Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS

Transkrypt

1 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Dokument obowiązkowy IAF Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS (IAF MD 5:2013) International Accreditation Forum, Inc. 2013

2 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 2 / 18 International Accreditation Forum, Inc. (IAF) określa kryteria akredytacji jednostek świadczących usługi w zakresie oceny zgodności, a taka akredytacja ułatwia handel i zmniejsza zapotrzebowanie na wykonywanie wielokrotnych działań w zakresie oceny zgodności. Akredytacja zmniejsza ryzyko przedsiębiorstw i ich klientów poprzez zapewnienie, że akredytowane jednostki oceniające zgodność (CABs) są kompetentne do wykonywania pracy, jakiej podejmują się w zakresie posiadanej akredytacji. Wymaga się, aby jednostki akredytujące (ABs), które są członkami IAF, oraz akredytowane przez nie CABs prowadziły działalność zgodnie z właściwymi normami międzynarodowymi oraz mającymi zastosowanie, dokumentami IAF w celu spójnego stosowania tych norm. Jednostki akredytujące, które są sygnatariuszami Porozumienia o Wielostronnym Uznawaniu IAF (IAF MLA), są regularnie poddawane ocenie równorzędnej, prowadzonej przez wyznaczone zespoły, w celu zapewnienia zaufania do funkcjonowania ich programów akredytacji. Struktura i zakres IAF MLA są szczegółowo przedstawione w dokumencie IAF PR 4 - Structure of the IAF MLA and List of IAF Endorsed Normative Documents. Struktura IAF MLA ma pięć poziomów: Poziom 1 określa kryteria obowiązkowe ISO/IEC 17011, które mają zastosowanie do wszystkich ABs. Połączenie działania (działań) Poziomu 2 oraz odpowiedniego(-ich) dokumentu(-ów) normatywnego(-ych) Poziomu 3 jest określane jako główny zakres MLA, a połączenie dokumentów normatywnych Poziomu 4 (jeżeli ma to zastosowanie) i Poziomu 5 jest określane jako podzakres MLA. Główny zakres MLA obejmuje działania, np. certyfikacja wyrobów, oraz związane dokumenty obowiązkowe, np. ISO/IEC Atestacje wykonane przez CABs na głównym poziomie zakresu są uznawane jako równie wiarygodne. Podzakres MLA obejmuje wymagania dotyczące oceny zgodności, np. ISO 9001, oraz specyficzne wymagania programu, jeżeli ma to zastosowanie, np. ISO TS Atestacje wykonane przez CABs na poziomie podzakresu są uznawane jako równoważne. IAF MLA daje zaufanie niezbędne dla akceptacji wyników oceny zgodności przez rynek. Atestacja wydana w zakresie IAF MLA przez jednostkę, która jest akredytowana przez AB - sygnatariusza IAF MLA, może być uznawana na świecie, co ułatwia handel międzynarodowy.

3 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 3 / 18 Wprowadzenie do dokumentów obowiązkowych IAF Słów zaleca się 1 użyto w niniejszym dokumencie do wskazania uznanych sposobów spełnienia wymagań normy. Jednostka certyfikująca (CB) może spełnić te wymagania w równoważny sposób, pod warunkiem, że potrafi to wykazać jednostce akredytującej (AB). Słów powinien; należy 2 użyto w niniejszym dokumencie do wskazania tych postanowień, które, odzwierciedlając wymagania stosownej normy, są obowiązkowe. 1 Przypis PCA: w oryginalnej, angielskiej wersji dokumentu występuje słowo should ; 2 Przypis PCA: w oryginalnej, angielskiej wersji dokumentu występuje słowo shall ;

4 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 4 / 18 Spis treści Punkt Temat Strona 0 WPROWADZENIE DEFINICJE ZASTOSOWANIE METODYKA USTALANIA CZASU TRWANIA AUDITU CZAS TRWANIA AUDITU CERTYFIKACJI POCZĄTKOWEJ (ETAP 1 + ETAP 2)8 5 NADZÓR PONOWNA CERTYFIKACJA ZINDYWIDUALIZOWANE, DRUGI ORAZ KOLEJNE, CYKLE CERTYFIKACJI.10 8 CZYNNIKI DO KORYGOWANIA CZASU TRWANIA AUDITU (QMS I EMS) ODDZIAŁY TYMCZASOWE CZAS TRWANIA AUDITU W ORGANIZACJI WIELOODDZIAŁOWEJ...12 Załącznik A Systemy Zarządzania Jakością...13 Załącznik B Systemy Zarządzania Środowiskowego...15 Wydanie Nr 2 Przygotowane przez Komitet Techniczny IAF Zatwierdzone przez Członków IAF Data: 14 stycznia 2013 r. Data wydania: 4 marca 2013 r. Data wdrożenia: bezzwłocznie Osoba do kontaktu: Elva Nilsen, Sekretarz IAF Telefon: secretary@iaf.nu Wprowadzenie do tłumaczenia Tłumaczenie dokumentu: IAF MD 5:2013 IAF Mandatory Document for Duration of QMS and EMS Audits, Issue 2 of 4 March 2013 Tłumaczenie: Polskie Centrum Akredytacji, r., Tekst tłumaczenia nie może być kopiowany w celu sprzedaży. Wersją oficjalną (rozstrzygającą) jest wersja w języku angielskim. Tekst tłumaczenia uzupełniono przypisami PCA, które dodatkowo go objaśniają.

5 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 5 / 18 DOKUMENT OBOWIĄZKOWY IAF DOTYCZĄCY USTALANIA CZASU TRWANIA AUDITÓW QMS I EMS Niniejszy dokument, jest dokumentem obowiązkowym dla spójnego stosowania rozdziału ISO/IEC 17021:2011 w zakresie auditów systemów zarządzania jakością oraz zarządzania środowiskowego i jest oparty na wytycznych wcześniej podanych w IAF GD2:2005 Załącznik 2 oraz IAF GD6:2006 Załącznik 1. Wszystkie postanowienia normy ISO/IEC 17021:2011 mają w dalszym ciągu zastosowanie, a niniejszy dokument nie zastępuje żadnego wymagania tej normy. Chociaż liczba personelu klienta (stałego, tymczasowego oraz pracującego na część etatu) jest stosowana jako punkt wyjściowy przy ustalaniu czasu trwania auditu, nie jest to jedyny aspekt i należy wziąć pod uwagę inne czynniki wpływające na czas trwania auditu. 0 WPROWADZENIE 0.1 W niniejszym dokumencie podano obowiązkowe postanowienia i wytyczne dla CAB 3, aby opracowały własne udokumentowane procedury dotyczące ustalania czasu potrzebnego do auditowania szerokiego zakresu działań klientów różniących się wielkością i złożonością. Celem tego jest doprowadzenie do spójności czasu trwania auditów pomiędzy CABs, jak również pomiędzy podobnymi klientami tej samej CAB. 0.2 CAB powinna zidentyfikować czas trwania etapu 1 i etapu 2 auditu certyfikacji początkowej, auditów nadzoru oraz auditów ponownej certyfikacji dla każdego wnioskującego i certyfikowanego klienta. 0.3 Niniejszy dokument obowiązkowy nie ustala minimalnego/ maksymalnego czasu, ale wskazuje ramy czasowe, które powinny być zastosowane w udokumentowanych procedurach CAB, w celu określenia właściwego czasu trwania auditu z uwzględnieniem specyfiki klienta, który ma być auditowany. 0.4 Należy zwrócić uwagę, że, dla celów akredytacji, niezgodność z niniejszym dokumentem (i/lub zamieszczonymi w nim tabelami) w jednostkowych przypadkach nie prowadzi automatycznie do niezgodności z ISO/IEC Jednak sytuacja taka może uzasadniać przeprowadzenie dalszego badania kompletności auditu. Zaleca się zastosowanie szczególnej staranności w badaniu przyczyn odstępstw od niniejszego dokumentu obowiązkowego. 0.5 W przypadku stwierdzenia regularnego powtarzania się niespójności z niniejszym dokumentem obowiązkowym, może to być podstawą do sformułowania niezgodności z normą ISO/IEC 17021, ponieważ CAB nie jest w stanie racjonalnie zapewnić, że przydziela swoim zespołom auditującym czas na przeprowadzenie wystarczająco kompletnych auditów będących częścią procesu certyfikacji. 1 DEFINICJE 1.1 Czas trwania auditu Czas trwania wszystkich rodzajów auditów jest to efektywny czas mierzony liczbą auditoro-dni potrzebnych do przeprowadzenia działań auditowych. 3 Przypis PCA: CAB (ang. conformity assessment body) jednostka oceniająca zgodność

6 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 6 / Auditoro-dzień Czas trwania auditoro-dnia to na ogół 8 godzin i może obejmować, lub nie, czas podróży lub przerwę na posiłek w zależności od ustawodawstwa krajowego. 1.3 Efektywna liczba personelu Na efektywną liczbę personelu składa się cały personel pełnoetatowy zaangażowany w ramach zakresu certyfikacji, w tym personel pracujący na każdej zmianie. W liczbie tej powinien być uwzględniony personel niepracujący na stałe (personel sezonowy, tymczasowy i kontraktowy oraz podwykonawcy) oraz personel pracujący na część etatu, który będzie obecny w czasie auditu. 1.4 Oddział tymczasowy Oddział tymczasowy jest ustanowiony przez organizację w celu wykonywania określonych prac lub usług w ograniczonym okresie czasu, a który nie stanie się oddziałem stałym (np. plac budowy). 1.5 Kategoria złożoności (tylko EMS) W odniesieniu do systemów zarządzania środowiskowego, postanowienia podane w niniejszym dokumencie są oparte na pięciu podstawowych kategoriach złożoności uzależnionych od charakteru, liczby i znaczenia aspektów środowiskowych organizacji, które w sposób zasadniczy wpływają na czas pracy auditora. 2 ZASTOSOWANIE 2.1 Czas trwania auditów Czas trwania wszystkich rodzajów auditów obejmuje czas na miejscu w obiektach klienta oraz czas poza jego obiektami, poświęcony na planowanie, przegląd dokumentacji, komunikowanie się z personelem klienta i pisanie raportu. Oczekuje się, że czas trwania auditu, obejmujący te działania łącznie (bez względu na to, czy działania te są wykonywane poza obiektami klienta czy na miejscu), zwykle nie zmniejszy całkowitego czasu trwania auditu na miejscu poniżej 80 % czasu obliczonego zgodnie z metodyką opisaną w punkcie 3. Odnosi się to do auditów certyfikacji początkowej, nadzoru i ponownej certyfikacji. Jeżeli jest potrzebny dodatkowy czas na planowanie i/lub pisanie raportu, nie może to być uzasadnieniem zmniejszenia czasu trwania jakiegokolwiek auditu na miejscu. 2.2 Auditoro-dni W Tabelach QMS 1 oraz EMS 1 przedstawiono czasy trwania auditów, obliczone w auditoro-dniach, których podstawą jest 8-godzinny dzień pracy. Aby uzyskać tę samą całkowitą liczbę godzin auditowych jak podano w Tabelach QMS 1 i EMS 1, może być potrzebne skorygowanie liczby dni dla zapewnienia zgodności z ustawodawstwem krajowym dotyczącym podróży, przerw na posiłek i godzin pracy.

7 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 7 / 18 Liczba przydzielonych auditoro-dni nie powinna być zmniejszana na etapach planowania poprzez przyjmowanie większej liczby godzin w dniu pracy. 2.3 Efektywna liczba personelu Podstawą obliczania czasu trwania auditu jest efektywna liczba personelu. Liczba personelu zatrudnionego na część etatu może być zmniejszona i przeliczona na równoważną liczbę personelu pełnoetatowego na podstawie liczby godzin pracy. Zaleca się, aby dokonać odpowiedniego zmniejszenia w przypadku tymczasowego personelu niewykwalifikowanego, który może być zatrudniony w znaczącej liczbie z powodu niskiego poziomu technicznego i automatyzacji w niektórych krajach. Zaleca się, aby odpowiednio zmniejszyć liczbę personelu także w tych przypadkach, w których znaczna część personelu organizacji spełnia podobną, prostą funkcję, na przykład: w transporcie, pracy taśmowej, na liniach montażowych, itd. CAB powinna uzgodnić z organizacją, która ma być auditowana, harmonogram auditu, który najlepiej przedstawia pełny zakres działań klienta. Uwaga: W celu jak najdokładniejszego przedstawienia pełnego zakresu działań klienta, w harmonogramie auditu można uwzględnić potrzebę przeprowadzenia auditu poza normalnymi godzinami pracy lub dostosowania auditu do stosowanego systemu pracy zmianowej. 3 METODYKA USTALANIA CZASU TRWANIA AUDITU 3.1 Metodyka zastosowana jako podstawa do obliczenia czasu trwania auditu dla auditu certyfikacji początkowej (etap 1+ etap 2) dotyczy interpretacji tablic i wartości liczbowych podanych w Załączniku A oraz Załączniku B, odpowiednio dla auditu QMS oraz EMS. Załącznik A (QMS) jest oparty tylko na efektywnej liczbie personelu (patrz wytyczne w Punkcie 2.3 dotyczące obliczania efektywnej liczby personelu), lecz nie określa minimalnego lub maksymalnego czasu trwania auditu. W uzupełnieniu do efektywnej liczby personelu Załącznik B (EMS) jest oparty także na środowiskowej złożoności organizacji i nie określa minimalnego lub maksymalnego czasu trwania auditu. 3.2 Stosując odpowiedni mnożnik, te same tabele i wartości liczbowe mogą być użyte jako podstawa do obliczenia czasu trwania auditów nadzoru (Punkt 5) i ponownej certyfikacji (punkt 6). 3.3 CAB powinna mieć procedury, które zapewniają przydział odpowiedniego czasu na auditowanie odpowiednich procesów klienta. Doświadczenie dowodzi, że oprócz liczby personelu, czas potrzebny na przeprowadzenie skutecznego auditu zależy również od innych czynników, zarówno dla QMS, jak i EMS. Czynniki te omówiono dokładniej w punkcie Niniejszy dokument obowiązkowy podaje warunki, które zaleca się uwzględnić przy ustalaniu czasu potrzebnego do przeprowadzenia auditu. CAB powinna przeanalizować te i inne czynniki w procesie przeglądu umowy pod względem ich potencjalnego wpływu na czas trwania auditu niezależnie od rodzaju auditu. Dlatego też odpowiednie tabele, wartości liczbowe i wykresy, zarówno dla QMS jak i EMS, które pokazują zależność między efektywną liczbą personelu a złożonością, nie mogą być stosowane w oderwaniu od innych aspektów. Tabele i wartości liczbowe

8 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 8 / 18 określają ramy czasowe dla dalszego planowania i korygowania czasu trwania wszystkich rodzajów auditu. 3.5 Dla auditów QMS, na Rysunku QMS 1 przedstawiono poglądowo wytyczne dotyczące korygowania podstawowego czasu trwania auditu, oraz określono ramy dla procesu, który zaleca się zastosować w planowaniu auditu przez identyfikowanie punktu wyjściowego opartego na całkowitej, efektywnej liczbie personelu na wszystkich zmianach. Jeżeli procesy realizacji wyrobu lub usługi są prowadzone podczas pracy zmianowej, zakres auditowania każdej zmiany przez CAB zależy od procesów prowadzonych na każdej zmianie oraz poziomu nadzoru na każdej zmianie wykazanego przez klienta. Odstąpienie od auditowania każdej zmiany powinno być udokumentowane. 3.6 Dla auditów EMS, właściwe jest okreslanie czasu trwania auditu na podstawie efektywnej liczby personelu organizacji oraz charakterze, liczbie i wadze aspektów środowiskowych w typowej organizacji w danym sektorze przemysłu. Zaleca się, aby następnie czas trwania auditu był korygowany na podstawie znaczących czynników, które mają zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do organizacji, która ma być auditowana. Zaleca się, aby CAB robiła to z rozwagą w celu zapewnienia, że jakakolwiek zmiana czasu trwania auditu nie prowadzi do zmniejszenia skuteczności auditu. Jeżeli procesy realizacji wyrobu lub usługi są prowadzone podczas pracy zmianowej, zakres auditowania każdej zmiany przez CAB zależy od procesów prowadzonych na każdej zmianie oraz poziomu nadzoru na każdej zmianie wykazanego przez klienta. Uzasadnienie odstąpienia od auditowania każdej zmiany powinno być udokumentowane. 3.7 Punkt wyjściowy do ustalania czasu trwania auditu powinien być zidentyfikowany na podstawie efektywnej liczby personelu, a następnie skorygowany na podstawie znaczących czynników mających zastosowanie w odniesieniu do klienta, który ma być auditowany, przypisując każdemu czynnikowi wagę zwiększającą lub zmniejszającą podstawową wartość liczbową. W każdym przypadku podstawa ustalenia czasu trwania auditu, w tym dokonane korekcje, powinny być zapisane. 3.8 Ustalenie czasu trwania auditu z wykorzystaniem tabeli i wartości liczbowych w Załącznikach A oraz B nie powinno obejmować czasu auditorów szkolących się oraz czasu ekspertów technicznych. 3.9 Zmniejszenie czasu trwania auditu nie powinno przekraczać 30 % czasów ustalonych na podstawie Tabel QMS 1 lub EMS 1. Uwaga: Punkt 3.9 może nie mieć zastosowania w sytuacjach opisanych w IAF MD1 w odniesieniu do indywidualnych oddziałów w działalności wielooddziałowej, jeżeli dopuszcza się próbkowanie oddziałów. W takiej sytuacji, w oddziałach tych prowadzona jest ograniczona liczba procesów, a wdrożenie wszystkich właściwych wymagań normy(norm) dotyczącej(-ych) systemu zarządzania może być zweryfikowane. 4 CZAS TRWANIA AUDITU POCZĄTKOWEJ CERTYFIKACJI (ETAP 1 + ETAP 2) 4.1 Zaleca się, aby czas trwania auditu związany łącznie z działaniami poza obiektami klienta (Punkt 2.1) nie zmniejszał całkowitego czasu trwania auditu na miejscu poniżej 80 % czasu obliczonego zgodnie z metodyką w Punkcie 3. Jeżeli potrzebny

9 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 9 / 18 jest dodatkowy czas na planowanie i/lub pisanie raportu, nie uzasadnia to zmniejszenia czasu trwania auditu na miejscu. 4.2 Tabela QMS 1 i Rysunek QMS 1 oraz Tabele EMS 1 i EMS 2 określają punkt wyjściowy do szacowania czasu trwania auditu początkowej certyfikacji (etap 1 + etap 2) odpowiednio dla auditu QMS oraz EMS. CAB powinna ustalić, dla każdego klienta, czas potrzebny na planowanie i przeprowadzenie kompletnego i skutecznego auditu systemu zarządzania klienta. Czas trwania auditu ustalony przez jednostkę certyfikującą i uzasadnienie tego ustalenia powinny być zapisane. Jeżeli CAB zastosowała zmniejszenie lub zwiększenie czasu podanego w Tabelach QMS 1 lub EMS 1, powinna udostępnić uzasadnienie tego swojej jednostce akredytującej, w celu dokonania przeglądu podczas prowadzonych przez jednostkę akredytującą ocen, oraz na wniosek jednostki akredytującej. 4.3 Czas trwania auditu certyfikacyjnego może obejmować techniki auditowania zdalnego, takie jak interaktywna komunikacja przy zastosowaniu sieci www, spotkania internetowe, telekonferencje i/lub elektroniczna weryfikacja procesów klientów (patrz dokument IAF MD4). Działania te powinny być zidentyfikowane w planie auditu, a czas poświęcony na te działania może być uwzględniony jako składowa całkowitego czasu trwania auditu na miejscu. Jeżeli CAB planuje przeprowadzenie auditu, w którym działania w ramach auditowania zdalnego stanowią więcej niż 30 % planowanego czasu trwania auditu na miejscu, CAB powinna uzasadnić plan auditu, oraz utrzymywać zapisy dotyczące tego uzasadnienia, które powinny być dostępne dla jednostki akredytującej w celu dokonania przeglądu. Jest nieprawdopodobne, aby działania w ramach auditowania zdalnego stanowiły więcej niż 50 % całkowitego czasu pracy auditorów na miejscu. UWAGI: 1. Czas pracy auditora na miejscu odnosi się do czasu pracy auditora na miejscu przydzielonego dla poszczególnych lokalizacji. Audity elektroniczne odległych miejsc są uważane za audity zdalne nawet wtedy, gdy audit elektroniczny jest fizycznie przeprowadzany w obiektach organizacji. 5 NADZÓR 2. Niezależnie od stosowanych technik auditowania zdalnego, organizacja klienta powinna być fizycznie auditowana przynajmniej raz w roku. 3. Jest nieprawdopodobne, aby czas trwania etapu 2 auditu był mniejszy niż jeden (1) auditoro-dzień. Zaleca się, aby podczas pierwszego 3-letniego cyklu certyfikacji czas trwania auditu nadzoru w danej organizacji był proporcjonalny do czasu poświęconego na audit początkowej certyfikacji (etap 1 + etap 2), przy czym całkowity czas poświęcony na nadzór w ciągu roku stanowił około 1/3 czasu auditu początkowej certyfikacji. W planowaniu każdego auditu nadzoru powinny być dostępne uaktualnione dane klienta związane z certyfikacją. Planowany czas trwania auditu nadzoru powinien być od czasu do czasu poddawany przeglądowi w celu uwzględnienia zmian w organizacji, dojrzałości systemu, itd., co najmniej dla każdego auditu nadzoru oraz zawsze przy ponownej certyfikacji. Dowody przeglądu, w tym dotyczące jakichkolwiek korekcji czasu trwania auditu, powinny być zapisane.

10 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 10 / 18 6 PONOWNA CERTYFIKACJA Zaleca się, aby czas trwania auditu ponownej certyfikacji był obliczony na podstawie aktualnych informacji dotyczących klienta oraz zazwyczaj wynosił około 2/3 czasu, który byłby potrzebny na audit początkowej certyfikacji (etap 1 + etap 2) w organizacji, jeżeli taki audit początkowej certyfikacji byłby przeprowadzany w czasie planowanym dla ponownej certyfikacji (tj. nie 2/3 czasu trwania pierwotnego auditu początkowej certyfikacji). Przy ustalaniu czasu trwania auditu należy uwzględnić wyniki przeglądu funkcjonowania systemu (ISO/IEC 17021, rozdział ). Przegląd funkcjonowania systemu jako taki nie stanowi części czasu trwania auditów ponownej certyfikacji. 7 ZINDYWIDUALIZOWANE, DRUGI ORAZ KOLEJNE, CYKLE CERTYFIKACJI W drugim i kolejnych cyklach certyfikacji CAB może podjąć decyzję dotyczącą opracowania indywidualnego programu nadzoru i ponownej certyfikacji (patrz dokument IAF MD3 dotyczący zaawansowanych procedur nadzoru i ponownej certyfikacji ASRP). Jeżeli podejście ASRP nie jest stosowane, zaleca się, aby czas trwania auditu był obliczony zgodnie z Punktem 5 oraz 6. 8 CZYNNIKI DO KORYGOWANIA CZASU TRWANIA AUDITU (QMS I EMS) 8.1 Dodatkowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę obejmują, ale nie są ograniczone do: Zwiększenie czasu trwania auditu: Skomplikowana logistyka obejmująca więcej niż jeden budynek lub lokalizację, w których prowadzona jest działalność, np. konieczność auditowania samodzielnego Centrum Projektowania; Personel mówiący więcej niż jednym językiem (co wymaga tłumacza(-y) lub uniemożliwia niezależną pracę poszczególnych auditorów); Duży obszar w porównaniu z liczbą personelu (np. las); Duży stopień uregulowań prawnych (np. żywność, lekarstwa, lotnictwo, energetyka jądrowa, itd.); System obejmuje bardzo skomplikowane procesy lub stosunkowo dużą liczbę nietypowych działań; Działania, które wymagają wizytowania oddziałów tymczasowych w celu potwierdzenia działań oddziału(-ów) stałego(-ych), którego(-ych) system zarządzania jest przedmiotem certyfikacji. Zwiększenie czasu trwania auditu tylko dla EMS: Większa wrażliwość narażonego środowiska w porównaniu z typową lokalizacją w sektorze przemysłu; Opinie stron zainteresowanych; Aspekty pośrednie wymagające zwiększenia czasu pracy auditorów; Dodatkowe lub nadzwyczajne aspekty środowiskowe lub uwarunkowania określone przepisami w sektorze. Zmniejszenie czasu trwania auditu:

11 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 11 / 18 Klient nie jest odpowiedzialny za projektowanie, lub w zakresie nie ma innych elementów normy (tylko QMS); Bardzo mały oddział w stosunku do liczby pracowników (np. wyłącznie kompleks biurowy); Dojrzałość systemu zarządzania; Wcześniejsza znajomość systemu zarządzania klienta (np. już certyfikowanego według innej normy przez tę samą CAB); Gotowość klienta do certyfikacji (np. klient już jest certyfikowany lub uznany zgodnie z innym programem strony trzeciej); Działania o niskiej złożoności, np.: Procesy związane z jedną ogólną działalnością (np. wyłącznie usługi); Identyczne działania wykonywane na wszystkich zmianach wraz z odpowiednimi dowodami równorzędnych wyników działalności na wszystkich zmianach na podstawie wcześniejszych auditów (audity wewnętrzne oraz audity CAB); Gdy znaczna część personelu wykonuje podobną, prostą funkcję. Uwaga: Procesy EMS o niskiej złożoności są przedstawione w Tabeli EMS 1. W składzie personelu znajdują się osoby pracujące poza lokalizacją, np. handlowcy, kierowcy, personel wykonujący usługi, itd., oraz możliwe jest gruntowne auditowanie zgodności ich działań z systemem poprzez przegląd zapisów. Zaleca się uwzględnienie wszystkich cech systemu klienta, procesów oraz wyrobów/ usług, oraz dokonanie rzetelnej korekcji z uwzględnieniem tych czynników, które mogą uzasadniać wydłużenie lub skrócenie czasu pracy auditora, w celu zapewnienia skutecznego auditu. Czynniki zwiększające mogą być kompensowane przez czynniki zmniejszające. Uwaga: Dodatkowe czynniki uwzględniane przy obliczaniu czasu trwania auditów zintegrowanych systemów zarządzania są przedstawione w IAF MD ODDZIAŁY TYMCZASOWE 9.1 W przypadkach, w których organizacja wnioskująca o certyfikację lub certyfikowany klient dostarcza wyrób(-y) lub usługę(-i) w oddziałach tymczasowych, oddziały takie powinny być włączone do programu auditów. 9.2 Oddziały tymczasowe mogą wahać się od głównych oddziałów zarządzania projektem do drugorzędnych oddziałów usługowych/ instalacji. Zaleca się, aby potrzeba wizytowania tych miejsc oraz zakres próbkowania były oparte na ocenie ryzyka związanego z brakiem nadzoru QMS nad wyrobami lub usługami, lub nadzoru EMS nad aspektami i wpływem na środowisko związanymi z działaniami klienta. Zaleca się, aby próbka wybranych oddziałów była reprezentatywna dla zakresu potrzeb klienta odnośnie kompetencji i zmian usług, biorąc pod uwagę rozmiar i rodzaj działań, różne etapy projektów w trakcie realizacji oraz związane z nimi aspekty i wpływy na środowisko.

12 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 12 / Zwykle w oddziałach tymczasowych przeprowadza się audit na miejscu. Jednakże, następujące metody mogą być wzięte pod uwagę jako alternatywne do zastąpienia niektórych auditów na miejscu: - rozmowy lub spotkania w sprawie postępów z klientem i/lub jego klientem, osobiście lub za pomocą telekonferencji; - przegląd dokumentów dotyczących działalności oddziału tymczasowego; - zdalny dostęp do lokalizacji elektronicznej(-ych), w której(-ych) znajdują się zapisy lub inne informacje związane z oceną systemu zarządzania i oddziału(- ów) tymczasowego(-ych); - zastosowanie techniki video i telekonferencji lub innych technologii, które umożliwiają skuteczne auditowanie prowadzone zdalnie. 9.4 Zaleca się, aby w każdym przypadku metoda auditu była w pełni udokumentowana i uzasadniona pod względem jej skuteczności. 10 CZAS TRWANIA AUDITU W ORGANIZACJI WIELOODDZIAŁOWEJ 10.1 W przypadku auditów w organizacjach wielooddziałowych, punkt wyjściowy przy obliczaniu czasu trwania auditu w każdym oddziale powinien być zgodny z Tabelą QMS 1 i Rysunkiem QMS 1 dla systemów zarządzania jakością, oraz Tabelą EMS 1 dla systemów zarządzania środowiskowego. Jednakże można dokonać zmniejszeń czasu trwania auditu biorąc pod uwagę sytuacje, gdy określone procesy systemu zarządzania nie są istotne dla oddziału, a główną odpowiedzialność za te procesy ponosi oddział nadzorujący Wymagania dotyczące auditów w organizacjach wielooddziałowych są bardziej szczegółowo podane w IAF MD 1 dla certyfikacji organizacji wielooddziałowych opartej na próbkowaniu. W tym przypadku, MD1 powinien być zastosowany w celu wybrania oddziałów w ramach próbkowania przed zastosowaniem MD5 w odniesieniu do każdego wybranego oddziału. Koniec Dokumentu obowiązkowego IAF dotyczącego ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS.

13 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 13 / 18 Załącznik A Załącznik A Systemy Zarządzania Jakością Tabela QMS 1 Systemy Zarządzania Jakością Zależność pomiędzy efektywną liczbą personelu i czasem trwania auditu (tylko audit początkowej certyfikacji) Efektywna liczba personelu Czas trwania auditu Etap 1+ Etap 2 (liczba dni) Efektywna liczba personelu Czas trwania auditu Etap 1+ Etap 2 (liczba dni) 1-5 1, , >10700 Zgodnie z powyższą progresją Uwaga 1: Zaleca się, aby liczby pracowników podane w Tabeli QMS 1 traktować jako wartości zmieniające się w sposób ciągły, a nie skokowo. Uwaga 2: Procedura CAB może przewidywać określanie czasu trwania auditu dla liczby personelu przekraczającej Zaleca się, aby czas trwania takiego auditu zachował progresję z Tabeli QMS 1 w sposób konsekwentny. International Accreditation Forum, Inc. 2013

14 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 14 / 18 Załącznik A Rysunek QMS 1 Zależność pomiędzy złożonością i czasem trwania auditu Duża prosta Wielooddziałowa Mało procesów Powtarzalne procesy Mały zakres Duża złożona Wielooddziałowa Wiele procesów Duży zakres Nietypowe procesy Odpowiedzialna za projektowanie Rodzaj organizacji Punkt wyjściowy z Tabeli Czasu Pracy Auditorów Mało procesów Mały zakres Powtarzalne procesy Mała prosta Wiele procesów Odpowiedzialna za projektowanie Duży zakres Nietypowe procesy Mała złożona Złożoność systemu klienta

15 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 15 / 18 Załącznik B Załącznik B Systemy Zarządzania Środowiskowego Tabela EMS 1 Zależność pomiędzy efektywną liczbą personelu, złożonością i czasem trwania auditu (tylko audit początkowej certyfikacji) Efektywna liczba personelu Czas trwania auditu Etap 1 + Etap 2 (liczba dni) Niska Efektywna liczba personelu Czas trwania auditu Etap 1 + Etap 2 (liczba dni) Niska Wysoka Średnia Ograniczona Wysoka Średnia Ograniczona ,5 2,5 2, , , ,5 3, , ,5 4,5 3, , , ,5 3, , , , , >10700 Zgodnie z powyższą progresją Uwaga 1: Czas trwania auditu podany dla wysokiej, średniej, niskiej i ograniczonej złożoności auditów. Uwaga 2: Zaleca się, aby liczby pracowników podane w Tabeli EMS 1 traktować jako wartości zmieniające się w sposób ciągły, a nie skokowo. Uwaga 3: Procedura CAB może przewidywać określanie czasu trwania auditu dla liczby personelu przekraczającej Zaleca się, aby czas trwania takiego auditu zachował progresję z Tabeli EMS 1 w sposób konsekwentny. International Accreditation Forum, Inc. 2013

16 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 16 / 18 Załącznik B Tabela EMS 2 Przykłady powiązań sektorów biznesowych z kategoriami złożoności aspektów środowiskowych Kategoria złożoności Sektor działalności gospodarczej Wysoka - górnictwo i kopalnictwo - wydobycie ropy i gazu - garbowanie wyrobów włókienniczych i odzieży - roztwarzanie na pulpę w procesie wytwarzania papieru, w tym procesy recyklingu papieru - rafinacja ropy - chemikalia i farmaceutyki - produkcja pierwotna metale - przetwórstwo niemetali i wyroby obejmujące ceramikę i cement - wytwarzanie energii elektrycznej oparte na spalaniu węgla - budownictwo lądowe i wodne oraz rozbiórka - przetwarzanie odpadów niebezpiecznych i nie zaliczanych do niebezpiecznych, np. spalanie, itd. - przetwarzanie ścieków i kanalizacja Średnia - rybołówstwo/rolnictwo/leśnictwo - wyroby włókiennicze i odzież, z wyłączeniem garbarstwa - wytwarzanie desek, nasycanie/impregnacja drewna i wyrobów z drewna - produkcja papieru i drukarstwo, z wyłączeniem roztwarzania na pulpę - przetwórstwo niemetali i wyroby obejmujące szkło, glinę, wapno, itd. - obróbka powierzchniowa i inna obróbka chemiczna wyrobów metalowych, z wyłączeniem produkcji pierwotnej - obróbka powierzchniowa i inna obróbka chemiczna w ogólnej budowie maszyn - wytwarzanie czystych płytek obwodów drukowanych dla przemysłu elektronicznego - wytwarzanie sprzętu transportowego drogowego, kolejowego, lotniczego, statków - wytwarzanie i dystrybucja energii elektrycznej nie opartej na spalaniu węgla - wytwarzanie, magazynowanie i dystrybucja gazu (uwaga: wydobycie jest zaliczane do kategorii wysokiej) - pobieranie, oczyszczanie i dostarczanie wody, w tym gospodarka rzeczna (uwaga: oczyszczanie ścieków przemysłowych jest zaliczane do kategorii wysokiej) - hurtowa i detaliczna sprzedaż paliw kopalnych - przetwórstwo żywności i tytoniu - transport i dystrybucja drogą morską, powietrzną, lądową - pośrednictwo w obrocie nieruchomościami komercyjnymi, zarządzanie nieruchomościami, czyszczenie przemysłowe, czyszczenie higieniczne, czyszczenie na sucho, zazwyczaj stanowiące część ogólnych usług

17 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 17 / 18 Załącznik B Kategoria złożoności Sektor działalności gospodarczej w ramach działalności gospodarczej - recykling, kompostowanie, wysypiska śmieci (odpadów nie zaliczanych do niebezpiecznych) - badania techniczne i laboratoria - ochrona zdrowia/szpitale/weterynaria - usługi rekreacyjne oraz usługi osobiste, z wyłączeniem hoteli i restauracji Niska - hotele/ restauracje - drewno i wyroby z drewna, z wyłączeniem wytwarzania desek, nasycania i impregnacji drewna - wyroby z papieru, z wyłączeniem drukarstwa, roztwarzania na pulpę i produkcji papieru - wytwarzanie wtryskowe, formowanie i montaż wyrobów z gumy i tworzyw sztucznych, z wyłączeniem wytwarzania surowców do produkcji gumy i tworzyw sztucznych, które są zaliczane do chemikaliów - obróbka plastyczna na gorąco i na zimno oraz wytwarzanie metali, z wyłączeniem obróbki powierzchniowej i innych rodzajów obróbki chemicznej i produkcji pierwotnej - ogólny montaż maszyn, z wyłączeniem obróbki powierzchniowej i innych obróbek chemicznych - handel hurtowy i detaliczny - montaż sprzętu elektrycznego i elektronicznego, z wyłączeniem wytwarzania czystych płytek obwodów drukowanych Ograniczona - działania korporacji i zarządzanie korporacjami, centrale oraz zarządzanie holdingami - transport i dystrybucja usługi zarządzania bez zarządzania rzeczywistą flotą transportową - telekomunikacja - ogólne usługi komercyjne, z wyłączeniem pośrednictwa w obrocie nieruchomościami komercyjnymi, zarządzania nieruchomościami, czyszczenia przemysłowego, czyszczenia higienicznego, czyszczenia na sucho - usługi edukacyjne Przypadki specjalne - technika jądrowa - wytwarzanie energii elektrycznej z energii jądrowej - magazynowanie dużych ilości materiałów niebezpiecznych - administracja publiczna - władze lokalne - organizacje z wyrobami lub usługami wrażliwymi na środowisko, instytucje finansowe

18 IAF MD 5:2013 International Accreditation Forum, Inc. Strona 18 / 18 Załącznik B Kategorie złożoności aspektów środowiskowych Postanowienia niniejszego dokumentu są oparte na pięciu podstawowych kategoriach złożoności uzależnionych od charakteru i znaczenia aspektów środowiskowych organizacji, które w sposób zasadniczy wpływają na czas pracy auditora. Są to następujące kategorie: Wysoka aspekty środowiskowe o znaczącym charakterze i wadze (zazwyczaj organizacje typu produkcyjnego lub przetwórstwa ze znaczącymi oddziaływaniami w kilku aspektach środowiskowych); Średnia aspekty środowiskowe o średnim charakterze i wadze (zazwyczaj organizacje produkcyjne ze znaczącymi oddziaływaniami w niektórych aspektach środowiskowych); Niska aspekty środowiskowe o niskim charakterze i wadze (zazwyczaj organizacje zajmujące się montażem z małą liczbą znaczących aspektów); Ograniczona aspekty środowiskowe o ograniczonym charakterze i wadze (zazwyczaj organizacje prowadzące działalność biurową); Specjalna kategoria wymagająca dodatkowego, specjalnego rozważenia na etapie planowania auditu. Tabela EMS 1 odnosi się do pierwszych czterech powyższych kategorii złożoności: wysokiej, średniej, niskiej oraz ograniczonej. Tabela EMS 2 określa powiązanie pomiędzy podanymi wyżej pięcioma kategoriami złożoności i sektorami przemysłu, które zazwyczaj zaliczają się do tych kategorii. Zaleca się, aby CAB wzięła pod uwagę, że nie wszystkie organizacje określonego sektora będą zawsze zaliczać się do tej samej kategorii złożoności. Zaleca się, aby CAB uwzględniła elastyczność w swojej procedurze przeglądu umowy, aby zapewnić, że przy ustalaniu kategorii złożoności brane są pod uwagę specyficzne działania organizacji. Na przykład, pomimo tego, że wiele przedsiębiorstw w sektorze chemicznym powinno być zaklasyfikowanych do kategorii wysokiej złożoności, organizacja prowadząca mieszanie bez reakcji chemicznej lub emisji i/lub operacji handlowych, może być zaklasyfikowana do kategorii złożoności średniej, a nawet niskiej. CAB powinna udokumentować wszystkie przypadki, w których obniżyła kategorię złożoności dla organizacji w określonym sektorze. Tabela EMS 1 nie obejmuje kategorii specjalnej złożoności, w tych przypadkach czas trwania auditu powinien być oddzielnie zaplanowany oraz uzasadniony. Dodatkowe informacje W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących niniejszego dokumentu lub innych dokumentów IAF należy skontaktować się z którymkolwiek członkiem IAF lub Sekretariatem IAF. Szczegółowe informacje dotyczące członków IAF można znaleźć na stronach internetowych IAF: Sekretariat: Sekretarz IAF, Tel secretary@iaf.nu