WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI FB-IV Łódź, 31 sierpnia 2017 r. Pan Grzegorz Wierzchowski Łódzki Kurator Oświaty WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: Izabela Klimont-Klimowicz specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Urszula Dzika-Górnik starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolnego, stosownie do upoważnień Nr 6/1/2017, Nr 6/2/2017 z 6 marca 2017 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi działającego z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Kuratorium Oświaty w Łodzi z siedzibą przy Al. Kościuszki 120A, Łódź, w okresie od 9 marca 2017 r. do 31 lipca 2017 r. kontrolę finansową, w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 9, 20, 21, 23, 24 i 28 marca 2017 oraz 6 i 7 kwietnia 2017 r. Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) przedmiot: przestrzeganie w toku wykonywania budżetu realizacji ogółu działań kontroli zarządczej podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań, w zakresie: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 1 Ustawa z r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) 2 Ustawa z r. o finansach publicznych (Dz. U r. poz z późn. zm.) ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104 tel. +48 (42) , +48 (42) , fax +48 (42) ,

2 2 b) zaciągania zobowiązań finansowych i ich zapłaty, c) dokonywania wydatków budżetowych z uwzględnieniem przepisów dotyczących zamówień publicznych, d) wiarygodności sprawozdań. 2) okres objęty kontrolą: od r. do r. [dowód: akta kontroli, str. 1 22] Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Informacje Ogólne Kuratorium Oświaty w Łodzi, zwane dalej Kuratorium, jest państwową jednostką budżetową wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej województwa łódzkiego jako wyodrębniona jednostka organizacyjna oraz jest jednostką pomocniczą Łódzkiego Kuratora Oświaty, zwanego dalej Kuratorem, służącą do wykonywania zadań w ramach kompetencji wynikających z przepisów wymienionych w 1 Regulaminu Organizacyjnego oraz przepisów odrębnych. W ramach Kuratorium Oświaty działają delegatury: delegatura z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim obejmująca swoim zasięgiem działania powiaty: bełchatowski, opoczyński, piotrkowski, radomszczański, tomaszowski oraz miasto Piotrków Trybunalski, delegatura z siedzibą w Sieradzu obejmująca swoim zasięgiem działania powiaty: łaski, pajęczański, poddębicki, sieradzki, wieluński, wieruszowski, zduńskowolski, delegatura z siedzibą w Skierniewicach obejmująca swoim zasięgiem powiaty: łowicki, rawski, skierniewicki oraz miasto Skierniewice. Kurator ma kompetencje do wykonywania zadań m.in. jako organ rządowej administracji zespolonej w województwie pod zwierzchnictwem Wojewody oraz jako dysponent III stopnia w ramach budżetu Wojewody. Kuratorium ponosi wydatki w dziale 801 Oświata i wychowanie w rozdziałach: Kuratoria Oświaty, Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli, Pozostała działalność oraz w dziale 854 Edukacyjna opieka wychowawcza w rozdziale Kolonie i obozy oraz inne formy wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej a także szkolenia młodzieży.

3 3 Wydatki wykonane ogółem w roku 2016, według stanu na r., wyniosły ,41 zł, co stanowiło 92,83 % planu rocznego wydatków ( zł). [dowód: akta kontroli, str ] W okresie objętym kontrolą funkcję Łódzkiego Kuratora Oświaty pełnili: Pan Jan Kamiński do dnia 20 marca 2016 r., Pan Grzegorz Wierzchowski powołany na to stanowisko z dniem 21 marca 2016 r. przez Ministra Edukacji Narodowej (pismo znak DJE-WNP IJ.2 z dnia 16 marca 2016 r.) [dowód: akta kontroli, str ] II. Szczegółowy zakres kontroli. Kontroli poddano: 1. Dokumentację Kuratorium Oświaty w Łodzi regulującą zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do zagadnień finansowych w zakresie jej zgodności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, w tym: 1) Zarządzenie Nr 65/2013 Łódzkiego Kuratora Oświaty z 27 grudnia 2013 r. w sprawie przyjęcia Procedury Kontroli Zarządczej oraz Polityki Zarządzania Ryzykiem; 2) Zarządzenie Nr 5/10 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 12 stycznia 2010 r., którym wprowadzono instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych w Kuratorium Oświaty w Łodzi; 3) Zarządzenie Nr 18/12 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w Kuratorium Oświaty w Łodzi wraz ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 35/2016 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 08 czerwca 2016 r.; 4) Zarządzenie Nr 15/12 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 27 lutego 2012 r. w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego zakładowego planu kont, które zostało uaktualnione: Zarządzeniem Nr 74/12 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 05 października 2012 r., Zarządzeniem Nr 22/13 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 02 lipca 2013 r., Zarządzeniem Nr 18/2014 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 25 marca 2014 r.,

4 4 Zarządzeniem Nr 10/2016 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 17 lutego 2016 r., Zarządzeniem Nr 51/2016 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 25 sierpnia 2016 r., Zarządzeniem Nr 107/2016 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 02 listopada 2016 r.; 5) Zarządzenie Nr 145/2008 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 15 października 2008 r. w sprawie określenia organizacji, zasad powoływania składu i trybu pracy Komisji przetargowej oraz zakresu obowiązków członków Komisji przetargowej. Zawarte w powyższych dokumentach zapisy pozwalają na realizację zadań jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie finansów publicznych. [dowód: akta kontroli, str ] 2. Prawidłowość przestrzegania procedur w trakcie realizacji zadań związanych z dokonywaniem wydatków, w następujących zakresach: 1) proces planowania wydatków w oparciu o plan finansowy wydatków Kuratorium Oświaty w Łodzi, obowiązujący w jednostce w 2016 roku, opracowany na podstawie decyzji Wojewody Łódzkiego Nr FN I z 16 marca 2016 r. W wyniku zmian dokonanych w trakcie roku budżetowego w planie finansowym Kuratorium na podstawie: 3 decyzji Ministra Finansów 3, przekazanych przez dysponenta części 85/10 - województwo łódzkie, przyznających środki finansowe z rezerwy celowej budżetu państwa cz. 83 poz. 10, 11 i 26 w rozdziale w łącznej wysokości ,00 zł, 2 decyzji Ministra Finansów 4, przekazanych przez dysponenta części 85/10 - województwo łódzkie, zmniejszających środki finansowe z rezerwy celowej budżetu państwa cz. 83 poz. 26 w rozdziale o kwotę w łącznej wysokości 3 257,00 zł w rozdziale 80195, 1 decyzji Ministra Finansów 5, przekazanej przez dysponenta części 85/10 - województwo łódzkie, przyznającej środki finansowe z rezerwy celowej budżetu państwa cz. 83 poz. 11 w rozdziale w łącznej wysokości ,00 zł, 3 Decyzja MF/FS MF.209 z dnia 3 marca 2016 r., decyzja MF/FS MF.789 z dnia 26 kwietnia 2016 r., decyzja MF/FS MF.2694 z dnia 8 września 2016 r., 4 Decyzja MF/FS MF.789.K01 z dnia 26 września 2016 r., decyzja MF/FS MF.209.K01 z dnia 26 września 2016 r. 5 Decyzja MF/FS MF.759 z dnia 21 kwietnia 2016 r.,

5 5 1 decyzji Ministra Rozwoju i Finansów 6, przekazanej przez dysponenta części 85/10 - województwo łódzkie, przyznającej środki finansowe z rezerwy celowej budżetu państwa cz. 83 poz. 11 w rozdziale w łącznej wysokości ,00 zł, 1 decyzji Wojewody Łódzkiego 7, wydanej na wniosek Wydziału Finansów i Budżetu Kuratorium Oświaty w Łodzi, zmniejszającej środki o kwotę 636,00 zł w rozdziale 85412, plan wydatków uległ zwiększeniu o kwotę ,00 zł. Przeniesienia kwot wydatków pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej dokonane zostały w wyniku: 7 decyzji Wojewody Łódzkiego, 4 Zarządzeń Łódzkiego Kuratora Oświaty działającego na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego (pismo Nr PNK-VI z dnia 25 marca 2016 r.) do dokonywania w 2016 roku przeniesień w planie wydatków między paragrafami klasyfikacji budżetowej w części 85/10 województwo łódzkie, w dziale 801 Oświata i wychowanie, w obrębie rozdziału Kuratoria oświaty oraz rozdziału Pozostała działalność, z wyłączeniem wydatków majątkowych, wydatków przyznanych decyzjami Ministra Finansów, wydatków przyznanych decyzjami Wojewody Łódzkiego z rezerwy utworzonej w części 85/10, wydatków na wynagrodzenia ze stosunku pracy ( 4010, 4020 i 4040). Ostateczny plan wydatków (po zmianach) wynosił zł, w tym dotacja w dziale 854, rozdziale Kolonie i obozy letnie oraz inne formy wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej, a także szkolenia młodzieży w wysokości zł. Zmiany w planie wydatków w poszczególnych rozdziałach kształtowały się następująco: rozdział 80136: plan wydatków wg ustawy budżetowej wynosił zł, plan po zmianach na dzień 31 grudnia 2016 r. uległ zwiększeniu o kwotę zł i wynosił zł (przeniesienie środków z rozdziału decyzją Wojewody Łódzkiego FB-I z dnia 14 grudnia 2016 r.), rozdział 80146: plan wydatków wg ustawy budżetowej wynosił zł i nie uległ zmianie, rozdział 80195: plan wydatków wg ustawy budżetowej wynosił zł, plan po zmianach na dzień 31 grudnia 2016 r. uległ zwiększeniu o kwotę zł i wynosił zł, 6 Decyzja MF/FS MF.3350 z dnia 7 października 2016 r., 7 Decyzja Wojewody Łódzkiego FB-I z dnia 23 września 2016 r.

6 6 rozdział 85412: plan wydatków wg ustawy budżetowej wynosił zł, plan po zmianach na dzień 31 grudnia 2016 r. uległ zmniejszeniu o kwotę 636 zł i wynosił zł, rozdział 85415: plan wydatków wg ustawy budżetowej wynosił 0 zł, plan po zmianach na dzień 31 grudnia 2016 r. uległ zwiększeniu o kwotę zł i wynosił zł. W dziale 801 plan wydatków według ustawy budżetowej wynosił zł, plan po zmianach na dzień 31 grudnia 2016 r. uległ zwiększeniu o kwotę i wynosił zł. W dziale 854 plan wydatków według ustawy budżetowej wynosił zł, plan po zmianach na dzień 31 grudnia 2016 r. uległ zwiększeniu o kwotę i wynosił zł. Łącznie w działach 801 i 854 plan wydatków wg ustawy budżetowej wynosił zł, plan po zmianach na dzień 31 grudnia 2016 r. uległ zwiększeniu o kwotę zł i wynosił zł (w tym dotacja w kwocie ogólnej zł). Wszystkie zmiany w planie finansowym Kuratorium wynikające z decyzji Ministra Finansów, Ministra Rozwoju i Finansów, decyzji Wojewody Łódzkiego oraz decyzji Kuratora znalazły odzwierciedlenie w ewidencji księgowej jednostki do konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. Uaktualniona na koniec każdego okresu sprawozdawczego wysokość planu wykazywana była w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa. Na dzień r. wysokość planowanych wydatków wykazana w sprawozdaniu rocznym Rb-28 wynosiła ogółem kwotę zł ( zł zł = zł.) [dowód: akta kontroli, str ] 2) stosowanie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych 8, zwanej dalej ustawą PZP, na podstawie analizy dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 10 ust. 1 i art ustawy PZP. Kontroli poddano prawidłowość postępowania przetargowego zatytułowanego jako: Całodobowa ochrona osób i mienia dla Kuratorium Oświaty w Łodzi w budynkach położonych w Łodzi przy Al. Kościuszki 120A i ul. Więckowskiego 33. Postępowanie nie zostało podzielone na części, około 4% całej szacunkowej wartości zamówienia 8 Ustawa z r. - Prawo zamówień publicznych - wersja obowiązująca na dzień wszczęcia postępowania, tj r., Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.

7 7 stanowi usługa sprzątania terenu wokół budynku przy ul. Więckowskiego 33. Kontrolerzy stwierdzili, między innymi, że: Zarządzeniem Kuratora z 22 listopada 2016 r., Nr 111/2016, powołana została komisja przetargowa, w składzie 6 osób, dla potrzeb niniejszego postępowania. Zapisy ww. zarządzenia, wraz z treścią zarządzenia Kuratora wydanego 15 października 2008, Nr 145/2008, składają się na wewnętrzne procedury stosowane w Kuratorium dla zamówień publicznych, których wartość jest wyższa od wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy PZP. Kierownik zamawiającego oraz członkowie komisji przetargowej złożyli 30 listopada 2016 r. oświadczenia określone w art. 17 ust. 2 ustawy PZP, nikt nie podlegał wykluczeniu. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 22 listopada 2016 r., pod numerem ; treści ogłoszenia nie zmieniano. Na stronie internetowej udostępniono ogłoszenie wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Wniesione zostały zapytania do SIWZ - odpowiedzi udzielono 25 listopada 2016 r. Odpowiedzi zamieszczono także na stronie internetowej jednostki Otwarcie ofert odbyło się w terminie wskazanym w ogłoszeniu, tj. 30 listopada 2016 r. o godz. 10:30. Wpłynęły cztery oferty, złożone w wyznaczonym terminie. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierzał przeznaczyć na sfinalizowanie zamówienia. Zamawiający wzywał wykonawców w trybie art. 26 ust. 3 ustawy PZP do uzupełnienia brakujących dokumentów, a także - w trybie art. 87 ust. 1 ustawy PZP - zażądał wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Na posiedzeniu komisji przetargowej 12 grudnia 2016 r. wykluczono trzech wykonawców. Jako podstawę prawną wykluczenia wskazano art. 24 ust. 1 pkt 12 ustawy PZP. Na podstawie art. 24 ust. 4 ustawy PZP trzy oferty wykluczonych wykonawców zostały odrzucone. Komisja uznała, że wykonawcą, który nie podlega wykluczeniu i którego oferta nie podlega odrzuceniu jest firma ESKORT Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi. Ofertę ww. wykonawcy uznano za najkorzystniejszą. 13 grudnia 2016 r., wypełniając zapis art. 92 ust. 1 ustawy PZP, zamawiający poinformował wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, a także o wykluczeniu poszczególnych wykonawców z postępowanie i uznaniu ich ofert za odrzucone oraz powodach odrzucenia ofert. Zgodnie z art. 92 ust. 2 ustawy

8 8 ww. informacja została udostępniona na stronie internetowej Umowa z wybranym wykonawcą podpisana została 20 grudnia 2016 r. Umowę tę, nr 441/2016, zawarto na czas oznaczony. W dniu 3 stycznia 2017 r. pod numerem zamieszczone zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. Kontrolerzy wybrali losowo 4 faktury wystawione przez wykonawcę w styczniu i lutym 2017 r. za realizację przedmiotu zamówienia. Na fakturach upoważnieni pracownicy prawidłowo nanieśli wymagane adnotacje i podpisy: o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, o sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym, o zatwierdzeniu do wypłaty przez Kuratora Oświaty, o dokonaniu wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki przez Głównego Księgowego. Nadto kontrolujący stwierdzili, że: faktury zawierały dekretację dotyczącą sposobu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych, faktury nie zawierały przeróbek i wymazywań, faktury zawierały wskazanie zastosowanej procedury wyboru dostawcy w oparciu o ustawę PZP oraz opis dotyczący wydatku strukturalnego, termin płatności faktur został dochowany. W toku kontroli stwierdzono rozbieżności między treścią SIWZ (opis przedmiotu zamówienia) a zapisami zawartej z wybranym wykonawcą umowy nr 441/2016. W dniu 6 kwietnia 2016 r. kontrolerzy wystąpili do jednostki na piśmie o wyjaśnienie istniejących nieścisłości - dlaczego 1 pkt 6.2 umowy mówi o obowiązku odśnieżania terenu wokół budynku w okresie od 1 listopada 2017 r. do 4 stycznia 2018 r., a pkt 14 o odpowiedzialności wykonawcy za przedmiot zamówienia trwającej do 4 stycznia 2018 r., podczas gdy zgodnie z SIWZ i złożoną ofertą zamówienie ma być realizowane przez wykonawcę w okresie od 4 stycznia do 30 września 2017 r. Dnia 12 kwietnia 2017 r., pismem opatrzonym datą 11 kwietnia 2017 r., Kurator złożył kontrolerom wyjaśnienia, z których wynika że rozbieżność w zakresie terminów między zapisami zawartej umowy Nr 441/2016 a treścią oferty i zapisami SIWZ powstała wskutek omyłki i niedopatrzenia. Zarówno zamawiający, jak i wykonawca mieli świadomość, że umowa zawarta została na czas oznaczony ze wskazanym terminem jej wygaśnięcia przypadającym na 30 września 2017 r. oraz że zapisy wykraczające

9 9 poza ten termin nie zobowiązywałyby wykonawcy do świadczenia usług. Kontrolerom przedłożono także podpisany w dniu 11 kwietnia 2017 r. Aneks Nr 1 do umowy nr 441/2016 z 20 grudnia 2016 r., którym dokonano zmian w treści 1 ust. 6 pkt 2 oraz ust. 14 umowy. Brzmienie ww. zapisów po zmianach wprowadzonych Aneksem : 1 ust. 6 pkt 2: Wykonawca zobowiązuje się również do odśnieżania chodnika wokół budynku od strony ul. Więckowskiego 33 oraz od strony ul. Gdańskiej w okresie jesienno-zimowym tj. od , w ramach działania interwencyjnego, przez wyznaczoną przez Wykonawcę osobę dyżurującą, dostępną w ciągu 1 godziny w zależności od potrzeb wynikających z warunków atmosferycznych lub poza wskazanym terminem, w sytuacjach wystąpienia nietypowych dla pory roku opadów śniegu. 1 ust. 14: Odpowiedzialność Wykonawcy za przedmiot zamówienia rozpoczyna się od chwili faktycznego przejęcia przez pracowników Wykonawcy ochrony powierzonych obiektów tj. od dnia 4 stycznia 2017 r. od godz. 12:00 i trwa do dnia 30 września 2017 r. do godz. 12:00. Odnosząc się do opisanej sytuacji należy stwierdzić, że zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy PZP zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy lub umowy ramowej w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy (poza wymienionymi w punktach 1-6 okolicznościami). A zatem rozbieżności między treścią oferty a zapisami umowy co do zakresu świadczenia stanowią naruszenie ww. przepisu. Dodatkowo, jak stanowi art. 140 ustawy PZP, zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie (ust. 1), nadto umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawartego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z uwzględnieniem art. 144 (ust. 3). W toku kontroli jednostka kontrolowana skorygowała błędne zapisy umowy nr 441/ Aneksem Nr 1 sporządzonym 11 kwietnia 2017 r. W pozostałym zakresie badane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzono z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie PZP oraz wymogów wynikających z zarządzeń Kuratora wydanych 15 października 2008 r., Nr 145/2008, i 22 listopada 2016 r., Nr 111/2016. [dowód: akta kontroli str , oraz ] 3) wypełnianie obowiązków wynikających z treści art. 98 ustawy PZP.

10 10 Zgodnie z art. 98 pkt 1 i 2 ww. ustawy w dniu 21 lutego 2017 r. Kuratorium przekazało Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego UZP, roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w roku 2016, któremu Urząd Zamówień Publicznych nadał nr referencyjny Powyższe sprawozdanie zostało sporządzone na podstawie Rejestru zamówień publicznych prowadzonych w Kuratorium Oświaty w Łodzi w roku 2016 (dla wydatków stanowiących równowartość w złotych kwoty powyżej euro), oraz Zestawienia wydatków do euro za okres I-VII 2016 r. i Zestawienia wydatków do euro za okres VIII-XII Kontrolerzy stwierdzili niezgodności między danymi dotyczącymi wartości netto zamówień ujętych w Rejestrze zamówień publicznych (...) a odpowiednimi danymi zamieszczonymi w sprawozdaniu rocznym. W powyższym sprawozdaniu nie wykazano: w części II Zamówienia klasyczne o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o których mowa w art. 4 pkt 8, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, w pozycji Zamówienia - zapytanie o cenę - kwoty ,30 zł, w części V Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy - kwoty w wysokości ,00 zł, w części X Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy, w pozycji 1. zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy - - kwoty w wysokości 0,36 zł. Z wyjaśnienia udzielonego przez pracownika jednostki kontrolowanej w dniu 6 kwietnia 2017 r. wynika, że wskutek omyłki rachunkowej popełnionej w arkuszu kalkulacyjnym w sprawozdaniu nie wykazano: prawidłowej wartości netto trzech zamówień na dostawę materiałów biurowych, przeprowadzonych w trybie zapytania o cenę, tj. pominięto kwotę ,30 zł będącą wartością netto jednego z tych zamówień, prawidłowej wartości netto zamówienia na usługę organizacji wypoczynku dla dzieci, przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, tj. pominięto

11 11 kwotę ,00 zł netto będącą wartością jednego z jedenastu zadań składających się na to zamówienie, różnica w sumie wydatków za poszczególne miesiące w Zestawieniu wydatków do euro za okres VIII - XII 2016 r. wynika z tego, że w kolumnie do sumowania tych wydatków przyjęto w arkuszu kalkulacyjnym wartości zaokrąglane do pełnych złotych. Odnosząc się do wyżej opisanych rozbieżności należy stwierdzić, że dane zawarte w rocznym sprawozdaniu składanym na podstawie art. 98 ustawy PZP winny być zgodne z danymi zawartymi w prowadzonych przez jednostkę odpowiednich rejestrach i zestawieniach, w przeciwnym wypadku ma miejsce nieprawidłowość polegająca na naruszeniu ww. przepisu ustawy. Jednocześnie należy zauważyć, że w toku kontroli Kuratorium dokonało poprawek niewłaściwie sporządzonego sprawozdania - w dniu 11 kwietnia 2017 r. skorygowane sprawozdanie przesłano do Urzędu Zamówień Publicznych - zostało opublikowane w systemie sprawozdań rocznych pod numerem referencyjnym Wydruk właściwego sprawozdania przekazano kontrolerom w dniu 12 kwietnia 2017 r. [dowód: akta kontroli str oraz ] 4) realizacja zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro. W odniesieniu do realizacji zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy PZP, tzn. zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro i do których nie stosuje się ww. ustawy - kontrolerzy zwrócili się do kierownika jednostki, pismem z 6 kwietnia 2017 r., o udzielenie informacji w jaki sposób sprawowana jest w Kuratorium kontrola zarządcza nad ww. zamówieniami i czy jednostka posiada opracowane procedury wewnętrzne regulujące udzielanie tych zamówień. Losowo wybrano do badania kontrolnego 3 umowy, na podstawie których realizowane były w 2016 r. wydatki o wysokości nieprzekraczającej równowartości kwoty euro: umowę nr 414/2016 z 9 września 2016 r., której przedmiotem była dostawa samochodu osobowego marki Skoda model Rapid. Zawarcie umowy poprzedzone było postępowaniem, w toku którego zarządzeniem Kuratora z 17 sierpnia 2016 r., Nr 46/2016, powołano czteroosobową komisję przetargową, następnie wysłano

12 12 zapytania ofertowe do 7 firm, spośród których wybrany został wykonawca - Łódź JTB Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w Łodzi, umowę - zlecenie nr 535/2015 z 9 grudnia 2015 r., której przedmiotem była obsługa prawna wykonywana w roku 2016 przez Kancelarię Adwokacką adw. Ireny Zirk - Sadowskiej, umowę Nr 1/91 z 15 kwietnia 1991 r., na podstawie której nieprzerwanie od 1 maja 1991 r. wykonywane są w siedzibie jednostki przy Al. Kościuszki 120A usługi sprzątania pomieszczeń. Umowa ta, której zleceniobiorcą jest Firma KEMUSO Usługi i Handel z siedzibą w Łodzi, była kilkakrotnie aneksowana, ostatni aneks sporządzono 15 stycznia 2014 r. Kontrolujący stwierdzili, że Kuratorium nie posiada opracowanych wewnętrznych procedur regulujących udzielanie zamówień publicznych o wartości do euro. Z wyjaśnienia udzielonego przez kierownika jednostki kontrolowanej w dniu 12 kwietnia 2017 r. (pismo opatrzone datą 11 kwietnia 2017 r.) wynika, że Kuratorium nie posiada opracowanych wewnętrznych procedur regulujących udzielanie zamówień publicznych o wartości do euro, gdyż przepisy ustawy PZP takiego obowiązku nie nakładają, natomiast podstawowe zasady wydatkowania środków publicznych reguluje art. 44 ust. 3 ww. ustawy i każda potrzeba dokonania zamówienia (zakupu) w jednostce dokonywana jest z uwzględnieniem ww. przepisu. Kontrola nad zaciąganiem zobowiązań prowadzona jest ponadto w oparciu o wewnętrzne regulacje w sprawie wprowadzania do użytku służbowego instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych (zarządzenia Kuratora z r. Nr 11/09 i z r. Nr 5/10). W piśmie stwierdzono m.in.: Do zamówień bardziej złożonych, wymagających zawarcia umowy /.../ stosuje się zapytania ofertowe, które kieruje się do wykonawców, a także treść zapytań publikuje się na stronie internetowej kuratorium. [dowód: akta kontroli str ] Odnosząc się do złożonych wyjaśnień należałoby zauważyć, że rozdział 6 ustawy o finansach publicznych oraz akty wykonawcze do ww. ustawy regulują kwestię kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych. Biorąc pod uwagę ww. regulacje prawne, w tym wytyczne sformułowane w Komunikacie w Nr 23 Ministra Finansów z r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF ), a także wprowadzonym w życie od 1 stycznia 2017 r. Komunikacie Ministra Rozwoju i Finansów z r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów

13 13 publicznych (Dz. Urz. MRiF ), celowe jest doskonalenie w jednostkach procedur kontroli zarządczej, tak by spełniała ona swoje zadanie. Kontrolujący, w wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych w Kuratorium oraz na podstawie zebranego materiału, stwierdzają, iż zasadne byłoby wprowadzenie w jednostce wewnętrznych regulacji w sprawie zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy PZP - tak, aby prawidłowość dokonywania tych wydatków była możliwa do zweryfikowania na wprost, bez żadnych wątpliwości. Kontrolujący nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości w przypadku zamówień realizowanych w oparciu o umowę nr 414/2016 z 9 września 2016 r. i umowę - zlecenie nr 535/2015 z 9 grudnia 2015 r. Natomiast odnosząc się do umowy Nr 1/91 z 15 kwietnia 1991 r. kontrolujący stwierdzili, że Zamawiający dokonywał zmian bądź wprowadzał nowe zapisy aneksami, w oparciu o art. 220 ustawy prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tj. z dnia 26 listopada 2015 r. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), wcześniej art. 95 ustawy o zamówieniach publicznych z dnia 10 czerwca 1994 r. (Dz.U. Nr 76, poz. 344) nie zawierając nowych umów, zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych. Wątpliwości kontrolujących potwierdza przyjęta linia orzecznicza wskazana m.in. wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 stycznia 2014 r. V S.A./Wa 2090/13. 5) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, w oparciu o dowody źródłowe (faktury, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego i inne) będące podstawą poniesienia wydatków bieżących i majątkowych oraz realizacji jej zadań statutowych w czerwcu 2016 r., na łączną kwotę ,20 zł. Kontroli poddano 91 szt. (100%) dowodów źródłowych za czerwiec 2016 r. w dziale Oświata i wychowanie, rozdziale Kuratoria Oświaty. Sprawdzono 6,82 % wszystkich wydatków bieżących poniesionych przez Kuratorium w powyższym rozdziale ( ,66 zł). [dowód: akta kontroli: notatka z przebiegu i ustaleń kontroli wraz z załącznikami] Wszystkie poddane kontroli wydatki poniesione przez Kuratorium Oświaty w Łodzi związane były z realizacją zadań statutowych jednostki.

14 14 Wydatki budżetowe zostały zrealizowane zgodnie z przyjętym planem finansowym oraz ujmowane były w ewidencji księgowej w prawidłowych paragrafach klasyfikacji budżetowej wydatków. W żadnym z paragrafów klasyfikacji budżetowej nie przekroczono planu wydatków. Zobowiązania wynikające z poddanych kontroli faktur i rachunków były regulowane z zachowaniem terminów określonych przez wystawców lub wynikających z zawartych umów. 6) poprawność i kompletność naniesionych dekretacji na dokumentach będących podstawą dokonania wydatków w oparciu w wymienione w pkt 5) dowody, w tym wskazanie zastosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego, oraz dokonania kontroli przez głównego księgowego, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzono, że na dokumentach naniesione zostały prawidłowo, przez upoważnione do tego osoby, wszelkie wymagane przepisami dekretacje. 7) ujmowanie w ewidencji księgowej wszystkich etapów poprzedzających poniesienie wydatków w oparciu o ewidencję księgową prowadzoną na kontach zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia, a ponadto prawidłowość ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki oraz prawidłowości zapisów w ewidencji konta 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, gdzie ujmowano prawne zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego. Kontrolerzy stwierdzili, iż ewidencja księgowa jednostki prowadzona jest w sposób prawidłowy, zgodny z wymogami obowiązującego prawa. 8) sposób zaciągania zobowiązań i terminowość ich regulowania w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę zaciągnięcia zobowiązań wynikających z sald kont Zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia, w dziale Oświata i wychowanie, rozdziale Kuratoria Oświaty wg stanu na: a) r. w łącznej kwocie ,32 zł, na które składały się: składki na ubezpieczenia społeczne i fundusz pracy ( 4010, 4020, 4110, 4120) w kwocie ,23 zł, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych ( 4020) w kwocie 7 156,00 zł, dostawy towarów i usług w łącznej kwocie ,26 zł w tym:

15 15 zakup materiałów i wyposażenia ( 4210) kwota 3 961,62 zł, dostawa wody ( 4260) kwota 141,62 zł, zakup usług zdrowotnych ( 4280) kwota 300,00 zł, zakup usług pozostałych ( 4300) kwota ,57zł, opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych ( 4360) kwota 1 256,45 zł, podróże służbowe ( 4410) w kwocie 1 354,50 zł, opłata za karty paliw ( 4430) kwota 29,52 zł, opłata za gospodarowanie odpadami ( 4520) w kwocie 5,81 zł. [dowód: akta kontroli, str oraz ] b) r. w łącznej kwocie ,97 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne ( 4040) w kwocie ,23 zł, składki na ubezpieczenia społeczne i fundusz pracy ( 4110, 4120) w kwocie ,99 zł, zakup paliwa ( 4210) w kwocie 3 959,71 zł, zakup energii elektrycznej, cieplnej i dostawa wody ( 4260) w kwocie ,69 zł, zakup usług remontowych ( 4270) w kwocie ,52 zł, zakup usług pozostałych ( 4300) w kwocie 5 634,06 zł, zakup usług telekomunikacyjnych ( 4360) w kwocie 1 979,49 zł, opłaty za karty paliwowe ( 4430) w kwocie 24,60 zł, opłaty z tytułu wywozu odpadów komunalnych ( 4520) w kwocie 184,68 zł. Powstałe zobowiązania opisane powyżej nie stanowiły zobowiązań wymagalnych odpowiednio na r. oraz r. i zostały uregulowane terminowo. [dowód: akta kontroli, str oraz ] 3. Wiarygodność sprawozdań i ich zgodność z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Rb 23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych sporządzonymi za miesiąc czerwiec 2016 i za rok 2016, porównano ze sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych oraz ewidencją księgową prowadzoną dla konta 130 dochody (obroty Wn), wiersz Dochody przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa z ewidencją księgową prowadzoną dla konta 222 oraz 130 dochody (obroty Ma), wiersz Stan środków na rachunku bieżącym dochodów w NBP z saldem konta 130 dochody oraz z saldem ostatniego wyciągu bankowego

16 16 w danym miesiącu, wiersz Środki otrzymane z Ministerstwa Finansów lub od dysponenta wyższego stopnia z ewidencją księgową prowadzoną dla konta 223 oraz 130 wydatki (obroty Wn), wiersz Wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28 ze sprawozdaniem Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa oraz ewidencją księgową prowadzoną dla konta 130 wydatki (obroty Ma), wiersz Stan środków na rachunku bieżącym wydatków w NBP z saldem konta 130 wydatki oraz z saldem ostatniego wyciągu bankowego w danym miesiącu; Rb 27 z wykonania planu dochodów budżetowych za miesiąc czerwiec 2016 r. i za rok 2016 porównano: kolumnę Dochody wykonane z ewidencją szczegółową prowadzoną według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 130 Rachunek bieżący jednostki (dochody), kolumnę Należności z ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 221, kolumnę Należności pozostałe do zapłaty z saldami Wn konta 221; Rb 28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za miesiąc czerwiec 2016 r. i za rok 2016 porównano: kolumnę Wykonanie wydatków z ewidencją szczegółową prowadzoną według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 130 Rachunek bieżący jednostki (wydatki), kolumnę Zaangażowanie z pozabilansową ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 998 według podziałek klasyfikacji budżetowej, kolumnę Plan z pozabilansową ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 980, kolumnę Zobowiązania z ewidencją szczegółową dla kont zespołu 2 ; Badanie kontrolne potwierdziło zgodność danych zawartych w ww. sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową. [dowód: akta kontroli, str ] III. Ustalenia kontroli 1. Kontrolerzy nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości w zakresie będącym przedmiotem kontroli, tj.: 1) zgodności procedur wewnętrznych jednostki kontrolowanej z przepisami prawa powszechnie obowiązującego; 2) przestrzegania w trakcie realizacji zadań związanych z dokonywaniem wydatków, procedur wynikających z przepisów, a w szczególności w zakresie: procesu planowania wydatków,

17 17 dokonywania zmian w planie finansowym jednostki kontrolowanej w trakcie 2016 roku, dokonywania wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich etapów poprzedzających poniesienie wydatków w tym również zaangażowania wydatków budżetowych, prawidłowości i kompletności naniesionych dekretacji na dokumentach stanowiących podstawę dokonywania wydatków, prawidłowości ujęcia dowodów źródłowych w księgach rachunkowych, sposobu zaciągania zobowiązań finansowych oraz terminów ich regulowania; 3) zgodności poniesionych wydatków z planowanym przeznaczeniem; 4) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych, 5) wiarygodności poddanych kontroli sprawozdań budżetowych, tj. zgodności danych w nich zawartych z ewidencją księgową. 2. Stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości w zakresie: 1) rozbieżności między treścią oferty a zapisami umowy, co zostało szczegółowo opisane w części II w punkcie 2. 2) i naruszało przepis art. 144 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. 9, który zakazuje zmian postanowień zawartej umowy lub umowy ramowej w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy oraz dyspozycję art. 140 ust. 1 cytowanej ustawy, zgodnie z którym zakres świadczenia wykonawcy wynikającej z umowy winien być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie, 2) niezgodności między danymi dotyczącymi wartości netto zamówień ujętych w Rejestrze zamówień publicznych (...) a odpowiednimi danymi zamieszczonymi w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach w roku 2016, szczegółowo opisanych w części II w punkcie 2. 3), które naruszyły zapisy 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. 10, zgodnie z którym poszczególne tabele winny być wypełnione przez zamawiających stosownie do udzielonych w danym roku zamówień, tj. w przypadku udzielania w danym roku kalendarzowym zamówień odpowiadających wartością i rodzajem, kategoriom 9 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.) 10 Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r. poz. 2038)

18 18 zamówień podlegających ujawnieniu w danej części rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych. Osobami odpowiedzialnymi za stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia są: Łódzki Kurator Oświaty, który jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki oraz pracownik sporządzający roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych i dokumentację przetargową. Do otrzymanego w dniu 31 lipca 2017 r. projektu wystąpienia pokontrolnego z dnia kierownik jednostki kontrolowanej zgłosił zastrzeżenia w piśmie Nr ŁKO.WOK z dnia 08 sierpnia 2017 r. Stosownie do zapisów art. 42 ust. 1 i 2 pkt 2 oraz art. 45 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej 11, kierownik komórki do spraw kontroli, po zapoznaniu się z zastrzeżeniami zawartymi w piśmie Łódzkiego Kuratora Oświaty Nr ŁKO.WOK z dnia 08 sierpnia 2017 r., przekazał stanowisko wobec wniesionych zastrzeżeń, w którym oddalił zastrzeżenia odnoszące się do: 1) zakwalifikowania jako nieprawidłowość rozbieżności między treścią oferty, a zapisami zawartej umowy Nr 441/2016 z dnia r. z wykonacą wybranym w wyniku przeprowadzonego przetargu nieograniczonego, 2) zakwalifikowania jako uchybienia niezgodności między danymi dotyczącymi wartości netto zamówień ujętych w Rejestrze zamówień publicznych (...) a odpowiednimi danymi zamieszczonymi w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach w roku Kuratorium Oswiaty w Łodzi w trakcie trwania czynności kontrolnych: 1) Aneksem Nr 1 sporządzonym 11 kwietnia 2017 r. skorygowało błędne zapisy zawartej w dniu r. umowy nr 441/2016, 2) przesłało do Urzędu Zamówień Publicznych skorygowane sprawozdanie o udzielobuch zamówieniach publicznych za rok 2016, które zostało opublikowane w systemie sprawozdań rocznych pod numerem referencyjnym Uwzględniając ww. informacje o podjętych działaniach naprawczych w stosunku do stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień odstępuje się od wydania zaleceń pokontrolnych, w tym zakresie. 11 Patrz przypis 1

19 19 Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 12 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego Marianna Pawłowska DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 12 patrz przypis 1.