Realizacja umowy o dofinansowanie w ramach Poddziałania PO KL (studia podyplomowe) Robert Bigos Warszawa, dnia 23 lutego 2011 r.

Transkrypt

1 2011 Realizacja umowy o dofinansowanie w ramach Poddziałania PO KL (studia podyplomowe) Robert Bigos Warszawa, dnia 23 lutego 2011 r.

2 Słownik wybrane pojęcia z umowy - Partner projektu - Podwykonawca - Personel projektu - Program (nr referencyjny K(2009) 6607)

3 Słownik wybrane pojęcia z umowy Partner projektu: - instytucja wymieniona we wniosku o dofinansowanie w punkcie wnosi do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne bądź finansowe - związana z Liderem projektu umową partnerską - uczestniczy w realizacji projektu na warunkach określonych w umowie partnerskiej - podlega kontroli w zakresie realizacji projektu - Partner reprezentowany jest przez Lidera projektu

4 Słownik wybrane pojęcia z umowy Umowa partnerska: - przygotowana wg wzoru stanowiącego załącznik do wytycznych konkursowych - reguluje współpracę Lidera i Partnera - przenosi na Partnera prawa i obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie - udziela Liderowi prawa do reprezentowania Partnera

5 Słownik wybrane pojęcia z umowy Podwykonawca: - podmiot wykonujący zadania zlecone w ramach Projektu przez Beneficjenta lub Partnera - wybrany zgodnie z zasadą przejrzystości i konkurencyjności wydatków - nie jest powiązany osobowo bądź kapitałowo ze zleceniodawcą (nie dotyczy wyboru dokonanego z zastosowaniem PZP) - zobowiązany w przypadku kontroli do udostępnienia dokumentów związanych z realizowanym Projektem

6 Słownik wybrane pojęcia z umowy Personel projektu : - osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania im powierzone. W szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub cywilnoprawnym, osoby samozatrudnione, osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, osoby wykonujące świadczenia w formie wolontariatu - personel zarządzający to personel umieszczone w zadaniu zarządzanie projektem

7 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków 1. Prawo Zamówień Publicznych Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zasady dotyczące przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 2. Zasada Konkurencyjności dotyczy Beneficjentów, którzy nie są objęci obowiązkiem stosowania Ustawy PZP Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POKL (aktualne na dzień ogłaszania zamówienia) Zasady finansowania POKL (aktualne na dzień ogłaszania zamówienia) 3. Rozeznanie rynku przed dokonaniem zakupu Zasady finansowania POKL (aktualne na dzień ogłaszania zamówienia)

8 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków 1. Zasada Konkurencyjności dotyczy - Beneficjentów, którzy nie są objęci obowiązkiem stosowania Ustawy PZP (art. 3 ustawa PZP) - Zamówień, których wartość w PLN przekracza kwotę 14 tys. Euro netto - usług/dostaw nieprzekraczających kwoty 14 tys. Euro, jeżeli w trakcie projektu zwiększono ich wartość powyżej ww. kwoty 2. Zasadę Konkurencyjności nie stosuje się do: - personelu zarządzającego - personelu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej 1 roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny

9 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków Wymogi dot. stosowania Zasada Konkurencyjności - stosowanie kodów CPV do opisu przedmiotu zamówienia - sumowanie zamówień w ramach jednego projektu - Zapytanie ofertowe do minimum trzech potencjalnych wykonawców - umieszczenie zapytania na stronie swojej stronie internetowej - umieszczenie zapytania na tablicy ogłoszeń - wybór udokumentowany protokołem i umową z wykonawcą - archiwizacja wysłanych zapytań i złożonych ofert

10 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków Stosowanie Zasada Konkurencyjności (ZK) - wzrost wartości realizowanego zamówienia o 50% - dzielenie zamówienia - brak obowiązku ponownego stosowania ZK, gdy w pierwszym postępowaniu nie było oferentów - brak obowiązku przeprowadzania procedur ZK, gdy na rynku istnieje mniej niż trzech potencjalnych wykonawców

11 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków Rozeznanie rynku przed dokonaniem zakupu - dotyczy usług i towarów o wartości pow. 20 tys. zł netto (bez VAT) - dotyczy towarów o tożsamych parametrach - porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych wykonawców - rzetelny opis przedmiotu zamówienia - w przypadku braku możliwości porównania cen, stosuje się procedurę ZK przy czym nie obowiązuje wówczas próg 14 tys. euro lecz próg 20 tys. zł (dotyczy również jednostek sektora finansów publicznych)

12 Pomoc publiczna w projekcie Warszawa, Beneficjent udzielający pomocy publicznej zobowiązany jest do: zbierania od przedsiębiorców odpowiednich dokumentów zgodnie z Ustawą o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej wystawiania przedsiębiorcom odpowiednich zaświadczeń zgodnie z Ustawą o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej sprawozdawczości z udzielonej pomocy publicznej poinformowania w formie pisemnej przedsiębiorcy o braku obowiązku uprzedniej notyfikacji pomocy do KE

13 Archiwizacja dokumentacji projektu 1. wymagana jest przechowywanie dokumentacji projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. 2. obowiązek poinformowania PARP o miejscu archiwacji dokumentacji projektu i jego zmianie 3. dokumentacja związana z udzieloną przez Beneficjenta pomocą publiczną przechowywana przez 10 lat od dnia jej przyznania

14 Kontrola realizacji projektu Warszawa, Wizyty monitoringowe studiów 2. Kontrola dokumentacji w miejscu realizacji projektu przez PARP lub na zlecenie PARP 3. Kontrola innych uprawnionych organów np. KE 4. Audyt zewnętrzny projektu

15 Kontrola realizacji projektu Warszawa, Wizyty monitoringowe a) przeprowadzane przez dwie osoby w miejscu realizacji studiów, b) bez wcześniejszego zawiadomienia, c) po wizycie sporządzany jest protokół, d) w razie stwierdzenia uchybień przygotowywane są zalecenia

16 Kontrola realizacji projektu Kontrola dokumentacji 1. dokonywana zgodnie z Zasadami kontroli PO KL 2. kontrola na miejscu - w siedzibie Beneficjenta, Partnerów oraz w miejscu realizacji projektu: a) udostępnienie przez Beneficjenta wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu b) zawiadomienie na 5 dni przed rozpoczęciem kontroli (nie dotyczy kontroli doraźnych) c) czas kontroli (1-4 dni) d) informacja pokontrolna w terminie 21 dni od dnia zakończenia kontroli

17 Kontrola realizacji projektu Kontrola dokumentacji e) podpisanie informacji pokontrolnej/ewentualne zgłoszenie uwag do informacji pokontrolnej 14 dni od dnia otrzymania informacji f) rozpatrzenie uwag do informacji pokontrolnej 14 dni g) zalecenia pokontrolne 14 dni od otrzymania podpisanej informacji pokontrolnej h) konieczność wdrożenia zaleceń oraz poinformowania PARP o sposobie realizacji zaleceń

18 Kontrola realizacji projektu Audyt zewnętrzny projektu Audyt należy przeprowadzić zgodnie z zapisami Załącznika 2 do Zasad realizacji projektu, który określa: 1. cele audytu 2. minimalne kwalifikacje audytora 3. wymagania odnośnie sposobu pracy 4. zakres ogólny i szczegółowy audytu 5. wymagania dotyczące raportu z audytu Audyt należy przeprowadzić w okresie ostatnich 2 miesięcy przed zakończeniem realizacji projektu. Raport z audytu przekazywany jest wraz z końcowym wnioskiem o płatność

19 Ochrona danych osobowych 1. Warunkiem uczestnictwa w projekcie jest wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych (Załącznik 5 i 6 do Umowy) czytelny podpis uczestnika, data i miejsce 2. Obowiązek posiadania: - polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemami informatycznymi do przetwarzania danych osobowych, - upoważnień dla pracowników do przetwarzania danych osobowych (Załącznik 7 do Umowy), - ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania danych

20 Ochrona danych osobowych Warszawa, Powierzanie przetwarzania danych osobowych innym podmiotom po uprzednim poinformowaniu Instytucji Wdrażającej na podstawie umowy zawartej z podmiotem przetwarzającym dane 4. Obowiązek informowania PARP o naruszeniu tajemnicy danych osobowych oraz udziale w sprawach dot. ochrony danych toczących się przed GIODO i innymi urzędami.

21 Obowiązki informacyjne 1. Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata ; 2. Plan Komunikacji PO KL 3. Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL 4. Dokumenty i logotypy dostępne na stronie: Obowiązek umieszczania logotypów na dokumentacji projektowej, w pomieszczeniach, w których realizowany jest projekt, na sprzęcie i wyposażeniu finansowanym w ramach projektu 4. Obowiązek informowania uczestników projektu o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej (materiały szkoleniowe, materiały promocyjne)

22 Materiały promocyjne: Warszawa, Obowiązki informacyjne I. duże formy powinny zawierać obowiązkowo: a) logo PO KL b) flaga Unii Europejskiej c) odwołanie słowne do Unii Europejskiej d) odwołanie słowne do właściwego funduszu (pełna nazwa) e) hasło określone dla PO KL (tablice informacyjne, reklamowe, billboardy, plakaty) f) informacja o współfinansowaniu projektu (umieszczana poza ciągiem znaków) g) logo PARP

23 Przykład oznaczenia: Obowiązki informacyjne Warszawa, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

24 Materiały promocyjne II. małe formy - powinny zawierać obowiązkowo: a) logo PO KL b) flaga Unii Europejskiej c) odwołanie słowne do Unii Europejskiej Opcjonalnie: a) Logo PARP Obowiązki informacyjne Warszawa, Beneficjent zobowiązany jest przesłania do PARP elektroniczne wersje projektów wizualizacji materiałów promocyjnych. PARP akceptuje wizualizację materiałów w terminie do 10 dni roboczych od otrzymania prawidłowych dokumentów.

25 Rodzaje zmian: Zmiany w projekcie i umowie o dofinansowanie 1. Zmiany niewymagające pisemnej zgody PARP 2. Zmiany wymagające pisemnej zgody PARP Warszawa, Zmian w formie aneksu do umowy o dofinansowanie

26 Zmiany w projekcie Warszawa, Przesunięcia w budżecie projektu między zadaniami - do 10% wartości zadania bez konieczności uzyskania pisemnej zgody PARP. Powyższe zmiany nie mogą zwiększać wydatków w ramach crossfinancingu, zadania Zarządzanie w tym personelu zarządzającego oraz wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej. 2. Przesunięcia w budżecie projektu między zadaniami - powyżej 10% wartości zadania, zwiększenie łącznej kwoty wynagrodzeń personelu w ramach zadania Zarządzanie oraz wynikające z tego pozostałe zmiany w projekcie wymagają pisemnej zgody PARP. 3. Prawo renegocjacji umowy przez PARP. 4. Istotne zmiany w treści umowy wymagają formy aneksu.

27 Sankcje umowne Warszawa, Rezultaty twarde (uczestnikogodziny) dopuszczalne jest 25% odchylenie pomiędzy osiągniętym rezultatem projektu w postaci uczestnikogodzin a poniesionymi wydatkami w projekcie. 2. Kryteria strategiczne a) w przypadku nie osiągnięcia kryterium strategicznego nr 1 (min. 50 h zajęć na każdym kierunku prowadzonych przez wykładowcówpraktyków którzy w latach zdobyli doświadczenie zawodowe w instytucji niebędącej uczelnią w obszarze, w którym będą nauczać) na Beneficjenta zostanie nałożona sankcja finansowa wg następującego wzoru: Całkowite wydatki projektu (pomniejszone w przypadku nie osiągnięcia zakładanych rezultatów uczestnikogodzin) x 10% x (liczba kierunków studiów podyplomowych, na których wykładowcy-praktycy prowadzą mniej niż 50 h zajęć / liczba wszystkich kierunków studiów podyplomowych w ramach projektu) = sankcja

28 Sankcje umowne Warszawa, Kryteria strategiczne b) W przypadku nie osiągnięcia kryterium strategicznego nr 2 (100% uczestników zostanie przeszkolonych na studiach podyplomowych o profilu technicznym) na Beneficjenta zostanie nałożona sankcja finansowa wg następującego wzoru: Całkowite wydatki projektu (pomniejszone w przypadku nie osiągnięcia zakładanych rezultatów uczestnikogodzin) x 20% x (procent uczestników z kryterium strategicznego - procent uczestników przeszkolonych w ramach kryterium strategicznego) = sankcja

29 Sankcje umowne Warszawa, Kryteria strategiczne c) W przypadku nie osiągnięcia kryterium strategicznego nr 3 (20% spośród objętych wsparciem stanowią osoby w wieku powyżej 45 roku życia) na Beneficjenta zostanie nałożona sankcja finansowa wg następującego wzoru: Całkowite wydatki projektu (pomniejszone w przypadku nie osiągnięcia zakładanych rezultatów uczestnikogodzin) x 10% x (procent osób z kryterium strategicznego - procent osób objętych wsparciem w ramach kryterium strategicznego) = sankcja

30 Rozwiązanie umowy Warszawa, Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron oraz z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia rozliczeniu podlegają wydatki związane z prawidłowo zrealizowaną częścią projektu 2. Rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym, w zależności od przesłanki: rozliczeniu podlegają wydatki związane z prawidłowo zrealizowaną częścią projektu zwrot całości lub części środków wraz z odsetkami jak za zaległości podatkowe wykluczenie na okres 3 lat z możliwości ubiegania się i otrzymania dofinansowania na podstawie Ustawy o finansach publicznych lub Ustawy o PARP

31 Pozostałe obowiązki Beneficjenta Warszawa, Zawarcie umowy szkoleniowo-doradczej załączniki: a) deklaracja uczestnictwa/zgoda na przetwarzanie danych osobowych b) lista uczestników c) dokument rejestrowy przedsiębiorstwa/zaświadczenie o zatrudnieniu d) weryfikacja kwalifikowalności uczestników e) dokumenty związane z udzieleniem pomocy publicznej f) w ramach jednej edycji studiów podyplomowych nie może być więcej niż 20% osób zatrudnionych u tego samego pracodawcy

32 Pozostałe obowiązki Beneficjenta Warszawa, Informowanie o działaniach w projekcie a) zgłaszanie zjazdów do 20 dnia miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie półrocza kalendarzowego. Raz na pół roku a przypadku zmiany należy zgłosić korektę. Pierwsze zgłoszenie do 15 dni po zawarciu umowy o dofinansowanie b) rejestracja szkoleń w internetowej bazie ofert szkoleniowych aktualizacja raz na miesiąc c) Prowadzenie dziennika zajęć

33 Wniosek o płatność postęp rzeczowy realizacji projektu 1. Pkt 5 Postęp rzeczowy realizacji projektu opis postępu realizacji zadań 2. Pkt 11 Planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku 3. Pkt 12 Informacja na temat problemów/trudności związanych z realizacją projektu - opis problemów i podjętych środków naprawczych, przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu 4. Pkt 13 Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych

34 Wniosek o płatność postęp rzeczowy realizacji projektu Załącznik 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia - załącznik do Zasad systemu sprawozdawczości POKL Tabela 1 Przepływ uczestników projektu a) osoby, które rozpoczęły udział w projekcie b) osoby, które powróciły do projektu c) osoby, które zakończyły udział w projekcie d) osoby, które przerwały udział w projekcie e) osoby, które kontynuują udział w projekcie

35 Sprawozdanie z postępu rzeczowego GŁÓWNE ZASADY Punktem wyjścia do przygotowania sprawozdania jest status osoby w ostatnim dniu okresu sprawozdawczego w odniesieniu do projektu Sprawozdawane są zawsze OSOBY, nie uczestnicy szkoleń

36 Sprawozdanie z postępu rzeczowego GŁÓWNE ZASADY c.d. OSOBA ROZPOCZYNAJĄCA osoba, która po raz pierwszy rozpoczęła udział w projekcie: RMr osoba, która rozpoczęła udział w projekcie w danym okresie sprawozdawczym RMp osoba, która rozpoczęła udział w projekcie od początku jego realizacji OSOBA POWRACAJĄCA osoba, która zakończyła lub przerwała udział w projekcie, następnie powróciła do projektu PWMr - osoba, która powróciła do projektu w danym okresie sprawozdawczym PWMp - osoba, która powróciła do projektu od początku jego realizacji OSOBA ZAKOŃCZAJĄCA osoba, która zakończyła udział w projekcie ZMr osoba, która zakończyła udział w projekcie w danym okresie sprawozdawczym ZMp osoba, która zakończyła udział w projekcie od początku jego realizacji

37 Sprawozdanie z postępu rzeczowego GŁÓWNE ZASADY c.d. OSOBA PRZERYWAJĄCA osoba, która przerwała udział w projekcie i nie zakończyła żadnego szkolenia w projekcie PMr osoba, która przerwała udział w projekcie w danym okresie sprawozdawczym PMp osoba, która przerwała udział w projekcie od początku jego realizacji OSOBA KONTYNUUJĄCA osoba, która ostatniego dnia okresu sprawozdawczego kontynuuje udział w projekcie KMr osoba, która kontynuuje udział w projekcie w danym okresie sprawozdawczym

38 Sprawozdanie z postępu rzeczowego Rozpoczynający R Kontynuujący K Zakończający Z Przerywający P

39 Sprawozdanie z postępu rzeczowego WAŻNY WZÓR Dotyczący Tabeli 1 - przepływ osób RMp = KMr + ZMp + PMp ZMr + PMr + K = RMr + PWMr + K z poprzedniego okresu

40 Sprawozdanie z postępu rzeczowego Wniosek o płatność postęp rzeczowy realizacji projektu Tabela 2 Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projekcie. Należy wypełnić pkt. 3 Zatrudnieni oraz podpunkty: a) w tym samozatrudnieni b) w tym zatrudnieni w mikroprzedsiębiorstwach c) w tym zatrudnieni w małych przedsiębiorstwach d) w tym zatrudnieni w średnich przedsiębiorstwach e) w tym zatrudnieni w dużych przedsiębiorstwach f) w tym pracownicy w gorszym położeniu Należy wypełnić pkt 4 Ogółem

41 Sprawozdanie z postępu rzeczowego Wniosek o płatność postęp rzeczowy realizacji projektu Tabela 3 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się w dwóch grupach wiekowych i lata wiek określa się w chwili rozpoczęcia udziału w projekcie Tabela 4 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie ze względu na wykształcenie wykształcenie określa się w chwili rozpoczęcia udziału w projekcie Tabela 5 Liczba przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w projekcie Tabela 6 Wartość udzielonej i wypłaconej pomocy publicznej na rzecz MSP

42 Sprawozdanie z postępu rzeczowego Wniosek o płatność postęp rzeczowy realizacji projektu Tabela 7 Osiągnięte wartości wskaźników należy wypełnić następujące punkty dla Priorytetu II: 1, 2, 7 oraz Inne wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie: liczba uczestników, liczba uczestnikogodzin I. Kryteria strategiczne liczba uczestników przeszkolonych na studiach podyplomowych o profilu technicznym liczba uczestników w wieku powyżej 45 roku życia

43 Sprawozdanie z postępu rzeczowego Wniosek o płatność formularz PEFS PEFS Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego; obowiązek przekazania w formie elektronicznej, wraz z wnioskiem o płatność, informacji o wszystkich uczestnikach projektu Formularz PEFS wraz z hasłem oraz loginem przekazywany wyłącznie z PARP (nie można pobierać z innych instytucji wdrażających) Formularz PEFS przekazywany z każdym wnioskiem o płatność narastająco lub oświadczenie o braku zmian w PEFS Formularz PEFS na nośniku elektronicznym, spakowany, zabezpieczony hasłem przesyłany pocztą tradycyjną. Hasło w oddzielnej kopercie Dane o osobach uczestniczących w projekcie należy wpisywać do formularza PEFS w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie Samozatrudnieni ujmowani są w zakładce "Dane uczestników indywidualnych" Wszystkie pola w formularzu PEFS muszą zostać wypełnione

44 Dziękuję za uwagę Robert Bigos Departament Wsparcia Projektów Szkoleniowych Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ul. Pańska 81/83, Warszawa