SPRAWOZDANIE MERYTORYCZNE. za okres od 16 czerwca 2011 do 3 kwietnia 2012

Transkrypt

1 United Nations Association Poland Ul. Myśliwiecka Warszawa KRS: NIP: REGON: SPRAWOZDANIE MERYTORYCZNE za okres od 16 czerwca 2011 do 3 kwietnia 2012 WSTĘP W okresie od zebrania założycielskiego w dniu 16 czerwca 2011 roku do dnia przyjęcia poniższego sprawozdania Stowarzyszenie, za pośrednictwem swojego organu wykonawczego Zarządu wykonało szereg działań niezbędnych do zapewnienia sprawnego funkcjonowania organizacji, związanych z wykonywaniem obowiązków ustawowych, ale także dokonało ograniczonej kategoryzacji zadań wewnątrz swoich struktur wraz z rozszerzeniem swojego pierwotnego profilu działalności. Zarząd Stowarzyszenia przystąpił również do realizacji celów statutowych Stowarzyszenia. Zarząd ocenia, iż działania w zakresie spraw administracyjnych były realizowane zgodnie z prawem i interesem organizacji, były przeprowadzone z jak największym zaangażowaniem oraz terminowością. Krytyczna analiza tych aktywności pozwala stwierdzić, iż wykonano z sukcesem wszystkie niezbędne i wymagane zadania związane z utworzeniem i rozpoczęciem funkcjonowania przez United Nations Association Poland (d. Stowarzyszenie Warsaw Model United Nations ). W zakresie wdrożonych w tym okresie do realizacji zadań merytorycznych, związanych z realizacją celów statutowych Stowarzyszenia, Zarząd podejmował się zadań zarówno według własnych inicjatyw, jak i zgodnie z wolą Walnego Zebrania Członków realizował Strategiczny Plan Działania. Należy ocenić, że członkowie Zarządu starali się realizować przydzielone im zadania, a projekty, które udało się wdrożyć i podsumować stanowią wartość dodaną w profilu aktywności organizacji. Zarząd pragnie również odnotować, że z rożnych względów nie wszystkie projektu udało się wdrożyć w terminie.

2 DZIAŁANIA ADMINISTRACYJNE I INSTYTUCJONALNE Zarząd Stowarzyszenia w składzie: Prezes Zarządu Adam Malczak, Wiceprezes Zarządu Maciej Chęciński, Skarbnik Kacper Pancewicz, Członek Zarządu (od 16 czerwca do 19 grudnia 2011) Katarzyna Iwińska, Sekretarz (od 19 grudnia 2011) Jakub Torenc, wykonał w okresie będącym przedmiotem niniejszego sprawozdania wszystkie zadania niezbędne do pomyślnego zakończenia procesu tworzenia i rejestracji organizacji oraz rozpoczęcia jej działalności. Zarząd przygotował dokumenty rejestrowe i złożył je niezwłocznie po zebraniu założycielskim w Sądzie Rejonowym w Warszawie. Zgodnie z wezwaniem sądu, przygotowany poprawki do Statutu Stowarzyszenia, które uchwalono w dniu 1 września 2011 roku i następnie przekazano Sądowi. W dniu 13 września 2011 roku Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy wpisał Stowarzyszenie do rejestru. Przedstawiciele Zarządu Stowarzyszenia dokonali następnie złożenia niezbędnej dokumentacji celem uzyskania numeru NIP oraz REGON i niezwłocznie po ich uzyskaniu dokonali ich wpisu w pozostałych rejestrach. W ramach uzyskiwania Numery Identyfikacji Podatkowej, Stowarzyszenie zawarło umowę ws. bezpłatnego użyczenia lokalu z II Liceum Ogólnokształcącym im. Stefana Batorego w Warszawie (Zespół Szkół nr 66). Wiceprezes Zarządu Maciej Chęciński od chwili uzyskania wpisu do rejestru odpowiedzialny był także za prowadzenie korespondencji procesowej z Sądem Rejonowym dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydziałem Gospodarczym KRS przed którym prowadzone są postępowania rejestrowe Stowarzyszenia. Zarząd Stowarzyszenia, zgodnie z wymogami ustawowymi, przystąpił także bez zbędnej zwłoki do wyboru i podpisania umowy o świadczenie usług bankowych. Było to niezbędne ze względu na obowiązujące przepisy, jak również konieczne do realizacji projektów merytorycznych. Zarząd dokonał analizy ofert banków skierowanych do organizacji pozarządowych i zadecydował o przystąpieniu do negocjacji z Bankiem Ochrony Środowiska S. A., zakończonych podpisaniem umowy, zakładającej m.in. prowadzenie dwóch rachunków bankowych (w tym jedno konto walutowe). Uzyskano korzystniejsze od pierwotnej oferty warunki obsługi kart do rachunków dla przedstawicieli Stowarzyszenia. Za negocjacje odpowiedzialny był Wiceprezes Zarządu Maciej Chęciński, który w ramach wykonywania obowiązków Prezesa Zarządu wraz ze Skarbnikiem Stowarzyszenia Kacprem Pancewiczem, pozostają w stałym kontakcie z Bankiem i reagują na bieżące potrzeby finansowe Stowarzyszenia poprzez składanie odpowiednich dyspozycji przelewów oraz monitorowania stanu majątku Stowarzyszenia.

3 Zgodnie z uchwałami Walnego Zebrania Członków, w dniu 19 grudnia dokonano zmiany Statutu Stowarzyszenia, włączając w to rozszerzenie profilu organizacji poprzez zmianę nazwy na United Nations Association Poland oraz rozpoczęciu starań o uzyskanie akredytacji przy World Federation of the United Nations Associations. Zarząd złożył wymagane dokumenty w Sądzie i uzyskał rejestrację nowej nazwy. Proces akredytacyjny rozpocznie się oficjalnie w momencie złożenia wymaganej dokumentacji. Za kontakty z WFUNA oraz kompletowanie wymaganych dokumentów odpowiedzialny był i pozostaje Prezes Zarządu Adam Malczak we współpracy z Wiceprezesem Zarządu Maciejem Chęcińskim, który w ramach nadzoru nad obszarem działalności Stowarzyszenia kontakt z instytucjami publicznymi na terytorium RP pozostaje w stałym kontakcie z Departamentem Narodów Zjednoczonych i Praw Człowieka MSZ oraz UNIC Polska, informując o przebiegu procesu rejestracyjno-akredytacyjnego. DZIAŁANIA MERYTORYCZNE WawMUN 2011 Jednym z pierwszych działań merytorycznych realizowanych przez Stowarzyszenie tuż po rejestracji była konferencja Warsaw Model United Nations 2011 realizowana we współpracy z II L.O. im. Stefana Batorego w Warszawie. Należy ocenić, że dzięki zaangażowaniu funduszy zebranych na rachunku Stowarzyszenia, dzięki wsparciu członków Zarządu Prezesa A. Malczaka, Wiceprezesa M. Chęcińskiego i Skarbnika K. Pancewicza oraz kooperacji z uczniami i dyrekcją Liceum im. Batorego udało się z sukcesem zorganizować kolejną edycję warszawskiej symulacji obrad ONZ. W konferencji wzięło udział ponad 200 delegatów, informacje o wydarzeniu pojawiły się Internecie, prasie oraz telewizjach ogólnopolskich, patronat honorowy objęli Minister Spraw Zagranicznych i Prezydent m.st. Warszawy. Realizacja projektu została w pełni rozliczona a dokumenty finansowe zatwierdzone przez Skarbnika Stowarzyszenia. UNYA W grudniu 2011 roku Stowarzyszenie przystąpiło do projektu United Nations Youth Association Poland, realizowanego pod auspicjami organizacji UNYANET z siedzibą w Wiedniu. Celem projektu jest stworzenie organizacji parasolowej dla grup studenckich, zaangażowanych w promowanie ideałów ONZ w Polsce. Cały Zarząd Stowarzyszenia wziął udział w spotkaniu inicjującym ten projekt w Warszawie, podczas którego zostały

4 wyznaczone zespoły robocze. Poszczególni członkowie Zarządu odpowiadają za: zespół ds. opracowania statutu Wiceprezes Maciej Chęciński; zespół ds. projektu UGMUN w Gdańsku Prezes Adam Malczak, zespół ds. targów ONZ we Wrocławiu Sekretarz Jakub Torenc i Skarbnik Kacper Pancewicz. Członkowie Zarządu wzięli również udział w wideo konferencji z udziałem przedstawicieli organizacji UNYANET, podczas której ustalono zasady współpracy między UNA Poland a UNYA. UNA będzie pełnić rolę organizacji absolwenckiej, a UNYA studenckiej; UNA uzyska akredytację przy WFUNA i za jej pośrednictwem UNYA Poland zostanie członkiem WFUNA Youth Network. Wiceprezes Zarządu Maciej Chęciński, w ramach tej aktywności, przygotował dwa projekty statutu powstającej organizacji. Youth Delegate Projekt realizacji w Polsce UN Youth Delegate przez UNA Poland został zaproponowany przez Wiceprezesa Macieja Chęcińskiego. Od lutego 2012 roku prowadzone są w tej sprawie rozmowy z Ministerstwem Spraw Zagranicznych. Prezes i Wiceprezes Zarządu sporządzili broszurę informacyjną projektu wraz z opisem i kosztorysem, którą następnie przekazano do MSZ. Podczas spotkania roboczego zostały wyjaśnione szczegółowe możliwości realizacji projektu, a obecnie jego wdrożenie jest przedmiotem decyzji szefostwa Departamentu Narodów Zjednoczonych i Praw Człowieka MSZ. WawMUN 2012 Od grudnia 2011 roku realizowany jest, ponownie we współpracy z II L.O. im. Stefana Batorego w Warszawie, projekt kolejnej edycji symulacji obrad ONZ WawMUN. W jego ramach podjęto szereg działań, m.in. przygotowano wniosek do Międzynarodowego Funduszu Wyszehradzkiego o dofinansowanie (A. Malczak i K. Pancewicz) oraz wniosek o dofinansowanie w ramach konkursu MSZ na realizację zadania z zakresu dyplomacji publicznej (M. Chęciński, A. Malczak, K. Pancewicz). Wiceprezes Zarządu, jako oddelegowany przedstawiciel Stowarzyszenia bierze udział w pracach Sekretariatu konferencji i wspiera organizatorów w wykonywanych przez nich zadaniach. Wiceprezes jest również odpowiedzialny za kontakt i negocjacje ws. udostępnienia budynków kompleksu sejmowego na rzecz konferencji. Odbyto spotkanie robocze z przedstawicielami Kancelarii Sejmu w tej sprawie (M. Chęciński, J. Torenc). Projekt jest w trakcie realizacji, a planowana data wydarzenia to październik 2012.

5 Pozostałe Pośród szeregu działań związanych z realizacją celów statutowych oraz Strategicznego Planu Działań, Stowarzyszenie za pośrednictwem swoich przedstawicieli nawiązywało kontakty robocze i oficjalne z przedstawicielami korpusu dyplomatycznego i administracji państwowej. Wiceprezes Maciej Chęciński jest odpowiedzialny za bieżące relacje z ambasadorami akredytowanymi w Polsce oraz urzędami administracji centralnej. Kontakty te pozwoliły na przystąpienie do realizacji projektów takich jak WawMUN 2012 i UN Youth Delegate, a także pozwoliły na promocję działań Stowarzyszenia w kręgach dyplomatycznych. Ich zasadniczą zaletą jest również możliwość współpracy z ambasadami w organizacji wykładów dla studentów i uczniów liceum (Sekretarz J. Torenc) zgodnie z planem działań Stowarzyszenia w roku UNA Poland prowadzi również intensywną kooperację zagraniczną. Prezes Zarządu Adam Malczak i Skarbnik Kacper Pancewicz byli odpowiedzialni za negocjacje z organizacją Global Classrooms London z Wielkiej Brytanii ws. współpracy przy wymianie młodzieży i doświadczeń w ramach realizowanych konferencji MUN. Obecnie przygotowywany jest projekt porozumienia do akceptacji przez Global Classrooms i UNA. Wiceprezes Zarządu Maciej Chęciński uczestniczy w wydarzeniach ważnych dla korpusu dyplomatycznego i społeczności międzynarodowej, poprzez korespondencyjny kontakt z Urzędem Prezydenta Federalnego Niemiec po wyborze J.E. Pana Joachima Gaucka na urząd, wysłuchanie wraz z członkami CD expose Ministra Spraw Zagranicznych w Sejmie, uczestnictwo w posiedzeniach sejmowej i senackiej Komisji Spraw Zagranicznych. Wiceprezes uczestniczył także w wysłuchaniu publicznym dotyczącym projektu ustawy o zmianie ustawy Prawo o zgromadzeniach i zaprezentował podczas niego stanowisko Stowarzyszenia wobec tego projektu, zbieżne z regulacjami prawa międzynarodowego i orzecznictwem Trybunału Konstytucyjnego. Przez cały okres obejmujący dane sprawozdanie, Skarbnik Kacper Pancewicz był odpowiedzialny za prowadzenie księgowości Stowarzyszenia, rozliczanie wydatków projektowych oraz przygotowanie rozliczeń końcowookresowych, w tym sprawozdania finansowego i deklaracji podatkowej CIT.