełnienie kalendarza według tygodniowego szablonu nie odzwierciedla w pełni rzeczywistego obrazu czasu pracy pracownika. Należy jeszcze uwzględnić ruchome święta, dodatkowe dni wolne i robocze. Przykład: Zakładamy kalendarz dla pracowników administracji. Nadajemy mu nazwę Kalendarz administracji i przyjmujemy następujące założenia: ośmiogodzinny dzień pracy od poniedziałku do piątku, rozpoczynający się od godziny ósmej; ostatnia sobota miesiąca jest robocza; w grudniu dzienna norma czasu pracy zostaje zwiększona do ośmiu i pół godziny, ale za to dni między świętami są wolne od pracy. Przykład: Zakładamy kalendarze dla pracowników produkcji. Produkcja w naszym zakładzie pracuje na dwie zmiany, toteż zakładamy dwa kalendarze i nadajemy im odpowiednio nazwy Zmiana 1 i Zmiana 2. Wypełniamy kalendarz wzorcem standardowo wbudowanym w program WF-GANG. We wzorcu tym, dni od poniedziałku do piątku są dniami roboczymi, praca trwa 8 godzin i zaczyna się o godz Sobota jest dniem wolnym od pracy. W efekcie po wypełnieniu wszystkie soboty w roku stałyby się dniami wolnymi, a wszystkie dni robocze zaczynałyby się o godz. 8,00. Jednak pracownicy produkcji mają inne godziny rozpoczynania pracy ( w zależności od zmiany jest to godz lub 15.00). Ponadto zakład pracuje w dwie soboty miesiąca. W jedną sobotę przychodzą pracownicy zmiany pierwszej, a w następną drugiej. Musimy więc ręcznie zmodyfikować wzorzec i to nieco inaczej dla każdej ze zmian. Posługiwanie się w tym celu klawiaturą jest możliwe, wymaga jednak bardzo wielu uderzeń w klawisz [Tab], toteż zalecanym sposobem jest użycie myszy. Po wybraniu odpowiedniego miesiąca klikamy godzinę rozpoczęcia pracy w poniedziałek i wpisujemy 7.00 dla 1-ej zmiany, a dla drugiej. Powtarzamy tę czynność dla wszystkich dni aż do piątku po czym kliknięciem przycisku zatwierdź (lub klawiszami [F10] i [Enter]) zatwierdzamy tak zmodyfikowany wzorzec. Kalendarz zostanie wypełniony tym właśnie wzorcem. Spowoduje to, że wszystkie soboty będą dniami wolnymi od pracy. Ale zmiana pierwsza pracuje w każdą drugą sobotę miesiąca. Musimy więc zmodyfikować już utworzony kalendarz. Ponownie wybieramy w okienku miesięcy odpowiedni miesiąc (podwójne kliknięcie!) klikamy (W) przy tej sobocie, która ma być robocza i zastępujemy literę (W) literą (R). Następnie wpisujemy ilość godzin roboczych w tym dniu i godzinę rozpoczęcia pracy. Teraz 34

35 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika wybieramy kolejny miesiąc (podwójne kliknięcie) i powtarzamy całą operację. W ten sposób należy nanieść odpowiednie modyfikacje we wszystkich miesiącach roku, a następnie kliknąć klawisz Zatwierdź lub stuknąć kolejno klawisze [F10] i [Enter]. Analogiczną sekwencję działań powtarzamy dla drugiej zmiany. Teraz mamy komplet kalendarzy dla naszej firmy. Ręczne wypełnianie kalendarza. Nie polecamy tej metody, gdyż jest niezwykle pracochłonna. Licząc się jednak z różnymi sytuacjami umożliwiliśmy użytkownikowi programu pełne panowanie nad tworzonymi kalendarzami. W tym przypadku należy wpisać samemu wszystkie cechy wszystkich 365-u (a czasem nawet 366-u) dni w roku. Wpisać wszystkie cechy to znaczy, dla każdego dnia podać czy jest on roboczy (R), czy wolny (W), czy też może jest świętem (S). Należy podać godzinę rozpoczęcia pracy dla każdego z dni roboczych oraz ilość godzin pracy lub godzinę jej zakończenia. Powtórzmy: wszystko to po kilkaset razy dla każdego dnia w roku. Sądzimy, że jednak lepiej wybrać którąś z dwu pozostałych metod i ewentualnie następnie nanieść poprawki. Kalendarz cykliczny. Tę opcję uruchamiamy przyciskiem [Definiuj cykl pracy w ruchu ciągłym] (klawisz [F7]). Pojawi się okno z nagłówkiem Definicja cyklu pracy umożliwiające wprowadzenie ilości godzin pracy na zmianę z ilością godzin wolnych. Po wprowadzeniu tych danych należy podać datę i godzinę rozpoczęcia pierwszego cyklu, oraz datę i godzinę jego zakończenia. Po stuknięciu w klawisz [F10] utworzony zostanie kalendarz realizujący opisane przez nas cykle pracy. Uwaga - jeśli opisany przez nas cykl nie da się wpasować w podane przez nas dni i godziny rozpoczęcia i zakończenia wypełniania kalendarza program zaprotestuje wyświetleniem czerwonej kartki z napisem Cykl pracy nie został poprawnie zdefiniowany... Następujące funkcje można uzyskać za pomocą klawiszy: [Del] - Usuń (klawisz [Delete]). Usunięcie z kalendarza wprowadzonego uprzednio roku. [F5] - Kopiuj dane kalend. (klawisz [F5]). Wyświetlone zostanie okno ze zdefiniowanymi wcześniej kalendarzami. Wybranie któregoś z tych kalendarzy (strzałki pionowe i klawisz [Enter]) spowoduje skopiowanie jego definicji do naszego nowotworzonego kalendarza. Działanie kolejnych dwu przycisków [F6] - Wypełnij wg wzorca i [F7] - Definiuj cykl pracy w ruchu ciągłym zostało opisane wcześniej przy okazji omawiania sposobów wpisywania danych dla wprowadzonego do kalendarza roku. 35

36 Rozdział 3 Instrukcja użytkownika [F8] - Kalendarz całoroczny. Ta funkcja umożliwia wyświetlenie kalendarza na cały rok (normalnie oglądamy bardziej dokładny obraz, który przedstawia jednak za każdym razem tylko jeden miesiąc). Oprócz opisanych wyżej przycisków (i związanych z nimi klawiszy funkcyjnych) okno obsługi kalendarza (rys. 19) wyposażone zostało w dwie dalsze funkcje: o [F3] (klawisz [F3]) wybór roku (spośród już zdefiniowanych w kalendarzu lat wybieramy rok, który chcemy obejrzeć lub zmodyfikować). o [F4] (klawisz [F4]) wybór okresu (miesiąc/rok), który zamierzamy obejrzeć lub zmodyfikować MODYFIKACJA KALENDARZA W przypadku gdy zachodzi potrzeba zmiany danych w kalendarzu zdefiniowanym dawniej, jak np. wprowadzenie dodatkowego dnia wolnego lub roboczego, czy korekta długości dnia roboczego, można tego dokonać przez wybranie funkcji Popraw lub naciśnięcie klawisza [Enter] na wybranym kalendarzu w oknie zarządzania kalendarzami. Wywołuje to okno dialogowe obsługi kalendarza (rys. 19), które umożliwia przeprowadzenie niezbędnych korekt. Usunięcie roku Z biegiem czasu kalendarz będzie przechowywał informacje dotyczące coraz większej ilości lat, utrudniając tym samym obsługę bieżącego roku. Można w takim przypadku usunąć dane dotyczące ubiegłych lat wybierając opcję Kasuj z listy Rok. Uwaga! Przed przeprowadzeniem tej operacji należy upewnić się, że wszystkie dane obliczane na podstawie usuwanego z kalendarza roku zostały już wyliczone. Należy unikać usuwania ubiegłego roku, gdyż do prawidłowego naliczenia wynagrodzeń chorobowych i urlopowych niezbędne bywają dane sprzed 3, 6 a czasem nawet 12 miesięcy. Przeglądanie rodzaju dni Szybkim sposobem przejrzenia (i ewentualnie zmiany typu dni) kalendarza jest kliknięcie przycisku [F8] - Kalendarz całoroczny. Wyświetlone zostanie okno, w którym pokazany jest rodzaj dnia dla każdego dnia roku, z podziałem na miesiące (rys. 21). Można tu, kliknąwszy myszą wybrany dzień i zmienić jego rodzaj. Po zatwierdzeniu (przycisk Zatwierdź lub klawisze [F10] i [Enter]) zmiany zostają utrwalone. Rodzaj dnia jest jedyną wielkością, którą można wprowadzić w ten sposób do kalendarza. 36