Procedura zarządzania Funduszem Spójności R E G U L A M I N. w Jednostce Realizującej Projekt

Transkrypt

1 Procedura zarządzania Funduszem Spójności Organizacja przetargów Projekt Nr Ref. 2004/PL/16/C/PE/011 Gospodarka wodno - ściekowa w Mysłowicach Nr procedury: Rozdział: Strona/liczba stron Załącznik Nr 2 do P-3 Organizacja przetargów 1/11 R E G U L A M I N dotyczący postępowań o udzielenie zamówień publicznych w tym wewnętrznych regulacji określających organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków komisji przetargowej w Jednostce Realizującej Projekt Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. w Mysłowicach Regulamin obowiązuje od dnia r. Dokument stanowi własność Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o., w Mysłowicach. Dokument jest aktualizowany, podlega ewidencji i obowiązuje do uŝytku wewnętrznego.

2 Rozdział I Przepisy ogólne Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień na roboty budowlane, dostawy lub usługi realizowane w ramach Projektu Funduszu Spójności Nr 2004/PL/16/C/PE/011. Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się do zamówień określonych w 1, jeŝeli wartość zamówienia przekracza wyraŝoną w złotych równowartość kwoty euro Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Kierownik Zamawiającego. Udzielenie zamówienia winno być dokonane po wyborze najkorzystniejszej oferty. 1. Udzielenie zamówienia poprzedzone jest postępowaniem prowadzonym w jednym z niŝej wymienionych trybów: - przetarg nieograniczony; - przetarg ograniczony. - negocjacje z ogłoszeniem; - dialog konkurencyjny; - negocjacje bez ogłoszenia; - zamówienia z wolnej ręki; - zapytania o cenę; - licytacji elektronicznej 4 5 tylko w przypadkach określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. Rozdział II Komisja Przetargowa 1. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, którego wartość przekracza wyraŝoną w złotych równowartość kwoty euro, Kierownik Zamawiającego (Prezes MPWiK Spółka z o.o. MAO) powołuje Komisję Przetargową. 2. JeŜeli wartość zamówienia nie przekracza w złotych równowartości kwoty wymienionej w pkt. 1 Kierownik Zamawiającego/ MAO moŝe powołać Komisję Przetargową. 3. Przewodniczącego oraz członków Komisji przetargowej powołuje i odwołuje Kierownik Zamawiającego/ MAO, w drodze decyzji Wzór decyzji określa załącznik Nr 1 do Regulaminu.

3 Organizację, skład, tryb pracy, zakres obowiązków członków Komisji Przetargowej powołanej przez Prezesa Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. w Mysłowicach, oraz działania związane z dokonywaniem czynności przez tę komisję w przypadku wnoszenia środków ochrony prawnej, reguluje Regulamin organizacji, składu, trybu pracy, zakresu obowiązków członków komisji przetargowej stanowiący załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu. 7 Rozdział III Sposób postępowania w sprawach udzielania zamówień publicznych 1. Realizacja postępowań o udzielenie zamówień publicznych wynika z zatwierdzonego przez Kierownika Zamawiającego/ MAO i IPZ II (NFOSiGW) Harmonogramu rzeczowo - finansowego dla Projektu. 2. W przypadkach przewidzianych ustawą, Kierownik JRP występuje do Kierownika Zamawiającego/ MAO o przekazanie Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich lub zamieszczenie na własnej stronie internetowej w miejscu wyodrębnionym dla zamówień, wstępnego ogłoszenia informacyjnego o planowanych w ciągu następnych 12 miesięcy zamówieniach i umowach ramowych, których wartość: 8 a) robót budowlanych jest równa lub przekracza kwotę określoną w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust. 8 ustawy, od której jest uzaleŝniony obowiązek przekazywania ogłoszeń o zamówieniach na roboty budowlane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich; b) zsumowana dla dostaw o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, w ramach danej grupy określonej w rozporządzeniu (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień CPV (Dz. Urz. WE L 340 z , str , Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 6, t. 7, str. 3, z późn. zm.)), zwanym dalej Wspólnym Słownikiem Zamówień, jest równa lub przekracza wyraŝoną w złotych równowartość kwoty euro; c) zsumowana dla usług o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, w ramach kategorii 1-16 określonej w załączniku nr 3 do Wspólnego Słownika Zamówień, jest równa lub przekracza wyraŝoną w złotych równowartość kwoty euro. 1. W oparciu o Harmonogram Rzeczowo-Finansowy Kierownik Zamawiającego/ MAO występuje z wnioskiem o oszacowanie wartości zamówienia dla zadania przewidzianego w Harmonogramie. Oszacowania wartości zamówienia dokonuje Zespół wyznaczony przez Kierownika Zamawiającego/ MAO, pod nadzorem MenedŜera Podzespołu ds. Obsługi Finansowej Głównego Księgowego Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

4 10 1. Po określeniu wartości zamówienia Kierownik Zamawiającego/ MAO występuje z Wnioskiem o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Wniosek kierowany jest do Jednostki Realizującej Projekt - Podzespołu ds. Obsługi Prawno-Organizacyjnej. 3. Wzór wniosku zawiera załącznik nr 3 do Regulaminu Na podstawie Wniosku o rozpoczęcie postępowania, o którym mowa w 10 : a) opracowywana jest niezbędna dokumentacja przetargowa tj. SIWZ, wzór umowy i ogłoszenia o zamówieniu. Dokumenty opracowuje, w zaleŝności od rodzaju zamówienia, Podzespół ds. Obsługi Finansowej, Prawno-Organizacyjnej i Technicznej. b) MenedŜer Podzespołu ds. Obsługi Prawno-Organizacyjnej występuje z Wnioskiem do Kierownika Zamawiającego/ MAO o powołanie Komisji Przetargowej 2. Wzór wniosku, o którym mowa w pkt.1 b) stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu. 1. Dokumentacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówień publicznych podlega sprawdzeniu i akceptacji przez Kierownika JRP. 2. Zaakceptowana przez Kierownika JRP dokumentacja przedkładana jest do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego/ MAO Zatwierdzone dokumenty przesyłane są do weryfikacji do IPZ II (NFOŚiGW). 1. Na podstawie złoŝonego wniosku, o którym mowa w 9 oraz przedłoŝonej dokumentacji przetargowej Komisja Przetargowa, jako zespół pomocniczy Kierownika Zamawiającego/ MAO, analizuje zaakceptowane przez IPZ II dokumenty i przedkłada do zatwierdzenia: 13 a) wniosek do Kierownika Zamawiającego/ MAO o zatwierdzenie postępowania, b) specyfikację istotnych warunków zamówienia, c) oraz, w zaleŝności od wybranego trybu postępowania: - ogłoszenie o przetargu nieograniczonym, - ogłoszenie o przetargu ograniczonym, - ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, - ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w trybie dialogu konkurencyjnego; - zaproszenie do udziału w trybie negocjacji bez ogłoszenia - zaproszenie do udziału w trybie zapytania o cenę, - zaproszenie do rokowań przy udzieleniu zamówienia w trybie z wolnej ręki. 2. Wymieniony w pkt.1.a) wniosek zawiera: a) opis przedmiotu zamówienia,

5 b) rodzaj zamówienia ( roboty budowlane, usługi lub dostawy) oraz oznaczenie numeryczne ze Wspólnego Słownika Zamówień, c) szacunkową wartość zamówienia, z podaniem daty jej oszacowania, d) wskazanie osoby odpowiedzialnej za oszacowanie wartości zamówienia, e) proponowany tryb, w jakim planuje się udzielenie zamówienia wraz z uzasadnieniem jego wyboru, f) proponowany termin wykonania zamówienia, g) opis proponowanych warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków; h) proponowane kryteria i ich znaczenie, według których dokonywana będzie ocena ofert, i) proponowana procentowa wysokość wadium, j) deklarację o posiadaniu środków finansowych jakie zamawiający moŝe przeznaczyć na finansowanie zamówienia, zgodnie z planem finansowym na dany rok kalendarzowy. 3. Wzór wniosku stanowi Załącznik Nr 5 do Regulaminu. 1. Po zaakceptowaniu dokumentów przetargowych wysyłane jest ogłoszenie o zamówieniu do Biuletynu Zamówień Publicznych lub do Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich, w zaleŝności od wartości zamówienia, drogą elektroniczna, faksem lub w trybie on-line. 2. Ogłoszenie zamieszczane jest w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego i na stronie internetowej niezwłocznie (w tym samym dniu) po przekazaniu do Biuletynu Zamówień Publicznych lub do Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich. 3. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia udostępnia się na stronie internetowej w dniu przekazania ogłoszenia o zamówieniu, a najpóźniej dnia następnego w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich. Specyfikacja udostępniana jest nieodpłatnie. 4. Ostateczna wersja zatwierdzonych przez MAO/ Kierownika Zamawiającego dokumentów (oryginały) tj. SIWZ i ogłoszenia przesyłana jest niezwłocznie do IPZ II. 14 Rozdział IV Dokumentacja dotycząca postępowań o udzielenie zamówienia Za prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przetargowej odpowiedzialny jest Sekretarz Komisji Przetargowej, natomiast za przygotowanie części merytorycznej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj. szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, wyznaczenia terminu realizacji zamówienia, obliczeń dotyczących wartości szacunkowej zamówienia, kryteriów oceny ofert oraz wzoru umowy, odpowiada wyznaczona przez Kierownika JRP osoba/y. 15

6 Dokumenty przechowywane są przez okres 4 lat od daty zakończenia postępowania, a w szczególności protokołu z załącznikami oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz ofert. Po upływie tego okresu kompletna dokumentacja postępowania o zamówienie publiczne będzie przekazywana do archiwum. 16 Rozdział V Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych i przepisy wykonawcze do tej ustawy. Regulamin wchodzi w Ŝycie z dniem określonym w zarządzeniu Prezesa Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. w Mysłowicach, dotyczącym wejścia w Ŝycie niniejszego Regulaminu Załączniki: 1. Wzór Decyzji Kierownika Zamawiającego - Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Mysłowicach Spółka z o.o. w sprawie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Wzór wniosku o oszacowanie wartości zamówienia. 3. Wzór wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia. 4. Wzór wniosku o powołanie komisji przetargowej. 5. Wzór wniosku do MAO/Kierownika Zamawiającego o zatwierdzenie postępowania. 6. Regulamin organizacji, składu, trybu pracy, zakresu obowiązków członków komisji przetargowej.

7 D E C Y Z J A nr Załącznik Nr 1 Do Regulaminu z dnia. Kierownika Zamawiającego - Prezesa Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Mysłowicach w sprawie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie: Celem przeprowadzenia postępowania na udzielenie zamówienia w trybie na:... Powołuję Komisję Przetargową w składzie: 1... przewodniczący 2... sekretarz 3... członek 4... członek 5... członek 2 Zadaniem Komisji jest przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w oparciu o Regulamin organizacji, składu, trybu pracy, zakresu obowiązków członków komisji przetargowej oraz Regulamin dotyczący postępowań o udzielanie zamówień publicznych w MPWiK w Mysłowicach. 3 Komisja rozpocznie prace z dniem powołania, a zakończy z dniem podpisania umowy. 4 UpowaŜniam Przewodniczącego Komisji do zasięgania opinii ekspertów w ramach konsultacji w szczególnych przypadkach. 5 Ogłoszenie wyników przetargu nastąpi po ich zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego. 6 Zobowiązuję Komisję do zachowania pełnej tajności prac i sporządzanego protokołu. 7 Decyzja wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.

8 Wniosek o oszacowanie wartości zamówienia Załącznik nr 2 Do Regulaminu Mysłowice, dnia r. Prezes Zarządu Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. w Mysłowicach Podzespół ds.. w miejscu Wnioskuję o oszacowanie wartości zamówienia na:. 1. Rodzaj zamówienia: roboty budowlane, dostawy, usługi* Wspólny Słownik Zamówień:.. 2. Imię i nazwisko oraz stanowisko słuŝbowe osoby odpowiedzialnej za oszacowanie wartości zamówienia:.. 3. Planowany termin realizacji zamówienia do dnia:. 4. Proponowane kryteria, według których dokonana będzie ocena ofert oraz ich znaczenie: Kierownik Zamawiającego * niepotrzebne skreślić

9 Kierownik Zamawiającego: Prezes Zarządu Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Wniosek o rozpoczęcie postępowania Załącznik Nr 3 Do Regulaminu Mysłowice, dnia...r. Jednostka Realizująca Projekt Podzespół ds. Obsługi Prawno-Organizacyjnej w miejscu Wnioskuję o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia, jak niŝej (nazwa i skrócony opis zamówienia): Rodzaj zamówienia: roboty budowlane*, dostawy*, usługi* Wspólny Słownik Zamówień: Szacunkowa wartość zamówienia, z podaniem daty jej oszacowania; (netto w PLN, co stanowi równowartość EUR przyjęto wartość 1 EUR = PLN) Określenie trybu zamówienia Imię i nazwisko oraz stanowisko słuŝbowe osoby odpowiedzialnej za oszacowanie wartości zamówienia: Wartość zamówienia oszacowano na podstawie: Planowany termin realizacji zamówienia: Proponowane kryteria, według których dokonana będzie ocena ofert oraz ich znaczenie: Na zadanie, o którym mowa wyŝej zabezpieczono środki na kwotę.... * niepotrzebne skreślić... Składający wniosek (data i podpis)

10 Wniosek o powołanie Komisji Przetargowej Załącznik nr 4 Do Regulaminu Wnioskujący: Mysłowice, dnia... r. Kierownik Zamawiającego Prezes Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w/m Dot.: powołania komisji przetargowej W związku z koniecznością przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie :... zwracam się z prośbą o powołanie komisji przetargowej, celem przygotowania i przeprowadzenia niniejszego postępowania. Proponuję następujący skład Komisji: 1. Przewodniczący Komisji., 2. Z ca Przewodniczącego Komisji.., 3. Członek Komisji., 4. Członek Komisji., 5. Sekretarz Komisji, Data i podpis Wnioskującego

11 Załącznik Nr 5 Do Regulaminu Mysłowice, dnia... Wniosek Komisji Przetargowej o zatwierdzenie postępowania Prezes Zarządu MPWiK sp. z o.o. w Mysłowicach Komisja Przetargowa, którą powołano Decyzją. Prezesa Zarządu MPWiK Sp. z o.o. w Mysłowicach z dnia... proponuje przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie (nazwa zamówienia):.. 1. Rodzaj zamówienia: roboty budowlane*, dostawy*, usługi* Wspólny Słownik Zamówień: Szacunkową wartość zamówienia na kwotę netto.. ustalono w dniu. przez. 3. Proponuje się udzielenie zamówienia w trybie. Uzasadnienie: Proponowany termin wykonania zamówienia: Proponowane warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: - sytuacja podmiotowa wykonawców: zdolność ekonomiczna i finansowa: zdolność techniczna: Proponowane kryteria, według których dokonana będzie ocena ofert oraz ich znaczenie:...

12 Proponowana wysokość wadium:.. 8. Na zadanie, o którym mowa wyŝej zabezpieczono środki na kwotę... Jednocześnie komisja przedkłada do zatwierdzenia: 1. Specyfikację istotnych warunków zamówienia. 2. Ogłoszenie o zamówieniu. Podpisy członków Komisji Przetargowej: Przewodniczący:. Z-ca Przewodniczącego: Sekretarz Komisji:... Członek: Członek: Zatwierdzam postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego:... (Data i podpis Kierownika Zamawiającego)