Załącznik 1 Ogólny opis budowanego systemu informatycznego, uzgodnień i opracowań w

Transkrypt

1 Załącznik 1 Ogólny opis budowanego systemu informatycznego, uzgodnień i opracowań w zakresie komunikacji EDI oraz szkoleń Budowane rozwiązanie informatyczne podzielone będzie na współpracujące ze sobą moduły, w tym moduły realizujące komunikację elektroniczną z wykorzystaniem EDI z poszczególnymi klientami i dostawcami usług i surowców. Budowa i wdrażanie modułów będzie odbywać się półrocznymi etapami. Każde półrocze zaowocuje wdrożeniem spójnych funkcjonalności systemu, które stopniowo będą usprawniać pracę drukarni, aż do osiągnięcia pełnej wydajności pod koniec czwartego półrocza. A. Pierwszy etap: : opracowanie standardów komunikacji EDI, bazy kalkulacji i zleceń, integracja FTP z programem służącym do preflightingu. W tym półroczu zostaną wdrożone następujące funkcjonalności: 1. Dokumentacja komunikatów EDI Dokumentacja komunikatów EDI i sposobu ich przekazywania, przygotowana przez firmę informatyczną we współpracy z odpowiednimi przedstawicielami każdego współpracującego przedsiębiorcy - klientów, dostawców usług i surowców. Zakłada się, że komunikacja ta będzie różna dla klientów i dostawców usług i materiałów, poza tym dopuszcza się różnice indywidualne między opisem komunikacji z przedsiębiorcami tego samego typu, ze względu na wymogi ich systemów informatycznych oraz osób je tworzących. Preferowane będą jednak rozwiązania spójne, nawet, gdyby nie wszystkie pola związane z poszczególnymi komunikatami były rejestrowane przez systemy każdego z partnerów, tj. może być tak, że konkretny partner nie będzie wykorzystywał zapytań o rozrachunki (kontrola bilansu), przesyłając jednak zapytania o ofertę poprzez EDI. Firma informatyczna, mając na uwadze warunki techniczne systemu Zamawiającego oraz poznając systemy innych przedsiębiorców, będzie uczestniczyć w opracowaniu założeń komunikacji na samym początku współpracy, aby pozostali przedsiębiorcy mogli odpowiednio rozwijać swoje systemy. Początkowe uzgodnienia będą istotne, aby odpowiednio uzupełnić wymagania Zamawiającego odnośnie systemu, tak, by równoważył wszystkie oczekiwania kontrahentów. 2. Format pracy, zlecenia, komunikacja w tym zakresie Opracowany zostanie i wdrożony w systemie Zamawiającego format opisu pracy poligraficznej oraz stworzone zostaną bazy kalkulacji, klientów i zleceń używające formatu opisu pracy poligraficznej oraz zostanie wykonane wsparcie dla komunikatów elektronicznych: * komunikat od systemu klienta: proszę o ofertę na wykonanie pracy poligraficznej o następujących parametrach Numer sprawy w systemie klienta to... * komunikat do systemu klienta: numer sprawy w systemie klienta: Numer kalkulacji nadany w systemie Zamawiającego Proponowana cena to: (zakłada się możliwość przesłania kilku cen dla różnych wersji nakładu tak najczęściej przedstawia się ofertę drukarni.) * komunikat do systemu Zamawiającego: Proszę o wystawienie zlecenia na podstawie kalkulacji Wybrany wariant nakładu to: Adresy do spedycji Oczekiwany termin wykonania przy założeniu terminu dostarczenia przez nas materiałów * komunikat do systemu partnera: akceptujemy zamówienie lub odrzucamy ze względu na: niezapłacone faktury/nierealny termin wykonania (zależnie od ustaleń z partnerami, możliwe będą dodatkowe komunikaty pozwalające korygować termin wykonania). 3. FTP i preflighting, komunikaty, zarządzanie FTP Wykonane zostanie wsparcie dla procesu przesyłania materiałów elektronicznych przez współpracujących klientów drukarni. Serwer FTP zostanie tak skonfigurowany, by każdy z klientów posiadał własne konto i by system informatyczny mógł automatycznie zmieniać hasła klientów i inne parametry. Nadto zostanie zintegrowany z oprogramowaniem służącym do preflightingu automatycznego sprawdzania materiałów elektronicznych klientów, czy nadają się do realizacji w drukarni, tj. czy stosują odpowiednią paletę barw, itd. Każdy przesłany plik będzie przekazywany automatycznie do sprawdzania (obsługa zdarzenia poprawnego przesłania pliku). Będzie powiązany automatycznie z klientem na podstawie konta, przez które został przesłany. Poprzez konto na serwerze FTP klienci będą mogli sprawdzić także pliki impozycji, tj. przetworzenie przesłanych przez nich materiałów bezpośrednio przed procesem druku.

2 Zostanie wykonana obsługa następujących komunikatów: * komunikat do systemu klienta: przesłany plik został automatycznie sprawdzony i zawiera/nie zawiera błędów możliwych do wyłapania w procesie peflightingu, typ ewentualnych błędów. Komunikat może zawierać raport z automatycznej poprawy pewnej klasy błędów, które oprogramowanie może w ten sposób poprawić. * komunikat od systemu klienta: przesłany i zweryfikowany poprawnie plik: należy powiązać ze zleceniem numer * komunikat do systemu klienta: pliki impozycji dotyczące zlecenia oczekują na akceptację. Zamiast tego komunikatu może pojawić się komunikat o błędzie wykrytym przez pracowników wykonujących impozycję, * komunikat od systemu klienta: pliki impozycji dotyczące zlecenia zostały zaakceptowane, * komunikat od systemu klienta: proszę o zmianę hasła FTP na nowe: Wykonane zostanie także oprogramowanie pomagające w zarządzaniu plikami klientów - ze względu na możliwą, dużą ilość plików, konieczne jest oprogramowanie zestawiające wszystkie przesłane i sprawdzone pliki, z możliwością wyświetlenia tylko tych, które nie są aktualnie przesyłane po raz kolejny (poprawki klienta) i tych, które przeszły pomyślnie proces sprawdzania plików lub nieznaczące błędy zostały zaakceptowane przez klienta (klient wziął na siebie ewentualność nieprawidłowego druku). Po wdrożeniu aplikacji stanowiskowych DTP/CTP aplikacje te powinny posiadać dostęp do bazy przesłanych plików, skojarzonych ze zleceniami produkcyjnymi. Oprogramowanie zarządzające przychodzącymi plikami automatycznie uruchomi proces sprawdzania nadesłanych plików. Wymagana będzie integracja ze sprawdzonym rozwiązaniem firmy Enfocus PitStop Server. Oprogramowanie to pozwoli automatycznie naprawić pewną klasę błędów, jak zastosowanie niewłaściwej palety barw. Jeśli dany kolor można w sposób jednoznaczny zamienić na odpowiednik z wymaganej palety barw CMYK (cyjan,magenta,yellow,black), wówczas oprogramowanie integrujące, komunikatem EDI odeśle klientowi odpowiedni raport i informację o pozytywnym sprawdzeniu plików na etapie preflightingu. W przypadku stwierdzenia błędów wykluczających materiały, również odpowiedni komunikat z raportem zostanie przekazany klientowi. Taki materiał nie zostanie uwidoczniony dla pracowników działu CTP. Po pozytywnej, automatycznej weryfikacji plików, pracownicy DTP/CTP zobaczą je na odpowiedniej liście w nowych aplikacjach. Pracownicy zwrócą uwagę na pewną klasę możliwych błędów, przekazując ewentualny opis problemu za pośrednictwem EDI. Pracownicy działu CTP deklarując, iż impozycja jest gotowa (rozmieszczenie wzorów graficznych na formacie druku) wyślą tym samym komunikat do odpowiedniego klienta, że może zatwierdzić impozycję udostępnioną na jego koncie FTP. Tą samą drogą klient może przesłać zatwierdzenie bądź swoje uwagi. W przypadku, gdy projekt przewiduje naniesienie punktowo lakieru UV, dział CTP sprawdzi poprawność wykonania pliku, z którego ma zostać wykonana klisza. Jeśli parametry pliku są zgodne z określonymi przez klienta w zamówieniu, wówczas nasz system informatyczny udostępni poprawny plik temu kooperantowi, który został wybrany w wyniku selekcji ofert nadesłanych w odpowiedzi na zapytania ofertowe wygenerowane i wysłane przez nasz system informatyczny do systemów informatycznych naszych kooperantów. Ta sama procedura dotyczy również uszlachetniania wyrobów za pomocą tłoczenia, wykrawania elementów, Hoot- Print i innych uszlachetnień. Szkolenia związane z pierwszym etapem: Pierwszy cykl szkoleń skierowany będzie do pracowników biurowych, kierownictwa i pracowników działu przygotowania materiałów elektronicznych i płyt drukowych i odbędzie się w końcowej fazie etapu realizacji projektu. Tematyka tych szkoleń obejmować będzie między innymi: a. Nowy standard opisu publikacji poligraficznej. Obsługa systemu kalkulacji i zleceń zintegrowanego z rozwiązaniami informatycznymi klientów. Szkolenie powinno być skupione na pełnym wyjaśnieniu stworzonej bazy kalkulacji i zleceń, włącznie z przekazaniem wiedzy o wymienianych komunikatach EDI by pracownicy byli świadomi które czynności wykonywane w oprogramowaniu generują zdarzenia w systemie partnerów. Ćwiczenia praktyczne powinny być przeprowadzone z każdym z pracowników biurowych i zainteresowanych osób z kierownictwa Zamawiającego. b. Pliki klientów i zintegrowany z systemem serwer FTP oraz proces preflightingu. Szkolenie powinno być skupione na narzędziach przeznaczonych dla pracowników drukarni, tłumacząc jednak cały kontekst działania połączonych systemów klientów i drukarń, by pracownicy byli świadomi w jaki sposób przesyłają pliki i komunikaty partnerzy oraz byli świadomi jakie komunikaty EDI generowane są na skutek czynionych przez nich zapisów w bazie danych. W związku z tym tematem odbędą się praktyczne ćwiczenia przeznaczone dla pracowników DTP/CTP a także pracowników biura. c. Zaawansowana konfiguracja oprogramowania PitStop Server. Szkolenie specjalistyczne, oparte na testach różnych przykładów plików PDF, dotyczące konfiguracji preflightingu pozwalającej na automatyczną poprawę błędów w materiałach przeznaczonych do druku, w określonym przez drukarnię zakresie. Pozostałe pliki konfiguracyjne i ustawienia związane z procesem preflightingu. Pracownicy DTP/CTP wspólnie z przedstawicielami firmy informatycznej powinni spędzić nad tymi testami i konfiguracją sporo czasu, by w

3 przyszłości móc świadomie modyfikować te ustawienia tak, by zapewnić sprawne działanie współpracy z partnerami, chroniąc jednocześnie firmę przed ewentualnymi problemami wynikającymi ze zbyt dużej ingerencji w opracowania klientów. B. Drugi etap: : zintegrowane obliczanie kalkulacji, logistyka i komunikacja z dostawcami usług zewnętrznych. W tym półroczu zostaną wdrożone następujące moduły: 1. Kalkulacje z zapisem jednostek technologicznych Moduł kalkulacji poligraficznych współpracujący z systemem informatycznym, z bazodanowym opisem pracy poligraficznej oraz z przygotowaną bazą cenników jednostek technologicznych i opisem parku maszynowego oraz rodzajów i parametrów technicznych usług. Moduł powinien samodzielnie wyznaczać najkorzystniejszą ścieżkę produkcyjną, pozwalając operatorowi na podejmowanie kluczowych decyzji, czy np. maszyna ma być dobierana według tego, która najbardziej nadaje się do danego zlecenia, czy według konkretnego wskazania. W ramach wyznaczania ścieżki produkcyjnej moduł powinien sprawdzać między innymi wszystkie możliwości ułożenia użytków na formacie druku, korzyści z zastosowania płyt na obracanie lub przewracanie. Moduł kalkulacyjny zapisywać będzie oprócz wycen także jednostki technologiczne, wymagane dla zlecenia materiały: papier, klamry, etc. oraz przewidywane usługi zewnętrzne (foliowanie, lakierowanie prac lakierem UV, itd.). W przypadku, gdy przesłane przez klienta parametry nie wymagają żadnych uzupełnień po stronie pracowników drukarni, a parametry spełniają ustalone w konfiguracji kryteria, obliczenie następuje automatycznie. W przeciwnym razie pracownik zobaczy w swoim programie kalkulację oczekującą na obliczenie. Jeśli w wyniku obliczeń wyjdzie znacząca (ustalona w konfiguracji) kwota, system również przekaże tę kalkulację odpowiedniemu pracownikowi drukarni. Obliczanie kalkulacji przez pracownika również będzie odpowiednio wspomagane przez oprogramowanie np. w zakresie wyznaczania najlepszej ścieżki produkcyjnej. Pracownik będzie mógł określić rabaty indywidualne, dla kalkulacji, inne, niż te przewidziane dla danego klienta. System pozwoli także na określanie innych rodzajów rabatów na dane typy publikacji, w różnych okresach, itp. Obliczona kalkulacja pozostanie w naszej bazie danych. Wysyłanie wyników kalkulacji do klienta: Nowy system będzie można skonfigurować, w jakich sytuacjach (zależnych od wartości pracy i wybranych parametrów) system powinien automatycznie, bez zaangażowania pracowników, odesłać poprzez EDI wynik obliczeń klientowi, a kiedy wysłać odpowiedź na zapytanie poprzez EDI dopiero po zatwierdzeniu/przetworzeniu oferty przez pracownika. 2. Logistyka, komunikacja z dostawcami usług Moduł logistyka - zarządzanie usługami zewnętrznymi (które zlecane będą dostawcom usług) oraz organizacją transportu. Zapotrzebowania na usługi zewnętrzne będą wynikały z kalkulacji związanej ze zleceniem i będą uwidaczniane w logistyce w momencie zatwierdzenia danego zlecenia. Operator będzie mógł zgrupować zlecenia np. według terminu ich wykonania i rozesłać taką grupę zleceń do wyceny dostawcom. Systemy informatyczne dostawców usług będą wymieniać między innymi informacje: * zapotrzebowania wysyłane z drukarni na określoną grupę usług zewnętrznych współpracującym dostawcom w celu uzyskania najkorzystniejszej oferty. Każda usługa będzie szczegółowo opisana wraz z liczbą arkuszy, która ma być poddana danej operacji, formatem, numerem zlecenia produkcyjnego w systemie Zamawiającego, * odbiór ofert dostawców, * przekazanie zlecenia decyzji o akceptacji wyceny, wraz z dodatkowymi informacjami organizacyjnymi, * zestaw komunikatów służących ostatecznemu określeniu terminów, * informacje o realizacji zamówienia, wysyłce gotowych detali lub możliwości odbioru, * faktura elektroniczna, informacje o rozrachunkach. Akceptacja zlecenia produkcyjnego (zamówienia klienta) spowoduje, iż pojawią się odpowiednie zapotrzebowania na usługi zewnętrzne oraz transport (zależnie od parametrów zlecenia, możliwy jest transport wykonywany przez drukarnię, odbiór własny lub wysyłka kurierska). Operator odpowiedzialny za obsługę modułu logistyka zgrupuje z pomocą oprogramowania zapotrzebowania na usługi zewnętrzne dotyczące różnych zleceń o zbieżnych datach wykonania. Do systemów informatycznych wybranych kooperantów zostaną przesłane komunikaty opisujące grupę usług zewnętrznych i ich parametry. Każdy kooperant będzie mógł wysłać komunikat zwrotny, w którym potwierdzi gotowość realizacji pracy w podanym terminie i zaoferuje cenę. System przedstawi operatorowi odpowiedzialnemu za moduł Logistyka nadesłane oferty, przedstawiając najkorzystniejszą cenę. Poprzez komunikat EDI kooperant zostanie poinformowany o wyborze jego oferty. W naszym systemie informatycznym odpowiednie usługi zewnętrzne zmienią swój status.

4

5

6

7