Dyrektora Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 27/2011 Dyrektora Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu z dnia r. Aktualizacja: 21 maja 2012r. PORADNIK DO REALIZACJI PROJEKTU SYSTEMOWEGO Indywidualizacja procesu nauczania i wychowania uczniów klas I - III wrocławskich szkół podstawowych Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wrocław, maj 2012 Strona 1 z 20

2 SPIS TREŚCI I) OGÓLNE INFORMACJE O PROJEKCIE... STR. 3 II) CELE I REZULTATY PROJEKTU STR. 4 III) ZASADY REKRUTACJI I REZYGNACJI UCZNIÓW I UCZENNIC.... STR. 7 IV) ZADANIA DYREKTORÓW SZKÓŁ W PROJEKCIE STR. 9 V) ZADANIA KOORDYNATORÓW SZKOLNYCH W PROJEKCIE STR. 10 VI) WYPOSAŻENIE I POMOCE DYDAKTYCZNE W PROJEKCIE STR. 15 VII) OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH... STR. 16 VIII) PROMOCJA PROJEKTU I OBOWIĄZKI INFORMACYJNE.... STR. 16 IX) KONTROLA, MONITORING I EWALUACJA STR. 18 X) BIURO PROJEKTU... STR. 19 XI) LISTA ZAŁĄCZNIKÓW... STR. 20 Strona 2 z 20

3 I. Ogólne informacje o projekcie. Projekt systemowy pn. Indywidualizacja procesu nauczania i wychowania uczniów klas I-III wrocławskich szkół podstawowych jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Program Operacyjny Kapitał Ludzki (PO KL); priorytet IX - działanie 9.1; poddziałanie PO KL (system graficzny poniżej). Projekty realizowane w ramach działania 9.1: Wyrównanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty mają na celu: tworzenie warunków równych szans edukacyjnych poprzez udzielenie wsparcia na rzecz instytucji systemu oświaty oraz osób napotykających na bariery o charakterze środowiskowym, ekonomicznym, geograficznym i zdrowotnym utrudniające lub uniemożliwiające dostęp do usług edukacyjnych. Wzmocnienie atrakcyjności, podniesienie jakości oferty edukacyjnej instytucji systemu oświaty (realizujących kształcenie w formach szkolnych) oraz wzmocnienie zdolności uczniów do przyszłego zatrudnienia to założenia w obszarze działania 9.1. Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie 9.1 Wyrównanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie Wyrównanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszenie różnic w jakości usług edukacyjnych. Strona 3 z 20

4 Instytucją Pośredniczącą (IP) wyżej wymienionego priorytetu i działania w ramach PO KL jest Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego, stanowiący zarazem organ kontrolny realizacji projektu. Beneficjentem projektu jest Gmina Wrocław, która otrzymała środki na realizację projektu. Termin realizacji projektu to r. do r. Realizatorem projektu z ramienia Gminy Wrocław jest Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu.. Szczegółowo strukturę projektu obrazuje załącznik nr 1. II. Cele i rezultaty projektu. Realizacja projektów systemowych w ramach poddziałania PO KL wynika z konieczności włączenia wszystkich szkół podstawowych w realizację nowej podstawy programowej kształcenia ogólnego, której charakter wymaga wdrożenia kompleksowego programu wspomagającego szkołę w procesie edukacji, uwzględniającego indywidualną pracę z dzieckiem w celu wspierania jego osobistego rozwoju. Projekty te stanowią kluczowy element polityki oświatowej. Głównym celem projektu Indywidualizacja procesu nauczania i wychowania uczniów klas I-III wrocławskich szkół podstawowych jest udzielenie wsparcia w indywidualnym rozwoju 8327 uczniom/uczennicom w klasach I-III w 72 wrocławskich szkołach podstawowych, uwzględniającego zdiagnozowane potrzeby edukacyjne i rozwojowe uczniów, w okresie od września 2011 do lutego 2013r. Do realizacji celu ogólnego prowadzić będą cele szczegółowe, tj.: stworzenie warunków w szkołach umożliwiających indywidualną pracę z uczniem poprzez zakup niezbędnych pomocy dydaktycznych i wyposażenia, zmniejszenie trudności w uczeniu się 80% uczniów, uczestniczących w projekcie w 70 wrocławskich szkołach, pogłębienie zainteresowań uczniów, zapewnienie każdemu dziecku oferty zajęć dodatkowych uwzględniających zdiagnozowane potrzeby dziecka, opracowanie programów edukacyjnych realizowanych zajęć dodatkowych W wyniku realizacji projektu powstaną następujące produkty (efekty realizacji projektu): 72 szkoły podstawowe na terenie Gminy Wrocław które zrealizowały projekt, realizacja godzin zajęć z bloku I, realizacja 7729 godzin zajęć z bloku II, realizacja 8371 godzin zajęć z bloku III, realizacja 4969 godzin zajęć z bloku IV, realizacja 7167 godzin zajęć z bloku V, Strona 4 z 20

5 realizacja 4451 godzin zajęć z bloku VI, realizacja godzin zajęć z bloku VII Rezultaty projektu: a) twarde (na poziomie 80%): - co najmniej 519 uczennic i 585 uczniów weźmie udział w zajęciach bloku I - co najmniej 365 uczennic i 355 uczniów weźmie udział w zajęciach bloku II - co najmniej 252 uczennice i 308 uczniów weźmie udział w zajęciach bloku III - co najmniej 309 uczennic i 365 uczniów weźmie udział w zajęciach bloku IV - co najmniej 561 uczennic i 574 uczniów weźmie udział w zajęciach bloku V - co najmniej 144 uczennice i 167 uczniów weźmie udział w zajęciach bloku VI - co najmniej 1067 uczennic i 1091 uczniów weźmie udział w zajęciach bloku VII b) miękkie: - wyrównanie szans edukacyjnych co najmniej 5527 dziewczynek i chłopców ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi dzieci poprawnie tempo i technikę czytania i pisania dzieci udoskonali umiejętność myślenia matematycznego dzieci poprawi artykulację mowy i wzbogaci swój język dzieci poprawi umiejętności wykonywania prostych ćwiczeń ruchowych dzieci zrozumie obowiązuje normy społeczne dzieci rozwinie swoje zainteresowania /uzdolnienia Stopień osiągnięcia założonych wskaźników będzie monitorowany na każdym etapie realizacji projektu. Korzyści szkoły z udziału w projekcie. Zgodnie ze zgłoszonym przez szkoły zapotrzebowaniem, ze środków przeznaczonych na realizację projektu (sierpień/wrzesień 2011r.) zostało zakupione i dostarczone do szkół wyposażenie oraz pomoce dydaktyczne. W okresie od września 2011r. do końca lutego 2013r. zrealizowane zostaną zajęcia dodatkowe dla uczniów klas I-III (tzw. usługa edukacyjna pakiet edukacyjny). Łączna liczba godzin zajęć dodatkowych w szkołach to Uczestnikami zajęć są uczniowie/uczennice szkół, zrekrutowani do projektu na podstawie diagnoz, wskazujących potrzebę wyrównania ich szans edukacyjnych poprzez dodatkowe wsparcie dydaktyczne lub ogólnorozwojowe. Wsparcie zostanie udzielone (wg rozpoznanych, indywidualnych potrzeb uczniów danej szkoły) w ramach następujących bloków zajęć: Blok I zajęcia dla dzieci ze specyficznymi trudnościami w czytaniu i pisaniu, (w tym zagrożonych ryzykiem dysleksji) realizowane będą w formie zajęć dydaktyczno - wyrównawczych lub korekcyjnokompensacyjnych w zależności od zdiagnozowanych potrzeb ucznia do realizacji godzin; Strona 5 z 20

6 Blok II - zajęcia dla dzieci z trudnościami w zdobywaniu umiejętności matematycznych realizowane będą w formie zajęć dydaktyczno wyrównawczych lub korekcyjno kompensacyjnych w zależności od zdiagnozowanych potrzeb ucznia do realizacji godzin; Blok III - zajęcia logopedyczne z zaburzeniami rozwoju mowy i korygujące wady wymowy do realizacji godzin; Blok IV - zajęcia socjoterapeutyczne i psychoedukacyjne dla uczniów, którzy mają trudności w komunikacji społecznej do realizacji godzin; Blok V - zajęcia z gimnastyki korekcyjnej dla uczniów z wadami postawy do realizacji godzin; Blok VI - zajęcia specjalistyczne dla uczniów z wadami rozwojowymi realizowane w formie zajęć: korekcyjno-kompensacyjnych, specjalistycznych - terapia metodą biofeedback, arteterapii, specjalistycznych z biblioterapii, specjalistycznych z dogoterapii, specjalistycznych - terapia ADHD, specjalistycznych -terapia rozwoju psychoruchowego, kinezjologii edukacyjnej, specjalistycznych - terapia psychologiczno pedagogiczna do realizacji godzin; Blok VII - zajęcia rozwijające zainteresowania i uzdolnienia uczniów realizowane w formie zajęć: rozwijających zainteresowania matematyczno przyrodnicze, rozwijających zainteresowania matematyczne, rozwijających zainteresowania przyrodnicze, rozwijających zainteresowania z ekologii, rozwijających zainteresowania informatyczne, rozwijających zainteresowania komputerowe, rozwijających zainteresowania matematyczno informatyczne, rozwijających zainteresowania z języka angielskiego, rozwijających zainteresowania z języka niemieckiego, rozwijających zainteresowania artystyczne, do realizacji godzin; W ramach zajęć (we wszystkich blokach) każdy uczeń będzie objęty min. 30-godzinnym udziałem w danym rodzaju zajęć. Zajęcia dodatkowe będą prowadzone w blokach w oparciu o zgłoszone przez szkoły potrzeby na określone rodzaje zajęć, co zostało ściśle uwzględnione i opisane we Wniosku o dofinansowanie projektu. Liczba uczniów klas I- III objętych projektem to Strona 6 z 20

7 Realizacja projektu zapewni każdemu uczniowi klasy I III szkoły podstawowej bogatą ofertę zajęć dodatkowych, zgodną z jego indywidualnymi potrzebami oraz możliwościami edukacyjnymi i rozwojowymi. Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projekcie. Realizowane w ramach projektu działania w dużej mierze będą koncentrowały się na zmniejszaniu barier nierówności przez osłabianie stereotypów płci. Nauczyciele prowadzący zajęcia zostali przeszkoleni w tym zakresie, aby zajęcia dydaktyczne prowadzone były w kontekście tematyki równości płci, a zakupione materiały dydaktyczne i sprzęt służyły kształtowaniu w uczennicach/uczniach poczucia równości oraz były wykorzystywane w nauczaniu niestereotypowego postrzegania ról kobiecych i męskich w społeczeństwie. Celem projektu w kontekście zasady równości szans jest: przygotowanie dziewczynek, chłopców do pełnienia ról społecznych i zawodowych, osłabienie istniejących barier równości i stereotypów, przekazanie dzieciom niestereotypowej wiedzy oraz pokazanie szerokiego, niezależnego od płci, spektrum możliwych wyborów życiowych, zapewnienie, że zarówno dziewczynki, jaki i chłopcy otrzymają wiedzę i umiejętności o tej samej jakości i w równym stopniu, niezależnie od stereotypów płci, wspieranie partnerskich relacji między płciami, opierających się na zasadzie wzajemnego szacunku, równych praw i obowiązków, wolności od przemocy. Również założone rezultaty projektu wynikają z analizy sytuacji uczennic i uczniów oraz istniejących barier i zostały przedstawione w podziale na uczennice i uczniów. Rezultaty powinny przyczynić się do zmniejszenia nierówności ze względu na płeć, istniejącej w obszarze oddziaływania projektu. Zasada równości w projekcie realizowana jest w oparciu m.in. o Zasady przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych w zakresie indywidualizacji nauczania realizowanych przez organy prowadzące szkoły w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz stosowne przepisy m.in. Rozporządzenia (WE) 1081/2006 z 5 lipca 2006r. III. Zasady rekrutacji i rezygnacji uczniów i uczennic. Dyrektor każdej szkoły uczestniczącej w projekcie podpisał Deklaracjię uczestnictwa szkoły w projekcie systemowym. Przed rozpoczęciem roku szkolnego w szkołach powinny zostać wydane Zarządzenia dyrektorów, powołujące Komisje Rekrutacyjne, którym przewodniczą Koordynatorzy szkolni. W skład Komisji wchodzić będą nauczyciele oraz specjaliści klas edukacji wczesnoszkolnej zatrudnieni w szkołach. Rekrutacja do projektu będzie prowadzona od 1 do 15 września 2012r., kolejne wg harmonogramu realizacji projektu lub w innym terminie (jeśli w danej szkole wystąpi taka potrzeba). Rekrutacja powinna przebiegać zgodnie z m.in.: Regulaminem pracy Komisji Rekrutacyjnej, Zasadami rekrutacji uczestników projektu i Regulaminem uczestnictwa w projekcie. Rekrutacja prowadzona powinna być w oparciu o wzory dokumentów przekazanych przez Biuro Projektu (do pobrania: Szczegółowo wykorzystanie w/w dokumentów opisuje Instrukcja wykorzystania dokumentów służących do rekrutacji uczestników projektu. Po analizie formularzy zgłoszeniowych (wyniki przedstawione w Protokole posiedzenia Komisji Rekrutacyjnej) prosimy o przekazanie: listy uczestników projektu - rekrutacja powinna mieć Strona 7 z 20

8 charakter jawny, dostępny dla wszystkich (informacje o naborze powinny być widoczne, tak aby informacja o projekcie mogła dotrzeć do wszystkich zainteresowanych, np. poprzez umieszczone informacji na tablicach szkolnych, stronach internetowych szkoły czy informowanie opiekunów prawnych uczniów podczas zebrań czy wywiadówek itp.). Prosimy o weryfikację i gromadzenie dokumentacji rekrutacyjnej w celu przekazania jej do Biura Projektu. Dokumentacja rekrutacyjna powinna zostać dostarczona niezwłocznie do Biura Projektu najpóźniej do r. Pozostałe zasady współpracy przy realizacji projektu wskazują w/w regulaminy, zasady i instrukcje. Dokumentację rekrutacyjną stanowi odrębny dokument pod nazwą: Rekrutacja uczestników do projektu Indywidualizacja procesu nauczania i wychowania uczniów klas I - III wrocławskich szkół podstawowych. Należy ściśle przestrzegać liczby osób przeznaczonych do zrekrutowania. Nie powinna być ona ani mniejsza ani większa od zatwierdzonej WNIOSKIEM O DOFINANSOWANIE tj. zgłoszonego zapotrzebowania szkoły (wg formularzy składanych przez szkoły). Deklaracje uczestnictwa w projekcie należy podpisywać z datami nieznacznie wcześniejszymi niż termin rozpoczęcia pierwszych zajęć lub daty powinny być tożsame z terminem rozpoczęcia pierwszych zajęć. Wypełnienie przez opiekunów prawnych kandydatów na uczestników wszystkich wskazanych dokumentów jest obowiązkowe, aby zostać ostatecznie zakwalifikowanym do uczestnictwa w projekcie. REZYGNACJA W PROJEKCIE W przypadku rezygnacji ucznia/ uczennicy z udziału w projekcie koordynator szkolny w pierwszej kolejności zobowiązany jest skontaktować się z biurem projektu (koordynatorem merytorycznym bądź asystentem) w celu przygotowania odpowiedniej procedury, tj. w przypadku, gdy uczeń już uczestniczył w zajęciach oraz w przypadku, gdy uczeń nie skorzystał nawet z jednej godziny zajęć dodatkowych. W trakcie konsultacji w w/w zakresie podjęta zostanie decyzja dotycząca ewentualnego naboru uzupełniającego. W celu standaryzacji procedury rezygnacji z udziału w projekcie znowelizowano tzw. druk rezygnacji. Przed wykreśleniem ucznia/ uczennicy z listy uczestników projektu, członek Komisji rekrutacyjnej Strona 8 z 20

9 zobowiązany jest niezwłocznie skontaktować się z biurem projektu w celu zachowania odpowiedniej procedury postępowania. IV. Zadania Dyrektorów szkół w projekcie. Dyrektorzy szkół jako zarządcy poszczególnych placówek, w których realizowane są działania projektowe - na mocy Pełnomocnictwa Prezydenta Wrocławia - sprawują ogólny nadzór nad realizacją działań odbywających się w szkole, m.in. zatwierdzają dokumenty wytworzone ze strony szkoły oraz wybiórczo obserwują zajęcia dodatkowe odbywające się w szkole. Do głównych działań dyrektorów należą: Wyznaczenie Koordynatora szkolnego oraz osoby odpowiedzialnej za współpracę z dostawcą (odbiór zakupionych w ramach projektu pomocy dydaktycznych oraz wyposażenia do realizacji zajęć); Powołanie Komisji Rekrutacyjnej i rekrutacja uczniów i uczennic do projektu oraz zatwierdzanie wyników rekrutacji projektu zgodnie z przekazanymi wzorami dokumentów; Zapewnienie poinformowania opiekunów prawnych uczniów o zakwalifikowaniu ucznia/uczennicy do udziału w projekcie, o rozpoczęciu zajęć dodatkowych oraz o warunkach udziału dziecka w projekcie; Nadzór nad zapewnieniem ogólnego dostępu do informacji o rekrutacji dla wszystkich zainteresowanych; Nadzór nad przestrzeganiem zapisów Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jednolity: Dz. U r. Nr 101 poz. 926) w kontekście realizacji projektu; Udostępnienie miejsca na elewacji budynku szkoły (obok tablicy informacyjnej szkoły) na umieszczenie w sposób nietrwały tablicy informacyjnej projektu; Nadzór nad działaniami promocyjnymi w danej placówce (informacja o założeniach i rezultatach projektu podczas wywiadówek, rad pedagogicznych itp.), informowanie opiekunów prawnych dzieci o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.; Bieżąca współpraca z Wykonawcą usługi edukacyjnej na rzecz realizacji zajęć dodatkowych, w szczególności w zakresie: udostępnienia sal do prowadzenia zajęć, zatwierdzenia programu zajęć dodatkowych realizowanych w ramach projektu itp.; Wybiórcza obserwacja merytoryczna usługi edukacyjnej (np. kontrola nad zgodnością programów zajęć dodatkowych, zgodności z harmonogramem itp.); Współpraca z Biurem Projektu przy realizacji monitoringu wskaźników realizacji, zatwierdzanie Tabeli monitorującej; Zapewnienie warunków do należytego przechowywania w szkole dokumentacji wytworzonej podczas realizacji usługi edukacyjnej (np. dzienniki zajęć); Strona 9 z 20

10 Udostępnienie dokumentacji związanej z realizacją projektu w szkole organom upoważnionym do kontroli projektu (np. Urząd Kontroli Skarbowej, Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego, Biuro Projektu, Urząd Gminy Wrocław) oraz udzielenie wszelkich niezbędnych informacji; Przekazywanie do Biura Projektu informacji, które mogą mieć wpływ na poprawną realizację projektu (m.in. występujące ewentualne problemy, uwagi w zakresie realizacji projektu itp.); Współpraca z Biurem Projektu w pozostałych obszarach - wymaganych dla poprawnej realizacji projektu w Szkole. Głównym zadaniem Wykonawcy usługi edukacyjnej jest przeprowadzenie zajęć dodatkowych zgodnie z programem i rozpoznanymi potrzebami uczniów i uczennic. Dokumentowanie, monitorowanie obecności, prowadzenie bieżącej ewaluacji wg wskazanych przez Biuro Projektu narzędzi oraz sprawozdawczość. Jednakże ze względu na realizację zajęć w szkołach i uczestnictwo uczniów danej placówki, wskazane jest: a) przeprowadzanie wybiórczych działań obserwacyjnych/kontrolnych, b) monitowanie wykorzystania na zajęciach zakupionych w ramach projektu pomocy dydaktycznych oraz wyposażenia, c) monitorowanie zgodności pomiędzy rodzajem zajęć a zdiagnozowanymi potrzebami obecnych na zajęciach uczestników, d) umożliwienie Wykonawcy usługi edukacyjnej przechowywania w szkole dokumentacji zajęć m.in. dzienników zajęć, danych z przeprowadzanych cyklicznie diagnoz i indywidualnych ocen postępów ucznia itp. Dyrektorzy będą zatwierdzali podpisem zapisy w dziennikach zajęć (np. programy zajęć). Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć dzienniki do podpisu przed uruchomieniem zajęć. Wzór dziennika zajęć przedstawia załącznik nr 3. V. Zadania Koordynatorów szkolnych w projekcie. Koordynatorzy szkolni zostali wyznaczeni do zadań koordynacji projektem w szkole poprzez złożoną przez dyrektora szkoły Deklarację, w której wyznaczyli oni osobę koordynującą w szkole. Koordynatorzy szkolni odpowiadają m.in. za: bezpośrednie monitorowanie realizacji projektu w szkołach, współpracę z Wykonawcą usługi edukacyjnej w celu prawidłowej realizacji projektu, stały kontakt z asystentami merytorycznymi Biura Projektu w celu przekazywania bieżącej dokumentacji projektowej, udzielanie informacji zwrotnej nt. stopnia realizacji założonych w projekcie wskaźników. Zadania szczegółowe, m.in.: Odbiór pomocy dydaktycznych i wyposażenia jeśli to koordynator został wyznaczony do tej czynności przez Dyrektora Szkoły (wymagane upoważnienie Dyrektora szkoły); Weryfikacja poprawności, gromadzenie oraz przekazywanie do Biura Projektu dokumentacji rekrutacyjnej w szkole; Strona 10 z 20

11 Koordynowanie procesem rekrutacji w szkole (zgodnie z Regulaminem Pracy Komisji Rekrutacyjnej, Zasadami rekrutacji uczestników projektu i Regulaminem uczestnictwa w projekcie); Dbanie o jawność i ogólny dostęp do informacji o rekrutacji dla wszystkich zainteresowanych; Dbanie o wdrażanie w szkole działań promocyjnych projektu (informacja o założeniach i rezultatach projektu podczas zebrań z rodzicami, rad pedagogicznych itp.); Wybiórcza kontrola oznakowania pomieszczeń i obowiązku informacji dot. wynagrodzenia nauczyciela prowadzącego zajęcia dodatkowe; Monitorowanie dokumentacji projektu pod kątem prawidłowego jej oznaczania obowiązkowymi logotypami; Monitorowanie zakupionych pomocy dydaktycznych i wyposażenia pod kątem dbałości o trwałość oznaczenia odpowiednimi logotypami; Współpraca z Biurem Projektu oraz Wykonawcą usługi edukacyjne; Monitorowanie zgodności zajęć z harmonogramami; Bieżące monitorowanie wskaźników realizacji projektu i comiesięczne dostarczanie podsumowań do Biura Projektu (tabela monitorująca) wraz z informacją nt. działań planowanych w projekcie. ZADANIA ZOJM /Biuro Projektu ZADANIA CEZ CARGO Koordynatorzy szkolni współpraca z Biurem Projektu Terminy CEZ CARGO Terminy Rekrutacja: cel zamknięcie listy uczestników projektu, weryfikacja kwalifikowalności poszczególnych uczniów zgłoszonych do projektu, pozyskanie danych koniecznych do wykazania we wnioskach o płatność składanych do UMWD, zgłoszeniu ewentualnych zmian w realizacji projektu do UMWD celem uzyskania zgody UMWD na zmiany - rekrutacja uczniów /uczennic do projektu. Listy uczestników projektu (zgłoszone przez szkoły) zostały przekazane we wrześniu rzez Biuro Projektu do CEZ CARGO - do r. lub w miarę potrzeb Odbiór pomocy dydaktycznych i wyposażenia: cel do wykorzystania podczas realizacji zajęć dodatkowych, po odbiorze (na podstawie protokołów odbioru podpisanych ostatecznie przez ZOJM i CARGO rozliczenia finansowe z dostawcą, następnie rozliczenia we wniosku o płatność składanym przez Biuro Projektu w UMWD. Strona 11 z 20

12 Odbiór pomocy dydaktycznych Wrzesień/ Dostawa pomocy Wrzesień/ i wyposażenia jeśli koordynator październik 2012 dydaktycznych październik szkolny został wskazany przez i wyposażenia 2012 Dyrektora Szkoły do tych czynności - bieżące informowanie o uszkodzeniach pomocy dydaktycznych i wyposażenia w celu zlecenia napraw gwarancyjnych (w szczególności cały okres realizacji dotyczy to wyposażenia). Część projektu pomocy i wyposażenia podlega ubezpieczeniu. Uszkodzenia, zniszczenia, zaginięcie należy natychmiast zgłaszać do Biura Projektu Ustalenie harmonogramów zajęć dla każdej z grup uczestników zajęć dodatkowych (oddzielnie dla każdej grupy): Cel organizacyjny, Biuro Projektu musi dysponować bieżącą, aktualną informacją nt. harmonogramów realizacji poszczególnych zajęć dodatkowych w każdej ze szkół. Na tej podstawie ustala się terminy obserwacji zajęć, działań ewaluacyjnych dokonywanych przez Biuro Projektu, służy to też przygotowaniu ewentualnych działań informacyjno promocyjnych. Ponadto, Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego co miesiąc oczekuje informacji nt. zajęć dodatkowych realizowanych w poszczególnych szkołach zaplanowanych na kolejny miesiąc (tzw. harmonogramy wsparcia, np. w październiku informacja nt. zajęć zaplanowanych w listopadzie br.). Informacja ta jest przekazywana przez Biuro Projektu do Urzędu Marszałkowskiego (na podstawie wcześniejszej informacji przekazanej przez CEZ CARGO odpowiedzialnego za realizacje usługi edukacyjnej). Urząd Marszałkowski na podstawie przekazanych ww. informacji przewiduje tzw. wizyty monitorujące w miejscu realizacji projektu (czyli w szkołach podczas wybranych zajęć dodatkowych). W tym kontekście szczególnie istotne jest bieżące (natychmiastowe) przekazywanie informacji o odwołaniu/przełożeniu zajęć na inny termin, zmianie nauczyciela itp. - przez nauczycieli prowadzących zajęcia/koordynatorów szkolnych do CEZ CARGO, CARGO do Biura Projektu, Biuro Projektu do Urzędu Marszałkowskiego. Koordynacja zaplanowania Na początku kolejnych Koordynacja Na początku realizacji zajęć dodatkowych semestrów: zaplanowania realizacji kolejnych Strona 12 z 20

13 w szkołach (tzw. harmonogramy - do , zajęć dodatkowych semestrów: zajęć) oddzielnie dla każdej r., w szkołach (tzw. - do , z grup uczestników zajęć r. harmonogramy zajęć) r., dodatkowych W razie potrzeby oddzielnie dla każdej r. uzupełnienia rekrutacji z grup uczestników W razie - zgłaszane na zajęć dodatkowych potrzeby bieżąco uzupełnienia - bieżące przekazywanie rekrutacji - informacji zgłaszane na o przesunięciach bieżąco w realizacji zajęć, zmianie nauczyciela - na bieżąco prowadzącego zajęcia informacja przez CEZ CARGO do przekazywana Biura Projektu przez CARGO do Biura Projektu Tabela monitorująca oraz Raport Operatora Cel: bieżący monitoring realizacji projektu, podstawa do terminowego rozliczenia usługi edukacyjnej. Po weryfikacji i zatwierdzeniu Tabel monitoringowych i Raportów Operatora przez Biuro Projektu, Biuro Projektu w ciągu 5-6 dni roboczych po zakończeniu miesiąca opracowuje wniosek o płatność (wraz z częścią sprawozdawczą) obejmującego 72 szkoły (bardzo obszerny dokument). - przygotowanie tabeli do 3 dni roboczych - przygotowanie CEZ CARGO monitorującej (na podstawie po zakończeniu Raportu Operatora przekazuje wzoru ze strony internetowej każdego miesiąca, wraz z załącznikami Raport projektu zał. nr 4 do wersja elektroniczna (m.in. kserokopie Operatora PORADNIKA DO REALIZACJI oraz papierowa odpowiednich stron do 2 dni PROJEKTU SYSTEMOWEGO zatwierdzona przez z dzienników kalendarzowy Indywidualizacja procesu Dyrektora Szkoły i w lekcyjnych) ch od nauczania i wychowania uczniów przekazana do Biura zawierającego dane zakończenia klas I - III wrocławskich szkół Projektu z 70 szkół miesiąca do podstawowych ) (standardowo: Biura Projektu Do wykorzystania przy do 3. każdego wypełnianiu tabeli - Pomocnicza miesiąca, lista kontrolna dla koordynatorów z wyjątkiem: szkół (zał. nr 6 do Poradnika do 22 czerwca 2012r., (...) ) zamieszczona na stronie do 28 września 2012r., Strona 13 z 20

14 internetowej projektu. do 19 grudnia 2012r., do 31 stycznia 2013r.) Informacja i promocja: Cel: monitoring realizacji działań informacyjno - promocyjnych w szkole. Informacja i promocja projektu w Cały okres realizacji Monitoring Cały okres szkole: monitoring prawidłowego projektu. oznakowania sal, realizacji oznakowania budynku szkoły w których odbywają się projektu (przed wejściem głównym), zajęcia dodatkowe oznakowania pomocy (w tym informacja dydaktycznych i wyposażenia o finansowaniu Tablice do oznakowania wynagrodzenia budynków szkoły oraz naklejki na nauczyciela pomoce dydaktyczne prowadzącego zajęcia i wyposażenie dostarcza Biuro ze środków UE). Projektu. Przekazywanie informacji o zniszczeniu oznaczeń do Biura Projektu (Biuro Projektu postara się o nowe oznaczenia) Zapewnienie informacji nt. Cały okres realizacji Projektu na stronach projektu. internetowych szkoły (jeśli dotyczy), przekazywanie informacji o projekcie na podczas Rad Pedagogicznych, spotkań z rodzicami, plakaty w szkole itp. Monitorowanie frekwencji w szkole w odniesieniu do pojedynczego ucznia (zagrożenie przekroczenia przez pojedynczego ucznia poziomu 80% frekwencji, przy czym godziny usprawiedliwione nie obniżają frekwencji). Informowanie o zagrożeniu wskaźnika frekwencji. Zagrożenie jeśli uczeń nie Na bieżąco CARGO informuje Biuro Projektu Strona 14 z 20

15 przedstawi usprawiedliwień na 10% godzin lekcyjnych zaplanowanych dla niego. Jeśli osiągnie poziom 20% godzin nieusprawiedliwionych wystąpią wydatki niekwalifikowalne w danej szkole/projekcie) - bieżąca współpraca z ZOJM/Biurem Projektu/Asystentami Merytorycznymi (odpowiedzialni za poszczególne szkoły): przekazywanie informacji o realizacji projektu Gromadzenie w szkole danych projektowych Cały okres realizacji projektu Cały czas trwania ZOJM/Biuro Projektu we współpracy m.in. z Szkołami odpowiada za: realizację celów zapisanych we wniosku produkty wskazane we wniosku rezultaty podane we wniosku W Biurze Projektu gromadzi się dokumentacje o postępie rzeczowym projektu, w szczególności: Dokumentacja przekazana przez Koordynatorów Szkolnych do Biura Projektu: Deklaracja Szkoły uczestnictwa w projekcie, Zapotrzebowanie szkół na zajęcia dodatkowe/pomoce dydaktyczne i wyposażenia, Wyniki rekrutacji całość wymaganej dokumentacji opisanej na stronach internetowych i w Poradniku..., Indywidualna teczka ucznia (oryginały dokumentów): formularz zgłoszeniowy ucznia do projektu (dokumentacja rekrutacyjna) deklaracja uczestnictwa w projekcie podpisana przez opiekuna prawnego (dokumentacja rekrutacyjna) rezygnacja dotycząca udziału ucznia w zajęciach dodatkowych (wiąże się z rekrutacją), Tabela monitoringowa (od Koordynatora szkolnego). Strona 15 z 20

16 Dokumentacja przekazana przez Operatora Zewnętrznego (CEZ CARGO) do Biura Projektu. usprawiedliwienia nieobecności dzieci na zajęciach monitoring frekwencji pojedynczego ucznia (informacja o zagrożeniu wskaźnika frekwencji przez konkretnego ucznia) diagnoza przeprowadzona na początku zajęć indywidualna ocena postępów ucznia dokonana na początku zajęć diagnoza przeprowadzona na koniec zajęć dodatkowych indywidualna ocenę postępów ucznia dokonaną na koniec zajęć dodatkowych Raport Operatora (obejmujący 70 szkół) z załącznikami (m.in. kserokopie odpowiednich stron z dzienników lekcyjnych potwierdzających realizacje zajęć za dany miesiąc) Dzienniki zajęć poszczególnych grup przekazywane przez CARGO do Biura Projektu po zakończeniu zajęć danej grupy. Inne dokumenty VI. Wyposażenie i pomoce dydaktyczne. Sprzęt (wyposażenie oraz pomoce dydaktyczne) dostarczany został do szkół wg harmonogramu dostaw Dyrektorowi szkoły lub osobie przez Niego wyznaczonej. Wraz ze sprzętem dostarczony został protokół zdawczo-odbiorczy wyposażenia i pomocy dydaktycznych. Szczegółowy wykaz pomocy i wyposażenia został przekazany dyrektorom szkół ze względu na fakt ich ubezpieczenia. Asystenci Merytoryczni Biura Projektu zadbają o oznakowanie dostarczonego sprzętu wg Wytycznych dotyczących oznakowania projektów w ramach PO KL. W celach reklamacyjnych (warunek uwzględnienia reklamacji) szkoły zobowiązane są do przetrzymywania opakowań/pudełek, w których pomoce dydaktyczne i wyposażenie zostało dostarczone (szczególnie sprzęt komputerowy i multimedialny). W przypadku zaistnienia konieczności naprawy lub wymiany sprzętu należy kontaktować się z Biurem Projektu. Sprzęt otrzymany w ramach projektu powinien być wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z prawidłową realizacją projektu. VII. Ochrona danych osobowych. Dyrektor szkoły na mocy Pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Wrocławia zobowiązany jest do podejmowania działań niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu w zgodzie z m.in. Ustawą Strona 16 z 20

17 o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jednolity: Dz. U r. Nr 101 poz. 926) oraz Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024). Wykonawca usługi edukacyjnej przetwarza dane osobowe uczniów/uczennic projektu w oparciu o odrębną umowę powierzenia danych osobowych. Dokumenty projektowe zawierające dane osobowe uczniów/uczennic gromadzone w szkole, powinny być przechowywane w odpowiednio zabezpieczonych (zamykanych na klucz) szafach. Klucze do tych szaf powinni posiadać tylko upoważnieni pracownicy. Szafy z danymi powinny być otwarte tylko na czas potrzebny na dostęp do danych, a następnie powinny być zamykane. Dane osobowe w formie papierowej mogą znajdować się na biurkach tylko na czas niezbędny na dokonanie czynności służbowych, a następnie muszą być zabezpieczone. VIII. Promocja projektu i obowiązki informacyjne. Obowiązek informowania o współfinansowaniu projektów ze środków unijnych wynika z podpisanej umowy o dofinansowanie projektu oraz m.in. z Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego. Podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w Polsce określa Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich na lata oraz Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2007 r. w zakresie informacji i promocji, wydane na podstawie ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U r., nr 227, poz. 1658, z późn. zm.). Zasady promocji regulują m.in. Wytyczne dotyczące oznakowania projektów w ramach PO KL. Biuro Projektu dostarczloy do szkół niezbędne naklejki informujące o współfinansowaniu zakupu na pomoce dydaktyczne oraz wyposażenie, jak również zadbało o montaż tablic informacyjno promocyjnych informujących o współfinansowaniu projektu na elewacji budynku szkoły. Szkoły zobowiązują się do umieszczania obowiązujących logotypów na dokumentach wytwarzanych w ramach realizacji projektu systemowego (wg wzoru z załącznika nr 2) oraz zobowiązują się do informowania uczestników projektu o współfinansowaniu Projektu systemowego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego jak również do informowania instytucji współpracujących i społeczeństwa o fakcie współfinansowania z Europejskiego Funduszu Społecznego i osiągniętych rezultatach Projektu. Dyrektorzy/Koordynatorzy szkolni będą zobowiązani do podejmowania działań promocyjnych projektu w szkole, informowania (np. opiekunów prawnych uczniów na zebraniach, personelu szkolnego na radach pedagogicznych itp.) o jego założeniach, osiąganych rezultatach i innych korzyściach dla uczniów, wiążących się z ich udziałem w projekcie. Umieszczenie informacji o realizacji Strona 17 z 20

18 i współfinansowaniu projektu na stronach internetowych szkoły oraz udostępnienie tablicy informacyjnej w szkole poświęconej aktualnościom projektu to podstawowe zadania w zakresie obowiązkowej promocji i informacji. W przedstawionym wzorze prawidłowo oznakowanego dokumentu projektowego/papierze firmowym projektu (dostarczonym również w formie pliku) nie można wprowadzać ŻADNYCH modyfikacji (niedopuszczalna jest zmiana proporcji, kolorów, położenia względem siebie logotypów itp.). Informując o projekcie, oprócz każdorazowej wzmianki o współfinansowaniu projektu systemowego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, wskazane jest również podkreślanie, że zajęcia w ramach projektu realizowane są w kontekście Zasady równości szans kobiet i mężczyzn. W przypadku kradzieży/uszkodzenia tablicy informacyjnej na elewacji budynku szkoły, dyrektor zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić ten fakt do biura projektu, celem powtórnego jej umieszczenia. Dyrektorzy szkół zobowiązują się zapewnić warunki do realizacji projektu jak również udostępnić dokumenty w przypadku kontroli dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji projektu. W zajęciach brać udział mogą jedynie uczniowie, których potrzeby zostały zdiagnozowane i których opiekunowie prawni podpisali m.in. deklaracje udziału w projekcie. X. Kontrola i monitoring Oprócz bieżącej kontroli biura projektu, dyrektorzy szkół, proszeni są o obserwację zajęć, prowadzonych w ramach projektu, wg ustalonego harmonogramu zajęć, dokonując tym samym wybiórczej kontroli merytorycznej zajęć realizowanych przez wykonawcę usługi edukacyjnej. Koordynatorzy szkolni powinni wybiórczo sprawdzać trwałość oznakowania sprzętu i sal, w których prowadzone są zajęcia dydaktyczne. W związku z założonymi celami i rezultatami projektu, konieczny jest bieżący monitoring zaplanowanych wskaźników. Dane z monitoringu służyć będą również opracowaniu bieżącej sprawozdawczości projektu, dostarczanej w wyznaczonych okresach do Instytucji Pośredniczącej. Strona 18 z 20

19 Za sprawozdawczość projektową odpowiada Biuro Projektu, które sporządza ją na podstawie danych dostarczonych/udostępnionych przez Wykonawcę usługi edukacyjnej oraz Dyrektorów i Koordynatorów szkolnych dokumentów. Koordynatorzy szkolni zobowiązani są do comiesięcznego (standardowo: do 3 każdego miesiąca, z wyjątkiem: do 20 grudnia br., do 30 marca 2012, do 22 czerwca 2012r., do 28 września 2012r., do 19 grudnia 2012r., do 31 stycznia 2013r.) podsumowania działań projektowych w danej szkole i zestawiania ich w Tabeli monitorującej (załącznik nr 4) wraz z ewentualnymi uwagami (szczególnie w kontekście założonych celów i rezultatów). Dyrektorzy szkół zatwierdzają tabele monitorujące przygotowywane przez Koordynatorów szkolnych. W celu ułatwienia monitoringu realizacji działań projektowych w szkole, sporządzono Harmonogram działań projektowych (załącznik nr 5) i zalecaną Pomocniczą listę kontrolną dla Koordynatorów szkolnych (załącznik nr 6) oraz dokumenty kontrolno monitorujące tj. załącznik nr 9 (Arkusz obserwacji), załącznik 10 (Arkusz wizyty monitorującej). Wszystkie działania realizowane w szkole w ramach projektu powinny być dokumentowane i archiwizowane tak, aby w przypadku czynności kontrolnych możliwe było szybkie odnalezienie informacji ilościowych i jakościowych nt. przeprowadzonych działań, ich terminów oraz wsparcia poszczególnych uczniów/uczennic (rodzaj bloku/zajęć, liczba godzin itp.) Zakres monitorowania danych ilościowych i jakościowych zostanie określony przez Biuro Projektu (np. w tabeli monitorującej). XI. Biuro projektu Indywidualizacja procesy nauczania i wychowania uczniów klas I III wrocławskich szkół podstawowych. Adres do korespondencji: Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich Dział Projektów ul. G. Zapolskiej 2/ Wrocław fax: 71/ Siedziba: ul. Swobodna 71 Budynek C (CKU) pok. 50, 51, 52 tel. 71/ , 71/ Strona 19 z 20

20 fax: 71/ KL XII. SPIS ZAŁĄCZNIKÓW Załącznik nr 1 Struktura organizacyjna projektu Załącznik nr 2 Wzór obowiązującego, prawidłowo oznaczonego dokumentu projektowego Załącznik nr 3 Wzór dziennika zajęć Załącznik nr 4 Tabela monitorująca (wraz z instrukcją jej wypełniania) Załącznik nr 5 Harmonogram działań projektowych Załącznik nr 6 Pomocnicza lista kontrolna dla Koordynatorów szkolnych Załącznik nr 7 Wzór usprawiedliwienia nieobecności ucznia/uczennicy podczas zajęć Załącznik nr 8 Wzór rezygnacji ucznia/uczennicy z udziału w projekcie (zmiana druku) Załącznik nr 9 Arkusz obserwacji Załącznik nr 10 Arkusz wizyty monitorującej Strona 20 z 20