Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli.

Transkrypt

1

2 Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Redaktor prowadzący: Barbara Gancarz-Wójcicka Projekt okładki: Jan Paluch Fotografia na okładce została wykorzystana za zgodą Shutterstock. Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, GLIWICE tel , onepress@onepress.pl WWW: (księgarnia internetowa, katalog książek) Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/zaexan.zip ISBN: Copyright Helion 2012 Printed in Poland. Kup książkę Poleć książkę Oceń książkę Księgarnia internetowa Lubię to!» Nasza społeczność

3 SPIS TRE CI WST P 9 1. BUD ET FIRMY HANDLOWEJ USTALANIE WARUNKÓW BONUSÓW DLA KLIENTÓW Opis zagadnienia Model sprzeda y i wyników bud etu Zadanie analityka Tabela danych jako narz dzie analizy symulacji MIESI CZNE PREMIE DLA SPRZEDAWCÓW Opis zagadnienia Microsoft Query pobieranie danych zewn trznych Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej element obliczeniowy Modyfikowanie/usuwanie elementów obliczeniowych oraz wy wietlanie listy utworzonych elementów Od wie anie danych w tabeli oraz modyfikacja kwerendy w Microsoft Query STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH DO ANALIZY DU YCH ZBIORÓW DANYCH SPRZEDA OWYCH Opis zagadnienia Struktura danych wykorzystywanych w tabeli przestawnej Tworzenie tabeli przestawnej. Dodawanie, usuwanie i przenoszenie pól Modyfikacja pól tabeli przestawnej Zastosowanie filtru raportu tabeli przestawnej Wy wietlanie stron filtru raportu jako arkuszy 45

4 4 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y 4. TYGODNIOWY RAPORT MAR Y BRUTTO NA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30) TABELE Opis zagadnienia Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzeda y Przypisanie produktom kosztu materia owego Budowa tabeli przestawnej obrazuj cej sprzedan ilo poszczególnych produktów w ka dym tygodniu Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej pole obliczeniowe TYGODNIOWY RAPORT MAR Y BRUTTO NA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30) GRAFICZNA PREZENTACJA Opis zagadnienia Sprawdzanie poprawno ci danych lista rozwijalna Funkcja WE DANETABELI Wykres ko owy struktura sprzeda y (ilo ci) w wybranym przez u ytkownika tygodniu Wykres skumulowany kolumnowy porównanie wybranej wielko ci z czterech tygodni dla ka dego z produktów KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCH FORECASTÓW SPRZEDA Y Opis zagadnienia Pliki do planowania sprzeda y Konsolidacja danych Konsolidacja bez czy ze ród em danych Zamiana plików z danymi ród owymi Edycja czy w zestawieniu podsumowuj cym WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA Opis zagadnienia Przygotowywanie zestawienia Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO Wiekowanie przy u yciu tabeli przestawnej 89

5 SPIS TRE CI 5 8. LISTY WINDYKACYJNE KORESPONDENCJA SERYJNA Opis zagadnienia Baza klientów i szablon pisma Podpi cie bazy do szablonu i drukowanie listów Drukowanie kopert ANALIZA I PROGNOZOWANIE SPRZEDA Y SEZONOWEJ Opis zagadnienia Budowa modelu Trend liniowy i funkcja REGLINX PRZYSZ E WP YWY I WYDATKI Opis zagadnienia Miesi c p atno ci funkcja MIESI C Tydzie p atno ci funkcja WEEKNUM Rodzaj wp ywów funkcja JE ELI Przysz e wp ywy tabela przestawna MACIERZ KOSZTÓW TRANSPORTU PRZEWO NIK KLIENT Opis zagadnienia Budowa macierzy tabela przestawna Funkcja JE ELI.B D Wyró nienie warto ci formatowanie warunkowe GRAFICZNA PREZENTACJA SPRZEDA Y WED UG WOJEWÓDZTW Opis zagadnienia Dane sprzeda owe tabela przestawna Wybór miesi ca lista rozwijalna Pobieranie danych z tabeli funkcja WE DANETABELI Graficzna prezentacja GRAFICZNA PREZENTACJA SK ADOWYCH WYNIKU BRUTTO NA SPRZEDA Y Opis zagadnienia Okre lenie granic kolumn 146

6 6 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y Wykres skumulowany kolumnowy Dodanie warto ci poszczególnych kolumn wykresu pola tekstowe MODEL DO WYZNACZANIA PROCENTU UPUSTU PRZY ZACHOWANYM POZIOMIE PROCENTU MAR Y ZAMÓWIENIA Opis zagadnienia Model Szukaj wyniku TWORZENIE W ASNYCH FUNKCJI EXCELA Opis zagadnienia Tworzenie niestandardowych funkcji Argumenty opcjonalne Tworzenie opisu funkcji i definiowanie kategorii Tworzenie dodatku z funkcjami 167

7 Rozdzia 7. WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA CEL: STWORZENIE NARZ DZIA S U CEGO DO WIEKOWANIA NALE NO CI. NARZ DZIA: 1. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO 2. TABELA PRZESTAWNA 7.1. OPIS ZAGADNIENIA Przewa nie systemy finansowo-ksi gowe, z których korzysta firma, posiadaj narz dzie s u ce do wiekowania nale no ci i zobowi za w okre lonych przez u ytkownika przedzia ach czasu. Osoba tworz ca raport w systemie podaje jedynie dzie, na który ma by przyj ty stan nale no ci lub zobowi za, oraz interwa y czasowe przeterminowanych nale no ci (zobowi za ), w jakich ma zosta przedstawione zestawienie. Dodatkowo zestawienie tworzone jest w podziale na odbiorc w przypadku nale no ci oraz na dostawc w przypadku zobowi za. Co jednak, je eli analityk pracuje na systemie, w którym nie ma takiego narz dzia, a co poniedzia ek z samego rana musi tworzy wiekowanie nale no ci? W jaki sposób ma sobie zautomatyzowa prac, tak aby nie traci niepotrzebnie cennego czasu, a powtarzaj c si cz pracy zast pi automatycznym narz dziem? Dodatkowo gotowe raporty w systemie pokazuj cz sto jedynie kwoty nale no ci poszczególnych klientów. Pojawia si problem, je eli chcemy wiedzie, jakie dokumenty sk adaj si na dan kwot. Nale y wtedy szuka odpowiednich pozycji w kartotekach odbiorców czy te na kontach analitycznych nale no ci. W tym rozdziale przedstawi sposób tworzenia narz dzia dla naszego analityka, które umo liwi mu usprawnienie i przyspieszenie tworzenia raportu wiekowania nale no ci, jak równie pozwoli na sprawne dotarcie do poszczególnych dokumentów sk adaj cych si na interesuj c go kwot. Zak adamy, i nasz pracownik dzia u analiz nie posiada narz dzia systemowego do tworzenia raportu wiekowania nale no ci. Jedyne, co mo e otrzyma z systemu, to zestawienie faktur niezap aconych przez klientów (rysunek 7.1). Takie zestawienie zawiera nast puj ce informacje: nr faktury, nazw kontrahenta, dat dokumentu, termin p atno ci oraz niezap acon kwot. Tak niewiele

8 84 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y Rysunek 7.1. Zestawienie niezap aconych faktur informacji wyci gni tych z systemu pozwoli naszemu analitykowi na stworzenie zestawienia pokazuj cego wiekowanie nale no ci w podziale na danego odbiorc z dok adno ci co do dokumentu. Wykorzystamy do tego celu tabele przestawne oraz funkcj WYSZUKAJ.PIONOWO PRZYGOTOWYWANIE ZESTAWIENIA Pierwszym krokiem b dzie okre lenie dla ka dego z dokumentów liczby dni od podanej przez analityka daty oraz terminu p atno ci. Ujemna liczba b dzie oznacza a, e dana faktura jest bie ca, natomiast dodatnia liczba e dana kwota z dokumentu jest przeterminowan nale no ci. W komórce I1 wpiszmy dat b dzie to dzie, na który wykonane zostanie wiekowanie nale no ci. Kolumn F nazwijmy liczba dni. Nast pnie przyciskiem F2 wstawmy formu, która b dzie od podanej w I1 daty odejmowa a termin p atno ci dla ka dego z dokumentów (rysunek 7.2). Uwaga: nale y pami ta o zablokowaniu komórki zawieraj cej podan dat. Formu nale y skopiowa do samego ko ca zestawienia. Kolejnym krokiem jest okre lenie przedzia ów czasowych wyra onych w dniach, wed ug których b d klasyfikowane nale no ci. W naszym przypadku b d to nale no ci bie ce oraz przeterminowane w przedzia ach: 1 14, 15 30, 31 45, 46 60, 61 90, i powy ej 180 dni. W zestawieniu budujemy dodatkow tablic z przedzia ami, jak na rysunku 7.3.

9 WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA 85 Rysunek 7.2. Formu a wyliczaj ca liczb dni przeterminowania ka dego z dokumentów Rysunek 7.3. Tablica z przedzia ami Tablica sk ada si z dwóch kolumn. W pierwszej wstawiona jest dolna granica danego zakresu, a w drugiej opis zakresu. Dla przedzia u o nazwie bie ce wstawiona jest bardzo du a liczba ujemna, eby ka da liczba dni poni ej 0 uznawana by a za nale no bie c. Do naszego zbioru danych dla wiekowania nale no ci dodajemy kolejn kolumn o nazwie przedzia y (rysunek 7.4). W nowo dodanej kolumnie dla ka dego z dokumentów zostanie okre lony przedzia na podstawie wyliczonej liczby dni. To zadanie zostanie wykonane przy u yciu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Rysunek 7.4. Dodanie kolumny przedzia y

10 86 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y 7.3. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO s u y do wyszukiwania i dopasowywania do siebie danych znajduj cych si w dwóch osobnych tabelach. Idealnie nada si do naszego zadania, czyli przyporz dkowania ka demu z dokumentów na podstawie warto ci w dniach odpowiedniego przedzia u wiekowania. Sk adnia funkcji to: = WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_warto ;tablica;nr_kolumny;kolumna) Argumenty funkcji to: szukana_warto warto (lub odwo anie), która ma zosta odszukana w pierwszej kolumnie tablicy. Krótko mówi c, ten argument okre la, czego szukamy. tablica wskazuje, gdzie szukamy interesuj cych nas danych. W pierwszej kolumnie tabeli musz znajdowa si warto ci, po których wyszukujemy, czyli takie same jak w argumencie szukana_warto. nr_kolumny numer kolumny, z której ma zosta zwrócona warto z tabeli przeszukiwanej. kolumna warto logiczna (0 lub 1), która okre la, czy funkcja ma znale dopasowanie dok adne (0), czy przybli one (1). W kolumnie przedzia y dla pierwszej faktury wstawiamy nasz funkcj, przechodz c na wst k Formu y/biblioteka funkcji/wyszuk.i odwo./wyszukaj. PIONOWO (rysunek 7.5). Nast pnie poszczególne argumenty funkcji wype niamy tak jak na rysunku Argument Szukana_warto wskazujemy liczb dni dla pierwszego dokumentu. 2. Argument Tabela_tablica wskazujemy nasz tabel z przedzia ami. Nale y zablokowa jej adres, aby nie zmienia a si ona przy kopiowaniu formu y na reszt pozycji. 3. Argument Nr_indeksu_kolumny wpisujemy cyfr 2, czyli dla danych w dniach pobierzemy dan nazw przedzia u. 4. Argument Przeszukiwany_zakres podajemy 1 (warto logiczn PRA- WDA), tak aby w przypadku nieznalezienia dok adnej szukanej warto ci

11 WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA 87 Rysunek 7.5. Lokalizacja funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO Rysunek 7.6. Argumenty funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO zwróci nam przybli ony wynik z tabeli z przedzia ami. Je eli podaliby my 0 (warto logiczn FA SZ), funkcja dla nieznalezionych warto ci zwróci aby b d #N/D. Wynikiem dzia ania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO dla pierwszej liczby dni równej 386 (komórka F2) b dzie przedzia o nazwie przeterminowane powy ej 180 (rysunek 7.7). Funkcj kopiujemy do ko ca naszego zestawienia.

12 88 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y Rysunek 7.7. Wynik dzia ania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO W ten oto sposób otrzymali my ko cowe zestawienie faktur wraz z niezb dnymi informacjami do stworzenia zestawienia wiekowania nale no ci (rysunek 7.8). Rysunek 7.8. Ko cowe zestawienie do wiekowania nale no ci

13 WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA WIEKOWANIE PRZY U YCIU TABELI PRZESTAWNEJ Najszybszym sposobem stworzenia zestawienia wiekowania z otrzymanego zbioru danych dotycz cych nale no ci b dzie u ycie tabeli przestawnej. Struktura tabeli przestawnej wygl da nast puj co (rysunek 7.9): 1. Etykiety kolumn pole przedzia y. 2. Etykiety wierszy pole kontrahent. 3. Warto ci pole kwota (format liczbowy z separatorem tysi ca, bez miejsc po przecinku). Rysunek 7.9. Struktura tabeli przestawnej Po tych wszystkich operacjach nasz analityk otrzyma zestawienie wiekowania nale no ci wed ug kontrahentów w podziale na okre lone przedzia y, które mo e dowolnie zmienia (rysunek 7.10). Dodatkowo widniej w zestawieniu sumy kwot zaleg ych nale no ci wed ug kontrahentów (suma wiersza) i wed ug przedzia ów (suma kolumny).

14 90 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y Rysunek Gotowe zestawienie wiekowania nale no ci Je eli chcemy wiedzie, jakie dokumenty sk adaj si na dan kwot, wystarczy j dwukrotnie klikn i w nowym arkuszu zostan wyfiltrowane wszystkie dokumenty sk adaj ce si na ni (rysunek 7.11). Rysunek Pozycje wybranej kwoty Drugim rozwi zaniem na pokazanie dokumentów sk adowych kwot jest dodanie do obszaru Etykiety wierszy tabeli przestawnej pola faktura. Dzi ki temu otrzymamy zestawienie bardziej szczegó owe w podziale nale no ci wed ug kontrahenta/faktury w poszczególnych przedzia ach. Do ka dej pozycji kontrahenta zostanie dodana podsuma (rysunek 7.12). Po pobraniu nowych danych zadaniem naszego analityka b dzie jedynie wklejenie nowego zestawu faktur, zmiana daty, na któr ma zosta wykonane wiekowanie, sprawdzenie, czy funkcje w kolumnach przedzia y i liczba dni

15 WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA 91 Rysunek Dodanie pola faktura do Etykiety wierszy obejmuj ca y zestaw danych, oraz od wie enie tabeli przestawnej. W taki sam sposób analityk mo e wykona wiekowanie zobowi za. Jak wida, stworzone narz dzie mo e s u y do wiekowania zarówno nale no ci, jak i zobowi za. Jest elastyczne, poniewa umo liwia zmian przedzia ów oraz daty wiekowania. Co najwa niejsze, zaoszcz dza te du o czasu u ytkownikowi i usprawnia jego prac. Taki raport jest równie przejrzysty dla osoby czytaj cej go i zawiera wszelkie potrzebne informacje na temat nale no ci od poszczególnych kontrahentów z poziomem szczegó owo ci do dokumentu.

16

17