uniwersalna, dzięki czemu można ją wdrażać w wielu firmach o różnych formach organizacyjnych.

Transkrypt

1 Audyt przestrzegania normy SA8000 Katarzyna Rózicka, Marcelina Cieślak, Pracodawcy RP Certyfikat poświadczający działalność zgodną ze standardami etycznego biznesu i odpowiedzialności wobec interesariuszy podnosi prestiż organizacji i jej pozycję konkurencyjną. Międzynarodowym standardem w zakresie CSR jest norma SA8000. CIĄGŁE INFORMOWANIE klientów i kontrahentów, że organizacja postępuje zgodnie z zasadami odpowiedzialnego biznesu, może być uciążliwe, kosztowne i nieefektywne. Po pierwsze, nie wszyscy chcą słuchać lub czytać takie komunikaty, po drugie, kampanie PR są drogie. Sprawę może rozwiązać odpowiedni dokument, który poświadczy zainteresowanym, że mają do czynienia z przedsiębiorstwem o wysokich standardach działania w zgodzie ze środowiskiem, społecznością, wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami. Tym dokumentem jest certyfikat międzynarodowy normy SA8000. Czym jest norma SA8000, jak przygotować organizację do jej wdrożenia, kto może przeprowadzić proces certyfikacyjny? Norma SA8000 jest stosunkowo uniwersalna, dzięki czemu można ją wdrażać w wielu firmach o różnych formach organizacyjnych. Procesy certyfikacji są prowadzone w przedsiębiorstwach, które się na nią zdecydowały, oraz u ich podwykonawców i dostawców, niezależnie od branży oraz kraju, na terenie którego wszystkie badane podmioty prowadzą działalność. Certyfikacja nie ogranicza się tylko do przeprowadzenia audytu w firmie. Ten jest tylko jednym z elementów całego procesu. Firma, która chce wdrożyć SA8000, powinna być świadoma, że audyt jest kilkustopniowy. Po pozytywnym zakończeniu organizacja otrzymuje stosowny dokument, który potwierdza, że spełnia wymagania normy. Certyfikat jest przyznawany na trzy lata, po upływie których organizacja musi ubiegać się o wznowienie dokumentu. Samo jego otrzymanie podnosi prestiż przedsiębiorstwa, ponieważ norma SA8000 jest jedynym certyfikowanym standardem społecznej odpowiedzialności biznesu, a lista organizacji, którym udało się spełnić wymagania, jest publiczna i dostępna na stronie internetowej Social Accountability International. Z drugiej strony organizacja jest wręcz zobligowana do upublicznienia takiej informacji. Etapy certyfikacji Aby przystąpić do certyfikacji SA8000 i wiążącego się z tym audytu, firma powinna przede wszystkim odpowiednio się 14

2 przygotować. Świadomość zasad, które obejmuje norma, jest kluczową kwestią, ale zrozumienie elementów badania ułatwia cały proces. Audyt wdrożenia, a później również przestrzegania normy, składa się z dwóch etapów: wizyta (10 20% czasu przeznaczonego na badanie); badania (80 90% czasu audytu). Pierwszy etap jest kluczowy dla powodzenia całego procesu, choć nie jest to formalna jego część. Wstępna wizyta w przedsiębiorstwie przed audytem ma na celu przede wszystkim zidentyfikowanie obszarów wysokiego ryzyka oraz czynników, które mają wpływ na zachorowania lub utratę zdrowia, np. toksyny, maszyny itp. Poza tym pierwsza wizyta pozwala stronom oszacować czas, jaki będzie potrzebny do przeprowadzenia badania, oraz ile osób będzie w to zaangażowanych. Kolejnym krokiem audytora jest przegląd dokumentów wewnętrznych organizacji, różnych obszarów jej polityki oraz procedur. Audytor musi pozyskać w tym czasie niezbędne dane, jak: liczba pracowników, podział zatrudnionych ze względu na płeć, wiek itp., informacje o nadgodzinach, zestawienie wynagrodzeń. Na tym etapie prowadzony jest również, w podstawowym zakresie, przegląd systemu zarządzania. Interesujące może okazać się też spotkanie z tzw. interesariuszami firmy, np. przedstawicielami organizacji pozarządowych czy administracji publicznej, które daje szanse na pozyskanie opinii o firmie z jej otoczenia. Drugi etap to właściwa część audytu. Teraz weryfikowane są dokumenty, odbywają się wywiady z pracownikami i kadrą kierowniczą, zbierane i sprawdzane są informacje na temat przestrzegania skodyfikowanych i dostępnych każdemu norm SA8000. Wszystkie dane są spisywane, a ewentualne nieprawidłowości czy odchylenia od standardów zostają dokładnie przeanalizowane i przedstawione odpowiedzialnym osobom. Audytorzy zawsze wskazują sposoby naprawienia wykrytych niezgodności. Badanie kończy się podsumowującym spotkaniem, podczas którego omawiane są kluczowe wyniki audytu. Efekty Etyka w zarządzaniu: rozszerzanie granic odpowiedzialności 15

3 Katarzyna Rózicka, dyrektor Departamentu Dialogu Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej, koordynator projektu Marcelina Cieślak, starszy specjalista ds. CSR, Pracodawcy RP audytu znajdują też swoje materialne odzwierciedlenie w postaci raportu. Kompetencje audytora Audyt normy SA8000 może przeprowadzić wyłącznie firma, która posiada do tego akredytację i współpracuje z osobą legitymującą się ukończonym szkoleniem na poziomie podstawowym i zaawansowanym, uprawniającym do badania. Szkolenie prowadzone jest przez właściciela standardu organizację Social Accountability International i odbywa się każdego roku w wielu lokalizacjach na całym świecie. W większości osoby, które decydują się na udział w szkoleniu, mają już doświadczenie w prowadzeniu audytów z innych norm, np. z ISO Weryfikacja firmy pod kątem przestrzegania praw człowieka jest dość skomplikowana, ponieważ oprócz zestawu wskaźników audytor musi również zwracać uwagę na kwestie trudne do sprawdzenia, np. relacje między podwładnymi a kierownikami departamentów w organizacji. Stąd niezwykle ważne jest zachowanie odpowiedniej postawy podczas badania, posiadanie kluczowych umiejętności i wiedzy, na przykład branżowej. Ponadto na audytora wywierana jest z różnych stron presja, która może zakłócić proces weryfikacji. Firma audytorska, której zlecono wykonanie audytu, chce, aby zleceniodawca był zadowolony, a zleceniodawcą przecież jest badana organizacja. Choć ten fakt sam w sobie może rodzić konflikt interesów, mimo to audytor powinien dążyć do najwyższego stopnia obiektywizmu. W trakcie weryfikacji normy SA8000 audytor przeprowadza wywiady indywidualne lub fokusowe z wybranymi pracownikami. Dzięki nim ma szansę dowiedzieć się czegoś, o czym w oficjalnych dokumentach firmy brakuje informacji. Brak zgodności z SA8000 i co dalej? W trakcie audytu mogą zostać zidentyfikowane nieprawidłowości w przestrzeganiu normy SA8000. Na przykład audytor, weryfikując obszar SA8000 Praca przymusowa, będzie sprawdzał umowy pracowników i ochrony, zestawienie wynagrodzeń i nadgodzin, przeprowadzi wywiady z pracownikami, kierownikami, przedstawicielami organizacji pozarządowych lub związków zawodowych oraz pracownikami ochrony. Ponadto sprawdzi procedury i metody rekrutacji, zasady współpracy z agencją zatrudnienia oraz warunki składania wypowiedzeń lub zwolnień. W tym przypadku nieprawidłowości mogą być następujące: przetrzymywanie dokumentów pracowników; brak kopii umowy zatrudnienia na użytek zatrudnionych; przetrzymywanie pierwszego wynagrodzenia pracownika jako tzw. depozytu; zmuszanie zatrudnionych do płacenia za szkolenia zawodowe. W takiej sytuacji audytor musi ocenić, czy naruszenie jest poważne, czy to tylko drobne uchybienie wobec zasad SA8000. O tym, że nieprawidłowość jest poważna, mogą świadczyć następujące czynniki: nie istnieje lub jest wadliwy proces odpowiadający za zgodność z SA8000; występuje wysokie ryzyko zagrożenia bezpieczeństwa pracowników; brak kontroli zgodności działań z normą. Z kolei drobna nieprawidłowość to taka, która: nie jest problemem systemowym; jest wyjątkiem, a pozostałe wymogi są spełnione. Jest jeszcze Cykliczność powtarzania audytu AUDYT CERTYFIKACYJNY Obejmujący wszystkie elementy normy SA8000 co 6 miesięcy przez 3 lata NIEZAPOWIEDZIANY AUDYT KONTROLNY AUDYT KONTROLNY AUDYT KONTROLNY AUDYT KONTROLNY AUDYT KONTROLNY AUDYT RECERTYFIKACYJNY po 3 latach 16

4 trzecia ewentualność stan, który nie jest sprzeczny z normą i nie stanowi na daną chwilę zagrożenia, ale w sprzyjających dla siebie warunkach może stać się groźny. Wówczas audytor może go poddać stałemu monitoringowi i oznaczy jako tzw. obserwowany. O tym, czy doszło do nieprawidłowości, czy nie, audytor decyduje na podstawie kilku wytycznych: spełnienia wymagań normy SA8000, regulacji w prawie i międzynarodowych standardach, wiedzy o danej branży, własnego doświadczenia. Jeżeli audytor uzna, że w badanej firmie wystąpiły tylko drobne nieprawidłowości, jeśli istnieje plan naprawczy dający szansę, że sytuacja się poprawi lub działania służące do wyeliminowania nieprawidłowości są już wdrożone, może ona otrzymać lub (jeśli to kolejny audyt potwierdzający) podtrzymać certyfikat przestrzegania SA8000. Jest kilka obszarów SA8000, kiedy uzyskanie certyfikatu nie jest możliwe bez usunięcia nieprawidłowości. Są to: godziny pracy, dyskryminacja, kontrola dostawców, wynagrodzenia. Warto pamiętać, że nieprawidłowości wskazane w trakcie audytu to tak naprawdę szansa do poprawy. Samo badanie jest doskonałym narzędziem, które pozwala identyfikować słabe strony w systemie zarządzania, których koszty ponosi właśnie przedsiębiorstwo. O zgodnych działaniach i nieprawidłowościach audytorzy każdorazowo informują osobę zarządzającą przedsiębiorstwem. Takie robocze spotkania, podsumowujące każdy etap audytu, powinny się odbywać codziennie. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości powinni wspólnie z przedstawicielami firmy przygotować szybko plan naprawczy. Duże spotkanie przewidziane jest na koniec całego procesu. Wtedy jest czas na przedstawienie Źródła pozyskiwania i sposoby weryfikacji informacji przez audytora Proces audytowania SA8000 w przedsiębiorstwie przez audytora DO AUDYTU skompletowanie zespołu audytującego wyznaczenie celów audytu, zakresu, harmonogramu uzgodnienie warunków audytu z firmą audytowaną WYNIKI I DOKUMENTY (POTWIERDZONE) E) PRZEPROWADZENIE AUDYTU W FIRMIE organizacja spotkania otwierającego omówienie procesu audytu, podziału ról weryfikacja dokumentów, przeprowadzenie spotkań z personelem podsumowanie audytu spotkanie podsumowujące OBSERWACJE (EMPIRYCZNE) WYWIADY INDYWIDUALNE I FOKUSOWE (SUBIEKTYWNE) WERYFIKACJA DOKUMENTÓW weryfikacja dokumentów wewnętrznych dot. systemu zarządzania firmą RAPORTU Z AUDYTU przygotowanie raportu zatwierdzenie i przekazanie dokumentu DO WIZYTY W FIRMIE przygotowanie szczegółowego planu audytu przygotowanie formularzy i innych dokumentów ZAKOŃCZENIE AUDYTU I MONITOROWANIE WDRAŻANIA ZALECEŃ Etyka w zarządzaniu: rozszerzanie granic odpowiedzialności 17

5 Dziewięć obszarów certyfikowanych normą SA PRACA DZIECI W Polsce dotyczy głównie zatrudniania dzieci powyżej 16. roku życia, umożliwienia im edukacji i rozwoju. PRACA PRZYMUSOWA Pracownik powinien mieć możliwość wypowiedzenia umowy; umowa powinna działać w dwie strony. Zatrudnienie pracownika nie może opierać się na składaniu depozytów ani dokumentów tożsamości. BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY Zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków środowiska pracy. Powołanie osoby odpowiedzialnej za funkcjonowanie zgodnie z przepisami BHP. Zapobieganie potencjalnym przyczynom chorób oraz zagrożeń życia i zdrowia pracowników. WOLNOŚĆ ZRZESZANIA SIĘ Pracownicy powinni mieć wolność i swobodę w tworzeniu organizacji pracowniczych i przynależeniu do nich. DYSKRYMINACJA Nie może być różnic stosunku pracodawcy do pracowników ze względu na kwestie rasowe, religijne i in. Wszyscy powinni być traktowani jednakowo. KARY DYSCYPLINARNE Pracownik nie może być poddawany karom cielesnym i przymusom psychicznym ani agresji słownej. GODZINY PRACY Tydzień pracy nie może przekraczać czasu określonego w Kodeksie pracy. WYNAGRODZENIE Pracownik pracujący w pełnym wymiarze czasu musi otrzymywać wynagrodzenie stanowiące wysokość przynajmniej minimalnej krajowej płacy. Stali pracownicy muszą być zatrudnieni w oparciu o umowę o pracę. SYSTEMY ZARZĄDZANIA Zdefiniowanie i wdrożenie systemów zarządzania zasobami ludzkimi. Polityka społeczna; ciągłe doskonalenie; system komunikacji społecznej; relacje z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi; dokumentowanie zasad, sposobów realizacji i wyników; kontrola dostawców i partnerów. wniosków i zaleceń, przyznanie certyfikatu lub przedłużenie go. Kto to robi i ile kosztuje? Firmy, które decydują się na ubieganie o certyfikat zgodności z normą SA8000, powinny zwrócić się do akredytowanej przez SAI firmy audytorskiej, która ma uprawnienia do prowadzenia tego procesu. Oceny zgodności z normą mogą dokonywać jedynie te organizacje, które uzyskały akredytację. Pełen wykaz audytorów widnieje na stronie Social Accountability Accrediatation Services. W Polsce przeprowadzają go: Bureau Veritas, Det Norske Veritas, Intertek, SGS, TUV Rheinland Group. Social Accountability International nie określa jednoznacznie kosztu audytu zależy on od takich czynników, jak: wielkość organizacji, liczba zatrudnionych, zakres działań, lokalizacja. Ta kwestia może być również determinowana przez inne zmienne, np.: liczbę dni potrzebnych do badania, liczbę audytorów, którzy będą potrzebni do przeprowadzenia całego procesu. Część organizacji decyduje się na działania przedaudytowe, które mogą generować dodatkowe koszty, a ich wysokość będzie zależała od stopnia przygotowania organizacji do wdrożenia i spełnienia wymagań SA8000. SAI wyszczególnia cztery podstawowe typy kosztów, które wiążą się z procesem certyfikacji: nia zasad normy SA8000 w kontekście danej firmy tak, aby spełniała jej wymagania. Później przedsiębiorstwo może podejmować działania związane z przeprowadzeniem audytu; do audytu; tu, który prowadzony jest przez akredytowaną firmę; których celem jest zlikwidowanie ewentualnych, stwierdzonych niezgodności z wymaganiami normy. Dlaczego warto? Firma, która już wdroży normę SA8000 i będzie się ubiegać o certyfikację, może dostrzec szereg korzyści, które się z tym wiążą. Certyfikat przede wszystkim poświadcza interesariuszom, że organizacja nie tylko przestrzega prawa, ale także postępuje powyżej wymaganych minimów, że działa zgodnie z zasadami odpowiedzialnego biznesu i etyką w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Oznacza to, że dobrowolnie nakłada na siebie dodatkowe zobowiązania, aby podnieść jakość działalności i jakość relacji z interesariuszami, co pośrednio przyczynia się do poprawy lub wzmocnienia wizerunku, czasem też pozycji konkurencyjnej. Drugą korzyścią jest fakt, że dokument, który wyznacza określone normy postępowania, po prostu ułatwia działanie zgodne z międzynarodowymi standardami, a co za tym idzie minimalizuje ryzyko nieprawidłowości oraz potencjalne skutki błędów i idące za tym koszty. Poza tym, dzięki wyczuleniu organizacji na warunki zatrudnienia, pracownicy są lepiej zmotywowani do pracy i lojalności względem pracodawcy. Firma przyciąga w ten sposób osoby o wysokim poziomie umiejętności i kompetencji, tym samym wzmacniając swoją wartość i potencjał. I to jest następną korzyścią. Podsumowując, można powiedzieć, że dzięki wdrożeniu normy SA8000 powstaje nowa wartość w zarządzaniu łańcuchem dostaw w obszarze relacji wewnętrznych oraz z podwykonawcami i dostawcami. #