Załącznik Nr 2 Do Regulaminu zamówień do kwoty euro ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Załącznik Nr 2 Do Regulaminu zamówień do kwoty euro Leśna, dnia r. Proszę o złożenie oferty cenowej wg załączonego wzoru na realizację zadania p.n.: Wdrożenie mobilnego systemu informacyjno - promocyjnego w gminie Leśna, na podstawie Umowy przyznania pomocy nr UM /11 na operację z zakresu małych projektów w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , zawartej w dniu we Wrocławiu. 1. Opis przedmiotu zamówienia : Celem projektu jest poprawa jakości życia mieszkańców LGD oraz odwiedzających nas turystów, poprzez udostępnienie systemu informacji. Dzięki rejestracji w systemie, turysta będzie miał dostęp do informacji o atrakcjach turystycznych obszaru LGD. Wymagania dotyczące funkcjonalności systemu : szybkie i bezpośrednie dotarcie z precyzyjną informacją wysłaną przez administratorów na telefony komórkowe mieszkańców obszaru Lokalnej Grupy Działania Partnerstwo Izerskie i turystów zarejestrowanych w systemie, definiowanie dowolnej liczby administratorów systemu uprawnionych do tworzenia i wysyłania wiadomości, definiowanie uprawnień poszczególnych administratorów, określanie limitów wysyłanych wiadomości dla poszczególnych administratorów, możliwość włączenia do systemu zewnętrznych administratorów takich jak: Informacja Turystyczna, Ośrodek Kultury itp. na mocy zawarcia odrębnej umowy, brak potrzeby instalacji dodatkowego oprogramowania. System działający w oparciu o aplikację webową dostępną na stronie internetowej dostawcy, wysyłanie komunikatów z dowolnych komputerów z dostępem do Internetu na podstawie przypisanych indywidualnych haseł i loginów, możliwość wysyłania komunikatów SMS przez zdefiniowane numery telefonów komórkowych, możliwość wysłania komunikatu SMS w sytuacjach przeciążenia sieci komórkowych wynikających ze wzmożonego ruchu np. w Święta, Nowy Rok, etc. możliwość selektywnego wysyłania komunikatów SMS do wcześniej zdefiniowanych grup odbiorców lub wszystkich zarejestrowanych w systemie, możliwość utworzenia dowolnej ilości grup odbiorców z nielimitowaną ilością odbiorców w grupie, rejestracja i wyrejestrowanie odbiorców do poszczególnych grup systemu za pomocą zdefiniowanych poleceń umieszczanych w treści wysyłanych wiadomości SMS, potwierdzenie rejestracji i wyrejestrowania odbiorcy w systemie poprzez automatyczne wysłanie informacji SMS, bieżące monitorowanie ilości użytkowników zarejestrowanych w poszczególnych grupach, 1

2 swobodne dodawanie i modyfikowanie grup zamkniętych odbiorców i poszczególnych kontaktów wchodzących w ich skład, import/export kontaktów z pliku xls, txt, w ramach grup zamkniętych, wysyłanie komunikatów SMS na podstawie zdefiniowanego harmonogramu, bieżąca weryfikacja ilości i treści przesłanych wiadomości oraz kosztów z tym związanych, możliwość generowania szczegółowych statystyk wiadomości dostarczonych, oczekujących na dostarczenie, błędów, dziennik aktywności oraz historia prowadzonej korespondencji z możliwością archiwizacji i eksportu, system daje możliwość komunikacji dwukierunkowej: a) z osobami z dysfunkcją słuchu i mowy b) w celu przeprowadzenia ankiet i sondaży c) potwierdzenia przyjęcia wiadomości przez osoby funkcyjne możliwość tworzenia dowolnej ilości szablonów wysyłanych wiadomości, możliwość przesłania wiadomości , możliwość tworzenia grup czasowych, możliwość czasowej rejestracji w grupie turyści z automatycznym wyrejestrowaniem po zdefiniowanym czasie, dołączona aplikacja na telefony komórkowe dająca możliwość przeglądania najciekawszych informacji turystycznych z poziomu telefonu komórkowego, możliwość dowolnej rozbudowy i dostosowywania systemu w tym również możliwość integracji z innymi systemami teleinformatycznymi. Bezpieczeństwo systemu wymagane utrzymanie ciągłości pracy poprzez redundantność, niezależne źródła zasilania, systemu UPS, agregaty prądotwórcze, równoległe serwery automatycznie przełączane w przypadku jakiejkolwiek usterki (przekazane w formie oświadczenia pisemnego) możliwość wysłania komunikatu SMS za pomocą dwóch i więcej operatorów telefonii komórkowej w Polsce (przekazane w formie oświadczenia pisemnego) serwery mieszczące się na terytorium Rzeczpospolitej Polski (przekazane w formie oświadczenia pisemnego), dostęp do systemu poprzez połączenie szyfrowane typu https, ssl dostęp do konta użytkownika chroniony loginem i hasłem, włączona kontrola sesji w przypadku braku aktywności użytkownika. Aspekty prawne zachowanie przepisów Ustawy o Ochronie Danych Osobowych (przekazane w formie oświadczenia pisemnego lub zaświadczenia z GIODO), dokonane zgłoszenie co najmniej jednego zbioru przetwarzania danych osobowych zarejestrowanych numerów telefonów komórkowych turystów lub mieszkańców w systemie informatycznym do GIODO w zakresie wysyłania wiadomości SMS (przekazane w formie zaświadczenia z GIODO), świadczenie usługi zgodne z obowiązującą ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną (przekazane w formie oświadczenia pisemnego), świadczenie usługi zgodnie z prawem telekomunikacyjnym i regulaminami świadczenia usług telekomunikacyjnych przez operatorów telefonii komórkowej w Polsce (przekazane w formie oświadczenia pisemnego), przygotowanie regulaminu korzystania z systemu dla użytkowników końcowych (mieszkańców oraz turystów). Wdrożenie systemu warunki: 2

3 przeprowadzenie praktycznych szkoleń dla administratorów systemu w siedzibie Zamawiającego, w ilości nie mniejszej niż dwa szkolenia, w tym pierwsze w terminie nie dłuższym niż 7 dni od podpisania umowy, dostarczenie szczegółowych instrukcji obsługi systemu z poziomu użytkownika i administratora a także ich wersji elektronicznych, dostarczenie materiałów promocyjnych w ilościach 200 plakatów A2, 5000 ulotek A5 skierowanych do mieszkańców gminy oraz 5000 ulotek A5 wg odrębnego projektu graficznego skierowanych do turystów, przygotowanie projektów graficznych ulotek i plakatów w wersji elektronicznej do zamieszczenia na stronie internetowej, 8 szt. tablic informacyjnych w formie znaku drogowego; liczba SMS w pakiecie w okresie trwania umowy (sto tysięcy) przekazanie referencji z co najmniej dwóch Gmin o liczbie ludności nie mniej niż mieszkańców, w których dany system funkcjonuje; przedstawione referencje muszą wskazywać m.in. na możliwości wysyłania komunikatów SMS do zarejestrowanych grup za pomocą telefonu komórkowego, Czas trwania umowy: 12 miesięcy, w przypadku przedłużenia umowy na kolejny okres wykonawca nie pobierze dodatkowych opłat m.in. opłat aktywacyjnych, Na życzenie Zamawiającego po ustaniu terminu obowiązywania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu zgromadzoną bazę danych numerów telefonów komórkowych turystów, mieszkańców której właścicielem jest Wykonawca, bez dodatkowych opłat. 2. Rodzaj zamówienia: dostawa/usługa/ roboty budowlane (właściwe zakreślić) 3. Wymagany termin realizacji zamówienia: 3 tygodnie od podpisania umowy 4. Osobami uprawnionymi do kontaktów z oferentami są: Pracownicy Urzędu Miejskiego w Leśnej: Bogusława Ciesiulewicz podinspektor ds. środków unijnych tel Łukasz Roszkowski - Informatyk tel wew Ofertę należy złożyć w terminie do dnia , do godz. 14:00 Informacje uzupełniające: 1) Ofertę należy złożyć w nieprzeźroczystej i zamkniętej kopercie wg załączonego wzoru; 2) Na kopercie należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres wykonawcy oraz napis: Propozycja cenowa na realizację zadania p.n. Wdrożenie mobilnego systemu informacyjno - promocyjnego w gminie Leśna 3) Ceny podane w ofercie (netto oraz brutto) muszą być wyrażone cyfrowo i słownie; 4) Oferta musi obejmować całość zamówienia tj. jednorazową opłatę za pakiet obejmującą dożywotnią opłatę licencyjną oraz kwotę miesięcznego abonamentu, 5) Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie podanym powyżej nie będzie rozpatrywana. 6) Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminem składania. Po upływie terminu składania ofert zmiana ceny możliwa jest w trybie negocjacji, jeżeli takie będą prowadzone. 7) Wzór umowy na wykonanie zamówienia w załączeniu. 8) Dodatkowo oferta powinna zawierać: - opis nawiązujący do parametrów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym - termin ważności oferty, - załączniki określone we wzorze oferty... (data i podpis Burmistrza Leśnej lub upełnomocnionej osoby) 3

4 Załącznik Nr 3 Do Regulaminu zamówień do kwoty euro Oferta cenowa na dostawę/usługi/ roboty budowlane (właściwe zakreślić) określone w zapytaniu ofertowym z dnia r. Dotyczy : Wdrożenie mobilnego systemu informacyjno - promocyjnego w gminie Leśna, na podstawie Umowy przyznania pomocy nr UM /11 na operację z zakresu małych projektów w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , zawartej w dniu we Wrocławiu. 1. Dane oferenta (nazwa, adres, tel., ).. 2. Opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w w.w. zapytaniu ofertowym. 3. Proponowana cena netto... zł, podatek VAT.. zł. Cena brutto.zł słownie.. w tym: - jednorazowa opłata za pakiet w tym dożywotnia opłata licencyjna netto.; brutto - kwotę miesięcznego abonamentu netto.; brutto W załączeniu: 1) kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego oferenta do występowania w obrocie prawnym (potwierdzona za zgodność z oryginałem przez zleceniobiorcę) dotyczy usług i robót budowlanych. 2) zaświadczenie z GIODO w zakresie dokonanego przez oferenta zgłoszenia co najmniej jednego zbioru przetwarzania danych osobowych zarejestrowanych numerów telefonów komórkowych turystów lub mieszkańców w systemie informatycznym do GIODO w zakresie wysyłania wiadomości SMS 3) zaświadczenie z GIODO lub oświadczenie oferenta o zachowaniu przepisów Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, 4) Referencje oferenta z co najmniej dwóch Gmin o liczbie ludności nie mniej niż mieszkańców, w których dany system funkcjonuje; przedstawione referencje muszą wskazywać m.in. na możliwości wysyłania komunikatów SMS do zarejestrowanych grup za pomocą telefonu komórkowego, 5) Oświadczenia oferenta w zakresie: - świadczenia usług zgodnie z obowiązującą ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, - świadczenia usług zgodnie z prawem telekomunikacyjnym i regulaminami świadczenia usług telekomunikacyjnych przez operatorów telefonii komórkowej w Polsce, - iż serwery mieszczą się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, - iż istnieje możliwość wysłania komunikatu SMS za pomocą dwóch i więcej operatorów telefonii komórkowej w Polsce, 4

5 -iż oferent zapewni utrzymanie ciągłości pracy poprzez redundantność, niezależne źródła zasilania, systemu UPS, agregaty prądotwórcze, równoległe serwery automatycznie przełączane w przypadku jakiejkolwiek usterki,. (data i czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania oferenta) 5