Zarządzanie projektami PROJECT MANAGEMENT

Transkrypt

1 Politechnika Krakowska im. T. Kościuszki Wydział Mechaniczny Instytut Technologii Maszyn i Automatyzacji Produkcji Zarządzanie projektami PROJECT MANAGEMENT Wykład 1. Podstawowe zagadnienia związane zane z zarządzaniem projektami Opracowanie: Anna Kiełbus Plan wykładu czas Geneza PM jakość koszty Charakterystyka projektu i PM zadanie KLIENT Zadowo -lenie Etapy prowadzenia projektu KOORDYNATOR PROJEKTU Obszary zarządzania projektami ZESPÓŁ PROJEKTOWY Rozpoczęcie projektu Określenie struktury projektu Realizacja projektu Zakończenie projektu 1

2 Geneza PM Opracowanie: Anna Kiełbus Metody i kultury zarządzania Grecy Babilończycy Wenecjanie Egipcjanie Rzymianie Sumerowie Chińczycy p.n.e. p.n.e p.n.e p.n.e p.n.e. 500 p.n.e. 500 n.e n.e n.e n.e. 2

3 Prekursorzy zarządzania Sokrates 400 p.n.e. autor koncepcji i praktyki zarządzania, Platon 350 p.n.e. podkreślał rolę specjalizacji w pracy, Alfarbi 900 p.n.e. wyróŝniał znaczenie posiadania cechy przywództwa w zarządzaniu, Robert Owen zmienił sposób traktowania i nadał duŝe znaczenie warunkom ludzkiej pracy, Charles Babage koncentrował się na efektywności produkcji, Frank Gilberth projektant wydajnych stanowisk pracy, Prekursorzy zarządzania Lilian Gilbert prace nad optymalizacją np. optymalizacja sposobu układania cegły, psychologia przemysłu, z dwunastką taniej (była matką 12 dzieci), Henry Gantt autor powszechnie stosowanego wykresu Gantta, Harrington Emerson doradca organizacyjny rządu USA, Henry Ford wynalazca taśmy produkcyjnej, Eliyahu Goldratt łańcuch krytyczny, tak silna organizacja, jak silne jej najsłabsze ogniwo, Frederick W. Taylor pionier w dziedzinie wydajności pracy. 3

4 Geneza zarządzania projektami Charakterystyka projektu Opracowanie: Anna Kiełbus 4

5 Projekt Projekt - definicja Tymczasowe przedsięwzi wzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego wyrobu, dostarczenia unikalnej usługi ugi lub uzyskania unikalnego rezultatu PMBOK Project Management Institute Jednorazowy wysiłek, skierowany na dostarczenie produktu, który jest pod wieloma względami wyjątkowy. Potrzebne sąs duŝe e umiejętno tności i doświadczenie do wykrycia potencjalnych problemów i ryzyk, aby zaplanowac działania, ania, czas, ludzi, sprzęt, materiały y i niezbędne zasoby finansowe. 5

6 Projekt odpowiedź na pytania CO? KTO? Z KIM? KIEDY? GDZIE? DLACZEGO? DLA KOGO? Z JAKIM SKUTKIEM? W JAKI SPOSÓB? ZA ILE? SKĄD ŚRODKI FINANSOWE? Projekt - aktorzy Wykonawca Zamawiający/ zlecający Odbiorca/ grupa docelowa 6

7 Projekt - przykłady rozwój j nowego wyrobu lub usługi, ugi, zmiana struktury, personelu, stylu lub wizerunku organizacji, zaprojektowanie nowego środka transportowego, rozwinięcie lub dostosowanie systemu informacyjnego, skonstruowanie budynku, zorganizowanie kampanii przedwyborczej, wdroŝenie nowego procesu lub zorganizowanie nowej firmy Etapy realizacji projektów Opracowanie: Anna Kiełbus 7

8 Główne etapy realizacji projektu 1. Rozpoczęcie projektu 2. Określenie zakresu projektu 3. Określenie struktury projektu wraz z harmonogramem 4. Zdefiniowanie budŝetu projektu 5. Akceptacja projektu 6. Realizacja 7. Zamknięcie projektu 1. Rozpoczęcie cie projektu Metodyka zarządzania projektami, zawierająca: procedurę prowadzenia przedsięwzi wzięcia, wymagane kompetencje i uprawnienia uczestników Opracowanie oferty - oferta opisuje cele i sposób realizacji przedsięwzi wzięcia. Zwykle zawiera wstępne szacowanie kosztu i harmonogramu. Uzasadnia dlaczego kontrakt powinien być przydzielony firmie czy zespołowi owi Karta projektu dokument formalizujący zainicjowanie projektu 8

9 Karta projektu Karta projektu Nr projektu Przesłanki realizacji projektu: (np. odniesienie do strategii lub przyjętego celu w systemach zarzadzania) Data Odniesienie do celu strategicznego Opracowała (podpisy) Informacje o zespole projektowym: (skład osobowy oraz kierownik i sponsor projektu) Zadania dla zespołu projektowego: (w tej części dokumentu zawiera się najczęściej informacje dotyczące szczegółowego przeanalizowania potrzeb w projekcie i opracowanie wszystkich dalszych i niezbędnych dokumentów, np. dokładny opis prac, określenie harmonogramu, budŝetu itp.) 2. Określenie zakresu 1. Definiowanie czynności ci 2. Planowanie przebiegu 3. Określenie kamieni milowych 4. Planowanie zasobów 9

10 Zestawienie wymagań projektu przykład dokumentu Zestawienie wymagań projektu.. Kierownik projektu. Nazwa oraz nr projektu Data: 1. Ogólny opis załoŝeń projektu 2. Cele projektu 3. Terminy realizacji 4. Efekty realizacji projektu 5. Etapy realizacji projektu (dla potrzeb prac nad szczegółowym harmonogramem) 6. Informacje dotyczące ryzyka projektu 7. Niezbędne zasoby wykorzystywane w projekcie 8. Zasady oceny efektywności projektu 3. Określenie struktury projektu wraz z harmonogramem 1. Rodzaje struktur zespołów w roboczych: Struktura hierarchiczna Struktura kooperacyjna 2. Planowanie struktury projektu 10

11 Struktura hierarchiczna Struktura hierarchiczna projektu (work( breakdown structure WBS) określa relacje nadrzędno dności, podrzędno dności i współrz rzędności częś ęści składowych projektu. Nadrzędno dność częś ęści składowych projektu wynika z faktu, Ŝe na ich realizację składa się wykonanie określonych częś ęści składowych o mniejszej złoŝonoz oności, które sąs określane jako podrzędne, dne, a wobec siebie sąs częś ęściami współrz rzędnymi. Struktura kooperacyjna Struktura kooperacyjna projektu określa zaleŝno ności występuj pujące pomiędzy elementarnymi częś ęściami składowymi projektu. ZaleŜno ności te wynikają z tego, Ŝe e rozpoczęcie cie realizacji pewnych częś ęści projektu jest uwarunkowane zakończeniem realizacji innych jego częś ęści. Wykonanie projektu jest więc c oparte na współdzia działaniu aniu. 11

12 Struktura kooperacyjna i hierarchiczna Struktura hierarchiczna i kooperacyjna stanowią dwa komplementarne sposoby opisu struktury projektu. Struktura hierarchiczna określa podział zadań projektu, a struktura kooperacyjna współdzia działanie anie przy ich realizacji. Planowanie struktury projektu Etapy planowania struktury projektu: 1. zestawienie działań zawartych w matrycy logicznej; 2. analizę działań z punktu widzenia ich kompletności i głęg łębokości podziału; 3. podział działań na elementarne częś ęści projektu czynności; ci; 4. sporządzenie opisu struktury hierarchicznej projektu; 5. określenie kolejności i zaleŝno ności czynności ci projektu - ustalenie struktury kooperacyjnej projektu; 6. weryfikacja struktury projektu; 7. zatwierdzenie struktury projektu. 12

13 4. BudŜet BudŜet projektu to zestawienie środków finansowych związanych zanych z realizacją projektu obejmujące cały y okres jego realizacji. Schemat montaŝu u finansowego projektu europejskiego Koszty niekwalifikowalne Środki własne beneficjenta Kredyt bankowy/emisja obligacji Całkowity koszt projektu Koszty kwalifikowalne Wkład własny beneficjenta Środki własne beneficjenta Wkład rzeczowy Dotacje Dofinansowanie z funduszu strukturalnego (prefinansowanie) 13

14 BudŜetowanie - etapy określenie okresu objętego budŝetem; określenie rodzajów, miejsc powstania i nośnik ników kosztów w objętych budŝetem; opracowanie budŝetu kosztów w projektu; sprawdzenie moŝliwo liwości realizacji budŝetu z punktu widzenia dostępno pności środków w finansowych; sprawdzenie moŝliwo liwości realizacji budŝetu z punktu widzenia płynnop ynności finansowej; zatwierdzenie budŝetu projektu. 5. Akceptacja projektu Zatwierdzenie projektu stanowi formalną akceptację opracowanych dokumentów w i rozpoczyna formalna akceptację opracowanych dokumentów w i rozpoczyna realizację planowanych zadań. 14

15 6. Realizacja projektu WdroŜenie projektu składa się z: wykonawstwa projektu, sterowania projektem - monitoring i ewaluacja projektu 6. Cykl sterowania projektem 15

16 Monitoring projektu, pozwala na. Czy środki zostały y uruchomione zgodnie z harmonogramem? Czy realizowane czynności ci prowadzą do zaplanowanych rezultatów? Czy istotne załoŝenia wymagają przeformułowania? owania? Czy uczestnicy zachowują się zgodnie z oczekiwaniami? Czy rezultaty prowadzą do osiągni gnięcia załoŝonego onego celu? Czy jest analizowana moŝliwo liwość włączenia rezultatów w do głównego g nurtu polityki i praktyki? 7. Zamknięcie projektu Zamknięcie projektu- zwieńczenie prac zaplanowanych w harmonogramie. Manager sporządza końcowy raport z realizacji projektu i przedstawia go celem akceptacji sponsorowi projektu lub komitetowi sterującemu Administracyjne zamknięcie projektu powoduje przekazanie całej dokumentacji do archiwum celem ewentualnego wykorzystania przy innych zadaniach w przyszłości. 16

17 Charakterystyka zarządzania projektami Opracowanie: Anna Kiełbus Koncepcja zarządzania projektami 17

18 Zarządzanie projektami - definicja Zarządzanie projektami jest dziedziną zarządzania zajmująca się zastosowaniem dostępnej wiedzy, umiejętno tności, narzędzi i metod do sprawnego i skutecznego osiągni gnięcia celów w projektów, tj.: Uzyskania załoŝonych onych rezultatów w projektu (zakres/( wymagania), Realizacji projektu w wyznaczonym czasie (termin( termin), Utrzymania kosztów w projektu w wyznaczonym limicie (budŝet), poprzez harmonizację współdzia działania ania uczestników w i innych interesariuszy projektu. Trójk jkąt t PM 18

19 Model funkcjonalny PM Projekt - typy INWESTYCYJNE ORGANIZACYJNE ROZWOJOWE 19

20 Podstawowe pojęcia Program - grupa projektów w zarządzanych w sposób zorganizowany w celu osiągni gnięcia korzyści niedostępnych w przypadku oddzielnego zarządzania projektami. Projekt Subprojekt podprojekt, odrębne częś ęści projektu tworzące jego całośc Faza częś ęśc składowa projektu/ subprojektu..złoŝona ona z zadań Zadanie czynność ść, częś ęśc elementarna projektu (powtarzalna i wykonywana ciągle) Obszary zarządzania projektami Opracowanie: Anna Kiełbus 20

21 Obszary zarządzanie projektami Zarządzanie Integracją projektu Zarządzanie Zakresem projektu Zarządzanie Czasem w projekcie Zarządzanie Kosztami projektu Zarządzanie Jakości cią w projekcie Zarządzanie Zasobami ludzkimi w projekcie Zarządzanie Komunikacją w projekcie Zarządzanie Ryzykiem w projekcie Zarządzanie Zamówieniami w projekcie Zarządzanie integracją projektu (ZIP) Obejmuje procesy niezbędne do zapewnienia prawidłowej koordynacji róŝnych r elementów projektu i pogodzenia czasami sprzecznych celów Główne procesy ZIP: stworzenie planu projektu, jego realizacja zintegrowana kontrola zmian 21

22 Zarządzanie zakresem projektu (RZP) Opisuje procesy niezbędne do zapewnienia, Ŝe projekt obejmuje jedynie całkowit kowitą, wymaganą do przemyślanego zakończenia przedsięwzi wzięcia pracę Główne procesy RZP: Zapoczątkowanie projektu (Initiation( Initiation), Planowanie zakresu (Skope( Planning), Doprecyzowanie zakresu (Skope( Definition), Weryfikacja zakresu (Skope( Verification), Kontrola zmian i zakresu (Scope( Change Control). Zarządzanie czasem projektu (ZCP) Opisuje procesy niezbędne do ukończenia projektu w wyznaczonym terminie. Główne procesy ZCP: Identyfikacja działań (Activity Definition), określenie kolejności działań (Activity Sequencing), Estymacja czasu trwania działań (Activity Duration Estimating), Opracowanie harmonogramu (Schedule Development), Kontrola harmonogramu (Schedule Control). 22

23 Zarządzanie kosztami projektu (ZKP) Obejmuje procesy niezbędne do ukończenia projektu w ramach przeznaczonego budŝetu. Główne procesy ZKP: Planowanie alokacji zasobów w (Resourse( Planning), Estymacja kosztów w (Cost( Estimation), BudŜetowanie kosztów w (Cost( Budgeting), Kontrola kosztów w (Cost( Control). Zarządzanie jakości cią w projekcie (ZJP) Obejmuje procesy niezbędne do zaspokojenia potrzeb dla których projekt został podjęty. Główne procesy ZJP: Planowanie jakości (Quality( Planning), Zapewnienie jakości (Quality( Assurance), Kontrola jakości (Quality( Control. 23

24 Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie (ZZLP) Obejmuje procesy niezbędne do zapewnienia efektywnego wykorzystania ludzi zaangaŝowanych w realizację projektu (interesariuszy- sponsorów w projektu, klientów, pojedyncze osoby, wykonawcy ). Główne procesy ZZLP: Planowanie organizacyjne (Organization( Planning), Pozyskiwanie personelu (Staff Acqusition), Kształtowanie towanie zespołu u (Team Development). Zarządzanie komunikacją w projekcie (ZKP) Obejmuje procesy niezb Obejmuje procesy niezbędne do zaplanowania odpowiedniego generowania, zbierania, rozpowszechniania, przechowywania i ostatecznego dysponowania (propagacji) informacjami dotyczącymi cymi projektu. Główne procesy ZKP: Planowanie komunikacji (Communications( Planning), Dystrybucja informacji (Information( Distribution), Sprawozdawczość wyników w (Performannce( Reporting) Zamkniecie administracyjne (Administrative Closure). 24

25 Zarządzanie ryzykiem w projekcie (ZRP) Obejmuje procesy dotyczące ce identyfikacji, analizy skutków w i reagowania na ryzyko. Główne procesy ZRP: Planowanie zarządzania ryzykiem (Risk( Management Planning), Identyfikacja ryzyka (Risk( Identification), Jakościowa analiza ryzyka (Quantitive( Risk Analysis), Ilościowa analiza ryzyka (Quantitive( Risk Analysis), Planowanie akcji zapobiegawczych (Risk( Monitoring and Control). Zarządzanie zamówieniami w projekcie (ZZP) (ZZP) Opisuje procesy niezbędne do nabywania towarów w i usług ug spoza organizacji wykonawczej - outsorcing. Główne procesy ZZP: Planowanie zamówie wień (Procurement Planning), Planowanie zapytań (Solicitation Planning), Zebranie ofert (Solicitation( Solicitation), Wybór r dostawców w (Sorce( Selection), Administracja kontraktem (Contract( Administration), Zamknięcie kontraktu (Contract( Closeout). 25

26 Czynności zarządzania projektami 1. Opracowanie oferty 2. Planowanie i tworzenie harmonogramu 3. Szacowanie kosztów 4. Monitorowanie i ocenianie przedsięwzięcia 5. Wybór i ocena personelu 6. Opracowanie raportów i prezentacji Literatura K.Frączkowski czkowski, Zarządzanie projektem informatycznym, Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej, Wrocław 2003 N. Mingus, Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2002 M.Trocki, B.Grucza, Zarządzanie projektem europejskim,, PWE, Warszawa 2007 C.Duisberg Gesellschaft, Zarządzanie projektami,, materiały y szkoleniowe S. Wawak, Zarządzanie projektem, Materiały on-line line:

27 Dziękuje za uwagę Anna Kiełbus Katedra InŜynierii Produkcji PK tel. (012) budynek 6b pok. 2/3b 27