BIZNES PLAN. Priorytet 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki

Transkrypt

1 BIZNES PLAN dla Wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Priorytet 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Działanie 8.2:Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Strona 1 z 24

2 I. INFORMACJE DOTYCZĄCE WNIOSKODAWCY 1. Identyfikacja Wnioskodawcy i projektu Nazwa Wnioskodawcy Krzysztof Domiański Skład Materiałów Drzewnych "STOLARZ" *Pole wypełniane przez Regionalną Instytucję Finansującą. Numer nadawany jest przez Generator Wniosków w momencie rejestracji wypełnionego (zablokowanego) wniosku o dofinansowanie. 2. Działalność Wnioskodawcy Działalność gospodarcza: Firma Krzysztof Domiański Skład Materiałów Drzewnych "STOLARZ" powstała roku w Szczecinie. Siedziba firmy znajduje się w Kędzierzynie-Koźlu na ulicy Przytulnej 7. Firma Stolarz jest autoryzowanym przedstawicielem firmy Kronopol Żary Sp. z o.o. należącej do grupy szwajcarskich fabryk płyt meblowych KRONO. Jest to marka bardzo znana. W Polsce tylko około 20 firm na autoryzację tej fabryki. Jest to przewaga firmy nad innymi- podobnymi. Firma posiada bardzo rozwinięty park maszynowy, maszyny wysokiej klasy, wiek samochodów i maszyn w firmie nie przekracza 5 lat, co zapewnia wysokiej jakości obróbkę materiału. Firma świadczy usługi cięcia i oklejania płyt meblowych dla producent mebli, fabryk mebli, zakładów stolarskich jak i odbiorców detalicznych. Firma Stolarz - Hurtownia Płyt Meblowych to pewny dostawca materiałów do produkcji mebli oraz akcesoriów i elementów wykończeniowych dla odbiorców indywidualnych i firm stolarskich. Dzięki współpracy z solidnymi partnerami, takimi znanymi firmami jak np: Kronopol, Sklejka-Eko, Schilsner, Koniecpol, Thermoplast, Magura i wiele innych możemy Państwu zaoferować konkurencyjne ceny i w razie braków magazynowych szybkie dostawy najpotrzebniejszych materiałów stolarskich. Nasza działalność to dostawa i sprzedaż między innymi takich produktów jak: Płyty meblowe Blaty robocze Akcesoria Meblowe Główna działalność firmy zgodna z numerem PKD oraz przynosząca najwyższe przychody firmy to: Z Produkcja wyrobów tartacznych 33% przychodów pochodzi z tego kodu PKD Pozostały przychód związany jest z innymi punktami PKD ujętymi w dokumencie rejestrowym Wnioskodawcy. Pozostałe kody PKD związane z działalnością firmy to: Z, Z, Z, Z, Z, Z, Z, Z, Powyższe kody podano zgodnie z klasyfikacją PKD Do momentu rozpoczęcia projektu Wnioskodawca nie planuje zmian w zakresie prowadzonej działalności, tym samym nie zmieni się źródło przychodów. Zmiany nie są również planowane w okresie realizacji projektu. Może Strona 2 z 24

3 ulec jednak zmianie udział procentowy poszczególnych rodzajów działalności, w całkowitych przychodach ze sprzedaży Firmy. Może to być spowodowane nagłym wzrostem popytu na daną działalność. W dalszym ciągu realizowana będzie strategia dalszego rozwoju firmy, zakładająca pozyskiwanie nowych odbiorców i zwiększanie obrotów ze sprzedaży. Główną zmianą, dotyczącą wewnętrznej polityki działania Wnioskodawcy, będzie uruchomienie systemu informatycznego typu B2B, który wprowadzi nowy, zautomatyzowany model współpracy Wnioskodawcy i wybranych firm partnerskich. Głównymi efektami wdrożenia będą: oszczędność czasu pracy dzięki wyeliminowaniu konieczności organizacji bezpośrednich spotkań z Partnerami, wspieranie aktywnej pracy grupowej pracowników firm Wnioskodawcy i Partnerów, odbiurokratyzowanie współpracujących firm (mniejsza liczba papierowych dokumentów na rzecz dokumentów elektronicznych, przechowywanych na urządzeniach serwerowych i komputerach firmowych), większe możliwości pozyskania nowych partnerów biznesowych i realizacji nowych zleceń, lepsze planowanie zasobów ludzkich i finansowych na potrzeby konkretnych zleceń, wydajniejsze wykorzystanie wewnętrznych systemów Wnioskodawcy i Partnerów, w zintegrowanym systemie klasy B2B. II. OPIS PROJEKTU 3. Gotowość do realizacji projektu Czy Wnioskodawca posiada niezbędne know-how do realizacji projektu? Wnioskodawca posiada niewielkie kompetencje w zakresie technicznych (informatycznych) uwarunkowań integracji zasobów sprzętowych i wdrażania systemów informatycznych. Są one niewystarczające do samodzielnego przeprowadzenia procesu wdrożenia systemu B2B we własnym przedsiębiorstwie. Wnioskodawca nie posiada wystarczającej wiedzy aby przygotować organizację firmy do efektywnego korzystania z systemu B2B, ponadto Wnioskodawca nie ma także szerokiej wiedzy na temat efektywności i funkcjonalności istniejących na rynku rozwiązań B2B. Z tego względu niezbędnym jest zakupienie usług eksperckich w zakresie: analizy przedwdrożeniowej i projektu systemu B2B, usług prawnych - przygotowanie umów, regulaminy, doradztwo prawne w projekcie. wdrożenie i testowanie systemu B2B. Wnioskodawca posiada know-how w zakresie procesów biznesowych i wymagań od strony funkcjonalnej, niemniej jednak w ramach projektu konieczne będzie wsparcie specjalistyczną wiedzą podmiotów zewnętrznych mających doświadczenie we wdrożeniach procesów biznesowych w systemach informatycznych. Ważne będzie tutaj głównie Strona 3 z 24

4 Posiadane zasoby materialne, które zostaną wykorzystane do realizacji projektu. W szczególności opis powinien odnosić się do: nieruchomości, infrastruktury technicznej i sprzętu informatycznego. Charakterystyka systemu informatycznego obecnie posiadanego przez Wnioskodawcę (np. systemu zarządzania przedsiębiorstwem) jeśli dotyczy. Czy i w jaki sposób system zostanie wykorzystany w ramach realizacji projektu? Czy posiadane zasoby ludzkie (doświadczenie kadry) są wystarczające do wdrożenia projektu oraz osiągnięcia celów określonych w projekcie? doradztwo ekspertów od wdrożeń w zakresie doboru oprogramowania, dostosowania go do potrzeb Wnioskodawcy i Partnerów, co będzie miało miejsce po części na etapie negocjacji z potencjalnymi wykonawcami, a później na etapie analizy przedwdrożeniowej. Wnioskodawca posiada zespół pracowników, którzy na bieżąco korzystają z systemów informatycznych, jednak na etapie eksploatacji systemu B2B kompetencje Wnioskodawcy zostaną podniesione poprzez szkolenie specjalistyczne administratorów systemu B2B oraz użytkowników końcowych. Wnioskodawca dysponuje następującymi lokalami- W Opolu pomieszczenia biurowe ok. 100m2, własność prywatna, 5- komputerów wykorzystywanych do ciągłej pracy (wystawianie faktur, płatności, magazyn), sieć bezprzewodowa Wi-Fi między komputerami. - W Kędzierzynie- Koźlu pomieszczenia biurowe ok.25m2, własność prywatna, 2-komputery w sieci. -W Nysie- pomieszczenie biurowe ok. 8m2, lokal wynajmowany, 1- komputer z dostępem do Internetu umowa wynajmu nie ogranicza możliwości realizowania projektu. - W Dobrodzieniu - pomieszczenie biurowe ok. 40m2, własność prywatna, 1- komputer z dostępem do Internetu. Obiekty, jakim dysponuje Wnioskodawca są wyposażone w infrastrukturę niezbędną do uruchomienia projektu. Posiadają podłączenie do wysokiej jakości łączy internetowych i telekomunikacyjnych oraz zasilania awaryjne. Wnioskodawca posiada następujące elementy systemu informatycznego : FPP+ - program do prowadzenia sprzedaży, magazynu Księgowość- Kadry i Płace Jednakże narzędzia te są dość proste i ubogie dlatego Wnioskodawcy zależy na połączeniu i stworzeniu lepszego, bardziej zaawansowanego technologicznie systemu, który będzie współgrał i synchronizował prace całego przedsiębiorstwa z pracą Partnerów. Wnioskodawca posiada następujące elementy infrastruktury IT: FPP+ - program do prowadzenia sprzedaży, magazynu Księgowość- Kadry i Płace Z wyżej wymienionych powodów, aktualny system u Wnioskodawcy jest niewystarczający w odniesieniu do potrzeb Wnioskodawcy oraz Partnerów, związanych z koniecznością uzyskania większej efektywności dotyczącej realizowanych przez współpracujące przedsiębiorstwa projektów. W celu prawidłowego uruchomienia systemu B2B w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy i w firmach partnerskich, planowany jest zakup zewnętrznych usług informatycznych, Strona 4 z 24

5 Informacje należy podawać w formie nie mającej charakteru danych osobowych. w zakresie wdrożenia kupionych uprzednio licencji oprogramowania modułów systemu informatycznego B2B oraz zaawansowanego podpisu elektronicznego. Wnioskodawca osobiście nie posiada wystarczającej wiedzy specjalistycznej z dziedziny wdrożeń, aby móc samodzielnie przeprowadzić proces uruchomienia Systemu we własnej firmie oraz jego integracji z oprogramowaniem aktualnie używanym w firmach partnerskich. Zakup usług eksperckich od firmy profesjonalnie zajmującej się wdrożeniami informatycznymi jest więc najkorzystniejszym rozwiązaniem dla Wnioskodawcy. Pracownicy Wnioskodawcy i firm Partnerskich będą służyć swoją wiedzą na etapie wdrożenia, w takim stopniu w jakim będzie to konieczne. W tym aspekcie najważniejsza jest wiedza Wnioskodawcy i pracowników na temat funkcjonowania firmy w branży stolarskiej, znajomość procesów wewnętrznych i zewnętrznych zachodzących w firmach, potrzeb przedsiębiorstw oraz wiedza o stosowanych obecnie rozwiązaniach w zakresie współpracy z Partnerami. Ważna jest również wizja własna Wnioskodawcy (w tym również pracowników firmy Stolarz) i pomysły dotyczące wprowadzenia zmian organizacyjnych. Dzięki konsultacjom pracowników z wdrożeniowcami na temat planowanych do wprowadzenia usprawnień, System B2B zostanie wdrożony zgodnie z założonym harmonogramem oraz schematem funkcjonalności. Oprócz tego, w ramach wdrożenia Wnioskodawca będzie korzystał z zewnętrznych usług doradczych, opisanych powyżej, tj. analiza przedwdrożeniowa, usługa wdrożenia systemu B2B. Pracownicy firmy Stolarz po wdrożeniu Systemu zostaną przekwalifikowani, w kierunku właściwego i efektywnego wykorzystania systemu B2B. Ich wiedza i umiejętności na temat wykorzystania wdrożonych narzędzi informatycznych adekwatnie do przydzielonych obowiązków zostanie zwiększona głównie przez udział w szkoleniach dotyczących sposobów korzystania z Systemu oraz późniejsze praktyczne użytkowanie Systemu w codziennej pracy. Podsumowując, pracownicy Wnioskodawcy stanowić będą o zdolności firmy do utrzymania celów i rezultatów wdrożenia, natomiast w kwestii samej realizacji projektu konieczne jest wynajęcie specjalistów od wdrożeń informatycznych, którzy doprowadzą do w pełni funkcjonalnego uruchomienia Systemu B2B. 5. Przebieg realizacji projektu Wnioskowany do realizacji projekt ma za cel stworzenie systemu do automatyzacji procesów biznesowych łączących Wnioskodawcę z Partnerami objętymi projektem. Projekt polega na opracowaniu i wdrożeniu systemu PLATFORMA B2B STOLARZ integrującego zarządzanie procesami w zakresie zamówień i realizacji usług związanych z wycinaniem i sprzedażą odpowiednich rozmiarów płyt meblowych, dzięki której firma STOLARZ będzie mogła efektywniej współpracować z Partnerami objętymi projektem. Strona 5 z 24

6 System ten zbudowany zostanie w oparciu o wytworzone wg specyfikacji wnioskodawcy oprogramowanie dedykowane, uzupełnione dodatkowymi programami. PLATFORMA B2B STOLARZ będzie realizowała zasadnicze procesy obsługi Wnioskodawcy i stanowiła wsparcie zaopatrzenia. Celem projektu jest wsparcie procesów biznesowych dotyczących przyjmowania i wyceny zamówień oraz przygotowania i śledzenia produkcji. Dzięki zastosowaniu systemów teleinformatycznych, opisanych w dalszej części niniejszego załącznika nastąpi usprawnienie procesu zarządzania procesami gospodarczymi, które będzie dotyczyło następujących obszarów: Świadczenie usług cięcia i okleinowania formatek meblowych dla Partnerów stolarzy i firm oferujących meble na wymiar Zarządzanie procesem produkcyjnym oraz świadczenia usług w oparciu o elektroniczny system zarządzania produkcją Dzięki zastosowanym komponentom platformy B2B STOLARZ, których składowe zostały opisane poniżej, pełnym, zautomatyzowanym procesem zostaną objęci Partnerzy Wnioskodawcy a więc firmy stolarskie, sklepy oferujące meble pod zabudowę, hurtownie. Projekt podzielono na następujące obszary działań organizacyjnych: 1. Zmiany organizacyjne pozwalające na wdrożenie projektu systemu integrującego PLATFORMA B2B STOLARZ u Wnioskodawcy oraz Partnerów. 2. Automatyzacja współpracy z Partnerami w zakresie: przesyłanie zamówień, w których automatycznie powstaje zamówienie Partnera, przesyłanie zmian w zamówieniu, wprowadzonych zarówno przez Partnera jak i Wnioskodawcę, przesyłanie informacji o zrealizowanych zamówieniach - wysyłki w obie strony w relacji Wnioskodawca-Partner, zamówienie materiałów i surowców potrzebnych do wykonania zlecenia, przesyłanie wystawionych faktur, korespondencja dotycząca danego zamówienia/faktury - zmiany, potwierdzenia, płatności, monity, reklamacje. 3. Automatyzacja współpracy z Partnerami w zakresie: obsługa ofertowania, e-faktur, wymiana informacji (EDI) składania zamówień internetowych dla Partnerów, system do płatności/e-faktur, reklamacje, statystyki. Projekt polega na zleceniu opracowania i wdrożenia platformy B2B, dzięki której Wnioskodawca będzie mógł efektywniej współpracować ze swoimi Partnerami. System powstały w wyniku realizacji projektu powinien w możliwie najpełniejszy sposób automatyzować obieg dokumentów pomiędzy Wnioskodawcą i Partnerami, dzięki czemu: 1. W znaczący sposób zostaną obniżone koszty obsługi, 2. Skrócony zostanie czas konieczny do ewidencji zdarzeń gospodarczych, 3. Zmniejszona zostanie liczba potencjalnych pomyłek, dzięki czemu polepszy się jakość obsługi Partnerów. Projekt polegał będzie na zaprojektowaniu, wykonaniu i wdrożeniu systemu informatycznego umożliwiającego wymianę danych, informacji i wiedzy pomiędzy systemami informatycznymi przedsiębiorstw uczestników systemu B2B. Główny system wraz z ewentualną bazą pośrednią pracował będzie na serwerach zainstalowanych w siedzibie firmy STOLARZ. Procesy, które podlegać będą realizowane elektronicznie w ramach wdrożonego systemu integrującego B2B (4 procesy): 1. Pozyskiwania zamówienia 2. Realizacji zamówienia 3. Zamawiania materiałów i surowców 4. Zgłaszania i obsługi reklamacji Strona 6 z 24

7 Projekt realizowany będzie w 3 etapach. Realizacja projektu obejmuje okres 15 miesięcy; od r. Poniżej przedstawiono chronologię zaplanowanych działań projektu, w tym działań i zadań prowadzących do ponoszenia wydatków wyszczególnionych w przebiegu rzeczowo-finansowym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Koszty pracy pracowników wnioskodawcy przy realizacji projektu wnioskodawca zaliczał będzie do swoich kosztów bieżących, nie zostały one ujęte w projekcie. Wszystkie zamówienia będą realizowane zgodnie z zasadami jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji, w zamówieniach powyżej EUR z dokonaniem rozeznania co najmniej trzech ofert (w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego). Podane niżej ceny określono na podstawie rozeznania rynku i porównania ofert kilku wiodących dostawców. Wszyscy wykonawcy i dostawcy zostaną wybrani z uwagi na najlepszą jakość i parametry produktów/świadczonych usług. Przy wyborze wykonawców oprogramowania i usług wdrożeniowych decydować będzie dyspozycyjność wykonawcy oraz fakt posiadania wystarczających zasobów pracy, aby zrealizować usługi w wymaganych terminach. Wnioskodawca dopełni wszelkich formalności, aby wykonawca został wybrany starannie, dzięki czemu uda się uniknąć potencjalnych problemów w trakcie realizacji projektu (szczególnie przy zakupie oprogramowania modułów, co jest tutaj najbardziej czasochłonnym działaniem). Etap 1 ( r) DOR: Zakup usługi: Analiza przedwdrożeniowa i projekt systemu B2B integrującego systemy informatyczne Partnerów. W ramach tego działania obędzie się analiza systemów informatycznych Partnerów pod kątem możliwości realizacji celów projektu. Podczas analiz zostaną sklasyfikowane i opisane istniejące systemy informatyczne, a następnie ocenie poddane zostaną możliwości ich integracji. Ocenie poddane będą również zagrożenia realizacji przedsięwzięcia. Przewidywany zakres usługi opisano dokładnie w pkt. 8 Biznesplanu. WNP: Zakupy licencji na oprogramowanie modułów systemu B2B: Moduł erozrys (Moduł nr 1). Moduł Ardis Optimizer (Moduł nr 2). Zakup środków trwałych TRW: Zakup zestawu startowego do podpisu elektronicznego: czytnik z kartą i certyfikatem kwalifikowanym na 2 lata TRW: SERVER DELL 1x4GB/ 2x1 TB SATA 3,5" DVD-RW 3YNBD 1 sztuka Uruchamianie programów, udostępnianie informacji i dostęp do danych z każdej stacji roboczej. Zapewnij pracownikom możliwość wspólnej pracy dzięki sieci opartej na serwerach. Wyposażenie firmy w serwer usprawnia pracę poza siedzibą firmy oraz umożliwia korzystanie z pakietów do współpracy opartych na protokole IP, dzięki czemu można: zapewnić pracownikom dostęp do służbowej poczty z każdego komputera połączonego z Internetem; bezpiecznie udostępniać dokumenty przez Internet; pracować na wspólnym pulpicie podczas połączeń konferencyjnych i zdalnych zebrań. Serwer idealnie nadaje się do zapewnienia firmie elastyczności i dostępności, usprawniając działalność bez potrzeby angażowania informatyków. Strona 7 z 24

8 Bezpieczna technologia Zapewnij danym bezpieczeństwo i kontroluj dostęp do plików dzięki wbudowanym opcjom szyfrowania, zabezpieczeń i ochrony danych. Zaawansowane sprzętowe funkcje zabezpieczeń i szyfrowania pozwalają uniknąć kosztownych przerw w działalności oraz grożących katastrofą naruszeń zabezpieczeń. Nadmiarowa macierz niezależnych dysków (RAID) umożliwia automatyczne kopiowanie danych, co zapobiega przestojom w razie awarii dysku twardego serwera Dell. Przyjazny dla firmy Serwer Dell jest skalowalny, elastyczny i gotowy do wykorzystania, dzięki czemu idealnie nadaje się do małych biur, a do tego może rozwijać się wraz z firmą. Sprostaj potrzebom środowisk, w których ważna jest cisza, dzięki konstrukcji zapewniającej biznesową wydajność przy natężeniu dźwięku porównywalnym ze standardowymi komputerami stacjonarnymi. KOMPUTER DELL 4GB/500 GB SATA 3,5" DVD-RW/MOUSE/KLAW/WIN Komputer Dell idealny dla firmy. Zamień swój biuro we wzór efektywności i produktywności. Komputer Dell oferuje możliwości, opcje połączeń i funkcje pozwalające pracować w sposób, jaki najbardziej Ci odpowiada. Niezależnie od tego, czy opracowujesz arkusze kalkulacyjne, tworzysz prezentacje czy przetwarzasz dane, możesz pracować szybciej dzięki kompaktowemu komputerowi Dell wyposażonemu w procesory Intel Core i3 oraz system operacyjny Windows 7 Professional. Intensywne graficznie strony internetowe i cyfrowe treści budzą się do życia przed Twoimi oczami. Oglądaj niezwykłe efekty wizualne dzięki standardowej zintegrowanej karcie graficznej Intel HD dostępnej w komputerze Dell. Usługi Dell ProSupport i funkcje zabezpieczeń zapewniają poczucie bezpieczeństwa. W tętniącym pracą biurze jest wymagana optymalna wydajność. Dzięki usługom Dell ProSupport wirtualny personel IT jest gotowy udzielić pomocy wtedy, gdy jej potrzebujesz. Możesz odpocząć, wiedząc, że Twoje dane i systemy są chronione za pomocą sprzętowych i programowych funkcji zabezpieczeń. Drukarka fiskalna Posnet Wnioskodawca planuje zakupić 4 sztuki Posnet Thermal FV EJ POSNET THERMAL FV EJ jest wersją najpopularniejszej w kraju drukarki fiskalnej, wyposażoną w moduł kopii elektronicznej paragonów, dedykowaną do placówek handlowych i usługowych o dużym natężeniu ruchu. Kopie paragonów archiwizowane są w niej na Informatycznym Nośniku Danych standardowej karcie SD. POSNET THERMAL FV EJ jest urządzeniem wielowalutowym z możliwością zaprogramowania dowolnej waluty w jakiej moduł fiskalny będzie rejestrował sprzedaż (gotowa na eurofiskalizację). Zmiany waluty ewidencyjnej można dokonywać dowolną ilość razy (po raporcie dobowym). Drukarka umożliwia również w niefiskalnej części paragonu, informacyjny wydruk przelicznika wartości z waluty ewidencyjnej na inną. Na uwagę zasługują również funkcja drukowania faktur VAT na rolce oryginału oraz Monitor transakcji umożliwiający integrację urządzenia z systemami wideomonitoringu sklepowego. Strona 8 z 24

9 Drukarka dostępna jest w dwóch wersjach kolorystycznych - jasnej i ciemnej. Tablet DELL XPS 10 64GB 2x1.5GHz GPS 5MP Windows Matryca wielodotykowa 10.1 cala 1366 x 768 Procesor: 2-rdzeniowy 1.5 GHz Wbudowana pamięć 64 GB + microsd WiFi b/g/n Bluetooth 4.0 GPS HDMI micro USB mini jack 3.5 mm, dwa cyfrowe mikrofony Dwie kamery: tył: 5 Mpix, nagrywanie wideo 720p przód: 2 Mpix Microsoft Windows RT darmowy MS Office Home & Student Litowo-jonowy akumulator (do 10h pracy) planowany jest zakup 4 sztuk Etap 2 ( r) WNP: Zakupy licencji na oprogramowanie modułów systemu B2B: Moduł Comarch ERP Optima Magazyn+ K/B (Moduł nr 3). WNP: Zakupy licencji na oprogramowanie modułów systemu B2B: Moduł Comarch ERP Optima PŁACE+KH+ST+K/B (Moduł nr 4). WNP: Moduł obsługi reklamacji (Moduł nr 5). WNP: Moduł komunikacji z Partnerami (Moduł nr 6). WNP: Moduł raportowania (MODUŁ 7) WNP: Moduł zamawiania surowców (Moduł 8) Etap 3 ( r) INS: Wdrożenie systemu erozrys oraz Ardis Optimizer Wdrożenie systemu dla dwóch oddziałów w oparciu o optymalizator Ardis Optimizer (pilarki Panhans i Holzher) INS: Wdrożenie 2 modułów Comarch ERP Optima INS: Zakup usługi wdrożeniowej: wdrożenie modułów oprogramowania Systemu B2B dla 4 modułów: reklamacji, komunikacji z partnerem, raportów i zamawiania surowców Najważniejszą operacją z punktu widzenia funkcjonalnego uruchomienia oprogramowania będzie przeprowadzenie poprawnego wdrożenia, obejmującego m.in.: Strona 9 z 24

10 instalację Systemu w środowisku sprzętowym Wnioskodawcy, integrację wszystkich używanych w ramach procesów baz danych, dostosowanie interfejsów oprogramowania do wprowadzania wymaganych danych, przygotowanie Systemu do eksploatacji, integrację systemów wykorzystywanych przez Wnioskodawcę i Partnerów, w drodze instalacji adapterów, testowanie, uruchamianie wersji finalnej systemu. Wdrożenie będzie realizowane z wykorzystaniem infrastruktury technicznej będącej własnością Wnioskodawcy (serwery i urządzenia sieciowe). INS: Testowanie systemu B2B i uruchomienie wersji finalnej WNP: Zakup usługi do programistycznych związanych z budową SAAS usługi automatycznej generacji plików sterujących do maszyn stolarskich Usługi programistyczne związane z budową i rozwojem usługi SAAS określono na podstawie zapytań do opisanych powyżej 3 firm IT. Usługi programistyczne (niezbędne dla zbudowania i uruchomienia usługi obejmą: budowę prototypu serwisu e-usługi, przeprowadzenie testów użyteczności prototypu, poprawki na podstawie wyników testu użyteczności, budowa usługi w wersji beta, zgodnie z opisem jej funkcjonowania przedstawionym w specyfikacji (w ramach prac przygotowane zostaną funkcjonalności opisane w ramach procesów: rozpoczynania współpracy i płatności, definiowania ról w serwisie, zarządzania katalogami w serwisie, definiowania procesu obsługi zamówień, obsługi zamówień, monitoringu procesu zamówień oraz efektywności dokonywanych zakupów, raportowania). 250 rbh WNP: Zakup usługi programistycznej wykonania modułu na urządzenia mobilne W kolejny etapie: uruchomienie usługi light w wersji na telefony komórkowe. Ze względu na to, że usługa będzie porządkowała procesy w firmach niezbędne jest wykonanie modułu dostępnego na telefonach komórkowych w ramach tej usługi zostanie wykonane zadanie umożliwiające korzystanie z zatwierdzeniem kroków w usłudze przez telefony komórkowe z systemem android ( o ile nie zmieni się technologia w zakresie telefonów komórkowych) w ramach prac zostanie wykonana i przetestowana użyteczności wersji produkcyjnej usługi light, przekazanie usługi w wersji produkcyjnej do akceptacji i odbioru przez wnioskodawcę, opracowanie dokumentacji technicznej systemu. 200 rbh. SZK: Zakup pakietu szkoleń specjalistycznych W ramach tego etapu zostaną przeszkoleni pracownicy Wnioskodawcy (grupa 5 osób). Szkolenie będzie obejmować specjalistyczne zagadnienia z zakresu zarządzania projektami informatycznymi, z wykorzystaniem oprogramowania, jakie zostanie wdrożone w ramach projektu. Szkolenie będzie trwało w sumie 10 dni (5h dziennie, 5 dni w tygodniu w ciągu 2 tygodni), obejmując 50 godzin lekcyjnych. Ze względu na wdrożenie siedmiu modułów Systemu, zakres tematyczny szkolenia jest szeroki, dlatego też konieczne jest szkolenie w takim dużym wymiarze godzin. W ramach oszacowania kosztów przygotowania szkolenia uwzględniono możliwe wydatki określające kosztorys szkolenia, który zostanie przygotowany dla nas przez wybraną firmę szkoleniową. Będą to: wynagrodzenia kadry szkoleniowej, podróże kadry szkoleniowej, inne wydatki bieżące, w tym wydatki na materiały szkoleniowe. Szkolenie zostanie rozliczone na zasadzie faktury VAT wystawionej przez firmę szkoleniową, posiadającej specyfikację określającą typ kosztów, jakie zostały przeprowadzone na realizację szkolenia. WAŻNE! Procesy biznesowe objęte wszystkimi modułami systemu B2B realizowane będą wyłącznie poprzez ścisłą współpracę zespołów pracowników Wnioskodawcy i Partnerów. Przewidywane funkcjonalności wszystkich modułów zostały określone w punkcie 6. niniejszego Biznesplanu Innowacyjność i efektywność technologii informatycznych Strona 10 z 24

11 6. Technologie stosowane w ramach projektu STOLARZ zajmuje się dostawą materiałów do produkcji mebli oraz akcesoriów i elementów wykończeniowych dla odbiorców indywidualnych, firm stolarskich oraz sprzedawców mebli na wymiar. Odbiorcami produktów firmy STOLARZ są zarówno firmy krajowe jak i zagraniczne. Do swoich wyrobów firma używa najwyższej jakości produktów renomowanych firm. Wśród procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie możemy wymienić następujące: a. Pozyskiwania zamówienia b. Realizacji zamówienia c. Zamawiania materiałów i surowców d. Zgłaszania i obsługi reklamacji Podstawowy proces przebiega w następujący sposób: Odbiorca przesyła faxem, em, zamówienie dla stolarza na określone towary według papierowego katalogu kolekcji lub wg własnego zapotrzebowania. Pracownicy na podstawie przeglądania dotychczasowego stanu zleceń i stanów magazynowych (metoda raportów papierowych) szacują spodziewany termin dostawy potwierdzając go telefonicznie lub mailowo. Następnie zostaje uruchomione zlecenie produkcyjne, które w formie papierowej zleca wydania materiałowe. Jeśli jakiegoś materiału brakuje pracownik zaopatrzenia generuje papierowe zamówienie do dostawcy, dostawca potwierdza termin dostawy przesyła mail lub fax. Po skompletowaniu wszystkich surowców następuje faza produkcyjna, która kończy się przekazaniem wyrobu gotowego na magazyn oraz zorganizowaniem wysyłki przy użyciu własnego transportu oraz poinformowania mailowo, telefonicznie lub faxem. W procesie tym zbyt dużo jest obiegu papierowego, a zbyt mało kontroli nad jego przebiegiem oraz automatyzacji, dlatego proponujemy zastosowanie systemu B2B automatyzującego najważniejsze procesy współpracy pomiędzy partnerami biznesowymi z firmą STOLARZ. Planowane wdrożenie systemu B2B zmieni działanie wnioskodawcy w następujący sposób: Wnioskodawca przygotowuje katalog produktów ( zestawienie oferowanych dekorów płyt, opis zastosowań, tabelę wymiarów oraz grubości towarów) i umieszcza go w systemie B2B. Partner posiadając swój login i hasło uzyskuje w ten sposób dostęp do katalogu produktów z całą kolekcją. Korzystając z nadanych uprawnień może dokonywać zamawiania produktów z dostępnego katalogu. Zamówienia generowane przez Partnera automatycznie przesyłane są do systemu planowania produkcji zamawiającego (oraz także w przypadku standardowych wycięć do maszyny przesyłane zostają wytyczne do wycięcia). Na podstawie zawartych tam danych bilansowanych ze stanami magazynowymi oraz mocami produkcyjnymi klienta poprzez system B2B otrzymuje automatyczne potwierdzenie terminów dostaw w postaci transmisji kodowanej potwierdzonej podpisem elektronicznym Wnioskodawcy. Partner ma możliwość potwierdzenia terminów dostaw lub zaproponowania innych. Każde zamówienie Partnera zapisywane jest na jego koncie i może być w każdym czasie przez niego przeglądane, oraz monitorowany jego status. Partner będzie miał możliwość generowania zamówień na podstawie zamówień historycznych, będzie miał możliwość analiz dotychczasowych zamówień. Cała procedura zamawiania odbywa się bez angażowania dokumentów papierowych. W trakcie zbierania zamówień system B2B będzie generował tzw. listę TOP 10, produktów o największym popycie. Na podstawie tej listy moduł planowania produkcji będzie miał możliwość planowania produkcji na magazyn. System B2B na podstawie stanów magazynowych będzie miał możliwość monitorowania stanów magazynów konsygnacyjnych Partnerów i na podstawie informacji o przesunięciach towarów do sprzedaży, będzie przesyłał drogą elektroniczną odpowiednie dokumenty księgowe w tym faktury potwierdzone podpisem elektronicznym. W ramach systemu B2B będzie możliwe zbieranie informacji o reklamacjach oraz monitorowanie przebiegu ich obsługi. Partner dzięki systemowi B2B będzie miał dostęp do funkcji analityczno-raportujących. Serwer aplikacji udostępnia aplikacje webowe dla Użytkownika umożliwiające obsługę Systemu z poziomu przeglądarki WWW. Wszelkie dane podstawowe (np. dane słownikowe, kontrahenci, produkty) oraz dane transakcyjne (np. dokumenty sprzedaży) przechowywane są na serwerze relacyjnych baz danych (ang. Relational Database Management System, RDBMS). System jest w pełni skalowalny zależnie od ilości obsługiwanych Użytkowników, ilości przetwarzanych dokumentów oraz ich objętości. Serwerowe komponenty systemu mogą być zainstalowane na jednym lub wielu serwerach fizycznych. System wspiera najpopularniejsze przeglądarki WWW takie jak Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox i Opera. Strona 11 z 24

12 Dostęp do aplikacji webowych odbywa się w bezpieczny sposób w protokole HTTPS z szyfrowaniem SSL, co zapobiega przechwytywaniu i zmienianiu przesyłanych danych przez osoby nieuprawnione. Użytkownik autoryzowany jest na podstawie unikalnego loginu oraz hasła nadawanych w procesie rejestracji. Z poziomu aplikacji webowej Użytkownik ma dostęp do listy zatwierdzonych dokumentów, gdzie może m.in. przeglądać wersję elektroniczną dokumentu. Serwer aplikacji udostępnia Użytkownikowi predefiniowanie raportów na podstawie danych przechowywanych na serwerze baz danych. Dodatkowo Użytkownik otrzymuje do dyspozycji kreator raportów. Kreator raportów umożliwia przy pomocy interfejsu graficznego przygotowanie zestawień zgodnie z potrzebami Użytkownika. Utworzone przy pomocy kreatora raporty można zachować w Systemie celem późniejszego użycia. Wszelkie raporty można wydrukować z poziomu aplikacji webowej. Charakterystyka systemu B2B: Wdrażany System B2B będzie wspierał swoim działaniem procesy biznesowe realizowane we współpracy Wnioskodawcy i Partnerów. Szczególnie ważne przy realizacji wdrożenia jest dostosowanie funkcjonalności oprogramowania do specyficznych potrzeb realizowanych projektów. W planowanym rozwiązaniu informatycznym przewidujemy wykorzystanie następujących modułów oprogramowania: Moduł erozrys (MODUŁ 1) - funkcjonalności modułu: Zapytania ofertowe od Partnerów, Wprowadzanie ofert, Wprowadzanie zmian do ofert = negocjacje + zatwierdzenia + komunikacja z partnerem, Obieg dokumentów (ścieżka zatwierdzania), Połączenie z bazą wiedzy Wnioskodawcy, Integracja z mailem (umożliwia łatwość powiązania i bezpośredniej komunikacji), Zatwierdzenie i podpisanie oferty (podpis cyfrowy) powstanie zamówienia; Zlecanie zadań do Działu Obsługi hurtowej lub Przedstawiciela Handlowego. Moduł Ardis Optimizer (MODUŁ 2) - Klient otrzymuje wynik prezentowany na portalu jako strona HTML z planem rozkroju oraz informacjami dotyczącymi ilości płyt, formatek, metrów cięcia, oraz kosztu usługi. Jeżeli klient jest zadowolony z otrzymanego wyniku może zlecenie posłać do realizacji bądź dokonać zmian edycyjnych wielkości i ilości formatek, po czym wysłać do optymalizacji ponownie. Po przesłaniu zamówienia do realizacji administrator systemu otrzymuje informacje, że w systemie znajduje się zlecenie do wykonania, a połączona z systemem maszyna wycina płyty wg zlecenia w odpowiednie formaty. WNP: Zakupy licencji na oprogramowanie modułów systemu B2B: Moduł Comarch ERP Optima Magazyn+ K/B (Moduł nr 3). Moduł ma możliwość: opisywania dokumentów dowolną ilością informacji, cech, które pozwalają na wykorzystanie w procesie raportowania, Automatyczne tworzenie zamówień towarów, Wielomagazynowość, Obsługa towarów złożonych, Przypisanie do karty towarowej i karty kontrahenta zdjęcia, skanu lub innego rodzaju danych binarnych, które są zapisywane w bazie danych systemu, wraz z możliwością podglądu z poziomu programu, Możliwość wyboru dowolnej metody wyceny stanów magazynowych, Możliwość stosowania rabatów związanych z towarem oraz z kontrahentem wraz z możliwością zarządzania regułami ich udzielania, Szybkie wyszukiwania zamienników danego towaru WNP: Zakupy licencji na oprogramowanie modułów systemu B2B: Moduł Comarch ERP Optima PŁACE+KH+ST+K/B (Moduł nr 4). Moduł będzie realizował następujące funkcje: Przyjmowanie i przechowywanie faktur w postaci elektronicznej e-faktury (dostęp do archiwum), Umożliwienie generowania polecenia przelewu w sposób automatyczny, Planowanie płatności w kontekście terminu / konta bankowego z którego będzie realizowana płatność, Komunikacja w zakresie danej e-faktury / płatności (zarządzanie fakturami: Strona 12 z 24

13 zatwierdzenie, odrzucenie, sporna), Obsługa monitów, Wyliczanie odsetek, Funkcje przypominania o płatnościach, Obsługa komunikatów o otrzymaniu f-ry / płatności, Przy przesyłaniu dokumentów / wiadomości zostanie wdrożony podpis elektroniczny, oraz wiele innych Moduł obsługi reklamacji (MODUŁ 5) - funkcjonalności modułu: Złożenie reklamacji przez partnera, Weryfikacja przez Dział Prawny, Weryfikacja przez Przedstawiciela (ew. wizja lokalna, dokumentacja fotograficzna na miejscu), Przesłanie dokumentacji w ramach platformy do Dostawcy/Producenta, Decyzja o uznaniu / nieuznaniu reklamacji, Określenie winnego, Decyzja wymiana / korekta ceny / inna rekompensata, Odmowa, Jako rekompensata może powstać: Korekta faktury (przesłanie jako komunikat EDI), Nowe zamówienie ze specjalnym rabatem lub korekta istniejącego (zatwierdzone w ramach procesu obsługi zamówienia), Oferta ze specjalnymi warunkami. Moduł komunikacji z Partnerami (MODUŁ 6) - funkcjonalności modułu: Przesyłanie zamówień zakupu do systemu partnera (w których automatycznie powstaje zamówienie od wnioskodawcy), Przesyłanie zmian w zamówieniu (wprowadzonych zarówno przez Partnera jak i Wnioskodawcę), Przesyłanie informacji o zrealizowanych zamówieniach wysyłek od Partnera, Przesyłanie wystawionych przez Partnera faktur, Korespondencja dotycząca danego zamówienia/faktury (zmiany, potwierdzenia, płatności, monity, reklamacje), Płatności faktur. Moduł będzie wykorzystywał funkcjonalność elektronicznej wymiany danych w standardzie EDI. Moduł odpowiada za wymianę takich informacji jak: Aktualizacja stanów magazynowych oraz cen składników - Komunikacja Partner-Wnioskodawca, Wysyłanie zamówień - komunikacja Wnioskodawca- Partner, Informacja o statusie realizacji zamówienia komunikacja Partner-Wnioskodawca, Wysłanie dokumentów finansowych fv, proforma - Partner-Wnioskodawca. Zastosowanie standardu EDI umożliwi: zamawianie usług, których zasady świadczenia są objęte umową o współpracy, wymianę faktur w postaci elektronicznej (e-faktury) związanych z ze współpracą Wnioskodawcy i Partnera wynikającą z zawartej umowy, redukcję kosztów związanych z wymianą dokumentów (brak konieczności drukowania, brak konieczności przesyłania oryginałów dokumentów, oszczędność czasu związana z wyeliminowaniem ręcznego wprowadzania dokumentów, eliminacja błędów podczas wprowadzania danych, skrócenie czasu obiegu dokumentów - zwiększenie szybkości przekazu i przetwarzania, skrócenie cyklu sprzedaż - fakturowanie-zapłata (poprawa cash-flow), usprawnienie organizacji i obiegu informacji, wzmocnienie więzi między partnerami. Moduł raportowania (MODUŁ 7) - ten moduł będzie służył do bieżącego i okresowego badania jakości współpracy partnerów w ramach systemu, poprzez zestawianie ekonomicznych wyników tej współpracy z ilością uwag, interwencji i reklamacji oraz wynikami okresowych ankiet. Pozwoli to na bieżąco poprawiać warunki współpracy, podnosić zadowolenie partnerów, a tym samym wpływać na jej trwałość i dalszy rozwój. Moduł zamawiania surowców (Moduł 8) Moduł ten pozwoli na stałą obserwację stanów magazynowych, a w przypadku kończenia się zapasów na danych towar, moduł ten będzie odpowiedzialny za poinformowanie o tym Wnioskodawcy a także w przypadku jednego dostawcy na dany towar będzie generowane zamówienie do dostawcy, które pracownik wnioskodawcy przed wysłaniem będzie mógł zweryfikować co do zamawianych ilości. Uzyskanie powyższych funkcjonalności pozwoli zautomatyzować następujące procesy biznesowe łączące wnioskodawcę i jego partnerów: Proces pozyskiwania zamówienia Partner ma możliwość zamawiania towarów z oferty Wnioskodawcy na zasadach określonych w umowie o współpracy. Wymagane jest pisemne zamówienie towarów (mail, fax). Jeżeli zamówione towary bazują na cenniku Strona 13 z 24

14 zawartym w umowie współpracy zamówienie jest zatwierdzane przez osobę merytorycznie odpowiedzialną za realizację zamówienia, która na podstawie zebranej i wydzwonionej wiedzy potwierdza w formie papierowej przyjęcie zamówienia podając spodziewany termin dostawy. Proces realizacji zamówienia Potwierdzenie otrzymania zamówienia przez Wnioskodawcę powoduje powstanie zlecenia wewnętrznego na produkcję zamówionych asortymentów. Zlecenie to przekazywane jest do działu produkcyjnego lub bezpośrednio na maszynę w którym następuje bilansowanie zapotrzebowania materiałowego w wyniku którego generowane są papierowe dokumenty wydania z magazynów oraz papierowe dokumenty zamówienia brakujących surowców i materiałów. Po skompletowaniu wymaganych ilości materiałów i surowców następuje proces produkcyjny, który kończy się przekazaniem na magazyn wyrobów gotowych wyprodukowanych produktów. O skompletowanej dostawie informowany jest (telefonicznie, faxem, em) Partner. Następnie organizowany jest transport, generowana papierowa faktura oraz informowany Partner o terminie dostawy. Proces zamawiania materiałów i surowców Po przyjęciu zamówienia w dziale Produkcyjnym następuje bilansowanie zapotrzebowania materiałowego. W wyniku tego bilansowania powstają dokumenty papierowe związane z koniecznością zamówienia brakujących surowców i materiałów. Dokumenty te wysyłane są faxem, em do dostawców. Proces zgłaszania i obsługi reklamacji Partner obecnie ma możliwość zgłaszania reklamacji poprzez fax i pocztę elektroniczną do osoby odpowiedzialnej za obsługę danego zgłoszenia reklamacyjnego: Osoba ta wykonuje następujące czynności: 1. zgłoszenie jest ewidencjonowane i kategoryzowane, 2. zgłoszenie zostaje przesłane Partnerowi poprzez pocztę elektroniczną, 3. w razie potrzeby Wnioskodawca żąda dodatkowych informacji od Partnera 4. potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia do realizacji jest ewidencjonowane. Osoba odpowiedzialna za obsługę reklamacji ze strony Wnioskodawcy: 5. na bieżąco monitoruje realizację zgłoszenia reklamacyjnego 6. przekazuje Partnerowi status realizacji obsługi zgłoszenia reklamacyjnego 7. po usunięciu reklamacji zamyka zgłoszenie reklamacyjne. Są to nadrzędne procesy biznesowe wyselekcjonowane przez Wnioskodawcę, jako najważniejsze i których realizacja ma największy wpływ na jakość współpracy z Partnerami. Szybki dostęp do informacji, danych i dokumentów to kluczowe czynniki w funkcjonowaniu nowoczesnych przedsiębiorstw, pozwalające niejednokrotnie osiągnąć przewagę nad konkurencją. Planowany w ramach projektu system B2B opierający się na elektronicznej wymianie dokumentów (EDI) to narzędzie, które umożliwi Wnioskodawcy oraz jego Partnerom, przesyłającym dokumenty elektroniczne za pomocą platformy, na swobodne wykorzystanie informacji zawartych w tych dokumentach. Korzystając z tego rozwiązania mają oni możliwość przygotowania zestawień danych, ich analizy oraz prezentowania ich w formie tabel lub wykresów. System pozwala na szybki dostęp do kluczowych informacji (np. o stanach magazynowych, odsprzedaży czy zwrotach) co często staje się czynnikiem sukcesu na drodze do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. Dzięki temu można definiować odpowiednie powiadomienia i subskrypcje wybranych raportów, co znacznie ułatwia korzystanie z narzędzi implementowanych w ramach systemu. Wśród najważniejszych korzyści z rozwiązania znajdują się: możliwość optymalizacji zapasu w sieci handlowej, możliwość pełnej kontroli łańcucha dostaw produktów, Strona 14 z 24

15 wsparcie w procesach podejmowania decyzji, szybka reakcja na zmiany rynkowe, możliwość efektywnego zarządzania produkcją i zapasem magazynowym, optymalizacja dostępności produktów. Planowany do wdrożenia system pozwoli zintegrować funkcjonujące już systemy firmy i Partnerów w celu efektywnej wymiany informacji i dokumentów (EDI). Zaletami platformy będą niewątpliwie: usługi weryfikacji przesyłanych danych, translacja komunikatów EDI system, zapewnienie bezpieczeństwa transferu danych, niezależność technologiczna od systemów Partnerów, różnorodne sposoby komunikacji. Platforma ta będzie elastyczna, zapewniając dowolny sposób wysyłki (WEB, EC, AS2, FTP/VPN, itp.), uwzględniając przy tym dowolne formaty dokumentu (EDIFACT, XML, IDOC, itd.). Elektroniczny obieg dokumentów zagwarantuje szybki przekaz dokumentu w przypadku zamówienia, jego zaginięcie oznacza utraconą sprzedaż system B2B w ramach którego funkcjonuje EDI temu zapobiega. Rozwiązania zaimplementowane w systemie zwiększają poprawność przekazywanych danych, a to oznacza: optymalizację produkcji i stanów magazynowych, skrócenie czasu procedur handlowych i usprawnienie obiegu płatności, redukcję czasu i poprawę jakości realizowanych zamówień. Dokumenty elektroniczne pozwalają na pozbycie się problemów związanych z dokumentami papierowymi: mniejsze koszty obsługi, mniejsze koszty archiwizacji, możliwość szybkiego wyszukiwania ważnych informacji, możliwość zarządzania i szybkiego raportowania na podstawie danych elektronicznych. synchronizacja podstawowych danych produktów, obejmująca zestandaryzowane informacje logistyczne, nazwy produktów, wymiary, jednostki opakowań oraz wiele innych; jeden wspólny punkt wprowadzania danych produktowych dla dostawców, które mogą być automatycznie udostępnione wszystkim partnerom biznesowym (np. sieciom handlowym); jeden wspólny punkt dostępu dla odbiorców danych produktowych (np. sieci handlowych) poprzez subskrypcje w katalogu SA2 gwarantujące automatyczny dostęp do zweryfikowanych danych; weryfikacja poprawności danych produktowych; automatyczna synchronizacja danych poprzez dokumenty elektroniczne w formacie EDIFACT (EANCOM/PRICAT) lub poprzez XML; Web Forms (wprowadzanie i edycja danych przez WWW); programy treningowe i edukacyjne; wsparcie w implementacji; programy startowe dla dostawców i odbiorców; konsultacje w zakresie integracji oprogramowania; połączenie z innymi certyfikowanymi katalogami GDSN (np 1Sync, GXS itp.); katalog WWW (wyszukiwanie i przeglądanie za pomocą WWW). Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dn w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także ich przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), planowany system będzie posiadał archiwum, gwarantujące przechowywanie dokumentów przez wymagany ustawowo okres, który na żądanie może być wydłużony. Pozwoli to na: magazynowanie faktur i innych dokumentów w formie elektronicznej, Strona 15 z 24

16 podgląd zawartości dokumentu w postaci czytelnej (graficzna prezentacja) oraz w oryginalnym formacie, szybkie wyszukiwanie i sortowanie dokumentów według podanych kryteriów, wydrukowanie dokumentu, rejestrowanie każdej operacji na dokumencie, dostęp do e-faktury drogą elektroniczną dla Urzędu Skarbowego, zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Elektroniczne archiwum daje wymierne korzyści biznesowe i operacyjne. W największym stopniu obniży koszty związane z przechowywaniem dokumentów, pozwalając jednocześnie na łatwy dostęp do zarchiwizowanych dokumentów. Umożliwi znacznie szybsze wyszukiwanie pojedynczego dokumentu lub grupy dokumentów wg określonych kryteriów. Całościowa informatyzacja procesów sprzedaży będzie oparta o standardy EDI, co wiąże się z możliwością wymiany e-faktur, czyli tzw. bez-papierowe fakturowanie. Odpowiednio zaprojektowane oprogramowanie umożliwi walidację faktur, pomagając w ten sposób sprawdzić poprawność faktur pod względem zdublowanych dokumentów i wymaganych pól e-faktury oraz pozwoli przenosić dokumenty do zdefiniowanych indywidualnie przez użytkownika folderów. Dodatkowo aby zapewnić elektronicznym dokumentom wysoki poziom bezpieczeństwa, całość zabezpieczona będzie odpowiednią weryfikacją. Będzie się to odbywało np. wg adresów IP oraz poprzez przyznawanie ról użytkownikom na podstawie zdefiniowanych uprawnień. Dodatkowe korzyści to: możliwość outsourcingu papierowych dokumentów do zewnętrznych lokalizacji, uporządkowanie archiwum, ze względu na możliwość przenoszenia faktur do odpowiednich folderów, wyszukiwanie i segregowanie dokumentów błędnych i zdublowanych, zwiększenie bezpieczeństwa zasobów archiwum, szersze możliwości administracji archiwum, np. zarządzanie rolami użytkowników. Partnerzy poprzez system B2B mają bieżący podgląd do informacji o sprzedaży i zapasach swoich towarów, przesyłanych w dokumentach elektronicznych (EDI) przez platformę systemu B2B. W przypadku spadku zapasów poniżej zdefiniowanego wcześniej poziomu, aplikacja może generować automatycznie zamówienie w imieniu producenta na rzecz partnera biznesowego. Dzięki temu dostawca może przejąć zarządzanie zapasami i tworzenie planów dostaw, które byłyby dogodne dla obu stron lub w zależności od rodzaju zapotrzebowania System będzie automatycznie sprawdzał zapasy i generował zamówienie do dostawcy, które będzie weryfikowane przez Pracownika Wnioskodawcy przed wysłaniem do Partnera biznesowego dostawcy płyt, tak aby uniknąć ewentualnego błędu. Usprawni to także procesy zaopatrzeniowe. W tradycyjnym modelu, w którym producent utrzymuje we własnym zakresie zapasy w oparciu o tworzone plany okresowe, koszty u producenta są wysokie, co często powoduje niższą rentowność i wyższą cenę jednostkową. Wprowadzenie B2B ułatwi zarządzanie procesem produkcji i spowoduje zmniejszenie ilości zalegających u producenta zapasów danego towaru. Architektura omawianego systemu B2B będzie wielowarstwowa. Usługi WWW będą najwyższą warstwą systemu i służyć będą bezpośredniemu kontaktowi z Partnerem. Poniżej, znajdują się warstwy odpowiedzialne za zarządzanie przedsiębiorstwem, którymi będą funkcjonujące już u Partnerów systemy ERP. Wszystkie z objętych procesów biznesowych, tj. zapytanie ofertowe kontrahentów, ofertowanie, proces negocjacji/akceptacji/odrzucenia oferty, składanie i realizacja zamówienia, dostawa towarów i usług z możliwością śledzenia etapu realizacji, dokumenty handlowe (faktury), kontrola płatności, obsługa reklamacji oraz współpraca przy tworzeniu dokumentacji będą się odbywały na bardzo podobnych zasadach. Każdy z Partnerów będzie posiadał, w obrębie posiadanego systemu klasy ERP, swoją formę dla każdego z procesów. Po zatwierdzeniu i naniesieniu podpisu elektronicznego, koniecznego do zidentyfikowania nadawcy, zostanie on wysłany na serwer integrujący znajdujący się w siedzibie firmy STOLARZ. Na nim, odbywać się będzie translacja, poprzez zaimplementowane oprogramowanie zgodne ze standardem EDIFACT, obsługującym ponad 200 różnych zdarzeń. Po translacji, odpowiedni formularz, zgodny z Strona 16 z 24

17 wysłanym, będzie odbierany przez adresata zdarzenia biznesowego w formie odczytywanej przez jego system klasy ERP. Usługa automatycznej generacji plików sterujących do maszyn stolarskich będzie udostępniona w trybie SAAS. Odbiorcami tej usługi będą firmy oferujące meble na wymiar, firmy Stolarskie nie posiadające wyspecjalizowanego sprzętu. Proces składania zlecenia do wygenerowania odpowiednich plików sterujących do maszyn stolarskiech będzie zaczynał się od zalogowania Partnera w portalu. Aby stać się użytkownikiem portalu, partner stolarz lub wykonawca rejestruje się wypełniając dane informacyjne i akceptuje regulamin korzystania z systemu. Wypełnienie arkusza rejestracyjnego nie jest jednoznaczne z przydzieleniem dostępu. Informacja o tym, że zarejestrował się nowy, potencjalny Partner trafia do administratora systemu, który sprawdza wiarygodność, dotychczasowe płatności, etc. Partnera i ręcznie przydziela mu dostęp do systemu, bądź odmawia dostępu do systemu. Możliwe jest w systemie prezentowanie cen płyt, materiałów oraz usług w szczegółach zlecenia złożonego przez użytkownika. To właśnie podczas udzielania dostępu do systemu administrator przypisuje użytkownikowi jeden z 3 dostępnych cenników (detal, hurt, superhurt). Ponadto, w tym kroku możliwe jest przypisanie Partnerowi unikalnego identyfikatora, zgodnego z wykorzystywanym w systemie ERP. Po otrzymaniu dostępu Partner może złożyć zamówienie na rozkrój formatek meblowych (wielkość i rozmiar) na trzy sposoby. Podstawowym sposobem, wybieranym przez większość Partnerów jest tzw. formularz prostego zamówienia. Za pomocą tego formularza Partner wprowadza następujące informacje: nazwa elementu, grubość płyty, dekor, długość, szerokość, struktura, okleiny na 4 krawędziach oraz ilość. Powyższe pola posiadają zaawansowaną logikę, co oznacza, że są podpowiadane np. tylko dostępne w danej grubości dekory czy okleiny dedykowane dla danej grubości płyty czy też dla danego dekoru płyty. Są również kontrolowane wartości graniczne minimalnej i maksymalnej wielkości formatki meblowej. Ilość linii zamówienia jest nieograniczona. Prezentowane są również zdjęcia dekorów płyt, a także istnieje możliwość dodania plików graficznych do danej linii zamówienia, prezentujących dodatkową ich obróbkę: ukosy, frezowanie, nutowanie, etc. Drugim sposobem składania zamówień jest tak zwany kreator kuchni. Partner wypełnia kolejno dwie formatki z danymi dotyczącymi materiałów, konstrukcji mebli kuchennych oraz rodzajów szafek. Na tej podstawie w następnych krokach wypełniane są wyłącznie wymiary zewnętrzne danej szafki, a wymiary wszystkich elementów składowych są wyliczane automatycznie. Jednakże Partner może zmienić te wyliczenia, dodać domyślne ilości elementów oraz nowe elementy, których na danym formularzu nie ma. Rozwiązanie to przyspiesza znacznie proces tworzenia zamówienia i żmudnego wprowadzania danych do tabelki. Zamówienie, które zostało przygotowane w jeden z powyższych sposobów może być przed wysłaniem do optymalizacji zweryfikowane (szczegóły zlecenia), poddane edycji, bądź skasowane. Można też zlecenie skopiować (np. zlecenie powtarzalne, wzorcowe) i dalej obrabiać w trybie edycji. Zlecenie całkowicie wypełnione może zostać wysłane do optymalizacji. W tym momencie dane, w postaci plików płaskich, odpowiednich do wybranego rodzaju optymalizatora, zostają przesłane do systemu optymalizacyjnego. System ten automatycznie optymalizuje dostarczone dane, a wynik przesyła z powrotem na serwer. Dodatkowo do systemu neron erozrys dla platformy Stolarz B2B zostanie dołączony między innymi system optymalizujący Ardis Optimizer. Partner otrzymuje wynik prezentowany na portalu jako strona HTML z planem rozkroju oraz informacjami dotyczącymi ilości płyt, formatek, metrów cięcia, oraz kosztu usługi. Jeżeli Partner jest zadowolony z otrzymanego wyniku może zlecenie posłać do realizacji bądź dokonać zmian edycyjnych wielkości i ilości formatek, po czym wysłać do optymalizacji ponownie. Po przesłaniu zamówienia do realizacji administrator systemu otrzymuje informacje, że w systemie znajduje się zlecenie do wykonania. Żadna manualna praca ze strony pracowników firmy Stolarz nie jest potrzebna. Następnie takie zlecenie kontrolowane jest przez specjalistę po stronie Wnioskodawcy, który dodatkowo weryfikuje możliwość wykonania zlecenia. Na zleceniu są wytyczne jaki dekor, jaka grubość i rozmiar płyty będzie potrzebna do jak najefektywniejszego zrealizowania zamówienia. W przypadku zamówienia na wycięcie kilku małych elementów automatycznie jest przeliczany i zamawiany taki wymiar płyty, z której będą wycinane elementy aby straty (niewykorzystane resztki) były jak najmniejsze. Następnie zamówienie automatycznie jest kierowane do konkretnej maszyny. Dzięki temu skomplikowane zadanie może być szybko wykonane, uniknie się błędów przy wprowadzaniu danych ponieważ system automatycznie będzie reagował w przypadku wpisywania niemożliwych do Strona 17 z 24

18 wycięcia rozmiarów płyt w zależności od rodzaju płyty, dekoru, itd. Każdy Partner ma dostęp do swojej listy zamówień, swoich danych firmowych oraz adresowych. Może również zmienić hasło, bądź automatycznie otrzymać drogą elektroniczną informacje o wprowadzonym loginie, bądź utraconym haśle. System zawiera również panel administratora, który pozwala na dokonywanie ustawień systemowych takich jak parametry piły, optymalizacji, katalogów wymiany danych, zarządzanie biblioteką materiałów, obrzeży, etc. Możliwe jest też przydzielanie i odbieranie uprawnień Partnerom, przypisywanie cenników, przeglądanie ich list zamówień i odblokowywanie zamówień, których status jest zawieszony. Architektura rozwiązania będzie oparta o ideę SaaS (Software-as-a-Service). Software będzie umożliwiał świadczenie usług w chmurze (cloud computing) poprzez umieszczenie w chmurze zarówno modułu do tworzenia obiektów będących przedmiotem konfiguracji, samego modułu konfiguracji oraz przetwarzania i kalkulacji tak skonfigurowanych produktów. Stąd też przedmiot usługi wykracza poza prostą wymianę danych, dostęp do bazy danych czy też obsługę relacji handlowych lub dostęp do narzędzi koordynujących współpracę między przedsiębiorcami. Dzięki takiemu podejściu możliwe będzie uzyskanie produktu cechującego się bardzo wysokim poziomem zaawansowania usług poprzez wdrożenie technologii stanowiącej wynik dorobku prac EuroCloud Europe - organizacji zrzeszającej środowiska biznesowe i naukowe sektora Cloud Computing z krajów członkowskich UE (działające w ramach inicjatywy Eastern European Cloud Partnership); wyników badań naukowych w zakresie technologii informatycznych, algorytmów i struktur danych, a także w oparciu o autorskie know-how firm dostarczającej tego typu rozwiązanie na polskim i europejskim rynku. Usługa będzie oferować niezwykle wysokie poziomy zabezpieczeń danych i gwarantować ponadprzeciętną dostępność. Dzięki wdrożeniu platformy Stolarz B2B osiągnięty zostanie znaczny stopień przetworzenia przez system danych wyjściowych o złożonych strukturach względem danych wejściowych przesyłanych przez przedsiębiorców, do których usługa jest skierowana, wraz z kompleksowością usług Software-as-a-Service w odniesieniu do pełnego zakresu zidentyfikowanych potrzeb przedsiębiorców, do których jest ona skierowana. 10. Relacje B2B Obecnie wszystkie procesy biznesowe pomiędzy partnerami a wnioskodawcą realizowane są w sposób tradycyjny: ofertowanie odbywa się za pomocą telefonu, faxu lub poczty . Nie ma bazy ofert i zapytań ofertowych, które umożliwiłyby ich zatwierdzanie i późniejsze przekształcanie w zamówienia. Jeśli dana oferta zostanie zaakceptowana odrębnie składane jest zamówienie podpisywane przez upoważnione osoby z firmy. Zamówienia wysyłane są za pomocą faxu lub uzgadniane telefoniczne, nie są wprowadzane do systemu partnera jako zlecenia zakupu, a faktura zakupowa wprowadzana jest dwuetapowo: poprzez pracowników księgowości do modułów finansowo-księgowych oraz poprzez pracowników magazynu do systemu magazynowego. Od wysłania towaru od wnioskodawcy do momentu dostawy i jej zaksięgowania nie ma żadnych informacji o zmianie statusu zamówienia. Faktura i dokumenty WZ są wprowadzane do systemu w sposób tradycyjny - ręcznie. Obsługa zgłoszeń reklamacyjnych sprowadza się do przekazywania informacji wnioskodawcy i czasochłonnym dowiadywaniu się telefonicznie o statusie reklamacji. Współpraca ze wszystkimi 5 partnerami biznesowymi z Wnioskodawcą obejmuje realizację wszystkich wymienionych procesów biznesowych, które ulegną usprawnieniu w drodze wdrożenia i użytkowania systemu B2B, tj.: Uzyskanie powyższych funkcjonalności pozwoli zautomatyzować następujące procesy biznesowe łączące wnioskodawcę i jego partnerów: Proces pozyskiwania zamówienia Partner ma możliwość zamawiania towarów z oferty Wnioskodawcy na zasadach określonych w umowie o współpracy. Wymagane jest pisemne zamówienie towarów (mail, fax). Jeżeli zamówione towary bazują na cenniku zawartym w umowie współpracy zamówienie jest zatwierdzane przez osobę merytorycznie odpowiedzialną za Strona 18 z 24

19 realizację zamówienia, która na podstawie zebranej i wydzwonionej wiedzy potwierdza w formie papierowej przyjęcie zamówienia podając spodziewany termin dostawy. Proces realizacji zamówienia Potwierdzenie otrzymania zamówienia przez Wnioskodawcę powoduje powstanie zlecenia wewnętrznego na produkcję zamówionych asortymentów. Zlecenie to przekazywane jest do działu produkcyjnego lub bezpośrednio na maszynę w którym następuje bilansowanie zapotrzebowania materiałowego w wyniku którego generowane są papierowe dokumenty wydania z magazynów oraz papierowe dokumenty zamówienia brakujących surowców i materiałów. Po skompletowaniu wymaganych ilości materiałów i surowców następuje proces produkcyjny, który kończy się przekazaniem na magazyn wyrobów gotowych wyprodukowanych produktów. O skompletowanej dostawie informowany jest (telefonicznie, faxem, em) Partner. Następnie organizowany jest transport, generowana papierowa faktura oraz informowany Partner o terminie dostawy. Proces zamawiania materiałów i surowców Po przyjęciu zamówienia w dziale Produkcyjnym następuje bilansowanie zapotrzebowania materiałowego. W wyniku tego bilansowania powstają dokumenty papierowe związane z koniecznością zamówienia brakujących surowców i materiałów. Dokumenty te wysyłane są faxem, em do dostawców. Proces zgłaszania i obsługi reklamacji Partner obecnie ma możliwość zgłaszania reklamacji poprzez fax i pocztę elektroniczną do osoby odpowiedzialnej za obsługę danego zgłoszenia reklamacyjnego: Osoba ta wykonuje następujące czynności: 1. zgłoszenie jest ewidencjonowane i kategoryzowane, 2. zgłoszenie zostaje przesłane Partnerowi poprzez pocztę elektroniczną, 3. w razie potrzeby Wnioskodawca żąda dodatkowych informacji od Partnera 4. potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia do realizacji jest ewidencjonowane. Osoba odpowiedzialna za obsługę reklamacji ze strony Wnioskodawcy: 5. na bieżąco monitoruje realizację zgłoszenia reklamacyjnego 6. przekazuje Partnerowi status realizacji obsługi zgłoszenia reklamacyjnego 7. po usunięciu reklamacji zamyka zgłoszenie reklamacyjne. Wdrożenie systemu klasy B2B wpłynie w sposób znaczący na zwiększenie efektywności procesów stosowanych przez wnioskodawcę we współpracy z partnerem biznesowym. Nowy system integrujący PLATFORMA B2B STOLARZ, który powstanie w efekcie realizacji projektu, będzie pomagał przedsiębiorstwu Wnioskodawcy w usprawnieniu procesów obsługi klienta, a komunikacja wewnątrz systemu B2B w zakresie planowanego systemu integrującego PLATFORMA B2B STOLARZ realizacja procesów zostanie zautomatyzowana poprzez wykorzystanie integracji systemów oraz wykorzystywania informacji raz wprowadzonej w trakcie całego procesu. Wdrożenie systemu B2B wpłynie znacząco na zmniejszenie ilości korespondencji mailowej i potrzeby spotkań między Wnioskodawcą a Partnerem. Zmniejszy więc wydatki na pozostałe koszty rodzajowe, oraz koszty usług obcych Wnioskodawcy, a bezpośrednio również Partnerów. Wdrożony System wpłynie ponadto na skrócenie czasu podejmowania decyzji oraz ograniczenie błędów związanych z przekraczaniem terminów zawartych w poszczególnych umowach/w harmonogramie, skutkujących np. karami umownymi, nakładanymi na Partnera przez jego kontrahentów w ramach realizacji zamówień. Oprócz tego wdrożenie doprowadzi do: - eliminacji ręcznego wpisywania danych transakcyjnych do osobnych systemów dane te będą przesyłane i współdzielone w systemie B2B na platformie http. Każda strona kooperacji będzie czytać te dane w Strona 19 z 24

20 strukturalizowanym formacie.xml, czytelnym dla wszystkich stron. Platforma http, będąca integralnym elementem systemu B2B, jest miejscem gdzie te dane będą umieszczane a następnie pobierane przez drugą stronę. - skrócenia efektywnego czasu realizacji zamówień poprzez pełną automatyzację procesu zamawiania, kontroli zamówień, dostaw etc., dokładne harmonogramowanie i raportowanie zadań. Wszystko to będzie możliwe dzięki współdzieleniu w sieci przestrzeni wymiany danych, informacji i dokumentów. - szybszego realizowania zamówień dzięki zdalnemu połączeniu systemu z maszynami wycinającymi płyty Procesy biznesowe będą również bezpieczniejsze i cechować się będą mniejszą ilością potencjalnych błędów, które w większości wynikają z faktu, iż duże ilości danych wpisywane są ręcznie do systemów współpracujących firm. - wprowadzenie podpisu elektronicznego w firmie STOLARZ oraz w u Partnera pozwoli na zwiększenie automatyzacji i bezpieczeństwa załatwiania formalności, związanych z zarządzaniem inwestycjami, np. autoryzowanie zamówień, faktur, protokołów odbioru dostaw, umów między Partnerem a jego kontrahentami wewnątrz projektów, negocjowanie warunków umów. - wszystkie procesy związane ze wzajemnymi rozliczeniami między Wnioskodawcą a Partnerem, będą dokonywane również w Systemie B2B, utworzonym w ramach niniejszego projektu. Opis funkcjonalności każdego z modułów, oraz charakterystyka sposobu realizowanych przez nie procesów biznesowych, zostały opisane w pkt. 6 Biznesplanu. Komunikacja wewnątrz systemu B2B w praktyce będzie przebiegała następująco zgodnie z realizowanymi procesami biznesowymi objętymi niniejszym projektem, wg nowych rozwiązań realizowanych poprzez platformę. Wdrożenie systemu B2B wpłynie znacząco na zmniejszenie ilości korespondencji mailowej i potrzeby spotkań między Wnioskodawcą a Partnerem. Zastosowany system wpłynie ponadto na skrócenie czasu podejmowania decyzji oraz ograniczenie błędów związanych z przekraczaniem terminów zawartych w poszczególnych umowach, harmonogramach realizacji zleceń, które z kolei mogą skutkować np. karami umownymi nakładanymi na Partnera przez jego kontrahentów w ramach podjętych zleceń. Ponadto wdrożenie doprowadzi do: - eliminacji ręcznego wpisywania danych transakcyjnych do osobnych systemów dane te będą przesyłane i współdzielone w systemie B2B na platformie http. Każda strona kooperacji będzie czytać te dane w strukturalizowanym formacie.xml, czytelnym dla wszystkich stron. Platforma http, będąca integralnym elementem systemu B2B, jest miejscem, gdzie te dane będą umieszczane, a następnie pobierane przez drugą stronę, - skrócenie efektywnego czasu realizacji zleceń poprzez pełną automatyzację procesu zarządzania projektami, wspierania zasobów ludzkich, finansowych, technicznych, dokładnie harmonogramowanie i sprawozdawczość. Wszystko to będzie możliwe dzięki współdzieleniu w sieci przestrzeni wymiany danych, informacji i dokumentów. Proces będzie również bezpieczniejszy i cechować się będzie mniejszą ilością potencjalnych błędów, które w większości wynikają z faktu, iż duże ilości danych wpisywane są ręcznie do systemów współpracujących firm: - wprowadzenie podpisu elektronicznego w firmie Stolarz oraz u Partnerów pozwoli na zwiększenie automatyzacji i bezpieczeństwa załatwiania formalności, związanych z zarządzaniem inwestycjami, np. autoryzowanie zamówień, faktur, protokołów odbioru dostaw, umów między Partnerem, a jego kontrahentami wewnątrz projektów, negocjowanie warunków umów; - wszystkie procesy związane ze wzajemnymi rozliczeniami między Wnioskodawca a Partnerem, będą dokonywane również w Systemie B2B, utworzonym w ramach niniejszego projektu. Opis funkcjonalności każdego z modułów, oraz charakterystyka sposobu realizowanych przez nie procesów biznesowych, zostały opisane w pkt. 6 Biznesplanu. Potrzeby Wnioskodawcy można najprościej sprowadzić do następujących kwestii: Potrzeba wyeliminowania ręcznego wpisywania danych do osobnych systemów informatycznych, Potrzeba automatyzacji zdefiniowanych procesów biznesowych, a tym samym zwiększenia efektywności zarządzania projektów realizowanych przez Wnioskodawcę, Strona 20 z 24