Zapytanie ofertowe dotyczy zakupu magazynowego systemu informatycznego (WMS)

Transkrypt

1 Pyskowice, r. Polmarkus Sp. z o.o. ul. Wyszyńskiego Pyskowice tel. +48/ faks: +48/ biuro@polmarkus.com.pl strona internetowa: Zapytanie ofertowe dotyczy zakupu magazynowego systemu informatycznego (WMS) I ZAMAWIAJĄCY Polmarkus Sp. z o.o. ul. Wyszyńskiego 62, Pyskowice NIP: , REGON: , KRS: II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Kod CPV: Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 1. Przedmiotem zamówienia jest magazynowego systemu informatycznego (WMS) wraz z montażem, pierwszym uruchomieniem, instalacją oraz instruktażem, w ramach projektu Wdrożenie innowacyjnych systemów ICT optymalizujących procesy biznesowe, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego Działanie 3.3. Technologie informacyjnokomunikacyjne w działalności gospodarczej. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Innowacyjność systemu WMS musi wynikać z możliwości obsługi dostaw w oparciu o kody kreskowe w standardzie GS1 pozwalającym na globalną identyfikację wszystkich jednostek handlowych oraz podmiotów uczestniczących w procesie logistycznym. Unikatowość systemu WMS musi wynikać z możliwości przyjmowania i wydawania tego samego rodzaju towaru w różnych jednostkach (sztuka, litr, kilogram), rozważania (pomniejszania) opakowań zbiorczych na mniejsze opakowania handlowe jednakowo identyfikowanych za pomocą kodu SSCC, rejestrowania obrotu opakowaniami zwrotnymi, kaucjonowanymi, paletami na oddziałach oraz obsługi sprzedaży paragonowej umożliwiającej automatyczne rozliczanie stanu magazynu. Wyjątkową cechę systemu WMS musi stanowić sposób kompletowania zamówienia do wysyłki uwzględniający dostosowywanie kolejki wydawanych towarów do odpowiednich grup kontrahentów i ich wymagań dotyczących realizacji zamówień oraz definiowanie kartotek towarów i grup

2 towarowych, ich warunków składowania umożliwiający przyjmowanie towarów do odpowiedniego magazynu. System WMS dostępny na urządzenia stacjonarne musi być dostosowany do osób niedowidzących poprzez możliwość dostosowania rozmiaru i rodzaju czcionki do każdego z użytkowników. Wszystkie tabele i wykazy umieszczone w systemie mają informować tytułem co przedstawiają, co sprawi, że będą zrozumiałe dla wszystkich użytkowników systemu. Oprogramowanie systemu WMS musi być dostępne na urządzenia stacjonarne oraz mobilne. System WMS musi posiadać funkcjonalności nie gorsze niż: - definiowanie i oznakowanie kodem kreskowym magazynów oraz warunków składowania produktów (temperatura, data przydatności), dzięki którym będzie możliwe przypisywanie palet z towarami do odpowiednich magazynów oraz lokalizacji magazynowych; - składowanie towarów na jednostkach logistycznych, na podstawie których będzie możliwe prowadzenie ewidencji opakowań zwrotnych, kaucjonowanych oraz palet, opartej o proces przyjęcia wewnętrznego i zewnętrznego towaru lub proces wydania towaru z magazynu; zarządzanie stanem jednostek logistycznych na magazynie, wyliczanie pojemności poszczególnych palet z towarem; - definiowanie kartotek towarów i grup towarowych, ich warunków składowania, w odpowiednim magazynie oraz lokalizacji magazynowej; - definiowanie kartotek kontrahentów, kilku miejsc dostawy towaru, preferencji co do przewożenia towarów na palecie, okresu dostawy towaru; - zarządzanie zamówieniami oraz pracą magazynierów - kolejkowanie zamówień dostosowywanych do odpowiednich grup kontrahentów i ich wymagań dotyczących realizacji zamówień; - zarządzanie blokadami towarów, grup towarów, partii, jednostek logistycznych oraz lokalizacji magazynowych; - zadania imperatywne - przesunięcie oznaczonej kodem SSCC jednostki logistycznej na inną lokalizację; - przesunięcie towaru pomiędzy lokalizacjami realizowany w trybie zleceniowym lub po wygenerowaniu zadania na zatowarowanie; oraz w trybie ad hoc gdy wyniknie potrzeba przesunięcia towaru; - wykonywanie rozchodów wewnętrznych wynikających z uszkodzenia lub braku towaru, oraz do przygotowania odpowiedniej dokumentacji rozchodu wyjaśniającej jego przyczynę (dokument strat); - przyjmowanie wewnętrzne towaru na stan magazynowy; przygotowywanie dokumentacji przychodu (dokument nadwyżek); - przygotowywanie dokumentów rozchodowo-przychodowych w przypadku zmiany indeksów towaru ze zwykłych na indeksy promocyjne lub w przypadku zmiany rozważenia towaru; - przyjmowanie zewnętrzne zamówionych towarów na stan magazynowy oraz w przypadku przyjęcia niezamówionych towarów dający możliwość zablokowania takiego towaru w systemie; weryfikacja dokumentów dostawy, listów przewozowych, faktur, atestów, przyjęcia i wydawania opakowań, gratisów; - wydanie zewnętrzne - przygotowanie zamówienia w odniesieniu do dat przydatności oraz kolejki wydawania towarów z magazynu lub salonu firmowego oraz obsługa

3 sprzedaży paragonowej umożliwiająca rozliczanie stanu magazynu, wydanie zamówienia, przygotowanie dokumentacji wydania towaru; - inwentaryzację towarów znajdujących się na stanie magazynów, weryfikacje nadwyżek oraz niedoborów produktów z uwzględnieniem możliwości przeprowadzenia inwentaryzacji jednego magazynu, grupy towarów, lokalizacji magazynowych, przygotowanie raportu rozbieżności oraz rozliczenie interwencji. III TRYB ZAMÓWIENIA 1. Niniejsze zapytanie ofertowe zostaje przeprowadzone zgodnie z zachowaniem zasady konkurencyjności, efektywności, jawności, przejrzystości, równego dostępu oraz zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Zamawiający dołoży wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn. 4. O wprowadzonych zmianach do niniejszego zapytania ofertowego Zamawiający poinformuje Oferentów poprzez zamieszczenie informacji na stronie internetowej. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia z zapytaniem dotyczącym dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień. 6. W sytuacji dokonania wyboru lub też zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru lub też unieważnienia postępowania Zamawiający zamieści stosowną informację na swojej stronie internetowej. 7. Złożenie oferty przez Oferenta nie stanowi zawarcia umowy. 8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzania części lub całości prac podwykonawcom. IV TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do r. V OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien przesłać przygotowaną ofertę na wzorze formularza oferty oraz Oświadczenie o braku powiązania osobowego lub/i kapitałowego stanowiące Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego oraz Oświadczenie potwierdzające realizację projektów stanowiące Załącznik nr 2 Oferta powinna: - zawierać cenę netto, wartość VAT i cenę brutto wyrażone w polskich złotych (PLN) - posiadać datę sporządzenia, - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer NIP, - być podpisana czytelnie przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy.

4 VI MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta musi być przesłana za pośrednictwem: - poczty elektronicznej na adres: przetargi@polmarkus.com.pl; w terminie 7 dni należy dostarczyć oryginał oferty pocztą, kurierem, osobiście; lub - pocztą na adres: ul. Wyszyńskiego 62, Pyskowice; lub - kurierem na adres: ul. Wyszyńskiego 62, Pyskowice; lub - dostarczona osobiście na adres: ul. Wyszyńskiego 62, Pyskowice; Oferta musi być dostarczona do dnia r. VII OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1. Kryteria dopuszczające: - Oferent zrealizował co najmniej 4 projekty informatyczne dla firm dystrybucyjnohandlowych o średniej liczbie użytkowników powyżej 50, które poświadcza poprzez załączenie do oferty załącznika nr 2 Oświadczenie potwierdzające realizacje projektów 2. Kryteria punktowane: - Cena wyliczana według następującego wzoru: Cena = najniższa oferowana cena netto (w zł) cena netto badanej oferty (w zł) x 100pkt - Okres gwarancji: udzielany na 12 miesięcy - 25 pkt poniżej 12 miesięcy lub brak gwarancji - 0 pkt - Termin wykonania zamówienia od momentu podpisania umowy do 6 miesięcy - 25 pkt do 9 miesięcy - 20 pkt do 12 miesięcy - 15 pkt - Serwis systemu jako czas reakcji na zgłoszoną awarię techniczną systemu do 8 h 25 pkt do 12 h 15 pkt do 24 h 5 pkt powyżej 24 h 0 pkt Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. VIII INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem w zakładce Przetargi.

5 1. Za termin dostarczenia oferty przyjmuje się dzień wpłynięcia oferty do siedziby firmy Polmarkus Sp. z o.o., ul. Wyszyńskiego 62, Pyskowice. 2. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu r., a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony tego samego dnia w siedzibie Polmarkus Sp. z o.o. oraz na stronie internetowej pod adresem w zakładce Przetargi. 3. Wyniki przeprowadzonego zapytania ofertowego zostaną przesłane do siedziby Oferenta. 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 7. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: w zakładce Przetargi. IX INFORMACJE DODATKOWE Dodatkowych informacji udziela Piotr Dziekiewicz pod numerem telefonu oraz adresem piotrdziekiewicz@polmarkus.com.pl X ZAŁĄCZNIKI 1. Wzór formularza ofertowego oraz Oświadczenie o braku powiązania osobowego i/lub kapitałowego 2. Oświadczenie potwierdzające realizacje projektów