I. Ofertowanie sposób dokonywania zakupów towarów i usług zgodnie z procedurą uproszczoną;

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "I. Ofertowanie sposób dokonywania zakupów towarów i usług zgodnie z procedurą uproszczoną;"

Emilia Gajewska
6 lat temu
Przeglądów:

1 I. Ofertowanie sposób dokonywania zakupów towarów i usług zgodnie z procedurą uproszczoną; II. Wskaźniki realizacji projektu kontrola poziomu ich osiągnięcia. III. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów poniesionych w ramach projektu. Magda Bzdzikot Koordynator Sekcji Kontroli Gdańsk, 01 grudnia 2011 r.

2 Kontrola wyboru ofert w trakcie realizacji projektu: Zgodnie z 11 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent jest zobowiązany do dokonania zakupów w sposób: - celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania załoŝonych efektów przy jak najniŝszej kwocie wydatku; - w sposób umoŝliwiający terminową realizację Projektu; - w wysokości i terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań. W sytuacji, gdy zamówienie przekracza kwotę ,00 złotych Beneficjent jest zobowiązany do: - przedłoŝenia co najmniej trzech konkurencyjnych ofert od róŝnych podmiotów lub pisemnych protokołów z negocjacji handlowych (podpisanych przez obydwie strony) lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów 11ust 8-10 umowy o dofinansowanie realizowanego projektu;

3 Wartość 50.00,00 zł to kwota: I. netto dla projektów, w których podatek VAT jest kosztem niekwalifikowanym, II. brutto dla projektów, w których podatek VAT jest kosztem kwalifikowanym.

4 Zawartość oferty: Oferty powinny zawierać co najmniej: datę sporządzenia oferty, okres związania ofertą (okres obowiązywania oferty), dane oferenta, opis przedmiotu zakupu (porównywalne dane, np. parametry techniczne/specyfikacje usługi które umoŝliwią rzetelne porównanie ofert), proponowaną cenę, oraz inne informacje, których zaŝąda nabywca np. warunki płatności, termin dostawy, długość gwarancji, itp.

5 Beneficjent winien dostarczyć: Protokół (wyjaśnienie) z wyboru najkorzystniejszej oferty, który musi zawierać co najmniej: datę sporządzenia, kryteria wyboru, zestawienie porównywanych ofert, wskazanie wybranej oferty i podpis beneficjenta. W sytuacjach w których cena nie jest jedynym kryterium wyboru naleŝy dopilnować, aby istotne dla nabywcy przy wyborze cechy miały odzwierciedlenie we wszystkich ofertach. Oferty na trzy podobne urządzenia (np. róŝnych producentów) uzyskane od jednego sprzedawcy nie są traktowane jako konkurencyjne. Niedozwolone jest takie dzielenie zamówienia aby ominąć zapis 11ust. 10 umowy o dofinansowanie projektu.

6 W przypadku, gdy zamówienie dotyczy towarów lub usług, które mogą być zakupione z powodów obiektywnych tylko od jednego podmiotu np. zakup know how, dopuszcza się zamiast przedstawiania ofert konkurencyjnych, przedstawienie wyceny wartości zamówienia przez biegłego rzeczoznawcę.

7 PRAWIDŁOWO PRZEPROWADZONA PROCEDURA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA JEST WARUNKIEM UZNANIA WYDATKU ZA KWALIFIKOWANY.

8 Wskaźniki realizacji projektu

9 WSKAŹNIKI PROJEKTU Umowa o dofinansowanie projektu podpisywana jest na podstawie treści wniosku aplikacyjnego w którym beneficjent zdefiniował poszczególne wskaźniki dlatego, niezmiernie istotne jest, aby realizować projekt zgodnie z nimi. Poza tym naleŝy pamiętać, iŝ beneficjent zobowiązany jest nie tylko do osiągnięcia zadeklarowanych wskaźników, ale równieŝ do ich utrzymania przez okres trwałości przewidziany dla projektu.

10 Kontrola osiągnięcia wskaźników projektu Stopień realizacji wskaźników jest badany podczas obowiązkowej kontroli na zakończenie realizowanego projektu. Beneficjent podczas kontroli winien przedłoŝyć dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskazanych we wniosku o dofinansowanie wskaźników.

11 NaleŜy pamiętać: 1. KaŜda podana wielkość wskaźnika powinna mieć odzwierciedlenie w rzeczywistości. 2. Na potwierdzenie osiągnięcia wskaźnika Beneficjent winien okazać stosowne dokumenty, a takŝe jeśli to konieczne metodologie jego obliczania. 3. W czasie kontroli sprawdzane są takŝe wielkości bazowe wskaźników, zapisane we wniosku o dofinansowanie projektu.

12 WaŜne 1. Wielkość osiągnięcia wskaźników dotyczących powierzchni wybudowanych, przebudowanych czy zmodernizowanych obiektów - sprawdzane są na podstawie dokumentacji wykonawczej i powykonawczej, pozwolenia na budowę, pozwolenia na uŝytkowanie/zgłoszenia zakończenia robót budowlanych. Zgłoszenie zakończenia robót budowlanych powinno zawierać adnotację urzędową informującą o braku uwag do wykonanych prac. Beneficjent powinien określić, czy załoŝone wielkości stanowią powierzchnię całkowitą czy uŝytkową obiektu.

13 2. Wskaźniki środowiskowe Beneficjent w dniu kontroli zobowiązany jest do okazania dokumentów potwierdzających wielkości bazowe oraz osiągnięte załoŝonych wskaźników. JeŜeli wyliczenie wskaźnika jest złoŝonym algorytmem, w dniu kontroli naleŝy przedstawić Zespołowi Kontrolującemu przyjętą metodologię wyliczeń.

14 3. Wskaźnik dotyczący zatrudnienia Na potwierdzenie realizacji wskaźnika Beneficjent jest zobowiązany do okazania w dniu kontroli umowy o pracę, zakresu obowiązków na stanowisku oraz druku zgłoszeniowego ZUS dla nowozatrudnionego pracownika. NaleŜy pamiętać, Ŝe osoba ta powinna być zatrudniona na stanowisku bezpośrednio związanym z realizacją projektu.

15 100% osiągnięcie załoŝonych wskaźników produktu na zakończenie realizacji projektu, jest konieczne do uznania projektu za zrealizowany prawidłowo.

16 100% osiągnięcie załoŝonych wskaźników rezultatu musi nastąpić w terminie wskazanym we wniosku o dofinansowanie projektu.

17 Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów poniesionych w ramach projektu.

18 Odrębna dokonana w prawidłowy sposób ewidencja ma być gwarancją rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowanych. Księgowe wyodrębnienie operacji w projektach finansowanych dotacją w znacznym stopniu ułatwia teŝ kontrolę prawidłowości ich wykorzystania.

19 Wyodrębniona ewidencja księgowa moŝe być zdefiniowana poprzez: 1. Wprowadzenie dodatkowych kont syntetycznych 2. Wprowadzenie dodatkowych poziomów analityki 3. Metody mieszanej częściowo konta syntetyczne, częściowo analityczne 4. Wprowadzenie kont pozabilansowych. 5. Wprowadzenie kodu księgowego.

20 Kod księgowy Rozporządzenie 1083 wprowadzające obowiązek księgowego wyodrębniania operacji w projektach dopuszcza zamienne stosowanie odpowiedniego kodu księgowego. Nie określa jednak na czym polega kod księgowy. Na gruncie polskich rozwiązań kod ten moŝe przyjmować dwie postacie: - kod księgowy funkcjonujący w ramach prowadzonego systemu księgowego - kod księgowy funkcjonujący poza systemem księgowym

21 Kodem księgowym mogłyby być np. litery, cyfry, ikony, itp. Nie mogąc dokonywać przeksięgowań na konto projektu, Beneficjent moŝe zastosować odpowiedni kod księgowy.

22 Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego 1. Stosowanie wyodrębnionych kont księgowych bez odpowiednich zapisów w zakładowym planie kont. 2. Nie wyodrębnianie zakupionych środków trwałych w prowadzonej przez Beneficjenta ewidencji środków trwałych. 3. Brak jakiegokolwiek wyodrębnienia operacji w przypadku kosztów ponoszonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.

23 NaleŜy uczulić osoby zajmujące się księgowością w firmie na fakt, Ŝe wyodrębniona ewidencja księgowa powinna funkcjonować w systemie księgowym juŝ od dnia podpisania umowy.

24 Beneficjenci prowadzący uproszczoną ewidencję księgową - podatkową księgę przychodów i rozchodów; ewidencję środków trwałych, powinni w kolumnie Uwagi lub Adnotacje, dokonywać dodatkowego, odpowiedniego oznaczenia (symbol, numer, wyróŝnik) operacji realizowanej w ramach projektu. Wybór oznaczenia, jego rodzaj i formę pozostawia się w gestii beneficjenta ( np. numer umowy o dofinansowanie/kolejny numer porządkowy). PowyŜsza regułę naleŝy stosować odpowiednio w prowadzonej ewidencji środków trwałych.

25 Beneficjenci niezobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia ewidencji księgowej, zobowiązani są do prowadzenia zestawienia zawierającego wykaz dokumentów dotyczących operacji związanych z realizacją projektu, w formie zestawienia tabelarycznego wzór dokumentu dostępny jest na stronie, (Załącznik nr 1 - Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu (faktur i innych dokumentów o równowaŝnej wartości dowodowej)

26 Dziękuję za uwagę Magda Bzdzikot Koordynator Sekcji Kontroli Tel Adres

Podobne dokumenty

Najczęściej popełniane błędy podczas realizacji i rozliczania projektów

Najczęściej popełniane błędy podczas realizacji i rozliczania projektów Magda Bzdzikot Koordynator Sekcji Kontroli Gdańsk, 21 kwiecień 2011 r. Schemat procesu przeprowadzenia kontroli u Beneficjenta Przesłanie