Redaktor naczelna Ewa Ziętek-Maciejczyk. Redaktor merytoryczny Grzegorz Herc. Redaktor techniczno-graficzny Małgorzata Klimkiewicz

Transkrypt

1

2 Redaktor naczelna Ewa Ziętek-Maciejczyk Redaktor merytoryczny Grzegorz Herc Redaktor techniczno-graficzny Małgorzata Klimkiewicz Projekt okładki Małgorzata Klimkiewicz Korekta Nina Anusik Fotoskład własny Grupa Wydawnicza INFOR S.A Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. (0-22) Biuro Handlu Marki, ul. Okólna 40 tel. (0-22) , fax (0-22) Biuro Obsługi Klienta tel. (0-22) , fax (0-22) (32) infolinia: Copyright by Grupa Wydawnicza INFOR S.A. Warszawa 2007 Publikacja jest chroniona przepisami prawa autorskiego. Wykonywanie kserokopii bądź powielanie inną metodą oraz rozpowszechnianie bez zgody Wydawcy w całości lub części jest zabronione i podlega odpowiedzialności karnej. ISBN

3 Spis treści Wstęp Wykaz skrótów Zakres podmiotowy i przedmiotowy zastosowania zamówień publicznych informacje ogólne Komisja przetargowa Powołanie komisji przetargowej Forma powołania komisji i zakres jej działania Skład komisji przetargowej Regulamin komisji przetargowej Opis przedmiotu zamówienia Informacje ogólne Opis przedmiotu zamówienia na dostawy lub usługi Zakaz używania znaków towarowych, patentów lub pochodzenia Opis przedmiotu zamówienia za pomocą norm i odstępstwa od tej zasady Wspólny Słownik Zamówień Opis przedmiotu zamówienia na roboty budowlane Specyfikacja istotnych warunków zamówienia Obowiązek sporządzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia Specyfikacja na stronie internetowej Elementy specyfikacji Wyjaśnianie i modyfikacja specyfikacji Formularz oferty Warunki udziału w postępowaniu Zawiadomienia do Prezesa UZP Zawiadomienie o wszczęciu postępowania Zawiadomienie o ustanowieniu dynamicznego systemu zakupów/zawarciu umowy ramowej na okres dłuższy niż 4 lata Dynamiczny system zakupów Umowa ramowa Oświadczenia lub dokumenty w postępowaniu o udzielenie zamówienia Informacje ogólne Uzupełnianie oświadczeń lub dokumentów Wyjaśnianie oświadczeń lub dokumentów Wykluczenie wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

4 SPIS TREŚCI 7.1. Przesłanki wykluczenia Zawiadomienie o wykluczeniu z postępowania Wybór najkorzystniejszej oferty i obowiązki z nim związane Wybór najkorzystniejszej oferty Odrzucenie ofert Wykluczenie Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Przesłanki unieważnienia Zawiadomienie o unieważnieniu postępowania Protest Przedmiot protestu i termin na jego wniesienie Postępowanie toczące się w wyniku wniesienia protestu Rozstrzygnięcie protestu Zawarcie umowy przed ostatecznym rozstrzygnięciem protestu Odwołanie Informacje ogólne Wezwanie do wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym Skarga Umowa w sprawie zamówienia publicznego Przedmiot, forma i termin zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Elementy umowy Zawiadomienie o zamiarze zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na okres dłuższy niż 4 lata Zmiana umowy Wypowiedzenie umowy Kontrola uprzednia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Informacje ogólne Zalecenia pokontrolne Zastrzeżenia do zaleceń pokontrolnych

5 Wstęp Opracowanie to jest kompendium wiedzy z zakresu zamówień publicznych, w szczególności dotyczącej sporządzania dokumentacji niezbędnej podczas udzielania zamówień publicznych. Sektor publiczny jest w Polsce największym odbiorcą towarów i usług. Efektywne wydatkowanie środków publicznych wymaga stosowania przejrzystych procedur udzielania zamówień publicznych, które zapewniają bezpieczeństwo gospodarowania tymi środkami. Dlatego też publikacja ta jest cennym źródłem informacji przede wszystkim dla zamawiających sektora finansów publicznych, a więc jednostek samorządu terytorialnego, administracji rządowej, szkół i szpitali. Zawarte w niej zagadnienia będą także pomocne dla wykonawców uczestniczących w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, ułatwiając im weryfikację prawidłowości działań zamawiającego. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający ma do dokonania wiele czynności wymaganych prawem. Niezbędna jest do tego nie tylko teoretyczna wiedza na temat systemu zamówień publicznych, ale przede wszystkim posiadanie umiejętności zastosowania tej wiedzy w praktyce poprzez sporządzanie w sposób prawidłowy pod względem formalno-prawnym różnych dokumentów w szerokim tego słowa znaczeniu. Publikacja zawiera instrukcje mające ułatwić zamawiającemu korzystanie z przysługujących mu uprawnień oraz wywiązywanie się z nałożonych na niego obowiązków w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Poparte są one licznymi wzorami dokumentów, wezwań, zawiadomień i wniosków, przewidzianych do sporządzenia na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz ze zm.). Stan prawny publikacji uwzględnia zmiany wprowadzone ustawą z dnia 13 kwietnia 2007 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, które dotyczą postępowań wszczętych po jej wejściu w życie*. * W momencie oddawania publikacji do druku ustawa nie została jeszcze ogłoszona w Dzienniku Ustaw. Większość zmian ma wejść w życie po upływie 30 dni od jej ogłoszenia. 5

6 INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA DOKUMENTACJI DO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Niezwykle cennym elementem publikacji są także aktualne orzeczenia zespołów arbitrów rozpoznających odwołania od rozstrzygnięć zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Dzięki przedstawionym wzorom i komentarzom do nich udzielanie zamówień będzie z całą pewnością mniej skomplikowane i pomoże uniknąć najczęściej popełnianych błędów. Wykaz skrótów art. artykuł Dz.U. Dziennik Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej k.c. ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) k.p.c. ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. Nr 43, poz. 296 ze zm.) nowelizacja pzp z 13 kwietnia 2007 r. ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw pkt punkt pzp ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz ze zm.) sygn. sygnatura ust. ustęp UZP Urząd Zamówień Publicznych zm. zmiany

7 1. Zakres podmiotowy i przedmiotowy zastosowania zamówień publicznych informacje ogólne Przepisy pzp mają zastosowanie do udzielania zamówień publicznych przez zamawiających wymienionych wyczerpująco w art. 3 ust. 1 pzp, do których zalicza się: jednostki sektora finansów publicznych (pkt 1), państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (pkt 2), tzw. podmioty prawa publicznego (pkt 3), związki jednostek sektora finansów publicznych i państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadajacych osobowości prawnej lub podmiotów prawa publicznego (pkt 3a), tzw. sektor użyteczności publicznej (pkt 4), podmioty, których zamówienia finansowane są w ponad 50% ze środków publicznych, a przedmiotem zamówienia są określonego rodzaju roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej euro (pkt 5), podmioty (inne niż jednostki sektora finansów publicznych i państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej), jeżeli zamówienie jest finansowane z udziałem środków, których przyznanie jest uzależnione od zastosowania procedury udzielenia zamówienia określonej w pzp (pkt 6), koncesjonariuszy, tj. podmioty, którym udzielono koncesji na roboty budowlane, w zakresie, w jakim udzielają zamówienia w celu jej wykonywania (pkt 7). Zamówienia publiczne to umowy odpłatne zawierane pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są: dostawy nabywanie rzeczy (przedmiotów materialnych), praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, roboty budowlane wykonywanie robót budowlanych w rozumieniu Prawa budowlanego (jakichkolwiek pojedynczych prac zaliczanych do robót albo wykonywanie obiektu budowlanego będącego efektem wielu połączonych robót budowlanych), zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych lub też realizacja obiektu budowlanego za pomocą dowolnych środków zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego (np. usługi deweloperskie), 7

8 INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA DOKUMENTACJI DO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH usługi wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy. W odniesieniu do usług należy wspomnieć, że wyróżnia się ich dwie podstawowe grupy: usługi priorytetowe, w odniesieniu do których mają zastosowanie wszystkie przepisy pzp (np. usługi informatyczne, kredytu, lotnicze), usługi niepriorytetowe, wymienione w art. 5 ust. 1 pzp, do których mają zastosowanie tylko niektóre przepisy pzp (np. usługi prawnicze, hotelarskie, szkoleniowe, zdrowotne). Z powyższego wynika, że obowiązek stosowania pzp powstaje w przypadku łącznego spełnienia następujących okoliczności: zamówienie jest udzielane przez podmiot określony w art. 3 ust. 1 pzp, przedmiotem zamówienia są usługi, dostawy lub roboty budowlane, zamówienie ma charakter umowy odpłatnej. Nie podlegają zatem przepisom pzp przypadki, w których zamawiający nabywa dostawy, usługi lub roboty budowlane na innej podstawie niż odpłatna umowa cywilnoprawna. Nie mamy też do czynienia z zamówieniem publicznym, gdy podstawą nabycia jest na przykład decyzja administracyjna, porozumienie administracyjne czy też wyrok sądu. Obowiązek stosowania pzp jest ponadto wyłączony w przypadku udzielania zamówień wymienionych w art. 4 pzp.

9 2. Komisja przetargowa Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym w szczególności do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. Mogą jej zostać powierzone również inne czynności w postępowaniu oraz związane z przygotowaniem postępowania. Do najistotniejszych zadań komisji przetargowej należy występowanie z wnioskiem o unieważnienie postępowania oraz przedstawianie kierownikowi zamawiającego propozycji: wykluczenia wykonawcy z postępowania, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty Powołanie komisji przetargowej Forma powołania komisji i zakres jej działania Komisję przetargową powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego. Nie ma on obowiązku powołania komisji przetargowej w każdym postępowaniu. Obowiązek ten zależy od wartości zamówienia. Komisja przetargowa może mieć charakter stały (do przeprowadzenia wszystkich lub niektórych postępowań) lub doraźny (do przygotowania i przeprowadzenia danego postępowania). Jest ona powoływana najczęściej w drodze zarządzenia, uchwały lub decyzji kierownika zamawiającego. Forma aktu powołania jest uzależniona od statusu formalno-prawnego zamawiającego Skład komisji przetargowej Komisja przetargowa składa się z co najmniej 3 osób. Nie jest wymagane, aby członkami komisji byli wyłącznie pracownicy zamawiającego. Mogą to być np. osoby, które mają zawartą z zamawiającym umowę zlecenia. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, komisja przetargowa może liczyć więcej członków w zależności od specyfiki przedmiotu zamówienia publicznego. 9

10 INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA DOKUMENTACJI DO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Od członków komisji przetargowej nie jest wymagane posiadanie jakiejś szczególnej wiedzy. Wskazane jest jednak, aby posiadali oni co najmniej podstawową znajomość pzp. Większe wymagania (np. posiadanie doświadczenia w zamówieniach publicznych) powinny być postawione przewodniczącemu komisji i sekretarzowi z uwagi na pełnione przez nich funkcje. Wzór decyzji/zarządzenia/uchwały* w sprawie powołania komisji przetargowej WZÓR 1 DECYZJA/ZARZĄDZENIE/UCHWAŁA* W SPRAWIE POWOŁANIA KOMISJI PRZETARGOWEJ z dnia. Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz ze zm.) zarządza się, co następuje: 1. Powołuję z dniem... komisję przetargową.. (wskazać charakter komisji: stały albo doraźny) do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego/do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego* na..... (nazwa przedmiotu zamówienia) w składzie: 1)... przewodniczący komisji, (imię i nazwisko) 2)... członek komisji sekretarz, (imię i nazwisko) 3)... członek komisji. (imię i nazwisko) 2. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności: 1) nadzór nad przebiegiem oceny ofert przez członków komisji przetargowej, 2) dokonanie badania i oceny merytorycznej ofert. 3. Do zadań sekretarza należy w szczególności: 1) przygotowanie projektów wniosków, ogłoszeń i pism niezbędnych do przygotowania lub przeprowadzenia postępowania, 10

11 KOMISJA PRZETARGOWA 2) dokonanie oceny dokumentów załączonych przez wykonawców pod względem spełniania wymagań formalnych, 3) dokonanie badania i oceny merytorycznej ofert, 4) sporządzanie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Do zadań członka komisji przetargowej, innych niż wymienieni w 2 i 3, należy w szczególności: 1) dokonanie oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, 2) dokonanie badania i oceny merytorycznej ofert. 5. Szczegółowe zadania komisji przetargowej oraz tryb jej pracy określa regulamin pracy komisji przetargowej.. (podpis kierownika zamawiającego) * niepotrzebne skreślić 2.2. Regulamin komisji przetargowej W regulaminie pracy komisji przetargowej kierownik zamawiającego określa skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej. Regulamin jest aktem wewnętrznym zamawiającego, mającym zwykle formę zarządzenia lub uchwały. Zamawiający powinien tak ustalić zapisy regulaminu, aby zapewnić sprawność działania komisji przetargowej, indywidualizację odpowiedzialności jej członków oraz przejrzystość prac komisji. Indywidualizacja zadań członków komisji nie może jednak prowadzić do utraty przez komisję charakteru organu działającego zespołowo, mającego gwarantować bezstronność i obiektywizm postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Jednocześnie zapisy regulaminu nie mogą być sprzeczne z obowiązującym prawem. W pzp nie ma przepisów wyraźnie określających rolę poszczególnych członków komisji przetargowej. Zamawiający ma więc w tym zakresie swobodę działania, ale nie może zapominać o tym, że swoje podstawowe zadania komisja przetargowa musi wykonywać kolegialnie. Każdy członek komisji przetargowej dysponuje autonomią w zakresie podejmowania i wyrażania stanowisk oraz oświadczeń i opinii dotyczących 11

12 INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA DOKUMENTACJI DO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH przedmiotu jej pracy. Aby zapewnić bezstronność działań komisji, członkowie komisji mają obowiązek złożenia oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 pzp. Jeżeli zajdzie jedna z tych okoliczności, zamawiający wyłącza danego członka ze składu komisji przetargowej. Wzór regulaminu pracy komisji przetargowej WZÓR 2 REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ 1. Ustala się organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji powoływanej w postępowaniach/u o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych/m przez (oznaczenie zamawiającego) Komisję przetargową powołuje się (wskazać zakres działania komisji, np. przygotowanie i przeprowadzenie postępowania albo samo przeprowadzenie postępowania) 2. Komisja przetargowa składa się z co najmniej 3 osób. W skład komisji przetargowej wchodzą: 1) przewodniczący komisji... (imię i nazwisko) 2) członek komisji sekretarz... (imię i nazwisko) 3) członek komisji... (imię i nazwisko) Komisja przetargowa przystępuje do wykonywania czynności niezwłocznie po otrzymaniu decyzji o powołaniu komisji oraz materiałów umożliwiających przygotowanie projektów dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności wymaganych przepisami o zamówieniach publicznych. 2. Praca komisji przetargowej rozpoczyna się z chwilą (chwila ta jest uzależniona od zakresu umocowania komisji; należy wskazać, czy jest to chwila wpłynięcia do komisji np. wniosku kierownika zamawiającego o rozpoczęcie postępowania albo upływ terminu składania ofert) 12

13 KOMISJA PRZETARGOWA Komisja przetargowa obraduje na posiedzeniach, zwoływanych przez przewodniczącego komisji, w terminach zapewniających sprawny przebieg prac. 2. Z każdego posiedzenia komisji przetargowej sporządza się protokół Komisja przetargowa podejmuje rozstrzygnięcia w drodze uchwały. 2. W przypadku braku jednomyślności w sprawach objętych pracami komisji, rozstrzygnięcie spornej kwestii następuje w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów; w przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego komisji. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, członek komisji przetargowej: 1) nie może wstrzymać się od głosu; 2) może zgłosić pisemnie do protokołu zdanie odrębne, wskazując kwestionowane przez niego rozstrzygnięcie komisji przetargowej; zdanie odrębne wymaga uzasadnienia. 4. Czynności podejmowane przez komisję przetargową są skuteczne, jeżeli w posiedzeniu uczestniczy co najmniej połowa liczby członków komisji Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego wymaga wiadomości specjalnych, komisja przetargowa wnioskuje do kierownika zamawiającego o powołanie biegłych, wskazując osobę biegłego, oraz dołącza uzasadnienie wniosku. 2. Biegły, o którym mowa w ust. 1, jest zobowiązany złożyć oświadczenie zgodnie z art. 17 Prawa zamówień publicznych (pzp) Członkowie komisji przetargowej wykonują swoje zadania w sposób rzetelny i uczciwy, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 2. Komisja przetargowa... (wskazać zakres działania komisji) w szczególności: (wymienić zadania komisji przetargowej) 1)..., 2)..., 3)..., 3. Dokumenty sporządzone przez komisję przetargową wymagają zatwierdzenia przez kierownika zamawiającego. W przypadku braku zatwierdzenia czynności komisja przetargowa powtarza tę czynność, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych przepisami o zamówieniach publicznych. 13

14 INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA DOKUMENTACJI DO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W przypadku wystąpienia okoliczności skutkujących koniecznością unieważnienia postępowania, postępowanie unieważnia się. 4. Komisja przetargowa nie może ujawniać zawartych w ofertach informacji, stanowiących: 1) tajemnicę prawnie chronioną, w szczególności informacji niejawnych, chronionych danych osobowych, 2) tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Członkowie komisji przetargowej, po ujawnieniu wykonawców ubiegających się o zamówienie publiczne, składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 pzp, z zastrzeżeniem ust W przypadku ujawnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1, w toku postępowania o udzielenie zamówienia, członek komisji przetargowej niezwłocznie informuje o tym pisemnie przewodniczącego komisji przetargowej. 3. Przewodniczący komisji przetargowej informuje kierownika zamawiającego o okolicznościach, o których mowa w ust. 2, oraz o niewywiązywaniu się członka komisji przetargowej z obowiązków wynikających z przepisów pzp oraz postanowień niniejszego regulaminu. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, kierownik zamawiającego odwołuje członka komisji przetargowej. 5. Czynności komisji przetargowej, jeżeli zostały dokonane z udziałem członka, o którym mowa w ust. 2, podlegają powtórzeniu, z wyjątkiem czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych, które nie mają wpływu na wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; przepisu nie stosuje się, jeżeli postępowanie powinno zostać unieważnione. 6. Przepisy ust. 1 4 stosuje się odpowiednio do przewodniczącego komisji przetargowej. 7. Przepisy ust. 3 5 stosuje się odpowiednio, jeżeli członek komisji przetargowej zostanie wyłączony z powodu niezłożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, lub jeżeli złoży oświadczenie niezgodne z prawdą Pracami komisji przetargowej kieruje przewodniczący. 2. Do zadań przewodniczącego komisji przetargowej należy w szczególności: 1) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji przetargowej oraz ich prowadzenie, 14

15 KOMISJA PRZETARGOWA 2) podział obowiązków pomiędzy członków komisji przetargowej, 3) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 4) odebranie od członków komisji przetargowej oraz innych osób wykonujących czynności związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, oświadczeń, o których mowa w 8 ust Do zadań sekretarza komisji przetargowej należy w szczególności: prowadzenie dokumentacji prac komisji przetargowej, sporządzanie protokołów z postępowania, zapewnienie zachowania formy pisemnej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zakończenie prac komisji przetargowej następuje z chwilą zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub unieważnienia postępowania w sprawie zamówienia publicznego. 2. Przewodniczący komisji przetargowej po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekazuje, za pokwitowaniem, wszystkie dokumenty związane z pracą komisji przetargowej kierownikowi zamawiającego. 12. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania... (podpis kierownika zamawiającego)