Opis przedmiotu zamówienia / komunikacja w konsultacjach społecznych

Transkrypt

1 Opis przedmiotu zamówienia / komunikacja w konsultacjach społecznych Centrum Komunikacji Społecznej Urząd m.st. Warszawy Cel: Stworzenie strategii komunikacji dla konsultacji społecznych organizowanych przez Urząd m.st. Warszawy na podstawie przeprowadzonych badań jakościowych. Zmiana, na której nam zależy: Chcemy zachęcić warszawiaków do angażowania się w konsultacje społeczne, obecnie informacja o konsultacjach nie dociera skutecznie do osób potencjalnie zainteresowanych danym tematem, w konsultacjach bierze udział mało osób. Termin realizacji: październik listopad grudzień 2017 Ofertę należy przesłać: najpóźniej na adres konsultacje@um.warszawa.pl Czym są konsultacje społeczne? Konsultacje społeczne to proces, w którym urząd rozmawia z mieszkańcami przy podejmowaniu decyzji dotyczących różnych istotnych miejskich tematów, takich jak: przebudowa skweru lub ulicy, projektowanie placu zabaw, tworzone przez urząd dokumenty, zmiana organizacji ruchu, rozwój komunikacji rowerowej. W tym dialogu urząd zbiera opinie mieszkańców, poznaje ich potrzeby i oczekiwania. Konsultacje społeczne odbywają się w różnych formach: warsztatów, terenowych punktów konsultacyjnych, spotkań, ankiet on-line, dyżurów itp. Zazwyczaj takie wydarzenia odbywają się w przestrzeni, której dotyczą konsultacje społeczne, a nie np. w budynku urzędu. Dzięki konsultacjom społecznym plany urzędu lepiej odpowiadają na potrzeby mieszkańców. W konsultacjach społecznych może wziąć udział każdy mieszkaniec Warszawy (bez względu na wiek czy zameldowanie w Warszawie). Przykłady konsultacji organizowanych ostatnio w Warszawie znajdują się w Aneksie 3. Główne wyzwania 1. Jak skutecznie docierać z informacją o konsultacjach społecznych do osób, których temat może dotyczyć? Gdzie mieszkańcy szukają informacji o mieście? Czy ich szukają? Czy obecne kanały komunikacji o konsultacjach docierają do mieszkańców? Gdzie i w jakiej formie informacja ta ma szansę dotrzeć do odbiorców? 2. Jak spowodować, aby ta informacja angażowała odbiorców, aby czuli, że jest to komunikat skierowany do nich, a wydarzenie (np. warsztat) organizowane właśnie dla nich?

2 Co powoduje, że ludzie angażują się w życie miasta? Dlaczego biorą udział w konsultacjach społecznych, jaką widzą w tym korzyść dla siebie? Jakie doświadczenia mieszkańcy mają z konsultacjami społecznymi? Jakie skojarzenia? Co jest barierą przed zaangażowaniem się w konsultacje społeczne? Czy potencjalni odbiorcy konsultacji dzielą się na różne grupy jeśli tak, to jakie, jak angażować poszczególne grupy? Czy przedmiot konsultacji powinien determinować sposób informowania o nich jeśli tak, to różnicować kanały komunikacji ze względu na temat? Zadania Wykonawcy 1. Dobranie narzędzi badawczych i przeprowadzenie analizy aktualnej komunikacji na temat warszawskich konsultacji społecznych, skuteczności aktualnie wykorzystywanych narzędzi, odbioru konsultacji społecznych wśród mieszkańców, mocnych i słabych stron obecnie funkcjonującej komunikacji; 2. Przygotowanie strategii całościowej komunikacji urzędu na temat konsultacji społecznych (w tym między innymi przygotowanie wytycznych do stworzenia nowej identyfikacji wizualnej oraz stosowanego w komunikacji języka, propozycja doboru kanałów komunikacji i narzędzi); Dodatkowe warunki / potrzeby Zamawiającego 1. Dotarcie z badaniami do różnych użytkowników miasta: aktywistów i osób mniej zaangażowanych w życie miasta, uczestników konsultacji społecznych i osób, które nie biorą udziału w konsultacjach; 2. Przygotowanie strategii komunikacji we współpracy z pracownikami urzędu zajmującymi się organizacją konsultacji społecznych (zaangażowanie ich w część procesu, warsztaty wewnętrzne, konsultowanie kolejnych etapów prac); 3. Analiza dotychczasowych badań i opracowań dotyczących konsultacji dostarczonych przez zamawiającego oraz powszechnie funkcjonujących w tym obszarze; Oferta powinna zawierać 1. Propozycję narzędzi badawczych 2. Proponowany harmonogram działań 3. Opis doświadczenia oferenta 4. Koszt przeprowadzenia procesu

3 Kryteria oceny oferty 1. Dobór narzędzi badawczych waga kryterium 40% 2. Harmonogram działań waga kryterium 10% 3. Doświadczenie waga kryterium 20% 4. Cena waga kryterium 30%

4 Aneks 1 Jak to działa w Warszawie 1. Konsultacje społeczne to proces, który trwa minimum 21 dni, w tym czasie odbywają się warsztaty, spotkania, punkty konsultacyjne w przestrzeni miejskiej, można przesyłać maile lub wypełnić ankietę; 2. Konsultacje społeczne dotyczą różnych tematów, w różnym stopniu interesujących dla mieszkańców, czasem są to tematy bardzo lokalne (np. uporządkowanie parkowania na kilku ulicach, projekt małego skweru), czasem ogólnomiejskie (np. konsultacje uchwały krajobrazowej, konsultacje programu ochrony środowiska); 3. Za koordynację odbywających się w Warszawie konsultacji społecznych odpowiada Centrum Komunikacji Społecznej. Organizują je koordynatorzy ds. konsultacji, którzy pracują w urzędach dzielnic oraz w biurach i jednostkach Urzędu Miasta (łącznie około 25 osób); 4. Decyzję o skonsultowaniu danego przedsięwzięcia podejmuje tzw. właściciel tematu, czyli np. urząd dzielnicy. CKS i koordynatorzy odpowiadają za organizację procesu, dobranie narzędzi, akcję informacyjną, komunikaty, sformułowanie ogłoszenia itp. 5. Po zakończonym procesie konsultacji społecznych powstaje raport czyli podsumowanie i informacja zwrotna dla uczestników; 6. to platforma internetowa zbierająca informacje o konsultacjach społecznych w Warszawie, zamieszczane są tam ogłoszenia o konsultacjach społecznych i raporty (prowadzona przez Centrum Komunikacji Społecznej); 7. Profil na Facebooku Konsultacje Społeczne Warszawa informujący o konsultacjach społecznych (prowadzony przez Centrum Komunikacji Społecznej);

5 Aneks 2 Kontekst / problemy 1. Dotychczasowa identyfikacja wizualna została przygotowana w 2009 roku. Poniższy wzór plakatu i ulotki był wykorzystywany do wszystkich procesów przez wiele lat. Dziś wydaje się nam, że jest on już nieaktualny, nieatrakcyjny wizualnie, nienowoczesny. Tak skonstruowane plakaty są informacyjne, nie wywołują emocji i nie przyciągają uwagi. Być może jednak, taki wzór plakatu zapadł odbiorcom w pamięć i rezygnacja z niego będzie rezygnacją z wypracowanej marki. Chcemy sprawdzić, czy te hipotezy są prawdziwe. 2. Od jakiegoś czasu odchodzimy od powyższej identyfikacji (przykłady w Aneksie 3), skutkuje to tym, że konsultacje społeczne nie mają swojego spójnego, charakterystycznego komunikatu. 3. Kanały komunikacji o konsultacjach społecznych nie są różnicowane ze względu na grupy mieszkańców (np. seniorzy, rodzice z dziećmi, rowerzyści) oraz ze względu na temat (np. lokalny skwer, komunikacja rowerowa, ogólnomiejski dokument). Dostrzegamy też trudność z informacją o konsultacjach w terenie (w przestrzeni miasta).

6 Aneks 3 Przykłady procesów 1. Konsultacje projektu warszawskiej uchwały krajobrazowej dokumentu, który ma za zadanie uporządkować przestrzeń miasta, uregulować kwestie dotyczące reklam, szyldów, małej architektury oraz ogrodzeń. Czas trwania konsultacji: od 5 czerwca do 14 lipca 2017 roku. Wykorzystane formy konsultacji: debata otwierająca, warsztaty dotyczące oddzielnych tematów uchwały (szyldy, reklamy, mała architektura i ogrodzenia), dwa dyżury konsultacyjne w Biurze Architektury (środa po południu i sobota), zgłaszanie uwag do uchwały on-line i mailowo Jak urządzić park wokół willi przy Siarczanej 6? Czas trwania konsultacji: od 26 maja do 15 czerwca 2017 roku. Wykorzystane formy konsultacji: warsztat wymyślania z prototypowaniem (w niedzielę w klubie osiedlowym), dwa punkty konsultacyjne (we wtorek po południu na Osiedlu Wilno i w sobotę na okolicznym placu zabaw), przesyłanie pomysłów mailowo. Projekt plakatu i ulotki powstał podczas warsztatów dla dzieci z pobliskiej szkoły.

7 3. Pole Mokotowskie partycypacyjne opracowanie koncepcji zagospodarowania i użytkowania (trzy etapy konsultacji). Czas trwania konsultacji: od 15 czerwca do 15 lipca 2015 roku oraz kwiecień 2016 roku Wykorzystane formy konsultacji (trzy etapy): 1. diagnoza funkcjonowania parku obserwacje prowadzone przez psychologów środowiskowych, 2. mobilne punkty konsultacyjne w parku i dyskusja na forum on-line, 3. warsztaty projektowe charette, w wyniku których powstała koncepcja rozwoju Master Plan Pole Mokotowskie.

8 4. Plan Zagospodarowania Przestrzennego Ciszewskiego zebranie wiedzy mieszkańców na temat obszaru objętego planem co jest dla nich ważne i wymaga zachowania, a jakie obszary mogłyby się zmienić. Czas trwania konsultacji: od 8 lutego do 18 marca 2016 roku Wykorzystane formy konsultacji: geoankieta on-line, dwa spotkania warsztatowe (czwartek po południu i sobota), przesyłanie uwag mailowo, składanie wniosków pisemnych zgodnie z procedurą planistyczną.