Zarządzanie projektem innowacyjnym

Transkrypt

1 INFODAY dla MŚP, M Warszawa, r. Zarządzanie projektem innowacyjnym Małgorzata Snarska-Świderska Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk 1

2 Cykl Ŝycia projektów w innowacyjnych Realizacji projektu wg wytycznych UE: 1. Programowanie 2. Identyfikacja 3. Przygotowanie 4. Wybór wariantu realizacji 5. Realizacja 6. Ocena 2

3 Programowanie W fazie programowania uwzględnia się szeroko rozumiane otoczenie projektów: społeczne, polityczne, kulturowe, lokalne, instytucjonalne, gospodarcze, geograficzne, regionalne oraz techniczne. 3

4 Identyfikacja Na etapie identyfikacji następuje: Planowanie koncepcji projektu innowacyjnego; Przygotowanie studium celowości projektu w odniesieniu do stanu wiedzy w danej dziedzinie; Określenie zakresu projektu oraz działań niezbędnych do osiągnięcia wyznaczonego celu 4

5 Przygotowanie Ten etap polega na sporządzeniu wstępnego studium wykonalności projektu, zwykle obejmuje koncepcje wariantowe takich elementów planowanego projektu jak: część techniczna i technologiczna, część finansowo - ekonomiczna, wpływ na stan środowiska naturalnego, analiza ryzyka, sposób zarządzania projektem, metody monitoringu wykonania fizycznego i finansowego, zasady końcowej oceny projektu 5

6 Wybór r wariantu Na tym etapie przygotowane zostaje: końcowe studium wykonalności projektu. dokonywany jest wybór r wariantu realizacji projektu; Opracowany wniosek aplikacyjny do tzw. sponsora projektu; stosowne załą łączniki. 6

7 Realizacja Następuj pujące elementy realizacji: kick off meeting, wybór r ewentualnych podwykonawców w i wykonawców w zadań, wykonanie zaplanowanych zadań badawczych zgodnie z harmonogramem, dokonywanie wymaganych uzgodnień, zarządzanie zmianą w projekcie, zarządzanie ryzykiem, nadzór r nad wykonaniem projektu, monitoring wykonania fizycznego i finansowego, promocja i rozprzestrzenianie wyników w projektu, ochrona prawna wyników w projektu komercjalizacja wyników w projektu 7

8 Ocena W tym etapie dokonywane jest porównanie: czy otrzymane korzyści są zgodne z przyjętymi załoŝeniami oraz czy osiągnięte zostały przewidywane cele szczegółowe i cel strategiczny projektu. Etap ten bardzo często prowadzi do identyfikacji nowych projektów. 8

9 Dowolny model faz projektu moŝemy sprowadzić do modelu uproszczonego Inicjacja/ Definiowanie Planowanie/Organizacja Realizacja/Monitoring Zakończenie/Audyt 9

10 Zarządzanie projektem innowacyjnym Na etapie planowania określa się cechy projektu, które umoŝliwi liwią łatwiejsze zarządzanie: Cel strategiczny i cele operacyjne, Harmonogram realizacji projektu i osiągni gnięcia rezultatów, Koszt realizacji, Zasoby niezbędne do realizacji Ryzyko niepowodzenia. Koordynator i zespół zarządzaj dzający: sposób b podejmowania kluczowych decyzji dla projektu, sprawną i szybką wymianę informacji - bieŝą Ŝące zarządzanie projektem. Zarządzanie jest przedmiotem oceny projektu!!! 10

11 Metodologie zarządzania projektem ustalenie korzyści wynikających z metodologii zarządzania projektem; identyfikacja korzyści na wszystkich poziomach zarządzania; budowanie wzajemnego zaufania (konsorcja, partnerzy, zespoły); dobra komunikacja; praca zespołowa. 11

12 Złoty trójk jkąt t zarządzania projektem Sukces projektu oznacza zrealizowanie projektu po określonym, uprzednio wyznaczonym minimalnym koszcie, w zaplanowanym czasie oraz jakościowo najlepszym standardzie!!! Czas R.P. Oisen Koszt Standard 12

13 Fazy projektu badawczego w 7.PR źródło: Hyperion,, EARMA Conference 2007 Decyzja Wniosek Ocena Negocjacje Realizacja Audyt? Grant Raporty 2 m 3 m 6 m 3-6 m m 60 m Razem:137 m (11,5 roku) 13

14 Fazy projektu badawczego w 7.PR Negocj/ Umowa Raportowanie/Wyniki zy Pomysł/ Decyzja Planowanie/ Programowa nie Procedury uczelniane Realizacja Zamknięcie Rozliczenie Follow up Kontroling/monitoring Finansowanie Ocena zewnętrzna 14

15 Faza decyzji Na tym etapie kompletuje się wstępnie zespół własnych naukowców oraz koreluje moŝliwości instytucji naukowej lub B+R z dostępnymi konkursami na poziomie europejskim. Ta faza zwykle kończy się wydaniem decyzji o przygotowaniu wniosku o grant. 15

16 Faza planowania/programowania W tej fazie powstaje wniosek projektowy. Szczególną uwagę naleŝy zwrócić na jasno określone cele, poniewaŝ pozwolą one na łatwiejsze zarządzanie projektem. Cele powinny być SMART (ang. Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defined), czyli proste, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Kolejnym krokiem jest przygotowanie adekwatnej struktury zarządzania uwzględniając udział osób z kierownictwa instytucji badawczych i firm uczestniczących w projekcie, dokonać wyboru koordynatora, kierowników pakietów zadań, liderów zadań. 16

17 Struktura zarządzania projektem Komitet Sterujący Sponsor projektu Przedstawiciele Zamawiającego MenedŜer Projektu Sekretariat projektu MenedŜer projektu Komitet techniczny Leader zadania A Zespół A Leader zadania B Zespół B 17

18 Koordynator projektu Zadania: koordynacja działań i organizacja pracy w projekcie pomiędzy pakietami zadań kontrola postępów projektu w stosunku do osiągania celów i planu organizowanie i przewodniczenie spotkaniom projektowym raportowanie wyników badań zarządzanie finansami oraz umiejętność rozwiązywania konfliktów Cechy dobrego koordynatora: Kwalifikacje, doświadczenie i motywacja, Przekonanie co do celów projektu, Dyspozycyjność, Przywódca a nie administrator, Zdolność do stworzenia zespołu i zbudowania zaufania akceptowany przez partnerów, Umiejętność radzenia sobie z konfliktami. 18

19 Umiejętno tności koordynatora Komunikacyjne Organizacyjne Budowanie zespołu Przywódcze Radzenia sonie ze zmianami Techniczne 84% 75% 72% 68% 59% 46% Źródło - B.Z. Pozner: What it takes to be good project manager. Project management journal; March

20 Struktura podziału u prac na etapie planowania Projekt Koordynator Pakiet 1 Pakiet 2 Pakiet 3 Pakiet 4 Pakiet 5 Zadanie 1.1 Zadanie 2.1 Zadanie 3.1 Zadanie 4.1 Zadanie 5.1 Zadanie 1.2 Zadanie 2.2 Zadanie 3.2 Zadanie 4.2 Zadanie 5.2 Zadanie 1.3 Zadanie 3.3 Zadanie 4.3 Zadanie 5.3 Zadanie 1.4 Zadanie

21 Faza wniosku Przygotowany pakiet informacji pozwala na opracowanie wniosku, w którym powinna być opisana koncepcja projektu, finansowanie poszczególnych zadań z uwzględnieniem w opisach kryteriów w oceny. W przypadku projektów w finansowanych w ramach 7 Programu Ramowego są to: Doskonałość naukowa i technologiczna, Jakość i efektywność realizacji oraz zarządzania, Potencjalny efekt oddziaływania - wykorzystanie wyników w projektu. W opisie powinna zostać wykazana zgodność z celami programu,, która nie jest samodzielnym kryterium a zawiera się w kryteriach doskonałości naukowej i technologicznej i potencjalnym efekcie oddziaływania. 21

22 Faza oceny i negocjacje Do oceny projektów Komisja Europejska powołuje niezaleŝnych ekspertów, którzy dokonują ewaluacji projektu. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku Komisja Europejska przesyła do koordynatora projektu list zapraszający do podjęcia negocjacji. Negocjacje - w zaleŝności od wielkości i natury projektu a takŝe uwag ewaluatorów. Spotkanie pomiędzy konsorcjum a Komisją Europejską moŝe się odbyć lub nie decyduje o tym oficer projektu odpowiadający za negocjacje. Ze strony konsorcjum w spotkaniu negocjacyjnym uczestniczy koordynator, któremu mogą towarzyszyć przedstawiciele partnerów, zaś Komisję Europejską wspomagają w spotkaniu zaproszeni eksperci. Treści pomocne w negocjacjach moŝna znaleźć pod adresem: 22

23 Umowa Po fazie negocjacji zawierana jest umowa. Na jej podstawie partnerzy konsorcjum zobowiązuj zują się do realizacji projektu, a Komisja Europejska do jego finansowania lub współfinansowania. Wzór r umowy określony przez Komisję Europejską znajduje się pod adresem: cordis.europa.eu/fp7/ /fp7/calls-grant-agreement_en.html. Na tym etapie zadaniem koordynatora jest dopilnowanie, Ŝeby wszyscy beneficjenci podpisali formularz A. 23

24 Faza realizacji projektu Projekty o duŝych budŝetach wymagają wieloaspektowego wsparcia, którego udzielają Biura Wsparcia Projektu.. (Prawne, finansowe, administracyjne, informatyczne) Zarządzanie zmianą - realokacja zadań i budŝetu w ramach konsorcjum. Koordynator musi naleŝycie uzasadnić takie zmiany i zadbać o podpisanie aneksu do umowy z KE. Kamienie milowe kluczowe momenty w realizacji projektu, kt określaj lają: kluczowe momenty w realizacji projektu, które wyniki waŝnych etapów projektu niezbędne do rozpoczęcia kolejnego etapu, moment kontroli jakości zrealizowanych prac, postępu projektu, wydatkowania budŝetu, moment decyzji o sposobie dalszej kontynuacji projektu koniec etapów projektu (pakietu, waŝnego zadania) 24

25 Wieloaspektowość projektów Zamówienia Strategia kontraktowania Własność intelektualna Zgodność Zarządzanie Raportowania Zarządzanie finansami Zarządzanie czasem Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie celem Projekt Zarządzanie kosztami Kontrola budŝetu Szacowanie Procedury Analiza wymagań Zarządzanie zagadnieniami Procesy Polityki 25

26 Wieloaspektowość projektów NajwaŜniejsze zagadnienia to: Zarządzanie zasobami ludzkimi Zarządzanie zasobami materialnymi Zarządzanie finansami Zarządzanie zadaniami Zarządzanie prawami własnow asności intelektualnej Zarządzanie czasem 26

27 Faza zakończenia projektu Raport końcowy obejmuje wyniki, wnioski i efekty społeczno-ekonomiczne projektu, szersze oddziaływanie społeczno - ekonomiczne projektu, obejmujące działania na rzecz równości płci, kwestie etyczne, starania na rzecz włączenia innych podmiotów i szerzenia świadomości, a takŝe plan wykorzystania i upowszechnienia nowej wiedzy. 27

28 Dziękuj kuję za uwagę! Kontakt: Małgorzata Snarska-Świderska Kom