Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia

Transkrypt

1 Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Sprawiedliwości i jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sprawiedliwości - Prokuratora Generalnego instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych W związku z art. 6 ust. 1 i 2 i art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach IDz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673,1 z późn.zm 1)./ zarządza się, co następuje: 1.1. Dokumentacja powstająca w wyniku działalności Ministerstwa Sprawiedliwości jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sprawiedliwości - Prokuratora Generalnego, w których powstają materiały archiwalne podlegające przekazaniu do archiwów państwowych jest przechowywana po wykorzystaniu w archiwach państwowych. 2. Organizację i zakres działania archiwów zakładowych oraz tryb postępowania z dokumentacją przyjmowaną na przechowanie lub pozostającą na przechowaniu w archiwum zakładowym określa instrukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia. 3. Przepisy instrukcji, o której mowa w ust. 2 stosuje się w Ministerstwie Sprawiedliwości, sądach powszechnych i wojskowych powszechnych i wojskowych jednostkach organizacyjnych prokuratury oraz Centralnym Zarządzie Służby Więziennej, z zastrzeżeniem 3. 2.Nadzór nad realizacją postanowień zarządzenia powierza się kierownikom jednostek organizacyjnych wymienionych w 1 ust Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją powstałą w jednostkach organizacyjnych Centralnego Zarządu Służby Więziennej oraz 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w OZ.U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz i Nr 220, poz oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.

2 2 organizację i zakres działania archiwów zakładowych w tych jednostkach regulują odrębne przepisy. 4. Traci moc zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Oz.Urz.Min.Sprawiedl. Nr 8, poz. 55). 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2009 r. Minister Sprawiedliwości

3 3 Uzasadnienie Projektowany akt prawny stanowi wykonanie postanowień ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn.zrn.). Stosownie do art. 6 w.w. ustawy - organy państwowe obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji, która w nich powstaje. Powyżej wymienione warunki określa załącznik do przedmiotowego zarządzenia "Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych". Dotychczas obowiązującą instrukcję wprowadzono zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz.Urz.Min.Sprawiedl. Nr 8, poz. 55). Przemiany polityczno-społeczne, które nastąpiły od tego czasu wymagają nowego uregulowania niektórych zagadnień w zakresie ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji powstałej w wyniku działania jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sprawiedliwości. Przewiduje się, że przepisy instrukcji obowiązywać będą w Ministerstwie Sprawiedliwości, sądach powszechnych i wojskowych, powszechnych i wojskowych jednostkach organizacyjnych prokuratury oraz Centralnym Zarządzie Służby Więziennej. Przepisy instrukcji przede wszystkim doprecyzowują i rozszerzają regulację niektórych kwestii, w stosunku do obecnie obowiązujących. W rozdziale pierwszym reguluje się inaczej jak dotychczas usytuowanie w strukturze jednostek organizacyjnych archiwów zakładowych, w celu przekazania szerszych kompetencji zatrudnionym archiwistom, jak również elastyczności organizacyjnej, w zakresie tworzenia tych komórek przez kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych.

4 4 3 ust. 2 w tym rozdziale określa ponadto miejsce archiwów ksiąg wieczystych w sądach rejonowych, które na początku lat dziewięćdziesiątych poprzedniego wieku zostały przejęte, w związku ze zniesieniem państwowych biur notarialnych. W rozdziale czwartym podwyższa się wymogi, co do kwalifikacji archiwistów, biorąc pod uwagę zmienione przepisy ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury (Oz.U. Nr 162, poz z późno zm.) w zakresie wymaganego wykształcenia. Dodaje się rozdział (7) regulujący postępowanie z dokumentacją zapisaną na nośnikach elektronicznych. W instrukcji wymienia się urządzenia ewidencyjne zapewniające właściwą ewidencję i obieg dokumentacji wytworzonej w toku działania jednostek organizacyjnych, stanowiące załączniki do instrukcji. Archiwum zakładowe jest ostatnim ogniwem działania, od którego zależy stan przekazanej do zasobów narodowych dokumentacji archiwalnej. Jej zawartość i stan przygotowania stanowi odzwierciedlenie pracy każdej jednostki. Wejście w życie projektowanego zarządzenia nie spowoduje dodatkowych kosztów w budżecie, gdyż wymienione w zarządzeniu jednostki organizacyjne powołały już komórki, o których mowa w przedmiotowym projekcie.

5 SPIS TREŚCI Rozdział 1. Przepisy ogólne ( 1-6) Rozdział 2. Podział zasobu archiwum zakładowego ( 7-11) Rozdział 3. Zakres działania archiwum zakładowego ( 12) Rozdział 4. Personel archiwum zakładowego ( 13-17) Rozdział 5. Pomieszczenia archiwum zakładowego ( 18-25) Rozdział 6. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe ( 26-30) Rozdział 7. Przejmowanie dokumentacji zapisanej na nośnikach elektronicznych i ich przechowywanie ( 31) Rozdział 8. Przechowywanie i ewidencja zasobu archiwalnego ( 32-36) Rozdział 9. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym ( 37-38) Rozdział 10. Brakowanie dokumentacji ( 39-40) Rozdział 11. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ( 42-44) Rozdział 12. Kontrola archiwum zakładowego ( 45) Rozdział 13. Przepisy końcowe ( 46)

6 Załącznik do zarządzenia Nr.... Ministra Sprawiedliwości z dnia r. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Rozdział 1 Przepisy ogólne 1.1.Archiwum zakładowe służy do czasowego przechowywania dokumentacji powstałej w toku działalności jednostki organizacyjnej. w której została wytworzona. 2.Dokumentacja, o której mowa w ust. 1 obejmuje akta spraw załatwionych, jawne oraz mepwne. 3. W archiwum zakładowym dokumentacja przechowywana jest do czasu przejęcia przez archiwum państwowe (materiały archiwalne - kategoria A) lub do zniszczenia (dokumentacja niearchiwalna - kategoria B) Bezpośredni nadzór nad działalnością archiwum zakładowego sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, której archiwum jest podporządkowane organizacyjnie. 2.Nadzór merytoryczny nad działalnością archiwum zakładowego sprawuje właściwe archiwum państwowe Archiwum zakładowe tworzy się w każdej jednostce organizacyjnej resortu. w której powstają materiały archiwalne. 2. Archiwa ksiąg wieczystych w sądach rejonowych stanowią integralną część archiwów zakładowych. 3.W przypadku. gdy kilka jednostek organizacyjnych resortu ma siedzibę w jednej miejscowości - dopuszcza się - po uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym. prowadzenie jednego archiwum międzyzakładowego dla tych jednostek organizacyjnych; w

7 archiwum takim stosuje się podział podmiotowy zgromadzonej dokumentacji prowadząc dla niej odrębną ewidencję i wydzielając dla każdej z tych jednostek część pomieszczeń Archiwum zakładowe stanowi wydzieloną komórkę organizacyjną: kierownik jednostki organizacyjnej określa jej miejsce \v strukturze organizacyjnej. 2. W zależności od ilości powstającej dokumentacji archiwum zakładowe może być utworzone w ramach określonej komórki organizacyjnej lub jako samodzielna komórka orgamzacyj na. S.I.Archiwum zakładowe prowadzi pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej: jeżeli rozmiar zadań tego wymaga w archiwum zatrudnia się więcej pracowników. 2. W archiwum przechowującym niewielkie zbiory (do 500 mb dokumentacji) funkcję archiwisty można powierzyć odpowiednio przeszkolonemu pracownikowi, w określonym wymiarze czasu pracy. 6. Postępowanie z dokumentacją, w przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej lub ustania jej działalności określa 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją. zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375). Rozdział 2 Podział zasobu archiwum zakładowego 7. Dokumentacja ze względu na wartość. uzasadniającą potrzebę trwałego lub czasowego jej przechowywania, kwalifikowana jest do kategorii A lub B Do kategorii A zalicza się dokumentację posiadającą historyczne znaczenie polityczne, społeczne. gospodarcze. kulturalne i naukowe. Dokumentacja ta stanowi część składową narodowego zasobu archiwalnego (ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.) i nosi nazwę materiałów archiwalnych.

8 3 2. Dokumentacja, o której mowa w ust. l przechowywana jest trwale i nie podlega brakowaniu. 3. Dokumentacja archiwalna po upływie określonego czasu przechowywania w archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej przekazywana jest do właściwego archiwum państwowego Do kategorii B zalicza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym. która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu: l) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie okresu jej przechowywania wynikającego z oznaczenia cyfrowego. podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter. treść i znaczenie. w wyniku której można dokonać zmiany oceny archiwalnej tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne lub przedłużyć jej okres przechowywania. 2) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację. która po okresie jej przechowywania wynikającym z oznaczenia cyfrowego podlega brakowaniu, 3) symbolem Be oznacza się materiały o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. które po ich wykorzystaniu mogą być brakowane w komórkach organizacyjnych za zgodą właściwych archiwów zakładowych. 2. Okresy obowiązkowego przechowywania, o których mowa w ust. l liczą się od dnia l stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy. 10. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne okresy przechowywania jest ustalony: 1) w rzeczowych wykazach akt zatwierdzonych przez archiwa państwowe, dla dokumentacji administracyjnej jednostek, 2) w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych (Dz.U. Nr 46, poz. 443). dla akt spraw sądów powszechn ych, 3) w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 grudnia 2002 r. w sprawie archiwizacji akt spraw sądów wojskowych (Dz.U. Nr 220. poz ze zm.), 4) w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 września 2007 r. w sprawie zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji w powszechnych jednostkach

9 4 organizacyjnych prokuratury (Dz.Urz.Min.Sprawiedl. Nr 7, poz. 33 ze zm.), dla akt spraw prokuratorskich Zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi i ich podziału na kategorie archiwalne określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518). 2. Jednostki organizacyjne winny posiadać procedury przechowywania dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych. opracowane dla okresu nie krótszego niż 10 lat. aktualizowane z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy; procedury powinny zapewnić cykliczne wykonywanic kopii bezpieczeństwa na informatycznych nośnikach danych zapewniających możliwość wiernego odczytania danych. 3.Szczegółowe wytyczne dotyczą dokumentów elektronicznych określonych jako dokumenty ewidencjonowane; dokumenty elektroniczne, które me podlegają ewidencjonowaniu są usuwane w sposób przyjęty w danej jednostce. 4.Wraz z dokumentami elektronicznymi ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane tj. usystematyzowane informacje opisujące ten dokument. ułatwiające jego wyszukiwanie. kontrolę i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie. Niezbędne elementy metadanych określa 2 i 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517). Rozdział 3 Zakres działania archiwum zakładowego 12. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy: l) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych, 2) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 3) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym. 4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uzyskaniu zgody archiwum państwowego. 5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami.

10 5 6) utrzymywanie kontaktów z archiwami państwowymi, Rozdział 4 Personel archiwum zakładowego 13. Personel archiwum zakładowego powinien posiadać specjalistyczne wykształcenie. 14. Za wykształcenie specjalistyczne uznaje się: 1) ukończenie studiów wyższych magisterskich lub wyższych studiów zawodowych ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną 2) ukończenie szkoły kształcącej w zawodzie technik archiwista, 3) ukończenie studiów wyższych magisterskich lub studiów wyższych zawodowych innych niż określone w pkt. 1 i kursu kancelaryjno-archiwalnego zorganizowanego przez szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki, 4) ukończenie szkoły średniej i kursu kancelaryj no-archiwalnego zorganizowanego przez szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki. 15. Pracownicy archiwum zakładowego powinni: 1) dobrze znać obowiązujący system kancelaryjny, wykaz akt i przepisy dotyczące archiwizowania akt spraw oraz historię i strukturę organizacyjną jednostki organizacyjnej, 2) stale podnosić kwalifikacje zawodowe, 3) być przeszkoleni z zakresu przepisów BHP i przeciwpożarowych. 16. Do obowiązków pracowników archiwum należy: 1) realizowanie zadań wymienionych w rozdziale 3, 2) udzielanie komórkom organizacyjnym instruktażu w zakresie porządkowania i sporządzania ewidencji dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum zakładowego, 3) sprawdzanie prawidłowości uporządkowania i zakwalifikowania do kategorii archiwalnej akt, przed ich przejęciem do archiwum zakładowego,

11 6 4) dbanie o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym oraz prowadzenie w razie potrzeby niezbędnych prac konserwacyjnych, zgodnie ze wskazaniami archiwów państwowych, 5) współpraca ze służbami informatycznymi jednostek, 6) sporządzanie rocznego sprawozdania z działalności archiwum zakładowego, z uwzględnieniem ilości dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, materiałów udostępnionych i wypożyczonych, wybrakowanych i dokumentacji niearchiwalnej oraz materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego: sprawozdanie składa się osobie sprawującej bezpośredni nadzór nad archiwum zakładowym, do końca stycznia następnego roku. Jeden egzemplarz sprawozdania wraz z czwartym egzemplarzem spisów zdawczo-odbiorczych akt kategorii A przejętych w roku sprawozdawczym przesyła Się właściwemu archiwum państwowemu. 17. Przekazanie archiwum zakładowego związane ze zmianą pracownika archiwum odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Rozdział 5 Pomieszczenia archiwum zakładowego archiwalnymi. 18.Archiwum zakładowe powinno dysponować pomieszczeniami biurowymi magazynami 19. Pomieszczenia biurowe stanowią: l) miejsce pracy personelu archiwum, 2) miejsce przechowywania ewidencji zasobu archiwalnego, 3) miejsce przechowywania akt będących w toku porządkowania, 4) miejsce udostępniania akt. 20. Magazyny archiwalne służą do przechowywania zasobu archiwalnego. 21. Magazyny archiwalne powinny być: l) zlokalizowane na parterze lub w suterenach, a tylko w wyjątkowych sytuacjach w pomieszczeniach piwnicznych,

12 7 2) zapewniać odpowiednie warunki przechowywania zasobu archiwum zakładowego: - wilgotność: 45-60% (wilgotność optymalna 55%), - temperatura: 14-20"C (temperatura optymalna 18"C), 3) zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych, przed awarią sieci elektrycznej i wodociągowej, 4) zabezpieczone przed włamaniem (okratowane okna, drzwi metalowe lub obite blachą stalową z zabezpieczeniem antywłamaniowym, odpowiednie zamki i urządzenia alarmowe). 22. W magazynach archiwalnych powinna być odpowiednia rezerwa miejsca na regałach przeznaczona na kolejne dopływy akt Magazyny archiwalne powinny być wyposażone w: 1) regały metalowe stacjonarne lub kompaktowe, 2) termometry i higrometry, dla zapewnienia stałej temperatury i wilgotności, 3) sprzęt przeciwpożarowy, kontrolowany w terminach gwarantujących jego pełną sprawność użytkową, 4) szafę metalową do przechowywania dokumentacji przekazywanej z kancelarii tajnej (stosownie do 51 ust. l zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 lipca 2007 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych). 2. Regały w magazynach powinny być ustawione prostopadle do okna, w odpowiednim oddaleniu (ok. 2 m) od urządzeń grzewczych, rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do akt. 3.Regały oznacza się kolejnymi cyframi rzymskimi, a półki - cyframi arabskimi, w celu określenia miejsca przechowywania akt w spisie zdawczo-odbiorczym Prawo wstępu do magazynów archiwum zakładowego posiada archiwista zakładowy, jego bezpośredni przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych. 2. Magazyny archiwum powmny być zamykane, a klucze odpowiednio zabezpieczone. 25. W archiwum zakładowym przechowuje się tylko akta zewidencjonowane.

13 Rozdział 6 Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe Archiwum zakładowe przejmuje dokumentację spraw ostatecznie załatwionych po dwuletnim okresie ich przechowywania w komórkach organizacyjnych, liczonym od l stycznia roku następującego po roku, w którym sprawy zakończono, za wyjątkiem akt spraw sądowych i prokuratorskich. 2. Archiwum przejmuje dokumentację kompletnymi rocznikami uporządkowaną przez komórkę organizacyjną przekazującą akta. W odrębnych teczkach gromadzi się dokumentację kategorii A oraz dokumentację kategorii B z jednakowym okresem przechowywania. 3. Jeżeli zachodzi potrzeba łączenia w jednej teczce akt kategorii A z aktami kategorii B całą zawartość teczki zalicza się do kategorii A. Analogicznie postępuje się z aktami kategorii B, zaliczając je do kategorii B o dłuższym okresie przechowywania. 4.Przez uporządkowanie dokumentacji należy rozumieć: l) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami, w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w przypadku akt spraw sądowych lub prokuratorskich, zgodnie z kolejnością wpisów we właściwym urządzeniu ewidencyjnym ustalonym w instrukcji o biurowości. W ramach spraw, akta winny być ułożone chronologicznie, tj. w sposób umożliwiający odtworzenie toku ich załatwiania, 2) wyłączenie dodatkowych egzemplarzy, brudnopisów oraz części metalowych (zszywek, spinaczy) i folii, 3) ponumerowanie wszystkich zapisanych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne oraz zszycie, przesznurowanie lub spięcie w inny trwały sposób, 4) usystematyzowanie teczek aktowych, zgodnie z kolejnością haseł rzeczowego wykazu akt lub wpisów we właściwym repertorium, 5) w przypadku braku poszczególnych akt spraw lub pism w teczce, należy wymienić brakujące numery spraw w opisie teczki lub na osobnej karcie umieszczonej w teczce, 6) arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 należy zagiąć równolegle do brzegów pozostałych kart, 7) kartoteki przekazuje Się w pudłach tekturowych o długości do 40 cm, szerokości i wysokości przystosowanej do wymiaru kart; w spisie zdawczo-odbiorczym podaje się liczbę pudeł i określa liczbę kart w nich zawartych.

14 S.Opisanie teczek aktowych przez umieszczenie na stronie tytułowej: l) na środku u góry pełnej nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, w której akta powstały, 2) w lewym górnym rogu - symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego dokumentacji według rzeczowego wykazu akt, 3) w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B również okresu ich przechowywania, zapisanego cyfrą arabską, 4) na środku - tytułu teczki tj. hasła klasyfikacyjnego dokumentacji według rzeczowego wykazu akt, a w miarę potrzeby także rodzaju dokumentacji zawartej w teczce, (np. zarządzenia, plany, sprawozdania, protokoły), a pod tytułem - dat skrajnych, tj. rocznej daty najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma, 5) usystematyzowanie teczek aktowych, zgodnie z kolejnością haseł rzeczowego wykazu akt lub kolejnością zapisów we właściwym repertorium. 27.Dokumentacja spraw zakończonych, potrzebna nadal do prac bieżących, może pozostać w komórce organizacyjnej, po formalnym przekazaniu jej do archiwum zakładowego, tzn. umieszczeniu w spisie zdawczo-odbiorczym i dodaniu w rubryce 7 adnotacji o pozostawieniu jej w tej komórce Przekazywanie akt do archiwum zakładowego odbywa SIę na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych w komórce organizacyjnej i podpisanych przez jej kierownika lub osobę przez niego upoważnioną, odrębnie: dla materiałów archiwalnych w czterech egzemplarzach, a dla dokumentacji niearchiwalnej - w trzech egzemplarzach. Wzór formularza spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 1. 2.Jeden egzemplarz SpISU zdawczo-odbiorczego zatrzymuje komórka organizacyjna, pozostałe są przeznaczone dla archiwum zakładowego. 3. Komórka organizacyjna przekazująca dokumentację do archiwum zakładowego wypełnia następujące rubryki w spisie zdawczo-odbiorczym: l) liczba porządkowa 2) znak teczki 3) tytuł teczki 4) daty skrajne 5) kategoria akt 6) liczba teczek 4. Pracownik sporządzający podpisuje spis zdawczo-odbiorczy z lewej strony.

15 \O 5. Po sprawdzeniu prawidłowości uporządkowania akt i sporządzonych spisów zdawczo-odbiorczych archiwista potwierdza odbiór swoim podpisem - z prawej strony Archiwum zakładowe powinno odmówić przyjęcia akt w przypadku: l) ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym, 2) stwierdzenia. że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi. 3) stwierdzenia. że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami. 4) stwierdzenia braku lub niewłaściwej kwalifikacji archiwalnej. 2. O powodach nie przejęcia akt archiwista zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego oraz kierownika komórki organizacyjnej. z której przekazywane są akta Spisy zdawczo-odbiorcze archiwista rejestruje w wykazie spisów zdawczoodbiorczych w kolejności ich wpływu i nadaje im kolejne numery tego wykazu. 2.Przejęte teczki aktowe archiwista oznacza sygnaturą archiwalną. która stanowi numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez numer pozycji w tym spisie. 3. Treść spisów zdawczo-odbiorczych archiwista uzupełnia przez odnotowanie w rubryce 7 numeru regału i półki, na których ułożono dokumentację. Rozdzial7 Przejmowanie dokumentacji zapisanej na nośnikach elektronicznych i ich przechowywanie 31.1.Archiwum zakładowe przejmuje dokumenty elektroniczne materiałów archiwalnych oraz dokumenty elektroniczne zakwalifikowane do dokumentacji niearchiwalnej. które podlegają brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania. 2.W przypadku przejmowania danych zapisanych na nośnikach elektronicznych należy: l) przejmować dokumenty elektroniczne wraz z odnoszącymi się do nich metadanymi. oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację. zawierające informacje o nazwie i wersji zastosowanego edytora tekstu, 2) przejmować na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych przez przekazującego. 3) prowadzić odrębną ewidencję dla przejętych na podstawie spisów dokumentów elektronicznych, o których mowa w pkt. l

16 11 4) nie przejmować danych zapisanych na nośnikach typu dyskietka. me spełniających wymogów długotrwałego przechowywania. 5) w przypadku nośników typu płyt CD-R, DWD-R przestrzegać następujących zasad: - do opisu na płycie nie należy używać twardych i ostrych przyborów (ołówków, długopisów). lecz specjalnych pisaków. których tusz nie zawiera rozpuszczalników mogących uszkodzić płytę. przechowywać płyty w odpowiednich opakowaniach, w szczególności me wystawiać ich na działanie promieni słonecznych. 6) przeprowadzać coroczne przeglądy dokumentów przewidziane w obowiązującej w jednostce organizacyjnej procedurze przechowywania dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych. 3.Dokumentację wytworzoną na nośnikach elektronicznych przechowuje się w odrębnym pomieszczeniu lub w wydzielonym miejscu w archiwum zakładowym. w osobnych, specjalnie do tego celu przeznaczonych szafach. Rozdzial8 Przechowywanie i ewidencja zasobu archiwalnego 32.1.Dokumentację przechowywaną w archiwum zakładowym można układać: 1)według podziału na poszczególne komórki organizacyjne. zostawiając rezerwę miejsca na przyjęcie nowych akt, 2) w kolejności wpływu dokumentacji do archiwum. 2.Układ teczek na półkach może być: 1 )pionowy - systemem bibliotecznym - od lewej strony do prawej, 2)poziomy - teczka na teczce. księga na księdze, od dołu ku górze w kolejności sygnatur. 3.Wybór układu teczek aktowych w archiwum pozostawia się kierownikowi (samodzielnemu pracownikowi) archiwum. który powinien wybrać rozwiązanie najlepsze, mając na względzie warunki pomieszczeń magazynowych i przechowywanej dokumentacji. 4. Materiały archiwalne, zgodnie z przyjętym układem przechowuje się na wydzielonych regałach lub w odrębnych pomieszczeniach magazynowych Materiały archiwalne powmny być - w miarę potrzeby - poddawane konserwacji.

17 12 2. Przez konserwację akt rozumie się: l )działania profilaktyczne polegające na stworzeniu odpowiednich warunków przechowywania, 2) konserwację właściwą. mającą na celu zabezpieczenie akt już częściowo zniszczonych. zaatakowanych przez mikroorganizmy. Czynności konserwacyjne polegać mogą na dezynfekcji. dezynsekcji. laminowaniu itp.. 3) potrzebę dokonania konserwacji akt należy zgłosić właściwemu archiwum państwowern u Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym powinna być objęta ścisłą ewidencją, w celu ustalania na bieżąco ilości i stanu zasobu przechowywanego w archiwum oraz umożliwienia szybkiego odszukiwania akt w magazynie. 2.Ewidencję zasobu archiwum zakładowego stanowią: l) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazanych do archiwum zakładowego (załącznik nr l do Instrukcji), 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 2 do Instrukcji), 3) karty udostępniania dokumentacji (załącznik nr 3 do Instrukcji), 4)spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego (załącznik nr 4 do Instrukcji), 5) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia (załącznik nr 5 do Instrukcj i), 6) protokóły oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 6 do Instrukcji). 3. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne przygotowanych do przekazania do archiwum państwowego sporządza się w formacie uzgodnionym z dyrektorem właściwego archiwum państwowego. 4. Protokoły i urządzenia ewidencyjne, o których mowa w ust. 2, za wyjątkiem kart udostępniania dokumentacji, stanowią materiały archiwalne. 5. Karty udostępniania dokumentacji przechowuje się przez okres dwóch lat, licząc od daty zwrotu akt Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przejętej na przechowywanie prowadzi się w oddzielnych teczkach dla kategorii A i kategorii B w dwóch zbiorach: l) zbiór pierwszy - stanowią pierwsze egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, ułożone według kolejności numerów porządkowych:

18 13 2) zbiór drugi - stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, przechowywane w teczkach prowadzonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych. 2. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych prowadzi się systemem numeracji ciągłej tj. bez podziału na lata kalendarzowe. 3. W archiwum zakładowym mogą być stosowane, w miarę potrzeby inne pomoce ewidencyjne np. inwentarze kartotekowe, skorowidze alfabetyczne, rzeczowe itp. 4. Ewidencja zasobu archiwalnego może być prowadzona przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych w uzgodnieniu z właściwą komórką organizacyjną Ministerstwa Sprawiedliwości 36. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przechowywanym zasobie archiwalnym personel archiwum powinien przystąpić do uporządkowania i ewidencji: 1) akt nieuporządkowanych i niezaewidencjonowanych, 2) akt uporządkowanych nieprawidłowo lub posiadających prowizoryczną ewidencję. Rozdział 9 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym 37.1.Dokumentację przechowywaną w archiwum zakładowym udostępnia się dla celów służbowych, naukowo-badawczych, publicystycznych i innych. 2. Dokumentacja może być udostępniana w pomieszczeniach archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika archiwum. 3. Do celów służbowych dokumentacja może być wypożyczona poza pomieszczenia archiwum zakładowego. 4. Wypożyczanie dokumentacji do celów służbowych poza siedzibę jednostki organizacyjnej może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach, wyłącznie za pisemną zgodąjej kierownika lub osoby przez niego upoważnionej. S.Nie wolno wypożyczać poza archiwum akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną. która je wytworzyła, akt uszkodzonych i ewidencji zasobu archiwum. 6.Udostępnianie akt dla środków masowego przekazu oraz instytucji i osób fizycznych oraz do celów naukowo-badawczych wymaga każdorazowo zgody kierownika jednostki organizacyjnej i odbywa się stosownie do przepisów zawartych w:

19 14 l) ustawie z dnia 21 stycznia 1999 L o ochronie informacji niejawnych (t.j. OZ.U. z 2005 L Nr 196, poz ze zm.), 2) ustawie z dnia 26 stycznia 19~4 L Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 ze zm.), 3)rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 L W sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 4. poz. 36), 4) ustawie z dnia 29 sierpma 1997 L o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 L Nr 101, poz. 926 ze zm.), zm.); 5) ustawie z dnia 6 września 200 l L. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz ze 6) ustawie z dnia 29 czerwca 1995 L o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 ze zm.), 7) ustawie z dnia 18 grudnia 1998 L o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Oz.U. z 2007 L Nr 63, poz. 424). 7. Odpisy i kopie dokumentów z akt sądowych lub prokuratorskich przekazanych do archiwum wydają sekretariaty komórek organizacyjnych, w których akta powstały Archiwum zakładowe udostępnia całe teczki aktowe. a rue pojedyncze dokumenty, w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się wypożyczenie pojedynczych akt spraw. 2.Dokumentację udostępnia SIę na czas określony, na podstawie karty udostępniania akt (załącznik nr 3), którą podpisuje archiwista oraz wypożyczający akta. Archiwista wkłada w miejsce wyjętych teczek zakładkę zawierającą sygnaturę akt. datę wypożyczenia i termin zwrotu. 3.Przy zwrocie dokumentacji archiwista zobowiązany jest sprawdzić jej stan, odnotować na karcie udostępniania w obecności zwracającego, fakt zwrócenia akt oraz usunąć zakładkę, o której mowa w ust Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnioną mu dokumentację i jej zwrot w oznaczonym terminie. S.W przypadku stwierdzenia braku lub uszkodzeń dokumentacji, archiwista sporządza protokół, który podpisują: wypożyczający akta i jego bezpośredni przełożony oraz archiwista. 6.Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejsce wypożyczonych akt. drugi przechowuje archiwista w specjalnej teczce, trzeci -

20 1 5 przekazuje kierownikowi komórki orgamzacyjnej. która akta wypożyczyła. w celu wyjaśnienia sprawy. Rozdział 10 Brakowanie dokumentacji W pierwszym kwartale każdego roku archiwista dokonuje przeglądów spisów zdawczo-odbiorczych w celu: l) wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej. której okres przechowywania upłynął. 2) wydzielenia dokumentacji kategorii BE. podlegającej w danym roku ekspertyzie. 2.Brakowanie akt odbywa się komisyjnie. na wniosek archiwisty zakładowego. W skład komisji wchodzą: bezpośredni przełożony archiwisty, przedstawiciel komórki organizacyjnej. której akta poddawane są brakowaniu oraz archiwista zakładowy. Przy brakowaniu akt spraw sądowych jednym z członków komisji pow1l11en być sędzia. a w przypadku akt spraw prokuratorskich - prokurator zadań komisji. o której mowa w ust. 2 należy: l) zakwalifikowanie do zniszczenia wydzielonych akt kategorii B, których okres przechowywania upłynął. 2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej (kategorii BE) podlegającej ekspertyzie archiwum państwowego; zmianę kwalifikacji archiwista odnotowuje w spisach zdawczoodbiorczych i na teczkach aktowych, 3) zakwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) do zniszczenia, 4) sporządzenie protokółu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu akt proponowanych do zniszczenia. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji. 4.Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia (załącznik nr 6) i jej spis (załącznik nr 5) komisja sporządza w dwóch egzemplarzach. S.Jeden egzemplarz protokółu i spisu dokumentacji, o których mowa w ust. 4, przesyła się do archiwum państwowego w celu uzyskania zgody na dokonanie zniszczenia tej dokumentacji. 6.Akta przeznaczone do wybrakowania archiwista wydziela i przechowuje, w kolejności wyszczególnienia ich w spisie. do czasu otrzymania zgody archiwum państwowego. 7.Po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego na wybrakowanie akt należy:

21 16 l) wyłączyć oryginały dokumentów osohistych (metryki, świadectwa itp.) dołączonych jako dowody i przekazać do sekretariatów komórek organizacyjnych, w których dokumentacja powstała, w celu zwrócenia ich za pokwitowaniem. na żądanie osób uprawnionych do odbioru, 2) pozostałą dokumentację przekazać do zniszczenia. 40. Procedurę brakowania dokumentów elektronicznych zakwalifikowanych do dokumentacji niearchiwalnej. której okres przechowywania upłynął reguluje rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206. poz. 1518). 41. I.Nadzór nad przekazywaniem dokumentacji do zniszczenia sprawuje archiwista dokonujący jej brakowania. 2.Fakt wybrakowania dokumentacji odnotowuje Się w spisach zdawczoodbiorczych w rubryce Ewidencja wybrakowanej dokumentacji przechowywana jest odrębnie stanowi dokumenty kategorii A. Rozdział 11 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego 42.1.Archiwa zakładowe przekazują materiały archiwalne do archiwum państwowego po upływie okresu przechowywania. zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowanie oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), za wyjątkiem akt spraw sądowych i prokuratorskich. których okresy przechowywania regulują odrębne przepisy. 2.Materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych winny być uporządkowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3.Materiały archiwalne przekazuje się do archiwów państwowych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 4); spis podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona oraz archiwista zakładowy.

22 17... Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 3, sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego. trzeci natomiast dla archiwum zakładowego jednostki przekazującej. Na trzecim egzemplarzu archiwum państwowe potwierdza odbiór akt spisu dołącza się notatkę historyczną zawierającą informację o działalności jednostki i zmianach organizacyjnych w okresie. z którego materiały są przekazywane. Ewidencję przekazywanych materiałów oraz notatką historyczną należy zapisać na nośniku informatycznym i także przekazać do archiwum państwowego. 6.Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ponosi jednostka organizacyjna przekazująca te materiały Etapy i terminy przekazywania materiałów archiwalnych należy uzgadniać każdorazowo z właściwym archiwum państwowym. 2. Do Instytutu Parnięci Narodowej materiały archiwalne przekazuje się zgodnie z ustawą z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskicmu (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 63, poz. 424) i Porozumieniem o współpracy z dnia r. zawartym pomiędzy Prezesami Instytutu Parnięci Narodowej i Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych. 44.Przekazywanie dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne do archiwów państwowych regulują: 1) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518), 2) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych. na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519).

23 18 Rozdział 12 Kontrola archiwum zakładowego 45.1.Prawo kontroli archiwum zakładowego posiada właściwe archiwum państwowe. które sprawuje nadzór nad stanem i sposobem zabezpieczenia materiałów archiwalnych. 2.Z przeprowadzonej kontroli kontrolujący sporządza protokół a dyrektor archiwum państwowego wydaje zalecenia pokontrolne. 3.ProtokóL o którym mowa w ust. 2. podpisują - osoba kontrolująca i kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona. 4. Prawo kontroli posiada również Najwyższa Izba Kontroli i organa prokuratury. Rozdział 13 Przepisy końcowe W przypadku stwierdzenia utraty jakiejkolwiek dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym lub włamania do pomieszczeń. kierownik jednostki organizacyjnej zawiadamia niezwłocznie o tym fakcie właściwą jednostkę Policji oraz kierownika jednostki nadrzędnej. 2. Miejsce zdarzenia należy zabezpieczyć przed utratą. zniekształceniem lub zatarciem śladów.