BK /09 Kraków, dnia r.

Transkrypt

1 BK /09 Kraków, dnia r. Pan Jarosław Krawiec Dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych nr 10 w Krakowie al. Lubomirskiego 21 Referat Kontroli Finansowej Biura Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa przeprowadził na podstawie upoważnienia nr 111/2009, podpisanego przez Prezydenta Miasta Krakowa, kontrolę kompleksową gospodarki finansowej, w kierowanej przez Pana jednostce, której wyniki zostały ujęte w dwustronnie podpisanym protokole kontroli. Zakres kontroli obejmował w szczególności: analizę realizacji zaleceń pokontrolnych sformułowanych po kontrolach procedur w zakresie 5% wydatków w latach oraz kontroli problemowej przeprowadzonej w 2008 r., organizację jednostki w zakresie gospodarki finansowej, księgowość i sprawozdawczość budżetową, wykonanie planu finansowego jednostki, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, gospodarkę rzeczowymi składnikami majątku (w tym inwentaryzację), gospodarkę środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, gospodarkę prowadzoną w formie rachunku dochodów własnych. I. Ocena sposobu funkcjonowania jednostki kontrolowanej: 1. W wyniku przeprowadzonej kontroli kompleksowej stwierdzono: Dokonując analizy wykonania zaleceń pokontrolnych sformułowanych po kontroli problemowej oraz kontrolach co najmniej 5% wydatków za w lata stwierdzono, że w jednostce spośród 33 zaleceń objętych kontrolą zrealizowano jedynie 7 zaleceń. Ponadto w wyniku kontroli ujawniono nowe nieprawidłowości. W jednostce księgi rachunkowe prowadzono z naruszeniem przepisów ustawy z dnia r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz z późn. zm.), w efekcie czego dane ewidencji księgowej nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Stan aktywów i pasywów (za wyjątkiem środków pieniężnych) nie był okresowo sprawdzany drogą inwentaryzacji. W jednostce nie przeprowadzano inwentaryzacji z częstotliwością wymaganą ustawą o rachunkowości. Wykaz rzeczowych składników majątku trwałego nie odzwierciedlał stanu ujętego w księdze głównej. 1

2 Ponadto stwierdzono przypadek wydatkowania środków otrzymanych z budżetu Miasta Krakowa na finansowanie wydatków, pomimo iż nie został on udokumentowany żadnym dowodem potwierdzającym realizację zakupów. Nadto w jednostce Kasjer i Główny Księgowy w 2008 r. i w badanym okresie za 2009 r. przyjmowali gotówkę na podstawie dowodów KP nie stanowiących druków ścisłego zarachowania, która nie była wpłaca do kasy jednostki, jak również nie została objęta inwentaryzacją na ostatni dzień roku obrotowego Ustalono również, iż w jednostce istnieje potrzeba usprawnienia mechanizmów kontroli finansowej, gdyż stwierdzone nieprawidłowości w znacznym zakresie były konsekwencją ich nieskuteczności lub niefunkcjonowania. 2. Ustalenia kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: w zakresie analizy realizacji zaleceń pokontrolnych sformułowanych po kontrolach procedur w zakresie 5% wydatków w latach oraz po kontroli problemowej przeprowadzonej w 2008 r. 1) niewykonanie: a) 7 spośród 8 zaleceń pokontrolnych w zakresie ewidencji księgowej sformułowanych po kontroli 5% wydatków za 2007 r., tj.: prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z art. 24 ustawy prowadzić konta ksiąg pomocniczych w szczegółowości wymaganej zapisami art. 17 ustawy uzgadniać zapisy kont ksiąg pomocniczych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, do czego zobowiązuje art. 16 ust. 1 ustawy wykazywać zapisy na kartach wydatków na 4220 Zakup środków żywieniowych oraz wydatki w sprawozdaniu Rb-28S na 4220 na podstawie dowodów źródłowych, zgodnie z art. 20 ustawy a w konsekwencji z art. 24 ust. 2 ustawy księgować faktury za żywność z zaliczki stałej, zgodnie z wytycznymi rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz z późn. zm.), z zapisami obowiązującego w jednostce Zakładowego Planu Kont oraz z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, klasyfikować dokumenty księgowe zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 107, poz. 726 z późn. zm.), kwalifikować koszty zgodnie z zasadą współmierności, o której mowa z art. 6 ustawy o rachunkowości. b) 19 spośród 23 zaleceń pokontrolnych sformułowanych po problemowej przeprowadzonej w 2008 r., tj.: ustalić politykę rachunkowości spełniającą wymogi art. 10 ustawy prowadzić ewidencję analityczną do konta 980 z uwzględnieniem szczegółowości planu finansowego, do czego zobowiązują zapisy rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), ujmować w księgach rachunkowych dowody księgowe (w tym polecenia księgowania) spełniające wymogi art. 21 ust.1 ustawy ujmować w księgach rachunkowych wyłącznie dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym, ze wskazaniem podziałek 2

3 klasyfikacji budżetowej oraz wskazaniem sposobu ujęcia dowodów na kontach księgowych, zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości oraz uregulowaniami wewnętrznymi jednostki, wskazywać przy operacjach na wyciągach bankowych podziałki klasyfikacji budżetowej, w celu powiązania poszczególnych operacji z zapisami w księgach rachunkowych do czego zobowiązuje art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy dokonywać zakupów wyłącznie ze środków jednostki w celu umożliwienia przeprowadzenia wstępnej kontroli celowości wydatków, zgodnie z zapisami art. 47 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz z późn. zm.), przeprowadzać na bieżąco analizę sald na kontach rozrachunkowych i wprowadzać na bieżąco korekty do błędnych zapisów w celu wykazywania rzetelnych danych w księgach rachunkowych, prowadzić ewidencję dochodów budżetowych zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...) z uwzględnieniem, tj. wg dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej, ujmować w raportach kasowych wpłaty zgodnie z faktyczną datą otrzymania gotówki, zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy przekazywać dochody budżetowe w terminach wynikających z Zarządzenia nr 2627/2006 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 30 listopada 2006 r. w sprawie wprowadzenia szczegółowych zasad, terminów i rozliczeń z budżetem Miasta (...) 1, uzgadniać ewidencję syntetyczną z ewidencją analityczną w celu wykazywania rzetelnych danych w księgach rachunkowych zgodnie z zapisami art.16 ust.1 ustawy wyodrębnić w księgach rachunkowych subkonto dochodów i subkonto wydatków do konta 130 rachunek bieżący jednostki budżetowej, zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), sporządzać sprawozdania Rb-27S zgodnie z instrukcją wynikającą z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 z późn. zm.). W szczególności w kolumnie 5 sprawozdań Rb-27S wykazywać kwoty należności przypisanych, a nie dochodów wykonanych, prowadzić ewidencję szczegółową do kont rozrachunkowych 201, 225, 229, 231 z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, do czego zobowiązują zapisy 12. ust.1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), prowadzić ewidencję szczegółową do kont rozrachunkowych w księgach spełniających wymogi ustawy ujmować w ewidencji szczegółowej wyłącznie zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów w księgi głównej zgodnie z art. 16. ust. 1 ustawy prowadzić ewidencję szczegółową do konta 240 pozostałe rozrachunki wg tytułów i podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), 1 Od dnia r. obowiązuje zarządzenie nr 2414/2008 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie wprowadzenia szczegółowych zasad i terminów rozliczeń z budżetem Miasta jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Kraków oraz niezbędnych dokumentów obowiązujących do sprawozdawczości budżetowej. 3

4 sporządzać na koniec roku zestawienia obrotów i sald wszystkich kont pomocniczych, do czego zobowiązują zapisy art. 18 ust. 2 ustawy wykazywać w sprawozdaniach dane zgodne z zapisami w księgach rachunkowych, do czego zobowiązują zapisy 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. w zakresie organizacji jednostki w zakresie gospodarki finansowej 2) nieustalenie w formie pisemnej procedur kontroli finansowej obejmujących badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a tym samym nie wypełnienie wymogów art. 47 ust. 2 pkt 2 w zawiązku z art. 47 ust. 3 obowiązującej do dnia r. ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz z późn. zm.), a od dnia r. art. 68 w związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz z późn. zm.), 3) powierzenie w Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania pracownikowi pełniącemu funkcję kasjera, co rodzi ryzyko związane z nadużyciami w zakresie obrotu środkami pieniężnymi i świadczy o nieuwzględnieniu przy opracowywaniu ww. regulacji wytycznych zawartych w punkcie 13 załącznika do obowiązującego do dnia Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF nr 7 poz. 58), a od dnia r. - w pkt 14 podpkt c w części II. Standardy kontroli zarządczej załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF nr 15 poz. 84), 4) opracowanie obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej w oparciu o nieaktualną na dzień jej sporządzenia podstawę prawną tj. ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. nr 121 poz. 591 z późn. zm.) i w konsekwencji niedostosowanie treści instrukcji do obecnie obowiązujących przepisów w zakresie inwentaryzacji określonych w art. 26 i 27 ustawy w zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej: 5) prowadzenie ksiąg rachunkowych z naruszeniem przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), polegające na: prowadzeniu odrębnych ksiąg rachunkowych w formie dziennika tabelarycznego Amerykanka dla ewidencji działalności: podstawowej, dochodów własnych i zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a tym samym sposób prowadzenia ewidencji nie spełnia zatem wymogów art. 13 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy, gdyż nie zapewnia uzyskania zbioru zapisów na kontach księgi głównej, a jedynie na kontach księgowych prowadzonych w ramach ww. dzienników częściowych, sporządzaniu odrębnych miesięcznych zestawień obrotów i sald dla kont funkcjonujących w ramach ewidencji działalności podstawowej jednostki budżetowej i w ramach ewidencji działalności dochodów własnych, natomiast nie sporządzanie zestawień obrotów i sald dla kont funkcjonujących w ramach ewidencji działalności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jak również zbiorczego zestawienia obrotów i sald wszystkich kont księgi głównej, a tym samym niewypełnienie wymogu art. 13 ust. 1 pkt 4 i art. 18 ust. 1 ww. ustawy, - nieprowadzeniu kont ksiąg pomocniczych do kont: 4

5 - 132 Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej według pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego, - 221, według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej, - 225, według tytułów rozrachunków i podziałek klasyfikacji budżetowej - 229, według tytułów rozrachunków i podziałek klasyfikacji budżetowej - 234, z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków i podziałek klasyfikacji budżetowej, Koszty według rodzaju według pozycji planu finansowego dochodów własnych, - zespołu 7 Przychody i koszty ich uzyskania według pozycji planu finansowego, Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych według źródeł zwiększeń i tytułów zmniejszeń funduszu, niezgodnie z wymogami określonymi w części II "Opis kont" w ust. 1 "Konta bilansowe" w pkt: 19, 28, 32, 36, 38, 49, 61, 73 w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia oraz zasadami rachunkowości obowiązującymi z ZSS nr 10. Dodatkowo nieprowadzenie ww. kont ksiąg pomocniczych narusza art. 24 ust. 4 pkt 2 ww. ustawy oraz 12 ust. 1 pkt 5 ww. rozporządzenia, gdyż dane wynikające z ewidencji księgowej nie zapewniały możliwości sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań budżetowych i finansowych, prowadzeniu kont księgi pomocniczej dla rozrachunków z kontrahentami wyłącznie dla kilku wybranych dostawców, z którymi występowały cykliczne rozrachunki w ramach działalności podstawowej (m.in.: ENION Energia S.A., Telekomunikacja Polska S.A., PGNiG S.A.), niezgodnie z wymogiem art. 17 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy oraz zasadami określonymi w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia, jak również zasadami rachunkowości obowiązującymi w ZSS nr 10. W efekcie sposób prowadzenia ewidencji nie zapewniał możliwości uzgodnienia zapisów i sald ewidencji syntetycznej i analitycznej, niezgodnie z unormowaniem art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nieprowadzeniu ewidencji pozabilansowej na kontach 996 Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych i 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, niezgodnie z wymogami wynikającymi z zapisów zawartych w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia, prowadzeniu ewidencji analitycznej do konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych w szczegółowości obejmującej dział i rozdział planu finansowego, natomiast nie uwzględniającej paragrafów klasyfikacji budżetowej, niezgodnie z zapisami zawartymi w części II ust. 2 pkt 1 załącznika nr 2 do rpk, oraz niesumowaniu zapisów ujętych na ww. koncie na koniec każdego miesiąca, a tym samym nie zapewnie uzyskania danych podlegających wykazaniu w sprawozdaniu Rb-28S, niezamieszczanie w kartach wydatków budżetowych oraz na kartach kontowych prowadzonych dla rozrachunków z dostawcami numeru pozycji, pod którą zapis ujęto w dzienniku częściowym, co narusza art. 24 ust. 4 pkt 1 ww. ustawy, zamieszczaniu w kartach wydatków prowadzonych w : , zapisów dokumentujących poniesione koszty, zawierających wyłącznie treść naliczenie. Zapisy nie zawierały natomiast: daty operacji, danych identyfikujących dowód księgowy i kwoty, niezgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ww. ustawy. W efekcie ewidencja szczegółowa do kont zespołu 4 Koszty według rodzaju i ich rozliczenie była niezgodna z ewidencją syntetyczną, co narusza art. 16 ust. 1 ww. ustawy i w konsekwencji art. 24 ust. 2 i 3 ww. ustawy, niezamknięcie niektórych kont analitycznych do konta 130 Rachunek bieżący jednostki budżetowej, tj. kart wydatków prowadzonych dla wydatków w 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne, czym naruszono art. 12 ust. 5 ww. ustawy, 5

6 wykazaniu w księgach rachunkowych 2009 na dzień ich otwarcia stanów aktywów i pasywów w wysokości innej niż na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych za ubiegły rok obrotowy, co narusza art. 5 ust. 1 ww. ustawy. Powyższe dotyczyło w szczególności kont 011 Środki trwałe i 240 Pozostałe rozrachunki, sporządzeniu bilansu na dzień r. w oparciu o zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej zawierające dane niezgodne z danymi wykazanymi w księdze głównej. Powyższe działanie nie spełnia wymogów zawartych w art.18 ust. 1 ww. ustawy i w konsekwencji narusza 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, przeksięgowaniu dochodów budżetowych z konta 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na konto 800 Fundusz jednostki w wysokości niższej względem kwoty wykazanej w rocznym sprawozdaniu budżetowym Rb-27S za okres od początku roku do dnia r., co narusza art. 22 ust. 1 ww. ustawy i art. 24 ust. 2 ww. ustawy oraz zasady funkcjonowania konta 222 określone w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia, nieprzeniesieniu wyniku finansowego roku 2008 z konta 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy na konto 800 Fundusz jednostki pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego za 2008 r., niezgodnie z zasadami funkcjonowania ww. kont określonymi w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia, 6) sporządzenie sprawozdania Rb-27S w zakresie danych dotyczących dochodów w oparciu o ewidencję prowadzoną niezgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), tj. w oparciu o zestawienie wpływów dochodów zarejestrowanych na podstawie WB i dowodów KP. Powyższe działanie skutkowało niezgodnością zapisów zawartych w ww. zestawieniach z zapisami na koncie 130, czym naruszono art. 16 ust. 1 ustawy 7) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S danych dotyczących należności, w oparciu dowody źródłowe (rachunki własne), niezgodnie z wytycznymi zawartymi w 3 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 z późn. zm.). Powyższe działanie skutkowało niezgodnością ww. danych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, czym naruszono 9 ust. 2 ww. rozporządzenia, 8) wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych Rb-28S danych dotyczących zobowiązań w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej, na podstawie dokumentów źródłowych, niezgodnie z wytycznymi określonymi w 9 ust. 2 ww. rozporządzenia, w związku z zapisami 8 ust. 1 i ust. 2 pkt 4 załącznika nr 34 do ww. rozporządzania, w zakresie wykonania planu finansowego jednostki: 9) opracowanie Regulaminu stołówki szkolnej na podstawie uchwały nr XXXV/458/08 Rady Miasta Krakowa z dnia 27 lutego 2008 r. w sprawie przyjęcia zasad korzystania ze stołówek w przedszkolach, szkołach, młodzieżowych ośrodkach wychowawczych, specjalnych ośrodkach szkolno wychowawczych i bursach prowadzonych przez Gminę Miejską Kraków (Dz. Urz. Woj. Małop. Nr 175, poz. 1013) uchylonej z dniem r. na mocy uchwały nr LVI/708/08 Rady Miasta Krakowa z dnia 5 listopada 2008 r. w sprawie uchylenia uchwały nr XXXV/458/08 Rady Miasta Krakowa z dnia 27 lutego 2008 r. w sprawie przyjęcia zasad korzystania ze stołówek w przedszkolach, szkołach, młodzieżowych ośrodkach wychowawczych, specjalnych ośrodkach szkolno wychowawczych i bursach prowadzonych przez Gminę Miejską Kraków, (Dz. Urz. Woj. Małop. Nr 750, poz. 5295) i w konsekwencji niedostosowanie ww. regulacji do przepisów art. 67a ustawy z dnia r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. nr 256, poz z późn. zm), 6

7 10) niezapewnienie możliwości dokonania kalkulacji kosztów niezbędnych dla ustalenia ceny obiadu dla pracowników jednostki, poprzez nieplanowanie i nieprowadzenie ewidencji kosztów zużycia mediów w zakresie działalności stołówki, 11) prowadzenie ewidencji w zakresie przypisu należności z tytułu dochodów budżetowych w sposób niezapewniający uzyskania rzetelnych danych w ww. zakresie, niezgodnie z art. 24 ust 2 ustawy poprzez dokonywanie zapisów na koncie 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, na podstawie dowodów wpłaty KP. W efekcie należności z tytułu dochodów budżetowych (żywienia w stołówce szkolnej) za okres I półrocza 2009 r. zostały ustalone w kwocie niższej wględem kwoty wynikającej z prawidłowego obliczenia, 12) gromadzenie darowizn w postaci pieniężnej na rachunku bieżącym jednostki, zamiast na rachunku dochodów własnych, niezgodnie z art. 22 ust 1 pkt 2, w związku z art. 22 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz z późn. zm.) oraz klasyfikowanie ww. wpływów w 083 Wpływy z usług, zamiast w 0960 Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej, co narusza zasady klasyfikowania dochodów określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków ( ), 13) nieprzestrzeganie zasady zachowania czystości obrotów na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki budżetowej, określonej w części II ust. 1 pkt 17 załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), poprzez niewprowadzanie technicznego zapisu ujemnego do zwrotów błędnych przelewów, 14) uszczuplenie dochodów budżetu Miasta Krakowa w skutek odstąpienia od pobierania dochodów z tytułu opłat za wydanie duplikatów świadectw szkolnych, na mocy przepisów 19 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie zasad wydawania oraz wzorów świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, sposobu dokonywania ich sprostowań i wydawania duplikatów, a także zasad legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz zasad odpłatności za wykonywanie tych czynności (Dz. U. nr 58 poz. 504 zał. z późn. zm.), w związku z Wykazem przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz zwolnienia, stanowiącym załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 225 poz z późn. zm.), 15) niewprowadzenie do ksiąg rachunkowych roku 2008 i 2009 operacji gotówkowych - wpłat z tytułu opłat za wydanie duplikatów legitymacji szkolnych udokumentowanych dowodami KP, co narusza art. 24 ustawy o rachunkowości oraz w efekcie powyższego nieodprowadzenie ww. dochodów do budżetu Miasta Krakowa, 16) nieprzeprowadzanie przez Głównego Księgowego okresowych weryfikacji poprawności zapisów księgowych, w efekcie czego wielkość poniesionych w jednostce kosztów nie odpowiada wielkości bieżących wydatków wykonanych (przy uwzględnieniu stanu zobowiązań), co świadczy o błędnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych i narusza art. 24 ust. 3 ustawy 17) wypłacanie 3 nauczycielom w I półroczu 2009 r. dodatku motywacyjnego pomimo braku decyzji Dyrektora jednostki w sprawie przyznania ww. dodatków, 18) wykazanie w sprawozdaniach Rb-28S nierzetelnych danych poprzez ujęcie w kartach wydatków nieudokumentowanych zapisów, czym naruszono art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Powyższe wynikało z ujęcia w kartach wydatków prowadzonych w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej: potrąconych z dodatkowego wynagrodzenia rocznego, a nie opłaconych składek na ubezpieczenie w PZU, 7

8 kwoty wydatków wyższej wglądem rzeczywistej kwoty udokumentowanej wyciągiem bankowym, dwukrotnie zapłaconej faktury VAT za zakup artykułów żywnościowych, 19) klasyfikowanie wydatków w niewłaściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej, niezgodnie z kryteriami określonymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków ( ) oraz niezgodnie z planem finansowym jednostki, 20) nieprawidłowe ujmowanie na kontach ksiąg pomocniczych dowodów źródłowych, tj. niezgodnie z dekretacją budżetową (pozycją planu finansowego) zamieszczoną na dowodach dostawy (fakturach VAT, rachunkach), co narusza art. 24 ust. 3 ustawy 21) ujmowanie w księgach rachunkowych dowodów księgowych (faktur VAT obcych) niezatwierdzonych przez Kierownika jednostki, niezgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości oraz niezamieszczanie na ww. dowodach opisu merytorycznego, co utrudniało stwierdzenie celowości dokonanego zakupu oraz poprawności zaklasyfikowania wydatku do właściwej pozycji planu finansowego, 22) niezamieszczanie w zawieranych w jednostce umowach podpisu Głównego Księgowego, potwierdzającego, że zobowiązania wynikające z umowy mieszczą się w planie finansowym jednostki, niezgodnie z obowiązującym do dnia r. art. 45 ust. 3 pkt 3, w związku z art. 45 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych, a od dnia r. art. 54 ust. 3 pkt 3, w związku z art. 54 ust. 1 pkt 3a ustawy z dnia r. o finansach publicznych, w zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków: 23) niezamieszczanie, w zapisach ujmowanych w raportach kasowych danych identyfikujących dowód źródłowy stanowiący podstawę zapisu, co narusza art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy oraz niewypełnianie rubryki dotyczącej ilości załączonych dowodów kasowych, jak również adnotacji dotyczących sprawdzenia raportu kasowego, co narusza art. 21 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy, 24) nieodprowadzanie na rachunek bankowy bieżący, dochodów budżetowych z tytułu odpłatności za żywienie w stołówce realizowanych w formie gotówki w kasie jednostki, w terminie do 2 dni roboczych od daty ich wpływu, niegodnie z zapisami Instrukcji kasowej, 25) ujmowanie w ewidencji księgowej niesprawdzonych i zatwierdzonych dowodów kasowych dokumentujących wpływy oraz dokonywanie wydatków przez Kasjera na podstawie niesprawdzonych i niezatwierdzonych do zapłaty faktur VAT obcych, co narusza art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy oraz zapisy Instrukcji kasowej, 26) nieudokumentowanie operacji kasowych ujętych w raportach kasowych, czym naruszono art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz zapisy Instrukcji kasowej. Powyższe dotyczyło: wypłaty wynagrodzeń - do raportu kasowego nie załączano list płac, na podstawie których dokonywano wypłaty gotówki z kasy, jak również ww. operacji nie dokumentowano dowodem zastępczym KW, wypłaty zaliczki stałej - dowodem typu: Wniosek o zaliczkę, 27) niezamieszczanie daty przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno rachunkowym w dowodach źródłowych (fakturach VAT i rachunkach obcych) dokumentujących wypłaty z kasy, niezgodnie z zapisami Instrukcji kasowej ( 3 pkt 9a) oraz przeprowadzanie kontroli formalno - rachunkowej przez Głównego Księgowego, podczas gdy w myśl zapisów ww. Instrukcji, kontroli jw. dokonuje kierownik administracyjno gospodarczy, 8

9 28) niezamieszczanie w listach płac daty odbioru gotówki (wypłaty wynagrodzenia), co narusza art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości oraz zapisy zawarte w 4 Instrukcji kasowej, 29) nieoznaczanie dowodów kasowych numerem i pozycją raportu kasowego, w którym zostały ujęte oraz dekretowanie dowodów kasowych łącznym zapisem, co w efekcie znacznie utrudniało powiązanie zapisu z dowodem źródłowym, czym naruszono art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz zapisy obowiązującej w jednostce Instrukcji kasowej ( 5 pkt 6), 30) ujmowanie w raportach kasowych zapisu dokumentującego rozchody gotówki pod datą wcześniejszą niż data operacji widniejąca na dowodzie zakupu, na podstawie którego dokonano zapisu, co świadczy, iż w jednostce wypłacano środki na realizacje wydatków jednakże ww. operacji nie dokumentowano dowodem Wniosek o zaliczkę, a następnie dowodem Rozliczenie zaliczki, co narusza art. 20 ust. 1 i 2 i art. 24 ust. 2 ustawy 31) nieprzeprowadzanie okresowych (doraźnych) kontroli kasy, niezgodnie z zapisami Instrukcji kasowej oraz z wytycznymi zawartymi w punkcie 18 załącznika do obowiązującego do dnia Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF nr 7 poz. 58), a od dnia r. - w pkt 14 podpkt d w części II. Standardy kontroli zarządczej załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF nr 15 poz. 84), 32) nienależyte zabezpieczenie pomieszczenia kasy poprzez brak oddzielenia kasjera od osób postronnych, wpłacających lub wypłacających gotówkę (kasa mieści się w pomieszczeniu księgowości jednostki), co stanowi o niewypełnieniu wymogów 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. nr 129 poz. 858 z późn. zm.), 33) niewpłacenie do kasy jednostki oraz nieujęcie w ewidencji księgowej dochodów przyjętych przez Głównego Księgowego od Wspólnoty Mieszkaniowej tytułem opłaty za, cyt.: wynajem Sali na zebranie Wspólnoty Mieszkaniowej ul. Rakowicka 4, udokumentowanej dowodem KP nr 12/03/2009, co narusza art. 24 ur. Nadto ww. dowód nie stanowił druku ścisłego zarachowania, niezgodnie z wytycznymi zawartymi w Instrukcji kasowej, 34) dokonywanie zapisów w kartach wydatków na podstawie dowodów innych niż WB (m.in. RŻ raport żywienia), niezgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ), 35) nietraktowanie operacji dotyczących podjęcia gotówki czekiem z rachunku bankowego bieżącego do kasy jednostki jako wydatek, niezgodnie z zapisami zawartymi w części II "Opis kont" w ust. 1 "Konta bilansowe" w pkt 17 w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ), 36) nieprzeprowadzenie inwentaryzacji należności i zobowiązań wg stanu na dzień r., niezgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 i art. 26 ust. 3 ustawy w efekcie czego w bilansie odzwierciedlono nierzetelne dane dotyczące stanu zobowiązań wobec dostawców, 37) grupowanie operacji na kontach: 225 Rozrachunki z budżetami i 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, niezgodnych z treścią ekonomiczną tych kont oraz w sposób niezgodny z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załączniku nr 9

10 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ), w efekcie czego dane wynikające z zapisów na tych kontach nie odzwierciedlały rzeczywistych stanów zobowiązań, 38) dokonanie począwszy od dnia r. zmiany zasad rachunkowości w zakresie sposobu ewidencji naliczenia składek na ubezpieczenie zdrowotne, co narusza art. 5 ust. 1 ustawy 39) niedokonanie rozliczenia w księgach rachunkowych 2009 r. wynagrodzeń z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, naliczonych w księgach roku 2008 a wypłaconych w 2009 r., w efekcie czego dane ewidencji księgowej nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego, niezgodnie z art. 24 ust. 2 i 3 stawy 40) nieterminowe regulowanie zobowiązań wobec dostawców w kilku przypadkach, czym naruszono art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych, a od dnia r. art. 54 ust. 3 pkt 3, w związku z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych, 41) udokumentowanie zapisu księgowego fakturą przesłaną w formie fax-u, co narusza art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy w zakresie gospodarki środkami rzeczowymi: 42) niespełnienie wymogu wynikającego z art. 10 ust. 1 pkt 3 ppkt b i c ustawy o rachunkowości dotyczącego wprowadzenia do użytkowania przez jednostkę programu służącego do ewidencji analitycznej majątku, 43) niewłaściwe dokonywanie zapisów w księgach inwentarzowych, poprzez: niewprowadzenie do ewidencji analitycznej wszystkich składników majątku, niezgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy nieujmowanie w zapisach księgowych zamieszczanych w księgach inwentarzowych danych dotyczących miejsca użytkowania środków trwałych oraz w zakresie zapisów danych dotyczących: przychodu środków trwałych: daty operacji, danych identyfikujących dowód stanowiący podstawę zapisu oraz treści operacji, cech identyfikacyjnych poszczególnych składników majątku (np. numerów fabrycznych składników posiadających takie oznaczenia), co narusza art. 23 ust. 2 pkt 1-4 ustawy ujmowanie zapisów w księgach inwentarzowych środków trwałych z naruszeniem zasady chronologii, niezgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy 44) nieujmowanie w ewidencji syntetycznej na koncie 013- Pozostałe środki trwałe oraz koncie 014- Zbiory biblioteczne nowo zakupionych składników majątku co jest niezgodne z art. 20 ust.1 co w konsekwencji narusza art. 24 ust. 2 i 3 ustawy 45) nieuzgodnienie ewidencji szczegółowej z ewidencją syntetyczną konta Zbiory biblioteczne niezgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy 46) nieprzestrzeganie Zarządzenia wewnętrznego dyrektora nr 6/KS/2002 z dnia r. w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej w ZSS nr 10 w zakresie uzgadniania stanu wartości księgozbioru na dzień oraz danego roku. 47) nieujęcie w ewidencji księgowej na koncie 020 Wartości niematerialne i prawne zakupionego oprogramowania niezgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ), 48) sporządzanie bilansu na dzień r. na podstawie danych nie wynikających z ksiąg rachunkowych. Sporządzony bilans jest elementem jednostkowego sprawozdania finansowego, a zgodnie z 14 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), jednostkowe sprawozdanie finansowe sporządza się na podstawie własnych ksiąg rachunkowych. Ponadto 10

11 wykazanie w bilansie nierzetelnych danych w zakresie stanu środków trwałych niezgodnie ze stanem rzeczywistym narusza art. 24 ust.1 i 2 ustawy 49) nieopracowanie procedur regulujących w sposób szczegółowy zasady gospodarki magazynowej, w tym w szczególności: - zasad wyceny materiałów w magazynie, - stosowanych dowodów magazynowych, - metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych materiałów w magazynie, - zakładowego indeksu materiałowego, zawierającego nazwę i charakterystykę (symbol, jednostkę miary, itp.) odpowiednio sklasyfikowanych materiałów używanych w jednostce, - norm zużycia produktów żywnościowych do wytworzenia posiłków, - mechanizmów kontroli finansowej dotyczącej gospodarowania materiałami. Powyższe świadczy o niewywiązaniu się przez Dyrektora jednostki z wymogu art. 10 ust. 2 ustawa w związku z art. 10 ust. 1 tej ustawy. 50) nieuzgadnianie zapisów kartotek materiałowych z zapisami na koncie 310 Materiały, pomimo występujących różnic, niezgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy 51) niewprowadzanie do ewidencji syntetycznej zdarzeń udokumentowanych dowodami zakupu produktów żywnościowych, co narusza zapisy art. 20 ust. 1 i 2 i w konsekwencji art. 24 ust. 2 i 3 ustawy 52) nieopracowanie norm zużycia produktów do wytworzenia posiłków a tym samym niezapewnienie racjonalnego gospodarowania materiałami, stosownie do art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia r. o finansach publicznych, a od dnia r. stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia r. o finansach publicznych. W wyniku kontroli ustalono, że do wytworzenia tych samych posiłków zużywano różne ilości produktów, 53) naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie inwentaryzacji rzeczowych składników majątku, poprzez: niedokonanie porównania wartości spisanych pozostałych środków trwałych z danymi ksiąg rachunkowych oraz niewyjaśnienie i nierozliczenie powstałej różnicy, w ramach inwentaryzacji przeprowadzanej na dzień r., co narusza art. 26 ust. 1 pkt 1 i art. 27 ust. 1 ww. ustawy, nieprzeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 Środki trwałe, w okresie od roku 2002 do dnia kontroli, co narusza art. 26 ust. 3 pkt 3 ww. ustawy, nieprzeprowadzenie od roku 2000 do dnia kontroli inwentaryzacji materiałów w magazynie, które w jednostce objęte były ewidencją ilościowo-wartościową, co narusza art. 26 ust. 3 pkt 2 ww. ustawy, nieprzeprowadzenie od 2003 roku do dnia kontroli inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych w okresie od roku 2003 do dnia kontroli, które zgodnie z obowiązującą w jednostce Instrukcją inwentaryzacyjną winny być inwentaryzowane co 5 lat, w zakresie gospodarki środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych: 54) nieokreślenie w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wysokości świadczeń oraz dopłat z Funduszu co nie spełnia wymogów art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.), 55) nieprzekazanie do dnia 31 maja na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwoty stanowiącej 75 % wartości planowanego odpisu, co stanowi naruszenie art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, 11

12 56) nieujęcie w księgach rachunkowych II raty odpisu w wysokości ,00zł co stanowi naruszenie art. 24 ust.2 ustawy 57) nieujmowanie w ewidencji księgowej operacji bezgotówkowych co w konsekwencji doprowadziło do wykazania w księgach salda konta Rachunki środków funduszu niezgodnego z rzeczywistym stanem rachunku bankowego, co jest niezgodne z art. 20 ust.1, a w konsekwencji prowadzi do naruszenia art. 24, ust. 2 ustawy o rachunkowości, 58) nieprowadzenie do konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami ewidencji analitycznej według poszczególnych pracowników, co jest niezgodne z załącznikiem nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), 59) niesporządzanie zestawienia sald kont księgi pomocniczej prowadzonej dla ZFŚS, czym naruszono art. 18 ust. 1 ustawy 60) niepoparcie odpowiednimi dokumentami wniosków dotyczących przyznania świadczeń oraz dopłat z Funduszu, poświadczając zaistniałą sytuację życiową i rodzinną. Należyte udokumentowanie świadczeń przyznawanych z ZFŚS jest niezbędne dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych, 61) nieuregulowanie zobowiązania z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłaconych zapomóg dotyczących ( tj. lista płac nr 1/ZFŚS/09 za miesiąc lipiec w wysokości 270,00 zł) co było niezgodne z art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U nr 14 poz. 176 z póź zm.). 62) naliczenie oprocentowania od kwot udzielonych pożyczek w sposób niezgodny z obowiązującym regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia r., 63) przeznaczenie środków Funduszu na: zakup wody pitnej, zakup wieńców pogrzebowych, nekrologu oraz opłat bankowych, niezgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w zakresie gospodarki prowadzonej w formie rachunku dochodów własnych: 64) wykazanie danych w sprawozdaniu Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków finansowych na dzień r niezgodnych z saldem konta syntetycznego Rachunek dochodów własnych jednostek budżetowych r. oraz ze stanem rzeczywistym rachunku bankowego, co stanowi naruszenie 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 65) ujmowanie w księgach rachunkowych operacji gospodarczych zapisem zbiorczym co uniemożliwia stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów, co nie spełnia wymogów art. 24 ust. 4 ustawy 66) nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta Rachunki dochodów własnych według podziałek klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z zasadami prowadzenia ww. konta, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), 67) sporządzenie Sprawozdania Rb-34 za okres od r. do r. na podstawie danych uzyskanych z kont kosztów zespołu 4, zamiast na podstawie ewidencji do konta Rachunek dochodów własnych, co było niezgodne z załącznikiem nr 23 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 68) ujęcie ewidencji analitycznej do kont zespołu 4 koszty według rodzajów zapisów analogicznych (pod względem zawartych treści, informacji i szczegółowości) do zapisów prowadzonych na kontach syntetycznych, co nie spełnia art. 16 ust. 1 ustawy 12

13 69) nieprowadzenie ewidencji do konta 760 według paragrafów klasyfikacji budżetowej, co narusza zasady dotyczące prowadzenia kont zespołu 7 zawarte w pkt. 61 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), 70) zamieszczanie w zawieranych umowach nazwy jednostki jako wynajmującego, podczas gdy ZSS nr 10 będąc jednostką budżetową, nie posiada osobowości prawnej, co oznacza, że nie może samoistnie występować w stosunkach umownych. Dodatkowo, jednostka nie jest właścicielem nieruchomości, w których prowadzi działalność, a jedynie jego trwałym zarządcą. W związku z powyższym, umowy winny być zawierane pomiędzy Gminą Miejską Kraków, reprezentowaną przez Dyrektora jednostki w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Krakowa zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz.1591z póź zm.), 71) niewprowadzenie rejestru wystawionych przez jednostkę rachunków za najem, co narusza pkt. 14 ppkt a Standardów Kontroli określonego w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, 72) nienaliczanie na mocy warunków zawartych umów najmu odsetek z tytułu nieterminowego regulowania należności, czym naruszono art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, 73) nieujmowanie w księgach rachunkowych roku 2008 jednostki wszystkich osiągniętych, przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, co było niezgodnie art. 6 ust. 1 ustawy 74) ewidencjonowanie wydatków w niewłaściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej co narusza zasady klasyfikowania wydatków określonych w rozporządzeniu w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, 75) wprowadzanie do ksiąg rachunkowych dowodów niespełniających art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości w postaci odręcznych notatek potwierdzających realizację czeków, 76) gromadzenie w roku 2009 na rachunku dochodów własnych 100 % wpływów z tytułu najmu oraz odsetek od dodatniego salda rachunku bankowego, co było niezgodne z 1 uchwały LXXII/706/05 Rady Miasta Krakowa z dnia 2 marca 2005 r. w sprawie rachunku dochodów własnych oświatowych i oświatowo wychowawczych jednostek budżetowych prowadzonych przez Gminę Miejską Kraków. II. Zalecenia pokontrolne W celu wyeliminowania wyżej opisanych nieprawidłowości oraz uniknięcia powstania ich w przyszłości należy: w zakresie analizy realizacji zaleceń pokontrolnych sformułowanych po kontrolach 5% wydatków w latach oraz po kontroli problemowej przeprowadzonej w 2008 r. 1) zrealizować ostatecznie niewykonane zalecenia sformułowane po kontroli 5% wydatków za 2007 r. oraz po kontroli problemowej przeprowadzonej w 2008 r. w zakresie organizacji jednostki w zakresie gospodarki finansowej 2) opracować procedury kontroli zarządczej obejmujące badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, zapewniając tym samym wypełnienie wymogów art. 68 w związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych. Przy opracowywaniu ww. regulacji należy 13

14 uwzględnić wytyczne określone Komunikacie Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, 3) rozdzielić obowiązki w zakresie prowadzenia kasy i ewidencji druków ścisłego zarachowania między różnych pracowników, minimalizując tym samym ryzyko związane z nadużyciami w zakresie obrotu środkami pieniężnymi stosownie do wytycznych zawartych w Komunikacie Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, 4) dostosować treść obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej do przepisów ustawy w zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej: 5) prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), w tym w szczególności: prowadzić księgę główną w sposób zgodny z wymogami art. 13 ust 1 pkt 2 ww. ustawy, sporządzać zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, zgodnie z 13 ust. 1 pkt 4 i art. 18 ust. 1 ww. ustawy, prowadzić księgi pomocnicze zgodnie z wymogami określonymi w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia i zasadami rachunkowości obowiązującymi z ZSS nr 10 oraz w sposób zapewniający możliwość uzyskania danych podlegających wykazaniu w sprawozdaniach budżetowych i finansowych, stosownie do art. 24 ust. 4 pkt 2 ww. ustawy i 12 ust. 1 pkt 5 ww. rozporządzenia, prowadzić konta księgi pomocniczej dla rozrachunków z wszystkimi kontrahentami w ramach działalności podstawowej i dochodów własnych zapewniając tym samym możliwość uzgodnienia zapisów ewidencji analitycznej i syntetycznej, zgodnie z wymogiem art. 16 ust. 1 i art. 17 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy oraz z zasadami określonymi w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia, jak również zasadami rachunkowości obowiązującymi w jednostce, prowadzić ewidencję pozabilansową na kontach 996 Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych i 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, zgodnie z wymogami wynikającymi z zapisów zawartych w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia, prowadzić ewidencję analityczną do konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych w szczegółowości obejmującej dział i rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej wydatków oraz sumować zapisy ujętych na ww. kontach na koniec każdego miesiąca, zapewniając tym samym uzyskanie danych podlegających wykazaniu w sprawozdaniu Rb-28S, dokumentować zapisy na kontach ksiąg pomocniczych w sposób zapewniający ich powiązanie z zapisami na kontach księgi głównej oraz z dowodami księgowymi, stosownie do art. 24 ust. 4 pkt 1 ww. ustawy, ujmować na kontach ksiąg pomocniczych kompletne zapisy księgowe, zawierające elementy wymienione w art. 23 ust. 2 ww. ustawy, zapewniając tym samym zgodność zapisów ewidencji analitycznej i syntetycznej oraz rzetelność danych wynikających z ksiąg pomocniczych zgodnie z art. 16 ust. 1 i art. 24 ust. 2 i 3 ww. ustawy, zamykać konta ksiąg pomocniczych do konta 130 Rachunek bieżący jednostki budżetowej, na koniec każdego okresu sprawozdawczego, zgodnie z art. 12 ust. 5 ww. ustawy, wykazywać w księgach rachunkowych na dzień ich otwarcia stany aktywów i pasywów w wysokości zgodnej ze stanem na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych za ubiegły rok obrotowy, zgodnie z art. 5 ust. 1 ww. ustawy, 14

15 sporządzać sprawozdanie finansowe w oparciu o zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządzone na podstawie danych wykazanych w księdze głównej, zgodnie z art.18 ust. 1 ww. ustawy i 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, dokonywać przeksięgowania dochodów budżetowych z konta 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na konto 800 Fundusz jednostki zgodnie z zasadami funkcjonowania ww. kont określonymi w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia, dokonywać przeksięgowania wyniku finansowego z konta 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy na konto 800 Fundusz jednostki pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zgodnie z zasadami funkcjonowania ww. kont określonymi w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia, 6) sporządzać sprawozdanie Rb-27S w zakresie danych dotyczących dochodów w oparciu o ewidencję prowadzoną zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), oraz uzgodnioną z zapisami na ww. koncie art. 16 ust. 1 ustawy 7) sporządzać sprawozdanie Rb-27S w zakresie danych dotyczących należności, w oparciu dane wynikające z ewidencji księgowej zgodnie z wytycznymi wynikającymi z zapisów w 3 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz w 9 ust. 2 ww. rozporządzenia, 8) sporządzać sprawozdanie budżetowe Rb-28S w zakresie danych dotyczących zobowiązań w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej, na podstawie danych ewidencji księgowej, zgodnie z wytycznymi określonymi w 9 ust. 2 oraz w 8 ust. 1 i ust. 2 pkt 4 załącznika nr 34 do ww. rozporządzenia, w zakresie wykonania planu finansowego jednostki: 9) dostosować Regulamin stołówki szkolnej do przepisów art. 67a ustawy z dnia r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. nr 256, poz z późn. zm), 10) planować i prowadzić ewidencję kosztów zużycia mediów w zakresie działalności stołówki, zapewniając tym samym możliwości dokonania kalkulacji kosztów niezbędnych dla ustalenia ceny obiadu dla pracowników jednostki, 11) ustalać prawidłowo oraz dokumentować należności z tytułu dochodów budżetowych odzwierciedlane na koncie 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, dowodami księgowymi dotyczącymi naliczenia należności, zapewniając tym samym uzyskanie rzetelnych danych w ww. zakresie, zgodnie z art. 24 ust 2 ustawy 12) gromadzić darowizny w postaci pieniężnej na rachunku dochodów własnych, zgodnie z art. 22 ust 1 pkt 2, w związku z art. 22 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia r. o finansach publicznych. Ponadto ww. wpływy planować i klasyfikować w 0960 Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej, zgodnie z zasadami klasyfikowania dochodów określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków ( ), 13) przestrzegać zasady zachowania czystości obrotów na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki budżetowej, określonej w części II ust. 1 pkt 17 załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), 14) pobierać dochody z tytułu opłat za wydanie duplikatów świadectw szkolnych, na mocy przepisów 19 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie zasad wydawania oraz wzorów świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, sposobu dokonywania ich sprostowań i wydawania duplikatów, a także zasad legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz zasad odpłatności za wykonywanie tych czynności (Dz. U. nr 58 poz. 504 zał. z późn. zm.), w związku z Wykazem przedmiotów opłaty 15

16 skarbowej, stawki tej opłaty oraz zwolnienia, stanowiącym załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 225 poz z późn. zm.), 15) wprowadzać do ksiąg rachunkowych wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym roku obrotowym zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości. Ponadto wprowadzić do ksiąg rachunkowych operacje gotówkowe nie ujęte w ewidencji w latach ubiegłych - wpłaty z tytułu opłat za wydanie duplikatów legitymacji szkolnych udokumentowanych dowodami KP oraz odprowadzić dochody z ww. tytułu do budżetu Miasta Krakowa, 16) przeprowadzać okresowe weryfikacje poprawności zapisów księgowych, ograniczając tym samym ryzyko związane z błędnym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób bezbłędny obliguje art. 24 ust. 3 ustawy 17) wypłacać nauczycielom dodatki motywacyjne wyłącznie na podstawie decyzji Dyrektora jednostki w sprawie przyznania ww. dodatków, 18) ujmować w księgach rachunkowych rzetelne zapisy, udokumentowane dowodami księgowymi, zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy a tym samym sporządzać rzetelnie sprawozdania budżetowe, stosownie do 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Ponadto dokonać korekty błędnych i nierzetelnych zapisów księgowych ujętych w księgach rachunkowych roku 2009 (dotyczy wszystkich ww. zapisów ujawnionych w wyniku przeprowadzonej kontroli) oraz dokonać zwrotu do budżetu Miasta Krakowa nieudokumentowanej kwoty wydatków w związku z błędnym rozliczeniem zaliczki na realizację zakupów żywnościowych, 19) klasyfikować wydatki we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej, zgodnie z kryteriami określonymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków ( ), 20) klasyfikować wydatki zgodnie ze źródeł ich finansowania (pozycja planu finansowego) wskazanym na dowodach dostawy (fakturach VAT, rachunkach), stosownie do art. 24 ust. 3 ustawy 21) ujmować w księgach rachunkowych wyłącznie dowody księgowe zatwierdzone przez Kierownika jednostki, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości oraz zamieszczać na ww. dowodach opis merytoryczny, zapewniając tym samym stwierdzenie celowości dokonanego zakupu oraz poprawności zaklasyfikowania wydatku do właściwej pozycji planu finansowego, 22) dokumentować przeprowadzenie wstępnej kontroli przez Głównego Księgowego zgodnie z art. 54 ust. 3 pkt 3, w związku z art. 54 ust. 1 pkt 3a ustawy z dnia r. o finansach publicznych, w zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków: 23) zamieszczać w zapisach ujmowanych w raportach kasowych dane wymagane art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Ponadto wypełniać rubrykę dotyczącą ilości załączonych dowodów kasowych, jak również adnotację dotyczącą sprawdzenia raportu kasowego, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy, 24) odprowadzać na rachunek bankowy bieżący, dochody budżetowe pobrane w formie gotówki w kasie jednostki, w terminach ustalonych w wewnętrznych uregulowaniach oraz zapewniających wypełnienie wymogów określonych w zarządzeniu Prezydenta Miasta Krakowa w sprawie wprowadzenia szczegółowych zasad i terminów rozliczeń z budżetem Miasta jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Kraków ( ), 25) ujmować w ewidencji księgowej oraz dokonywać wydatków przez Kasjera wyłącznie na podstawie uprzednio sprawdzonych i zatwierdzonych do zapłaty dowodów, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości oraz z zapisami Instrukcji kasowej, 26) dokumentować wszystkie operacje ujmowane w raportach kasowych dowodami określonymi w Instrukcji kasowej, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy 16