ZAPYTANIE OFERTOWE NA WYBÓR WYKONAWCY

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE NA WYBÓR WYKONAWCY Usługi przygotowania do druku, druku i dostawy materiałów do operacji pt. Upowszechnianie dobrych praktyk w farmerskiej produkcji sera I. ZAMAWIAJĄCY Warszawa, dnia r. Fundacja Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej Counterpart Fund z siedzibą Warszawie i adresem: ul. Miedziana 3A, (00-814) Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS , NIP , REGON: Strona www: efrwp@efrwp.com.pl Godziny urzędowania: 8:00 16:00 Telefon: , II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 1. Postępowanie o udzielenie niniejszego zapytania ofertowego prowadzone jest w trybie konkurencyjnym na podstawie Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 13 stycznia 2017 roku w sprawie szczegółowych warunków i trybu konkurencyjnego wyboru wykonawców zadań ujętych w zestawieniu rzeczowofinansowym operacji i warunków dokonywania zmniejszeń kwot pomocy oraz pomocy technicznej (Dz. U. z 2017 roku, poz. 106), w związku z art. 43a ust. 6 ustawy z dnia 20 lutego 2015 roku o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata (Dz. U. poz. 349 i 1888, z 2016 roku poz. 337 i 1579 oraz 2017 roku poz. 5 i 60) oraz zgodnie z regulaminem wewnętrznym Zamawiającego. 2. Zamawiający zastrzega sobie: a) Prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru którejkolwiek z ofert lub unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny. W takim wypadku Oferentowi nie przysługuje wobec Zamawiającego żadne roszczenie. b) Że jedynym sposobem przyjęcia oferty i dokonania zakupu usług jest zawarcie umowy na piśmie. Żadna informacja i deklaracja ze strony Zamawiającego przygotowana i przekazana na etapie postępowania nie stanowi obietnicy lub zobowiązania do zawarcia umowy. c) Prawo do doprecyzowania wymagań technicznych i jakościowych zamówienia oraz warunków realizacji zamówienia w trakcie postępowania. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia obejmuje: 1. Przygotowanie do druku, druk oraz dostawę do 5 wskazanych przez Zamawiającego lokalizacji na terenie Polski Poradnika dobrych praktyk higienicznych wytwarzania serów i innych produktów mleczarskich w farmerskim przetwórstwie mleka wg poniższych parametrów: Nakład: 1000 egz. I. Folder A4 4+4, 48 str. + 4 str. okładki Okładka kreda mat 300 g lakier dyspersyjny + folia błysk (1+0) Środki 48 str. kreda mat 200 g lakier dyspersyjny Oprawa zeszytowa 1

2 II. Folder A4 4+4, 32 str. + 4 str. okładki Okładka kreda mat 300 g lakier dyspersyjny + folia błysk (1+0) Środki 32 str. kreda mat 200 g lakier dyspersyjny Oprawa zeszytowa III. Teczka z gumką i na rzepy z 3 skrzydłami druk z formatu B1 Teczka twarda kaszerowana lakier dyspersyjny + folia błysk 1+0 Wykrojnik Sztancowanie IV. 12 arkuszy sztancowanych z B1 Kreda mat 150 g folia błysk (1+1) Wymiary arkusza każdy inny (długie arkusze składane do A4) Wykrojnik z bigami do składania do formatu +/- A4 (z zakładką umożliwiającą wpięcie do segregatora) Sztancowanie Każdy arkusz po Wymiary arkuszy: 1) 440 x 297 mm 2) 650 x 297 mm 3) 650 x 297 mm 4) 860 x 297 mm 5) 860 x 297 mm 6) 650 x 297 mm 7) 860 x 297 mm 8) 860 x 297 mm 9) 860 x 297 mm 10) 860 x 297 mm 11) 860 x 297 mm 12) 650 x 297 mm V. 1 karta drukowana z B0 Kreda mat 150 g folia błysk (1+1) Wykrojnik z bigami do składania do formatu +/- A4 (z zakładką umożliwiającą wpięcie do segregatora) Sztancowanie Długość 1200 x 297 mm. VI. Jedna karta A4 Kreda mat 300 g lakier dyspersyjny VII. Konfekcjonowanie w zestawy. Jeden zestaw zawiera teczkę do której wkładamy: folder A4 (48 str.), folder A4 (32 str.), 13 kart i 1 kartę A4. Łącznie 1000 zestawów. Zestawy do wysyłki mają być dobrze zabezpieczone przed ewentualnym uszkodzeniem. Przygotowanie do druku polega na przeprowadzeniu wszystkich niezbędnych czynności drukarskich, w tym: sprawdzeniu wszystkich przekazanych od Zamawiającego materiałów graficznych pod kątem ich poprawnego przygotowania do druku i dokonanie niezbędnych korekt; 2

3 wykonanie próbnych wydruków kolorystycznych materiałów (okładka teczki, okładki folderów, po 3 kartki środka z każdego folderu i minimum 3 karty); opracowanie i rozrysowanie wykrojników; korekty w przekazanym pliku graficznym związane z dostosowaniem Poradnika do wytycznych Księgi wizualizacji znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata ; (Poradnik musi zawierać informację o źródłach współfinansowania publikacji ze środków Unii Europejskiej w postaci flagi Unii Europejskiej, logo KSOW, PROW oraz sloganu: Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie. Operacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Instytucja Zarządzająca PROW na lata Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi). Poradnik ma być opatrzony numerem ISBN. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy spełniają warunki: a) posiadają uprawnienia do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi; b) dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania danego zamówienia; wykonali co najmniej 3 usługi o zakresie i złożoności porównywalnej z przedmiotem zamówienia (przygotowanie do druku, druk i oprawa publikacji książkowych i/lub folderowych o minimalnym nakładzie 1000 egz.); c) znajdują się w sytuacji ekonomiczno-finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; d) nie wszczęto wobec nich postępowania upadłościowego, ani nie ogłoszono upadłości; e) nie zalegają z opłaceniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne; f) nie podlegają wykluczeniu w świetle przepisu art. 24 ustawy PZP (tj. z dnia 26 listopada 2015 r. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164). 2. W celu potwierdzenia spełnienia warunku dotyczącego wiedzy i doświadczenia, o którym mowa w pkt. 1 Oferent obowiązany jest do przedłożenia: - co najmniej 3 referencji dokumentujących posiadaną wiedzę i doświadczenie o których mowa w pkt. 1b; - co najmniej 3 zrealizowanych publikacji o podobnych parametrach do przedmiotu zamówienia do wglądu w wersji pdf lub papierowej. 3. Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach Oferenta. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki Oferent spełnił. Nie spełnienie chociażby jednego z w/w warunków skutkować będzie wykluczeniem Oferenta z postępowania. V. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: Cena 90 punktów; Termin realizacji zamówienia 10 punktów. 2. Oferta, która przedstawia najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone kryteria, zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z malejącą ilością uzyskanych punktów. Do realizacji zamówienia zostanie wybrany Oferent, który uzyska najwyższą ilość punktów. Ocena ofert w zakresie przedstawionych wyżej kryteriów zostanie dokonana wg następujących zasad: oferty będą oceniane według wzoru: wartość najtańszej oferty wartość oferty ocenianej x 90 pkt 3. Liczba punktów (maksymalnie 10 pkt), którą można uzyskać w ramach kryterium termin realizacji zamówienia zostanie obliczona w następujący sposób: 3

4 najkrótszy termin realizacji termin realizacji badanej oferty x 10 pkt 4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyskała największą sumaryczną ilość punktów. 5. W przypadku jednakowej ilości punktów uzyskanej przez dwóch lub więcej Oferentów, z Oferentami tymi zostaną przeprowadzone negocjacje. VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Treść oferty powinna być zgodna z ogłoszeniem. 2. Oferta powinna zawierać: a) Formularz ofertowy (zał. 1) b) Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (zał. 2) c) Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze (zał. 3) d) Dokumenty potwierdzające sposób reprezentacji Oferenta: skan aktualnego dokumentu, do którego jest wpisany Oferent tj. np. uchwały / rozporządzenia / odpisy z rejestru innego niż KRS, skan pełnomocnictwa / upoważnienia uprawniającego do działania w imieniu Oferenta dla osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań finansowych (w przypadku gdy nie wynika to z KRS). 3. Ofertę należy sporządzić na piśmie w języku polskim, w formie zapewniającej czytelność jej treści. 4. Oferta oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników do niniejszego zapytania, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami. 5. Oferta oraz wszystkie załączniki stanowiące oświadczenia Oferenta muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta właściwym dla jego formy organizacyjnej. 6. Wszystkie dokumenty tworzące ofertę należy przedstawić w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem. 7. Wszelkie poprawki i skreślenia w treści dokumentu oferty powinny zostać zaparafowane przez osobę podpisującą ofertę. 8. Brak którejkolwiek informacji lub dokumentów skutkuje odrzuceniem oferty. 9. Uczestnicy ponoszą wszelkie koszty związane z udziałem w postępowaniu, zwłaszcza związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów z tego tytułu. 10. Zamawiający może żądać, w wyznaczonym przez siebie terminie, wyjaśnień dotyczących złożonej oferty. 11. Zamawiający może odrzucić ofertę, która zawiera błędy w obliczeniu ceny, przy czym Zamawiający za zgodą Oferenta poprawi oczywiste omyłki rachunkowe. VII.WYMAGANIA DOTYCZĄCE OFERTY CENOWEJ 1. Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT - jeżeli występuje. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Cena może być tylko jedna. Cena nie ulega zmianie przez okres ważności oferty (związania). 2. W cenie usługi Oferent zapewni pełnię praw autorskich majątkowych wraz z prawami zależnymi do wykonanych w ramach umowy projektów graficznych i wydawnictw, bezterminowo i na wszystkich dostępnych polach eksploatacji, tj. w szczególności: a) powielania i przechowywania w każdej formie i na każdym nośniku (płyta CD, DVD, pendrive, itp.); b) prezentacji publicznych i zamkniętych (w tym poprzez wyświetlanie); c) udostępniania przez sieci wewnętrzne i Internet, a także na zasadzie publikacji na nośnikach wskazanych w punkcie pierwszym, osobom trzecim, w tym z prawem do pobrania i dalszego powielania utworów; d) udostępnienia, integracji utworów na zasadach analogicznych do opisanych w punktach wyżej; e) wykorzystania w zakresie promocji Zamawiającego. 4

5 VIII. SPOSÓB I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY 1. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie w siedzibie Zamawiającego do dnia 8 sierpnia 2017 r., do godz. 15:00. Kopertę należy zaadresować na Fundacja Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej Counterpart Fund, ul. Miedziana 3A, Warszawa oraz opatrzyć nazwą i adresem Oferenta z dopiskiem o następującej treści: Oferta Druk i dostawa Poradnika dobrych praktyk weterynaryjnych Nie otwierać przed: r. do godz. 15:00 2. Konsekwencje złożenia oferty niezgodnie z w/w opisem ponosi Oferent. 3. W przypadku przesłania oferty drogą pocztową za termin jej złożenia uważa się termin, w którym oferta znalazła się w siedzibie Zamawiającego. 4. Zamawiający zaleca, aby informacje zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa były przez Oferenta złożone w oddzielnej wewnętrznej kopercie z oznakowaniem tajemnica przedsiębiorstwa, lub spięte (zszyte) oddzielnie od pozostałych, jawnych elementów oferty. Oferent nie może zastrzec informacji dotyczących ceny. IX. OTWARCIE OFERT Otwarcie ofert nastąpi dnia 8 sierpnia 2017 r., o godz. 16:00, w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, ul. Miedziana 3A piętro 3 (sala konferencyjna). Oferenci mogą uczestniczyć w publicznej sesji otwarcia ofert. W przypadku nieobecności Oferenta przy otwieraniu ofert, Zamawiający prześle informację z otwarcia ofert, na pisemny wniosek. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający przekaże zebranym Oferentom informację o wysokości kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi bezpośrednio po odczytaniu w/w informacji. Po otwarciu ofert przekazane zastaną następujące informacje: nazwa i siedziba Oferenta, którego oferta jest otwierana, cena, termin wykonania zamówienia, ilość załączników dołączonych do formularza oferty. X. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ I INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTMI 1. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktu z Oferentami jest: Magdalena Janiak, tel , m.janiak@efrwp.com.pl 2. Sposoby porozumiewania się Stron: 1) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający oraz Oferenci przekazują listownie lub drogą elektroniczną. 2) Zamawiający wymaga by przekaz dokumentów oraz informacji drogą elektroniczną, potwierdzony był wiadomością z treścią, w której wyszczególnione będą: osoba wymieniona z imienia, data otrzymania pisma i ilość załączników. 3) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje w sprawie zapytania winny być kierowane na adres m.janiak@efrwp.com.pl 3. Oferent może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z treścią ogłoszenia, sposobu przygotowania i złożenia oferty, kierując swoje zapytania na wskazany wyżej adres. Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi na wszelkie zapytania związane z prowadzonym postępowaniem pod warunkiem, że zapytanie zostanie złożone Zamawiającemu nie później niż na 3 dni przed terminem składania ofert. XI. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY 1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy, niepowodujące naliczenia kary umownej określonej w następujących wypadkach: Wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; Ogłoszenia upadłości lub likwidacji firmy Oferenta. 2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej z podaniem uzasadnienia. 5

6 3. Oferentowi przysługuje prawo do odstąpienia od umowy, gdy Zamawiający nie przystąpił do odbioru końcowego, odmawia dokonania odbioru przedmiotu umowy lub odmawia podpisania protokołu odbioru. Wówczas Oferent traci całkowicie prawo do wynagrodzenia brutto. 4. W razie odstąpienia od umowy z przyczyn niezależnych od Oferenta, Zamawiający zobowiązany jest do dokonania odbioru części przedmiotu umowy wykonanego do dnia odstąpienia od umowy, zapłaty wynagrodzenia za wykonane prace w części proporcjonalnej do części wykonanego przedmiotu umowy. 5. Każda zmiana treści i uzupełnienie umowy, będzie wymagać aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 6. Zmiany Umowy będą mogły być wprowadzane w związku z zaistnieniem okoliczności, których wystąpienia Zamawiający i Oferent nie przewidywali w chwili zawierania Umowy. Wskazane okoliczności nie mogą być wywołane zarówno przez Zamawiającego, jak i Oferenta, ani przez nich zawinione i muszą wywoływać ten skutek, iż Umowa nie będzie mogła być wykonana wedle pierwotnej treści, w szczególności z uwagi na rażącą stratę grożącą jednemu z nich lub niemożność osiągnięcia celu Umowy. XII. KARY UMOWNE Kary będą naliczane w następujących przypadkach i wysokościach: 1. z tytułu odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Oferent w wysokości 10% wynagrodzenia brutto; 2. z tytułu odstąpienia od umowy z winy Zamawiającego w wysokości 10% umownego wynagrodzenia brutto; 3. z tytułu opóźnienia w realizacji zadania Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości 1% wynagrodzenia brutto za każdy dzień opóźnienia. XIII. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERT Oferta podlega odrzucenia w następujących przypadkach: 1. oferta została złożona po terminie składania ofert; 2. treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego; 3. oferta została złożona przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu; 4. oferta została złożona przez podmiot powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu, bądź osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w sprawie wyboru Oferenta, chyba że osoba ta nie brała udziału w dalszym postępowaniu w sprawie wyboru Oferenta. XIV. POZOSTAŁE INFORMACJE 1. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający zakłada możliwość wzrostu wartości zamówienia do 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą. 2. Poradnik we wstępnej wersji jest dostępny na stronie Zamawiającego w zakładce Forum Inicjatyw Rozwojowych -> Raporty i analizy -> 3. Informacja na podstawie art. 24 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych (Dz.U tj.) Administratorem danych osobowych jest Fundacja Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej; Miedziana 3a, Warszawa. Dane będą przetwarzane zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych w celach związanych z realizacją niniejszego zamówienia. Każda osoba ma prawo do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia. XV. OFERTY CZĘŚCIOWE Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych. Oferty częściowe zostaną odrzucone. 6

7 XVI. OFERTY WARIANTOWE Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych. Oferty wariantowe zostaną odrzucone. XVII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 dni. XVIII. WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. XIX. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia. XX. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia: do dnia 31 sierpnia 2017 r. XXI. WYNIKI POSTĘPOWANIA 1. Zapytanie zostanie rozstrzygnięte, gdy jego wynik zatwierdzi Kierownik Zamawiającego. 2. Zamawiający zawrze umowę z Oferentem, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w ogłoszeniu i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru. 3. Wyniki postępowania zostaną ogłoszone na stronie internetowej. 4. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny chyba, że podlega unieważnieniu. 5. Od decyzji o odrzuceniu oferty/ wyborze oferty najkorzystniejszej nie przysługuje odwołanie. XXII. Załączniki: 1. Formularz ofertowy. 2. Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. 3. Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze. Warszawa, r. PREZES ZARZĄDU FUNDACJI EFRWP 7